242 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN vật tư tại CÔNG TY cổ PHẦN PRODOOR

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THƠNG TIN KINH TẾ
-------***-------

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI :
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN VẬT TƯ TẠI CƠNG TY CỔ
PHẦN PRODOOR

Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Văn Thanh
Sinh viên thực hiện

: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp

: CQ55/41.04

Chuyên ngành

: Tin học Tài chính- Kế toán

Hà Nội -2021


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của em với sự cố vấn của
Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Văn Thanh
Các số liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình
thực tế của đơn vị thực tập.
Tác giả đồ án tốt nghiệp

Vũ Thị Hồng Nhung

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài Chính,
ngồi việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em may mắn được các thầy giáo, cô
giáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Hệ Thống Thơng Tin
Kinh Tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức quý
báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang để bước vào cuộc
sống mới sau tốt nghiệp. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô –
những người lái đị tận tình nhất đưa chúng em tới chân trời tri thức.
Được sự phân công của quý thầy cô khoa Hệ thống Thông Tin Kinh Tế,
Học viện Tài chính, sau ba tháng thực tập em đã hồn thành Đồ án tốt nghiệp
“Xây dựng phần mềm Kế Toán Vật Tư tại Cơng Ty Cổ Phần ProDoor’’
Trong q trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án em đã nhận được sự
giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người. Trước hết, bằng lòng biết ơn sâu sắc

em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Văn Thanh đã tận tình hướng
dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong
thời gian thực tập này, nếu khơng có sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy em sẽ
khơng thể hồn thành được đồ án này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong tồn Học Viện, và
đặc biệt là các thầy cơ giáo trong Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã có
những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo
học tại học viện để em có thể vận dụng tốt kiền thức chuyên mơn hồn thành
tốt đồ án tốt nghiệp và có một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong
tương lai.
Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị
trong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phịng Tài Chính - Kế

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

Tốn Cơng Ty Cổ Phần ProDoor đã tạo điều kiện cho em được thực tập và
hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty.
Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp
tục nhận được những ý kiến đóng góp của q thầy cơ và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2021
Sinh viên
VŨ THỊ HỒNG NHUNG

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN................................................................................................i
MỤC LỤC.........................................................................................................iv
DANH MỤC HÌNH.........................................................................................viii
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT
TƯ TRONG DOANH NGHIỆP..........................................................................5
1.1. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế tốn.............................5
1.1.1. Khái niệm, vai trị của phần mềm kế tốn trong doanh nghiệp............5
1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán..........................................................5
1.1.3. Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán..............................................6
1.1.4. Sự cần thiết của phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.......9
1.1.5. Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp...........................10
1.1.6. Các thành phần của phần mềm kế toán...............................................13
1.1.7. Quy trình xây dựng phần mềm kế tốn...............................................15
1.1.8. Các cơng cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong DN...............26
1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong Doanh nghiệp.......................32
1.2.1. Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật tư.................................................32
1.2.2. Nguyên tắc phân loại , đánh giá vật tư................................................33
1.2.3. Hạch toán kế toán vật tư......................................................................40

1.2.4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư.....................................................44
1.3. Các hình thức Sổ kế tốn.........................................................56
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN VẬT TƯ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN
PRODOOR.......................................................................................................59
2.1. Khá i quá t về Công ty cổ phần ProDoor......................................59
2.1.1. Giớ i thiêụ chung về Công ty cổ phần ProDoor.................................59
2.1.2. Tổ chứ c bộ má y củ a Công ty cổ phần ProDoor Sơ đồ tổ chức bộ

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

máy quản lý cơng ty........................................................................................61
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty Cổ Phần ProDoor.....63
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty.....................................................63
2.2.2. Tình hình kế tốn vật tư tại cơng ty............................................................67
2.2.3. Hình thức tổ chức cơng tác kế toán.......................................................70
2.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật tư......................71
2.2.5. Hệ thống chứng từ sử dụng...................................................................71
2.2.6. Hệ thống sổ và báo cáo kế tốn.............................................................72
2.2.7. Quy trình hạch tốn kế tốn vật tư......................................................72
2.2.8. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin..............................................73
2.3. Đánh giá phần mềm kế tốn vật tư tại Công ty Cổ phần ProDoor.......74
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người........................74
2.3.2. Hình thức kế tốn áp dụng..................................................................75

