Tài liệu Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty doc

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
cho công ty

Ngày nay người ta nói rất nhiều đến vấn đề “hình ảnh”. Ngoài những người làm
công việc tiếp thị và quản lý, giờ đây còn có cả các bác sỹ thẩm mỹ - những người làm
đẹp hình ảnh khách hàng của họ trước mắt công luận. Nếu bạn là chủ một doanh
nghiệp gia đình nhỏ, điều quan trọng là bạn phải là bác sỹ thẩm mỹ của riêng bạn, đúc
khuôn và mài giũa hình ảnh đẹp của doanh nghiệp của bạn để thu hút các khách hàng
một cách thành công.
Một vấn đề khó xử mà hàng ngàn các doanh nghiệp tại gia đang phải đối mặt là
việc các khách hàng tiềm năng thường nhìn nhận công ty mới của họ như là một sở
thích riêng đơn thuần. Vậy làm thế nào để khách hàng nhìn nhận Bạn một cách nghiêm
túc hơn? Chìa khoá để giải quyết vấn đề này là tạo ra một hình ảnh mang tính chuyên
nghiệp ngay từ khi mới xuất hiện, khi các khách hàng đến với công ty của bạn lần đầu
tiên.
Mỗi lần chuông điện thoại của bạn reo lên, những gì bạn tạo ra sẽ làm thay đổi
lớn lao nhận thức của khách hàng về công ty của bạn. Sau đây là bốn bước để đảm bảo
là công ty của bạn nghe có vẻ lịch sự và chuyên nghiệp.
1. Lựa chọn tên công ty phù hợp. Công ty của bạn cần một cái tên có tính chất
mô tả và dễ nhận biết, ví dụ “Jones Public Relations.” Nếu tên công ty bạn đưa ra ban
đầu không thành công thì hãy thay đổi nó đi.
2. Trả lời một cách chuyên nghiệp. Hãy trả lời các cuộc gọi điện thoại một
cách rõ ràng và rành mạch bằng tên của công ty, sau đó là tên riêng của bạn để giúp
cho người nghe nhớ được nó, ví dụ “Công ty Jones Public Relations. Đây là Sally
Jones.”
3. Ghi âm một tin nhắn chuyên nghiệp. Cách mà điện thoại của bạn tự động
trả lời khi bạn đi vắng cho biết nhiều về mức độ quan tâm của bạn đến sự hài lòng của
khách hàng. Một cách đơn giản là sử dụng hộp thư thoại của công ty điện thoại ở địa
phương. Với chi phí ít hơn $10 một tháng, hộp thư thoại cho phép người gọi có thể để
lại các lời nhắn ngay cả khi bạn đang nghe điện thoại. Và họ không bao giờ phải nghe
thấy tín hiệu báo bận của máy điện thoại! Nếu bạn sử dụng hộp thư thoại hoặc máy trả

lời tự động, cần phải chắc chắn rằng lời nhắn của bạn vui vẻ, ngắn gọn, sinh động và
chuyên nghiệp.
4. Trở thành chuyên gia trong việc mô tả công việc của bạn. Hãy viết một câu
đơn giản, rõ ràng để mô tả công việc của công ty của bạn. Sau đó ghi nhớ nó và lặp đi
lặp lại nó trong tất cả các lần tiếp xúc với khách hàng, từ trực tiếp đến gián tiếp. Mô tả
doanh nghiệp của bạn một cách dễ nhớ, nhất quán là cách tốt nhất để ghi nhớ hình ảnh
công ty của bạn trong đầu khách hàng.
Khi đang tạo dựng hình ảnh của công ty của bạn, cái mà khách hàng nhìn thấy
cũng quan trọng như những gì họ nghe thấy. Để truyền đạt hình ảnh về tính chuyên
nghiệp và ổn định, bạn sẽ cần một bộ các công cụ chất lượng cao có hiệu quả.
1. Khởi đầu với một bộ văn phòng phẩm hoàn chỉnh. Để làm cho mình trở nên
nổi bật, hãy kết hợp các danh thiếp hai màu (màu đen và một màu khác) của doanh
nghiệp với phần in đầu giấy viết thư và các phong bì phù hợp. Hãy thêm vào một lôgô
đặc biệt được thiết kế bởi các nhân viên thiết kế bản in hoặc đồ hoạ của bạn. Sau đó
hãy dùng lôgô này trong tất cả các tài liệu in ấn của bạn để duy trì một hình ảnh nhất
quán.
2. Xây dựng một cuốn sách nhỏ giới thiệu công ty. Công cụ đơn giản này phải
mang đến thông điệp về tính vững chắc và ổn định của doanh nghiệp của bạn, thông
báo các lợi ích từ việc lựa chọn doanh nghiệp của bạn và tạo ra được hình ảnh riêng
biệt. Hãy xem xét sách giới thiệu của các đối thủ cạnh tranh chính của bạn để đánh giá
các mẫu họ sử dụng và nội dung quảng cáo chính của họ. Khi xây dựng cuốn sách giới
thiệu cho mình, thì chất lượng sản phẩm là yếu tố hết sức quan trọng dẫn đến thành
công của tài liệu – và của hình ảnh chuyên nghiệp của bạn Do đó, hãy đảm bảo rằng
cuốn sách giới thiệu công ty của bạn có thể vượt trội hơn những đối thủ cạnh tranh lớn
nhất của bạn về mặt thiết kế tốt, tính dễ đọc và chất lượng giấy.
3. Đánh bóng các mẫu đơn của bạn. Hãy in các hoá đơn, hợp đồng và báo giá
lên các mẫu in đầu giấy viết thư hoặc in sẵn, nhờ đó mà các khách hàng của bạn sẽ
nhận được các thông điệp về một hình ảnh chuyên nghiệp và nhất quán về doanh
nghiệp của bạn.
4. Buộc các tài liệu giới thiệu lại với nhau. Nếu bạn cần các cặp giấy giới

thiệu, hãy in chúng cùng một lúc với cuốn sách nhỏ giới thiệu công ty. Bạn sẽ phải trả
nhiều tiền cho việc nạp mực in. Nếu các tài liệu của bạn sử dụng cùng một loại giấy và
màu mực, việc in chúng cùng nhau sẽ tiết kiệm tiền cho bạn đấy.