BÀI GIẢNG MÔN HỌC: TIN HỌC VĂN PHÒNG NGÀNH: TIN HỌC ỨNG DỤNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


BÀI GIẢNG
MƠN HỌC: TIN HỌC VĂN PHỊNG
NGÀNH: TIN HỌC ỨNG DỤNG
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
GIÁO VIÊN: VŨ THỊ PHƢƠNG DUNG
KHOA : CNTT-MTT

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2021


MỤC LỤC
BÀI 1: MICROSOFT WORD ............................................................................................... 3
1.1 Định dạng văn bản nâng cao ............................................................................................. 3
1.2 In văn bản ........................................................................................................................ 21
BÀI 2: MICROSOFT EXCEL............................................................................................. 25
2.1 Một số hàm cơ bản .......................................................................................................... 25
2.2 Một số hàm cơ sở dữ liệu ................................................................................................ 30
2.3 Sort, Filter ....................................................................................................................... 35
2.4 Biểu đồ (Charts) .............................................................................................................. 37
2.5 Xuất tập tin excel ............................................................................................................ 39
BÀI 3: MICROSOFT POWERPOINT .............................................................................. 47
3.1 Giới thiệu Microsoft Power Point ................................................................................... 47
3.2 Hiệu ứng trình chiếu ....................................................................................................... 51
3.3 Slide Master .................................................................................................................... 55
3.4 Trình chiếu và in ............................................................................................................. 56
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................................... 61

PHỤ LỤC 1: GOOGLE OFFICE ......................................................................................... 62
Google Docs ......................................................................................................................... 62
Google Sheets ....................................................................................................................... 62
Google Slides ........................................................................................................................ 63
PHỤ LỤC 2: AN TỒN THƠNG TIN VÀ BẢO VỆ MƠI TRƢỜNG ............................ 66
An tồn thơng tin .................................................................................................................. 66
Bảo vệ môi trường ................................................................................................................ 66

2


Bài 1: Microsoft Word

BÀI 1:

MICROSOFT WORD

Giới thiệu:
Microsoft Word là phần mềm dùng để soạn thảo văn bản và nó cũng hỗ trợ
nhiều chức năng. Học phần này, các chức năng nâng cao trong Word được giới thiệu
như là Section Break, Cover Page, Page Border, Styles, Table of Contents, Header &
Footer và Print.
Mục tiêu:
- Hiểu được các khái niệm Section Break, Cover Page, Page Border, Styles, Table of
Contents, Header & Footer và Print.
- Sử dụng được Section Break, Cover Page, Page Border, Styles, Table of Contents,
Header & Footer để định dạng văn bản.
- Thiết lập được các thông số trước khi in văn bản và thực hiện được lệnh in theo yêu
cầu bài tập.

1.1 Định dạng văn bản nâng cao
1.1.1. Section Break
a. Khái niệm
Section Break nghĩa là ngắt vùng nội dung. Section Break chia văn bản thành
nhiều vùng nội dung khác nhau. Mỗi vùng nội dung sẽ được định dạng riêng, khơng
ảnh hưởng giữa các vùng với nhau. Vì vậy, bố cục của tài liệu sẽ được chỉnh sửa dễ
dàng hơn.
Ví dụ, việc chia cột sẽ ảnh hưởng đến nội dung các vùng văn bản lân cận. Dùng
Section Break để phân chia vùng, thì hai vùng được chia sẽ khơng cịn ảnh hưởng
nhau.

b. Vị trí
Section Break được đặt ở vị trí menu Layo ut, trong nhóm
lệnh Page Setup và tại lệnh Break.
•

Next Page: tách vùng để chuyển sang trang kế tiếp.

•

Continuous: chia vùng trong cùng một trang.

•

Even Page: Tạo vùng mới bắt đầu tại trang chẵn tiếp
theo.

•

Odd Page: Tạo vùng mới bắt đầu tại trang lẻ tiếp theo.

c. Thao tác sử dụng

Hình 1.1: Các loại
Section Breaks

3


Bài 1: Microsoft Word
Giáo trình này giới thiệu ba thao tác sử dụng: thao tác tạo Section Break, kiểm tra
Section Break có tồn tại và xóa Section Break.
Tạo Section Break
Bước 1: Lựa chọn loại Section Break theo yêu cầu của việc biên soạn văn bản,
Bước 2: Nhấn chọn lệnh Layout  Breaks  Section Break  Chọn 1 trong 4 loại
(Next Page/ Continuous/ Even Page/Odd Page).
Kiểm tra Section Break
Có hai cách để kiểm tra Section Break,
Cách thứ nhất,
View  Draft  Đặt nháy chuột vào Section Break
Cách thứ hai,
Home  nhóm lệnh Paragraph  nhấn nút Show/Hide

