Nghiên cứu ứng dụng PR vào tổ chức sự kiện ở báo yên bái

MỞ ĐẦU
Nghiên cứu công chúng là một việc làm hết sức quan trọng, đối với tất
cả các ngành các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với báo chí thì việc
nghiên cứu cơng chúng lại càng có ý nghĩa quan trọng hơn, bởi đó sẽ là
hướng để báo chí có thể khai thác được lợi thế của mình. Nắm bắt được tâm
lý tiếp nhận của công chúng, nhu cầu thơng tin của cơng chúng thì sẽ đưa ra
được những hoạch định, chính sách phát triển phù hợp.
Đối với người làm cơng tác nghiên cứu tâm lý cơng chúng thì việc
nắm bắt các kỹ năng PR, hiểu được PR là gì sẽ biết cách vận dụng, ứng dụng
các kỹ năng đó vào cơng việc một cách khoa học, và đem lại kết quả cao.
Việc nghiên cứu ứng dụng kỹ năng PR vào việc tổ chức sự kiện của
các tòa soạn báo, là một việc làm có ý nghĩa to lớn, quyết định sự thành
công của tờ báo.
Trong hệ thống báo chí cách mạng Việt Nam, bên cạnh các cơ quan báo, đài
của Trung ương Đảng cịn có hệ thống báo chí của các địa phương. Báo chí
địa phương là một bộ phận quan trọng cấu thành nền báo chí cách mạng Việt
Nam.
Ở các địa phương, báo đảng do Tỉnh ủy trực tiếp lãnh đạo, quản lý, còn các
Đài phát thanh, Đài Phát thanh và Truyền hình do UBND các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương quản lý. Ngoài ra, ở các địa phương cịn có các văn
phịng đại diện của các cơ quan báo chí Trung ương và một số nơi cịn có
báo cấp sở, ngành của tỉnh. Là bộ phận quan trọng của báo chí cách mạng
Việt Nam, báo chí địa phương khơng chỉ là cầu nối giữa Đảng, Nhà nước với
nhân dân, là cơ quan tuyên truyền, giải thích vận động nhân dân thực hiện
đường lối, chính sách mà cịn định hướng chính trị, tư tưởng cho nhân dân


trước các sự kiện, vấn đề trong tỉnh, thành, khu vực, trong nước cũng như
quốc tế.
Trong công cuộc xây dựng đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa dưới
sự lãnh đạo của Đảng, những năm qua, hệ thống báo chí địa phương nước ta

đã khơng ngừng đổi mới, cải tiến các chuyên trang, chuyên mục, chương
trình… phù hợp với nhu cầu của cơng chúng; góp phần to lớn trong việc
động viên tinh thần thi đua lao động, làm việc, học tập trong các tầng lớp
nhân dân; cổ vũ những nhân tố mới, những điển hình tiên tiến, góp phần tích
cực trong việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị ở địa phương; đem đến
cho công chúng địa phương những thơng tin bổ ích, thiết thực, gắn với cuộc
sống hàng ngày của họ. Báo, đài cũng đã phát hiện, vạch trần nhiều vụ việc,
góp phần ngăn chặn thiệt hại cho Nhà nước và nhân dân, gióng lên những
tiếng chng cảnh tỉnh, giáo dục cần thiết trước những tiêu cực cản trở sự
tiến bộ xã hội.
So với các đài, báo Trung ương và của ngành, báo đài địa phương có lợi thế
là nắm chắc hoàn cảnh cụ thể, phong tục tập quán địa phương, đi sâu vào
từng đối tượng riêng biệt, từ đó thơng tin gần gũi, góp phần tác động vào tư
tưởng, tình cảm của người dân địa phương một cách trực tiếp.
Mỗi địa phương đều có những truyền thống và đặc điểm riêng về đời sống
kinh tế - xã hội, có sắc thái riêng trong tâm lý của cơng chúng báo chí. Cơng
chúng địa phương thích đọc báo, nghe đài địa phương trước hết vì họ ln
ln muốn biết được những thơng tin của địa phương mình, những thơng tin
đã và đang diễn ra xung quanh mình. Đó chính là lợi thế của hệ thống báo
chí này.


Là cơ quan ngơn luận của Đảng bộ, chính quyền và là diễn đàn của nhân
dân, báo chí địa phương giữ vai trò quan trọng trong việc giữ vững sự ổn
định chính trị, thúc đẩy cơng cuộc đổi mới về mọi phương diện, nhất là phát
triển kinh tế, góp phần nâng cao dân trí và dân chủ hóa mọi mặt đời sống xã
hội ở địa phương.
Với tầm quan trọng như vậy nhưng với quan niệm báo “ bao cấp”, việc ứng
dụng các hoạt động PR vào các hoạt động của báo chí địa phương lại chưa
được quan tâm đúng mức. Điều đó là một trong những nguyên nhân khiến

cho các báo địa phương chưa thu hút được sự quan tâm của chính người dân
tại địa phương.
Đề tài Nghiên cứu ứng dụng PR vào tổ chức sự kiện ở báo Yên Bái gồm ba
phần:
Mở đầu
I.

