49 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN vốn BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV QUẢNG cáo và IN lộc PHÁT

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

SINH VIÊN: BÙI THỊ CẨM TÚ
LỚP: CQ55/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CƠNG
TY TNHH TMDV QUẢNG CÁO VÀ IN LỘC PHÁT”

Chuyên ngành

: TIN HỌC TÀI CHÍNH KẾ TỐN

Mã số

: 41

Giảng viên hướng dẫn : Th.S Hồng Hải Xanh

Hà Nội - 2021


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của em. Các số liệu,
kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình

hình thực tế của đơn vị em thực tập.

Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2021
Tác giả đồ án

Bùi Thị Cẩm Tú

Bùi Thị Cẩm Tú

2

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian vài tháng thực tập ngắn ngủi là cơ hội cho em tổng hợp và
hệ thống hóa lại những kiến thức đã học tại trường, đồng thời kết hợp với
thực tế để nâng cao kiến thức chuyên mơn. Tuy chỉ có vài tháng thực tập,
nhưng qua q trình thực tập, em đã được mở rộng tầm nhìn và tiếp thu rất
nhiều kiến thức thực tế. Từ đó em nhận thấy, việc cọ sát thực tế là vô cùng
quan trọng nó giúp cho sinh viên xây dựng được nền tảng lý thuyết được học
ở trường vững chắc hơn. Trong q trình thực tập, từ chỗ cịn bỡ ngỡ, thiếu
kinh nghiệm, em đã gặp phải rất nhiều khó khăn nhưng với sự giúp đỡ tận
tình của q thầy cơ khoa Hệ thống thông tin kinh tế và sự nhiệt tình của các
cơ chú, anh chị trong Cơng ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát đã
giúp em có được những kinh nghiệm quý báu để hoàn thành tốt kì thực tập

này cũng như viết lên bài đồ án cuối kỳ.
Em cũng xin gửi lời cám ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Học
Viện Tài Chính cùng các quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã tận
tâm giảng dạy và truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho em.
Đặc biệt, em xin cám ơn thầy Hồng Hải Xanh, người đã tận tình hướng dẫn
em hoàn thành đồ án này.
Em xin cảm ơn ban lãnh đạo cùng các phịng ban, các cơ chú, anh chị
trong Công ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát - đơn vị đã tiếp nhận
và nhiệt tình tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em tiếp cận thực tế. đặc biệt là
các anh chị thuộc Phịng Tài Chính - Kế Tốn của cơng ty đã tạo điều kiện
cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại cơng ty.
Dưới góc độ một sinh viên cịn thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức thực
tiễn, đồ án của em không thể tránh khỏi những hạn chế, sai sót. Do vậy, em rất
mong nhận được sự đánh giá, nhận xét và góp ý của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

Bùi Thị Cẩm Tú

3

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

Tên thuật ngữ

Tên đầy đủ

CSDL

Cơ sở dữ liệu

GTGT

Giá trị gia tăng

HTTT

Hệ thống thông tin

NH

Ngân hàng

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TMDV

Thương mại dịch vụ

TK

Tài khoản

USD

Đô la Mỹ

EUR

Euro

VND

Việt Nam đồng

Bùi Thị Cẩm Tú

4

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC HÌNH

Bùi Thị Cẩm Tú

5

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bùi Thị Cẩm Tú

6

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng
trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Bất cứ một
lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể

nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng
dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Khối
lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp khơng thể khơng có sự trợ giúp của
máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu
phép tính chỉ trong vịng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như cơng sức con
người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân cơng, lại có thơng tin nhanh chóng, chính
xác, kịp thời. Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng
tin học. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ
hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp
thiết của các doanh nghiệp hiện nay.
Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản
lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho
rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với
cơng tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải
là một vấn đề dễ dàng.
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty em nhận
thấy, Công ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát là công ty chuyên về
dịch vụ quảng cáo và in, việc quản lý thu chi tiền mặt có hiệu quả là rất quan
trọng, ảnh hưởng đến khả năng hoạt động và q trình phát triển của cơng ty.
Hệ thống quản lý tiền mặt ở công ty mặc dù đã được tin học hoá, nhưng do
khối lượng giao dịch rất nhiều, địi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả

