THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CTGT 118

Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty
cổ phần xây dựng CTGT 118
2.1 Một số nét khái quát về Công ty cổ phần xây dựng CTGT
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 đợc thành lập theo quyết định số
528/2001/QĐ/BGTVT ngày 28 tháng 2 năm 2001 và chính thức đi vào hoạt động dới
hình thức công ty cổ phần vào 01 tháng 01 năm 2001. Trụ sở chính của công ty đặt tại thị
trấn Cầu Diễn huyện Từ Liêm Hà Nội. Là một đơn vị kinh tế trực thuộc Tổng công ty
XDCTGT-BGTVT , công ty thực hiện chế độ kinh tế độc lập , tự chủ về tài chính, có t
cách pháp nhân và mở tài khoản tại các ngân hàng trong cả nớc.
Tiền thân của Công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 là Công ty 118 đợc thành lập vào
tháng 10 năm 1982 ,lúc đầu có nhiệm vụ tiếp nhận một phần máy móc thiết bị do Liên
Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đờng sắt, đờng bộ thuộc khu đầu mối
và vành đai Hà Nội. Sau này có nhiệm vụ thi công các công trình giao thông và các công
trình khác trong cả nớc .
Trải qua 20 năm hình thành phát triển , Công ty luôn luôn hoàn thành trách nhiệm
đợc giao và đạt đợc rất nhiều thành quả góp phần cải thiện và phát triển cơ sở hạ tầng của
đất nớc. Cụ thể công ty đã tham gia thi công nhiều công trình nh :
- Đờng Bắc Thăng Long Nội Bài
_ Quốc lộ (H Đ 1)
_ Quốc lộ 18
à
Ngoài ra hiện nay công ty đang đồng thời thi công nhiều công trình khác lớn nh:
- Mở rộng quốc lộ 1A
- Xây dựng đờng HCM đoạn đờng Hơng Sơn Hà Tĩnh
- Khu công nghiệp Dung Quất
...........
Và hàng loạt các công trình giao thông ở địa phơng trên cả nớc.
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 1
1

Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
Do có nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã đợc nhà
nớc tặng nhiều huân chơng nh:
- Huân chơng lao động hạng 2
- Huân chơng lao động hàng 3
- Nhiều bằng khen của Chính Phủ, Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam, của bộ Giao
Thông Vận Tải.
- Ba lăm liền (1999,2000,2001) đợc tặng cờ thi đua đơn vị thi đua xuất sắc nhất của
Tổng công ty xây dựng Giao Thông Vận Tải
Đóng góp vào thành quả mà Công ty đạt đợc trong những năm qua phải kể đến đội ngũ
cán bộ công nhân viên của Công Ty những ngời trực tiếp tạo nên sự thành công của
Công Ty trong những năm qua.
Tính đến thời điểm 31-12-2003 Công Ty cổ phần xây dựng CTGT 118 đã có một
đội ngũ lao động tơng đối hùng hậu với tổng số cán bộ công nhân viên và 347 ngời. Có
thể khẳng định rằng họ là những con ngời năng động có khả năng kinh doanh và làm việc
có hiệu quả . Điều này đợc thể hiện ở chỗ: Nhận thức đợc quy luật cạnh tranh gay gắt của
thị trờng, những ngời lãnh đạo, quản lý Công Ty đã chủ động đổi mới mạnh mẽ và toàn
diện ở tất cả các khâu nh con ngời, công nghệ, thiết bị, mở rộng ngành nghề kinh doanh
Và đã tạo đ ợc những bớc nhảy vọt khá khâm phục: Sau 3 năm đổi mới, sản lợng năm
2001 đã tăng lên 10 lần so với năm 1998 (tử 8,9 tỷ đồng năm 1998 tăng lên 81,5 tỷ đồng
năm 2001). Đồng thời thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viện cũng đợc tăng lên.
Tính đến nay thu nhập bình quân mỗi ngời khoảng 1.000.000đ/tháng đến 1.300.000 đ/
tháng (so với năm 1998 là 300.000/ngời/tháng).
Đạt đợc kết quả to lớn trong kinh doanh, luôn phấn đấu không ngừng để đạt đợc
kết quả to lớn hơn. Đó là phơng châm hoạt động của bất cứ một nghiệp nào và công ty cổ
phần xây dựng CTGT118 không phải là ngoại lệ. Chính vì thế mà hiện nay công ty đang
đa bộ tiêu chuẩn IOS 9001-2000 vào công tác quản lý chất lợng và phấn đấu đến cuối
năm 2002 đợc cấp chứng chỉ quốc tế về bộ tiêu chuẩn này.
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 2
2

Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
2.1.2 Đặc điểm sản xuất, tổ chức và quản lý Công Ty cổ phần xây dựng công trình
giao thông 118.
2.1.2.1 Đặc điểm sản xuất:
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các hoạt động chủ yếu của
Công Ty gồm:
- Xây dựng các công trình giao thông trong cả nớc, bao gồm: cầu, đờng, sân bay, bến
cảng, san lấp mặt đờng.
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi và đờng điện 35 KV.
- Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông
đúc sẵn, bê tông nhựa.
- Sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí.
- T vấn thiết kế, thí nghiệm vật liệu, đầu t giám sát công trình do công ty thi công.
-Kinh doanh bất động sản
-Buôn bán t liệu sản xuất t liệu tiêu dùng
-Vận tải hành khách và hàng hoá
-Kinh doanh dịch vụ khách sạn,du lịch, vui chơi giải trí
Với đặc thù riêng có của ngành XDCB là tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc
dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình( nhà máy ,cầu, đờng công trình
phúc lợi ) có đủ điều kiện đ a vào sản xuất hoặc sử dụng ngay khi hoàn thành. Xuất phát
từ những đặc điểm đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức
tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiết kế riêng, địa
điểm thi công khác nhau. Vì vậy, để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 3
3
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
đội khác nhau và các đội cầu để các đội sản xuất này trực tiếp thực hiện các giai đoạn
trong quá trình công nghệ các giai đoạn để thi công công trình của công ty đợc tiến hành
theo sơ đồ sau:
Khảo sát thi công

Hoàn thiện
Thi công
Bàn giao
Nghiệm thu

Giai đoạn khảo sát thi công : Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi
công một công trình nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai
đoạn này , ngay sau khi nhận làm giao tuyến ,công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết
kế, đợc trang bị đầy đủ các thiết bị , dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ
tiến hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc , cọc tim và các cọc dấu trên
toàn tuyến. Từ đó thiết kế và chọn phơng án thi công hợp lý.
Giai đoạn thi công : đối với thi công cầu công ty áp dụng phơng pháp đóng cọc, đổ trụ,
làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ. Còn thi công đờng có quy trình
nh sau: Đào đất hữu cơ, rải vải địa kỹ thuật và đắp cắt điện, đắp nền đờng, đắp sỏi đỏ thi
công lớp cấp đá dăm ; tới nhựa thám, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đờng..
Giai đoạn hoàn thiện: thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính
thẩm mỹ của công trình.
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 4
4
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
Giai đoạn nghiệm thu : tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng nh
thiết kế đợc diệt thì tiến hành nghiệm thu.
Giai đoạn bàn giao: khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đa vào sử
dụng.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức và quản lý ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao
thông 118.
Khi chuyển sang hoạt động dới hình thức công ty cổ phần công ty cổ phần xây dựng
công trình giao thông 118 đã tổ chức lại bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả .
Có những phòng ban đợc sát nhập vào với nhau, các phòng ban kiêm nhiều nhiệm vụ
khác nhau.

