TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN TRỊ CLOUDOFFICE Version 2.0

TÀI LIỆU
HƢỚNG DẪN QUẢN TRỊ CLOUDOFFICE
Version 2.0
Đơn vị thực hiện:
CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Địa chỉ
: B1-Tuổi Trẻ, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
Tel
: 024-37545222
Fax: 024-37545223
Email
:
Website
: www.thaison.vn

Hà Nội, tháng 9 năm 2014

1


MỤC LỤC
I. DANH MỤC CHUẨN VĂN BẢN .................................................................................................... 3
1. Loại văn bản ........................................................................................................................... 4
2. Cơ quan ban hành ................................................................................................................... 5
3. Cấp độ bảo mật ....................................................................................................................... 6
4. Cấp độ khẩn ............................................................................................................................ 6
5. Lĩnh vực liên quan .................................................................................................................. 7
II. ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC ................................................................................................................ 8
III. DANH MỤC CHỨC DANH ......................................................................................................... 7
IV. TẠO NHÓM VÀ PHÂN QUYỀN ................................................................................................ 10
V. QUẢN LÝ NGƢỜI DÙNG ........................................................................................................... 12

1. Thêm mới ngƣời dùng ........................................................................................................... 13
2. Chỉnh sửa thông tin ngƣời dùng ........................................................................................... 15
3. Điều chỉnh quyền hạn từng ngƣời dùng ............................................................................... 16
4. Cấp quyền truy cập bằng Mobile .......................................................................................... 18
5. Bàn giao tài khoản ................................................................................................................ 18
6. Cấp quyền kiểm sốt cơng việc. ............................................................................................ 20
VI. CÀI ĐẶT TÙY CHỌN QUẢN TRỊ ............................................................................................. 22

2


I. DANH MỤC CHUẨN VĂN BẢN
Trước khi bắt đầu nhập văn bản vào hệ thống, người quản trị cần thiết lập các danh mục chuẩn
cho văn bản như : loại văn bản, cơ quan ban hành, cấp độ bảo mật, cấp độ khẩn, lĩnh vực liên
quan.
Để vào chức năng cập nhật các danh mục, vào như sau : “Quản trị”  “Danh mục chuẩn văn
bản”

Vào thiết lập Danh mục chuẩn văn bản
3


1. Loại văn bản
Danh mục phân loại văn bản theo tiêu chuẩn như Luật, Nghị Định, Thông Tư, Quyết Định …
Mặc định chương trình đã tạo ra một số phân loại văn bản, người quản trị có thể thêm bớt cho phù
hợp với mục đích sử dụng của cơ quan mình.

Màn hình chỉnh sửa danh mục phân loại văn bản

Một số mục cần lưu ý

- Viết tắt : từ viết tắt được sử dụng để chọn nhanh chóng tới một giá trị trong ơ nhập sổ
xuống. Ví dụ trong màn hình nhập văn bản đến. Nhập kí tự viết tắt “DA” (tức là Dự án) vào
ơ loại văn bản, thì ô nhập sổ xuống ở bên cạnh sẽ tự động chọn đến giá trị “Dự án”.

4


Màn hình nhập thơng tin văn bản đến

-

-

Số riêng : khi đánh số đi cho văn bản đi của cơ quan, ngoài số thứ tự tăng liên tiếp cho tất
cả các loại văn bản, thì có thể đánh số riêng cho từng loại văn bản. Theo quy định số riêng
sẽ áp dụng đối với một số loại văn bản như : Nghị Định, Thông Tư, Quyết Định …, người
quản trị cần xem quy định đánh số riêng của cơ quan để cấu hình cho thích hợp.
Điền số : khi tích chọn mục này, khi nhập văn bản đi, thì số ký hiệu văn bản sẽ tự động
nhảy theo format : XXX/LOAIVANBAN-TENCOQUAN, mà văn thư không phải nhập tay
nữa.
Thứ tự : quy định thứ tự hiển thị trong ô nhập sổ xuống.