Bùi Thị Cẩm Tú

7

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một
cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Chính vì vậy, em
đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty
TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát”.
2.Mục đích chọn đề tài
Đề tài được xây dựng với mục đích:
Vận dụng lý thuyết các mơn học đã tiếp thu được ở trường (như Hệ
thống thông tin quản lý, ngun lý kế tốn, kế tốn tài chính, cơ sở dữ liệu, cơ
sở lập trình…) vào thực tiễn từ đó củng cố và nâng cáo kiến thức đã được
học.
Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin vốn bằng tiền, từ đó xây dựng
phần mềm kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TMDV quảng cáo và
in Lộc Phát, nhằm cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp
thời phục vụ q trình quản lí quỹ tại công ty một cách hiệu quả.
Giúp công ty tiết kiệm thời gian, tối thiểu hóa chi phí, thống nhất
thơng tin trong toàn hệ thống, giảm bớt đội ngũ nhân cơng, giảm thiểu sai
sót có thể xảy ra trong q trình quản lí quỹ.
Bên cạnh đó, đề tài mà em lựa chọn sẽ giúp công ty tận dụng tối đa
nguồn lực, máy móc trang thiết bị trong cơng ty như hệ thống máy tính,
máy in,... và năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác hạch
tốn.
3.Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Hệ thống thơng tin kế tốn vốn
bằng tiền tại Công ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát.

Bùi Thị Cẩm Tú

8

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

4.Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu hệ thống kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH TMDV
quảng cáo và in Lộc Phát.
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vốn
bằng tiền một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vốn
bằng tiền và thủ quỹ kiểm soát được tình hình thu chi tiền mặt, đưa ra được
những báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý công ty để có những biện pháp
kịp thời nhằm khơng ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong
hiện tại và tương lai.
Nghiên cứu hệ thống kế toán vốn bằng tiền, trên cơ sở đó sử dụng ngơn
ngữ lập trình C# để thiết kế được một chương trình quản lý chi tiết vốn bằng
tiền đáp ứng nhu cầu của công ty.
5.Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty
bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến
chuyên gia. Phương pháp này sử dụng trong giai đoạn thu thập những
thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài.
Phương pháp thống kê: Liệt kê những thông tin, dữ liệu thu thập được
phục vụ cho việc lập bảng phân tích.
Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế tốn của cơng ty,

tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp.
Phương pháp so sánh đối chiếu: Từ những số liệu có sẵn để tiến hành so
sánh, đối chiếu về, so sánh giữa lý thuyết và thực tế tại công ty.
6.KẾT CẤU CỦA ĐỂ TÀI

Bùi Thị Cẩm Tú

9

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

Đề tài: “Xây dựng phần mềm Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty
TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát”.
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG gồm 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng
tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Khảo sát thực trạng và giải pháp phân tích hệ thống thơng
tin kế tốn vốn bằng tiền tại công ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát.
Chương 3: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm kế tốn vốn bằng
tiền tại cơng ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát.
PHẦN KẾT LUẬN

Bùi Thị Cẩm Tú

10

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm phần mềm kế tốn

Phần mềm kế tốn là một cơng cụ ghi lại các giao dịch, tạo báo cáo,
quản lý liên hệ của khách hàng và nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng, theo dõi
mức tồn kho, lập hóa đơn cho khách hàng, bảng lương và theo dõi số dư tài
khoản. Nó hoạt động như một hệ thống thơng tin kế tốn. Phần mềm kế tốn
có thể dựa trên web, được truy cập mọi lúc, mọi nơi bằng bất kỳ thiết bị nào
có hỗ trợ Internet hoặc có thể dựa trên máy tính để bàn.
1.1.2. Đặc điểm phần mềm kế tốn