2.3.3. Tài khoản sử dụng...............................................................................75
2.3.4. Quy trình hạch tốn kế tốn vật tư......................................................77
2.3.5. Các chứng từ sử dụng..........................................................................77
2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo vật tư.........................................................78
2.3.7. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin.............................................79
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TỐN VẬT TƯ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PRODOOR..................................81
3.1. Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn vật tư....................................................81
3.1.1. Mục tiêu của hệ thống thơng tin kế tốn vật tư...........................................81
3.1.2. Xác định u cầu mơ tả bài tốn...........................................................81
3.1.3. Sơ đồ ngữ cảnh......................................................................................83
3.1.4. Biểu đồ phân cấp chức năng..................................................................85
3.1.5. Ma trận thực thể chức năng.................................................................88
3.1.6. Phân tích mơ hình khái niệm-logic.....................................................90
3.1.7. Mơ hình khái niệm dữ liệu E-R...........................................................97
SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

3.1.8. Thiết kế mơ hình logic......................................................................101
3.1.9. Mơ hình dữ liệu quan hệ....................................................................104
3.1.10. Thiết kế mơ hình vật lý.....................................................................105
3.2. Xây dựng phần mềm kế tốn vật tư tại Công ty Cổ Phần ProDoor....110
3.2.1. Giới thiệu chung về phần mềm................................................................110
3.2.2. Giao diện của hệ thống........................................................................110

3.2.3. Một số form chính.............................................................................113
3.2.4. Một số chứng từ, báo cáo..................................................................127
PHẦN KẾT LUẬN.........................................................................................135
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................136
PHỤ LỤC.......................................................................................................137
PHỤ LỤC……………………………………………………….………….143

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN
Tên viết tắt

Nghĩa đầy đủ

CCDC

Công cụ dụng cụ

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DN

Doanh nghiệp

GTGT

Giá trị gia tăng

HTK

Hàng tồn kho

HTTT

Hệ thống thông tin

N- X- T

Nhập – Xuất – Tồn

NK

Nhập khẩu

NSNN

Ngân sách Nhà nước

NVL

Nguyên vật liệu

QLDN

Quản lý doanh nghiệp

TK

Tài khoản

TS

Tài sản

TT – BTC

Thơng tư – Bộ Tài Chính

TTĐB

Tiêu thụ đặc biệt

VT

Vật tư

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04

Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 3.1 Bảng từ điển dữ liệu............................................................................99
Bảng 3.2 Xác địn các thực thể và các thuộc tính................................................100
Bảng 3.4 Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu nhập..................................................106
Bảng 3.5 Bảng cơ sở vật lý phiếu xuất..............................................................106
Bảng 3.6 Bảng cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất...................................................107
Bảng 3.7 Bảng cơ sở vật lý biên bản kiểm kê....................................................107
Bảng 3.8 Bảng cơ sở vật lý chi tiết kiểm kê.......................................................107
Bảng 3.9 Bảng cơ sở vật lý danh mục kho.........................................................108
Bảng 3.10 Bảng cơ sở vật lý danh mục nhà cung cấp.........................................108
Bảng 3.11 Bảng cơ sở vật lý danh mục vật tư....................................................108
Bảng 3.12 Bảng cơ sở vật lý danh mục tài khoản...............................................109
Bảng 3.13 Bảng cơ sở vật lý danh mục cơng trình.............................................109
Bảng 3.14 Bảng cơ sở vật lý tồn đầu kỳ............................................................109
Bảng 3.15 Bảng cơ sở vật lý người dùng...........................................................110
.

