Tài liệu CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ ppt

Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT
I. Khái ni m, ý ngh a, tác d ng, yêu c u ệ ĩ ụ ầ
c a công c tra tìm TLLTủ ụ
II. Các lo i công c tra tìm tài li u ch ạ ụ ệ ủ
y u trong các l u trế ư ữ
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,
yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT
1. Khái ni mệ
2. Ý ngh a, tác d ngĩ ụ
3. Yêu c u đ i v i công c tra tìm ầ ố ớ ụ
TLLT
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

1.Khái niệm
•
Công c tra tìm TLLT là ụ
ph ng ti n tra tìm và ươ ệ
thông tin tài li u trong các ệ
l u tr l ch s và l u tr ư ữ ị ử ư ữ
hi n hành.ệ
Nguyễn Lệ Nhu

ng - 09125819
97

2. Ý nghĩa, tác dụng
•
Đ gi i thi u thành ph n, n i dung tài li u ể ớ ệ ầ ộ ệ
c a các kho l u trủ ư ữ
•
Ch d n đ a ch t ng tài li uỉ ẫ ị ỉ ừ ệ
•
Là ph ng ti n đ th ng kê thành ph n, ươ ệ ể ố ầ
s l ng tài li u trong các l u trố ượ ệ ư ữ
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT
•
Ph i gi i thi u chính xác n i dung tài li u ả ớ ệ ộ ệ
l u tr đang b o qu n trong kho l u tr .ư ữ ả ả ư ữ
•
Các lo i công c tra tìm ph i đ c xây ạ ụ ả ượ
d ng th ng nh t v hình th c và n i dung.ự ố ấ ề ứ ộ
•
Đ m b o vi c tra tìm, l a ch n, t p h p tài ả ả ệ ự ọ ậ ợ
li u nhanh chóng theo yêu c u c a đ c gi .ệ ầ ủ ộ ả
•
K t c u c a các lo i công c tra tìm tài li u ế ấ ủ ạ ụ ệ
ph i đ n gi n, d hi u, d s d ng.ả ơ ả ễ ể ễ ử ụ
Nguyễn Lệ Nhu

ng - 09125819
97

II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu
chủ yếu trong các lưu trữ
1. M c l c h sụ ụ ồ ơ
2. Các b th tra tìmộ ẻ
3. Sách h ng d n n i dung TL kho l u ướ ẫ ộ ư
trữ
4. B n s y u TLLTả ơ ế
5. C s d li u thông tin n i dung TLLTơ ở ữ ệ ộ
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

1. Mc lc h s
a. Tác dụng:
- Mục lục hồ sơ giới thiệu thành phần,
nội dung, chỉ dẫn địa chỉ của tài liệu.
- Thống kê số l ợng hồ sơ
- H ớng dẫn sắp xếp khoa học HS
- Cố định ph ơng án phân loại TL
Nh vậy mục lục hồ sơ vừa là công cụ
dùng để tra tìm, vừa để thống kê, vừa
để quản lí tài liệu l u trữ. Vỡ v y, nú l
CC ch y u trong cỏc phũng (kho) LT.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬:
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn
bé hå s¬ cña 01 ph«ng l u tr÷
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn
bé hå s¬ cña mét ph«ng l u tr÷ theo
thêi gian.
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn
bé hå s¬ cña mét ph«ng l u tr÷ theo
c¬ cÊu t ch c.ổ ứ
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

c. Ph ơng pháp lập MLHS
- Đối với những PLT có khối l ợng TL ít đ ợc chỉnh lý 1
lần thì lập 01 MLHS
- Đối với những PLT có khối l ợng TL nhiều, chỉnh lý
thành nhiều đợt, thì mỗi đợt đ ợc lập thành 1 MLHS
- Đối với những ĐVHTP còn đang hoạt động có
CCTC ổn định thì lập MLHS cho từng đơn vị t
ch c .
- Nếu phòng, kho l u trữ nào có khối l ợng TL m
mật t ơng đối lớn thì có thể lập thành MLHS riêng
- Trong các PLT nếu có cỏc loại hình TL khác nhau
=> mỗi loại hình đ ợc lập thành MLHS riêng
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* L u ý

- Trong tr ờng hợp 1 phông LT đã đ ợc lập
MLHS rồi, nh ng sau đó cú 1 số HS,TL cần
bổ sung thì sẽ xử lý nh sau:
+ Nếu TL với số l ợng ít thì có thể bổ sung
đằng sau mục lục đã lập và ghi chú thêm
ph n Ch ng t k t thỳc c a ML
+ N u số l ợng HS nhiều và có nội dung
quan trọng thì lập MLHS mới
- Mục lục hồ sơ chỉ lập riêng cho từng
phông LT, 1 quyển MLHS không cho phép
thống kê TL của nhiều phông.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2 phÇn
•
PhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå s¬
Ví d : MLHS c a UBND xã Q.Th ng ụ ủ ắ
( Giai đo n I: 2000-2005) ạ

Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

Cặp
hộp
Hồ
sơ
Tiêu đề hồ sơ BD va

KT
Số
tờ
TH
BQ
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
I. Khối tổng hợp
O1 01 Tập Báo cáo và phương
hướng công tác năm (2000-
2005)
30/12/20
00
30/12/20
05
50 VV
II. Khối nội chính
05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt
I .Năm 2000
1/1/—
1/4/2000
68 LD
III. Khối Nông - Lâm - Ngư
10 100 Tập văn bản V/V phát triển
trồng cây CN lâu năm . Năm
2004
15/1—
31/12/20
04

