179 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN DOANH THU bán HÀNG và CUNG cấp DỊCH vụ tại CÔNG TY TNHH BIM hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.92 MB, 127 trang )
BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
---------------------
SINH VIÊN: VŨ THỊ PHƯƠNG ANH
LỚP: CQ55/41.01
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ
CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH BIM HÀ NỘI
Chuyên ngành
: Tin học Tài chính Kế tốn
Mã số
: 41
Giảng viên hướng dẫn : Th.S TRẦN THỊ HƯƠNG
HÀNỘI - 2021
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của em.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát
từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập.
Tác giả đồ án
VŨ THỊ PHƯƠNG ANH
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài
Chính, ngồi việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em cịn may mắn được các
thầy giáo, cơ giáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Hệ
thống Thơng tin Kinh tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những
kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang
vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau tốt nghiệp. Được sự dìu dắt, hướng
dẫn của thầy cơ trong từng bước đi, em thấy mình đang dần trưởng thành hơn.
Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cơ – những người lái đị tận tình
nhất đưa chúng em tới chân trời tri thức.
Trong quá trình nghiên cứu và hồn thành đồ án “Xây dựng phần
mềm kế tốn Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH
Giải pháp BIM Hà Nội”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất
nhiều người. Trước hết, em xin chân thành cảm ơn cô giáo ThS. Trần Thị
Hương đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn
thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập. Nếu khơng có sự giúp đỡ
nhiệt tình của cơ, em sẽ khơng thể hồn thành được đồ án này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cơ giáo trong tồn Học viện, và
đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thơng tin Kinh tế đã có những
bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại
trường để em có thể vận dụng tốt kiền thức chun mơn hồn thành tốt đồ án tốt
nghiệp và một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong tương lai.
Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị
trong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phịng Tài Chính - Kế
Tốn Cơng ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội đã tạo điều kiện cho em được
thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty.
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Dưới góc độ một sinh viên cịn thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức
thực tiễn, đồ án của em không thể tránh khỏi những hạn chế, sai sót. Do vậy,
em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô Khoa Hệ Thống
Thông Tin Kinh Tế để giúp em hồn thiện hơn những kiến thức đã được học
và có thể vận dụng vào thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2021
Sinh viên
VŨ THỊ PHƯƠNG ANH
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN..............................................................................................i
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................ii
MỤC LỤC........................................................................................................iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..........................................................................vii
DANH MỤC BẢNG BIỂU...........................................................................viii
DANH MỤC HÌNH VẼ...................................................................................ix
MỞ ĐẦU...........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH
NGHIỆP............................................................................................................5
1.1. TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN.................5
1.1.1. Khái niệm của Hệ thống thơng tin....................................................5
1.1.2. Khái niệm của kế tốn.......................................................................5
1.1.3. Khái niệm phần mềm kế tốn...........................................................5
1.1.4. Vai trị của phần mềm kế tốn...........................................................6
1.1.5. Những đặc điểm cơ bản của phần mềm kế toán...............................7
1.1.6. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán............................................8
1.1.7. Cấu trúc của phần mềm kế toán......................................................12
1.1.8. Phân loại phần mềm kế tốn:..........................................................14
1.1.9. Quy trình xây dựng phần mềm kế tốn...........................................14
1.1.10. Công cụ tin học dùng trong xây dựng phần mềm kế toán............19
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN DOANH THU
BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆP......23
1.2.1. Những khái niệm và nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ.......................................................................................23
1.2.2. Những lưu ý khi hạch toán doanh thu..........................................26
1.2.3. Các tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ và báo cáo sử dụng....27
1.2.6.Quy trình hạch tốn kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
...................................................................................................................29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY
TNHH GIẢI PHÁP BIM HÀ NỘI...............................................................35
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP BIM HÀ NỘI........35
2.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội....................35
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội
...................................................................................................................36
2.2. THỰC TRẠNG HTTT KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ
CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP BIM HÀ NỘI
......................................................................................................................38
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại cơng ty................................................38
2.2.2. Hình thức kế tốn và chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị.................43
2.2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ.......................................................................................44
2.2.4. Hệ thống chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ.......................................................................................45
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
2.2.5. Quy trình hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu của kế toán doanh thu
bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty.......................................................45
Có TK1111, 1121 – Tổng tiền thanh tốn đã bao gồm thuế GTGT..........46
2.2.6. Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ.......................................................................................................47
2.2.7. Hệ thống báo cáo sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ.......................................................................................47
2.2.8. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty TNHH Giải pháp