Trong công ty cơ quan quyền lực cao nhất là đại hội đồng cổ
đông(ĐHĐCĐ).DDHDDCDD thờng xuyên do hội đồng quản trị (HĐQT) triệu tập họp
mỗi năm một lần để thông qua báo cáo tài chính và thông qua định hớng phát triển của
công ty ĐHĐCĐ cũng có quyền quyết định chào bán cổ phần và mức cổ tức hàng năm
của từng loại cổ phần.
Dới ĐHĐCĐ là HĐQT cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. HĐQT có 9 thành
viên trong đó có chủ tịch HĐQT , phó chủ tịch HĐQT và các thành viên khác.
Ban kiểm soát gồm 3 ngời trong đó có 1 trởng ban và 2 kiểm soát viên.
Giám đốc điều hành do HĐQT bổ nhiệm có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và điều hành
hoạt động của công ty theo nghị quyết của HĐQT và phơng án kinh doanh của công ty,
là ngời đại diện theo pháp luật của công ty.
Giúp việc cho giám đốc điều hành có 3 phó giám đốc điều hành, kế toán trởng .
Họ sẽ thông tin cho giám đốc điều hành về tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình tài
chính, tham mu cho giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký
kết các hợp đồng kinh tế.
Toàn công ty đợc chia làm hai bộ phận: bộ máy quản lý và các đơn vị sản xuất.
-Về bộ máy quản lý gồm :
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 5
5
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
+ Phòng TC-KT.Tham mu giúp việc cho giám đốc điều hành về công tác quản lý tổ chức
toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh quyết toán các đối tác bên
trong và ngoài công ty. Thanh toán tiền lơng , thởng cho cán bộ công nhân viên trong
công ty.
+ Phòng kinh tế kỹ thuật: thực hiện giám sát, kiểm tra kỹ thuật công trình , có nhiệm vụ
lập các bản thiết kế, tính toán công trình nhằm đảm bảo tiến độ thi công và an toàn lao
động .
+ Phòng quản lý thiết bị: cung ứng vật t đúng số lợng, chất lợng, chủng loại và kịp thời
cho các đội thi công. Quản lý về tài sản, diệt giá trần mua vật liệu (cát, đá, xi măng..)cho

cán bộ cung ứng.
+ Văn phòng : đợc sát nhập từ phòng tổ chức hành chính, phòng thị trờng và văn phòng
cũ. Có nhiệm vụ theo dõi và t vấn về nhân sự, tìm kiếm các hợp đồng nhằm tạo công ăn
việc làm cho toàn công ty ngoài ra còn có nhiệm vụ soạn thảo văn bản
-Về các đơn vị sản xuất : khi có công trình thì các đơn vị này có nhiệm vụ thi công.
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 6
6
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
Sơ đồ: 1
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Giám đốc điều hành
Phó giám đốc điều hành
Phó giám đốc điều hành
Phó giám đốc điều hành
Các đơn vị sản xuất
Bộ máy quản lý
Xởng sửa chữa
Đội thi công số 5
Đội thi công số 4
Đội thi công số 3
Đội thi công số 2
Đội thi công số1
Đội thi công cầu 2
Đội thi công cầu 1
Văn phòng
Phòng TC KT
Phòng QLTB
Phòng KT KT
Sơ đồ tổ chức và quản lý công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118.

Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 7
7
Trêng C§KT-KTCN I B¸o c¸o chuyªn ®Ò
Sinh viªn: Ph¹m v¨n §iÒn Líp K9B – GTVT Trang 8
8
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
2.1.2.1 Tổ chức công tác kế toán ở Công Ty.
Phòng tài chính kế toán là một bộ phận quan trọng trong bộ máy quản lý của Công ty, là
một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong những năm qua,
phòng TC-KT đã có những đóng góp không nhỏ đối với những thành quả mà Công Ty đã
đạt đợc. Tổ chức kế toán đợc áp dụng theo mô hình tập trung, tức là việc hạch toán đợc
thực hiện ở phòng kế toán của công ty. ở các đội thi công có các nhân viên kinh tế làm
nhiệm vụ thống kê, hạch toán ban đầu.
Sơ đồ: 2
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán trởng
Phó phòng kế toán
KT công nợ kiêm kế toán thuế
KT vật liệu, tiền lơng, tài sản
Kế toán tiền gửi ngân hàng
Thủ quỹ
Các nhân viên kinh tế ở đội
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 9
9
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
-Kế toán trởng : làm nhiệm vụ bao quát chung, theo dõi, giám đốc tình hình sử dụng vốn,
huy động vốn cho các phơng án sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc,
cấp trên về mọi mặt hoạt động kinh tế.
- Phó phòng tài chính kế toán: Thay mặt kế toán trởng điều hành công tác kế toán khi kế
toán trởng vắng mặt. Đôn đốc thực hiện công tác kế toán ở Công Ty. Phó phòng kế toán

