Tài liệu Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông docx

Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy
tính và truyền thông

Các dạng truyền thông
Truyền thông có vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi
doanh nghiệp! Trừ phi các khách hàng tiềm năng đã biết về
doanh nghiệp của bạn còn thì họ sẽ chẳng biết liên lạc với bạn
hoặc mua sản phẩm của bạn như thế nào. Nếu họ đã biết về
doanh nghiệp của bạn thì chắc chắn họ liên lạc với bạn một cách
dễ dàng.
Có hai dạng truyền thông chủ yếu là trong nội bộ và với bên
ngoài.
 Truyền thông với bên ngoài đến các khách hàng để họ
biết về các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và tạo cho họ
một lý do để mua chúng. Dạng truyền thông này bao gồm
các tờ giới thiệu về bạn, các vật phẩm quảng cáo khác
nhau, thư liên hệ, các cuộc điện thoại, trang web và bất cứ
thứ gì có thể cho công chúng biết về bạn.
Hình ảnh có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc truyền
thông với bên ngoài! Biểu tượng (logo) của doanh nghiệp
cần thể hiện bạn là ai; giấy tiêu đề cũng cần là một công cụ
để bán hàng; thông điệp qua điện thoại cần phản ánh sự
chuyên nghiệp của bạn.
 Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc thu
hút và giữ chân người tài. Bạn cần phải đưa ra định hướng
này cho công ty qua việc truyền đạt thông điệp này một
cách nhất quán; bạn cần phải tạo động lực làm việc cho
nhân viên thông qua các hình thức truyền thông khác nhau
như khen thưởng, tờ tin nội bộ, họp, điện thọai và các dạng
thảo luận chính thức và không chính thức.
Để truyền thông có hiệu quả cần có các công cụ và kế hoạch rõ

ràng. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về những công cụ
cũng như hướng dẫn về việc lập kế hoạch để thúc đẩy nhân tố
truyền thông tại doanh nghiệp của bạn.
Những trao đổi sau đây được chia thành các nhóm 1) những
công cụ truyền thông cơ bản; 2) máy vi tính; và, 3) Internet.
Những công cụ truyền thông cơ bản
Các công cụ cụ thể được dùng cho việc truyền thông bao gồm
điện thoại, máy nhắn tin, máy fax và các thiết bị cầm tay cá
nhân (PDA). Ranh giới giữa những thiết bị này hiện nay khá mờ
nhạt. Ví dụ, một máy điện thoại bây giờ có thể tích hợp các chức
năng của một PDA và cũng có thể dùng để gửi/nhận thư điện tử
cũng như truy cập Internet. Tuy nhiên trong phần trao đổi này,
mỗi thiết bị sẽ được trình bày riêng rẽ.
 Điện thoại
Có rất nhiều loại điện thoại và chỉ có bạn mới có thể quyết
định được loại nào hoặc sự kết hợp của những loại nào là
phù hợp với bạn.
Thậm chí ngay cả chiếc điện thoại tiêu chuẩn được trang bị
trong văn phòng của bạn cũng có thể có nhiều chọn lựa.
Bạn nên bắt đầu ít nhất bằng việc dành ít nhất một đường
dây riêng doanh nghiệp của bạn. Đường dây này phải có
thiết bị có khả năng ghi lại thông điệp trong trường hợp
cuộc gọi không có ai nhấc máy. .
Điện thoại không dây (di động) đang ngày càng trở thành
một yêu cầu cần thiết. Với nó bạn có thể tránh được việc bị
nhỡ các cuộc điện thoại gọi tới. Những tính năng cần thiết
cho loại điện thoại này phụ thuộc hoàn toàn vào bạn và nhu
cầu của bạn. Bạn có thể được hầu hết các nhà cung cấp
dịch vụ miễn phí thiết bị hoặc bạn có thể chọn một thiết bị
có thể nhận thư điện tử, lưu danh bạ, lên lịch công việc và