2. Cơ quan ban hành

Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục cơ quan ban hành

5


3. Cấp độ bảo mật

Cấp độ bảo mật được sắp xếp theo “Giá trị”

Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục cấp độ bảo mật

4. Cấp độ khẩn
Cấp độ khẩn được sắp xếp theo “Giá trị”

Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục cấp độ khẩn

6


5. Lĩnh vực liên quan
Các lĩnh vực mà văn bản liên quan đến, tùy theo đơn vị triển khai mà phân loại lĩnh vưc này
khác nhau, nhằm phù hợp với việc phân loại văn bản của đơn vị đó

Màn hình chỉnh sửa cập nhật danh mục Lĩnh vực liên quan

II. DANH MỤC CHỨC DANH
Danh mục các cấp chức danh hiện có trong cơ quan. Cách vào chức năng này : vào “Quản trị”
 “Danh mục chức danh”

Vào chức năng quản lý danh mục chức danh

7


Màn hình cập nhật danh sách chức danh trong cơ quan

III. ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

Là danh sách các đơn vị phòng ban tham mưu, các đơn vị trực thuộc của cơ quan đang sử
chương trình. Cách vào chức năng này như sau, vào “Quản trị”  “Đơn vị trực thuộc”

Vào chức năng cập nhật Đơn vị trực thuộc

8


Màn hình cập nhật Đơn vị trực thuộc

Một số mục cần lưu ý
- Ký hiệu : ký hiệu này sẽ được hiển thị trên phần văn bản đi khi phát hành.
- Tên làm cơ quan ban hành : khi một đơn vị trực thuộc được thêm, CloudOffice sẽ tự động
thêm đơn vị đó vào danh mục cơ quan ban hành văn bản và dùng tên tại ô nhập này làm tên
cơ quan. Văn bản đi do đơn vị này phát hành sẽ dùng tên này thay vì dùng tên đơn vị như ơ
ở phía trên. Sỡ dĩ tên này có thể khơng giống với tên đơn vị ở ơ phía trên là vì trong cây
phân cấp, các đơn vị con của các đơn vị khác nhau có thể trùng tên. Người quản trị cần sửa
lại làm sao để các đơn vị có thể nhận biết được đơn vị này thuộc đơn vị nào trong cây phân
cấp.
- Phân loại quan hệ
o Xử lý văn bản đến/đi phụ thuộc – P.Th Đến/Đi : chế độ này được áp dụng với các phòng
ban tham mưu, khơng có con dấu riêng. Văn bản đến/đi của cơ quan, cũng là văn bản
đến/đi của các phòng ban này.
o Xử lý văn bản đến/đi độc lập : chế độ này được áp dụng với đơn vị trực thuộc có quyết
định, có con dấu riêng. Ví dụ như các chi cục thuế, là đơn vị trực thuộc của cục thuế.
o Cho phép xem văn bản Đến/Đi : Khi đơn vị trực thuộc được cài đặt ở chế độ xử lý văn
bản đến độc lập, thì đơn vị đó chỉ nhìn thấy văn bản đến đơn vị mình. Nếu được cho
phép xem văn bản đến/đi của đơn vị cấp trên, thì ngồi các văn bản gửi đến đơn vị
mình, cịn có thể xem được thêm các văn bản gửi đến đơn vị cấp trên.
- Muốn tạo các đơn vị nhỏ hơn nữa: chuột phải vào đơn vị cần tạo thêm đơn vị con, chọn

“Đơn vị cấp dưới nữa”

9


Cập nhật đơn vị cấp dƣới của từng đơn vị thuộc và trực thuộc

Cập nhật đơn vị cấp dƣới của từng đơn vị thuộc và trực thuộc

IV.

TẠO NHÓM VÀ PHÂN QUYỀN

Tạo và phân quyền cho nhóm người sử dụng. Sau khi tạo nhóm, sẽ gán người dùng vào các
nhóm đã tạo. Vào chức năng này như sau, vào “Quản trị”  “Tạo Nhóm & Phân Quyền”

10


Vào chức năng Tạo nhóm và phân quyền

11


Màn hình Tạo nhóm và phân quyền

Bấm chọn nhóm bên trái, và tích chọn quyền tương ứng cho mỗi nhóm ở danh sách quyền bên
phải. Rồi nhấn “Ghi kết quả nội dung phân quyền”

V. QUẢN LÝ NGƢỜI DÙNG

Vào chức năng này như sau : “Quản trị”  “Quản lý người dùng”