đóng vai trò là một kế toán tổng hợp.
- Kế toán vật liệu(kiêm kế toán tài sản cố định, tiền lơng): làm nhiệm vụ ghi chép, phản
ánh , xử lý và cung cấp thông tin kế toán về vật liệu, tính lơng hàng tháng cho công nhân
viên.
- Kế toán công nợ kiêm kế toán thuế: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến công nợ ,
thuế phát sinh.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: là ngời theo dõi phản ánh tình hình biến động của tiền gửi
Ngân hàng, chịu trách nhiệm giao dịch với các Ngân hàng.
- Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thu, chi phí tiền mặt, quản lý tiền mặt trong
quỹ.
- Các nhân viên kinh tế đội: làm nhiệm vụ thu thập chứng từ và hạch toán ban đầu, có
nhiệm vụ gửi các chứng từ về phòng kế toán ở Công Ty.
Hình thức kế toán Công Ty áp dụng: Hiện nay, Công Ty áp dụng hình thức Nhật ký-
Chứng từ và thực hiện công tác kế toán trên máy. Vì thế, các loại sổ chủ yếu Công ty sử
dụng trong hạch toán vật liệu là:
- Sổ chi tiêu vật liệu
- Báo cáo vật liệu
- Nhật ký chứng từ
- Sổ Cái
-Bảng phân bổ
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công Ty cổ phần xây dựng
CTGT 118
2.2.1 Đặc điểm và phân loại vật liệu:
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 10
10
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
Là doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng chuyên thi công cầu, đờng,
công trình công nghiệp, dân dụng nên vật liệu công ty sử dụng có những đặc thù riêng.
Mỗi công trình cần sử dụng những loại vật liệu thích hợp do vậy phải sử dụng khá nhiều
loại vật liệu. Những công trình do Công ty thi công thờng có giá trị lớn, thời gian sử dụng

dài, do vậy vật liệu đợc sử dụng để thi công đòi hỏi một khối lợng lớn, phong phú, đa
dạng về quy cách, chủng loại , chất lợng cao. Và phụ thuộc vào từng công trình mà khối
lợng các loại vật liệu đợc huy động cũng khác nhau. Tuy nhiên, có một đặc điểm chung
là có những vật liệu thờng cần huy động với khối lợng lớn nh xi măng, sắt thép, gạch
đá , có những loại cần huy động với khối l ợng nhỏ nh vôi , ve, đinh , sơn
Hầu hết các loại vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên thực thể của công
trình. Về mặt chi phí thì chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi
phí cũng nh giá thành công trình, hạng mục công trình(chi phí về vật liệu chính thờng
chiếm khoảng 70 %-77%). Chính vì thế, sự biến động về chi phí vật liệu ảnh hởng trực
tiếp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong cũng nh giá thành công trình. Chính vì thế
việc quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán nguyên liệu một cách chính xác là việc rất
cần thiết nhằm phục vụ nhu cầu quản lý và quản trị vật liệu .
Công ty thực hiện phân loại nguyên vật liệu nh sau: nguyên vật liệu đợc chia làm 4 loại:
+Nguyên vật liệu chính .
+Vật liệu phụ
+Nhiên liệu
+ Phụ tùng thay thế
Trong từng loại công ty lại chia nhỏ ra ví dụ nh: Thép, thép lại chia nhỏ thành thép
tròn trơn,thép tròn xoắn . Thép tròn xoắn lại đợc đơn chia thành thép 6, thép 8,thép
10
Tuy công ty đã tiến hành phân loại vật liệu nh vậy nhng không mở chi tiết cho Tài
khoản 152 mà khi hạch toán, loại vật liệu nào Công Ty cũng cho vào tài khoản 152.
Do sử dụng kế toán máy nên Công Ty đã thực hiện mã hoá vật liệu. Mã hoá vật
liệu bằng cách lấy chữ cái đầu trong tên gọi của vật liệu đó.
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 11
11
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
Ví dụ: Thép là loại vật liệu chính (VLC)
Thép tròn xoắn 6: doanh nghiệp mã hoá là VICTTXP6.
2.2.2 Đánh giá vật liệu:

