Quản trị văn phòng bài tập cuối kì đại học ngoại ngữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ

QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
TIỂU LUẬN CUỐI KÌ

XÂY DỰNG MẪU VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI VÀ MẪU NHÀ
QUẢN TRỊ MONG MUỐN ĐƯỢC LÀM VIỆC CÙNG TRONG
TƯƠNG LAI

Giảng viên

: ThS. Nguyễn T. Kim Bình

Sinh viên

: NGUYỄN MAI LINH

MSSV

:

Khoa

: Sư phạm tiếng Anh

HÀ NỘI, 2021


LỜI MỞ ĐẦU
Qua mơn học Quản trị văn phịng do cơ Nguyễn Thị Kim Bình giảng dạy

vào kì này, em đã học tập được rất nhiều điều bổ ích về môn học này cũng như
những kinh nghiệm thực tiễn quý báu khi chuẩn bị bước chân vào mơi trường văn
phịng công sở sau này.
Trong môn học này, em đã được nghe những phần trình bày rất bổ ích từ
các bạn cũng như những giảng giải chi tiết của cô về văn phòng điện tử, văn
phòng xanh, tác động của yếu tố văn hóa đến hoạt động văn phịng, tác động của
thương mại điện tử đến hoạt động văn phòng và các bệnh văn phịng mà nhân
viên văn phịng cơng sở dễ gặp phải
Trong tất cả các nội dung đã học ở kì này, nội dung nào cũng mang những
ý nghĩa kinh nghiệm riêng liên quan mật thiết tới công việc đi làm văn phịng
cơng sở sau này của bất kì cá nhân nào. Trong đó, em cảm thấy hứng thú nhất là
nội dung văn phịng xanh, chương đó giúp cho em hiểu hơn về tầm quan trọng
của việc tạo ra không gian xanh đáng sống và làm việc cho nhân viên, giúp cho
nhân viên thư giãn và giải tỏa trong các giờ làm việc, để từ đó quyết định xem
liệu đó có phải là mơi trường cơng ty đáng để mình gắn bó và cống hiến lâu dài
hay khơng.
Qua mơn học này, em đã hiểu sâu thêm rất nhiều điều ở cơng việc văn
phịng nói chung và văn phịng cơng sở nói riêng ở Việt Nam. Qua đây, em cũng
đã học được rất nhiều điều qua những trải nghiệm thực tế về các mặt của đời sống
mà cô chia sẻ để từ đó có thể đưa ra những quyết định tỉnh táo hơn và mạnh dạn
hơn khi đang bước vào giai đoạn chuẩn bị tốt nghiệp và lựa chọn sự nghiệp cả
đời.

i


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... i
MỤC LỤC ............................................................................................................ii
DANH MỤC VIẾT TẮT .................................................................................. iii

CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG MẪU VPHĐ....... 1
1.1. VPHĐ .......................................................................................................... 1
1.1.1. Khái niệm.............................................................................................. 1
1.1.2. Các yếu tố của VPHĐ ........................................................................... 4
CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ MẪU NQT KỲ VỌNG ĐƯỢC
LÀM VIỆC CÙNG TRONG TƯƠNG LAI.................................................... 13
2.1. Các tiêu chuẩn của NQT kỳ vọng ............................................................. 13
2.1.1. Trí thức ............................................................................................... 13
2.1.2. Diện mạo ............................................................................................. 15
2.1.3. Phong thái ........................................................................................... 16
2.1.4. Tư duy nhận thức pháp luật ................................................................ 17
2.1.5. Đạo đức ............................................................................................... 18
2.1.6. Giao tiếp, ứng xử ................................................................................ 19
2.1.7. Thể hình, sức khỏe .............................................................................. 20
2.1.8. Phương thức quản trị .......................................................................... 20
2.2. Kết luận .................................................................................................... 21
Tài Liệu Tham Khảo......................................................................................... 23

ii


DANH MỤC VIẾT TẮT
VP

Văn phòng

VPHĐ

Văn phòng hiện đại

NQT

Nhà quản trị

iii


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG MẪU VPHĐ
1.1. VPHĐ
1.1.1. Khái niệm
1.1.1.1. Khái niệm VPHĐ
Theo Duffy (2002), định nghĩa về "văn phòng (VP)" như sau: "Văn phòng
là một thuật ngữ chung cho một căn phòng hoặc khu vực làm việc khác, trong đó
mọi người làm việc hoặc các tịa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho
các cá nhân hoặc tổ chức thuê. Trong các hoạt động VP (liên quan đến giấy tờ,
sổ sách, máy tính ...). VP cũng có thể đại diện cho một vị trí hoặc bộ phận trong
tổ chức và các nhiệm vụ cụ thể của nó liên quan đến các công việc chung của tổ
chức, các hoạt động nội bộ, bên ngoài và liên quan đến quản lý VP. Tổ chức (VP
sở, hoặc VP nằm trong cơ quan, tổ chức), cơng ty thường có chức danh giám đốc
VP, phó giám đốc VP...). VP được thành lập từ thời Trung cổ (1000-1300), nơi
hầu hết các thư từ hoàng gia và các tài liệu pháp lý được sao chép và bảo quản.
Vì vậy, trên thực tế, VP trụ sở đã có từ lâu đời. Mọi cơ quan, xí nghiệp
được thành lập đều rất cần không gian VP. Tuy nhiên, thời gian trơi qua, mơ hình
VP truyền thống chắc chắn khơng còn văn phòng hiện đại (VPHĐ) đã ra đời (Lý,
2020).
VPHĐ là không gian VP được thiết kế theo hướng hiện đại, đảm bảo tính
linh hoạt và các tiện ích hỗ trợ, phù hợp với các doanh nghiệp hiện đại (Nam,
2020).
1.1.1.2. Vai trò của VPHĐ

VP là nơi làm việc của mọi VP, tổ chức. Thiết kế VP cần đáp ứng tốt nhất
các nhu cầu về tài liệu, công việc, đối nội, ngoại giao… Đây là nơi trang bị đầy
đủ các sản phẩm nội thất VP, có đủ diện tích và các phịng ban đặc thù đáp ứng
nhu cầu cơng việc. Vì vậy, có thể nói vai trị của VP đối với một tổ chức, đoàn
thể hơn hết là cội nguồn và nền tảng của sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.
VPHĐ bộc lộ rõ phong cách riêng của mỗi doanh nghiệp (Lý, 2020).
Thông thường, những VP truyền thống chỉ tập trung vào vai trò cốt yếu được nêu
1


ở phía trên. Tuy nhiên, với những khơng gian làm việc hiện đại thì vai trị của
chúng cịn được khẳng định ở nhiều góc độ khác.
Nhiệm vụ quan trọng đầu tiên là VP làm việc hiện đại được thiết kế sao
cho thể hiện được phong cách riêng của từng cơ quan, công ty. Điều này được
thấy rõ trong thiết kế của căn phòng, việc sử dụng đồ nội thất theo phong cách và
màu sắc độc đáo. VPHĐ thể hiện rõ nét phong cách riêng của từng công ty. Từ
trước đến nay, các VP truyền thống chỉ tập trung vào các vai trị quan trọng trên.
Nhưng trong mơi trường làm việc hiện đại, vai trị của nó đã được xác định theo
nhiều cách khác. Ví dụ, nếu NQT muốn thiết kế khơng gian VPHĐ, mang tính
sáng tạo và đa dạng thì NQT phải dựa vào những gam màu táo bạo mới lạ. Thiết
kế phịng và khơng gian tự do, phóng khống cũng là một yếu tố hữu ích trong
việc thể hiện phong cách này.
VPHĐ thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh (Lý, 2020). VP làm việc hiện đại
ở Việt Nam và các nước trên thế giới đều được thiết kế để tối ưu hóa mọi quy
trình làm việc. Mọi nhân viên đều có cảm hứng hơn mọi lúc bởi sự xuất hiện của
đồ nội thất tiện nghi, điều mà không chỉ đáp ứng nhu cầu mà còn tạo ra sự thoải
mái và tự động hóa bởi cấu trúc thơng minh. Giống như các loại ghế VP trước
đây, nó thường chỉ được chế tạo với phần chân ổn định và phần tựa lưng thẳng.
Trong các VPHĐ, sản phẩm này có nhiều tính năng khác. Là phần lưng cong tạo
tính thẩm mỹ và giúp người ngồi khơng bị đau lưng. Các tính năng như kê tay, di

