Tài liệu THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ppt

TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
1
CHƯƠNG VI
THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
2
CHƯƠNG VI
THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc
II. Đối tượng và đơn vị thống kê
III. Nội dung và phương pháp thống kê TLLT
IV. Lập báo cáo thống kê tổng hợp
V. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê
VI. KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
3
I. Khái niệm, mục đích,
yêu cầu, nguyên tắc
1. Khái niệm
2. Mục đích, ý nghĩa
3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT
4. Nguyên tắc thống kê
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
4
1. Khái niệm
•
Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương

pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ
ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành
phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống
TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT.
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
5
2. Mục đích, ý nghĩa
•
Giúp các CQ quản lý LT và KLT xây dựng
được kế hoạch cho công tác LT: TTBS, chỉnh
lý, XĐGTTL
•
Số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công
tác quản lý: trên cơ sở thực tiễn, các CQ phát
hiện ra những tồn tại, những vấn đề mới nảy
sinh, những vấn đề sai lệch ở cơ sở, những
khó khăn vướng mắc trong phạm vi quản lý để
xây dựng, ban hành các văn bản nhằm hướng
dẫn nghiệp vụ, giúp việc quản lý công tác lưu
trữ và TLLT được chặt chẽ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
6
3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT
•
Phải cụ thể
•
Phải phù hợp với thực tế, chính xác (phản ánh
đúng số lượng, chất lượng trên thực tê)

•
Phải kịp thời (cơ quan LT cấp trên mới đủ căn
cứ để lập KH, để KL vụ việc)
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
7
4. Nguyên tắc thống kê
•
Đảm bảo sự thống nhất giữa sổ sách
thống kê và thực tiễn bảo quản
•
Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu
trữ quốc gia VN
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
8
II. Đối tượng và đơn vị thống kê
1. Đối tượng thống kê
2. Đơn vị thống kê
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
9
1. Đối tượng thống kê
•
TLLT
•
Các công cụ tra tìm (MLHS, bộ thẻ,
CSDL,)
•
Các phương tiện bảo quản tài liệu (cặp,

hộp, giá, tủ)
•
Cán bộ lưu trữ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
10
2. Đơn vị thống kê
•
Đối với TLLT: phông, sưu tập, hồ sơ (đơn vị
bảo quản), mét giá, văn bản, bó, gói...
•
Đối với công cụ tra tìm: bộ, quyển, CSDL...
•
Đối với trang thiết bị bảo quản: chiếc, cái...
•
Đối với cán bộ lưu trữ: người, b/chế
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
11
III. Nội dung và
phương pháp thống kê TLLT
1. Sổ nhập TLLT
2. Sổ xuất TLLT
3. Sổ thống kê phông lưu trữ
4. Mục lục hồ sơ
5. Sổ đăng ký MLHS
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
12
1. Sổ nhập TLLT

•
Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng
kho lưu trữ
•
Tác dụng: Là công cụ để thống kê tình hình
nhập TL vào kho LT, nó cho biết số lượng,
chất lượng, thành phần TL trong KLT.
•
Đối tượng thống kê: Toàn bộ TLLTHC được
nhập vào kho LT (không phân biệt thời gian,
nguồn nhập, số lượng tài liệu).
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
13
Mẫu sổ nhập TLLT
stt Ngày
tháng
nhập
Họ
tên
người
nộp
Tên
cơ
quan,
đơn vị
nộp
Tên
phông
Số

phông
Năm
của
tài
liệu
Văn
bản
căn
cứ
để
nhập
Số
lượng
hồ sơ
Số
cặp,
hộp,
bó,
mét
Tóm
tắt tình
hình
tài liệu
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- 0912581997
14
2. Sổ xuất TLLT

•
Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ
•
Tác dụng:
-
Để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi
kho lưu trữ
-
Để quản lý tài liệu được chặt chẽ
•
Đối tượng thống kê: Toàn bộ tài liệu LT hành
chính được xuất ra khỏi kho LT