Hệ thống quản lý sinh viên

Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
Mục lục
Mục lục ..................................................................................... 1
Lời nói đầu ............................................................................... 4
Ch ơng 1 .................................................................................... 7
Phân Tích Yêu Cầu ................................................................. 7
1.1 Tính cấp thiết của đề tài ........................................................ 7
1.2 Mục đích và yêu cầu của đề tài ......................................... 7
1.3 Khảo sát hệ thống thực tế ................................................... 8
1.3.1 Quản lý hồ sơ sinh viên ....................................................... 8
1.3.2 Quản lý lớp học ..................................................................... 8
1.3.3 Quản lý môn học và hệ số môn học ..................................... 8
1.3.4 Quản lý điểm của sinh viên .................................................. 8
1.3.5 Cách thức tìm kiếm thông tin về học sinh ............................ 9
1.4 Nh ợc điểm của ph ơng pháp thủ công ............................. 9
1.5 u điểm của ph ơng pháp thủ công ...................................... 9
1.6 Yêu cầu đổi mới hệ thống ................................................... 10
1.7 u điểm của hệ thống mới ...................................................... 10
1.8 Nh ợc điểm của hệ thống mới .............................................. 10
Ch ơng 2 .................................................................................. 11
Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Sinh Viên .... 11
2.1 Phân tích và thiết kế hệ thống ....................................... 11
2.1.1 Khái niệm .......................................................................... 11
2.1.2. Mục đích ............................................................................ 12
2.1.3. Ph ơng pháp ........................................................................ 12
2. 2 Phân tích chức năng nghiệp vụ ..................................... 13
1
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng ............................................... 13
2.2.1.1 Định nghĩa .............................................................. 13
2.2.1.2 Đặc điểm ................................................................... 14

2.2.1.3 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống ................... 15
2.2.2 Biểu đồ Luồng dữ liệu ........................................................ 16
2.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh .................... 19
2.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ............................... 19
2.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh ......................... 21
2.2.2.3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý
hồ sơ ...................................................................................... 21
2.2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý
điểm ...................................................................................... 22
2.2.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý
mô học .................................................................................. 23
2.3 Mô hình thực thể liên kết ................................................. 23
2.3.1 Phát hiện kiểu thực thể liên kết ........................................... 24
2.3.2 Phát hiện kiểu liên kết, xác định mối quan hệ giữa các thực
thể ........................................................................................... 24
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu ER .................................................... 27
2.4 Cơ sở dữ liệu .............................................................................. 27
2.4.1 Khái niệm Cơ sở dữ liệu ..................................................... 27
2.4.2 Sự cần thiết của CSDL ........................................................ 28
2.4.3 Các b ớc xây dựng một CSDL ............................................. 28
2.4.4 Hệ quản trị CSDL ............................................................... 29
2.4.5 Phân loại cơ sở dữ liệu ....................................................... 30
2.4.5.1 Cơ sở dữ liệu mạng .................................................. 30
2.4.5.2 Cơ sở dữ liệu phân cấp ............................................. 30
2.4.5.4 Cơ sở dữ liệu quan hệ .............................................. 31
2
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.4.5.4.1 Các khái niệm cơ bản ........................................... 31
2.4.5.4.2 Các thành phần của CSDL .................................... 33
2.4.6 Thiết kế các File dữ liệu .................................................... 35

2.5 Ngôn ngữ lập trình VisualBasic ...................................... 38
2.5.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic ... 38
2.5.2 Đặc điểm của một ch ơng trình Visual Basic ..................... 39
2.6 Thiết kế giao diện cho ch ơng trình .............................. 40
2.6.1 Giao diện chính của ch ơng trình ......................................... 40
2.6.2 Form Nhập hồ sơ Sinh Viên ............................................... 41
2.6.3 Form Nhập Lớp ................................................................... 42
2.6.4 Form Nhập Điểm ................................................................ 43
2.6.5 Form Nhập Môn Học .......................................................... 44
2.6.6 Form Nhập Khoa ................................................................ 45
2.6.8 Form Nhập Khoá Học ......................................................... 46
2.6.9 Form Nhập Dân Tộc ........................................................... 47
2.6.10 Form Nhập Tôn Giáo ........................................................ 48
2.6.11 Form Tìm Kiếm ................................................................ 49
2.7 Thiết kế các Modul ................................................................. 50
2.7.1 Modul hồ sơ sinh viên ......................................................... 50
2.7.2 Modul điểm ......................................................................... 68
Ch ơng 3 .................................................................................. 79
H ớng dẫn cài đặt và bảo trì .................................................. 79
3.1 Cài đặt ............................................................................................ 79
3.2 Bảo trì và bảo d ỡng máy tính ......................................... 79
Kết luận .................................................................................. 81
Tài liệu tham khảo ................................................................ 82
3
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
Lời nói đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển về mọi mặt của xã hội, ngành công ngệ thông
tin đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong đời sống con ngời. Là một
ngành khoa khọc kỹ thuật xây dựng trên những hệ thống xử lý dữ liệu tinh sảo
(Data processing system).