Vào chức năng Quản lý ngƣời dùng

12


Màn hình Quản lý ngƣời dùng

Giải thích màu sắc và các cột trên danh sách người dùng
- Dịng có chữ màu đen : biểu hiện tài khoản đó đang do mình quản lý.
- Dịng có chữ màu đỏ : biểu hiện tài khoản đó do người khác quản lý.
- Dịng có chữ màu xanh lam : biểu hiện tài khoản đó đang chờ ban giao.
- Cột đơn vị màu tím : tài khoản xử lý kiêm nhiệm.
- Cột nhóm quyền màu tím : tài khoản có sự thay đổi quyền so với quyền mặc định của
nhóm.
- Cột tài khoản màu tím : tài khoản được phân cơng xử lý văn bản đến.
- Các cột phía sau cùng, khi tích vào các ơ trong cột đó, sẽ thực hiện nhanh những chức
năng sau
o XL: phân công xử lý văn bản đến.
o M : cho phép tài khoản đó truy cập CloudOffice bằng mobile.
o K : tích vào để khóa nhanh tài khoản.
o S : tích vào để vào chức năng sửa thơng tin tài khoản.
o X : tích vào để xóa tài khoản.
1. Thêm mới ngƣời dùng
Với mơ hình đa cấp, ví dụ áp dụng cho mơ hình Cục thuế - Các chi cục thuế. Người quản trị hệ
thống CloudOffice ở Cục thuế sẽ tạo danh sách tài khoản ở những phịng ban tham mưu của cục
thuế. Sau đó tạo thêm những tài khoản quản trị cho mỗi Chi cục thuế, những tài khoản này sẽ tiếp
tục tạo và quản lý các tài khoản khác trong chi cục. Như vậy áp lực quản lý đối với quản trị ở mức
Cục thuế sẽ giảm đi rất nhiều, và rõ ràng nó cũng phù hợp với mơ hình phân tầng đa cấp.

13


Để tạo mới tài khoản của người dùng, kích chọn đơn vị phịng ban mà người dùng đó thuộc
vào, rồi nhấn “Thêm NSD”, hoặc chuột phải vào danh sách người dùng ở bên phải, chọn “1.
Thêm mới tài khoản”

Cách thêm ngƣời dùng mới

14


Nhập thông tin ngƣời dùng mới

Một số mục cần lưu ý
- Mức độ truy cập : khi văn thư nhập văn bản vào sẽ chọn mức mật cho văn bản. Người nào
được cấp phát quyền truy cấp ở mức bằng hoặc cao hơn mức do Văn thư đưa ra mới có thể
tìm kiếm và xem được văn bản. Tuy nhiên văn bản đó vẫn có thể được người dùng có cấp
mật thấp hơn xem nếu được Lãnh đạo chuyển xử lý đích danh hoặc chuyển đến đơn vị do
người đó công tác.
- Đơn vị công tác: là đơn vị mà người dùng đang công tác theo biên chế tổ chức hành chính.
Việc này nhằm tạo thuận lợi cho việc theo dõi, sắp xếp dưới góc nhìn Nhân sự. Đây cũng là
tiêu chí thơng tin dùng để cài đặt đơn vị xử lý văn bản cho người sử dụng. Khi người dùng
có sự thay đổi đơn vị cơng tác, thì sẽ đề xuất xin thay đổi đơn vị công tác (trong chức năng
Thông tin cá nhân). Trên cơ sở đề xuất đó, người quản trị sẽ biết và tiến hành điều chỉnh,
phân quyền lại cho phù hợp.
- Chức danh : thông tin này giúp cho người quản trị tiện trong việc theo dõi, phân loại và áp
đặt quyền hạn truy cập theo cấp độ mật cho người sử dụng. Chức danh cũng dùng để phân
biệt quyền xử lý văn bản, công việc giữa Lãnh đạo và Nhân viên.
2. Chỉnh sửa thông tin ngƣời dùng

Từ danh sách người dùng, chuột phải vào dịng chứa tên người dùng đó, chọn “2. Sửa”. Trong
chức năng này, quản trị hệ thống có thể thay đổi thơng tin cơ bản, hay thơng tin mật khẩu, hoặc
khóa tài khoản của người dùng.

Vào màn hình sửa thơng tin ngƣời dùng

15


Màn hình cập nhật thơng tin ngƣời dùng

3. Điều chỉnh quyền hạn từng ngƣời dùng
Ngoài những quyền được phân mặc định khi người dùng nằm trong các nhóm quyền, người
quản trị có thể thay đổi thêm hoặc bớt quyền đối với từng người dùng. Những quyền bị bỏ đi hoặc
được thêm vào, khác với quyền của nhóm, sẽ được đánh dấu màu đỏ trên danh sách quyền
Để điều chỉnh quyền hạn của một người dùng, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng
chứa tên người dùng, chọn “4. Điều chỉnh quyền hạn”

16


Vào chức năng điều chỉnh quyền hạn từng ngƣời dùng

Màn hình điều chỉnh quyền hạn từng ngƣời dùng

Để điều chỉnh quyền của người dùng về đúng với quyền của nhóm mà họ thuộc vào, bấm vào
“Trả về quyền mặc định”.