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Sơ đồ hạch tốn nghiệp vụ kế tốn vật tư.............................................51
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh....................................................................................84
Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng.................................................................85
Hình 3.3 Ma trận thực thể chức năng..................................................................88
Hình 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1................................................................90
Hình 3.5 Biểu đồ tiến trình mức “1.0 Nhập thơng tin tiền xử lý”..........................91
Hình 3.6: Biểu đồ tiến trình mức “2.0 Hạch tốn nhập kho”.................................92
Hình 3.7 Biểu đồ tiến trình “3.0 Hạch tốn xuất kho”..........................................93
Hình 3.8 Biểu đồ tiến trình “4.0 Tính giá”...........................................................93
Hình 3.9 Biểu đồ của tiến trình “5.0 xử lý kiểm kê”.............................................94
Hình 3.10 Biểu đồ của tiến trình “6.0 Lập sổ kế tốn”.........................................95
Hình 3.11 Biểu đồ của tiến trình “7.0 Lập báo cáo kế tốn”.................................96
Hình 3.12 Mơ hình E - R..................................................................................101
Hình 3.13 Mơ hình dữ liệu quan hệ..................................................................104

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

1

Học viện Tài chính

LỜI NĨI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Khi nền kinh tế thị trường ở nước ta đang phát triển mạnh kéo theo sự ra

đời của nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp khác nhau thì
sự cạnh tranh gay gắt để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp là thiết
yếu. Yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất là phải đảm bảo quá trình
hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mình diễn ra một cách thuận lợi nhất:
giảm chi phí, hạ giá thành, số lượng sản phẩm tiêu thụ ngày càng cao. Do vậy
với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, vật tư cần được quản lý thật
tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu cũng như vật tư một cách
tiết kiệm, hợp lí thì sản phẩm càng chất lượng mà giá lại hạ tạo lợi ích lớn cho
doanh nghiệp trên thị trường. Vì thế quản lí vật tư càng khoa học thì cơ hội
đạt hiệu quả kinh tế càng cao và ngược lại. Với vai trò như vậy nên yêu cầu
quản lý vật tư cần chặt chẽ trong tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản
đến khâu sử dụng.
Việc xây dựng phần mềm để quản lý cơng tác kế tốn vật tư là vô cùng
cần thiết, giúp công việc quản lý vật tư được thực hiện đồng bộ , hiệu quả, dễ
kiểm sốt mang lại những lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp . Đối với
Công ty cổ phần ProDoor , phần mềm sẽ giúp công ty tiết kiệm được nguồn
nhân lực , q trình hạch tốn diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí
quản lý doanh nghiệp.Phần mềm kế toán vật tư sẽ kiểm tra khả năng cung ứng
vật tư cho quá trình sản xuất kinh doanh , in phiếu nhập kho , phiếu xuất kho
và từ đó đưa ra các báo cáo như : Báo cáo Nhập –Xuất –Tồn , Sổ chi tiết vật
tư, hàng hóa ...khi cần thiết .
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển ứng dụng Công
nghệ thông tin vào hoạt động của một tổ chức, qua những kiến thức đã tiếp
thu được tại trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn tại Cơng
SV: Vũ Thị Hồng Nhung

1

Lớp: CQ55/41.04

Đồ án tốt nghiệp

2

Học viện Tài chính

ty cổ phần ProDoor và được sự giúp đỡ nhiệt tình của Thầy Nguyễn Văn
Thanh cùng tồn thể các anh chị phịng Tài chính - Kế tốn của Cơng ty, em
đã đi sâu nghiên cứu đề tài:“Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty
cổ phần ProDoor”, với mong muốn hiểu rõ hơn phương pháp phân tích thiết
kế và xây dựng một phần mềm ứng dụng trong quản lý kinh tế.
2. Mục đích của đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là phần mềm được người dùng chấp nhận và
thực hiện trong q trình quản lý và hạch tốn trong cơng ty. Chương trình
trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ
các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, mục tiêu của đề tài này là:
 Hệ thống cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,
nhanh chóng, phục vụ tốt q trình quản lý kho, phục vụ tốt trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
 Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế tốn và Phịng vật tư thiết bị
trong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty.
 Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm
bớt đội ngũ nhân cơng, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý
vật tư.
 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
người nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý.
Bên cạnh đó, việc thực hiện đề tài này giúp em hiểu rõ hơn về thực tế
cơng tác kế tốn vật tư sau thời gian thực tập.