Nền khoa khọc máy tính ngày nay đang giữ một vị trí trung tâm trong
hầu hết các lĩnh vực của xã hội.
Trong thời đại Công nghệ thông tin bùng nổ trên toàn cầu thì các quốc gia
trên thế giới dù là phát triển hay đang phát triển đều cố gắng áp dụng tin học vào
mọi mặt của đời sống xã hội. Tin học luôn có mặt mọi lúc, mọi nơi nhằm hỗ trợ
cho các ngành nghiên cứu đạt đợc những thành tựu to lớn cũng nh để hiện đại hoá
quy trình quản lý sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Chính
vì vậy, trong thời gian gần đây mọi ngành nghề đã chú trọng đến việc xây dựng các
phần mềm ứng dụng tin học trong công tác quản lý.
Với những lợi ích hiển nhiên do Công nghệ thông tin mang lại, các nhà quản
lý đã kịp thời đa những ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý kinh
doanh. Tuỳ thuộc vào quy mô, mục đích thị trờng, mức độ phục vụ, quyền sở hữu
mà ta phân tích thiết kế sao cho ngời quản lý nắm đợc nhanh chóng chính xác
đồng thời giảm đợc các chi phí, các thao tác thủ công và đạt hiệu quả kinh tế cao
nhất.
Thế kỷ XXI là thế kỷ của sự phát triển khoa học kỹ thuật trong đó Tin học
đóng một vai trò quan trọng, nó đạt đợc nhiều thành tựu to lớn. Việc áp dụng các
công nghệ khoa học kỹ thuật vào đời sống của con ngời ngày càng tăng và không
ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống. Công nghệ thông tin là
một trong những nghành khoa học đó. Song song với sự phát triển
4
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc các sản phẩm phần mềm ứng
dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng nghành khoa học này.
Phần mềm tin học đợc ứng dụng rộng rãi trong quản lý, học tập Nó giúp cho
con ngời sử dụng có đợc những thông tin nhanh chóng và chính xác, từ đó mà chất
lợng công việc đạt hiệu quả cao.
Có rất nhiều sản phẩm phần mềm ra dời với các ngôn ngữ lập trình khác nhau
nh: Assembly, C++, Visual Basic...: Trong đó Visual Basic gắn liền với khái niệm
trực quan, nghĩa là khi thiết kế chơng trình bạn sẽ thấy ngay đợc kết quả sau từng

thao tác và giao diện khi chơng trình thực hiện. Visual Basic cho phép bạn chỉnh
sửa đơn giản, nhanh chóng về mặt màu sắc kích thớc, hình dáng của các đối tợng
có mặt trong các ứng dụng.
Mặc dù Windows đã xâm nhập khá rộng rãi vào nớc ta, các ứng dụng trong
môi trờng Windows đã và xuất hiện ngày càng nhiều và vô cùng phong phú, tuy
nhiên ở nớc ta ngời ta biết Windows hiện nay chủ yếu thông qua các phần mềm
ứng dụng nh Word, Excel, Access
Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc quản lý. Mọi
thông tin đợc thể hiện và lu trữ dới dạng dữ liệu và trơng trình trên một hệ thống
quản trị cơ sở dữ liệu, làm tăng thêm khả năng quản lý, tra cứu và tinh giản đợc
đáng kể công việc.
Với những lợi ích hiển nhiên do Công nghệ thông tin mang lại, các nhà quản
lý đã kịp thời đa những ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý sinh
viên.
Bài toán Quản lý Sinh Viên nhằm giải quyết và đáp ứng một cách hiệu quả
các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong các trờng Đại Học. Tin học hoá trong
công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con ngời, tiết kiệm đợc thời gian,
độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ
5
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ,
tránh đợc thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin
theo nhu cầu của con ngời.
Là một đề tài mang tính thực tiễn cao, do vậy tôi đã nhận đề tài này phần nào đa ra
đợc những nhận xét, đánh giá tổng thể và từ đó đa ra hệ thống mới có nhiều chức
năng áp dụng cho công tác quản lý dựa trên sự hỗ trợ của máy tính. Với vốn kiến
thức đã đợc học tại trờng, sự đam mê tin học cộng vào đó là những nhu cầu cấp
thiết của xã hội trong giai đoạn mà tin học phát triển nh vũ bão, chúng em mong
muốn thiết kế một chơng trình có thể ứng dụng đợc vào thực tế. Vì vậy em đã chọn
đề tài: Quản lý sinh viên . Chính vì vậy đề tài này sẽ phần nào đa ra đợc những