17

4. Cấp quyền truy cập bằng Mobile
Quyền truy cập bằng Mobile cho phép người dùng truy cập vào hệ thống CloudOffice từ điện
thoại smartphone hoặc các tablet. Mặc định người dùng sẽ khơng có quyền này. Người quản trị
cần cấp quyền truy cập bằng Mobile cho những ai có nhu cầu.
Để cấp quyền này, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dòng chưa tên người dùng cần
cấp, chọn “B. Truy cập bằng Mobile”, hoặc tích chuột trái vào ơ tại cột “M” trên dịng chứa tên
của người dùng đó.

Cấp quyền truy cập bằng Mobile

5. Bàn giao tài khoản
Trong mô hình phân cấp, tài khoản là duy nhất, người dùng chuyển công tác về đơn vị nào
trong cây phân cấp, thì quản trị tương ứng tại đơn vị cũ và đơn vị mới có trách nhiệm bàn giao tài
khoản cho nhau để tiếp tục duy trì quản lý. Mọi quyền lợi của tài khoản sẽ được áp dụng theo đơn
vị mới chuyển đến. Còn các dữ liệu cá nhân như tài liệu, thư mục ảo sẽ luôn đi theo tài khoản,
không bị ảnh hưởng khi di chuyển.
18


Chú ý: chỉ bàn giao đƣợc tài khoản sang đơn vị mà ngƣời quản trị hiện tại không quản lý. Nếu
đơn vị mà ngƣời quản trị đang muốn chuyển tới, vẫn thuộc quyền quản lý của chính mình, thì phải
dùng chức năng xem, sửa tài khoản để thực hiện.
Để bàn giao tài khoản sang đơn vị khác, từ danh sách người dùng, chuột phải vào người dùng
cần chuyển, chọn “A. Bàn giao tài khoản”

Bàn giao tài khoản sang đơn vị khác

Chọn đơn vị cần bàn giao, rồi nhấn “Ghi nhận”

19


6. Cấp quyền kiểm sốt cơng việc.
Ví dụ khi người dùng A được cấp quyền kiểm sốt cơng việc của người dùng B, thì người
dùng A sẽ thấy được tất cả những diễn biến, sự kiện, các đầu mục công việc, hay tất cả những gì
liên quan đến cơng việc mà người B đang giao cho người khác làm. Chức năng này phù hợp với
việc cấp quyền cho các lãnh đạo xem được các cơng việc của các trưởng phịng đang bàn giao và
xử lý như thế nào.
Để cấp quyền này cho một người dùng, từ danh sách người dùng, chuột phải vào dịng chứa họ
tên của người dùng đó, chọn “9. Cấp quyền kiểm sốt cơng việc”.

Cấp quyền kiểm sốt cơng việc

Kích chuột phải vào màn hình, chọn “Thêm mới” để thêm những người dùng bị kiểm sốt
cơng việc.

20


Thêm mời ngƣời dùng cần kiểm sốt cơng việc

Tích vào ô vuông để chọn, rồi nhấn “Ghi Nhận”

21


VI.

CÀI ĐẶT TÙY CHỌN QUẢN TRỊ

Chức năng này giúp cho người quản trị cài đặt các thông số tùy chọn ảnh hưởng đến toàn bộ hệ
thống. Cách vào như sau : vào chức năng “Quản trị”  “Cài đặt tùy chọn”  “Quản trị”