BIM Hà Nội..............................................................................................47
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU
BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI
PHÁP BIM HÀ NỘI VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC.................................47
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người........................48
2.3.2. Tài khoản sử dụng...............................................................................49
2.3.4. Tổ chức bộ sổ kế toán.........................................................................50
2.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn......................................................50
2.3.6. Quy trình hạch tốn kế tốn................................................................51
2.3.7. Đánh giá tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại doanh nghiệp..51
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN
HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP BIM
HÀ NỘI...........................................................................................................54
3.1. Phân tích hệ thống kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại
Công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội.......................................................54
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống...................................................54
3.2. Phân tích hệ thống về chức năng........................................................58
3.2.1. Mơ hình nghiệp vụ bài tốn..........................................................58
3.2.2. Ma trận thực thể - chức năng........................................................63
3.2.3. Phân tích mơ hình khái niệm – logic............................................66
3.2.4. Mơ hình thực thể liên kết – Mơ hình E/R.....................................72
3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý...............................................................78
3.3.1. Thiết kế mơ hình logic..................................................................78
3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.........................................................82
3.3.3. Xác định luồng hệ thống...............................................................86
3.4. Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
tại Công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội..................................................92
3.4.1. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống..................................92
3.4.2
Thiết kế các giao diện...................................................................94
PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................105
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................106
PHỤ LỤC......................................................................................................106
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Kí hiệu viết tắt
CKTM
CKTT
CT
DMDV
DMKH
HD
GTGT
HDGTGT
HDBH
HTTT
QĐ
TK
VND
PMKT
DTBH
SV: Trương Khánh Linh
Tên đầy đủ
Chiết khấu thương mại
Chiết khấu thanh toán
Chi tiết
Danh mục dịch vụ
Danh mục khách hàng
Hóa đơn
Giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Hệ thống thơng tin
Quyết định
Tài khoản
Việt Nam đồng
Phần mềm kế toán
Doanh thu bán hàng
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng............................................................65
Bảng 3.2: Bảng từ điển dữ liệu........................................................................72
Bảng 3.3: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý danh mục tài khoản................................82
Bảng 3.4: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý danh mục khách hàng............................82
Bảng 3.5: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý danh mục dịch vụ...................................83
Bảng 3.6: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý bảng giá..................................................83
Bảng 3.7: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý bảng định mức chiết khấu......................84
Bảng 3.8: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý hóa đơn GTGT.......................................84
Bảng 3.9: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý chi tiết hóa đơn GTGT...........................85
Bảng 3.10: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý phiếu giảm giá.....................................85
Bảng 3.11: Bảng cơ sở dữ liệu vật lý chi tiết phiếu giảm giá..........................86
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1. Kế tốn các khoản chiết khấu thương mại......................................31
Hình 1.2. Kế tốn giảm giá hàng bán..............................................................32
Hình 1.3. Kế tốn doanh thu hàng gửi bán, ký gửi trừ ngay tiền hoa hồng...32
Hình 1.4. Kế tốn doanh thu hàng gửi bán, ký gửi tính riêng tiền hoa hồng. 33
Hình 1.5. Kế tốn tiền hoa hồng phải trả cho đại lý.......................................33
Hình 1.6. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu tiền ngay, có
chiết khấu thanh tốn.......................................................................................34
Hình 2.1. Sơđồ bộ máy quản lý của cơng ty...................................................36
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn........................................................39
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh................................................................................59
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng...........................................................61
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Cập nhật thơng tin tiền
xử lý”...............................................................................................................67
Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Hạch tốn tăng doanh
thu”..................................................................................................................68
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Hạch tốn giảm doanh
thu”..................................................................................................................69
Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập sổ”........................70
Hình 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập báo cáo”...............71
Hình 3.9: Mơ hình dữ liệu E-R........................................................................77
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Hình 3.10: Mơ hìnhdữ liệu quan hệ................................................................81
Hình 3.11: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Cập nhật thơng tin
tiền xử lý”........................................................................................................87
Hình 3.12: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Hạch tốn tăng
doanh thu”.......................................................................................................88
Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Hạch tốn giảm doanh
thu”..................................................................................................................89
Hình 3.14: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Lập sổ”...................90
Hình 3.15: Luồng hệ thống cho biểu đồ dữ liệu mức 1 “Lập báo cáo”..........91
SV: Trương Khánh Linh
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
MỞ ĐẦU
I.