nhận xét, những đánh giá tổng thể và từ đó đa ra đợc hệ thống mới với các chức
năng nhập, tìm kiếm, xem, sửa, xoá. Trong công tác quản lý dựa trên sự hỗ trợ của
máy tính. Hệ thống quản lý sẽ đợc xây dựng trên ngôn ngữ Visual Basic và cả Hệ
thống quản lý dữ liệu về các nhà khoa học đợc xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ
liệu Microsoft ACCESS, đợc đánh giá cao trong số các phần mềm quản trị CSDL
trên máy PC hiện nay do sức mạnh, tính linh hoạt cùng với mọi mức ngời dùng và
rất dễ sử dụng.
Để có đợc những cơ sở dữ liệu cần thiết cho việc thực hiện đề tài, em đã nhận
đợc sự giúp đỡ của Thầy cô và các bạn. Một lần nữa em xin đợc bày tỏ lòng kính
trọng và biết ơn tới thầy cô giáo đã tận tình dạy dỗ, truyền đạt cho em những kiến
thức quý báu trong suốt bốn năm học tập. Đặc biệt, em xin đợc bày tỏ lòng biết ơn
sâu sắc tới Thầy giáo PGS-TS Đoàn Văn Ban.
Trong phạm vi đồ án em không thể trình bày đợc cặn kẽ về hệ thống quản lý,
Do đó em chỉ nêu lên những vấn đề mà mình đã thực hiện đợc trong việc phân tích
và thiết kế hệ thống xây dựng chơng trình. Mặc dù có nhiều cố gắng nhng đồ án
của em không thể tránh khỏi những thiếu sót kính mong các thầy cô và bạn đa ra ý
kiến để em có thể làm việc thật tốt chuyên ngành mà em chọn. Em rất mong đợc
sự góp ý của thầy cô và các bạn.
6
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
Chơng 1
Phân Tích Yêu Cầu
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và cùng với sự xâm
nhập nhanh chóng của tin học vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội thì việc sử
dụng máy tính trong công tác quản lý đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nó là
một trong những yếu tố không thể thiếu nhằm nâng cao chất lợng và hiệu quả
trong công tác quản lý.
Trong lĩnh vực quản lý sinh viên việc điều chỉnh và bổ xung thông tin thực
hiện rất khó khăn và không rõ ràng, việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian,

