Tài liệu NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP docx

Nghiệp vụ luu trữ trong
Nghiệp vụ luu trữ trong
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp


TS. Nguyễn Lệ Nhung
TS. Nguyễn Lệ Nhung

Ni dung nghip v luu tr:
1. Thu thập tài liệu
2. Phân loại tài liệu
3. Xác định giá trị tài liệu
4. Bảo quản tài liệu
5. Tổ chức khai thác, sử dụng

Mục dích của công tác luu trữ:
1. Tổ chức sắp xếp một cách khoa học
tài liệu
2. Đảm bảo an toàn cho tài liệu
3. Khai thác, sử dụng thông tin tài liệu hiệu
quả

1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu
-
Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc
có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận
các tài liệu có giá trị vào lưu trữ
-
Mục đích của thu thập tài liệu:

•
Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài
liệu của cơ quan
•
Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ tiếp theo.

1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu
-
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
•
Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?)
•
Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?)
•
Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?)
•
Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu

Yêu cầu đối với việc
thu thập tài liệu
•
Cần được tiến hành thường niên
•
Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa
bên giao và bên nhận
•
Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ

2. Phân loại tài liệu
-
Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành
các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm
nhỏ nhất (hồ sơ).
-
Mục đích của phân loại tài liệu:
•
Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện
khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan
thuận lợi, nhanh chóng
•
Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp
•
Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu

2. Phân loại tài liệu
-
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:

•
Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu
•
Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã
lựa chọn

Các cách phân loại tài liệu
+ Theo đơn vị tổ chức
+ Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động
+ Theo thời gian

Cách phân loại tài liệu lưu trữ
của Kho bạc NN cấp huyện
•
Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch)
•
Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo
các đơn vị tổ chức trực thuộc kho bạc
•
Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo
từng mảng hoạt động của đơn vị
•
Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp
tục được phân chia đến hồ sơ

Cách phân loại tài liệu lưu trữ
của Kho bạc NN cấp huyện
•
N¨m 2006
1. Bộ phận Kế hoạch

Tổng hợp
2. Bộ phận Kho Quỹ
3. Bộ phận Kế toán
•
N¨m 2007
1. Bộ phận Kế hoạch
Tổng hợp
2. Bộ phận Kho Quỹ
3. Bộ phận Kế toán

Cách phân loại tài liệu lưu trữ
của Kho bạc NN cấp huyện
•
Năm 2006
Tài liệu Bộ phận
Kế hoạch Tổng hợp
•
Vấn đề chung
•
Kế hoạch
•
Tổng hợp

Yêu cầu đối với việc
phân loại tài liệu
•
Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ
được bảo quản tại 1 địa chỉ
•
Cách thức phân loại cần bao phủ hết

toàn bộ tài liệu của cơ quan

Phân lo i l p theo ạ ớ
l a tu i:ứ ổ
T ng s l p h c: 100 ổ ố ớ ọ
hv
•
Trên 50:
•
T 45 đ n 49ừ ế
•
T 30 đ n 40ừ ế
•
D i 30ướ
•
20 hv
•
40 hv
•
30 hv
• 05 hv

Phân lo i l p theo ạ ớ
l a tu i:ứ ổ
T ng s l p h c: 100 hvổ ố ớ ọ
• Trên 50:
•
T 40 đ n 49ừ ế
•
T 30 đ n 45ừ ế

•
D i 30ướ
•
20 hv
•
45 hv
•
35 hv
• 05 hv

3. Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu là việc định thời
hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu
-
Mục đích của xác định giá trị tài liệu:
•
Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục
vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ
quan
•
Loại hủy những tài liệu hết giá trị

3. Xác định giá trị tài liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
•
Bám sát quy đinh của pháp luật và chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá
trị tài liệu
•
Lập danh mục tài liệu hết giá trị

•
Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu

Yêu cầu đối với việc
xác định giá trị tài liệu
•
Xác định chính xác thời hạn bảo quản cho tài
liệu
•
Xem xét tài liệu ở nhiều góc độ sử dụng khác
nhau

4. Tổ chức sử dụng tài liệu
-
Tổ chức sử dụng tài liệu là những hoạt động
nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ
-
Mục đích của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
•
Phát huy những giá trị thông tin trong tài liệu lưu
trữ vào hoạt động hiện hành của cơ quan
•
Phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra các hoạt
động đã qua của cơ quan

4. Tổ chức sử dụng tài liệu
-
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:

•
Xây dựng thủ tục khai thác sử dụng
•
Xác định hình thức tổ chức khai thác sử dụng
•
Xây dựng các công cụ phục vụ khai thác sử dụng
tài liệu
•
Phục vụ khai thác kịp thời các nhu cầu sử dụng tài
liệu

Yêu cầu đối với việc
tổ chức sử dụng tài liệu
•
Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ
các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
•
Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ
•
Giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