Hình 1.2: Kiểm tra có Section Break

Xóa Section Break
Dựa vào cách kiểm tra Section Break để thực hiện việc xóa một section đã tạo.
View  Draft  Đặt nháy chuột vào Section Break  Nhấn phím Delete

d. Ví dụ

Tạo tài liệu giống hình sau:

4


Bài 1: Microsoft Word
Yêu cầu: Tạo một tài liệu mới sử dụng hàm rand để tạo nội dung, đánh số trang cho tài
liệu và chỉnh trang 2 và trang 3 nằm ngang và các trang cịn lại là đứng.

Hình 1.3: Kết quả chuyển hướng trang

Hướng dẫn thực hiện:
Bước 1: Trong tài liệu word, nhập lệnh =rand(5,20) và =rand(10,7)
Kết quả tạo ra tài liệu có 4 trang
Hình 1.4: Thanh trạng thái

Bước 2: Vào Insert  Header & Footer  Page Number

Hình 1.5: Chèn chân trang

Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào vị trí đầu trang 2.
5


Bài 1: Microsoft Word
Bước 4: Vào lệnh Layout  Page Setup  Break  Next Page để ngắt vùng section

Hình 1.6: Chèn Section Break

Bước 5: Đặt con trỏ chuột vào vị trí trang 4

Bước 6: Vào lệnh Layout  Page Setup  Break  Next Page để ngắt vùng
section
Bước 7: Kiểm tra việc ngắt có section có thành cơng khơng vào lệnh View  Views
 Draft.
Bước 8: Chuyển hướng ngang cho trang 2, 3:
-

Đặt trỏ chuột vào vị trí đầu trang 2,

-

Vào lệnh Layout  Page Setup  Orientation  Landscape

Kết quả nhìn thấy xuất hiện trang 4 nằm ngang ln. Nhưng điều này là hợp lý vì khi
chuyển hướng ngang, chiều dài trang ngắn hơn nên bị đẩy sang trang 4 và vị trí ngắt
cũng sang trang 4.

e. Câu hỏi củng cố bài học
1. Section Break là gì?
2. Hãy liệt kê các loại Section Break?
3. Nêu cách kiểm tra Section Break đã được tạo chưa?
4. Trình bày cách xóa Section Break?

6


Bài 1: Microsoft Word

1.1.2 Cover Page
a. Khái niệm

Cover Page là trang bìa của một tài liệu. Cover Page được Microsoft Word hỗ trợ
một số mẫu có sẵn và có thể tự tạo ra một mẫu sáng tạo.

b. Vị trí
Cover Page được đặt ở menu Insert trong nhóm lệnh Pages

Hình 1.7: Cover Page

c. Thao tác sử dụng
Tạo cover page
Nhấn lệnh Insert  Pages  Cover Page  Chọn mẫu phù hợp
Xóa cover page
Nhấn lệnh Insert  Pages  Cover Page  Remove Current Cover Page

Hình 1.8: Xóa Cover Page

7


Bài 1: Microsoft Word

d. Ví dụ
Tạo tài liệu như hình.
u cầu: Tạo cover page có tên là Integral cho tài liệu.

Hình 1.9: Kết quả chèn Cover Page

Hướng dẫn thực hiện:
Chọn lệnh: Insert  Pages  Cover Page  Chọn mẫu Integral

e. Câu hỏi củng cố bài học
1. Cover Page là gì?
2. Mơ tả cách tạo cover page?
3. Mơ tả cách xóa cover page?

8


Bài 1: Microsoft Word

1.1.3 Page Border
a. Khái niệm
Page Border là đường viền cho vùng nội dung của một trang giấy.

Hình 1.10: Đường viền của một trang

b. Vị trí
Page Border được đặt ở vị trí menu Design, trong nhóm lệnh Page Background
và tại lệnh Page Borders (Hình 9)

Hình 1.11: Vị trí lệnh Page Border

c. Thao tác sử dụng
Chèn Page Border
Nhấn chọn lệnh Design  Page Borders  Chọn lựa thông số thích hợp