So với kế tốn thủ cơng phải ghi chép vào các sổ sách trung gian để đưa
ra các báo cáo cuối kì, phần mềm kế tốn kết xuất thơng tin đầu ra trực tiếp
từ cơ sở dữ liệu, chính là các chứng từ đầu vào, đồng thời cùng với các báo
cáo, các sổ kế tốn cũng chính là đầu ra của hệ thống.
Con người là yếu tố đầu tiên quyết định độ chính xác của đầu ra phần

mềm kế tốn ngay trong quá trình nhập dữ liệu đầu vào cho phần mềm.
Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng
phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo mẫu quy định của
BTC và của doanh nghiệp.
1.1.3. Vai trò và lợi ích của phần mềm kế tốn

Thứ nhất, nó hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi thơng tin tài chính cho nhiều
chức năng kinh doanh khác nhau, theo dõi các tài liệu và quy trình dịng tiền,

Bùi Thị Cẩm Tú

11

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

thực hiện các tính tốn phức tạp, ghi nhận giao dịch và cung cấp các báo cáo
chuyên sâu làm cơ sở cho quyết định của đội ngũ quản lý.
Thứ hai, nó hỗ trợ trong việc gia tăng khả năng sinh lợi, hiệu quả vận
hành, tăng hiệu suất và giảm chi phí. Thơng tin thu được từ phần mềm kế
tốn cịn có thể được dùng cho hoạch định sản xuất và hoạch định chiến lược
marketing.
Thứ ba, một phần mềm kế toán tốt còn hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật kịp
thời các quy định về thuế, luật của chính quyền hoặc cơ quan thuế, tránh mắc
phải những sai lầm có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Thứ tư, khi được tích hợp các cơng cụ và chức năng hữu ích cho phân

tích kinh doanh và tài chính, phần mềm kế tốn có thể giúp doanh nghiệp
ngày càng hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn của mình, đi xa hơn các chức
năng hiện có.
Thứ năm, sử dụng phần mềm kế tốn có thể tiết kiệm thời gian cho
doanh nghiệp của bạn và ngăn ngừa sai sót.
1.1.4. So sánh một số phần mềm kế tốn ở Việt Nam hiện nay
PHẦN MỀM KẾ TỐN
MISA SME.NET 2020

Các chức Danh mục
năng
phục vụ
nhu cầu
kế toán

Chứng từ

Bùi Thị Cẩm Tú

 Thông tin đa dạng
nhưng yêu cầu
phải khai báo
nhiều để sử dụng
hết tiện ích của
phần mềm.

PHẦN MỀM KẾ TỐN
FAST ACCOUNTING 11

 Hỗ trợ định khoản

trên chứng từ
thông qua thông
tin khai báo trên
danh mục và lựa

 Thông tin đa dạng
nhưng yêu cầu
phải khai báo
nhiều để sử dụng
hết tiện ích của
phần mềm.
 Giao diện khơng
thân thiện, cịn
viết tắt khá nhiều.
 Cho phép mặc
định giá bán, chiết
khấu từ Hợp đồng,
Báo giá, Đơn
hàng.

12

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thơng tin kinh tế









Quy trình




Hệ thống
báo cáo







Bùi Thị Cẩm Tú

Đồ án tốt nghiệp

chọn nghiệp vụ
trên chứng từ.
Cho phép mặc
định giá bán, chiết
khấu từ Hợp đồng,
Báo giá, Đơn hàng.
Tích hợp HĐĐT
meInvoice.

Hỗ trợ tự động
nhập HĐ bán hàng
từ các phần mềm
bán hàng như
CUKCUK,
nhanh.vn; HĐ mua
hàng từ file XML
của VNPT, Viettel,
BKAV, Softdream,
Thái sơn; Phiếu
chuyển hàng từ chi
nhánh khác; nhập
chứng từ từ excel.
Hỗ trợ kiểm tra
tính xác thực của
hóa đơn từ MST
nhà cung cấp.
Quy trình nhiều
bước, chia ra nhiều
phân hệ/màn hình
khác nhau.
Có cơng cụ hỗ trợ
kiểm tra sai sót số
liệu cuối kỳ
Đầy đủ hệ thống
báo cáo theo
TT133 và TT200.
Hỗ trợ kê khai thuế
trực tiếp qua phần
mềm mTax.