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Ngày nay, thông tin được coi là một nhu cầu thiết yếu trong đời sống xã
hội, là công cụ để điều hành, quản lý, chỉ đạo của mỗi quốc gia, là phương tiện
hữu hiệu để mở rộng giao lưu hiểu biết giữa các quốc gia, dân tộc, là nguồn
cung cấp tri thức mọi mặt cho công chúng và là nguồn lực phát triển kinh tế - xã
hội. Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng
trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Bất cứ một
lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể
nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng
dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Khối
lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể khơng có sự trợ giúp của
máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu
phép tính chỉ trong vịng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con
người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân cơng, lại có thơng tin nhanh chóng, chính
xác, kịp thời. Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng
tin học. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ
hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp
thiết của các doanh nghiệp hiện nay.
Quản lý doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là hoạt động vơ cùng
quan trọng trong q trình xây dựng hệ thống thơng tin doanh nghiệp. Nó
giúp cho cơng tác kế tốn và cơng tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả hơn, thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp
thời, giảm bớt được thời gian và tiền bạc. Việc xây dựng đúng và chính
xác hệ thống quản lý doanh thu bán hang và cung cấp dịch vụ cịn giúp cho
doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh
từ đó có thể kịp thời đưa ra các quyết định quản trị đúng đắn.
SV: Trương Khánh Linh
1
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Qua thời gian nghiên cứu tại công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội, em
nhận thấy phần mềm kế tốn Excel mà cơng ty đang sử dụng còn gặp nhiều hạn
chế, đặc biệt khi công ty đang trên đà phát triển, khối lượng cơ sở hạ tầng nhiều
đồng nghĩa với việc cơ sở dữ liệu lớn, chứng từ sổ sách nhiều... khiến cho phần
mềm kế toán Excel chưa thể đáp ứng được nhu cầu thực tế của đơn vị.Đó là lý
do đã thúc đẩy em lựa chọn đề tài “ Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội ” cho đồ án
tốt nghiệp của mình, với mong muốn hiểu rõ hơn phương pháp phân tích thiết kế
và xây dựng một phần mềm ứng dụng trong quản lý kinh tế.
II. MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI
Đề tài được xây dựng với mục đích phân tích thiết kế hệ thống thơng tin
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, từ đó xây dựng phần mềm kế toán
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty TNHH Giải pháp BIM Hà
Nội, nhằm cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh
chóng, phục vụ tốt q trình quản lý hàng hóa, phục vụ tốt cho bộ phận bán
hàng, phục vụ tốt quá trình quản lý tài sản cố định của kế tốn tại cơng ty. Tận
dụng tối đa các nguồn tài nguyên tại công ty: Hệ thống máy tính tại cơng ty, con
người trong hệ thống kế toán.
Hiểu rõ các nghiệp vụ kế toán, các chứng từ, sổ sách, báo cáo trong cơng
tác kế tốn bán hàng tại doanh nghiệp.