Vào chức năng cài đặt tùy chọn quản trị

22


Màn hình cài đặt tùy chọn quản trị

Về giải thích những mục nhỏ ở màn hình trên, đã có trong phần hướng dẫn trong phần mềm,
hãy sử dụng tính năng “F6”, rồi di chuột đến từng mục nhỏ để tìm hiểu.
Những mục cần lưu ý
- A. Quản lý CSDL
Phần mềm CloudOffice cho phép đưa các file đính kèm chứa nội dung thực sự của các văn
bản vào hệ thống. Quản trị hệ thống có thể quyết định cho phép lưu riêng phần file đính kèm
này vào một cơ sỡ dữ liệu khác.
o Lưu chung vào CLOUDOFFICE : chọn mục này để lưu file đính kèm vào chung với cơ
sở dữ liệu CLOUDOFFICE. Việc lưu chung chỉ nên thực hiện đối với các trường hợp ít
sử dụng file đính kèm, hoặc sử dụng mơ hình lưu tập trung trên Internet mà ở đó nhà
cung cấp vì lí do bảo mật mà hạn chế việc truy xuất dữ liệu liên thông giữa các cơ sở dữ
liệu.
o Khởi tạo tên cơ sở dữ liệu lưu file đính kèm : theo khuyến cáo của chúng tôi, nếu dữ
liệu nhiều, bạn nên đặt theo quý (ví dụ 2012Q01…2012Q04), nếu ít thì đặt theo năm.
Nếu dữ liệu ít nữa thì hãy để mặc định (FILES). Bạn cũng thể đặt lại tên của CSDL cũ
(không cần bấm vào Khởi tạo nữa) để ghi thêm vào CSDL đó nếu thấy cịn có thể lưu
thêm.
- Áp dụng quy trình xử lý văn bản
Nếu bật chức năng này, toàn bộ văn bản đến sẽ xử lý theo quy trình gồm :

o 1. Nhập hoặc nhận văn bản đến.
o 2. Phân loại văn bản thành văn bản phải hoặc không cần xử lý.
o 3. Phân công đơn vị xử lý.
o 4. Truyền văn bản tới đơn vị đƣợc phân công xử lý.
23


-

-

o 5. Khởi tạo công việc để xử lý văn bản.
o 6. Khởi tạo tờ trình trả lời cho văn bản đến.
o 7. Xác nhận kết quả đã xử lý để kết thúc quy trình.
E. Tùy chọn áp dụng theo đơn vị hiện tại
o Lãnh đạo đơn vị kiểm soát văn bản đến : nếu chọn mục này, những người trong đơn vị
chỉ có thể nhìn thấy văn bản nếu được Lãnh đạo đơn vị (người sử dụng chức năng phê
duyệt) cho phép xem. Nếu lãnh đạo đơn vị không chọn người được phép xem thì sẽ
khơng có ai có thể nhìn thấy văn bản trừ phi văn bản đó được đính kèm vào khay cơng
việc nhận được từ lãnh đạo.
o Đánh số văn bản đi theo Loại văn bản : nếu chọn mục này, các văn bản đi do đơn vị cập
nhật sẽ được đánh số theo loại văn bản thay vì đánh số tiến liên tục cho mọi loại văn
bản.
Cơ chế bảo mật:
o Xác thực qua mã ổ cứng: CloudOffice hỗ trợ cơ chế bảo mật sử dụng tài khoản đi kèm
với mã ổ cứng:
 Chỉ cho phép truy cập vào hệ thống từ một danh sách mã ổ cứng nhất định
Để thiết lập cơ chế này, Quản trị cần thực hiện theo trình tự sau:
+ Bật chế độ tự động ghi mã ổ cứng (Mục A.3 trên màn hình quản trị). Khi đó
NSD truy cập vào hệ thống sẽ được hệ thống ghi lại mã ổ cứng vào danh sách mã ổ cứng.

Khi Quản trị nhận thấy toàn bộ NSD đã đăng nhập và đã được ghi lại mã ổ cứng thì có thể
tắt chế độ tự động ghi mã ổ cứng đi và chuyển sang bước sau.
+ Vào Danh sách NSD, thiết lập cho từng NSD cơ chế bảo mật, tích chọn
Giới hạn mã ổ cứng chung.
+ Bấm Ghi nhận
 Chỉ cho phép truy cập vào hệ thống từ máy tính của chính tài khoản đó:
+ Quản trị vào Danh sách NSD, bật chế độ Chờ ghi mã cho tài khoản muốn
thiết lập
và yêu cầu tài khoản này thực hiện đăng
nhập hệ thống.
+ Kiểm tra mã ổ cứng của tài khoản đã xuất hiện trong danh sách ổ cứng
dùng riêng chưa (Có thể thiết lập cho phép tài khoản được phép đăng nhập ở
một vài máy tính khác nhau: Máy ở cơ quan, máy ở nhà….)
+ Tích chọn chế độ
+ Bấm Ghi nhận

24