Hỗ trợ các công cụ

13

 Tích hợp HĐĐT
Fast e-Invoice.
 Hỗ trợ nhập chứng
từ từ file excel.
 Hỗ trợ kiểm tra
tính xác thực của
hóa đơn từ MST
nhà cung cấp.

 Quy trình nhiều
bước, chia ra
nhiều phân hệ/màn
hình khác nhau.
 Có cơng cụ hỗ trợ
kiểm tra sai sót số
liệu cuối kỳ.
 Đầy đủ hệ thống
báo cáo theo
TT133 và TT200.
 Hỗ trợ hai sổ kế
toán: Chứng từ ghi
sổ và Nhật ký
chung.

HVTC CQ55/41.01

Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

kiểm tra báo cáo
và số liệu quyết
toán.

Các chức
năng
phục vụ
nhu cầu
quản trị

 Hỗ trợ chuyển Tờ
khai thuế trực tiếp
sang HTKK.
 Hỗ trợ các cơng cụ
kiểm tra báo cáo
và số liệu quyết
tốn.
 Cho phép phân
quyền chi tiết theo
nhân viên và vị trí
cơng việc.
 Phân quyền bổ
sung theo các chi
nhánh đối với
doanh nghiệp có

nhiều chi nhánh và
dùng chung một
CSDL.
 Cho phép phân
quyền sử dụng
Quyển chứng từ.
 Cho phép phân
quyền Mới, Sửa,
Xóa, Xem, In cho
Danh mục, Phân
hệ, Chức năng,
Báo cáo.

Quản lý
nhân viên
và phân
quyền

 Cho phép phân
quyền chi tiết theo
nhân viên và nhóm
vai trị.
 Phân quyền bổ
sung theo các chi
nhánh đối với
doanh nghiệp có
nhiều chi nhánh và
dùng chung một
CSDL.
 Cho phép phân

quyền Sử dụng,
Thêm, Sửa, Xóa,
Xuất khẩu excel
cho Danh mục,
Phân hệ, Chức
năng, Báo cáo.

Quản lý
lịch sử
nhập xuất
chứng từ

 Hỗ trợ truy xuất
lịch sử điều chỉnh
từ màn hình quản
lý.
 Lưu trữ hành động
của người chỉnh
sửa (ghi sổ, thêm,
…) và các đối
tượng chỉnh sửa (ơ
Hóa đơn, dịng
hàng).

 Hỗ trợ kiểm tra
những chứng từ bị
xóa và người đã
điều chỉnh dữ liệu
trên chứng từ.

14

HVTC CQ55/41.01

Bùi Thị Cẩm Tú


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

Quản lý
hợp đồng

 Theo dõi Hợp
đồng mua, bán.
Hỗ trợ theo dõi
nghiệp vụ phát
sinh, lãi/lỗ, doanh
thu trong quá trình
thực hiện hợp
đồng.
 Cho phép quy định
mặt hàng, giá, số
lượng đã ký trên
hợp đồng để đưa
vào hóa đơn
mua/bán hàng hóa.
 Hỗ trợ tính giá
thành theo Hợp

đồng / Dự án.

Quản lý
ngân sách
và dòng
tiền

 Phân hệ Ngân sách
hỗ trợ kế toán lập
dự toán ngân sách
cho chi tiêu hàng
tháng, so sánh thực
chi và dự toán
cũng như cảnh báo
chi vượt dự tốn.
 Dự báo dịng tiền
cho phép dự báo
dòng tiền trong
tương lai gần dựa
trên các khoản thu
chi định kỳ và
khơng định kỳ.
 Hỗ trợ quản lý dự
tốn, nhập xuất tồn
NVL, công nợ,
tạm ứng cũng như
kết quả kinh doanh

 Hỗ trợ quản lý dự
tốn, nhập xuất

tồn NVL, cơng nợ
cũng như kết quả
kinh doanh trong

15

HVTC CQ55/41.01

Quản lý
dự án

Bùi Thị Cẩm Tú

 Theo dõi Hợp
đồng mua, bán và
khế ước vay.
 Hỗ trợ theo dõi
nghiệp vụ phát
sinh, lãi/lỗ, doanh
thu, nhập xuất tồn
vật tư, cơng nợ, dự
tốn,... trong q
trình thực hiện hợp
đồng.
 Cho phép quy định
mặt hàng, giá, số
lượng đã ký trên
hợp đồng để đưa
vào hóa đơn
mua/bán hàng hóa.