9


Bài 1: Microsoft Word

Hình 1.12: Hộp thoại Borders and Shading

Setting là chọn các kiểu khung cho đường viền.
None: khơng có đường viền.
Box: Có đường viền.
Shadow: Đường viền có bóng.
3-D: Đường viền dạng 3D.
Custom: Cải tiến đường viền.
Style: Kiểu đường viền
Color: Màu của đường viền
Width: Độ dày của đường viền
Art: Các loại hoa văn cho đường viền
Preview: Xem trước cho việc chọn thông số
Apply to: Các loại áp dụng đường viền cho tài liệu
Whole document: Áp dụng đường viền cho tất cả các trang của tài liệu.
This section: Áp dụng đường viền cho vùng được chọn.
This section – First page only: Chỉ áp dụng cho trang đầu tiên.
This section – All except first page: Cho tất cả các trang ngoại trừ trang đầu
tiên.
Option: Thông số cho căn lề
10


Bài 1: Microsoft Word
Xóa Page Border
Nhấn chọn lệnh Design  Page Borders  Setting: None

d. Ví dụ
Tạo một Page Border cho trang bìa theo mẫu sau.

Hình 1.13: Ví dụ Tạo Page Border

Hướng dẫn thực hiện:
Bước 1: Nhấn chọn lệnh Design  Page Borders
Bước 2: Thiết lập các thông số
 Setting: Box
 Style: Dash
 Apply to: This section – First page only

11


Bài 1: Microsoft Word

Hình 1.14: Thơng số cho Hình 13

e. Câu hỏi củng cố bài học
1. Page Borders là gì?
2. Mơ tả cách tạo page borders.
3. Mơ tả cách xóa page borders.

12


Bài 1: Microsoft Word

1.1.4 Font Styles
a. Khái niệm
Định dạng nhanh cho văn bản như: màu sắc, kích thước, font chữ… và

được lưu lại để áp dụng cho nhiều văn bản khác.
Font Styles có hai dạng: dạng thứ nhất là dạng có sẵn do Microsoft
Hình 1.15: Font Style

Word cung cấp như là Heading 1, Heading 2, … và dạng thứ hai là do người dùng tự
biên soạn.

b. Vị trí
Font Styles được đặt ở vị trí menu Home, trong nhóm lệnh Styles.

Hình 1.16: Vị trí Font Styles

c. Thao tác sử dụng
Tạo mới
Thao tác tạo mới chỉ áp dụng cho dạng người dùng tự biên soạn Font Styles.
Cách 1:
Nhấn chọn lệnh Home  Styles  Mở rộng Style (Hình 16)  Create a Style

Hình 1.18: Mở rộng Styles

Hình 1.19: Lệnh Create a
Style
Hình 1.17: Hộp thoại Tạo mới Style

13


Bài 1: Microsoft Word
Cách 2:

Hình 1.20: Tạo mới Style theo cách 2

Chỉnh sửa
Thao tác chỉnh sửa áp dụng cho cả hai dạng (dạng có sẵn và dạng tạo mới)
Bước 1: Chọn một Font Styles
Bước 2: Nhấn chuột phải lên Font Styles đã chọn ở Bước 1
Bước 3: Chọn lệnh Modify…

Hình 1.21: Lệnh Modify của Font Styles

Bước 4: Điền thông tin vào hộp thoại chỉnh
sửa

Hình 1.22:
Hộp thoại chỉnh sửa Style

14


Bài 1: Microsoft Word
Properties:
Name: đặt tên cho Style
Style based on: Kế thừa từ Style nào
Style for following paragraph: Style
cho các đoạn văn tiếp theo
Formatting: Các định dạng cho Style
Format: Định dạng khác

Hình 1.23: Các nhóm lệnh trong Format

Xóa
Nhấn chọn lệnh Home  Styles  Làm theo Hình 16  Clear Formating

Hình 1.24: Thao tác xóa Font Style

d. Ví dụ
Sử dụng tập tin 0104_Style.docx để tạo các Styles như sau:
- Sử dụng Heading 1 cho Phần 1, Phần 2, Phần 3
- Sử dụng Heading 2 cho Chương 1, Chương 2, Chương 3
- Sử dụng Title cho Mục 1, Mục 2, …
- Sử dụng Emphasis cho Nội dung mục…
Hướng dẫn thực hiện:
Bước 1: Chọn Phần 1, Phần 2, Phần 3
15


Bài 1: Microsoft Word
Bước 2: Chọn lệnh Home  Styles  Heading 1
Bước 3: Chọn Chương 1, Chương 2, Chương 3
Bước 4: Chọn lệnh Home  Styles  Heading 2
Bước 5: Chọn Mục 1, Mục 2, Mục 3
Bước 6: Chọn lệnh Home  Styles  Title
Bước 7: Chọn Nội dung mục của từng Chương
Bước 8: Chọn lệnh Home  Styles  Emphasis

Hình 1.25: Ví dụ Styles

e. Câu hỏi củng cố bài học
1. Font Styles là gì?
2. Mơ tả cách tạo Font Styles?