159 LD
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

Cặp
hộp
Hồ
sơ
Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số
tờ
TH
BQ
Ghi
chú
IV. Khối quản lý đất đai,
giao thông, thuỷ lợi, xây
dựng cơ bản
15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k
mương. Năm 2002
2/4/—
15/11/2002
19
5
LD
V. Khối phân phối lưu
thông
20 200 Tập văn bản V/V thu thuế .
Năm 2005
1/1-

31/12/2005
45 LD
VI. Khối Văn - Xã
25 250 Tập Báo cáo V/V XD”Làng
VH”. Năm 2003
5/6—
8/10/2003
75 LD
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* Phần 2: Công cụ tra cứu ca MLHS gồm:
- Tờ nhan đề: ( Còn gọi là tờ đầu của bản mục
lục) gồm:
+ Tên kho l u trữ:
+ Tên phông LT:
+ Số phông:
+ Số mục lục:
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

- Lời nãi ®Çu
- B nả thèng kª ch÷ viÕt t¾t
-
B nả chØ dÉn
-
M c l c c a m c l cụ ụ ủ ụ ụ
- PhÇn tæng kÕt môc lôc

Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

2. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu l u trữ
a. Khái niệm
Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông tin về tài
liệu LT, đ ợc phân loại theo ngành hoạt động xã
hội, chuyên đề, sự vật, thời gian, địa d , tác giả
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

b. Tác dụng
- Dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài
liệu l u trữ . Mỗi bộ thẻ có thể giới thiệu về một
phông l u trữ, một số phông l u trữ, 1 kho l u trữ
hoặc toàn bộ tài liệu của phông l u trữ Quốc gia.
Việc giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu
không phụ thuộc vào thời gian sản sinh tài liệu,
ph ơng án phân loại TL của từng phông cũng nh
ranh giới giữa các phông LT. (S khỏc nhau v i
MLHS- Tớnh u vi t c a b th)
- Các bộ thẻ giải đáp nhanh chóng những câu hỏi
và những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội
dung của tài liệu l u trữ.
- Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ
bảo quản trong kho l u trữ.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819

97

c. C¸c lo¹i bé thÎ
•
Bé thÎ hÖ thèng
•
Bé thÎ sù vËt - Chuyªn ®Ò
•
Bé thÎ sù vËt
•
Bé thÎ thêi gian
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* Bộ thẻ hệ thống
- Khái niệm: Bộ thẻ hệ thống là công cụ tra
tìm tài liệu l u trữ trong đó các thông tin đ ợc
phân loại theo đặc tr ng của ngành hoạt
động XH
- Tác dụng: Có khả năng giới thiệu nội dung
tài liệu l u trữ không chỉ trong phạm vi 1
phông, 1 kho l u trữ cơ quan, của 1 trung
tâm l u trữ Quốc gia, m cú th gi i thi u nd
TLLT c a toàn bộ phông l u trữ Quốc gia.
- Yêu cầu: Ph ơng án phân loại thông tin và
hệ thống ký hiệu phải thống nhất giữa các
trung tâm L u trữ Quốc gia và kho l u trữ cơ
quan trong c n ớc.
Nguyn L Nhu

ng - 09125819
97

- Ph ơng án phân loại thông tin: theo từng ngành hoạt
động xã hội. Thông tin đ ợc chia ra thành nhiều phần
lớn nhất, khái quát nhất. Các phần chủ yếu đ ợc sắp
xếp theo trật tự logic. Những vấn đề có tính chất
tổng hợp sắp xếp tr ớc ( phần này liên quan đến tất
cả các lĩnh vực hoạt động xã hội). Những phần có
tính chất độc lập thì xếp sau
- Hệ thống ký hiệu: Trong ph ơng án phân loại thông tin
Hệ thống ký hiệu cú th theo hình thức thập phân
(t 0-9) , ho c bỏch phõn (t 00-99)- hỗn hợp chữ và
số.
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

Vớ d: Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu
sau năm 1945 ca cỏc c quan NN
00. Những vấn đề chung
01. Tổ chức
02. Nhân sự
03. Thi đua khen th ởng
04. Hành chính, Văn th , L u trữ
05. Quân sự
06. Công an
07. Ngoại giao
08. T pháp
09. Thanh tra

10. Kiểm sát
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

11. Toà án
12. Biên giới
13. Dân tộc, miền núi
14. TÔn giáo
15. Các tổ chức chính trị , chính trị - xã hội
16. Lao động - xã hội
17. giáo dục
18. văn hoá - thông tin
19. thể dục thể thao
20. y tế
21. Bảo hiểm
22. qui hoạch - kế hoạch - đầu t
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

23. thống kê
24. dân số - Kế hoạch hoá gia đình
25. Dự trữ quốc gia
26. tài chính
27. Vật giá
28. Hải quan
29. Ngân hàng
30. th ơng mại
31. du lịch

32. Dịch vụ công cộng
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

33. B u điện
34. giao thông vận tải
35. kiến trúc, xây dựng
36. Địa chính
37. khí t ợng thuỷ văn
38. khoa học và công nghệ
39. môi tr ờng
40. nông nghiệp
41. lâm nghiệp
42. Thuỷ lợi
43. Thuỷ sản
44. Công nghiệp
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

Trong tng lnh vc hot ng ln thụng
tin TL LT c chia v cỏc cp nh
dn
Vớ d:
01. T ch c
01 02 14. Tổ chức HĐND cấp xã
01 02 14 02. Bầu HĐND/Chủ tịch/
Phó Chủ tịch HĐND cấp xã
01 02 14 04. Kỳ họp, phiên họp của HĐND cấp xã

01 02 14 06. Hoạt động của Chủ tịch/
Phó Chủ tịch HĐND cấp xã
01 02 14 08. Tổ chức Văn phòng và các Ban
của HĐND cấp xã
(Chi tiết hoá theo bảng trợ ký hiệu Đ)