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

2

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

3

Học viện Tài chính

3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi
 Đối tượng nghiên cứu của đề tài là cơng tác kế tốn vật tư trong điều
kiện ứng dụng công nghệ tin học. Nhằm đạt được mục tiêu nêu trên đối tượng
nghiên cứu cụ thể của đề tài gồm:
+ Nghiên cứu phần mềm kế toán vật tư tại các doanh nghiệp nói chung
+ Nghiên cứu phần mềm kế tốn vật tư tại “ Cơng ty Cổ phần
ProDoor”
 Phạm vi nghiên cứu đề tài : Do thời gian và kiến thứ còn hạn chế
nên em chỉ nghiên cứu cơ sở lý luận của việc xây dựng phần mềm Kế toán vật
tư , thực trạng Kế toán vật tư tại Công ty cổ phần ProDoor và đưa ra phần
mềm Kế tốn vật tư tại Cơng ty cổ phần ProDoor mà khơng nghiên cứu các
thành phần khác
Dựa trên tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, đồ
án của em tập trung vào các nghiệp vụ kế toán phân hệ kế toán vật tư gồm:
+ Quản lý hệ thống nhập, xuất kho vật tư trong kỳ.
+Quản lý vật tư tồn kho trong kỳ

+Tính giá xuất vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền
cuối kỳ
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoà n thà nh đồ á n nà y em sử duṇ g cá c phương pháp nghiên c ứ u
sau
- Phương pháp thu thập thông tin:
+ Phương pháp ghi chép
+ Phương pháp phỏng vấn
+ Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia
- Phương pháp tổng hợp, phân tích, thống kê, mơ tả
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
SV: Vũ Thị Hồng Nhung

3

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

4

Học viện Tài chính

+ Phương pháp phân tích từ trên xuống
+ Phương pháp phân tích từ dưới lên
5. Kết cấu đồ án
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và
phụ lục, phần nội dung đồ án gồm 3 chương:

 Chương 1: Cơ sở lý luận về xây dựng phần mềm kế toán vật tư trong
doanh nghiệp

 Chương 2: Thực trạng công tác kế tốn vật tư tại Cơng ty cổ
phần ProDoor

 Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế tốn vật
tư tại Cơng ty cổ phần ProDoor
CHƯƠNG 1

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

4

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

5

Học viện Tài chính

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ
TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế tốn
1.1.1. Khái niệm, vai trị của phần mềm kế tốn trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán là một phần mềm đơn lẻ được cài đặt lên máy tính
với tác dụng hỗ trợ các chức năng cơ bản để người sử dụng nhập các số liệu

đầu vào bao gồm các chứng từ, số liệu dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn.
Phần mềm kế tốn sẽ xử lý để lập các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo
quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp.
Phần mềm kế tốn sẽ giúp cho doanh nghiệp:
- Cung cấp nhanh chóng, kịp thời số liệu cho các sổ sách, báo cáo
- Tự động định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp
- Tự động lập nhanh các Tờ khai khấu trừ thuế GTGT, Tờ khai quyết
toán thuế
- Chấm cơng, tính lương và hạch tốn lương trực tiếp ngay trên phần
mềm kế tốn.
- Theo dõi chính xác và kịp thời cơng nợ phải thu, phải trả
- Giúp kế tốn lưu trữ thông tin tiện lợi hơn, dễ dàng tra cứu khi cần
thiết, đồng thời cũng hạn chế được nguy cơ bị thất lạc thông tin
1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế tốn
Phần mềm kế tốn có các đặc điểm nổi bật sau:
- Có các chức năng kế tốn cơ bản. Hầu như doanh nghiệp nào cũng phải
sử dụng tới những chức năng căn bản có trong phần mềm kế tốn như lập hố
đơn, theo dõi chi phí và thu nhập, báo cáo tài chính, quản lý khách hàng/nhà
cung cấp.