Trên cơ sở đó, giúp cơng ty tiết kiệm thời gian, chi phí nhờ giảm bớt đội
ngũ nhân cơng, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý doanh
thu cung cấp dịch vụ .Giúp cơng ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ
giảm bớt đội ngũ nhân viên, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong q trình hạch
tốn.
III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
SV: Trương Khánh Linh
2
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
trong công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội.
IV. PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Trong kế toán bán hàng có ba mảng: Kế tốn tổng hợp doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ, kế tốn tổng hợp chí phí bán hàng, kế tốn tập hợp
xác định kết quả kinh doanh. Do quá trình tham gia thực tập tại cơng ty tương
đối ngắn nên em gói gọn nghiên cứu đề tài trong phạm vi kế toán doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ.
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho cơng tác kế tốn
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty một cách có hiệu quả.
Nghiên cứu hệ thống kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại
công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngơn ngữ lập trình mã nguồn mở C#.Net và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server để thiết kế ứng dụng cho bài toán kế toán
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và các khoản giảm trừ doanh thu cung
cấp dịch vụ đáp ứng thực trạng của công ty.
V. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp luận: phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử:
coi một sự vật hay một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem
xét nó trong mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác. Phương pháp luận
được biểu hiện qua các phương pháp cụ thể sau:
+ Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viên
trong cơng ty, đặc biệt là nhân viên phịng kế tốn để nắm bắt được tình hình
thực tế cơng tác kế tốn trong cơng ty.
+ Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về qui
trình xử lý các nghiệp vụ trong công ty.
SV: Trương Khánh Linh
3
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
+ Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thơng tin dựa trên các tài
liệu đã có sẵn.
Phương pháp thu thập thơng tin: Thu thập các thông tin của công ty bằng
các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến chuyên
gia.
Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và thực
tế tại công ty.
Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế tốn của cơng ty,
tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp.
Các phương pháp phân tích khác: phân tích từ trên xuống, phân tích từ
dưới lên, kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên.
VI. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ tại Công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội”
Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ tại công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội.
Chương 3: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ tại công ty TNHH Giải pháp BIM Hà Nội.
PHẦN KẾT LUẬN
SV: Trương Khánh Linh
4
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH
NGHIỆP
I.1. TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm của Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với
nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ
liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thơng tin với nhiều mục đích
khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự
thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được
lợi thế cạnh tranh. Với bên ngồi, hệ thống thơng tin giúp nắm bắt được nhiều
thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo
đà cho sự phát triển.
1.1.2. Khái niệm của kế tốn
Kế tốn là q trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông
tin kinh tế cho những người ra quyết định.
Q trình kế tốn được mơ tả như sau: Các sự kiện hay giao dịch -> Phân
tích và ghi chép -> Các báo cáo tài chính -> Những người sử dụng
Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng
hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.
1.1.3. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm là một tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thỉ, được viết bằng một
hoặc nhiều ngơn ngữ lập trình theo một trật tự xác định và các dữ liệu hay tài
SV: Trương Khánh Linh
5
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng hay giải
quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm kế tốn là bộ chương trình được cài đặt trên máy tính, dùng để
tự động xử lý các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập
chứng từ gốc, lưu trữ chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình
của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo
kế tốn quản trị.
Phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên một HTTT kế tốn.
Phần mềm kế tốn đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hoạt động của một
HTTT kế tốn trên máy tính.
Một HTTT kế tốn sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:
(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống. Con người điều
khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình.
(2) Dữ liệu kế tốn: Bao gồm tồn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho
việc xử lý trong hệ thống. Trong HTTT kế tốn thì dữ liệu đầu vào chính là các
hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.
Thủ tục trong HTTT kế tốn chính là các chuẩn mực kế tốn do Nhà nước qui
định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh nghiệp đề ra.
(4) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong HTTT. Máy tính là
một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn,
xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành các thơng tin hữu ích cho người
dùng.
