nghiên cứu ứng dụng excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương

Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008
467
NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG EXCEL TRONG TỔ CHỨC
HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NỘI THƯƠNG
APPLYING EXCEL IN ACCOUNTING FOR TURNOVER OF DOMESTIC
COMMODITIES

NGÔ THỊ THẮM, TƢỞNG THỊ THU,
NGUYỄN THỊ THUỲ PHƢƠNG
Lớp 06A3, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin
GVHD: VŨ THU HÀ
Bộ môn Kinh tế, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin

TÓM TẮT
Đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa được xem là đối tượng hạch toán đặc trưng
nhất; nên việc tổ chức tốt hạch toán lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa quan trọng đối với toàn
bộ công tác hạch toán của doanh nghiệp. Bài nghiên cứu này thông qua việc ứng dụng phần
mềm excel đã góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hóa nội
thương, khắc phục được một số nhược điểm của kế toán thủ công.
ABSTRACT
Commodities are the most specific accounting objects in trading firms, well organizing in
accounting for turnover of domestic commodities, therefore, is vitally important to the whole
accounting system. By applying Excel software into accounting, this paper is aimed to improve
accounting for turnover of domestic commodities and to overcome disadvantages of traditional
book-keeping method.
1. MỞ ĐẦU
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của Khoa học- Công nghệ, máy tính trở thành một
phƣơng tiện không thể thiếu đƣợc trong mọi lĩnh vực của đời sống. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác hạch toán kế toán giúp kế toán viên có đƣợc những số liệu thông tin
một cách nhanh chóng, chính xác hơn; tránh đƣợc sự nhầm lẫn trong hạch toán gây ra những
sai sót không đáng có, ảnh hƣởng lớn đến kế toán viên và hiệu quả hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp.
Với sự đa dạng về chủng loại và số lƣợng hàng hóa của các doanh nghiệp thƣơng mại,
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hạch toán có một ý nghĩa thiết thực.
Xuất phát từ thực tế đó, nhóm đã chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng excel trong tổ
chức hạch toán lưu chuyển hàng hóa nội thương”. Thông qua một phần mềm tin học khá
thông dụng_Excel, nhóm đã phần nào nâng cao đƣợc hiệu quả của công tác hạch toán lƣu
chuyển hàng hóa nội thƣơng cho doanh nghiệp.
2. NỘI DUNG
2.1. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương
Lƣu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thƣơng mại là tổng hợp các hoạt động mua,
bán, dự trữ hàng hoá. Hay nói cách khác, lƣu chuyển hàng hoá là quá trình đƣa hàng hoá từ
lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quan hệ trao đổi hàng- tiền.
Nội dung của lƣu chuyển hàng hoá đƣợc thể hiện qua hình 2.1



Hình 2.1 – Sơ đồ lưu chuyển hàng hoá
Mua vào
Dự trữ
Bán ra
Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008
468
Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng và bán hàng kế toán sử dụng các hoá đơn, chứng từ
theo qui định của pháp luật. Đối với nghiệp vụ mua hàng ta sử dụng: Biên bản kiểm nhận hàng
hoá, Phiếu nhập kho hàng hoá, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn thu mua hàng
…Đối với nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng các hoá đơn, chứng từ nhƣ: Hoá đơn GTGT;
Hoá đơn bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và
thanh toán hàng ngày; Các Biên bản thừa thiếu hàng; Biên bản giảm giá hàng bán; Biên bản
hàng bán bị trả lại; Phiếu thu; Giấy báo Có ;Các chứng từ khác có liên quan; Phiếu xuất kho
hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý…

Các tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng: Tài khoản 151; Tài
khoản 156; Tài khoản 133; Tài khoản 331…
Các tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng: Tài khoản 511; Tài
khoản 512; Tài khoản 157; Tài khoản 632; Tài khoản 3331…

2.2. Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng - bán hàng:

Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng – bán hàng đƣợc thể hiện qua 2 sơ đồ sau:







Hình 2.2 – Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng
TK 511
TK 3387

TK 521,531,532
TK 333
TK
1381,1388
TK 156
TK 133
(1a)
(2a
)
(2b)
(3e)

(3a)
(3d)
(3c)
(3b)
(4b)
(5a)
(7)
(6
)
TK 156
TK 632
TK 3381
TK 157
TK 641
TK 111,112,131
TK 131
TK 511,513
TK 711
(4a)
(1d)
TK 515
(1b)

(5b)

(1b)

(5c)
Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008
469

Hình 2.3 – Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ mua hàng
2.3. Ứng dụng Excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương
Dựa trên kiến thức kế toán đã học, qua thời gian nghiên cứu, nhóm đã thiết kế đƣợc một
số sản phẩm đầu ra dựa trên các thông tin đầu vào (các bảng biểu số liệu kì trƣớc, các chứng
từ, các bảng biểu phát sinh trong kì, các bảng danh mục…) nhƣ sau: Sổ cái tài khoản (Hình
2.4); Bảng cân đối nhập xuất tồn hàng hóa (Hình 2.5); Sổ chi tiết nhập xuất hàng hóa (Hình
2.6); Bảng phân bổ chi phí (Hình 2.7)

SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tên tài khoản: Mã tài khoản:
Ngày tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn
giải
Tài khoản
đối ứng
Số
lƣợng
Đơn
giá
Số tiền
Số
Ngày
Nợ
Có
Số dƣ đầu kì

1
2
3
4
5
6
7
8
9









Số phát sinh trong kì




Số dƣ cuối kì

Ng ười ghi sổ Kế toán trưởngThủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Hình 2.4 – Sổ cái tài khoản





TK 142,242
TK 1388
TK 1561, 157
TK 151
TK 333
TK 511
TK 331
TK 131
TK 133
TK 711
TK 1561,1562
TK 133
TK 3381
TK 632
TK 1381,1561,1562
TK 111, 112, 331
TK 133
TK 154
TK 152,153
TK 151,331

TK 111,112,331
TK 1562
TK 133
(1d)
(5c)
(5b)
(1a)
(1b)
(5a)
(5d)
(5e)
(4b)
(3a)
(3b)
(3c)
(4a)
(2b)
(1c)
(2a)
(6a)
(6b)
(6c)
(6e)
Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008
470
BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH NHẬP_XUẤT_TỒN HÀNG HÓA


Mã tài khoản:
156

Mã
hàng
hóa
Tên
hàng
hóa
Đơn
vị
tính
Số dƣ đầu kì
Số phát sinh
Số dƣ cuối kì
Số
lƣợng

Thành
tiền
Nhập
Xuất
Số
lƣợng

Thành
tiền
Số

lƣợng
Thành
tiền
Số
lƣợng

Thành
tiền
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Ngày……tháng……năm…
Người ghi sổ
Kế toán trưởng


Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)




(Ký,họ tên)

Hình 2.5- Bảng tổng hợp tình hình nhập xuất tồn hàng hóa

SỔ CHI TIẾT NHẬP XUẤT HÀNG HÓA
Tên hàng hóa: Mã hàng hóa:

Ngày
tháng
ghi sổ

Ch ứng t ừ

Diễn
giải
Tài
khoản
đối
ứng

Đơn
giá
Nhập
Xuất
Tồn

Số

Ngày
Số
lƣợng
Giá
trị
Số
lƣợng
Giá
trị
Số
lƣợng
Giá
trị

Số dƣ đầu kì






1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Số phát sinh trong kì






Người ghi sổ Kế toán trưởngThủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Hình 2.6 – Sổ chi tiết nhập xuất hàng hóa

BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG
Chỉ tiêu
Số tiền
1.Chi phí hàng hóa đầu kỳ

2.Chi phí hàng hóa phát sinh trong kỳ

3.Giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ

4.Giá vốn hàng hóa nhập kho trong kỳ

5.Giá vốn hàng hóa bán ra trong kỳ

6.Giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ

7.Phân bổ chi phí hàng hóa

Hình 2.7 – Bảng phân bổ chi phí mua hang

Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008
471

3. KẾT LUẬN
Từ việc ứng dụng Excel vào phân ngành kế toán thì công tác hạch toán các nghiệp vụ
kinh tế trở nên đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Những sai sót với những con
số cũng bị hạn chế, giúp cho công tác kế toán có đƣợc những con số “thực” về tình hình xuất
nhập hàng hoá, thu chi của đơn vị mình.
Nhóm sẽ tiếp tục nghiên cứu để việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán
thêm hoàn thiện; thiết kế thêm một số mẫu số giúp công tác quản lý và hạch toán lƣu chuyển
hàng hóa nội thƣơng tối ƣu hơn; đồng thời nâng cao khả năng bảo vệ bảng tính cũng nhƣ phát
hiện sai sót trong hạch toán, giúp việc hạch toán của kế toán viên có đƣợc kết quả chính xác
nhất.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Vũ Đăng Giang, Phạm Diệu Huyền (2007), Tự học Microsoft Office Excel 2003 Chương
trình nâng cao, Nhà xuất bản lao động xã hội.
[2] Đức Hùng (2000), Thực hành Excel 2000 bằng hình ảnh dành cho thư kí và kế toán, Nhà
xuất bản Thống kê.
[3] Nguyễn Công Minh, Trịnh Gia Kim (2007), Hướng dẫn thực hành kế toán chuyên nghiệp
Excel 2007( Tập 1, 2), Nhà xuất bản Giao thông vận tải.
[4] Trần Quang Thành (2007), Các thủ thuật quan trọng với Excel, Nhà xuất bản Thống kê.
[5] Việt Văn Book (2006), Phân tích tài liệu kinh doanh trong Microsoft Excel, Nhà xuất bản
thống kê.