độ chính xác kém.
Do đó việc Tin học hoá các hoạt động trong nhà trờng vào Quản lý sinh
viên ngày càng trở nên cần thiết. Việc ứng dụng Tin học trong công tác quản lý
giúp cho con ngời thoát khỏi lao động thủ công, nâng cao hiệu quả của công việc,
tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian.
1.2 Mục đích và yêu cầu của đề tài
Quản lý sinh viên là công việc nhằm quản lý tất cả quá trình hoạt động và học
tập của sinh viên trong các trờng Đại học cũng để nâng cao về công nghệ thông tin.
Quản lý sinh viên trong các trờng Đại học chính là quản lý quá trình học tập,
trong đó có tất cả hồ sơ của sinh viên và diểm trong quá trình học tập tại trờng đều
đợc lu trong chơng trình Quản lý sinh viên
Trong quản lý sinh viên có nhiều đầu điểm, có nhiều môn và có điểm của
nhiều lần thi.
Chơng trình Quản lý sinh viên gồm nhiều lĩnh vực nh quản lý họ tên, ngày
sinh, giới tính, dân tộc, nơi sinh...
7
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
Xây dựng chơng trình Quản lý sinh viên nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý họ
tên, ngày sinh, điểm. Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn đề
đặt ra là tại sao phải quản lý? Và quản lý cái gì và quản lý nh thế nào để công việc
có hiệu quả, tiết kiệm đợc thời gian cho cán bộ công nhân viên.
1.3 Khảo sát hệ thống thực tế
1.3.1 Quản lý hồ sơ sinh viên
Quản lý hồ sơ sinh viên trong trờng Đại học là một vấn đề cần đề cập đến.
Việc quản lý hồ sơ không tốt sẽ làm ảnh hởng đến việc theo dõi sinh viên và những
việc liên quan đến sinh viên đang theo học tại trờng cũng nh những sinh viên đã ra
trờng. Quản lý hồ sơ sinh viên tốt sẽ giúp đỡ chúng ta biết đợc thông tin về sinh
viên đó.
Khi mà chúng ta muốn biết thông tin về ai đó thì chúng ta có thể sử dụng hồ
sơ mà chúng ta quản lý để tìm thông tin về họ. Chẳng hạn nh: Sinh viên thuộc diện

u tiên nào? tình trạng nghỉ học của sinh viên, sinh viên chuyển lớp.
1.3.2 Quản lý lớp học
Lớp học là đơn vị cơ bản để quản lý sinh viên trong trờng Đại học tuỳ theo
từng trờng mà trong lớp học chỉ có sinh viên học theo ngành khác nhau. Một lớp
học thờng bao gồm các thông tin sau : Mã lớp, tên lớp.
1.3.3 Quản lý môn học và hệ số môn học
Môn học là đơn vị học tập của từng sinh viên. Muốn cho một lớp học nào đó
học môn này, thì cần phải có thông tin về môn học này trong danh sách các môn
học của trờng.
1.3.4 Quản lý điểm của sinh viên
Quản lý điểm trong trờng Đại học thì hầu hết các trờng làm đều khá tốt không
còn tình trạng nhầm điểm hay sai điểm. Điểm trong trờng Đại học là hệ thống
8
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
điểm có rất nhiều đầu điểm với nhiều hệ số. Vì vậy việc quản lý cũng hết sức khó
khăn, đặc biệt là khâu tính điểm. Hệ thống điểm trong trờng Đại học gồm những
đầu điểm: Điểm lý thuyết lần 1, điểm thực hành lần 1, diểm lý thuyết lần 2, điểm
thực hành lần 2, điểm trung bình học kỳ, điểm trung bình năm.
1.3.5 Cách thức tìm kiếm thông tin về học sinh
Trong các trờng Đại học việc tìm kiếm còn là vấn đề mà chúng ta cần quan
tâm. Việc tìm kiếm một sinh viên gặp rất nhiều khó khăn nh: Các sinh viên khá,
giỏi, những sinh viên là cán bộ lớp ....
1.4 Nhợc điểm của phơng pháp thủ công
Lu giữ thông tin về sinh viên, giáo viên phức tạp phải sử dụng nhiều loại giấy
tờ, sổ sách nên rất cồng kềnh, nơi lu giữ không đợc thuận tiện, cần nhiều nhân
viên.
Khi cần tìm kiếm thông tin về sinh viên, giáo viên sẽ mất nhiều thời gian vì
phải trực tiếp đi tìm các thông tin đó trong những giấy tờ sổ sách đã đợc ghi chép
lại.
1.5 u điểm của phơng pháp thủ công

