Hệ thống quản lý tác nghiệp nhà máy đường

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÁC NGHIỆP
NHÀ MÁY ĐƯỜNG
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU CHUNG ………………………………………………………………… 3
PHẦN I:TỔ CHỨC TÁC NGHIỆP CHUNG CỦA NHÀ MÁY ĐƯỜNG …………..4
1.1 Quy trình nghiệp vụ ………………………………… ………………………….5
1.1.1 Tổ chức quản lý vùng nguyên liệu ………………………………… ………..6
1.1.2 Đăng ký hợp đồng ………………………………… …………………………..7
1.1.3 Đăng ký vận chuyển ………………………………… ………………………..8
1.1.4 Tổ chức thu mua ………………………………… ……………………………9
1.1.5 Tổ chức thanh toán ………………….……………… ……………………….10
1.1.6 Tổ chức sản xuất …………………….…………… ………………………….11
1.1.7 Tổ chức tiêu thụ ……………………….………… …………………………...12
1.1.8 Hoạch toán tài chính kế toán ………….……………………… …………….14
1.2 Tổ chức chung các bộ phận nghiệp vụ .………………………………… ...15
1.2.1 Bộ phận nguyên liệu …………………….…………… ………………………16
1.2.2 Bộ phận cân mía nhập ………………….……………… ……………………18
1.2.3 Bộ phận lấy mẫu phân tích …………….…………………… ……………….19
1.2.4 Bộ phận kiểm soát chất lượng ………………………………… ……………20
1.2.5 Bộ phận quản lý điều hành vận chuyển …………………………………... .21
1.2.6 Bộ phận kế toán ………………………………… ……………………………22
1.2.7 Bộ phận kinh doanh ………………………………… ………………………..23
1.2.8 Bộ phận nhân sự ………………………………… …………………………..24
1.2.9 Lưu đồ nghiệp vụ ……………………….………… ………………………….25
1.3 Các yêu cầu chung ………………………………… …………………………26
PHẦN II:GIẢI PHÁP TỔNG THỂ ………………………………… ………………..27
2.1 Yêu cầu về giải pháp chung cho hệ thống ………………………………...28
2.2 Hệ thống cơ sở hạ tầng ………………………………… ……………………29
2.2.1 Bộ phận quản lý hệ thống thông tin ………………………………… ……..30
2.2.2 Hệ thống mạng nội bộ ………………………………… …………………….31
2.2.3 Hệ thống máy phục vụ tác nghiệp tại các bộ phận ……………………….32

2.3 Hệ phần mềm tác nghiệp ………………………………… ………………….33
2.3.1 Tổ chức chung …………………………….…… …………………………….34
2.3.2 Phần mềm quản lý nguyên liệu …………..……………………… …………35
2.3.3 Phần mềm quản lý đoàn vận chuyển ………………………………… ……36
2.3.4 Phần mềm phân tích mẫu mía nhập ………………………………… …….37
2.3.5 Phần mềm quản lý mía nhập ………………………………… …………….38
2.3.6 Phần mềm quản lý chất lượng ………………………………… …………..39
2.3.7 Phần mềm thanh toán ………………………………… ……………………40
2.3.8 Phần mềm kế toán ………………………………… ………………………..41
2.3.9 Phần mềm quản lý nhân sự ………………………………… ……………..42
2.4 Đánh giá chung về giải pháp ………………………………… …………….43
PHẦN III: PHỤ LỤC ………………………………… ……………………………..44
PHN I
T CHC TC NGHIP CHUNG CA NH MY NG
2.1. QUY TRèNH NGHIP V
1
Tổ chức, quản lý vùng nguyên
liệu
2
Đăng ký hợp đồng
3
Đăng ký vận chuyển
4
Tổ chức thu mua
5
Tổ chức thanh toán
6
Tổ chức sản xuất
7
Tổ chức tiêu thụ

