Tài liệu Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty docx

Xây dựng hình ảnh chuyên
nghiệp cho công ty

Ngày nay người ta nói rất nhiều đến vấn đề “hình ảnh”. Ngoài những người
làm công việc tiếp thị và quản lý, giờ đây còn có cả các bác sỹ thẩm mỹ - những
người làm đẹp hình ảnh khách hàng của họ trước mắt công luận. Nếu bạn là chủ
một doanh nghiệp gia đình nhỏ, điều quan trọng là bạn phải là bác sỹ thẩm mỹ của
riêng bạn, đúc khuôn và mài giũa hình ảnh đẹp của doanh nghiệp của bạn để thu
hút các khách hàng một cách thành công.
Một vấn đề khó xử mà hàng ngàn các doanh nghiệp tại gia đang phải đối
mặt là việc các khách hàng tiềm năng thường nhìn nhận công ty mới của họ như là
một sở thích riêng đơn thuần. Vậy làm thế nào để khách hàng nhìn nhận Bạn một
cách nghiêm túc hơn? Chìa khoá để giải quyết vấn đề này là tạo ra một hình ảnh
mang tính chuyên nghiệp ngay từ khi mới xuất hiện, khi các khách hàng đến với
công ty của bạn lần đầu tiên.

Mỗi lần chuông điện thoại của bạn reo lên, những gì bạn tạo ra sẽ làm thay
đổi lớn lao nhận thức của khách hàng về công ty của bạn. Sau đây là bốn bước để
đảm bảo là công ty của bạn nghe có vẻ lịch sự và chuyên nghiệp.
1. Lựa chọn tên công ty phù hợp. Công ty của bạn cần một cái tên có tính
chất mô tả và dễ nhận biết, ví dụ “Jones Public Relations.” Nếu tên công ty bạn
đưa ra ban đầu không thành công thì hãy thay đổi nó đi.

2. Trả lời một cách chuyên nghiệp. Hãy trả lời các cuộc gọi điện thoại một
cách rõ ràng và rành mạch bằng tên của công ty, sau đó là tên riêng của bạn để
giúp cho người nghe nhớ được nó, ví dụ “Công ty Jones Public Relations. Đây là
Sally Jones.”

3. Ghi âm một tin nhắn chuyên nghiệp. Cách mà điện thoại của bạn tự động
trả lời khi bạn đi vắng cho biết nhiều về mức độ quan tâm của bạn đến sự hài lòng
của khách hàng. Một cách đơn giản là sử dụng hộp thư thoại của công ty điện

thoại ở địa phương. Với chi phí ít hơn $10 một tháng, hộp thư thoại cho phép
người gọi có thể để lại các lời nhắn ngay cả khi bạn đang nghe điện thoại. Và họ
không bao giờ phải nghe thấy tín hiệu báo bận của máy điện thoại! Nếu bạn sử
dụng hộp thư thoại hoặc máy trả lời tự động, cần phải chắc chắn rằng lời nhắn của
bạn vui vẻ, ngắn gọn, sinh động và chuyên nghiệp.

4. Trở thành chuyên gia trong việc mô tả công việc của bạn. Hãy viết một
câu đơn giản, rõ ràng để mô tả công việc của công ty của bạn. Sau đó ghi nhớ nó
và lặp đi lặp lại nó trong tất cả các lần tiếp xúc với khách hàng, từ trực tiếp đến
gián tiếp. Mô tả doanh nghiệp của bạn một cách dễ nhớ, nhất quán là cách tốt nhất
để ghi nhớ hình ảnh công ty của bạn trong đầu khách hàng.

Khi đang tạo dựng hình ảnh của công ty của bạn, cái mà khách hàng nhìn
thấy cũng quan trọng như những gì họ nghe thấy. Để truyền đạt hình ảnh về tính
chuyên nghiệp và ổn định, bạn sẽ cần một bộ các công cụ chất lượng cao có hiệu
quả.

1. Khởi đầu với một bộ văn phòng phẩm hoàn chỉnh. Để làm cho mình trở
nên nổi bật, hãy kết hợp các danh thiếp hai màu (màu đen và một màu khác) của
doanh nghiệp với phần in đầu giấy viết thư và các phong bì phù hợp. Hãy thêm
vào một lôgô đặc biệt được thiết kế bởi các nhân viên thiết kế bản in hoặc đồ hoạ
của bạn. Sau đó hãy dùng lôgô này trong tất cả các tài liệu in ấn của bạn để duy trì
một hình ảnh nhất quán.

2. Xây dựng một cuốn sách nhỏ giới thiệu công ty. Công cụ đơn giản này
phải mang đến thông điệp về tính vững chắc và ổn định của doanh nghiệp của bạn,
thông báo các lợi ích từ việc lựa chọn doanh nghiệp của bạn và tạo ra được hình
ảnh riêng biệt. Hãy xem xét sách giới thiệu của các đối thủ cạnh tranh chính của
bạn để đánh giá các mẫu họ sử dụng và nội dung quảng cáo chính của họ. Khi xây
dựng cuốn sách giới thiệu cho mình, thì chất lượng sản phẩm là yếu tố hết sức

quan trọng dẫn đến thành công của tài liệu – và của hình ảnh chuyên nghiệp của
bạn Do đó, hãy đảm bảo rằng cuốn sách giới thiệu công ty của bạn có thể vượt trội
hơn những đối thủ cạnh tranh lớn nhất của bạn về mặt thiết kế tốt, tính dễ đọc và
chất lượng giấy.

3. Đánh bóng các mẫu đơn của bạn. Hãy in các hoá đơn, hợp đồng và báo
giá lên các mẫu in đầu giấy viết thư hoặc in sẵn, nhờ đó mà các khách hàng của
bạn sẽ nhận được các thông điệp về một hình ảnh chuyên nghiệp và nhất quán về
doanh nghiệp của bạn.

4. Buộc các tài liệu giới thiệu lại với nhau. Nếu bạn cần các cặp giấy giới
thiệu, hãy in chúng cùng một lúc với cuốn sách nhỏ giới thiệu công ty. Bạn sẽ phải
trả nhiều tiền cho việc nạp mực in. Nếu các tài liệu của bạn sử dụng cùng một loại
giấy và màu mực, việc in chúng cùng nhau sẽ tiết kiệm tiền cho bạn đấy.