Tài liệu Chương VII: Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ doc

Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

CHƯƠNG VII
CÔNG CỤ
TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

CHƯƠNG VII
CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT
I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của
công cụ tra tìm TLLT
II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu
trong các lưu trữ
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,
yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT
1. Khái niệm
2. Ý nghĩa, tác dụng
3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

1.Khái niệm

•
Công cụ tra tìm TLLT là phương
tiện tra tìm TL và thông tin tài liệu
trong các lưu trữ lịch sử và lưu
trữ hiện hành.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

2. Ý nghĩa, tác dụng
•
Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của
các kho lưu trữ
•
Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu
•
Là phương tiện để thống kê thành phần, số
lượng tài liệu trong các lưu trữ
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT
•
Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ
đang bảo quản trong kho lưu trữ.
•
Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng
thống nhất về hình thức và nội dung.
•

Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu
nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả.
•
Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải
đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu
chủ yếu trong các lưu trữ
1. Mục lục hồ sơ
2. Các bộ thẻ tra tìm
3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ
4. Bản sơ yếu TLLT
5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLT
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

1. Mc lc h s
a. Tác dụng:
- Mục lục hồ sơ giới thiệu thành phần, nội dung,
chỉ dẫn địa chỉ của tài liệu.
- Thống kê số lượng hồ sơ
- Hướng dẫn sắp xếp khoa học HS
- Cố định phương án phân loại TL
Như vậy mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng
để tra tìm, vừa để thống kê, vừa để quản lí tài
liệu lưu trữ. Vỡ vy, nú l CC ch yu trong cỏc

phũng (kho) LT.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬:
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬
cña 01 ph«ng l­u tr÷
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬
cña mét ph«ng l­u tr÷ theo thêi gian.
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬
cña mét ph«ng l­u tr÷ theo c¬ cÊu t ch c.ổ ứ
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

c. Phương pháp lập MLHS
- Đối với những PLT có khối lượng TL ít được
chỉnh lý 1 lần thì lập 01 mục lục hồ sơ
- Đối với những PLT có khối lượng TL nhiều,
chỉnh lý thành nhiều đợt, thì mỗi đợt được lập
thành 1 MLHS
- Đối với những đơn vị hình thành phông còn
đang hoạt động có CCTC ổn định thì lập MLHS
cho từng đơn vị t chc.
- Nếu phòng, kho lưu trữ nào có khối lượng tài
liệu m mật tương đối lớn thì có thể lập thành
mục lục hồ sơ riêng
- Trong các PLT nếu có cỏc loại hình TL khác
nhau => mỗi loại hình được lập thành MLHS

riêng
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* Lưu ý
- Trong trường hợp 1 phông lưu trữ đã được lập
MLHS rồi, nhưng sau đó cú 1 số hồ sơ tài liệu
cần bổ sung thì sẽ xử lý như sau:
+ Nếu TL với số lượng ít thì có thể bổ sung
đằng sau mục lục đã lập và ghi chú thêm
phn Chng t kt thỳc ca ML
+ Nu số lượng hồ sơ nhiều và có nội dung
quan trọng thì lập MLHS mới
- Mục lục hồ sơ chỉ lập riêng cho từng phông
lưu trữ, 1 quyển MLHS không cho phép thống
kê tài liệu của nhiều phông.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2 phÇn
•
PhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå s¬
Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng
( Giai đoạn I: 2000-2005)

Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

Cặp
hộp số
Hồ sơ
số
Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số
lượng
tờ
THBQ Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
I. Khối tổng hợp
O1 01
Tập Báo cáo và phương hướng
công tác năm (2000-2005)
30/12/2000
30/12/2005
50 VV
II. Khối nội chính
05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt I .Năm
2000
1/1/—
1/4/2000
68 LD
III. Khối Nông - Lâm - Ngư
10 100 Tập văn bản V/V phát triển trồng cây
CN lâu năm . Năm 2004
15/1—
31/12/2004
159 LD

IV. Khối quản lý đất đai, giao
thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ
bản
15 150
Hồ sơ V/V XD h thống k mương. Năm
2002
2/4/—
15/11/2002
195 LD
V. Khối phân phối lưu thông
20 200 Tập văn bản V/V thu thuế . Năm
2005
1/1—
31/12/2005
45 LD
VI. Khối Văn - Xã
25 250
Tập Báo cáo V/V XD”Làng VH”. Năm 2003
5/6—
8/10/2003
75 LD
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* Phần 2: Công cụ tra cứu ca MLHS gồm:
- Tờ nhan đề: ( Còn gọi là tờ đầu của bản mục lục)
gồm:
+ Tên kho lưu trữ:
+ Tên phông LT:

+ Số phông:
+ Số mục lục:
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

- Lời nãi ®Çu
- Bản thèng kª ch÷ viÕt t¾t
-
Bản chØ dÉn
-
Mục lục của mục lục
- PhÇn tæng kÕt môc lôc
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

2. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ
a. Khái niệm
Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông tin về tài
liệu LT, được phân loại theo ngành hoạt động xã
hội, chuyên đề, sự vật, thời gian, địa dư, tác giả
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

b. Tác dụng
- Dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu lưu
trữ . Mỗi bộ thẻ có thể giới thiệu về một phông lưu
trữ, một số phông lưu trữ, 1 kho lưu trữ hoặc toàn bộ

tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia. Việc giới thiệu
thành phần và nội dung tài liệu không phụ thuộc vào
thời gian sản sinh tài liệu, phương án phân loại TL
của từng phông cũng như ranh giới giữa các phông
LT. (S khỏc nhau vi MLHS- Tớnh u vit ca b th)
- Các bộ thẻ giải đáp nhanh chóng những câu hỏi và
những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội dung của
tài liệu lưu trữ.
- Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ bảo
quản trong kho lưu trữ.
Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97

c. C¸c lo¹i bé thÎ
•
Bé thÎ hÖ thèng
•
Bé thÎ sù vËt - Chuyªn ®Ò
•
Bé thÎ sù vËt
•
Bé thÎ thêi gian
Nguyn L Nhu
ng - 09125819
97

* Bộ thẻ hệ thống
- Khái niệm: Bộ thẻ hệ thống là công cụ tra
tìm tài liệu lưu trữ trong đó các thông tin được

phân loại theo đặc trưng của ngành hoạt động
XH
- Tác dụng: Có khả năng giới thiệu nội dung
tài liệu lưu trữ không chỉ trong phạm vi 1
phông, 1 kho lưu trữ cơ quan, của 1 trung tâm
lưu trữ Quốc gia, m cú th gii thiu nd
TLLT ca toàn bộ phông lưu trữ Quốc gia.
- Yêu cầu: Phương án phân loại thông tin và
hệ thống ký hiệu phải thống nhất giữa các
trung tâm Lưu trữ Quốc gia và kho lưu trữ cơ
quan trong c nước.