chuyển, điều chỉnh độ cao, tựa lưng… chiếc tạo sự thoải mái tối đa.
Những món đồ nội thất với thiết kế hiện đại này không chỉ đáp ứng được
nhu cầu công việc như những đồ nội thất truyền thống mà còn mang đến nguồn
cảm hứng để mọi nhân viên làm việc hăng say và đẩy nhanh tiến độ. Khơng chỉ
có ghế VP mà các đồ nội thất VP như bàn làm việc, tủ hồ sơ, vách ngăn VP đều
được thiết kế dựa trên yếu tố này. Vì vậy, các VPHĐ ngày nay không chỉ là nơi
làm việc mà cịn là nơi thư giãn, giải trí của tồn thể nhân viên. Không gian mở,
đặc biệt liên quan đến thiên nhiên, hoặc các khu vực nhằm mang lại sự thư giãn
cho nhân viên cũng đã được xây dựng. Ngoại thất nội thất hiện đại và những
không gian thiết kế sáng tạo này chắc chắn sẽ giúp công ty luôn tràn đầy năng
lượng và là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển và bền vững hơn.
2


Ví dụ như Camenzind Evolution đã giúp Unilever phát triển không gian
VP cho các cuộc họp lớn và nhỏ, làm việc cá nhân, các dự án cộng tác, cuộc gọi
hội nghị, v.v. Unilever chú trọng phát triển khả năng sáng tạo, ý tưởng mới và
tính linh hoạt của nhân viên để giúp họ thực hiện công việc hiệu quả nhất. Nhờ
vậy mà các nhân viên tại Unilever luôn cảm thấy vô cùng dễ chịu, tận tâm cống
hiến, giúp cho Unilever có thể phát triển cực kì lớn mạnh như ngày nay.
VPHĐ còn thể hiện vị thế và địa vị của cơ quan (Lý, 2020). Ở Việt Nam,
khái niệm hiện đại hóa VP có lẽ khơng cịn xa lạ với các doanh nghiệp. Đây là
điều tất yếu trong xu thế phát triển chung của tồn xã hội. Nếu khơng theo kịp,
chắc chắn công ty, doanh nghiệp sẽ già đi và tụt hậu so với các đơn vị khác. Trong
xã hội hiện đại, mọi thứ đều cần sự linh hoạt thay đổi để thích ứng với sự tồn tại
và phát triển.
Ví dụ, chất lượng sản phẩm sữa của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
(Vinamilk) tốt nhưng để hồn hảo cần có sự góp sức của đội ngũ nhân viên giới
thiệu sản phẩm và chăm sóc khách hàng tại cửa hàng nhập sản phẩm. Điều này
cho thấy vai trò của nhân viên VP là rất quan trọng trong khâu tiếp xúc với khách

hàng của một sản phẩm, dịch vụ. Nếu chỉ có sản phẩm tốt mà chất lượng nhân
viên phục vụ kém thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của khách hàng.
VPHĐ cịn tạo mơi trường làm việc lý tưởng như khơng gian thống mát,
nội thất thơng minh, VPHĐ với trang thiết bị kỹ thuật tối ưu ... tạo ra một nơi làm
việc thoải mái giúp mọi người phát huy hết khả năng của mình (Lý, 2020). Bên
cạnh đó, hiệu quả cơng việc cịn được nâng cao hơn. Các VPHĐ được trang bị
công nghệ hỗ trợ và nâng cao hiệu quả công việc, nội thất hiện đại và thông minh.
Kết nối giữa các nhân viên cũng sẽ được cải thiện hơn. Không gian làm
việcmrộng rãi giúp nhân viên dễ dàng trao đổi ý kiến và tương tác trong công
việc. Nhân viên có thể giao tiếp nhanh chóng, nâng cao hiệu quả cơng việc. Loại
VP này cịn giúp tăng năng suất làm việc và khi các nhóm giải quyết các vấn đề
chung trong VP nhanh hơn vì có mối quan hệ thân thiết với nhau (Nam, 2020).
Ví dụ như Microsoft Office tại Hà Lan được thiết kế bởi Sevil Peach và
Veldhoen + Co. Điểm nổi bật của không gian VP này là các khu vực làm việc
riêng lẻ đã được loại bỏ hoàn toàn, mọi người đều như nhau và làm việc tại một
3


bàn làm việc chung. Với không gian làm việc, bao gồm phòng họp và quán cà
phê, thiết kế mới này cho phép Microsoft Hà Lan giảm chi phí bất động sản bằng
cách giảm không gian làm việc cá nhân, tăng năng suất, tăng năng suất và tăng
uy tín trên thị trường. Ngồi ra, thế giới cơng việc hiện đại thu hút và hạn chế
nhân tài, tăng tính di chuyển của nhân viên và thân thiện với môi trường.
Nếu doanh nghiệp cứ mắc phải những sai lầm cũ và cứ khăng khăng thiết
kế một VP truyền thống mà không thêm một chút hiện đại mới, nhân viên của
đơn vị đó chắc chắn sẽ khơng có được cảm hứng làm việc như xưa. Việc sử dụng
những thiết kế mới và đầu tư vào các sản phẩm nội thất VP thông minh chứng tỏ
công ty, doanh nghiệp luôn đi đầu trong mọi xu hướng, thể hiện sự chuyên nghiệp
và đẳng cấp trong VP làm việc.
Ngồi ra, thiết kế VP thành cơng cịn để lại ấn tượng sâu sắc cho khách

hàng (Nam, 2020). Điều này giúp các công ty củng cố vị thế tổ chức của mình và
ghi điểm với khách hàng và đối tác, đặc biệt là với những thiết kế đẹp mắt. Điều
này sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng đối với công ty, doanh nghiệp và cho
phép công ty, doanh nghiệp thể hiện sự nổi tiếng của mình.
Ví dụ như bên cạnh hệ thống văn bản, VP công ty Cổ phần FPT còn xây
dựng hệ thống các biểu mẫu, vật dụng có logo, màu sắc, kiểu dáng đặc trưng của
FPT như giấy viết thư, bì thư, văn bản, thẻ nhân viên, hóa đơn, website, đồng
phục, biển hiệu…giúp khách hàng dễ dàng nhận biết thương hiệu, nhận biết FPT
hơn.
1.1.2. Các yếu tố của VPHĐ
VP cũ và mới có cấu trúc ba trang cơ bản: trang thiết bị kỹ thuật VP, con
người làm VP và các nghiệp vụ hành chính VP. Ba khía cạnh trên có quan hệ mật
thiết và tác động qua lại đến hoạt động của VP và thực hiện công việc nên cần
được phát triển đồng bộ, bất kì mặt nào cũng khơng nên bị coi thường (Trương,
2014). Khi chuyển đến một VPHĐ, sự đầu tư đúng đắn có thể cải thiện đáng kể
ba khía cạnh này và cho phép VP chủ động trong việc xử lý thông tin.
1.1.2.1. Con người
4