cho phép bạn có thể chơi những trò chơi tương tác với máy.
Điện thoại cố định tiêu chuẩn và điện thoại không dây có
rất nhiều tính năng để bạn lựa chọn, chẳng hạn như: chờ
cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chức năng hội thảo và hộp thư
thoại. Có nhiều chương trình và nhiều hãng cung cấp dịch
vụ để bạn chọn. Cạnh tranh đã làm cho các tính năng lựa
chọn tích hợp với những chức năng phổ biến và các mẫu
thường dùng, làm cho chúng có tính hiệu quả rất cao. Hãy
nhớ đưa ra các câu hỏi về những nhu cầu chi tiết của bạn
trước khi lựa chọn tham gia chương trinh và nhà cung cấp
nào. Khi việc sử dụng hoặc nhu cầu của bạn thay đổi,
không nên do dự trong việc yêu cầu cung cấp thông tin về
các chương trình phù hợp với yêu cầu mới của bạn.
 Mẹo nhỏ khi dùng điện thoại
Điều quan trọng là bạn phải coi điện thoại như một công cụ
làm việc quan trọng. Việc ghi lại một tin nhắn sẽ cho biết
khi nào bạn sẽ trả lời cuộc gọi và sau đó sẽ tiếp tục đọc các
tin nhắn khác để trả lời các cuộc gọi kịp thời.
Đường điện thoại cho doanh nghiệp và cá nhân nên riêng
biệt. Không nên để các thành viên trong gia đình nhấc máy
hoặc sử dụng đường điện thọai dành cho công việc. Lắp
thêm các máy nhánh cần thiết trước khi bạn khởi sự.
Hệ thống trả lời từ xa (dùng hộp thư thoại) thường tốt hơn
một chiếc máy trả lời tự động. Hộp thư thoại có độ tin cậy
cao và chi phí hợp lý, có thể truy cập từ mọi nơi và tạo ra
một hình ảnh chuyên nghiệp hơn.
Nhu cầu dùng số điện thoại 800 trở nên chẳng quan trọng
lắm vì cước đường dài dễ chịu hơn nhiều.
Nên xem xét việc sử dụng tai nghe cho cả điện thoại không
dây và điện thoại di động bởi vì nó giúp nghe rõ hơn, an

toàn hơn và bạn có thể di chuyển mà tay chẳng vướng bận
gì.
Khi để lại lời nhắn, hãy nói rõ tên và số điện thoại của bạn
ở đầu và cuối của thông điệp.
Tỏ ra lịch sự khi sử dụng thiết bị không dây! Phép lịch sự
trong công việc bao gồm việc tránh để cuộc điện thọai cắt
ngang trong khi đang họp hoặc ăn trưa với đối tác.
 Máy nhắn tin
Có nhiều loại máy nhắn tin khác nhau: những máy chỉ nhận
được thông điệp bằng số; những máy cho phép nhận thông
tin dạng chữ và giọng nói; những máy có khả năng nhận và
gửi tin nhắn (hai chiều); những máy có khả năng nhận thư
điện tử và đôi khi có thể gửi thư điện tử. Có nhiều màu sắc
và kích cỡ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.
Một số thiết bị sử dụng hệ thống nhắn tin có chức năng như
một PDA, cho phép bạn nhận và trả lời thư điện tử và mẫu
mới nhất thuộc loại này là máy điện thoại di động. Một
trong những điểm có tính quyết định chủ yếu là vùng phủ
sóng (độ bao phủ) về mặt địa lý mà bạn sẽ cần tới nó. Vùng
phủ sóng có thể chỉ giới hạn trong khu vực của bạn hoặc có
thể là trên toàn quốc. Cước phí sẽ tăng dần khi vùng phủ
sóng tăng.
 Mẹo nhỏ khi dùng máy nhắn tin
Việc sử dụng máy nhắn tin cần tuân thủ những hướng dẫn
sử dụng một cách lịch sự như đối với điện thoại không dây.
Khi tham dự các cuộc họp, hãy chuyển chế độ của máy
sang chế độ rung. Chẳng có cái gì có thể tệ hại hơn việc
nhạc chuông của máy nhắn tin vang lên giữa một cuộc họp
quan trọng.
Nếu bạn sử dụng máy nhắn tin kết hợp với điện thoại

không dây, bạn có thể kiểm soát được ảnh hưởng của bạn.
Điều mà bạn phải làm là đảm bảo rằng những mong muốn
của các cuộc nhắn tin này là thực tế – bạn sẽ liên lạc với họ
sớm nhất có thể, không nhất thiết phải ngay lập tức.
 Máy fax
Bạn phải đưa ra quyết định để chọn một máy fax đơn thuần
hay một máy fax tích hợp tất cả các chức năng khác cho
phép bạn không chỉ fax mà còn có thể in hoặc scan tài liệu.
Bạn phải cân nhắc tới các ràng buộc về ngân sách và không
gian đặt máy. Nhìn chung, máy càng đơn giản thì bạn càng
ít khi gặp phải vấn đề với nó.
Điều quan trọng là bộ nhớ của máy phải càng lớn càng tốt.
Nó cho phép máy có thể in với tốc độ nhanh hơn tốc độ mà
máy có thể in. Chỉ khi bộ nhớ của máy đầy thì tốc độ
truyền của máy sẽ làm giảm tốc độ in.
Một số nhà cung cấp có loại máy phù hợp với hệ thống thư
điện tử của bạn. Cơ chế của việc gửi fax cũng giống khi nó
đang nhận thông tin từ máy khác chuyển tới nhưng bạn sẽ
nhận được thông tin dưới dạng tài liệu đính kèm trong thư
điện tử. Việc này sẽ rất tiện đối với những ai thường xuyên
phải di chuyển và không thường xuyên ở gần máy fax.
 Mẹo nhỏ khi dùng máy fax
Sử dụng giấy tiêu đề phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Cần lưu ý rằng đây là việc truyền thông ra bên ngoài nên
nó thể hiện hình ảnh của bạn và doanh nghiệp của bạn.
Dùng một đường dây riêng cho máy fax.
Máy vi tính
Máy vi tính là một công cụ vừa tầm và không nên tiếp tục coi nó
như là một phần phụ trong hoạt động kinh doanh của bạn!
Những điều nêu dưới đây sẽ tập trung vào ba loại cơ bản – máy