Một số kĩ năng trong PR báo chi

II. Vài nét về báo Yên Bái
III. Những vấn đề đặt ra trong sự phát triển của báo Yên Bái
IV. Ứng dụng kĩ năng PR trong tổ chức ra mắt ấn phẩm mới:
Yên Bái và Cuộc sống
V.

Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng PR

Kết luận


I.

MỘT SỐ KĨ NĂNG PR TRONG BÁO CHÍ

Theo định nghĩa về hoạt động PR thì: PR thực chất bao gồm tất cả
các hoạt động giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và bên ngoài tổ
chức và cơ quan nhằm thay đổi nhận thức của đối tượng hướng đến sao cho
có lợi nhất cho cơ quan, tổ chức ấy.
Ở một góc độ nào đấy, hoạt động PR cũng giống với quảng cáo. Tuy
nhiên hoạt động quảng cáo dùng mọi biện pháp để nói tốt về sản phẩm, cơ

quan, tổ chức của mình, bao gồm cả việc khơng nói đến những yếu kém, hạn
chế, khiếm khuyết của sản phẩm hay cơ quan; trong khi PR là thơng tin,
thơng tin chính xác, trung thực và đầy đủ, thông tin nhiều chiều về sản
phẩm, cơ quan hay tổ chức, không giấu diếm hay che đậy thông tin. Mặc dù
vậy hiện nay PR đang bị nhiều người nghĩ rằng hoạt động này với quảng cáo
là như nhau, đều nói điều có lợi cho cơ quan, tổ chức hay sản phẩm đó. Vì
vậy khi PR cho bất cứ một sản phẩm gì cũng nên phân biệt nó với quảng
cáo, từ đó hoạt động PR thực sự mới là chính nó.
PR trong cơ quan báo chí có một vai trị vơ cùng quan trọng và cần
thiết, nó song song với hoạt động của cơ quan báo chí. PR và báo chí là hai
lĩnh vực có mối liên hệ rất khăng khít, bổ sung và hỗ trợ cho nhau cùng phát
triển. Hoạt động báo chí khơng thể khơng có PR, đồng thời báo chí cũng
chính là phương tiện quan trọng, hữu hiệu của hoạt động PR bởi PR thực
chất là hoạt động giao tiếp. Trong xã hội hiện đại ngày nay thì hoạt động PR
nói chung trong bất cứ lĩnh vực gì, từ sản xuất, kinh doanh đến chính trị,
ngoại giao… đều cần đến PR. Do vậy báo chí cũng khơng thể ở ngồi trào


lưu ấy bởi thực sự PR đã đem lại không ít những thuận lợi cho báo chí phát
triển như hiện nay.
Đối với hoạt động báo chí, một hoạt động giao tiếp cộng đồng, cũng
là hoạt động giao tiếp nhưng nó khác hẳn PR, hoạt động báo chí là hoạt động
thơng tin hướng tới cơng chúng, đem lại lợi ích cho cơng chúng. Trong khi
đó PR cũng là hoạt động giao tiếp nhưng mục đích của hoạt động này hướng
tới là lợi ích cả hai, đã được đặt ra từ trước để cơng chúng hiểu biết hơn về
sản phẩm báo chí đó, đặc biệt làm cho cơng chúng thấy được hiệu quả tốt
đến đâu khi mình sử dụng sản phẩm báo chí, mình được những lợi ích gì…
và từ đó thúc đẩy nhu cầu sử dụng sản phẩm hoặc thay đổi nhận thức về sản
phẩm, thay đổi cách nghĩ, cách nhìn, định kiến… nếu có.
Khơng chỉ vậy, hoạt động PR trong nội bộ cơ quan báo chí cũng đem

lại nhiều hiệu quả tốt. Đối với bên trong một cơ quan báo chí cũng cần thiết
phải có hoạt động PR nội bộ, ở đây hoạt động này hướng đến là các phóng
viên, nhà báo hay lãnh đạo cơ quan báo… các bộ phận khác nhau trong cơ
quan nhằm để họ hiểu hơn về cơ quan mình làm việc, thay đổi tư duy làm
việc, ý thức trong công việc, thấy yêu nghề, yêu cơ quan mình hơn, trách
nhiệm hơn… trong hoạt động thơng tin của mình.
Các lĩnh vực PR chính trong cơ quan báo chí bao gồm:
• Nghiên cứu cơng chúng
• Lập kế hoạch chương trình
•

Tổ chức sự kiện

•

Quản lí truyền thơng

• Xây dựng kho tư liệu, làm sản phẩm truyền thơng
•

Quan hệ với báo chí và truyền thơng

• Quản trị thương hiệu và quản trị danh tiếng


•

Quản trị khủng hoảng

• Tư vấn công chúng và tư vấn quản lí

Các ngun tắc PR cơ bản
•

Khơng đi ngược mục tiêu, tổ chức và nguyên tắc của báo chí và cơ
quan báo chí

•

Coi trọng lợi ích cơng chúng, đặc biệt là cơng chúng mục tiêu của cơ
quan báo chí/ sản phẩm báo chí

•

Các vị trí khác nhau trong cơ quan báo chí được quy định rõ ràng về
nội dung, hình thức và mức độ tham gia các hoạt động PR, nhằm đảm
bảo không vi phạm các nguyên tắc của PR nói chung cũng như các
nguyên tắc PR đã nói ở trên.