8
Hoạch toán tài chính kế toán
H-01: Qui trình nghiệp vụ chung
2.1.1 T chc, qun lý vựng nguyờn liu
Cụng ty thc hin h tr ngi trng mớa v ging, k thut trng mớa,
ngun vn. Ngoi ra cụng ty cú th u t trc cho ngi trng mớa v phõn
bún,.. khi cú s cam kt ca ngi trng mớa v cung cp mớa cho cụng ty.
T chc phõn vựng, qun lý cỏc vựng nguyờn liu. Xõy dng k hoch thu
mua, tớnh sn lng k hoch cho v. Xỏc nh n giỏ vn chuyn i vi
mi vựng.
2.1.2 ng ký hp ng
Khi kt thỳc mt v mớa, cụng ty t chc thụng bỏo k hoch v cỏch thc
ký kt hp ng cho v mi n ton b cỏc h nụng dõn trng mớa.
T chc ký kt hp ng vi nhng ch hp ng mi, nhng ch hp
ng m rng din tớch trng mớa...
2.1.3 ng ký vn chuyn
ng ký vn chuyn mớa i vi cỏc ch phng tin vn chuyn, ng
ký vựng vn chuyn cho tng ch phng tin.
2.1.4 Tổ chức thu mua
Tổ chức, điều hành thu mua mía theo kế hoạch, đảm bảo về số lượng,
tiến độ cũng như là chất lượng của mía. Xác định được số lượng và chất
lượng của từng chuyến nhập mía vào cho công ty đối với mỗi chủ hợp đồng,
trên cơ sở đó để thanh toán cho chủ hợp đồng.
2.1.5 Tổ chức thanh toán
Công ty tổ chức thanh toán cho các chủ hợp đồng theo số lượng và chất
lượng của mía đã cung cấp. Ngoài ra công ty có thể thực hiện chính sách trợ
giá cho các vùng, loại mía, chất lượng,.. cho người trồng mía bằng các chính
sách thanh toán khác nhau.
Tổ chức thanh toán trực tiếp cho nông dân trồng mía, thanh toán tại văn
phòng công ty hoặc tại địa bàn mà nông dân trồng mía sinh sống, nhằm đảm

bảo cho nông dân trực tiếp được nhận tiền tận tay
Đưa ra các báo cáo vừa chi tiết, vừa tổng hợp nhằm đáp ứng các yêu cầu
quản lý của đơn vị, vừa đáp ứng các yêu cầu của nông dân trồng mía muốn
kiểm tra về trọng lượng mía qua cân, CCS, điểm mía, đơn giá thanh toán, trợ
giá, trợ cước...
2.1.6 Tổ chức sản xuất
Từ các nguyên liệu thu mua được công ty tổ chức sản xuất, bằng các
nghiệp vụ kiểm soát chất lượng (KCS) công ty điều chỉnh các thông số kỹ thuật
sao cho chất lượng sản phẩm đầu ra phù hợp nhất.
2.1.7 Tổ chức tiêu thụ
Công ty tổ chức bán các sản phẩm đầu ra của quá trình sản xuất. Sản
phẩm chính là các loại đường, ngoài ra còn có các sản phẩm phụ được điều
chế từ sản phẩm phụ của quá trình sản xuất như mật rỉ, cồn,...
2.1.8 Hoạch toán tài chính kế toán
Tổ chức ghi chép, hoạch toán tài chính kế toán theo quy định của nhà
nước, thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước.
Trước và sau vụ đều có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như tạm ứng
công nợ, tạm ứng phân bón, thuốc sâu... để phục vụ nông dân trồng mía,
chăm sóc, đốn chặt, thu hoạch..... Kế toán đều phải lập chứng từ kinh tế phát
sinh để đáp ứng nhu cầu và theo dõi, quản lý một cách chi tiết và chặt chẽ
2.2. TỔ CHỨC CHUNG CÁC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ
1.1 Bộ phận nguyên liệu
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức quản lý vùng nguyên liệu, làm
hợp đồng với các chủ thu mua, tiến hành thu mua mía và thanh toán cho các
chủ hợp.
1.2 Bộ phận cân mía nhập
Bộ phận này thực hiện cân mía nhập cho từng phương tiện nhập, xác
đinh trọng lượng thực tế của mỗi chuyến. Ghi chép các thông tin liên quan đến
từng chuyến như thành phần tạp chất, tên phương tiện nhập, chủ hợp đồng
nhập,.. Ghi phiếu nhập cho chủ phương tiện nhập.