tính để bàn, máy tính xách tay, thiết bị cầm tay cá nhân (hay
PDA) – và các phần mềm mà nó sử dụng.
Máy tính để bàn – Đây là loại máy vi tính phổ biến nhất, loại
được dùng để trang bị cho văn phòng của bạn. Hệ thống máy
tính này bao gồm một bộ xử lý trung tâm, một màn hình, một
modem, một ổ CD, một ổ đĩa mềm và một máy in. Một số dạng
lưu trữ số liệu dự phòng cũng nên cân nhắc chẳng hạn như ổ nén
dữ liệu hoặc ổ ghi CD.
Máy vi tính có thể có nhiều mức giá khác nhau. Lời khuyên duy
nhất có thể phù hợp là hãy chọn loại có giá cao nhất và tốc độ
xử lý nhanh nhất mà bạn có thể. Với sự phát triển nhanh chóng
của công nghệ thì mọi thứ bạn mua ngày hôm nay có thể nhanh
chóng trở nên lỗi thời. May mắn thay điều đó không có nghĩa là
chiếc máy tính của bạn trong một thời gian dài nữa sẽ không đáp
ứng được yêu cầu công việc của bạn.
Máy tính xách tay – Máy tính xách tay là loại mà bạn có thể
mang nó theo dễ dàng. Nó có thể bao gồm những tính năng của
một máy tính để bàn. Thông thường thì nó không đi kèm với
máy in nên có thể bạn sẽ phải mua thêm thiết bị này. Một thiết
bị phụ trợ khác nữa gọi là docking station cho phép bạn có thể
gắn chiếc máy tính xách tay của bạn vào chiếc máy tính để bàn
tại văn phòng và dùng chiếc máy tính xách tay như là một bộ xử
lý trung tâm trong khi lại được sử dụng màn hình và bàn phím
của máy tính để bàn.
Máy tính xách tay thường có giá cao hơn máy tính để bàn một
chút nhưng nếu bạn phải di chuyển và cần các chức năng của
máy tính thì nó thật xứng đáng với giá trị mà bạn bỏ thêm. Một
lần nữa, bạn hãy cố gắng hết mức trong khoảng cho phép.
PDA – Chiếc máy tính cầm tay hoặc PDA đang dần trở nên phổ
biến. Về cơ bản thì có 2 loại thuộc nhóm này: 1) máy dùng hệ

điều hành Palm Pilot và 2) máy dùng hệ điều hành Microsoft
Pocket PC. Những thiết bị này cho phép bạn khớp những thành
phần chính với chiếc máy tính của bạn. Với kích cỡ nhỏ gọn,
bạn có thể có toàn bộ những danh sách liên lạc và lịch làm việc
của mình cũng như danh mục những việc cần làm. Nhiều thiết bị
thuộc nhóm này cho phép bạn nhận và trả lời thư điện qua mạng
không dây hoặc modem. Bạn sẽ luôn được kết nối!
Phần mềm mềm – Phần mềm mà bạn mua có vai trò quan trọng
trong việc biến chiếc máy tính của bạn thành một công cụ trợ
giúp hiệu quả. Hệ điều hành, cho dù đó là PC hay Macintosh,
cần được cài đặt vào trong hệ thống của bạn. Nhiều gói phần
mềm được cài sẵn vào trong hệ thống mà bạn mua. Ở mức tối
thiểu, bạn cần có khả năng để sử dụng văn bản, bảng biểu và
trình bày.
Thêm vào đó, bạn cần cân nhắc tới các phần mềm về tài chính
và kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn. Nên nhớ
rằng nhiều phầm mềm kế toán không phải là hệ thống kế tóan
kép và bạn phải cẩn thận khi nhập số liệu.
Các sản phẩm phụ trợ - Có nhiều sản phẩn có thể được sử
dụng kết hợp với máy tính để tăng cường hình ảnh và chức năng
của doanh nghiệp. Nó cũng đòi hỏi phải có những phần mềm
đặc biệt để hoạt động.
 Máy ảnh kỹ thuật số - một bức ảnh do máy ảnh thuộc loại
này chụp có thể được chuyển trực tiếp lên máy tính của bạn
cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Việc sử dụng các ý
tưởng bao gồm hình ảnh của tài sản, tờ giới thiệu sản phẩm,
ảnh đi kèm với sơ yếu lý lịch và nhiều việc khác nữa.
 Máy scanner – khi bạn có một tài liệu trên giấy mà bạn lại
muốn đưa nó vào trong một bộ tài liệu dạng số thì bạn cần
phải chuyển nó sang dạng số bằng cách scan tài liệu này