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

5

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

6

Học viện Tài chính

- Những thứ như tính tiền tự động, thanh tốn định kì, thơng báo đáo
hạn và các quy trình tự động khác tiết kiệm thời gian cho bạn vì khơng cần
phải làm thủ cơng.
- Sử dụng các mẫu được làm sẵn (có thể tuỳ biến) để tạo báo giá cho
khách hàng, tự động chuyển thành hố đơn sau đó.
- Cho phép nhiều người dùng truy cập, để bạn khơng phải làm mọi thứ 1
mình.
- Truy cập thời gian biểu, tính lương, in séc và thanh toán cho nhân viên.
- Sử dụng mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị. Đặc biệt hữu ích cho chủ doanh
nghiệp hay đi công tác, không thể ngồi hoặc quản lý sổ sách trên máy tính.
- Phần mềm kế tốn làm cho việc vận hành doanh nghiệp dễ hơn thông
qua tích hợp và tự động nhập dữ liệu theo thời gian thực từ các ứng dụng và
công cụ mà doanh nghiệp sử dụng. Ví dụ như: POS, máy chấm cơng, cân điện
tử, dịch vụ mail, …
1.1.3. Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế tốn
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế
tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi
tính.
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định. Phần mềm kế tốn
khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ
kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn
được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế
tốn đó nhưng khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toán
làm nền tảng để xây dựng. Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

6

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

7

Học viện Tài chính

pháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đối
ứng tài khoản.
Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thơng tư,
chuẩn mực, luật kế tốn của nhà nước. Do đó xây dựng phần mềm kế toán
cũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điều
kiện của phần mềm.
Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kế
toán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết. Ví dụ như phân hệ
kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, như
phiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế tốn tiền cịn phiếu nhập, phiếu xuất
lại được thể hiện ở phân hệ kế tốn vật tư. Bởi vậy cần có sự phân loại chứng
từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các
sổ.
Theo thơng tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành năm
2014, doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn, hình thức ghi sổ
kế tốn nhưng phải đảm bảo tính minh bạch , đầy đủ. Tuy nhiên Báo cáo Tài

Chính vẫn theo quy định của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn. Về các Báo cáo
Quản trị doanh nghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng cơng thức
riêng của từng doanh nghiệp. Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các
chứng từ đã được nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm.
Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất
là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từ
được nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán.
Phần mềm kế tốn được hình thành từ thơng tin kết hợp với phương
pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
Một HTTT kế tốn sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:
(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống. Con người điều
khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình.
SV: Vũ Thị Hồng Nhung

7

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

8

Học viện Tài chính

(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một hệ thống
thơng tin. Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ
thơng tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành
các thơng tin có ích cho người dùng.
(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con

người. Thủ tục trong hệ thống thơng tin kế tốn chính là các chuẩn mực kế
toán do Nhà nước quy định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh
nghiệp đề ra.
(4) Dữ liệu kế tốn: Bao gồm tồn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ
cho việc xử lý trong hệ thống. Trong HTTT kế tốn thì dữ liệu đầu vào chính
là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong q trình hoạt động của doanh
nghiệp.
(5) Phần mềm kế toán: là tập hợp các lệnh viết bằng ngơn ngữ lập trình
để thơng báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán
đã chỉ ra. Trong hệ thống thơng tin kế tốn thì chương trình chính là các phần
mềm kế tốn.
 5 thành phần này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
 Theo đó con người và phần cứng là các thực thể hành động tiến hành
xử lý thông tin KT thông qua thủ tục KT để phần mềm có thể xử lý các dữ
liệu KT. Dữ liệu KT là cầu nối giữa con người và phần cứng.
+ Phần mềm kế toán là 1 trong 5 thành phần của HTTT KT, là tập hợp
tệp chương trình, dữ liệu và các tài liệu cần thiết mô tả lại thủ tục kế tốn
bằng ngơn ngữ lập trình để máy tính hiểu và thực hiện việc xử lý dữ liệu kế
tốn thay con người. Thơng qua phần mềm kế tốn con người có thể giải
quyết các bài tốn kế tốn trên máy tính bao gồm nhập chứng từ, lưu trữ
chứng từ, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán.