Các yêu cầu cơ bản khi thực hiện hoạt động PR gồm:
•

Đảm bảo tính Đảng, tính dân tộc

•

Thơng tin trong khn khổ pháp luật

•

Xây dựng kế hoạch PR cụ thể

• Đội ngũ cán bộ PR: năng động, hoạch tốn kinh doanh… ( năng lực
và phẩm chất đạo đức)
• Tiến hành liên tục các hoạt động PR
•

Giữa hoạt động PR và báo chí cần phân định rõ ràng


II. VÀI NÉT VỀ BÁO YÊN BÁI
1. Tôn chỉ mục đích
Báo n Bái là cơ quan ngơn luận của Đảng bộ Đảng cộng sản Việt
Nam tỉnh Yên Bái, tiếng nói cuả Đảng bộ, chính quyền nhân dân tỉnh Yên
Bái và là nơi để thông tin về đời sống của mọi người dân trên địa bàn tỉnh và
cả nước.
2. Nội dung chính:
Báo Yên Bái đã bám sát nhiệm vụ chính trị của Đảng bộ tỉnh, tuyên
truyền kịp thời các Nghị quyết, chỉ thị của Đảng tới nhân dân các dân tộc
trong tỉnh. Bên cạnh việc bám sát các nhiệm vụ chính trị, báo Yên Bái đã tập
trung tuyên truyền sâu rộng trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như kinh
tế, chính trị, văn hóa, an ninh quốc phịng, biểu dương những nhân tố mới,
điển hình tiên tiến, phục vụ đắc lực sự nghiệp cơng nghệp hóa- hiện đại hóa
đất nước cùng với việc khơng ngừng nâng cao tính chiến đấu phê phán, đấu
tranh với những biểu hiện tiêu cực, mặt trái làm ảnh hưởng xấu đến đời sống
xã hội. Hiện nay báo Yên Bái cũng tiếp tục triển khai duy trì gần 50 chun
mục như “ Góc nhìn doanh nghiệp”, “Luận bàn và hành động”, “ Vấn đề
hôm nay”, Nhật kí phóng viên”, ‘Ống kính phóng viên”, “Nhà nơng bàn
cách làm giàu”, “ Nắng sân trường”, “Đào tạo nghề cho lao động nơng
thơn”, “Cây cao bóng cả”, “Lời khun thầy thuốc”, “Đời sống và pháp
luật”… Bước đầu đã có sự chun mơn hóa trong cơng tác tun truyền trên

từng lĩnh vực.
Trên lĩnh vực sản xuất nông- lâm nghiệp
Báo Yên Bái tập trung khá mạnh tuyên truyền cho sản xuất các vụ, tuyên
truyền thực hiện đề án chăn nuôi, đưa chăn ni lên sản xuất hàng hóa.


Đồng thời tun truyền mạnh cơng tác phịng chống dịch bệnh, phòng chống
rét cho gia súc, gia cầm, phòng chống dịch bệnh cho vật nuôi.
Nổi lên trong lĩnh vực này trong công tác tuyên truyền là vấn đề chuyển đổi
kinh tế ở vùng nông thôn; công tác chuẩn bị, quy hoạch và các biện pháp
xây dựng nông thôn mới tại các địa phương; việc trồng rừng kinh tế, công
tác phát triển vốn rừng, bảo vệ rừng…là những mảng đề tài được Báo Yên
Bái đặc biệt quan tâm. Ngoài ra với góc nhìn của người làm báo, Báo n
Bái đã nêu lên những vấn đề còn trăn trở như sản xuất tràn lan, bất cập trong
khai thác nông lâm thủy sản, tình trạng ơ nhiểm mơi trường…
Về sản xuất cơng nghiệp
Báo Yên Bái đã nêu vấn đề làm thế nào để các doanh nghiệp hoạt động có
hiệu quả trong thời kì kiềm chế lạm phát của nền kinh tế thị trường. Do vậy
báo Yên Bái đã đề cập khá nhiều về vấn đề tháo gỡ khó khăn cho các doanh
nghiệp khi thiếu vốn sản xuất, lãi xuất cao…Trong đó Báo Yên Bái tập trung
phản ánh và giới thiệu những biện pháp, những kinh nghiệm bước đầu của
một số doanh nghiệp vượt lên khó khăn, tìm ra hướng đi mới về sản xuất và
tiêu thụ sản phẩm.
Về lĩnh vực thương mại, dịch vụ, tài chính ngân sách
Báo Yên Bái tập trung chỉ đạo về tuyên truyền chống gian lần thương mại,
buôn lậu, diễn biến và phân tích định hướng dư luận trước tình hình chống
lạm phát, tuyên truyền về chủ trương chống suy giảm kinh tế của tỉnh, về
chính sách thuế, đề cập những giải pháp nhằm tăng thu ngân sách, huy động
vốn và sử dụng vốn vay hiệu quả.
Tuyên truyền về văn hóa- xã hội, an ninh quốc phịng cơng tác xây dựng