 Hỗ trợ tính giá
thành theo Hợp
đồng / Dự án.


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

trong thời gian
thực hiện và
nghiệm thu Dự án.
 Hỗ trợ tính giá
thành theo Hợp
đồng / Dự án.

thời gian thực hiện
và nghiệm thu Dự
án.
 Cho phép tính giá
xuất kho các NVL
nhập xuất tồn
trong Dự án như
một kho riêng biệt.
 Hỗ trợ tính giá
thành theo Hợp
đồng / Dự án.
 Cho phép tạo riêng
3 mã quản lý đặc
thù để xem các

báo cáo về bút
toán, chứng từ
phát sinh cũng như
NVL nếu có.

 Doanh nghiệp lớn,
chia làm nhiều
phịng ban. Phịng
kế tốn có nhiều
người và có phân
cơng cơng việc rõ
ràng (Kế tốn quỹ,
Kế tốn cơng nợ,
Kế tốn giá thành,
…)
 Doanh nghiệp có
quy trình tính giá
thành khơng q
phức tạp, cần tính
giá thành theo hợp
đồng, hạng mục,
dự án,...
 Doanh nghiệp có
yêu cầu quản trị
nâng cao, muốn
dùng kết hợp nhiều

 Doanh nghiệp lớn,
chia làm nhiều
phịng ban. Phịng

kế tốn có nhiều
người và có phân
cơng cơng việc rõ
ràng (Kế tốn quỹ,
Kế tốn cơng nợ,
Kế tốn giá thành,
…)
 Doanh nghiệp có
quy trình tính giá
thành phức tạp,
nhiều bước, cần
tính giá thành theo
hợp đồng, hạng
mục, dự án,...
 Doanh nghiệp có
yêu cầu quản trị
nâng cao.

16

HVTC CQ55/41.01

Các yếu
tố quản trị
đặc thù

Kết luận

Phù hợp

Bùi Thị Cẩm Tú


Khoa hệ thống thơng tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

phịng ban.

Bùi Thị Cẩm Tú

17

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

1.1.5. Các thành phần của phần mềm kế toán

Một phần mềm kế toán bao gồm các thành phần sau:
Hệ thống giao diện (Interface): là giao diện tương tác giữa người sử
dụng và phần mềm, được tạo ra từ các đối tượng như: form, page frame…
Một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại: form đăng nhập, form
chương trình chính, form nhập liệu, form truy vấn dữ liệu, form điều khiển in
báo cáo…
Cơ sở dữ liệu (Database): Là tập hợp các thơng tin có mối quan hệ với
nhau, được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ của máy tính để thuận

tiện cho việc cập nhật, tìm kiếm và truy xuất dữ liệu. Là nơi lưu giữ toàn bộ
dữ liệu nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.
Các dữ liệu này được chia thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội
bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị… và các dữ liệu
phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản
xuất, mua bán, giao dịch...Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng có mối quan hệ
với nhau. Trên cơ sở các bảng trong cơ sở dữ liệu cịn có các Query và View
là các thành phần được sử dụng tương đươg như các bảng trong CSDL nhưng
đã được lựa chọn chắt lọc các thông tin cần thiết.
Chương trình (Code): Là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một ngơn
ngữ lập trình mà máy có thể hiểu được để thực hiện các thao tác cần thiết theo
thuật toán đã chỉ ra.
Hệ thống báo cáo (Reports): Là nơi các thơng tin được đưa ra từ chương
trình ứng dụng theo khuôn dạng được thiết kế từ trước để cung cấp thông tin
yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ
các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu
cầu của người sử dụng.