Công ty quy định: Kế toán nhập xuất - tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá vốn
thực tế.
2.2.2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho:
Đối với vật liệu nhập kho, Công ty đánh giá theo giá vốn thực tế.
ở Công ty cổ phần xây dựng GTVT !!8, vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, hoặc do kiểm
kê phát thừa. ậ Công ty không có trờng hợp nhập kho vật liệu do nhận ứng trớc của bên
A.
(1). Trờng hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài.
Trị giá vốn thực tế = Giá mua ( ghi trên + Chi phí
Vật liệu nhập kho hoá đơn) (nếu có)
Cụ thể:
*(A) Trờng hợp mua hàng (VL) có hoá đơn GTGT.
Do Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên đối với vật liệu, mua về có
hoá đơn GTGT thì giá vốn thực tế của LV nhập kho là giá mua ( cha có thuế GTGT) cộng
(+) chi phí mua (nếu có).
-Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 088437 ngày 13/09/2001 Bút Sơn. Giá mua trên hoá đơn
( cha có thuế GTGT ) là 27.936.00 đồng. Chi phí vận chuyển về đến kho đội cầu 1 là do
bên bán chịu.
Nh vậy,: giá vốn thực tế của 36 tấn xi măng nhập kho là 27.936.000 đ
*(B) Trờng hợp mua vật liệu có hoá đơn bán hàng.
- Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế GTGT thì giá vốn thực tế của vật
liệu nhập kho là tổng giá thanh toán cho ngời bán.
-Ví dụ: Theo hoá đơn bán hàng ngày 09/09/2001, mua 15 bộ Bu lông tặc kệ của cửa hàng
vật liệu xây dựng Hoàng Tân, tổng giá thanh toán là 1.750.000 đồng.
Vậy giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là :1.750.000 đồng
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 12
12
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
(2) Trờng hợp kiểm kê phát hiện thừa.
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ đợc xác định bằng cách lấy số lợng của vật liệu

phát hiện thừa đó nhân(x) với đơn giá của loại vật liệu cùng loại.
2.2.2.2. Đánh giá vật liệu xuất kho.
Công ty cổ phần xây dựng GTGT 118 đăng ký với cơ quan chức năng là đánh giá
vật liệu xuất kho theo phơng pháp giá đích danh. Tuy nhiêu trên thực tế, khi áp dụng kế
toán máy thì việc đánh giá vật liệu xuất kho không tuân theo một phơng pháp nào cả. Cụ
thể khi xuất kho vật liệu, giả định rằng lô nào có đơn giá lớn nhất thì sẽ đợc xuất trớc và
cứ nh vậy cho tới hết.
-Ví dụ: Từ sổ chi tiết Xi măng PC 30 ( kho đội cầu 1) tháng 9 năm 2001 ta có tài liệu
sau:
+ Tồn 1/9 là 400 kg, đơn giá 772đ/kg, số tiền là :308.800 đồng.
+ Nhập ngày 13/9 là: 36.00 kg, đơn giá 776đ/kg, số tiền là 27.936.000 đồng
+Ngày nhập 21/9 là 40.000 kg, đơn giá 775,5đ/kg, số tiền là 31.020.000đ.
+ Xuất ngày 15/9 là 35.000kg
+ Xuất ngày 24/9 là 38.00kg
Ta có :
Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 15/9 là:
= 35.000 Kg*776đ/k)+(37.000kg8775,5đ/kg)=29.469.500đ.
2.2.3 Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty Cổ phần xây dựng CTGT 118.
2.23.1 Chứng từ sử dụng .
Khi nhập vật liệu vào máy thì cơ sở số liệu phải căn cứ vào các chứng từ gốc, các
chứng từ này đợc lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh phải đợc lập chứng từ theo đúng quy định. Hiện nay, Công ty sử dụng các
chứng từ liên quan đến kế toán vật liệu do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định
1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản quy định khác.
Các chứng từ sử dụng trong kế toán vật liệu ở Công Ty gồm:
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 13
13
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
-Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01-GTKT).
- Hoá đơn bán hàng(Mẫu số 02-GTTT).

-Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03-BH).
- Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT).
-Phiếu xuất kho(Mẫu 02-VT).
2.2.3.2. Các thủ tục nhập, xuất vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118.
2.2.3.2.1. Thủ tục nhập kho vật liệu:
Khi Công Ty nhận thầu một công trình, hạng mục công trình thi công ty có thể
giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. Công Ty phải tiến hành xác định khối lợng
NVL cần thiết phải sử dụng để thi công một công trình, hạng mục công trình (trong xây
dựng gọi là Tiên Lợng). Công việc lập phiếu Tiên Lợngdo phòng Kinh tế-Kỹ thuật
đảm nhiệm. Phiếu Tiên lợng đợc lập làm 2 bản, một bản lu lại phòng Kinh tế Kỹ
thuật, một bản chuyển sang phòng Kế toán-tài chính.
Do ở Công Ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình (hạng mục công trình)cho các
đội thi công nên khối lợng các loại vật liệu đợc ghi trên phiếu Tiên lợng không phải là
cố định. Nhng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vợt quá khối lợng của loại vật
liệu đó trên phiếu Tiên lợng thì phòng Kinh tế-Kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình nếu
thấy hợp lý thì mới cho mua thêm.
Khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gửi lên phòng Quản Lý
thiết bị (QLTB). Phòng QLTB sau khi xem xét thấy yêu cầu mua vật t là hợp lý thì Trởng
Phòng QLTB sẽ ký và gửi lên Giám đốc duyệt. Sau khi đã duyệt qua hai cấp, giấy xin
mua vật t sẽ đợc chuyển qua phòng TC-KT. Việc mua vật liệu có thể do nhân viên phòng
QLTB hoặc do nhân viên tiếp liệu của các đội thi công đảm nhận tuỳ thuộc vào từng tr-
ờng hợp cụ thể. Nếu ngời đi mua vật liệu có nhu cầu ứng trớc tiền để đi mua thì phải làm
giấy xin tạm ứng. Phòng TC-KT căn cứ vào giấy xin mua vật t,giấy đề nghị tạm ứng và
phiếu báo giá của bên bán (nếu có) để xác định và cấp tiền cho họ.
Khi vật liệu mua về, Công ty tiến hành nhập kho luôn, không tiến hành kiểm
nghiệm (mặc dù có Ban kiểm nghiệm vật t, tài sản cố định).
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 14
14
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
Căn cứ vào hoá đơn, hoặc phòng QLTB sẽ lập Phiếu nhập kho , Phiếu xuất kho.

Phiếu nhập kho đợc lập thành 4 liên, ngời phụ trách cung tiêu ký tên vào liên đó và
chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho phải ghi rõ số,
ngày nhập, tên quy cách, số lợng vật liệu theo chứng từ (hoá đơn ngời bán). Căn cứ vào
Phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lợng thực nhập
và cùng ngời giao hàng ký tên vào 4 liên của Phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện
thừa thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì báo
cho phòng QLTB biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời cung cấp. Phiếu
nhập kho khi có đầy đủ chữ ký.
- Một bên giao cho phòng QLTB.
- Hai liên chuyển lên phòng TC-KT. Trong đó, một liên chuyển cho kế toán vật t, một
liên chuyển cho kế toán công nợ (cùng với hoá đơn ), một liên thủ kho giữ.
Có thể mô phỏng trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ nhập kho vật liệu mua ngoài nh
sau:
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 15
15
Trêng C§KT-KTCN I B¸o c¸o chuyªn ®Ò
Sinh viªn: Ph¹m v¨n §iÒn Líp K9B – GTVT Trang 16
16
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
Biểu 2.1
Bộ phận có
nhu cầu sử
dụng vật liệu
Ngời bán, đơn
vị bán
Giám đốc Thủ kho Kế toán vật t,
kế toán công nợ
Nhu cầu sử dụng vật liệu
Vật liệu
Phiếu yêu cầu kí hiệu duyêtj

Kế hoạch mua vật liệu
Phiếu yêu cầu(đã đợc ký, duyệt)
Hợp đồng kinh tế nếu có
Hợp đồng kinh tế (nếu có) hoặc thực hiện mua vật liệu
Hợp đồng kinh tế
Nhập vật liệu
Phiếu nhập kho
Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng
Phiếu nhập kho (lập ký)
Cập nhật chứng từ (dữ liệu vào máy)
Hóa đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng
Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng
Phiếu yêu cầu
8
2
2
8
7
6
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 17
17
Trờng CĐKT-KTCN I Báo cáo chuyên đề
6
* Diễn giải:
(1): Bộ phận có nhu cầu về vật liệu Phiếu yêu cầu xin mua vật liệu.
(2): Phiếu yêu cầu đợc chuyển đến các bộ phận (phòng, ban, chức năng ký, duyệt).(
(3): Phòng QLTB, bộ phận vật t đội thực hiện mua vật liệu.
Sinh viên: Phạm văn Điền Lớp K9B GTVT Trang 18
18
4

Phiếu nhập
kho (ký)