Đảng.


Với đặc thù là một tỉnh miền núi, nơi sinh sống của nhiều đồng bào dân tộc
thiểu số, trình độ hạn chế nên công tác tuyên truyền về xã hội, xây dựng
Đảng được báo Yên Bái đặc biệt quan tâm. Báo đã tập trung tuyên truyền
trên nhiều kì báo về đấu tranh phòng chống ma túy, HIV/AIDS và tệ nạn xã
hội, vấn đề xây dựng và bảo tồn các mô hình làng văn hóa, bảo tồn các giá
trị văn hóa truyền thống, giữa gìn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc, dân
số kế hoạch hóa gia đình, xóa đói giảm nghèo, xuất khẩu lao động và đào tạo
nghề. Vấn đề xây dựng quy chế dân chủ, củng cố xây dựng hệ thống chính
trị cơ sở, các hoạt động từ thiện, giữ gìn an ninh trật tự bản làng, khối phố và
đề cập tới những vấn đề nổi cộm trong đời sống xã hội
3. Ấn phẩm và phát hành
• Ấn phẩm chính: Báo n Bái Thời sự
+ Kì hạn xuất bản: 5 số/tuần, 22-23 số/tháng
+ Số lượng phát hành: gần 8000 tờ/ kì
+ Số trang in: 12 trang/ kì
Khổ A3
• Ấn phẩm phụ
a. Báo n Bái điện tử
+ Kì hạn phát hành: Cập nhật liên tục hàng ngày
+ Số lượng phát hành: 1.800 tin, bài, ảnh/ tháng
b. Báo Yên Bái vùng cao
Kì hạn xuất bản: 2 kì/ tháng
Số lượng phát hành: 3000 bản/ kì
Số trang in:

20 trang/ kì

Khổ A4
c. Truyền hình Internet


Kì hạn xuất bản: Cập nhật liên tục hàng ngày
Số lượng phát hành: 40-45 tác phẩm/ tháng
4. Cơ cấu tổ chức, mơ hình tịa soạn
• Tên cơ quan: Báo n Bái.
• Thuộc cơ quan chủ quản: Tỉnh ủy Yên Bái
• Địa chỉ: 1024- Đường Điện Biên- Thành Phố Yên Bái
• Tơn chỉ, mục đích: là tiếng nói của Đảng bộ, chính quyền và nhân dân
tỉnh Yên Bái
Cơ cấu
Tổng biên tập: Ơng Bùi Anh Túy
Phó Tổng biên tập:
• Ơng Hồng Thế Sinh
• Ơng Phí Văn Nam
Mơ hình. Gồm các phịng ban
• Phòng tòa soạn ( Gồm phòng biên tập, phòng chế bản)
• Phịng kinh tế
• Phịng Văn xã- Xây dựng Đảng
• Phịng Báo vùng cao- Nội chính
• Phịng báo Điện tử
• Phịng hành chính


III. NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA TRONG SỰ
PHÁT TRIỂN CỦA BÁO YÊN BÁI
1. Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin
Nhu cầu thông tin của công chúng ngày càng tăng về số lượng và cao

về chất lượng. Thông tin hiện nay rất hữu ích đối với đời sống đồng bào
nhân các dân tộc trong tỉnh. Mọi thông tin trên báo chí có tác động trực tiếp
và gián tiếp tới hoạt động sản xuất cũng như đời sống của họ. Vai trị của
thơng tin tăng cao dẫn đến nhu cầu về thông tin của công chúng ngày càng
cao. Không những địi hỏi thơng tin nhiều, thơng tin phong phú, đa dạng mà
thơng tin hiện nay cần phải chính xác, khách quan, thơng tin có giá trị cao,
mang lại lợi ích cho nhiều người. Cơng chúng cịn cần những thơng tin mang
tính định hướng, thơng tin khoa học, góp phần nâng cao đời sống của đồng
bào… vì vậy có thể nói nhu cầu về chất lượng thơng tin ngày càng cao.
Hiện nay các ấn phẩm của báo Yên Bái vẫn chưa thực sự đáp ứng
được nhu cầu thông tin của cơng chúng. Nhật báo chủ yếu thiên về chính trị,
cịn ít thông tin liên quan trực tiếp đến đời sống kinh tế, xã hội của người
dân trong tỉnh. Do đó thông tin của báo cũng cần đáp ứng nhu cầu ngày càng
tăng của công chúng. Việc cho ra đời ấn phẩm mới là điều cần thiết để tăng
khả năng đáp ứng thơng tin và cũng nhằm nâng cao vai trị, uy tín của tờ
báo.
2. Thu hút sự quan tâm của công chúng, tăng sức cạnh tranh
Là tờ báo đầu tiên và là kênh thơng tin chính của Tỉnh n Bái nhưng báo
lại chưa được người dân trong tỉnh quan tâm. Nhiều sự kiện do báo ( giải
chạy Việt dã hàng năm, thi viết, thi ảnh…) tổ chức cũng chưa được nhiều