Nhân viên làm việc trong VP là người trung tâm là chủ thể của VP. Nhân
viên VP kiểu cũ hiếm khi được đào tạo và ở một số nơi được coi là một dạng cơng
việc hành chính và giấy tờ đơn giản và dễ hiểu. Do đó, nhân viên VP thường chưa
qua đào tạo và việc bố trí, sử dụng cịn tùy tiện, khơng đầy đủ. Trong các VPHĐ,
yếu tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Nhân viên VP được coi là những
người làm công tác thông tin với khả năng sáng tạo và trí thơng minh tăng lên.
Do đó, nhân viên VP được đào tạo ở trình độ cao theo hướng đa chức năng và
tồn diện về chuyên môn, kỹ thuật, giao tiếp và ứng xử. Trong lĩnh vực đào tạo
này, người lao động biết làm nhiều việc, thực hiện đúng nhiệm vụ công việc được
giao, dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của nghề nghiệp, dễ dàng đáp ứng những

thách thức mới trước những địi hỏi ln biến động cao, được tạo điều kiện để
đào tạo lại. Thị trường lao động (Trương, 2014).
Ví dụ tiêu biểu là VNG - công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam với hơn
3.100 thành viên tại 11 VP tại 5 quốc gia. Với các sản phẩm nổi bật như Zalo,
Báo mới và Zing MP3, hệ sinh thái ứng dụng phong phú của VNG phục vụ hàng
trăm triệu người dùng cá nhân và tổ chức tại hơn 100 quốc gia trên thế giới. Ngoài
các sản phẩm cốt lõi là game online, VNG đang đầu tư mạnh vào các xu hướng
công nghệ mới nhất như dịch vụ đám mây (thông qua đám mây của VNG) và trí
tuệ nhân tạo (AI). Trong q trình làm việc, nhân viên VNG có cơ hội tiếp tục
được đào tạo và phát triển, dù ở bất kỳ vị trí nào. Ngồi việc trau dồi kỹ năng kỹ
thuật, tất cả những người mới bắt đầu (được gọi là nhân viên của VNG) đều tham
gia các khóa học kỹ năng mềm, từ các kỹ năng cơ bản như kỹ năng tư duy, kỹ
năng thuyết trình và làm việc nhóm đến các kỹ năng nâng cao như lãnh đạo và
xây dựng nhóm. Bạn có thể đăng ký tại. ..
Để có thể xây dựng được một mẫu VPHĐ, NQT nên mời các tư vấn trong
các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học và mỹ thuật học làm
việc để tạo ra động lực, động lực để tiến bộ và tham vọng nghề nghiệp cho nhân
viên trong công ty. Các môn khoa học này cũng giúp người lao động tránh được
những tình huống căng thẳng, áp lực, lo âu kéo dài trong công việc, giúp họ học
được cách trang điểm để tôn lên vẻ đẹp của công sở, nét thu hút và khuôn mặt
của con người, biết giao tiếp văn mình lịch sự và tạo được niềm tin cậy đối với
khách hàng.
5


1.1.2.2. Thiết bị máy máy, công cụ hỗ trợ hoạt động của con người
Thiết bị công nghệ VP là thành phần “sáng tạo” nhất, cần được nâng cấp
lên và được cấp bằng sáng chế với nhiều loại phong phú và mang giá thành hợp
túi tiền với đội ngũ lao động phổ thông, giúp việc kết hợp vào VP trở nên dễ dàng
nhất (Trương, 2014). Khoảng 10-15 năm trước, thiết bị kỹ thuật của VP tiến bộ

rất nhanh. Các phương tiện kỹ thuật để viết tài liệu, chẳng hạn như máy đánh chữ,
đang nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí sang máy đánh chữ điện và
máy đánh chữ điện tử. Nhiều thế hệ máy tính đang thay đổi cuộc sống hàng năm
trước sự cạnh tranh gay gắt của nhiều nhà sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử
ngày càng được sử dụng rộng rãi trong công việc VP, tạo ra những cơ hội và lợi
ích đáng kể trong từng khâu xử lý văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và truy xuất dữ
liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin VP hiệu quả hơn.
Các thiết bị liên lạc và gửi văn bản như telex, fax đều sử dụng mạng
Internet ... và các thiết bị thông tin liên lạc được sử dụng rộng rãi để kết nối các
mạng thơng tin trong nước, quốc gia và tồn cầu, giúp cho việc hỏi thăm trở nên
dễ dàng và thuận tiện. Từ bút, cặp, bấm kim đến kệ đựng hồ sơ, đồ dùng VP ...
Nhờ việc sử dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học và công nghệ vào hoạt động
VP, cơ sở vật chất và môi trường VP đã được cải thiện đáng kể.
Là bộ phận khoa học và công nghệ tiên phong trong lĩnh vực tin học, cá
ngành kỹ thuật máy tính và cơng nghệ viễn thơng đã chế tạo máy móc hiện đại
giúp các VP có thể thực hiện nhanh chóng và thuận tiện và chính xác các hoạt
động xử lý thông tin, lưu trữ thông tin và truyền tải thông tin đến các tổ chức, địa
điểm, ngành và quốc gia trên toàn quốc. Nhà quan trị nên xây dựng VP để tối ưu
hóa thiết bị và mơi trường VP của model, giúp nhân viên VP thoải mái hơn, ít tốn
sức hơn và đạt hiệu suất cao. Chỉ với việc phát triển thêm bàn làm việc chữ nhật
thành bàn hình chữ L hoặc chữ U với ghế xoay, nhân viên VP ngồi một chỗ và
sử dụng các thiết bị VP để soạn thảo văn bản, nhập tài liệu, chuyển tài liệu là có
thể thoải mái làm việc khi làm việc giấy tờ. , Thiết bị thông tin liên lạc ... Môi
trường VP phù hợp về nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường ... Không gian VP sẽ
được nâng cấp từ phịng kín có nhiều nhược điểm thành mơ hình VP khơng gian

6


mở với diện tích khoảng 60-80 m2 và khơng gian rộng rãi cho khoảng 20 vị trí

làm việc.
Ví dụ như cơ sở của VNG được đặt tại Khu chế xuất Tân Thuận (quận 7),
được chia thành khu VP có tổng diện tích 35.000 m2 và diện tích VP từ 20.000
m2 trở lên (sàn tối đa 8.000 m2 trở lên). Trên ba tầng làm việc với số lượng lớn
nhân viên. Hiện tại, hơn 2000 nhân viên đang làm việc. Khoảng 15.000 thiết bị
IoT do các kỹ sư của công ty phát triển đang hoạt động cả ngày lẫn đêm trong
khuôn viên VNG. Với quy mô sơ bộ như vậy, nội thất bên trong khuôn viên VNG
cũng được lấp đầy với nhiều phòng ốc, khu vực, trang thiết bị hiện đại phục vụ
hàng nghìn nhân viên, trong đó có giếng trời tại khu vực trung tâm của công ty.
sự kiện và cộng tác quy mơ lớn với màn hình LED và hệ thống âm thanh hiện
đại. Giếng trời hay còn gọi là giếng trời cung cấp ánh sáng tự nhiên và hỗ trợ lưu
thơng khơng khí. Đồng thời, VP VNG có hệ thống thư viện với nhiều đầu sách
trong nước và quốc tế giúp nhân viên bổ sung kiến thức và phát triển kỹ năng.
Các phòng họp nằm rải rác trong khu vực làm việc của nhân viên và được trang
bị công nghệ mới nhất. Khu vực phòng đào tạo gồm 4 phòng được đặt theo tên
một trường đại học nổi tiếng thế giới, được sử dụng để tổ chức hội thảo, hội nghị
với các đối tác bên ngoài và tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên.
VP cần được thiết kế mở có nhiều ưu điểm, chẳng hạn như chuỗi cơng việc
được đơn giản hóa và kết nối thơng tin liên tục giữa các cấp xử lý thông tin VP
(Artius, 2012). VP đại diện, quản lý văn thư dễ dàng. Giảm chi phí đầu tư cho tịa
nhà và thiết bị VP. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các vị trí làm việc trong VP,
chẳng hạn như khi người quản lý VP có sáng kiến mới.
VPHĐ nên được thiết kế đa chức năng. Chính vì vậy, nhiều cơng ty lựa
chọn phong cách VP đa chức năng để giúp nhân viên thư giãn hơn là tập trung
vào công việc (Artius, 2012). Nhân viên khơng cịn cảm thấy mất hết sức lực mà
thay vào đó nhân viên có thể “xả hơi” để nâng cao hiệu suất công việc sau một
thời gian nghỉ ngơi. VP đa chức năng tối ưu hóa khơng gian với thiết kế chu đáo
giúp môi trường làm việc thoải mái và dễ chịu hơn. Một số đặc điểm của VP đa
chức năng là: Nội thất hiện đại thông minh và đa năng: nội thất sáng tạo, không