Bùi Thị Cẩm Tú

18

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

Các thành phần khác có thể có hoặc khơng như: thư viện lớp, thực đơn,

thực đơn tắt, tài liệu hướng dẫn sử dụng…
1.1.6. u cầu về phần mềm kế tốn
Theo thơng tư số 103/2005/TT-BTC của BTC ban hành ngày 24/11/2015
về “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT”.
1.1.7. Qui trình xây dựng phần mềm kế tốn
Quy trình xây dựng phần mềm kế toán gồm 7 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Khảo sát và lập kế hoạch dự án
• Khảo sát
Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm
kế tốn, là q trình tìm hiểu u cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm,
trên cơ sở đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Khảo sát
hiện trạng bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Thu thập thông tin về cơ chế hoạt động nghiệp vụ của hệ thống cũ,
các thành phần chức năng của hệ thống cũ…
- Thu thập thông tin về mơi trường và các tác nhân có ảnh hưởng tới hệ
-

thống cũ.
Xác định yêu cầu về hệ thống cần phát triển trong tương lai.
Xác định cách thức làm việc của hệ thống cũ.
Nghiên cứu tính khả thi và lập tài liệu trong phát triển dự án.
Đánh giá kết quả khảo sát và lập tài liệu khảo sát.
Lập kế hoạch phát triển dự án.

Mục tiêu của giai đoạn này là để trả lời các câu hỏi: Các vấn đề nghiệp
vụ là gì? Nó là vấn đề hay cơ hội? Ngun nhân chính của vấn đề là gì? Có
cần thiết phát triển một hệ thống thơng tin quản lí mới? Giải pháp? …
Khảo sát hiện trạng được chia làm 2 giai đoạn: Khảo sát sơ bộ nhằm
hình thành dự án phát triển hệ thống và khảo sát chi tiết: nhằm để thu thập

Bùi Thị Cẩm Tú

19

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ việc phân tích thiết kế hệ thống.
Khi tiến hành khảo sát cần trung thực, khách quan, khơng bỏ sót thơng
tin, khơng trùng lặp và các thông tin thu được cần phải được tổng hợp.
Các nguồn điều tra khi tiến hành khảo sát là từ người dùng hệ thống, sổ
sách tài liệu, hệ thống phần mềm và các văn bản báo cáo.
Việc thu thập, khảo sát thông tin được thực hiện bằng cách kết hợp nhiều
phương pháp: Nghiên cứu tài liệu viết, phương pháp quan sát, phương pháp
phỏng vấn, phương pháp sử dụng bảng hỏi, phiếu điều tra.
Các thông tin sau khi thu thâp sẽ được sử dụng để lập kế hoạch triển khai
dự án.
• Lập kế hoạch triển khai dự án.
Lập kế hoạch triển khai dự án là quá trình bao gồm: tạo hợp đồng triển
khai dự án, lập dự trù về thiết bị, cơng tác huấn luyện sử dụng chương trình,
tổ chức nhóm làm việc, điều hành dự án và tiến trình thực hiện dự án.
Nội dung của việc lập dự án:
Xác định mục tiêu dự án: Xác định lợi ích nghiệp vụ; Xác định lợi ích
người dùng; Xác đinh lợi ích kinh tế.
Xác định phạm vi và hạn chế dự án: Phạm vi triển khai; Hạn chế (kĩ
thuật, nghiệp vụ, thời gian, chi phí,…)

Xác định yêu cầu dự án: Yêu cầu hệ thống; yêu cầu người dùng; Yêu cầu
kĩ thuật.
Đưa ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ: Đề xuất các chức năng chính
và cấu trúc chung của hệ thống cần xây dựng.
Đánh giá tính khả thi, ước lượng rủi ro: Khả thi nghiệp vụ; khả thi kĩ

Bùi Thị Cẩm Tú

20

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

thuật; khả thi về kinh tế.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống là giai đoạn quan trọng nhất trong q trình xây dựng
phần mềm kế tốn. Phân tích giúp làm rõ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của
hệ thống. Trong nhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng
của hệ thống nhằm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục
tiêu kinh doanh và quản lý. Phân tích hệ thống nhằm:
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ hệ thống.
- Xác định dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý: như hệ
thống tài khoản, chứng từ, hóa đơn, báo cáo…
- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của
nghiệp vụ hoạt động của hệ thống, các ràng buộc quan hệ giữa hệ
thống về mơi trường.