người biết tới. Mặc dù với đặc thù là báo địa phương nhưng báo chỉ độc
quyền các thông tin về chính trị cịn các thơng tin như kinh tế, văn hóa xã
hội cũng phải cạnh tranh gay gắt với các báo khác và một số trang mạng xã
hội, blog.
Ấn phẩm mới sắp xuất bản và phát hành cần được tuyên truyền quảng
bá rộng rãi đến đông đảo công chúng. Việc tuyên truyền trên các phương
tiện thông tin đại chúng là điều cần thiết để công chúng biết đến một sản
phẩm mới có giá trị thơng tin cao, có nội dung phong phú, thiết thực, liên

quan hữu ích đối với cơng chúng. Ngược lại nếu không tuyên truyền và
quảng bá về sản phẩm mới công chúng sẽ không biết đến sự ra đời, tính hữu
ích của sản phẩm, và đương nhiên sản phẩm đó khơng có vị trí trong lịng
cơng chúng.
Từ những vấn đề trên, lãnh đạo báo Yên Bái đã quyết định cho ra đời
sản phẩm mới: Yên Bái và Cuộc Sống, việc cho ra đời ấn phẩm mới rất cần
có một buổi để giới thiệu và quảng bá tới đồng bào nhân dân các dân tộc
trong tỉnh. Vì thế, một sự kiện sẽ được tổ chức nhằm giới thiệu ấn phẩm mới
Yên Bái Và Cuộc sống đồng thời quảng bá hình ảnh, thành tựu của báo n
Bái đến đơng đảo công chúng hơn nữa

IV. ỨNG DỤNG KĨ NĂNG PR TRONG TỔ CHỨC
SỰ KIỆN RA MẮT ẤN PHẨM: YÊN BÁI VÀ

CUỘC SỐNG
1.

Giới thiệu về ấn phẩm Yên Bái và Cuộc sống

Mục đích: Nâng cao uy tín của Báo Yên Bái, đáp ứng nhu cầu thông tin
của bà con
Nội dung: Chủ yếu thông tin về đời sống xưa và nay của nhân dân các dân
tộc trong tỉnh. Thông tin về các mơ hình làm ăn mới, hiệu quả. Thơng tin về


các vấn đề gây nhiều bức xúc trong nhân dân, thơng tin về văn hóa, phong
tục tập qn của các dân tộc trong tỉnh. Báo sẽ sẽ sử dụng nhiều thể loại
phóng sự, bình luận, kí thay vì nhiều tin và phản ánh như trước đây để đáp
ứng với trình độ đã được nâng cao rõ rệt của đại bộ phận người dân trong
tỉnh

Phát hành: Phát hành 15 hàng tháng, in màu, khổ A4, phát hành trên toàn
tỉnh, tập trung vào thành phố, thị trấn, các vùng nông thôn đang phát triển.

2, Tổ chức sự kiện
Tên sự kiện: Yến Bái và Cuộc sống- người bạn của nhân dân tỉnh
Yên Bái
Thời gian: 3/2/2012
Địa Điểm: Hội trường tòa soạn báo Yên Bái
Mục tiêu sự kiện: Giới thiệu quảng bá ấn phẩm mới đồng thời quảng bá
những thành tựu, đóng của báo Yên Bái trong công cuộc xây dựng, phát
triển tỉnh Yên Bái.
Công chúng mục tiêu: Nhân dân các dân tộc trong tỉnh
Công chúng liên quan: Lãnh đạo tỉnh, các sở ban ngành, các nhà báo,
doanh nghiệp…
Thơng điệp chính: n Bái và cuộc sống- người bạn nhân dân n
Bái
Thơng điệp cụ thể:
•

n Bái và cuộc sống – nơi cung cấp thông tin đầy dủ và toàn diện về
cuộc sống của người dân Yên Bái hơm nay

•

n Bái và cuộc sống – kho tư liệu về văn hóa- phong tục- tập quán
của đồng bào nhân dân các dân tộc trong tỉnh