7


gian VP đa năng. Bên cạnh đó cịn cần xây dựng thêm khơng gian để giải trí, tự
do, thư giãn, truyền cảm hứng ...
Ví dụ như VNG cũng đã đầu tư xây dựng khn viên VNG, nơi có khơng
gian làm việc lớn nhất Việt Nam, với các tiện ích như phòng ăn, phòng tập gym,
bể lọc nước mặn và khu tổ chức sự kiện cho 2000 người. VNG cho rằng đầu tư
dài hạn vào môi trường làm việc và phát triển con người là chiến lược đúng đắn
để trở thành công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam và đạt được tầm nhìn “mơi
trường tốt nhất để làm việc, học hỏi và phát triển”.
1.1.2.3. Các nghiệp vụ chuyên môn được thực hiện bởi con người
kết hợp với thiết bị, máy móc
Các cơng việc quản lý, nghiệp vụ hành chính VP ngày nay được xây dựng
đầy đủ và hoàn thiện với sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại nên các công việc
quản lý VP diễn ra một cách trơn tru và nhịp nhàng theo các quy tắc và quy trình
(Trương, 2014). Nếu VP khơng có quy chuẩn và tiêu chuẩn khoa học cao thì
những thiết bị mới nhất và đội ngũ nhân viên tài năng làm việc trong VP cũng sẽ
bị lãng phí. Quy chế chuyên gia phù hợp và có ý nghĩa đối với mọi hoạt động
trong VP, chẳng hạn như tạo chương trình làm việc, tạo và xuất bản tài liệu, tổ
chức cuộc họp, đi lại, phân loại và sắp xếp khối tài liệu, hay bổ sung kho tài
liệu,v.v., địi hỏi một quy trình tổ chức để thực hiện. Hoạt động quản lý hay nghiệp
vụ hành chính VP có nhiệm vụ kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người, hài hòa
ba cấu trúc cơ bản của VP, biến tiềm năng VP thành hiệu quả thiết thực, cụ thể.
1.1.2.4. Điều kiện, môi trường làm việc trong VPHĐ
Xu hướng làm việc hiện nay đang ngày càng chuyển từ nơi làm việc cá
nhân sang nơi làm việc tập thể. Môi trường làm việc tương tác không chỉ giảm
chi phí vận hành mà cịn cải thiện khả năng sáng tạo, kỹ năng giao tiếp và năng
suất của nhân viên (Artius, 2012). Khi thiết kế VP, công ty, doanh nghiệp nên
hạn chế các yếu tố ngăn cách không gian của mình, trừ khi nhân viên có những

cơng việc cần sự riêng tư. Ở những khu đô thị với dân số ngày càng đất chật người
đông, việc tạo ra một không gian thơng thống để nâng cao sức khỏe tinh thần
cho nhân viên là điều vơ cùng cần thiết. Ngồi việc đảm bảo sự thơng thống, các
8


thiết kế VPHĐ còn cần tạo ra những khoảng xanh và sử dụng ánh sáng tự nhiên
để vừa có tác dụng thư giãn, vừa nâng cao khả năng tập trung khi làm việc. Trong
tình huống này, các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh ngày nay đang bắt đầu làm
quen với những mơ hình VP tối ưu hóa khơng gian và cơng nghệ. Bằng cách sử
dụng những lợi ích của VP xanh trong nhiều bước cơng việc, các cơng ty có thể
được hưởng lợi rất nhiều.
Ví dụ như chi nhánh của AB Bank tại Đà Nẵng. Kiến trúc sư đã sử dụng
hệ thống sân thượng trồng cây để tạo ra một mơi trường xanh thẳng đứng ở ngoại
thất của cơng trình lớn hơn 150% so với trồng cây trên mặt đất. Điểm đặc biệt
của cơng trình xanh nổi tiếng Việt Nam này là từng hàng cây được xếp tầng trên
một nhóm cây xanh tốt mang tính sáng tạo cao. Ngồi ra, đại học FPT tọa lạc
ngoại thành Hà Nội cao 7 tầng, được thiết kế trồng cây xanh ở tất cả các lối ra
vào, ban công và công viên trong nhà nhằm tạo ra một môi trường xanh trong
lành và độc đáo. Dự án này mang đến một cá tính riêng cho các trường công nghệ
hàng đầu Việt Nam.
VPHĐ nên được thiết kế tối ưu hóa sao cho hiệu quả xử lý cơng việc ngày
càng được cải thiện nhanh chóng (Artius, 2012). Khi quản lý thông tin đã trở nên
thuận tiện hơn thì doanh nghiệp có thể lưu trữ nhiều thơng tin và dữ liệu hơn mà
khơng mất chi phí lớn. Để VP trở nên mới mẻ và cá tính hơn, điều quan trọng là
cần hài hịa sự khơn khan của các thiết bị kỹ thuật trong thiết kế nội thất. Nhiều
VP làm cho khách hàng cảm thấy như họ đang ở trong một thế giới của tương lai
đầy tiện nghi và tốc độ.
VPHĐ cũng cần xây dựng những khu vực nghỉ ngơi và thư giãn dành cho
nhân viên, để giúp nhân viên có thể giảm thiểu được các bệnh VP. Việc cân bằng

giữa công việc và cuộc sống cá nhân là điều quan trọng đối với nhân viên khi họ
phải dành 8 tiếng mỗi ngày, đôi khi là nhiều hơn ngồi cố định ở một chỗ trong
một thời gian dài. Các nghiên cứu y học đã chỉ ra rằng các hoạt động giải trí đơn
giản và thời lượng ngắn lại rất hiệu quả trong việc nâng cao sự tập trung và chất
lượng làm việc của nhân viên, đặc biệt là các hoạt động thể chất như bóng
bàn,v.v…Ngồi ra, khơng gian thư giãn, trị chuyện có thể mang lại nhiều cảm
hứng sáng tạo, giúp ích cho nhân viên trong cơng việc.
9


Ánh sáng là một yếu tố thiết kế căn bản nhưng vô cùng quan trọng, mật
thiết đối với VPHĐ (Artius, 2012). Tuy vậy, ánh sáng lại cần thay đổi theo cơng
năng của từng khơng gian. Do đó, cơng ty cần phải cân nhắc kỹ khi muốn thiết
kế ánh sáng cho những khơng gian đa chức năng là bài tốn tương đối phức tạp.
Tuy nhiên, căn bản nhất đối với ánh sáng cho không gian làm việc là đảm bảo độ
sáng cần thiết để nhân viên không cảm thấy nhức mắt hay mệt mỏi trong q trình
làm việc.
VPHĐ cịn cần thiết kế những không gian đa năng khi xã hội càng phát
triển càng nảy sinh nhiều thay đổi về tính chất lẫn phương thức làm việc ngay ở
công sở (Artius, 2012). Để đáp ứng nhu cầu làm việc ngày càng đa dạng này, thiết
kế VP cần phải có tính thực dụng và linh hoạt về chức năng. Ví dụ, ngay khi một
ý tưởng đặc sắc xuất hiện trong các trao đổi phi chính thức giữa các nhân viên
trong giờ nghỉ trưa, thì khơng gian giải lao đó phải có khả năng trở thành một nơi
nhóm họp tự phát với các thiết bị hỗ trợ thuận tiện nhất.
Ví dụ cho sự kết hợp cả ba yếu tố không gian mở, ánh sáng tốt, khơng gian
đa năng xã hội trên là tịa nhà ở số 1 North Dearborn ở Chicago đã thiết kế nóc
tầng 17 thành một khơng gian để các nhân viên VP có thể làm việc, ăn trưa hay
đơn giản là hít thở chút khí trời. Khơng những vậy, nó cịn có cả một quầy bar
với lị sưởi, các trị chơi và những bức tranh tường khổ lớn. Khoảng không gian
“cơi nới” thêm này giúp làm nhân viên hài lòng trong khi hồn tồn khơng làm