Vốn đầu t ít tốn kém hơn, các thiết bị tin học, các phần mềm tin học cho việc
quản lý không cần phải đầu t.
Tóm lại phơng pháp thủ công không phù hợp trong Quản lý sinh viên vì quản
lý bằng phơng pháp thủ công sẽ rất phức tạp, hệ thống này đòi hỏi phải có lực lợng
lớn nhân viên để thực hiện các công việc. Do đó sẽ tạo ra một bộ máy cồng kềnh
hoạt động kém hiệu quả. Khả năng đáp ứng không cao.
Xuất phát từ nhu cầu đổi mới và phù hợp với sự phát triển của xã hội ngày
nay, việc thay đổi hệ thống quản lý thủ công bằng một hệ thống quản lý mới tối u
hơn là một điều tất yếu.
9
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
1.6 Yêu cầu đổi mới hệ thống
Với sự trợ giúp đắc lực của Khoa học và Công nghệ thông tin, đặc biệt là
những ứng dụng của Công nghệ thông tin, hệ thống quản lý sinh viên phải đáp ứng
đợc những yêu cầu sau:
1. Hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công.
2. Chủ động trong việc nắm bắt thông tin.
3. Tìm kiếm trong điều kiện bất kỳ.
4. Lu giữ đợc thông tin trong một thời gian dài.
1.7 u điểm của hệ thống mới
1. Rút ngắn đợc thời gian chờ đợi của sinh viên.
2. Sử dụng máy tính vào các công việc tìm kiếm các thông tin chi tiết về sinh
viên sẽ dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện. Việc lu trữ sẽ đơn giản, không
cần phải có nơi lu trữ lớn, các thông tin về sinh viên sẽ chính xác và nhanh
chóng.
3. Việc thống kê định kỳ từng kỳ, từng năm thuận tiện, nhanh chóng.
4. Với chức năng xử lý hệ thống mới sẽ rút ngắn công việc của nhân viên quản
lý và giảm số lợng nhân viên quản lý, tránh tình trạng d thừa.
1.8 Nhợc điểm của hệ thống mới
Kinh phí để xây dựng một hệ thống quản lý thiết bị mới cho nhà trờng bao

gồm máy móc, phần mềm... rất tốn kém.
10
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
Chơng 2
Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý
Sinh Viên
2.1 Phân tích và thiết kế hệ thống
Phân tích hệ thống là bớc cơ bản quan trọng trong quá trình xây dựng triển
khai một hệ thống quản lý thông tin trên máy tính. Hiệu quả của hệ thống phụ
thuộc vào kết quả phân tích ban đầu. Nếu phân tích thiết kế hệ thống tốt thì sản
phẩm là chơng trình quản lý sẽ đợc triển khai đúng mục đích, đúng đối tợng và có
hiệu quả sử dụng cao hơn. Hơn nữa, chơng trình sẽ sáng sủa hơn, dễ hiểu, dễ bảo
trì, giúp cho ta nhẹ đợc các chi phí phần mềm. Với hệ thống này, tiến hành theo h-
ớng phân tích từ trên xuống (phân tích Top-Down), phân rã hệ thống từ tổng thể
đến chi tiết, từng bớc phân hoá các chức năng của hệ thống thành những chức năng
nhỏ hơn và tiến tới xây dựng các môdul chơng trình nhằm xây dựng chơng trình
một cách hiệu quả.
Sau khi tiến hành khảo sát hoạt động của chơng trình Quản lý sinh viên
trong thực tế, mô hình mới đợc đa ra với các chức năng xử lý đợc phân rã thành các
chức năng nhỏ nh sau :
- Sinh viên.
- Khoa.
- Giao viên.
- Hồ sơ.
2.1.1 Khái niệm
Phân tích hệ thống là một công cụ và kỹ thuật hiện đại cho phép tiếp cận, tổ
chức và thiết kế hệ thống thông tin một cách hiệu quả .([1])
11
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.1.2. Mục đích

Phân tích hệ thống nhằm mục đích thực hiện tốt các công việc nhất định.
Trong quá trình phân tích hệ thống, việc tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu đầy đủ là một
trong những công việc quan trọng nhất. Nó cung cấp cho ta một phơng pháp thiết
lập mối quan hệ giữa các chức năng hệ thống với thông tin mà hệ thống sử dụng.
([1])
2.1.3. Phơng pháp
Sử dụng phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc. Quá trình phân tích và
thiết kế có 3 giai đoạn chính :
Giai đoạn chiến lợc cần phải vạch ra mục tiêu của hệ thống, xác định xem cần
phải làm cái gì, làm trong bao lâu, có những thuận lợi và khó khăn gì. Nói tóm lại
cần xác định đúng sự cần thiết của hệ thống, mục tiêu và nhân tố thành công của
hệ thống .([2])
Giai đoạn phân tích sẽ đi sâu vào phân tích chi tiết hệ thống. Trớc hết, ngời
phân tích cần phải tìm hiểu và khảo sát mô hình nghiệp vụ của hệ thống hiện tại,
xác định quá trình xử lý, các đơn vị, các bộ phận xử lý và các dòng thông tin liên
quan đến các chức năng xử lý. Quá trình này đợc thông qua tìm hiểu thực tế. Giai
đoạn phân tích là giai đoạn quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình phát triển, việc
hệ thống có đợc phát triển đúng theo yêu cầu của ngời dùng hay không hoàn toàn
phụ thuộc vào giai đoạn này. Trong giai đoạn phân tích thờng có rất nhiều việc
phải làm nhng có hai nhiệm vụ chủ yếu nhất là :
. Phân tích chức năng nghiệp vụ
. Phân tích về thực thể và mối quan hệ giữa chúng.
12
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2. 2 Phân tích chức năng nghiệp vụ
Mục tiêu của quá trình này là đa ra một mô hình chính xác của các chức năng
nghiệp vụ và phân rã các chức năng này thành các chức năng nguyên tố . Sơ đồ
chức năng có đặc điểm :
* Cho ta cách nhìn tổng quát nhất về chức năng, nhiệm vụ xử lý thông
tin .