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

8

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

9

Học viện Tài chính

1.1.4. Sự cần thiết của phát triển phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp
Phần mềm kế tốn giúp kế tốn tự động hóa rất nhiều thao tác thủ cơng
thơng thường, phần mềm kế tốn có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh
mục phân xưởng sản xuất, danh mục cơng việc, danh mục nhóm cơng việc,
danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ... một khi bạn đã xây dựng bạn có thể
dùng lại mà khơng phải mất cơng nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự
động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai...sẽ giúp người kế toán giảm rất
nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không
những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời.... giúp giảm đáng kể
các thao tác thủ cơng khó nhọc của kế tốn và người quản lý.
Phần mềm kế tốn giúp cơng tác kế tốn chính xác hơn. Sử dụng phần
mềm kế tốn đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,
giá thành... khơng những thế với phần mềm kế tốn bạn có thể đối chiếu số
liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trong
q trình hạch tốn của bạn.


Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán:

 Đối với doanh nghiệp:
- Đối với kế toán viên: kế tốn viên khơng phải thực hiện việc tính tốn
bằng tay và không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần
nắm vững được quy trình hạch tốn, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính

xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế tốn viên mới ra trường chưa có kinh
nghiệm về nghiệp vụ.
- Đối với kế toán trưởng: tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối
chiếu các sổ sách, báo cáo kế tốn. Đồng thời, cung cấp tức thì được bất kỳ số
liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

9

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

10

Học viện Tài chính

- Đối với giám đốc tài chính: cung cấp các phân tích về hoạt động tài
chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng,
hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp
một cách chính xác và nhanh chóng.
- Đối với giám đốc điều hành: có được đầy đủ thơng tin tài chính kế
tốn của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư,
điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và
hiệu quả. Ngồi ra, tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính
chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của
đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
 Đối với cơ quan thuế và kiểm tốn:

- Dễ dàng trong cơng tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh
nghiệp
1.1.5. Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

 Phần mềm kế tốn phải có hỗ trợ cho người sử dụng tuân theo các
quy định cụ thể của Nhà nước về Kế tốn.
Khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi bản chất, nguyên tắc
và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về
kế toán theo các nội dung sau:
- Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên
máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy
định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng
từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế tốn có thể bổ sung
thêm các nội dung khác vào chứng từ kế tốn được lập trên máy tính theo yêu
cầu quản lý của đơn vị kế toán trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng
đúng maxi quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

10

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

11

Học viện Tài chính

theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các
quy định riêng ề chứng từ điện tử.
- Đối với tài khản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài
khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chết độ kế tốn hiện hành phù
hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các
tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế tốn phải đảm bảo tính
thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích
thơng tin của ngành và đơn vị.
- Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế
toán; đảm bảo mối quan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện
hành; số liệu đươc phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên
chứng từ đã được truy cập, đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này
sang sổ khác. Đơn vị kế tốn có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế
toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong
phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp
tính tốn các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với
từng lĩnh vực. Việc mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất,
thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các
đơn vị khác có liên quan.
- Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán
trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật
Kế toán. Trường hợp đơn vị kế tốn cần sử dụng tiếng nước ngồi trên sổ kế
tốn thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng
tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng việt. Giao diện
mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.

SV: Vũ Thị Hồng Nhung

11

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

12

Học viện Tài chính

- In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần
mềm kế tốn phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống
nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán,
báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế
toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kế
tốn hiện hành. Trong q trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều
kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.
 Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ
sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính
sách tài chính mà khơng ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
- Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp
bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi
chép một số chứng từ kế tốn đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ
bớt các chứng từ kế tốn mà khơng ảnh hưởng đến hệ thống.
- Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp
hạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt
các tài khoản khơng sử dụng mà khơng ảnh hưởng đến hệ thống.
- Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội

dung, cách ghi chép các sổ kế toán được sử dụng trong hệ thống nhưng phải
đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế tốn khác. Có thể loại bỏ bớt
sổ kế tốn khơng sử dụng mà khơng ảnh hưởng đến hệ thống.
- Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình
bày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bớt báo cáo
tài chính khơng sử dụng mà khơng ảnh hưởng đến hệ thống.
 Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về
số liệu
- Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tn thủ các quy trình
kế tốn cũng như phương pháp tính tốn các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính
theo quy định hiện hành.
- Đảm bảo sợ phù hợp, khơng trùng lắp giữa các số liệu kế tốn.
SV: Vũ Thị Hồng Nhung