giảm diện tích cho th ở các tầng dưới.
1.1.2.5. Các mối quan hệ giữa con người trong VPHĐ
Nhân viên cần trân trọng mối quan hệ hữu nghị thân ái với đồng nghiệp
bởi vì cơng việc cần có tinh thần đồng đội thì hiệu suất làm việc mới được nâng
cao và điều đó mới đem lại thành quả lao động tốt cho doanh nghiệp (Vũ, 2012).
Chính vì vậy việc nhân viên xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp là rất quan
trọng. Để đạt được điều này, người nhân viên hãy chào từng người khi bước vào
VP. Bên cạnh đó, sự hịa nhã, khiêm tốn, lịch sự, vui vẻ sẽ giúp nhân viên gây
được ấn tượng với đồng nghiệp. Nhân viên cũng nên có thái độ tích cực và làm
việc chăm chỉ để khơng khiến những đồng nghiệp khác cảm thấy lười biếng.
Người nhân viên cũng nên dọn dẹp bàn làm việc thường xuyên để ngăn nắp. Sự
10


tôn trọng dành cho đồng nghiệp khác và công ty, sự quan tâm đến đồng nghiệp,
rót trà, dọn dẹp bàn làm việc và chủ động giúp đỡ đồng nghiệp là một điều cũng
vô cùng cần thiết. Khi đồng nghiệp khác gặp khó khăn, trở ngại, người nhân viên
cũng cần quan tâm, giúp đỡ đồng nghiệp và gia đình họ. Dù thân thiết đến đâu,
người nhân viên cũng cần cẩn trọng về thái độ, lời nói, cử chỉ của mình, đặc biệt
là đồng nghiệp khác giới. Khi nói chuyện với đồng nghiệp ở những khu vực đông
người, người nhân viên cần chú ý đến ngôn ngữ và giọng điệu. Người nhân viên
cịn cần tránh nói về quyền riêng tư của đồng nghiệp và điểm yếu của họ và đặc
biệt không ăn nói thơ tục, thiếu văn hóa.
Khơng chỉ vậy, người nhân viên cịn cần tìm hiểu và xây dựng mối quan hệ
tốt đẹp với cấp trên của mình (Vũ, 2012). Người nhân viên khơng nên nói xấu
sếp mà ngược lại cần bảo vệ hình ảnh của sếp, đây cũng là đang bảo vệ hình ảnh
của chính mình, như vậy sẽ giúp người nhân viên có được sự tin tưởng. Khi người
quản lý bước vào VP, người nhân viên cần chuẩn bị sẵn một chiếc bút và một
cuốn sổ ghi chép công việc hoặc đơn giản là ghi lại những yêu cầu mà cấp trên
đưa ra. Nếu người nhân viên không hiểu hoặc chưa nắm rõ những chỉ dẫn từ sếp

thì cần phải liên hệ với sếp. Nếu được sếp giao việc, để tránh sai sót, người nhân
viên cần viết lại một lần nữa để xác nhận. Bên cạnh đó, người nhân viên cần báo
cáo tiến độ công việc cho người quản lý và khi cơng việc hồn thành cần báo cáo
đúng lúc. Trừ trường hợp bất khả kháng, nhân viên sẽ cần phải tự báo cáo với
người quản lý nếu đang đi du lịch hoặc đang trong chuyến công tác. Ngay cả khi
đang tạm thời nghỉ việc, người nhân viên vẫn cần được sự đồng ý của người quản
lý. Người nhân viên cần tránh làm việc quá sức trừ khi thực sự cần thiết. Nếu sếp
rời đi khi đang bận, người nhân viên cần hỏi xem sếp có cần giúp đỡ khơng. Nếu
khơng thực sự cần, nhân viên có thể tự tin ra ngồi.
Khơng chỉ vậy, người nhân viên VP cịn cần phải xây dựng mối quan hệ
với cấp dưới bởi người nhân viên cấp dưới không chỉ là cánh tay đắc lực mà còn
là nguồn lực dồi dào (Vũ, 2012). Người nhân viên cần liên hệ với tất cả cấp dưới
và thực sự quan tâm đến họ, đối xử công bằng với họ. Người nhân viên cũng
không nên tỏ ra uy quyền hoặc hạn chế cấp dưới của mìn, vì sự khác biệt giữa
người nhân viên và cấp dưới chỉ là công việc phụ và cả hai đều giống nhau về
quyền con người. Người nhân viên cịn cần khuyến khích cấp dưới bằng cách
thường xuyên khen, công nhận thành quả công việc và kỹ năng của họ, và cũng
11


như ln có mặt đúng giờ khi nghe báo cáo cơng việc của cấp dưới. Bên cạnh đó
cịn cần lắng nghe ý kiến và phản hồi, khơng phàn nàn, nóng nảy, làm gián đoạn
công việc của cấp dưới. Nếu cấp dưới phải làm thêm giờ liên tục vào ban đêm thì
cần lưu ý đến sự an tồn và sức khỏe của họ. Nếu cấp dưới bị ốm, căng thẳng, áp
lực, hoặc nghi ngờ về công việc của họ, họ rất cần quan tâm. Người nhân viên
còn cần học cách cảm ơn cấp dưới và động viên, khen thưởng kịp thời, đặc biệt
là về mặt tinh thần, không nên phàn nàn hoặc đổ lỗi cho cấp dưới mọi lúc. Người
nhân viên còn cần giúp cấp dưới cải thiện kỹ năng của họ. Người giám sát có
thẩm quyền cần biết cách huấn luyện và đào tạo cấp dưới và phát huy những kỹ
năng độc đáo của họ. Đặc biệt, người nhân viên phải ngăn chặn những lời đàm

tiếu tầm phào của cấp dưới. Khơng chỉ vậy, người nhân viên cịn cần có khả năng
phê bình cấp dưới dựa trên sự biết ơn và trung thực; gián tiếp phê bình và nói về
trách nhiệm của mình trước khi phê bình. Thay vì ra lệnh, người nhân viên nên
sử dụng các đề xuất và chỉ trích cơng việc chứ khơng phải con người. Trong mọi
trường hợp, người nhân viên không nên lặp lại những sai lầm bị chỉ trích và kết
thúc bằng sự bình đẳng, tôn trọng và hữu nghị, rộng lượng và chân thành biết ơn
sự cống hiến của cấp dưới.

12


CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ MẪU NQT KỲ VỌNG ĐƯỢC
LÀM VIỆC CÙNG TRONG TƯƠNG LAI
NQT là người có quyền và có trách nhiệm quản lý cơng việc của người
khác. Họ được tuyển dụng vào nhiều vị trí quan trọng trong một tổ chức, nhưng
họ phải thực hiện tất cả các chức năng ra quyết định, tổ chức, quản lý điều hành
hoạt động diễn ra trong công ty, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cơng việc của các
cơ quan, tổ chức chính phủ và hoạt động của những người điều hành dù có đạt
hiệu quả cao hay khơng đều có mối quan hệ bền chặt giữa những người quản lý
và nhân viên. Vì vậy, để đánh giá một NQT giỏi thì đó khơng phải chỉ là người
biết tư duy, có chun mơn kỹ thuật mà cịn phải biết nhân viên mình cần gì và
mong muốn gì. Là một nhân viên tương lai sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp từ người
quản lý, bản thân tơi mong muốn sếp của mình là một người cao q và tài giỏi.
Vì “có tài mà khơng có đức” là người vơ dụng, “có đức mà khơng có tài” thì làm
việc gì cũng khó.
2.1. Các tiêu chuẩn của NQT kỳ vọng
2.1.1. Trí thức
Vì nhà quản trị (NQT) là người đứng đầu bộ phận, cơ quan hoặc tổ chức
chịu trách nhiệm quản lý, tôi mong muốn NQT tơi sẽ làm việc cùng có kỹ năng
quản lý và năng lực chun mơn. Khi đó, người nhân viên mới có thể khâm phục