* Dễ thành lập, dễ hiểu .
Trong giai đoạn này, nếu chỉ có sơ đồ phân cấp chức năng thì cha đủ. Muốn thể
hiện đợc đầy đủ mô hình hoá công tác quản lý cả về mặt chức năng và dữ liệu, ta
cần thực hiện bớc tiếp theo trong tiến trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về các
thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã đợc nêu và những thông tin cần
cung cấp để hoàn thiện chúng. Công cụ mô hình đợc thực hiện trong trong mục
đích này là một công cụ đợc sử dụng nhiều nhất và đợc nhiều ngời biết đến nhất đó
là sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram).
2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
2.2.1.1 Định nghĩa
Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là một biểu đồ cho phép ta phân rã dần
dần các chức năng từ chức năng mức cao của hệ thống thành các chức năng chi tiết
nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu đợc một cây chức năng. Cây này chia thành
các mức, mức trên cùng gọi là mức gốc, để mô tả chức năng tổng quát của toàn bộ
hệ thống, mức hai là các mức tổng quát. Với mỗi cây chức năng ở mức hai sẽ đợc
phân rã thành các chức năng ba, quá trình tiếp tục nh vậy đến mức i phân rã thành
mức i+1. ([2])

13
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.2.1.2 Đặc điểm
- BPC cho ta một cách nhìn tổng quát về chức năng, nhiệm vụ xử lý thông
tin cần phải tiến hành.
- BPC biểu diễn các chức năng dới dạng tĩnh vì thế ta không thấy đợc sự
ràng buộc quan hệ giữa các chức năng.
- BPC gần gũi với sơ đồ tổ chức nhng không đồng nhất với sơ đồ tổ chức.
Từ yêu cầu của bài toán quản lý sinh viên, ta có những thông tin về sinh
viên nh sau:
- Thông tin về hồ sơ sinh viên trong các trờng Đại học các thông tin chi
tiết về hồ sơ đợc lu trữ trong kho hồ sơ với các thuộc tính nh: họ tên,

ngày sinh, giới tính, dân tộc, tôn giáo, nơi sinh.
- Thông tin về điểm:
- Thông tin về dân tộc:
- Thông tin về tôn giáo:
- Thông tin về khoa_ngành học
- Thông tin về khoá học
- Thông tin về lớp
- Thông tin về môn học
- Thông tin về học lỳ
14
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.2.1.3 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Hình 1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Phòng đào tạo
Khoa
Giao viên
Tìm kiếm
Quản
lý
điểm
Quản
lý
môn
học
Quản
lý
khoá
Tìm
sinh
viên

Tìm
điểm
Quản
lý hồ
sơ
Quản
lý hồ
sơ các
khoa
ngành
Điểm
thi lần
1
Điểm
thi lần
2
Quản
lý
thành
tích
Quản
lý
giáo
viên
Quản
lý lớp
học
15
Sinh viên
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng

2.2.2 Biểu đồ Luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống
trong các mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thông tin
cho nhau. Đây là một loại sơ đồ động vì nó xác định mối quan hệ giữa các chức
năng. BLD chỉ ra cách vận chuyển thông tin từ một quá trình hoặc một chức năng
khác trong hệ thống, đồng thời nó cũng chỉ ra những thông tin nào cần có sẵn trớc
khi cho thực hiện một hành động hay một tiến trình tức là mục đích của BLD giúp
ta thấy đợc những gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ những chức năng và
thông tin nào cần thiết cho quản lý. ([1,2])
Biểu đồ luồng dữ liệu đối với một hệ thống nhỏ, đơn giản thông thờng đợc
xây dựng dễ dàng, không cồng kềnh dễ xem xét. Tuy nhiên, đối với hệ thống lớn
phức tạp chẳng hạn nh các hệ thống kinh doanh thì cách tốt nhất là nên tuân theo
cac hớng dẫn đơn giản để có đợc một biểu đồ tốt :
+ Xác định các thành phần tĩnh trong hệ thống, có nghĩa là các đối tợng
chứa dữ liệu.
+ Xác định các thao tác xử lý chính mà nó sử dụng và dữ liệu sinh ra, đồng
thời xác định các dòng dữ liệu giữa chúng.
+ Mở rộng Khai triển và làm mịn dần các tiến trình của biểu đồ.
+ Chỉnh lý lại biểu đồ, từng bớc thích hợp và bảo đảm tính logic.
Một kỹ thuật đợc sử dụng khá phổ biến để phân rã biểu đồ là kỹ thuật phân
mức. Có 3 mức cơ bản đợc đề cập đến :
Mức 1: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Context Data Flow
Diagram).
Mức 2 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top Level Data Flow Diagram).
Mức 3 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (Levelling Data Flow Diagram).
BLD mức khung cảnh (mức 1) : Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát
nhất, ta xem cả hệ thống nh một chức năng. Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất
16
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
một chức năng. Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác

nhân ngoài đến hệ thống đợc xác định .
BLD mức đỉnh (mức 2- BLD nhiều chức năng) : Đợc phân rã từ BLD mức
khung cảnh với các chức năng phân rã tơng ứng mức 2 của BPC. Các nguyên tắc
phân rã :
- Các luồng dữ liệu đợc bảo toàn.
- Các tác nhân ngoài bảo toàn.
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu.
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết.
BLD mức dới đỉnh (mức 3): Đợc phân rã từ BLD mức đỉnh. Các chức năng
đợc định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trờng hợp
biểu đồ đơn giản. Các thành phần của biểu đồ đợc phát triển nh sau.
- Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dới thấp
hơn.
- Luồng dữ liệu:
+ Vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dới (phân rã).
+ Thêm luồng nội bộ .
- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ.
- Tác nhân ngoài: Xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dới không
thể thêm gì.
* Kí pháp
17
Chức năng xử lý
Luồng dữ liệu
Kho, tệp dữ
liệu
Qu¶n Lý Sinh Viªn Lª V¨n B»ng

18
CËp nhËt vµo
kho

Khai th¸c th«ng tin tõ kho
T¸c nh©n trong
T¸c nh©n ngoµi
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đợc xây dựng nhằm mô tả công việc
chung của toàn bộ hệ thống và các tác nhân ngoài cùng các luồng thôn tin.

Hình 2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
2.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là sự chi tiết hoá các chức năng xử lý ở mức
khung cảnh, còn các luồng dữ liệu vào ra và các tác nhân ngoài hệ thống ở mức
Sinh viên
Quản lý sinh
viên
Giáo viên
Giáo vụ
Đăng ký hồ sơ
Trả lại hồ sơ
Nộp học phí
Thông báo điểm
Thông báo nộp học phí
Yêu cầu báo cáo Báo cáo
Tiếp nhận
sinh viên
Thông
báo
Báo cáo
19
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng

khung cảnh vẫn đợc bảo toàn đồng thời có bổ sung thêm các luồng dữ liệu và các
kho dữ liệu nội bộ.
Hình 3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sinh viên
Giáo viên
Quản lý
Hồ sơ
1
Quản
lýĐiểm
2
Quản lý
Môn học
3
Tìm kiếm
4
Giáo vụ
Hồ sơ
Kết quả họctập
Đáp ứng yêu
cầu
Yêu cầu đăng
ký
Yêu cầu thi
Đáp ứng yêu cầu
Yêu cầu chấm điểm
Chấm điểm
Sinh viên học
Yêu cầu học
Yêu cầu dạy

Giáo viên dạy
Trả lời
Yêu cầu tìm
Môn học
20
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
2.2.2.3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý hồ sơ

Hình 4: Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý hồ sơ
Sinh viên
Quản lý hồ sơ
các khoa ngành
1.1
Hồ sơ
Yêu cầu đăng ký
Đáp ứng yêu cầu
Quản lý các loại
hình đào tạo
1.2
Yêu cầu đăng ký
21
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý điểm
Chức năng Quản lý điểm đợc phân rã thành 3 chức năng con là : Quản lý
thành tích, Điểm thi lần 1 và Điểm thi lần 2.

