Tài liệu Chương 3 (cont): Tập hợp thông tin docx

3.2 - 1
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG
THỐNG
Chương 3 (cont)
3.2. TẬP HỢP THÔNG TIN
3.2 - 2
Ý tưởng then chốt
Mục đích của giai đoạn phân tích:
Để hiểu thực sự các nhu cầu của hệ thống mới
Để phát triển một hệ thống mà chúng nhận
3.2 - 3
Một số nhiệm vụ:
Hiểu hệ thống là gì
Xác định sự cải tiến
Các khái niệm cho hệ thống sẽ là gì
Để thực hiện các nhiệm vụ này:
Cần tập hợp thông tin
Nhiều dự án đưa ra không xác thực
Phụ thuộc vào sự hiểu biết nghèo nàn của những nhu cầu
trước đó
Các nhiệm vụ phân tích
3.2 - 4
Tập hợp thông tin
Tìm những người thích hợp để tham gia
Xác định thông tin nào cần tập hợp (4 kỹ thuật):
Phỏng vấn
Lập bảng câu hỏi
Phân tích tài liệu
Quan sát

3.2 - 5
Phỏng vấn
Phần lớn sử dụng các kỹ thuật thông thường
Rất tự nhiên:
Nếu bạn cần biết một số điều, bạn có thể hỏi một vài người
5 bước cơ bản để phỏng vấn
Chọn người được phỏng vấn
Thiết kế câu hỏi phỏng vấn
Chuẩn bị cho phỏng vấn
Hướng dẫn phỏng vấn
Thực hiện phỏng vấn tiếp
3.2 - 6
Nguyên tắc khi phỏng vấn
Cần có kế hoạch phỏng vấn
Danh sách tất cả những người để phỏng vấn
Khi nào họ sẽ được phỏng vấn
Mục đích gì ở họ sẽ được phỏng vấn
Chú ý
Danh sách người được phỏng vấn phải dựa vào thông tin cần
Tốt hơn khi người được phỏng vấn ở các hoàn cảnh khác
nhau (Người quản lý -Người dùng)
Phỏng vấn được lặp đi lặp lại
3.2 - 7
Kiểu câu hỏi ví dụ
Câu hỏi đóng * Có bao nhiêu cuộc điện thoại
được nhận trên một ngày?
* Có bao nhiêu loại khách hàng?
* Bạn muốn hệ thống mới cung cấp
thông tin gì?
Câu hỏi mở * bạn nghĩ gì về hệ thống hiện tại?

* Những vấn đề cơ bản nào bạn
bạn đối mặt hàng ngày?
* Bạn quyết định chiến dịch quảng
cáo thực hiện như thế nào?
Câu hỏi tìm kiếm * Tại sao?
* Bạn có thể đưa cho tôi một số ví dụ?
* Bạn có thể giải thích chi tiết hơn?
Thiết kế câu hỏi
3.2 - 8
Thiết kế câu hỏi (tiếp)
Câu hỏi cần ngắn gọn và dễ hiểu
Không có kiểu câu hỏi nào là tốt nhất
Khởi đầu sử dụng phỏng vấn không có cấu trúc để xác định
hệ thống như thế nào (câu hỏi mở - thông tin rộng hơn)
Khi người phân tích thu được sự hiểu biết, phỏng vấn có cấu
trúc được sử dụng (câu hỏi đóng- thông tin cụ thể hơn)
3.2 - 9
Các chiến lược hỏi
Mức cao
rất chung
Mức trung gian
Xác định ở mức
độ vừa phải
Mức thấp
rất chi tiết
Từ trên xuống
Từ dưới lên
3.2 - 10
Chuẩn bị phỏng vấn
Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn chung