và đáp ứng các hướng dẫn và yêu cầu của NQT. Để quản lý và điều hoành hoạt
động của các nhân viên khác một cách hiệu quả, trước tiên người quản lý cần phải
có những yếu tố sau:
NQT cần phải có hểu biết về lĩnh vực mà mình đang quản lý là nền tảng và
yêu cầu thiết yếu của một người quản lý. Nếu NQT không hiểu lĩnh vực mình
đang quản lý thì sẽ khơng thể đưa ra quyết định đúng đắn. Điều này sẽ mang lại
sự khơng hài lịng cho sếp, đồng nghiệp hoặc nhân viên của mình.
NQT cịn cần có kiến thức cơ bản về tài chính, kế tốn và nguồn nhân lực.
Những kiến thức này khơng chỉ hữu ích cho các NQT để thực hiện nhiều nhiệm
vụ khi cần thiết, mà nó cịn cung cấp sự hiểu biết sâu sắc cho phép các NQT kiểm
sốt một cách khách quan và xem xét cơng việc của nhân viên. NQT cần có kiến
13


thức và kinh nghiệm quản lý, sáng tạo, phân tích, quan sát và phán đoán trong
những điều kiện thuận lợi và khó khăn để đưa ra quyết định đúng đắn.
NQT còn cần phải nhạy bén trong các hoạt động quản lý con người, tổ
chức hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp, am hiểu tâm lý con người để có khả
năng gây ảnh hưởng, phối hợp tôi và nhân viên khác của tổ chức, đồng thời giao
việc sao cho đúng người đúng việc.
Một ưu điểm mà tôi mong muốn người quản lý của mình có đó là có khả
năng ngơn ngữ, tùy thuộc vào vị trí và trách nhiệm của họ trong tổ chức, để giao
tiếp với đồng nghiệp, sếp và khách hàng cũng như nhân viên. Người quản lý
không chỉ cần quản lý nhiều nhân viên, mà còn cần phải thảo luận với các đối tác
của họ để trao them cơ hội phát triển cho doanh nghiệp, bởi có đơi lúc trong công
việc sẽ gặp phải những vấn đề bất đồng ngôn ngữ đối với đối tác, đây là điều
không thể tránh khỏi. Vì vậy, các nhà quản lý cần phải biết một vài ngoại ngữ,
đặc biệt là tiếng Anh, tiếng Trung bởi đây là những ngôn ngữ thông dụng phổ
biến, để hồn thành cơng việc một cách nhanh chóng và tối ưu nhất mà không
gây nhầm lẫn cho công ty.

Chẳng hạn, bà Mai Kiều Liên, một doanh nhân Việt Nam, Chủ tịch Hội
đồng Quản trị kiêm Giám đốc Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk), là
người phụ nữ Việt Nam duy nhất của cả nước nằm trong danh sách 50 doanh nhân
quyền lực nhất châu Á do Forbes bình chọn. Tốt nghiệp chun ngành kỹ thuật
cơng nghệ chế biến sữa từ năm 1976, bà có kỹ năng quản lý xuất sắc, sự quyết
tâm, tư duy tích cực, kỹ năng quản lý và hiểu biết về tài chính, biết kiểm tra sổ
sách kế tốn, v.v. Khơng chỉ vậy, bà cịn biết sử dụng chiến lược đầu tư có hệ
thống để đón đầu xu hướng tiêu dùng và chỉ sản xuất những sản phẩm chưa từng
có doanh nghiệp nào sản xuất được và sản xuất những sản phẩm dinh dưỡng có
lợi cho sức khỏe nhưng có tính cạnh tranh trong điều kiện kinh tế khó khăn ngày
càng gia tăng. Nhờ đó, bà trở thành Tổng Giám đốc Vinamilk và góp phần không
nhỏ trong việc đưa công ty sữa Việt Nam lên vị trí hiện tại. Sau khi vượt qua “cơn
bão” năm 2012 và thu lợi nhuận cao do tốc độ tăng trưởng kinh tế của Châu Á
chậm lại.

14


2.1.2. Diện mạo
NQT cần có diện mạo phúc hậu để tạo sự tin tưởng cho nhân viên, đó là
bởi vì “tâm sinh tướng”, nếu tâm thiện thì diện mạo chắc chắn sẽ phúc hậu (Phúc,
2020). Đó là khoảng cách giữa mắt và lơng mày dài. Đa số những người có đặc
điểm trên khn mặt có khoảng trống lớn giữa mắt và lông mày thường là người
giỏi giao tiếp, tạo cảm giác dễ chịu, niềm nở. Trước khó khăn, người này vẫn giữ
thái độ điềm đạm, tính tình cởi mở nên ít khi lo lắng, mất ăn mất ngủ. Đây là một
trong những tướng phúc hậu, có cuộc sống hạnh phúc, vui vẻ. Nhìn vào nét mặt,
người ta cho rằng người có cằm trịn là người rất nhân hậu, phúc hậu, khoan dung,
thích làm việc thiện, quan tâm đến những người xung quanh. Vì vậy, người này
dễ dàng chiếm được tình cảm và sự ưu ái của mọi người. Cuộc sống của NQT
khá bình n, khơng gặp phải sóng gió hay biến cố lớn. Theo nhân tướng học,

đường chỉ tay trên khuôn mặt của mỗi người bao gồm hai đường đối xứng kéo
dài từ hai bên cánh mũi đến khóe miệng. Những người có đường pháp lệch rộng
thường là những người cởi mở, bao dung, làm việc tốt và được mọi người u
mến. Hơn nữa, họ là người nhìn xa trơng rộng và khơng tính tốn những điều tầm
thường. Người này có nhiều bạn bè nên có ảnh hưởng lớn đến xã hội và có cuộc
sống giàu sang, hạnh phúc. Bên cạnh đó, theo quan điểm nhân tướng học, mũi
trịn có nhiều thịt là dấu hiệu của sự giàu có. Người sở hữu nét mũi này có tấm
lịng lương thiện được bao bọc bởi phúc khí của cuộc đời. Đặc điểm của đơi má
đầy đặn cũng khiến người đó có lịng nhân ái và giúp đỡ người khác vô điều kiện
mà khơng có ý định hay mục đích vụ lợi cá nhân. Họ u hịa bình và là “điều
phối viên” của máy điều hịa nhiệt độ mọi lúc, mọi nơi. Khơng chỉ vậy, người có
đơi mắt to trịn và phúc đức thường được hưởng hạnh phúc trọn vẹn, sức khỏe dồi
dào, cuộc sống an nhàn, hạnh phúc. Ngoài ra, đặc điểm lơng mày cong và mềm
mại thể hiện tấm lịng nhân hậu, tấm lòng thơm thảo của người này. Họ dễ cảm
thông và giúp đỡ mọi người một cách dễ dàng. Trong nhân tướng học, đơi tai có
quan hệ mật thiết với trí thơng minh và khả năng trong giai đoạn tiền hạnh phúc
của tất cả con người.
Ví dự như ơng Nguyễn Xn Phú, người sáng lập SUNHOUSE, có khn
mặt vng chữ điền. Theo nhân tướng học, người sở hữu tướng mặt này thường
có tướng quý nhân, tương lai tương đối xán lạn. Thông thường, những người đàn
15