trên máy scanner. Nói chung, giá máy càng cao thì chất
lượng hình ảnh càng tốt.
 Mạng không dây – tính năng này cho phép bạn kết nối với
các thiết bị khác có cùng tính năng. Việc có thể đơn giản
kết nối thiết bị của bạn mà không phải lo đi tìm dây nối và
ổ cắm là rất tuyệt vời và nó ngụ ý nhiều điều.
 Không nên bỏ qua tầm quan trọng của việc thường xuyên
lưu trữ bên ngoài mỗi chương trình mà bạn sử dụng trong
công việc. Việc lưu trữ phổ biến là chép vào các đĩa CD
hoặc đĩa Zip nhưng cũng có những dịch vụ trên web để làm
việc này. .
Internet
Internet đang ngày càng trở nên một công cụ rất quan trọng
trong công việc! Nó có thể được sử dụng ở mức đơn giản như
thư điện tử, tìm kiếm và ở mức cao hơn như là một kênh để
cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của bạn.
Để có thể truy cập Internet, bạn cần có một trình duyệt. Đây là
một loại phần mềm. Microsoft Internet Explorer và Netscape
Navigator đang là hai trình duyệt hàng đầu hiện nay. .
Bây giờ, khi đã có một trình duyệt, bạn cần truy cập Internet.
Việc này được thực hiện thông qua một nhà cung cấp dịch vụ
Internet (ISP). Những nhà cung cấp dịch vụ này cung cấp một
loạt tính năng nhưng tất cả đều cho phép bạn sử dụng thư điện
tử. Nếu bạn cần một loạt các chức năng đầy đủ thì có thể là
America Online hoặc MSN phù hợp với bạn. Nếu bạn cảm thấy
thỏai mái trong việc truy cập Internet và làm việc trong một môi
trường mà đòi hỏi bạn cần có thêm một số kiến thức thì những
nhà cung cấp dịch vụ như AT&T hoặc Earthlink có thể phù hợp
với bạn. Cũng giống như các dạng truyền thông khác, có rất
nhiều chương trình và mức giá để bạn lựa chọn.

Việc bạn sử dụng Internet cho mục đích công việc như thế nào
là hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Có lẽ bạn chưa sẵn sàng cho
việc bán sản phẩm trên Internet nhưng có thể bạn đang quan tâm
tới việc lập một website hoặc trang chủ để mọi người có thể biết
bạn đang làm gì. Ở thái cực khác, bạn có thể muốn sử dụng
Internet như là một kênh bán hàng chính của mình. Chỉ cần nhớ
rằng, đây mới chỉ là những điều cơ bản, bạn cần phải có các sản
phẩm và dịch vụ mà mọi người cần, bạn cần phải thu hút mọi
người vào trang web của bạn để họ có thể lựa chọn và mua
những sản phẩm này từ bạn; bạn cần phải thuyết phục họ mua
hàng; bạn cũng cần phải có nơi để cất giữ sản phẩm và bạn cần
có phương thức để giao hàng cho người mua.
Trong Phần 9 của khóa học này sẽ cung cấp cho bạn những
thông tin chi tiết về Internet và thương mại điện tử (E-
Commerce).
Chuẩn bị về công nghệ
Trước khi bạn bắt đầu kinh doanh, hãy lên kế hoạch về công
nghệ mà bạn sẽ cần tới. Lắp thêm các đường dây điện thoại mới,
mua và học cách sử dụng máy tính; quyết định xem bạn sẽ sử
dụng Internet như thế nào hoặc không sử dụng.
Cũng cần nhớ rằng việc kiểm soát nhân viên trong việc sử dụng
Internet tại nơi làm việc không vi phạm tới các quyền cá nhân
của họ. Quy định mà bạn đưa ra cần được in ra giấy và được các
nhân viên ký cam kết tuân thủ.
Nên nhớ rằng việc sử dụng công nghệ một cách hợp lý sẽ tạo
cho doanh nghiệp của bạn một hình ảnh về trật tự và thành công
ngay từ đầu!