Dự kiến những hoạt động chính trong buổi giới thiệu
Đọc diễn văn khai mạc, giới thiệu về báo Yên Bái cuộc sống

Trưng bày các ấn phẩm của báo Yên Bái
• Báo Yên bái hàng ngày
• Báo Yên Bái vùng cao
• Báo Yên Bái và cuộc sống
• Báo Yên bái điện tử ( giới thiệu địa chỉ
truy cập)
•

Phát tặng khách mời và công chúng tham dự các ấn phẩm của báo
Yên Bái

•

Chiếu clip chặng đường hơn 40 năm ra đời và phát triển của báo Yên
Bái

•

Một số tiết mục văn nghệ do đồn nghệ thuật tỉnh biểu diễn

•

Nghe ý kiến phát biểu của đại diện một số cơ quan khách mời.

•

Phát động cơng chúng độc giả viết tin, bài cho báo.

Một số nội dung quan trọng cần chú ý:
• Địa điểm tổ chức sự kiện: Hội trường báo Yên Bái

• Chương trình: mọi kế hoạch và cơng tác chuẩn bị đã hồn thiện trước
ngày 1/2/2012
• Thành phần khác mời gồm: Đại diện Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh, lãnh
đạo Sở Thông Tin và Truyền Thông, đại diện ủy ban Tuyên giáo
Tỉnh ủy, Hội nhà báo tỉnh, Đài PT- TH Yên Bái, các đàì phát
thanh truyền hình các huyện, một số doanh nghiệp trong tỉnh…


Ngoài bộ phận trên được đưa giấy mời, tất cả những ai có nhu cầu
đọc, xem đều có thể tham dự buổi ra mắt sản phẩm mới.
•

Giấy mời lãnh đạo các cơ quan như Sở thông tin truyền thông, ban

tuyên giáo tỉnh ủy sẽ gửi trực tiếp theo quy định giao dịch trong các cơ
quan hành chính.
•

Báo giới gồm những cơ quan: Thường trú các báo tại Yên Bái, đài

phát thanh truyền hình yên bái, đài phát thanh truyền hình các huyện…
•

Trong lễ khai trương giới thiệu ấn phẩm mới của báo, tổng biên tập

báo Yên Bái ông Bùi Anh Túy sẽ là người đọc thông báo về sự ra đời
của ấn phẩm mới, đọc phát động cộng tác, gửi tin, bài cho báo.

• Dự trù kinh phí:
Tổng kinh phí dự tốn: 100 triệu đồng

( bao gồm: kinh phí th vật chất, khánh tiết, lễ tân, tiếp khách; chi
phí in ấn tài liệu, liên hoan, trả tiền cho các bộ phận, đồn nghệ thuật… )
Cơng tác chuẩn bị
•

Chuẩn bị về kế hoạch tổ chức sự kiện: kế hoạch đã xây dựng
và hoàn thiện trước ngày tổng duyệt 2/2( sau tết âm lịch)

• Chuẩn bị về kinh phí: kinh phí sẽ huy động từ nhiều nguồn
khác nhau ( kinh phí của cơ quan, kinh phí của tỉnh, một số
doanh nghiệp trong địa bàn thành phố. Theo đó cần chủ động
liên hệ với các đơn vị có thể tài trợ về kinh phí. ( đặc biệt là các
doanh nghiệp quen thuộc,…)
•

Các ấn phẩm sẽ phát hành trong ngày diễn ra sự kiện, bao gồm
Yên bái hàng ngày, Yên Báu Vùng cao, các tờ quảng cáo, băng


rôn và khẩu hiệu. Đồng thời chuẩn bị cho việc ra số báo đầu
tiên
•

Chuẩn bị các bài phát biểu khai mạc tại buổi giới thiệu.

•

Đưa giấy mời, liên hệ với khách mời; các bộ phận phục vụ
trong buổi giới thiệu, lễ tân, bộ phận phát tờ rơi…

•

Xin và hồn thiện các thủ tục hành chính, liên hệ với các cơ
quan quản lí để xin phép việc tổ chức sự kiện

•

Liên hệ với các cơ quan báo chí ( Thường trú của các báo tại
Yên Bái) đến đưa tin về lễ ra mắt ấn phẩm mới của báo.

•

Lập danh sách các cá nhân và tập thể có đóng góp lớn cho sự
phát triển của báo trong năm 2011 để tặng quà trong ngày tổ
chức sự kiện.

•

Chuẩn bị về các bằng khen, giấy khen, quà tặng dự kiến sẽ trao
trong buổi lễ.

•

Bố trí các bộ phận cụ thể, phụ trách các mảng khác nhau như:
lễ tân, bộ phận kĩ thuật, bộ phận phụ trách nội dung, bộ phận xử
lí nhanh các tình huống khẩn cấp… việc phân chia này phụ
thuộc vào đề xuất của người phụ trách sự kiện cũng như căn cứ
tình thế cụ thể.