3. Mô tả cách chỉnh sửa Font Styles?
4. Mô tả cách xóa Font Styles?

16


Bài 1: Microsoft Word

1.1.5 Table of Content
a. Khái niệm
Table of Contents là mục lục của một tài liệu nhưng mục lục này được lấy tự
động sau khi đã định dạng Styles.
Table of Contents có hai dạng. Đó là dạng tự động (Automatic Table) và dạng
thủ cơng (Manual Table).

b. Vị trí
Table of Contents được đặt ở vị trí menu References, trong nhóm lệnh Table of
Contents và tại lệnh Table of Contents.

Hình 1.26: Lệnh Table of Contents

c. Thao tác sử dụng
Tạo mới
Cách 1: Tạo Table of Contents dạng tự động
Bước 1: Định dạng Styles
Bước 2: Nhấn lệnh References  Table of Contents 
Table of Contents  Automatic Table 1
Cách 2: Tạo Table of Contents dạng thủ công
Bước 1: Nhấn lệnh References  Table of Contents 
Table of Contents  Manual Table

Bước 2: Nhập nội dung và số trang vào Table of
Contents
Cập nhật nội dung của Table of Contents

Hình 1.27: Tạo mới Table of
Contents

1) Nhấn lệnh References  Table of Contents  Table
of Contents  Update Table để cập nhật lại nội dung
cho mục lục bao gồm tiêu đề và số trang.
Chỉnh sửa
Nhấn lệnh Nhấn lệnh References  Table of
Contents  Table of Contents  Custom Table of
Contents…

Hình 1.28: Cập nhật nội
dung Table of Contents

17


Bài 1: Microsoft Word

Hình 1.29: Cải tiến Table of Contents

Xóa
Nhấn lệnh References  Table of Contents  Table of Contents  Remove
Table of Contents

d. Ví dụ

Tạo mục lục cho nội dung tài liệu sau :
Hướng dẫn thực hiện:
Bước 1: Sử dụng Styles để định dạng các nội dung để làm
mục lục
Bước 2: Mở View  Show  Navigation Pane
Bước 3: Nhấn lệnh References  Table of Contents 
Table of Contents  Automatic Table 2
Bước 4: Xem kết quả.

e. Câu hỏi củng cố bài học
1. Table of Contents là gì?
2. Mơ tả cách tạo Table of Contents?
3. Mô tả cách cập nhật Table of Contents?
4. Mô tả cách chỉnh sửa Table of Contents?
5. Mơ tả cách xóa Table of Contents?

Hình 1.30: Ví dụ Table of
Content

18


Bài 1: Microsoft Word

1.1.6 Header & Footer
a. Khái niệm
Header là vùng đầu trang và là nơi chứa nội dung làm tiêu đề cho mỗi trang.
Footer là vùng cuối trang và là nơi chứa nội dung làm tiêu đề cho mỗi trang

b. Vị trí

Header & Footer được đặt ở vị trí menu Insert, trong nhóm lệnh Header &
Footer và tại lệnh Header hoặc lệnh Footer.

Hình 1.31: Vị trí Header & Footer

c. Thao tác sử dụng
Tạo mới header
Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Header  Chọn một mẫu

Hình 1.32: Chèn Header

Chỉnh sửa
Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Header  Edit Header
Xóa
19


Bài 1: Microsoft Word
Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Header  Remove Header
* Footer tương tự với Header.

d. Ví dụ
Chèn footer vào tài liệu như hình sau.

Hình 1.33

u cầu:
Phần Footer:
•

Bổ sung thêm KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN viết IN HOA, size 12pt, canh trái.

•

Đánh số trang bên phải

Hướng dẫn thực hiện:
Bước 1: Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Footer  Chọn một mẫu Footer
Bước 2: Nhập KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bước 3: Định dạng size 12pt, canh trái
Bước 4: Nhấn lệnh Insert  Header & Footer  Page number  Current Position 
Blank.

e. Câu hỏi củng cố bài học
1. Header và Footer là gì?
2. Trình bày cách tạo Header và Footer?
3. Nêu cách sửa Header và Footer?
4. Trình bày cách xóa Header và Footer?