Phân tích hệ thống bao gồm 2 hoạt động tương đối độc lập: phân tích
hệ thống về chức năng và phân tích hệ thống về dữ liệu.
 Phân tích hệ thống về chức năng:
Xác định chứng năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ
thống. Q trình phân tích này để trả lời câu hỏi “ Hệ thống làm gì ?”. Quá
trình phân tích hệ thống về chức năng trải qua các bước sau đây:
• Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống: là sơ đồ được dùng để hỗ trợ cho quá
trình xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu. Việc sử dụng sơ đồ ngữ cảnh giúp
làm rõ biên giới của hệ thống và hỗ trợ việc nghiên cứu các mối quan
hệ của hệ thống với thế giới bên ngồi. Từ đó cũng có thể làm rõ các
hoạt động của hệ thống.
• Biểu đồ phân cấp chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ
dùng để diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của hệ thống cần
phát triển dưới dạng hình cây. Mỗi cơng việc được chia ra làm các công

Bùi Thị Cẩm Tú

21

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

việc con. Số mức chia phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của hệ
thống.
• Biểu đồ luồng dữ liệu: là biểu đồ biểu diễn q trình xử lý thơng tin
của hệ thống, mỗi biểu đồ bao gồm có các tiến trình, tác nhân, luồng dữ

liệu, kho dữ liệu của hệ thống. Đây là công cụ cho phép mô tả hệ thống
toàn diện và đầy đủ nhất. Biểu đồ luồng dữ liệu được chia làm 3 mức:
Mức khung cảnh (mức 0), mức đỉnh (mức 1) và mức dưới đỉnh ( mức 2
và dưới 2).
• Ma trận thực thể chức năng: Ma trận thực thể chức năng là một bảng
bao gồm có các hàng và các cột. Trong đó, mỗi cột tương ứng với một
thực thể dữ liệu, mỗi hàng ứng với một chức năng ở mức tương đối chi
tiết.Mỗi ô giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng
và thực thể tương ứng. Giá trị của mỗi ô thể hiện mối quan hệ giữa
hàng và cột tương ứng, giá trị của một cột có thể là R (Read), U
(Update), C (Create).
• Tài liệu đặc tả chức năng: Dựa trên tài liệu khảo sát về nghiệp vụ, nhà
phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi
chức năng con- chức năng lá. Một tài liệu đặc tả chức năng thường
được trình bày một cách ngắn gọn, không vượt quá một trang A4 gồm 2
phần:
Phần tiêu đề: Tên chức năng, các dự liệu vào, các dữ liệu ra
Phần thân: mô tả nội dung xử lý như các bảng quyết định, các sơ đồ
khối, các ngơn ngữ tự nhiên cấu trúc hóa.
 Phân tích hệ thống về dữ liệu:
Mục đích của việc phân tích hệ thống về dữ liệu là để làm rõ cấu trúc
của dữ liệu, đặc biệt là cách tổ chức, lưu trữ và mối liên kết giữa các dữ
liệu trong hệ thống. Việc phân tích hệ thống về dữ liệu được tiến hành độc
lập với phân tích hệ thống về chức năng.