ông như vậy thường có sự nghiệp lớn, giàu có và tài sản rịng. Shark Phú có một
tính cách nhân hậu và giàu có do ngồi khn mặt có chiếc cằm chẻ. Đây là đặc
điểm dễ thu hút người khác phái. Ơng ấy cũng có mũi rộng, đầu mũi lớn và miệng
rộng. Nhiều nhân tướng học cho rằng người có đầu mũi rộng thường là quý nhân,
miệng rộng thể hiện đức tính rộng rãi, nhân ái. Có lẽ điều này cũng áp dụng cho
các ông chủ của các công ty lớn. Ông ấy là một doanh nhân và lấy câu nói "chỉ
hạnh phúc khi bạn thấy những người xung quanh bạn hạnh phúc" làm kim chỉ

nam.
NQT cần phải mặc trang phục công sở phù hợp, đứng đắn, gọn gàng. Để
thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp, đậm chất người quản lý với khách hàng, du
khách, khách hàng và công chúng, NQT cần tuần theo các chính sách về diện mạo
và trang phục đi làm chính thức. NQT có ngoại hình, diện mạo phù hợp sẽ lấy
được thiện cảm và làm gương cho nhân viên noi theo, điều này sẽ giúp tạo hình
ảnh cho cả cơng ty.
NQT cần ln ln giữ diện mạo sạch sẽ. Các tiêu chuẩn này có thể bao
gồm yêu cầu rằng NQT cần phải có quần áo phải gọn gàng, sạch sẽ và không bị
rách, sờn, rối, bó sát, hở hang hoặc khơng phù hợp. Bên cạnh đó, NQT cần có xu
hướng vệ sinh sạch sẽ bao gồm tắm thường xuyên vòi hoa sen, sử dụng chất khử
mùi và vệ sinh răng miệng thích hợp.
2.1.3. Phong thái
NQT cần có phong cách lãnh đạo phù hợp để có thể tạo ảnh hưởng đến
người khác. Bằng cách đó, NQT sẽ tạo được hình ảnh có tầm nhìn xa trơng rộng,
năng động, nhạy cảm về mặt cảm xúc, ủy quyền, đáng tin cậy, sẵn sàng chấp nhận
rủi ro, trung thực, quyết đốn và đam mê cơng việc của mình.
Tuy nhiên, do tác động của nhiều yếu tố, phong cách quản lý của NQT cần
được điều chỉnh phù hợp với các nhân viên, đồng nghiệp, sếp và khách hàng khác
nhau. Trên thực tế, các NQT có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, chẳng hạn
như độc tài, dân chủ và tự do, mỗi phong cách đều có những ưu và khuyết điểm
riêng. Vì vậy, người quản lý cần duy trì phong cách lãnh đạo ổn định và các yếu

16


tố chủ quan để tránh các hiện tượng như sáng nắng, chiều mưa, trưa ẩm ướt, làm
mất hình tượng xây dựng được trong mắt nhân viên khác.
Ví dự như Tim Cook, ông đã rất thành công kể từ khi gia nhập Apple cách
đây 16 năm. Đưa ra quyết định với tư cách là CEO của Apple là minh chứng cho

bản lĩnh của một chủ doanh nghiệp tài ba khi đối mặt với thử thách và là tấm
gương sáng cho các doanh nhân hiện đại. Tim Cook cũng thúc đẩy văn hóa tơn
trọng lẫn nhau giữa các nhà quản lý và nhân viên của Apple. Chính sự thành cơng
về mặt quản lý này đã giúp ông ngày càng nhận được sự tin tưởng của các nhân
viên, những người hiện là tập đồn cơng nghệ hàng đầu thế giới. Bên cạnh sự
quyến rũ, Tim Cook được đánh giá là người thân thiện với Phố Wall và truyền
thông. Tuy nhiên, lúc cần, ông vẫn tỏ ra là một người quyết liệt. Đặc biệt là
phương châm làm việc “không cố quá khả năng” của ông luôn khiến nhân viên
được làm việc trong một môi trường “dễ thở”.
2.1.4. Tư duy nhận thức pháp luật
Các NQT cần tiếp thu và cập nhật thơng tin về chính trị, kinh tế, văn hóa,
xã hội, an ninh quốc phịng. Thơng tin này có tác động rất lớn khơng chỉ đến hoạt
động của tổ chức nơi NQT làm việc mà cịn ảnh hưởng đến cơng việc mà NQT
thực hiện. Điều này sẽ giúp NQT có thể dễ dàng tuân thủ các chính sách và đường
lối của đảng cầm quyền, luật pháp nhà nước và thông lệ quốc tế để giải quyết
những bất lợi tiềm ẩn của các cơ quan và tổ chức của nhà quản lý.
Các NQT cịn có thể sử dụng các điểm hữu ích trong các nghị quyết và
quyết định của các bên để hiểu về tình hình phát triển thị trường, vốn đầu tư trong
và ngoài nước, giá cả thị trường và ngân sách của chính phủ. NQT cịn có thể đệ
trình các kế hoạch, chiến lược, kế hoạch và dự án phù hợp và đúng đắn là ít tốn
kém nhất nhưng mang lại hiệu quả cao nhất cho tổ chức.
Điều này còn giúp NQT hiểu biết sâu sắc hơn về đặc điểm văn hóa xã hội,
đặc điểm văn hóa của con người Việt Nam, tổ chức, đối tác và cá nhân của từng
nhân viên giúp nhà quản lý xây dựng thái độ, phong cách làm việc và ứng xử phù
hợp. Kết hợp phong cách và danh tiếng tốt, NQT sẽ khẳng định được vị trí và vai
trị của mình với nhân viên.
17


Hiểu biết về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và an ninh quốc phịng có

ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ giữa NQT và nhân viên. Nó khơng chỉ giúp các
NQT có thể thực sự áp dụng để hồn thành cơng việc mà cịn là cơ sở cho kiến
thức và hiểu biết để giao tiếp và trao đổi với nhân viên, giúp thông tin truyền đạt
cập nhật nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Nhân viên dù là ai cũng mong đợi năng lực kỹ thuật chuyên môn, kỹ năng
lãnh đạo, uy tín, phong cách quản lý tốt và hiểu biết về chính trị, kinh tế, văn hóa,
xã hội của người quản lý. Nhưng những phẩm chất và nhân cách cần thiết của
người quản lý mới là quan trọng hơn cả. Người quản lý cần có lịng vị tha, nhân
ái, trung thực, công bằng, dũng cảm, mạnh mẽ, cương quyết, linh hoạt, cởi mở,
hóm hỉnh và biết lắng nghe. Người quản trị cịn cần có tinh thần tự suy ngẫm, học
hỏi tích cực và tích cực, linh hoạt, mềm dẻo, bền bỉ, quyết tâm và định hướng
tương lai. NQT cần là người có lý tưởng, thái độ và niềm tin vào sự phát triển của
nhân viên và tổ chức của mình, đặc biệt khơng nghiện rượu, thuốc lá, cờ bạc. Đây
là những đặc điểm và tính cách thật khó để có thể đạt được, nhưng đó là tiêu
chuẩn của người quản lý mà tôi luôn mong đợi. Để khẳng định được vị trí, vai
trị, kỹ năng lãnh đạo và quản lý của mình để người lao động noi theo và thực
hiện tốt cơng việc của mình, chúng ta cần cố gắng tiếp tục nâng cao những tấm
gương tốt mà 4.444 giám đốc điều hành cần noi theo. Như câu nói của doanh
nghiệp Pháp: “Một khi bạn yêu nhân viên của mình, họ sẽ u cơng ty của bạn
gấp 100 lần”.
2.1.5. Đạo đức
NQT phải là người có uy tín và giữ được uy tín của mình để có khả năng
gây ảnh hưởng, tạo sự đoàn kết, đồng thuận cao các quyết định của mình đối với
chúng tơi bởi vì uy tín đạo đức là một hiện tượng tâm lỹ-xã hội, phản ánh sự thừa
nhận, tin tưởng của cấp dưới đối với quyền uy và những giá trị nhân cách, có sức
mạnh gây ảnh hưởng tới cấp dưới khiến họ tuân theo một cách tự nguyện. Một
NQT giỏi không phải là người chỉ biết điều hành tốt cơng việc của mình khi có
mặt tại cơ quan tổ chức nơi mình làm việc, mà là người dù ở đâu thì vẫn hiện diện
trong tâm trí của nhân viên, được nhân viên khâm phục, kính nể một cách chân
thành và có trách nhiệm hồn thành tốt công việc mà NQT giao cho.