1.3 Bộ phận lấy mẫu phân tích
Bộ phận này thực hiện phân tích lẫy mẫu của chuyến mía nhập, tạo cơ sở
cho việc thanh toán và kiểm soát chất lượng mía đầu vào của công ty.
1.4 Bộ phận kiểm soát chất lượng
Bộ phận này chịu trách nhiệm phân tích các thông số kỹ thuật đầu vào
cũng như ra của các quá trình sản xuất. Kịp thời điều chỉnh cho phù hợp sao
cho sản phẩm đầu ra của các quá trình đạt được chất lượng và hiệu quả tốt
nhất.
1.5 Bộ phận quản lý điều hành vận chuyển
Bộ phận này chịu trách nhiệm đăng ký vận chuyển cho các chủ phương
tiện, quản lý phân vùng cho các phương tiện, điều hành vận chuyển trên cơ sở
kế hoạch của bộ phận nguyên liệu và thanh toán cước vận chuyển cho các chủ
phương tiện.
1.6 Bộ phận kế toán
Đây là bộ phận chủ chốt trong công tác quản lý tài chính kế toán của đơn
vị, chịu trách nhiệm lập dự toán thu chi, kế hoạch thanh toán để đảm bảo yêu
cầu quản lý. Đáp ứng nhanh các yêu cầu về tạm ứng hoặc thanh toán cho
nông dân trồng mía để tạo lòng tin cho nông dân.
Lập và cung cấp các báo cáo nhanh để đáp ứng cho yêu cầu quản trị của
cán bộ chủ chốt, cũng như các yêu cầu của các cơ quan nhà nước, cung cấp
cho nông dân trồng mía...
1.7 Bộ phận kinh doanh
B phn ny chu trỏch nhim t chc lp k hoch bỏn sn phm, phõn
vựng th trng, qun lý chi tit cỏc i lý bỏn sn phm cho Cụng ty. Vỡ sn
phn chớnh ca n v l cỏc loi ng nờn vic i tỡm i tỏc tiờu th cng
nh tỡm th trng xut khu l cụng vic rt quan trng.
Tỡm hiu v nm bt kp nhu cu ca th trng v chng loi ng, mu
mó sn phm, phng thc tip cn ca th trng.
1.8 B phn nhõn s
B phn chu trỏch nhim qun lý, theo dừi v nhõn s ca n v, t

chc theo dừi y h s cỏn b cụng nhõn viờn ca n v, t chc lm v
thc hin theo dừi y cỏc ch v BHXH, BHYT, KPC cho cỏn b cụng
nhõn viờn ca n v.
T chc theo dừi chm cụng v cú ch thng pht cụng minh i vi
cỏn b trong n v, cp phỏt lng v cỏc ch tr cp khỏc cho cỏn b
CNV
Lp v a ra cỏc bỏo cỏo v tỡnh hỡnh cỏn b CNV, tỡnh hỡnh tng gim
lng, cỏc ch thng pht, ch tr cp khỏc cho cỏn b CNV...
1.9 Lu nghip v
Khách hàng
cung cấp
Khách hàng
tiêu thu
Ban lãnh đạo
Sản xuất
Lấy mẫu
mía
Kinh doanh
Nguyên
Liệu
Vận tải
KCS
Cân mía
Kế toán
H-02: Lưu đồ nghiệp vụ
Bộ phận nguyên liệu hàng năm tổ chức lập kế hoạch cho nguồn nguyên
liệu của công ty. Hỗ trợ người dân trong việc chọn giống, vốn và kỹ thuật trồng
sau khi họ cam kết cung cấp mía cho công ty.
Trước mỗi vụ, bộ phận nguyên liệu tiến hành ký hợp đồng với những
người thu mua mía. Bộ phận vận tải sẽ ký hợp đồng đối với các chủ phương

tiện, cũng như quy định vùng vận chuyển đối với mỗi phương tiện.
Vào vụ các chủ mía cung cấp mía cho các chủ thu mua mía, quá trình thu
hoạch theo sự điều hành của phòng nguyên liệu. Mía sẽ được các phương tiện
vận chuyển đến công ty. Việc điều hành vận chuyển sẽ do bộ phận vận tải điều
hành, ngoài ra có thể do chủ mía tự vận chuyển.
Trước tiên, mía sẽ được chuyển đến khu phân tích chất lượng của mía
(CCS), bộ phận này thuộc trách nhiệm quản lý của phòng kiểm soát chất
lượng. Kết quả mẫu phân tích này sẽ được lưu giữ có hai mục đích là kiểm
soát chất lượng mía nhập vào và cơ sở để thanh toán cho chủ mía.
Sau khi phân tích mẫu mía xong, mía sẽ được chuyển đến bàn cân. Tại
đây mía sẽ được cân, đồng thời các thông tin về chuyến mía sẽ được lưu trữ.
Các thông tin này bao gồm thông tin về chủ mía, chủ hộ trồng mía, chủ phương
tiện, địa điểm trồng mía, loại mía,.. Các thông tin này sẽ là cơ sở cho việc kiểm
soát chất lượng mía đầu vào của công ty, các thông tin để thống kê, kiểm soát
vùng mía, loại mía và sẽ làm cơ sở cho việc thanh toán cho chủ mía và chủ
phương tiện vận chuyển mía. Đồng thời với quá trình cân mía, bộ phận kiểm
soát chất lượng sẽ đánh giá tạp chất của mía nhập để trừ đi. Quá trình cân
xong, chủ mía và chủ phương tiện sẽ được cấp cho một phiếu chứng nhận về
cung cấp mía.
Cân xong mía sẽ được chuyển vào bãi, đợi để cho vào ép. Bộ phận
nguyên liệu tập hợp các thông tin từ bộ phận kiểm soát chất lượng và tiến hành
tiến hành tính trợ giá, thanh toán cho chủ mía. Bộ phận vận tải tập hợp các
thông tin từ bộ phận nguyên liệu và bộ phận kiểm soát chất lượng, tiến hành
tính cước, tính trợ giá và thanh toán cước cho chủ phương tiện vận chuyển
mía. Một số công ty sẽ không thanh toán cước vận chuyên cho chủ phương
tiện mà việc thanh toán này sẽ do chủ mía tự vận chuyển và tự thanh toán.
Mía sau khi vào bải sẽ được cho vào ép, đây là khâu đầu tiên của một quy
trình. Sau khi đưa vào ép nước mía sẽ tiếp tục được qua các giai đoạn tiếp
theo của giây truyền sản xuất. Cuối cùng sản phẩm đường làm ra sẽ được
phân loại, kiểm tra chất lượng lần cuối và chuyển vào kho.