Bùi Thị Cẩm Tú

22

HVTC CQ55/41.01

Khoa hệ thống thơng tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

Có 3 công cụ dùng để tiến hành mô tả dữ liệu:
• Từ điển dữ liệu: Là một tư liệu về đối tượng xuất hiện trong các giai
đoạn phân tích, thiết kế, cài đặt và bảo trì hệ thống. Từ điển dữ liệu
là cần thiết cho quá trình triể khai các hệ thống lớn, có nhiều người
tham gia
• Mơ hình thực thể liên kết (E-R): Là mơ hình mơ tả tập hợp dữ liệu
dùng trong một hệ thống theo cách gom cụm chúng xung quanh vật
thể. Nói cách khác, mơ hình E-R là cơng cụ biểu diễn các thực thể,
thuộc tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. . Mô hình bao gồm
các thành phần cơ bản sau: Thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính, kiểu
thuộc tính, liên kết, kiểu liên kết.
• Mơ hình dữ liệu quan hệ: là một trong những cơng cụ quan trọng
trong q trình phân tích dữ liệu hệ thống. Mơ hình này phát triển
theo cách thức từ dưới lên. Mơ hình dữ liệu quan hệ được chuyển đổi
từ mơ hình thực thể liên kết thơng qua 6 quy tắc:
− Quy tắc 0: Áp dụng cho kiểu thuộc tính phức hợp
− Quy tắc 1: Áp dụng cho mỗi kiểu thực thể
− Quy tắc 2: Áp dụng cho kiểu liên kết 1-1
− Quy tắc 3: Áp dụng cho kiểu liên kết 1-n
− Quy tắc 4: Áp dụng cho kiểu liên kết n-n
− Quy tắc 5: Áp dụng cho kiểu thuộc tính đa trị
− Quy tắc 6: Áp dụng cho kiểu liên kết n ngôi (n>2)
 Sau giai đoạn phân tích, kết quả sẽ thu được:
Chức năng nghiệp vụ của hệ thống

Mơ hình dữ liệu của hệ thống
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống là q trình chuyển mơ tả logic của hệ thống thành
mơ tả vật lý.
Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc: thiết kế kiến trúc hệ thống,

Bùi Thị Cẩm Tú

23

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

thiết kế CSDL, thiết kế cấu trúc xử lý của các module chương trình, thiết kế
giao diện. Việc thực hiện các cơng việc trên có quan hệ mật thiết với nhau nên
thường được thực hiện đồng thời.
• Thiết kế kiến trúc hệ thống

Nhằm xác định kiến trúc hệ thống trong đó bao gồm các hệ thống con
và các hệ thống con có mối liên hệ với nhau. Mỗi hệ thống con được chia
thành hai phần: phần thực hiện bằng máy tính và phần thực hiện thủ công.
Kiến trúc hệ thống là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới
các kĩ thuật thực hiện.
Sơ đồ kiến trúc hệ thống thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có
hướng, trong đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc
trao đổi thông tin hoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia.

• Thiết kế CSDL hệ thống:
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc
tả dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là q trình chuyển mơ hình quan hệ
thành lược đồ dữ liệu vật lý. Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ
và phụ thuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngồi máy
tính. Nội dung của bước này bao gồm:
Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:
 Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong
lược đồ CSDL quan hệ.
 Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
 Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mơ hình
Bùi Thị Cẩm Tú

24

HVTC CQ55/41.01


Khoa hệ thống thông tin kinh tế

Đồ án tốt nghiệp

quan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước
thiết kế trường:
Thiết kế tệp tin vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mơ hình quan hệ được
chuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu,
Kích thước dữ liệu, Khn dạng, Ràng buộc, Mơ tả.

• Thiết kế cấu trúc xử lý của các mơ đun chương trình:
Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,
mỗi mơ đun chương trình được mơ tả chi tiết xử lý bao gồm có:
Thơng tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràng
buộc đối với dữ liệu đầu vào.
Sơ đồ giải thuật xử lý: Mơ tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệu
của mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã.
Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và các
điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.
• Thiết kế giao diện chương trình
Giao diện người dùng là nơi giao tiếp hay tương tác để trao đổi thông tin
giữa hệ thống với người dùng. Căn cứ vào mô tả cấu trúc và mô tả thiết kế dữ
liệu tiến hành thiết kế giao diện người dùng. Gồm các thành phần: thiết kế các
form như form chương trình chính, form mức con, thiết kế thực đơn (Menu)
chương trình cho các mẫu biểu, thiết kế các mẫu báo cáo. Thiết kế giao diện
phải thỏa mãn các điều kiện: dễ sử dụng, dễ học, tốc độ thao tác, dễ phát triển.
Các loại giao diện:
Giao diện hệ thống có sử dụng văn bản, màu sắc đồ họa, để tương tác với
người dùng thông qua các cửa sổ, biểu tượng, thực đơn; hộp thoại; màn hình
nhập dữ liệu; màn hình báo cáo
Bùi Thị Cẩm Tú

25

HVTC CQ55/41.01