Danh sách câu hỏi
Các câu trả lời biết trước và tiếp tục
Sắp xếp giữa các chủ đề liên quan
Xác nhận lĩnh vực hiểu biết của người phỏng vấn
Đừng hỏi những câu hỏi mà không thể trả lời
Đặt thứ tự ưu tiên trong trường hợp thời gian có hạn
Phỏng vấn có cấu trúc với các câu hỏi đóng đưa ra dài hơn
Đừng cố gắng thực hiện nhanh quá
Vẫn cần tiếp tục phỏng vấn
Người sử dụng không muốn bạn lãng phí thời gian của họ
3.2 - 11
Hướng dẫn phỏng vấn
Cần chuyên nghiệp và khách quan
Xây dựng quan hệ tốt với người được phỏng vấn
Ghi chép tất cả thông tin hoặc thu âm
Đảm bảo bạn hiểu tất cả các kết quả và ngôn ngữ
Đưa ra cho người được phỏng vấn thời gian để hỏi câu hỏi
Phải biết cảm ơn người được phỏng vấn
Kết thúc
3.2 - 12
Báo cáo phỏng vấn
BÁO CÁO PHỎNG VẤN
Ghi chép phỏng vấn được chấp thuận bởi: ____________
Người được phỏng vấn ______________
Người phỏng vấn _______________
Ngày _______________
Mục đích chủ yếu:
Tóm tắt phỏng vấn:
Tin tức mở:
Ghi chép chi tiết:

3.2 - 13
Các bước lập bảng câu hỏi
Chọn người tham dự
Sử dụng các mẫu phổ biến
Thiết kế bảng câu hỏi
Quan trọng hơn các câu hỏi phỏng vấn
Ưu tiên câu hỏi cho sự chú ý
Phân biệt giữa
Câu hỏi hướng sự việc (câu hỏi xác định)
Câu hỏi quan điểm (đồng ý – không đồng ý)
Kiểm tra bảng câu hỏi trên các đồng nghiệp
3.2 - 14
Thực thi bảng câu hỏi
Cần thiết thu được tỷ lệ câu trả lời tốt
Giải thích tầm quan trọng và nó sẽ được sử dụng như thế nào
Đưa ra ngày trả lời mong đợi
Đưa ra cho mọi người
Có thể quay lại sau
Có thể tiếp tục giám sát
Hứa hẹn đưa ra các báo cáo kết quả
Bảng câu hỏi tiếp tục
Gửi kết quả cho các thành viên tham dự
Các bước lập bảng câu hỏi (cont)
3.2 - 15
Thiết kế bảng câu hỏi tốt
Bắt đầu với việc không đe doạ và các câu hỏi thú vị
Nhóm các mục vào trong các phần mạch lạc logic
Đừng đặt những mục quan trọng vào phần cuối của bảng câu
hỏi
Đừng tập trung trong một trang với quá nhiều mục

Tránh tóm tắt
Tránh thành kiến hoặc gợi ý các mục hoặc các thuật ngữ
Số các câu hỏi tránh sự lộn xộn
Kiểm tra trước bảng câu hỏi để xác định các câu hỏi khó hiểu,
gây bối rối
Cung cấp việc giấu tên cho bên đơn
3.2 - 16
Phân tích tài liệu
Cung cấp đầu mối về việc tồn tại “chính thức” hệ thống sẽ là gì
Các tài liệu điển hình
Biểu mẫu
Báo cáo
Hợp đồng thủ công
Tìm kiếm người dùng đưa vào trong các biểu mẫu
Tìm kiếm các thành phần mẫu không sử dụng
Phân tích tài liệu trước khi phỏng vấn
3.2 - 17
Quan sát
Người sử dụng/người quản lý thường xuyên không nhớ những
điều mà họ thực hiện
Xác nhận tính hợp lệ tập hợp thông tin theo các cách khác nhau
Thay đổi hành động khi con người được xem xét
Giữ hình bóng chậm, không thay đổi quá trình
Cẩn thận không bỏ qua các hoạt động định kỳ
Hàng tuần … hàng tháng … hàng năm
3.2 - 18
Lựa chọn các kỹ thuật thích hợp
Phỏng vấn JAD Bảng câu hỏi Phân tích Quan sát
tài liệu
Kiểu của As-Is As-Is As-Is As-Is As-Is

Thông tin Improve. Improve. Improve.
To-Be To-Be
Chiều sâu High High Medium Low Low
Thông tin
Mở rộng Low Medium High High Low
Thông tin
Tích hợp Low High Low Low Low
Thông tin
Bao gồm Medium High Low Low Low
người dùng
Giá Medium Low- Low Low Low-
Medium Medium
3.2 - 19
Tóm tắt
Có 4 kỹ thuật tập hợp thông tin chính mà tất cả những người
phân tích hệ thống có thể sử dụng: phỏng vấn - Interviews, bảng
câu hỏi - Questionnaires, phân tích tài liệu - Document Analysis,
và quan sát - Observation.
Người phân tích hệ thống cũng phải biết khi nào và như thế nào
để sử dụng mỗi kỹ thuật như là tập hợp các phương pháp.