18


Trên thực tế, để đạt được sự tín nhiệm đối với nhân viên không hề dễ dàng
mà yêu cầu NQT phải ln có nghị lực, khát vọng, khơng ngừng rèn luyện nhân
cách và năng lực cho phù hợp với các giá trị chuẩn mực của xã hội, cũng như đối
với vị trí đảm nhiệm. Ln khiêm tốn nhưng có ngun tắc, thường xuyên kiểm
tra, đánh giá lại bản thân; có quan hệ đứng chuẩn mực với nhân viên cấp trên và
đồng nghiệp, gắn bó và tạo sự tín nhiệm đối với nhân viên của mình trên cơ sở
thực hiện dân chủ, cơng khai.
Một ví dụ điển hình là Henry Ford, nhà sáng tạo của ngành công nghiệp ô
tô đã tạo ra nền kinh tế của thế kỷ 20, m ột trong 100 nhân vật có ảnh hưởng nhất
thế giới cho đến nay là nhà phát minh, người sáng lập, kỹ sư và doanh nhân của
thương hiệu Ford Motor Company. Một người đã mang lại rất nhiều đổi mới để
sử dụng. Lee Iacocca, một nhân viên của Ford trong những năm 1940, mặc dù
tính cách lập dị nhưng Henry Ford chắc chắn là một thiên tài, ảnh hưởng của ông
đối với lịch sử là không thể phủ nhận, và Ford trả cho công nhân mỗi ngày 5 đô
la, cao hơn gần gấp đôi so với các công ty khác, đồng thời giảm giờ làm từ 9
xuống còn 8 tiếng. Sự đổi mới của Ford đã kích hoạt cuộc Cách mạng Cơng
nghiệp Hoa Kỳ, khiến ông trở thành một trong những nhân vật nổi tiếng nhất thế
giới.
2.1.6. Giao tiếp, ứng xử
NQT cần phải có phong cách giao tiếp phù hợp. Tức là, khi giao tiếp với
bất kì ai, dù là cấp trên hay cấp dưới thì NQT cần nói rõ ràng, đầy đủ chủ ngữ, vị
ngữ, sử dụng các từ ngữ thông dụng, giọng điệu cần phù hợp với tình huống.
Ngồi ra, cịn phải biết sử dụng các hành động phi ngơn ngữ bằng cách thể hiện
qua nét mặt, nụ cười, ánh mắt, tư thế và khoảng cách giao tiếp cũng rất quan
trọng. Để vừa tạo sự gần gũi, vửa khẳng định được vị trí, thơng điệp muốn truyền
đạt của mình với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên chúng tơi, đồng
thời tạo nên hình tượng, uy tín và khả năng thúc đẩy, gây ảnh hưởng theo ý muốn

mà NQT muốn.
Ví dụ như shark Thái Vân Linh, Giám đốc Cơng ty Cổ phần Vingroup
Ventures chuyên hỗ trợ doanh nghiệp khởi nghiệp, bà luôn đánh giá cao kỹ năng
giao tiếp ứng xử và sự tự tin. Bà ln đặt tâm trí muốn là một chuyên gia, cố gắng
19


nghe nhân viên nhiều hơn là phê bình, chỉ trích họ. Shark Linh đã thu hút được
hàng trăm nghìn lượt người hâm mộ mình từ khi tham gia chương trình giao dịch
1 tỷ USD tại Việt Nam với kiến thức sâu rộng và thái độ hướng tới những nhà
kinh doanh thực thụ trên thị trường đã có. Và đó cũng là lý do tại sao tất cả các
bài viết chia sẻ kinh nghiệm làm việc, thủ thuật VP, triết lý kinh doanh của bà
ln được chú ý.
2.1.7. Thể hình, sức khỏe
Đối với tơi, NQT cần phải có sức khỏe tốt, dẻo dai, ln sáng suốt, minh
mẫn, trí tuệ sắc bén, cơ động, linh hoạt và không mắc các bệnh mãn tính, tim
mạch, khơng bị stress nặng. Để có thể hồn thành tốt công việc cũng như không
gây áp lực và khó khăn cho nhân viên của mình.
2.1.8. Phương thức quản trị
2.1.8.1. Xây dựng môi trường làm việc
NQT cũng như lãnh đạo công ty cần tạo cho nhân viên một môi trường
thoải mãi, tạo được sự gần gũi giữa nhân viên và môi trường cảnh quan. Nơi làm
việc cẩn tránh nơi quá ồn ào, đông đúc, ngột ngạt để nhân viên bớt căng thẳng;
đảm bảo vệ sinh sạch sẽ; nên trồng nhiều cây xanh để tạo khơng khí trong lành;
trang bị đầy đủ máy móc thiết bị trong phịng làm việc và bài trí khơng gian đáp
ứng u cầu cơng việc cho cán bộ nhân viên. Tuy nhiên, không phải công ty nào
cũng có khả năng để xây dựng mơi trường mà nhân viên như tôi mong muốn,
song NQT và người lãnh đạo công ty cũng cần cố gắng để tạo môi trường tốt hơn
trên cơ sở phù hợp với đặc điểm cơng ty, khả năng tài chính.. giúp nhân viên có
thể thoải mãi khi làm việc tránh căng thẳng để có thể đạt hiệu quả cao nhất.

Chẳng hạn, mơi trường làm việc của Google không chỉ là nơi để nhân viên
làm việc, học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm mà còn là nơi giải trí để giảm căng thẳng
và phát huy tính sáng tạo tối đa. NQTần biết rằng: Nếu nhân viên không coi công
ty như ngôi nhà thứ hai của mình để thoải mái sáng tạo và lao động thì sẽ khơng
có sáng kiến nào phát huy tác dụng. Đối xử với nhân viên của bạn theo cách này
sẽ làm tăng năng suất của bạn (Larry Page, 2018). Vì vậy, cơng ty nên có các
20


phòng yoga, khiêu vũ, massage, studio chuyên nghiệp, phòng tư vấn tâm lý học,
phòng tập thể dục riêng, đạp xe trong nhà và môi trường làm việc riêng biệt.
Không gian làm việc được thiết kế cho tất cả nhân viên sử dụng môi trường làm
việc xanh và không gian học tập cho con cái của nhân viên công ty, công ty cung
cấp dịch vụ chăm sóc người già, trẻ em để nhân viên không phải lo lắng về các
vấn đề đối với con cái, bố mẹ. Đây chính là cách mà Google đã thực hiện để có
thể phát triển như ngày nay. Điều đó có nghĩa là mơi trường làm việc rất tốt, khiến
cho nhân viên rất hài long và nguyện lịng cống hiến, đây cũng chính là mong
muốn của tất cả nhân viên, bao gồm cả tôi.
2.1.8.2. Đãi ngộ nhân lực
Bất kì nhân viên này, trong đó cũng có tôi, mong rằng NQT và lãnh đạo
công ty sẽ đưa ra mức lương phù hợp với năng suất và tần suất lao động mà nhân
viên làm việc xứng đáng được hưởng, đồng thời có chế độ khen thưởng đối với
những người có thành tích cao, khi làm thêm ngồi giờ và những ngày lễ tết. Thực
tế hiện nay, công ty nào cũng có chế độ khen thưởng, tăng lương…song nó vẫn
chưa phù hợp với những gì mà nhân viên chúng tơi sẽ đóng góp cũng như mức
giá cả thị trường ln gia tăng từng ngày. Vì vậy, NQT cần đưa ra một mức lương
khơng chỉ đủ sống mà cịn có thể nâng cao chất lượng sống của nhân viên hơn
nữa trên cơ sở những gì mà mình đã làm được, không thiên vị, không quan liêu
mà phải công bằng, công tư phân minh tránh những xúc và ganh tị trong nhân
viên. Nếu có được mức lương tương đương với khả năng làm việc cùng cơ hội

thăng tiến và sự nhiệt huyết của mình, tơi tin rằng mình cũng như các nhân viên
khác sẽ cố gắng hồn thành cơng việc của mình đạt kết quả cao nhất.
2.2. Kết luận
Người nhân viên nào khi đi làm cũng mong rằng cơng ty có thể trở thành
ngơi nhà thứ hai của mình, để có thể cảm thấy dễ chịu, an tâm để hết long cống
hiến, bên cạnh đó cũng mong muốn NQT có vị trí vững chắc và là nguồn lực quan
trọng quyết định sự tồn tại của toàn thể cơ quan, tổ chức. Song nhân viên luôn
chịu sự chỉ đạo, điều hành của NQT mà không phải NQT nào cũng khiến nhân
viên hài lịng. Vì vậy, những nhân viên như tơi có rất nhiều mong muốn đối với
NQT nhằm mang lại quyền lợi cho bản thân cũng như cho NQT và công ty của
21