(5) Phần mềm kế tốn: là tập hợp các lệnh viết bằng ngơn ngữ lập trình để
thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã
chỉ ra. Trong HTTT kế tốn thì chương trình chính là các phần mềm kế toán.
SV: Trương Khánh Linh
6
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
1.1.4. Vai trị của phần mềm kế tốn
Vai trị của PMKT đồng hành cùng với vai trị của kế tốn, nghĩa là cũng
thực hiện vai trị cơng cụ quản lí, giám sát và cung cấp thông tin, theo dõi và đo
lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên, do có sự kết
hợp giữa 2 lĩnh vực cơng nghệ thơng tin và kế tốn nên PMKT cịn có các vai
trị:
Vai trị thay thế tồn bộ hay một phần cơng việc kế tốn thủ cơng: việc tin
học hóa cơng tác kế tốn đã thay thế một phần hay tồn bộ cơng việc ghi chép,
tính tốn, xử lí thủ cơng của người kế tốn. Căn cứ vào thơng tin do PMKT cung
cấp, nhà quản lí đề ra các quyết định kinh doanh hợp lí và nhanh chóng.
Vai trị số hóa thơng tin: PMKT tham gia vào việc cung cấp thông tin
được số hóa để hình thành một xã hội số. Thơng tin của kế toán được lưu trữ
dưới dạng các tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin qua
các báo cáo điện tử. Thay vì đọc gửi các thơng tin kế tốn bằng giấy tờ qua
đường bưu điện, fax,… người sử dụng thông tin kế tốn có thể có được thơng tin
từ máy tính của họ thông qua công cụ trao tin điện tử như E-mail, Internet và các
phương tiện mang tin khác.
1.1.5. Những đặc điểm cơ bản của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán phải tuân thủ theo luật kế toán, chế độ kế tốn, thơng
tư, nghị định về kế tốn của Nhà nước. Để có một phần mềm kế tốn, người lập
trình cần phải tạo dựng dựa trên ngơn ngữ lập trình như : Ms Excel, Ms Access,
Visual Basic, Visual Foxpro, Visual C#, SQL server và Oracle...
Phần mềm kế toán bắt buộc sử dụng các phương pháp kế toán:
+ Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng để
phản ánh, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hồn thành theo
thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó, phục vụ cơng tác kế tốn và quản lí.
SV: Trương Khánh Linh
7
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài
khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế,
ghi chép phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự
biến động của từng đối tượng kế tốn cụ thể.
+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ
để xác định giá trị của các đối tượng kế toán, phục vụ q trình thu nhận, xử lí,
hệ thống hóa và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính ở đơn vị.
+ Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử
dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối
quan hệ cân đối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính
cho các đối tượng sử dụng thơng tin kế toán.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức sổ kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định. Phần mềm kế tốn
khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế
toán, báo cáo tài chính và tuân thủ đúng theo chế độ kế tốn của Bộ Tài chính
quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn
được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn
đó nhưng khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
Phần mềm kế tốn có tính tuân thủ:
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế tốn, các chuẩn mực, chế độ,
thơng tư, nghị định kế toán.
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.
+ Phần mềm kế tốn có tính linh hoạt, mềm dẻo để phù hợp với cơng tác
kế tốn thường xun thay đổi mà khơng làm ảnh hưởng đến các dữ liệu đã có.
SV: Trương Khánh Linh
8
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
1.1.6. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán
Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây
dựng để phục vụ Cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm kế
tốn bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế tốn
Việt Nam.
Phần mềm kế tốn phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng
từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ
được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kì sổ kế
tốn, báo cáo kế tốn nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời điểm.
Phần mềm kế tốn có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót so với
kế tốn thủ cơng đồng thời làm tăng tính minh bạch của cơng tác kế toán.
Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho từng
phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập, nhập
liệu đến khâu xem báo cáo.
Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính
an tồn của dữ liệu.