Hình 5: Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý điểm
Sinh viên
Điểm thi

lần 1
2.1
Điểm thi
lần 2
2.2
Quản lý kết
quả học tập
2.3
Điểm
Thi lần 1
Yêu cầu thi lần 1
Thi lần 2
Yêu cầu thi lần 2
Báo thành
tích
22
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
2.2.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý mô học
Chức năng Quản lý môn học đợc phân rã thành 2 chức năng con là: Quản lý
lớp học, Quản lý giáo viên.
Hình 6: Sơ đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý môn học
2.3 Mô hình thực thể liên kết
Mô hình thực thể liên kết là một kỹ thuật để xác định những thông tin cần
thiết cho hệ thống. Cùng với biểu đồ phân rã chức năng, nó tham gia quyết định
chất lợng và mức độ phù hợp của hệ thống. Mô hình thực thể liên kết bao gồm :
- Kiểu thực thể.
- Kiểu liên kết.
- Các thuộc tính.
Mục đích của việc xây dựng mmô hình thực thể liên kết là :
- Xác định dữ liệu nào cần xử lý.

- Xác định các mối liên quan nội tại (cấu trúc).
Sinh viên
Quản lý
lớp học
3.1
Quản lý
giáo viên
3.2
Môn học
Đáp ứng yêu cầu
Yêu cầu học
Giáo viên dạy
23
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
- Nhằm cung cấp một mô hình thông tin đúng đắn mà hệ thống yêu cầu,
mô hình này hoạt động nh một bộ khung trong quá trình phát triển hệ thống
mới.
- Cung cấp một mô hình độc lập với bất kỳ phơng pháp lu trữ và xử lý thông
tin nào, nó cho phép mở rộng khả năng lựa chọn kỹ thuật cho việc xử lý dữ liệu
trong giai đoạn thiết kế. ([2])
2.3.1 Phát hiện kiểu thực thể liên kết
Dựa vào các hoạt động cụ thể của hệ thống quản lý sinh viên và các biểu đồ
luồng dữ liệu đã đợc phân tích ở trên chúng ta xác định đợc các kiểu thực thể cho
bài toán nh sau :
- Thực thể: Sinh viên
- Thực thể: Ngày sinh
- Thực thể: Dân tộc
- Thực thể: Dân tộc
- Thực thể: Điểm
- Thực thể: Khoa

- Thực thể: Khoá học
- Thực thể: Ngày nhập học
- Thực thể: Kết quả thi
2.3.2 Phát hiện kiểu liên kết, xác định mối quan hệ giữa các thực
thể
Trên thực tế có rất nhiều các liên kết giữa các thực thể nhng ta chỉ ghi nhận
các kiểu thực thể có ích cho công tác quản lý và liên kết các thực thể vừa đợc phát
hiện ở trên.([2])
Có 3 dạng liên kết nh đã biết :
24
Quản Lý Sinh Viên Lê Văn Bằng
+ Liên kết 1-1 : Mỗi thực thể của kiểu thực thể A chỉ liên kết với một thực
thể của kiểu thực thể B và ngợc lại.
Biểu diễn:
+ Liên kết 1-Nhiều : Mỗi thực thể của kiểu thực thể A liên kết với một hoặc
nhiều thực thể của kiểu thực thể B và ngợc lại, mỗi thực thể của kiểu thực thể B chỉ
liên kết với một thực thể của kiểu thực thể A.
Biểu diễn:
+ Liên kết Nhiều-Nhiều : Mỗi thực thể của kiểu thực thể A liên kết với
nhiều thực thể của kiểu thực thể B và ngợc lại, mỗi thực thể của kiểu thực thể B
liên kết với nhiếu thực thể của kiểu thực thể A.
Biểu diễn:
Liên kết này nên hạn chế bằng cách tách dới dạng cặp quan hệ 1- Nhiều
Biểu diễn:
Xác định các mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống quản lý sinh viên.
25
A
B
A
B

A
B
A
A/B
B