Trong quá trình sản xuất, bộ phận KCS sẽ lấy các thông số kỹ thuật và
các mẫu để phân tích. Các thông tin này sẽ được phân tích, lập báo cáo để bộ
phận kỹ thuật và bộ phận quản lý theo dõi và điều hành sản xuất cho hiệu quả
của sản xuất tốt nhất.
Bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành tổ chức tiêu thụ các sản phẩm của nhà
máy. Các sản phẩm này bao gồm sản phẩm chính là các loại đường và các sản
phẩm phụ của quá trình sản xuất.
Bộ phận kế toán sẽ thu thập các hoá đơn chứng từ của bộ các bộ phận
cũng như dựa vào kế hoạch của công ty. Tiến hành ghi chép thông tin, hoạch
toán tài khoản, phân bổ và lập các báo cáo tài chính theo chế độ và các báo
cáo quản trị cho bộ phận quản lý.
Hàng ngày cũng như các kỳ, các bộ phận lập các báo cáo để cung cấp
cho các bộ phận có liên quan và cung cấp cho ban lãnh đạo.
PHẦN III
GIẢI PHÁP TỔNG THỂ
3.1 YÊU CẦU VỀ GIẢI PHÁP CHUNG CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN
3.1.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống
Hệ thống được thiết kế và xây dựng dựa trên những nguyên tắc chung để
phù hợp với thực tế cũng như mang lại hiệu quả tốt nhất trong khả năng có thể.
Cụ thể các nguyên tắc đó là:
 Tổ chức HTTT có bộ phận quản lý chung đặt tại công ty.
 Tận dụng tối đa cơ sở vật chất và các dữ liệu hiện có và đang sử dụng tại
công ty.
 Ðảm bảo liên kết thông tin hai chiều cần thiết đã hoặc sẽ có trong hệ
thống:
- Giữa các phân hệ chính trong hệ thống: Sản xuất, Kinh doanh,
Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Hành chính...
- Giữa các ứng dụng nghiệp vụ và hệ thống quản lý phục vụ kinh
doanh.
- Sử dụng tiếng Việt thống nhất theo chuẩn quốc gia (TCVN3).

 Ðảm bảo tính độc lập giữa HTTT điều hành với Hệ thống các ứng dụng:
- Môi trường và giao diện sử dụng Hệ thống thông tin điều hành
là thống nhất.
- Các hệ ứng dụng có thể chọn môi trường và công cụ phát triển
khác nhau.
- Hệ thống phải cho phép cập nhật số liệu bằng tay khi các ứng
dụng tương ứng chưa được triển khai trong hệ thống.
 Ðảm bảo tính mở:
- Cho phép thay đổi thêm bớt các đầu mối.
- Cho phép từng bước phát triển các ứng dụng trong hệ thống
theo nhu cầu và điều kiện sử dụng thực tế.
 Ðảm bảo an toàn thông tin:
- Bảo mật và an toàn dữ liệu cao trong quá trình khai thác, sử
dụng và truyền tin trong toàn hệ thống: đưa ra các giải pháp cụ
thể để thực hiện bảo mật (security) và an toàn thông tin
(backup, restore, repair...).