Phần mềm kế tốn phải cung cấp hệ thống sổ sách kế tốn theo các hình
thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký –
Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm cịn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo quyết
toán thuế…
Dễ sử dụng: các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc
phân cấp, dễ hiểu và dễ sử dụng các ngôn ngữ phù hợp với ngôn ngữ tự nhiên
người dùng.
Chống sao chép: là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ được bản quyền.
Để được như vậy, các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở dạng mã
nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt lên máy tính sử dụng chỉ làm một
thao tác duy nhất là chạy chương trình Setup (Cài đặt).
SV: Trương Khánh Linh
9
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Tương thích với nhiều phần mềm khác: các phần mềm trên thị trường
phải tương thích với các phần mềm khắc để khơng gây xung đột và tạo ra sự cố
máy khi chạy chương trình.
Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: phần mềm cần tương thích với
nhiều thiết bị ngoại vi như: bàn phím, chuột, máy quét, máy in, máy đồ họa…
Tính thời trang của phần mềm: không được lạc hậu, được cập nhật thường
xuyên để phù hợp với tình hình biến động của thực tế.
Tính giá cả cạnh tranh: các cơng ty phần mềm phải biết tiết kiệm chi phí
lập trình thơng qua sử dụng nguồn nhân lực hợp lí, sử dụng tốt các cơng cụ hỗ
trợ lập trình và thiết kế phần mềm.
Yêu cầu bộ nhớ: các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến
việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.
Quyền sử dụng trên mạng: ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy
tính là một xu thế tất yếu. Một phần mềm có sử dụng được trên mạng hay khơng
và việc đánh giá phân quyền sử dụng hợp lí cho từng máy thành viên trong
mạng như thế nào là một tiêu thức đánh giá hợp lí của một phần mềm.
Với các phần mềm kế tốn (PMKT) nói riêng, bên cạnh việc thỏa mãn các
tiêu chuẩn chung của một phần mềm, người ta thường đánh giá nó dựa vào các
yêu cầu sau:
Khả năng tự động hóa cao: PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống
các module chương trình để xử lí thống nhất tất cả các phần hành kế tốn thành
một khâu liên hoàn, chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả
các báo cáo kế tốn tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết.
Cơ cấu linh hoạt: cơ cấu linh hoạt của một PMKT thể hiện:
+ Thứ nhất: Sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của
hệ thống linh hoạt cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương trình khi có
những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
SV: Trương Khánh Linh
10
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
+ Thứ hai: Sử dụng một mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ động dành
cho người sử dụng tự định nghĩa. Khi cần chỉ cần xác định: tên sổ/báo
cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp xếp theo
chỉ tiêu nào đó… Điều này cho phép doanh nghiệp tạo được bất kì một sổ kế
tốn quản trị khi nào cần thiết để cung cấp một khả năng phân tích đa chiều theo
nhu cầu quản trị kinh doanh, bên cạnh đó tạo khả năng uyển chuyển cho nhu cầu
quản lí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tính bảo mật cao: cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền
tuyệt đối phải được bảo mật; ngoài ra các dữ liệu trong nội bộ phải được bảo
mật tới từng chứng từ, từng báo cáo từng thực đơn, thực danh mục trong việc
phân quyền sử dụng.
Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học: một PMKT phải xây dựng trên một
hạ tầng không cứng nhắc (kể cả các ứng dụng mơi trường máy tính, mơi trường
mạng) để khơng gây trở ngại cho việc đổi mới hệ thống thành bất kì mức độ
nào.
Khả năng tổng hợp dữ liệu: trong cơng tác kế tốn, dữ liệu thường được
chia thành từng nhóm để cung cấp các thơng tin quản trị. Tuy vậy tại một thời
điểm bất kì, PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu từ bất kì một đơn vị phụ
thuộc nào, bất kì thứ tiếng nào hay mơi trường điện tốn nào có thể quản lí tập
trung và hạch tốn thống nhất trong tồn doanh nghiệp.
Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác: các PMKT phải được tích hợp
một cách tồn diện nhằm hồn thiện hết các cơng cụ tạo báo cáo thực hiện hợp
tác thương mại điện tử và thanh tốn quốc tế. Vì vậy, các PMKT này phải hoạt
động độc lập với các cơ sở dữ liệu và không phụ thuộc vào hạ tầng tin học trên
máy chủ.
Xử lí nhiều loại tiền tệ và nhiều thứ tiếng: một phần mềm hạch toán đa tệ
sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm sốt được tình hình tiền tệ của mình. Hệ
SV: Trương Khánh Linh
11
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
thống hạch tốn cho phép sử dụng nhiều thứ tiếng sẽ cho phép doanh nghiệp
quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau.
Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế: đối với các doanh nghiệp lớn (đa
ngành, đa quốc gia) tiêu chuẩn đầu tiên của một PMKT là phải triển khai theo
tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ thống duy nhất chứ không phải dựa trên các
phần mềm riêng lẻ mang tính cục bộ. Điều đó đảm bảo cho tính nhất quản về
mặt quản lí, nhất quán về mặt dữ liệu. Đối với các nhà thiết kế phần mềm hệ
thống, đây là việc làm không hề dễ vì nó địi hỏi các nhà chun mơn khơng
những có tính chun nghiệp cao mà cịn phải am hiểu tường tận các chế độ
chính sách của từng quốc gia.
Khả năng hỗ trợ tại chỗ: để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng,
mỗi PMKT cần phải có ngay bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo
từng ngữ cảnh tại thời điểm máy đang hoạt động. Ngồi ra phải có một mạng
lưới đại lí cùng với những chun gia giỏi về xử lí tình huống để giúp đỡ doanh
nghiệp sử dụng tốt phần mềm của mình. Hệ thống này khơng những đáp ứng kịp
thời nhu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp trong bất kì lúc nào, mà cịn
là bộ phận cung cấp các thông tin phản hồi cho người thiết kế hệ thống kịp thời
điều chỉnh sản phẩm của mình cho phù hợp với thị trường.
1.1.7. Cấu trúc của phần mềm kế toán
Cấu trúc của một phần mềm kế toán phụ thuộc vào cơng nghệ lập trình
của phần mềm kế tốn đó.
Hiện nay có nhiều cơng nghệ lập trình nhưng 2 cơng nghệ phổ biến gồm:
lập trình cấu trúc và lập trình hướng đối tượng.
* Lập trình hướng cấu trúc:
Cấu trúc của mềm kế tốn bao gồm:
- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng một
ngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh sẽ tương
SV: Trương Khánh Linh
12
Lớp: CQ53/18.02
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
ứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước. Tệp
chương trình gồm một chương trình chính và các chương trình con.
- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu
trữ các thông tin đầu vào của hệ thống.
* Lập trình hướng đối tượng:
Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:
- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu
trữ các thơng tin đầu vào của hệ thống. Trong nhóm này có chứa 3 thành phần
cơ bản:
+ Database (cơ sở dữ liệu): Database hay còn gọi là dữ liệu nền tảng hay
cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp tổ chức các dữ liệu. Đây là bộ
sưu tập các lược đồ, bảng, truy vấn, báo cáo, quan điểm, và các đối tượng khác.
+ Queries (các truy vấn): dùng để truy vấn tạo các Tables khác từ Tables
nguồn, nghĩa là sinh ra các tệp bảng từ những tệp bảng nguồn theo một số điều
kiện nào đó.
- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo cáo.
Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:
+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form. Thực chất Form là
một cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó.
+ Report: là báo cáo.
+ Labels: chứa các tệp nhãn.
- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Maneger.
- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người
dùng tạo ra và thư viện API. Trong các tệp .PRG, có một tệp được SET MAIN
(chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiên khi chạy
phần mềm này.
+Program: chứa các chương trình
SV: Trương Khánh Linh
13
Lớp: CQ53/18.02