12

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

13

Học viện Tài chính

- Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi
nhập dữ liệu và q trình xử lý thơng tin kế tốn.
 Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn
dữ liệu
- Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo các chức năng,

gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế tốn) và người làm kế tốn. Mỗi vị trí
được phân cơng có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo
người khơng có trách nhiệm khơng thể truy cập vào công việc của người khác
trong phần mềm kế tốn của đơn vị, nếu khơng được người có trách nhiệm
đồng ý.
- Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức
như : Thời gian truy cập thơng tin kế tốn vào hệ thống, các thao tác của
người truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó, …
- Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các
số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng
phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có
trách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được
truy cập chính thức vào hệ thống.
- Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các
trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.
1.1.6. Các thành phần của phần mềm kế toán
Cấu trúc của một phần mềm kế tốn phụ thuộc vào cơng nghệ lập trình
của phần mềm kế tốn đó.
- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng
một ngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh
sẽ tương ứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây
dựng trước. Tệp chương trình gồm một chương trình chính và các chương
trình con.
- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu,
SV: Vũ Thị Hồng Nhung

13

Lớp: CQ55/41.04

Đồ án tốt nghiệp

14

Học viện Tài chính

lưu trữ các thơng tin đầu vào của hệ thống.
- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu,
lưu trữ các thông tin đầu vào của hệ thống. Trong nhóm này có chứa 3
thành phần cơ bản:
+ Database (cơ sở dữ liệu): Là một tập các File được tổ chức theo một
quy tắc nào đó để thực thi một nhiệm vụ nào đó. Trong Database có rất
nhiều các loại tệp khác nhau nhưng trong đó có một loại tệp rất quan trọng
được gọi là bảng (Table).
+ Free Tables ( các bảng tự do): trong thành phần này chứa các bảng
tự do, nằm ngoài CSDL.
+ Queries (các truy vấn): dùng để truy vấn tạo các Tables khác từ
Tables nguồn, nghĩa là sinh ra các tệp bảng từ những tệp bảng nguồn theo
một số điều kiện nào đó.
- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo
cáo.
Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:
+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form. Thực chất Form
là một cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó.
+ Report: là báo cáo.
+ Labels: chứa các tệp nhãn.
- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Maneger.
- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người
dùng tạo ra và thư viện API. Trong các tệp .PRG, có một tệp được SET

MAIN (chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiên
khi chạy phần mềm này.
+ Program: chứa các chương trình
+ API Libraies: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).
SV: Vũ Thị Hồng Nhung

14

Lớp: CQ55/41.04


Đồ án tốt nghiệp

15

Học viện Tài chính

+ Applications: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).
- Other ( các thành phần khác):
+ Menu: các thực đơn.
+ Text Files (các tệp văn bản): Dùng để tạo một tệp text hoặc nối kết
một tệp text vào Project Manager
+ Other Files (các tệp khác): Dùng để nối kết vào Project Manager
một tệp bất kỳ - có thể cả tệp đồ hoạ.
1.1.7. Quy trình xây dựng phần mềm kế tốn
Quy trình xây dựng phần mềm gồm 7 bước sau :

HÌNH 1.1: QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
Đây là giai đoạn nhà phát triển (nhân viên triển khai) khảo sát bài toán
và tiếp xúc với chủ đầu tư để lập kế hoạch xây dựng hay phá triển một phần
mềm kế tốn. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực hiện
dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án, đưa ra
các đánh giá về tính khả thi của dự án.
- Thu thập thông tin về cơ chế nghiệp vụ của phần mềm cũ, các thành
phần chức năng của phần mềm cũ
- Thu thập thông tin về môi trường và các tác nhân có ảnh hưởng tới
SV: Vũ Thị Hồng Nhung

15

Lớp: CQ55/41.04