Bài giảng nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS nguyễn lệ nhung

Nghiệp vụ luu trữ trong
Nghiệp vụ luu trữ trong
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp


TS. Nguyễn Lệ Nhung
TS. Nguyễn Lệ Nhung
0912581997
0912581997

Thành ph n tài li u c a doanh nghi pầ ệ ủ ệ
• Đi u l công ty; s a đ i, b sung Đi u l công ty; quy ề ệ ử ổ ổ ề ệ
ch qu n lý n i b c a công ty; s đăng ký thành viên ế ả ộ ộ ủ ổ
ho c s đăng ký c đông;ặ ổ ổ
•
Gi y ch ng nh n đăng ký kinh doanh; văn b ng b o h ấ ứ ậ ằ ả ộ
quy n s h u công nghi p; gi y ch ng nh n đăng ký ch t ề ở ữ ệ ấ ứ ậ ấ
l ng s n ph m; các gi y phép và gi y ch ng nh n khác;ượ ả ẩ ấ ấ ứ ậ
• Tài li u, gi y t xác nh n quy n s h u tài s n c a công ty;ệ ấ ờ ậ ề ở ữ ả ủ
• Biên b n h p H i đ ng thành viên, Đ i h i đ ng c đông, ả ọ ộ ồ ạ ộ ồ ổ
H i đ ng qu n tr ; các quy t đ nh c a doanh nghi p;ộ ồ ả ị ế ị ủ ệ
• B n cáo b ch đ phát hành ch ng khoán;ả ạ ể ứ
• Báo cáo c a Ban ki m soát, k t lu n c a c quan thanh tra, ủ ể ế ậ ủ ơ
k t lu n c a t ch c ki m toán đ c l p;ế ậ ủ ổ ứ ể ộ ậ
• S k toán, ch ng t k toán, báo cáo tài chính hàng năm;ổ ế ứ ừ ế
• Các tài li u khác theo quy đ nh c a pháp lu t.ệ ị ủ ậ

1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu
-

Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc
có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận
các tài liệu có giá trị vào lưu trữ
-
Mục đích của thu thập tài liệu:
•
Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài
liệu của cơ quan
•
Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ tiếp theo.

1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu
-
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
•
Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?)
•
Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?)
•
Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?)
•
Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu

Yêu cầu đối với việc
thu thập tài liệu
•
Cần được tiến hành thường niên
•
Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa

bên giao và bên nhận
•
Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ

2. Phân loại tài liệu
-
Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành
các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm
nhỏ nhất (hồ sơ).
-
Mục đích của phân loại tài liệu:
•
Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện
khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan
thuận lợi, nhanh chóng
•
Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp
•
Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu

2. Phân loại tài liệu
-
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
•
Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu
•
Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã
lựa chọn

Các cách phân loại tài liệu

+ Theo đơn vị tổ chức
+ Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động
+ Theo thời gian

Cách phân loại tài liệu lưu
trữ của cơ quan, tổ chức
•
Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch)
•
Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo
các đơn vị tổ chức (phòng)
•
Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo
từng mảng hoạt động của đơn vị
•
Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp
tục được phân chia đến hồ sơ

ví dụ: Các hồ sơ tài liệu được hình thành
trong hoạt động của một cơ quan A
1.Hồ sơ về mua trang thiết bị văn
phòng năm 2008
2. Hồ sơ về thanh lý tài sản cơ quan
2008
3. Hồ sơ về sửa chữa trang thiết bị văn
phòng 2008
4. Hồ sơ về tuyển dụng cán bộ năm
200b
5. Hồ sơ đấu thầu công trình A năm
2008

6. HỒ sơ về nộp thuế kinh doanh năm
2008
7. Hồ sơ về nâng lương cho cán bộ
năm 2008
8. Hồ sơ quyết toán tài chính
công trinh A năm 2008
9. Hồ sơ tổng kết công tác năm
2008
10. Tập báo cáo tài chính năm
2008
11. Hồ sơ khen thưởng cán bộ
12. Kế hoạch tài chính năm 2008
13. Hồ sơ về thành lập Phòng
Kinh doanh năm 2008

Yêu cầu đối với việc
phân loại tài liệu
•
Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ được
bảo quản tại 1 địa chỉ
•
Hồ sơ tài liệu sau khi được phân loại phải được hệ
thống hoá theo một trật tự logic theo các cách sau:
+ Theo vấn đề
+ Theo a,b,c
+ Theo địa dư
+ Theo tác giả ban hành văn bản

Ví dụ: tài liệu của Phòng Tổ
chức cán bộ

•
Vấn đề về tổ chức bộ
máy
+ Thành lập tổ chức
+ Giải thể, chia tách
•
Vấn đề về nhân sự
•
+ Tuy n d ngể ụ
•
+ Bổ nhiệm, miễn
nhiệm
•
+ Khen thưởng, kỷ
luật
•
+ Lương

3. Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu là việc định thời
hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu
-
Mục đích của xác định giá trị tài liệu:
•
Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục
vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ
quan
•
Loại hủy những tài liệu hết giá trị

3. Xác định giá trị tài liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
•
Bám sát quy đinh của pháp luật và chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá
trị tài liệu
•
Lập danh mục tài liệu hết giá trị
•
Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu

Yêu cầu đối với việc
xác định giá trị tài liệu
•
Xác định chính xác thời hạn bảo quản cho tài
liệu
•
Xem xét tài liệu ở nhiều góc độ sử dụng khác
nhau

Thời hạn bảo quản tài liệu
•
Vĩnh viễn
•
Có thời hạn: 5 năm; 10 năm; 20 năm; 50
năm đánh giá

4. Tổ chức sử dụng tài liệu
-

Tổ chức sử dụng tài liệu là những hoạt động
nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ
-
Mục đích của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
•
Phát huy những giá trị thông tin trong tài liệu lưu
trữ vào hoạt động hiện hành của cơ quan
•
Phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra các hoạt
động đã qua của cơ quan

4. Tổ chức sử dụng tài liệu
-
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
•
Xây dựng thủ tục khai thác sử dụng
•
Xác định hình thức tổ chức khai thác sử dụng
•
Xây dựng các công cụ phục vụ khai thác sử dụng
tài liệu
•
Phục vụ khai thác kịp thời các nhu cầu sử dụng tài
liệu

Yêu cầu đối với việc
tổ chức sử dụng tài liệu
•
Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ

các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
•
Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ
•
Giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