•

Liên hệ với đồn nghệ thuật về các tiết mục sẽ biểu diễn

•

Dự kiến các tình huống bất ngờ hoặc có khả năng sẽ xảy ra khi
sự kiện được tổ chức.

•

Dự kiến ngày tổng duyệt kế hoạch sẽ là ngày 1/2 trước ngày
diễn ra sự kiện 2 ngày. Khi đó mọi cơng tác đã cơ bản hồn
thiện, những nội dung còn chưa xong hay thiếu sẽ được khắc
phục bổ sung trước 2 ngày khi sự kiện được tổ chức.


Tiến hành thực hiện sự kiện, thực hiện công tác kiểm tra, giám sát
•

Sự kiện sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch đã xây dựng,

•

Trong q trình sự kiện diễn ra cần có một nhóm có chức năng
kiểm tra, giám sát và đốc thúc các bộ phận khác, điều khiển
công việc theo đúng nội dung trong kế hoạch và để sự kiện diễn
ra sn sẻ. Trường hợp có những tình huống bất ngờ cần bình
tĩnh xử lí, vận dụng mọi kĩ năng và hiểu biết của người quản lí,
huy động ý kiến của bộ phận chuyên xử lí các trường hợp khẩn
cấp.

Kết thúc sự kiện
•

Cám ơn khách mời, những người đến dự buổi giới thiệu, cám
ơn các cơ quan báo chí và những nhà tài trợ của sự kiện.

•

Sau khi sự kiện kết thúc lúc 11h30 phút, nhanh chóng thu dọn
mọi thứ

•

Thanh tốn các loại phí, các hợp đồng th vật chất, trả cơng
cho bộ phận phục vụ, lễ tân…

•

Hồn thiện mọi thủ tục cần thiết khác

Đánh giá, rút kinh nghiệm
• Ngày 4/2 sẽ họp tồn bộ các bộ phận trong cơ quan để đánh giá
và rút kinh nghiệm.
•

Tổng biên tập sẽ thông báo kết quả, công bố các số liệu về sự
kiện, cơng bố tổng chi phí cho sự kiện

•

Biểu dương những bộ phận làm tốt và nhắc nhở một số hạn chế
(nếu có).

•

Rút kinh nghiệm, tổng kết những vấn đề quan trọng cho những
lần tổ chức các sự kiện khác của báo.

V. ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PR
VÀO CƠ QUAN BÁO CHÍ
Tổ chức sự kiện ở các cơ quan báo chí hay thực chất của hoạt động
này chính là tổ chức buổi giao tiếp, trao đổi và cung cấp thông tin, là thực
hiện một chu trình truyền thơng, đưa ra thơng điệp nhằm tác động đến nhận
thức, thái độ, hành vi của công chúng.
Để tổ chức một sự kiện thành công và hiệu quả như mong muốn cần
phải xác định rõ những nội dung chính yếu sau:
Thứ nhất, căn cứ vào tình hình cụ thể của cơ quan báo chí trong q
trình phát triển, hoạt động ra sao, có vấn đề gì khó khăn, hạn chế, cần phát
triển theo hướng như thế nào trong hiện tại và tương lai, cơ quan đang đứng
tại vị trí nào, về năng lực thông tin, về tầm ảnh hưởng, thị phần, các đối thủ
cạnh tranh… từ đó đưa ra quyết định tổ chức sự kiện. Nói tóm lại, cần phải
xuất phát từ những nguyên nhân cụ thể, nhu cầu cụ thể của cơ quan để tổ
chức các sự kiện nhằm giải quyết vấn đề hoặc để đạt những mục tiêu nhất
định.
Thứ hai, hình thành ý tưởng và thiết kế kế hoạch cho sự kiện một
cách chu đáo. Đây là khâu quan trọng nhất của tổ chức sự kiện. Nội dung
của kế hoạch xác định cụ thể nhiều vấn đề, trong đó có xác định mục đích
của sự kiện, xác định công chúng mục tiêu và công chúng quan tâm, thơng

điệp chính và thơng điệp phụ, các hoạt động chính trong sự kiện ( sẽ tổ chức


vào thời gian, địa điểm nào, có các hoạt động cụ thể nào…), kinh phí ở
đâu… Nói cách khác nội dung kế hoạch chính là sự hình dung cụ thể và chi
tiết sự kiện diễn ra trong tương lai như thế nào. Sự hình dung đó càng cụ thể
và chi tiết bao nhiêu thì kế hiện thực sẽ càng gần với kế hoạch bấy nhiêu.
Thứ ba, tổ chức sự kiện luôn luôn phải song song với kiểm tra, giám sát.
Việc giám sát có tác dụng điều chỉnh sự kiện cho nó diễn ra theo đúng kế
hoạch ban đầu. Kiểm tra và giám sát cũng chính là q trình phát hiện và xử
lí các trường hợp bất ngờ, ngồi dự kiến trong kế hoạch. Vì thế cho nên bên
cạnh kế hoạch chính cần có những kế hoạch phụ xây dựng các phương án
nhằm giải quyết các tình huống, đặc biệt cần có một đội hoặc một nhóm
chun xử lí những tình huống bất ngờ, ngồi tầm kiểm sốt.
Thứ tư, để đảm bảo tốt cho hoạt động của mình, các cơ quan báo chí cần
phải xây dựng một phịng PR riêng chun nghiên cứu và tổ chức các hoạt
động PR cho cơ quan mình. Đây sẽ là phịng hội tụ những nhân viên PR
chun nghiệp, có trình độ chun mơn cao, có kinh nghiệm và kiến thức,
biết vận dụng mọi kĩ năng PR. Một khi đã có phịng PR chun biệt sẽ là
một động lực quan trọng để cơ quan báo chí phát triển và cạnh tranh với các
đối thủ tốt hơn.
Cuối cùng, một điều quan trọng khơng thể khơng nói đến đó là sự kết hợp
các lĩnh vực, các hoạt động PR với nhau. Tổ chức sự kiện cần kết hợp với
việc nghiên cứu cơng chúng, quản lí truyền thơng, quan hệ với các cơ quan
báo chí khác, quản trị danh tiếng, thương hiệu, quản trị khủng hoảng… nếu
khơng có sự kết hợp các lĩnh vực PR với nhau sẽ không đạt được hiệu quả
như mong muốn hoặc nếu có hiệu quả cũng khơng cao. Các lĩnh vực PR có
mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ xung cho nhau và nhiều khi không thể
phân biệt rành mạch được.

Ví dụ khi tổ chức sự kiện khơng thể khơng tính đến việc xử lí các tình
huống khẩn cấp, các nguy cơ ngồi dự đốn, xảy ra khơng có trong kế
hoạch… đó chính là kĩ năng quản trị khủng hoảng. Hay như mục tiêu ban
đầu là tổ chức sự kiện, nếu khơng quảng bá, tun truyền trên báo mình và
với các loại hình truyền thơng khác thì sẽ khơng ai biết đến sự kiện, như vậy
đây là kĩ năng quản trị danh tiếng và kĩ năng quan hệ với các cơ quan báo
chí. Hoặc như khi muốn tổ chức một sự kiện, cần phải căn cứ vào việc
nghiên cứu công chúng trước khi quyết định, điều này liên quan đến kĩ năng
nghiên cứu cơng chúng…
Ngồi các hoạt động PR bên ngồi nhằm tăng hình ảnh cua cơ quan
báo chí cũng cần chú ý đến các hoạt động PR nội bộ. Đây là một trong
những giải pháp có chiều sâu nhằm làm cho cơ quan báo chí phát triển bền
vững từ bên trong. Việc làm tốt các hoạt động PR báo chí ( tổ chức tiệc, giao
lưu, làm các sản phẩm báo chí nội bộ) sẽ tạo nên một tập thể thống nhất và
gắn kết. Từ việc các nhân viên yêu q tịa soạn của mình sẽ góp phần để
chính họ quảng bá hình ảnh tốt đẹp về tịa soạn ra bên ngoài.


KẾT LUẬN
Hoạt động PR có một vai trị quan trọng không thể thiếu trong sự phát
triển của các cơ quan báo chí. Chính vì thế việc ứng dụng các kĩ năng và
kiến thức về PR vào hoạt động của báo chí là cơng việc rất cần thiết. Trong
bối cảnh hội nhập và phát triển, giao lưu hợp tác và cạnh tranh gay gắt như
hiện nay, báo chí cũng khơng ngồi xu thế chung này. Bởi thế cho nên các
cơ quan báo chí đều phải vận động mạnh mẽ, khơng ngừng vươn lên và thay
đổi để tồn tại và phát triển.
Sự tồn tại và phát triển của họ không chỉ đơn thuần là một quá trình tự
thay đổi bên trong mà sự phát triển ấy còn là kết quả của quá trình trao đổi
thơng tin, q trình giao tiếp, cung cấp thông tin, hay cụ thể hơn là nhờ hoạt

động PR của báo đối với cơng chúng của mình. Nếu cơng chúng hiểu biết
hơn về tờ báo ấy, thấy yêu thích nó, thấy nó có ích cho mình… thì họ sẽ đọc
báo, và ngược lại nếu không hiểu biết về báo, có những định kiến… thì sẽ
khơng tìm đọc báo, từ đó báo sẽ mất thị phần.
PR chính là một phương thức để tồn tại và phát triển của báo chí. Tuy
nhiên không phải cứ quan hệ công chúng tốt là báo chí của mình có thể
chiếm được lịng tin của cơng chúng. Nếu như khơng chủ động đổi mới và
hồn thiện bản thân, cơ quan đó sẽ thất bại. Nói như vậy để thấy rằng PR
luôn đi liền với đổi mới, sáng tạo và tự hoàn thiện.