20


Bài 1: Microsoft Word

1.2 In văn bản
a. Khái niệm
Lệnh Print trong Word để xuất tài liệu ra trang giấy.

b. Vị trí
Print được đặt trong menu File  Print

c. Thao tác sử dụng
In văn bản: nhấn lệnh File  Print

Hình 1.34: Print

Copies: Số lượng bản sao
Print: Lệnh in
Printer: Máy để in
Setting: Các thông số để in
1) Chọn vùng để in:
in hết tất cả các trang, in trang chẵn
2) Pages: Nhập các trang muốn in.
3) Chọn 1 mặt hay hai mặt để in
4) Cách sắp xếp bản sao theo trang.
5) Hướng trang

Hình 1.35: Setting

21


Bài 1: Microsoft Word
6) Khổ giấy
7) Hiệu chỉnh các lề trang giấy
8) Số trang trên một tờ giấy

d. Ví dụ
Sử dụng lại tập tin đã lưu ở ví dụ trên.
Yêu cầu: In tài liệu này thành 2 bản sao, trang giấy năm ngang, và sắp xếp bản sao

theo dạng Collated, máy in ra dạng pdf lưu tập tin thành print_odd_page.pdf.
Hướng dẫn thực hiện:
Bước 1: Nhấn lệnh File  Print
Bước 2: Thiết lập thông số theo yêu cầu

e. Câu hỏi củng cố bài học
1. Nêu lệnh dùng để in văn bản?
2. Vùng nào để thiết lập các thông số để in?
3. Vùng nào dùng để điều chỉnh lề, loại giấy để in?

22


Bài 1: Microsoft Word
BÀI TẬP
Bài tập 1: Tạo một tin mới File  New  Chọn mẫu Welcome to Word lưu thành
word_bai_tap_1. Trong nội dung của tập tin này, ngắt sang vùng sang trang mới tại
mỗi vị trí tiêu đề lớn “Count on Word to count your words”, “Share and collaborate”,
….
Bài tập 2: Sử dụng lại bài tập 1, tạo header kiểu Alphabet với nội dung là “Header và
Footer”.
Bài tập 3: Sử dụng lại bài tập 1, tạo Footer kiểu Retrospect với nội dung là họ tên học
sinh.
Bài tập 4: Sử dụng lại bài tập 1, tạo trang đầu tiên là trang bìa, đánh số trang các trang
cịn lại bắt đầu là 1.
Bài tập 5: Chuẩn bị một tập tin word có
nội dung một quyển sách bất kỳ có số
trang ít nhất là 3: Tạo cover page cho tập
tin này.
Bài tập 6: Lưu lại bài tập 5 với tên

word_6 để thực hiện các yêu cầu sau:
Tạo cover page tên là Filigree
Chèn cover page vào đầu trang tài
liệu và dùng nội dung trang
- Tạo mỗi phần 1,2,3 và phụ lục thành
Hình 1.36: Bài tập 7
từng section
- Tạo nội dung tiêu đề phần vào Header cho mỗi section.
- Đánh số trang từ 1 trừ trang bìa vào phần Footer và căn lề giữa.
Bài tập 7: Tạo page border cho trang bìa của bài tập 5 (Hình 1-36).
Bài tập 8: Lưu bài tập 7 với tên word_8. Xóa page border trong tập
tin này.
Bài tập 9*: Tự thiết kế một trang cover page và lưu lại để sử dụng.
Bài tập 10: Lưu bài tập 6 với tên word_10. Sử dụng Style để định
dạng.
Bài tập 11: Tạo nội dung và style giống hình bên và xóa các Style
khác Normal.
Bài tập 12: Sử dụng bài tập 10 để tạo mục lục.
-

Bài tập 13: Tạo một tập tin word từ File>New>Sample templates
và lưu lại. Định dạng Page Setup cho tài liệu ở này:
23


-

-

Bài 1: Microsoft Word

Header: Họ tên và lớp của học sinh
Footer: Đánh số trang
Size của trang giấy là A4
Hướng trang giấy là ngang hoặc dọc
Lề là:
o Top: 2” Bootom: 2” Left: 1.3” Right: 0.3”
o Header: 1”
o Footer: 0.7”
Lưu.

Bài tập 14: Thực hiện in tài liệu ở Bài tập 13 ra tập tin pdf đặt tên là
print_odd_page.pdf theo yêu cầu: số bản sao là 2, chỉ in trang lẻ, sắp xếp các bản sao
theo Collated, trang giấy hướng ngang.

24


Bài 2: Microsoft Excel

BÀI 2:

MICROSOFT EXCEL

Giới thiệu:
Microsoft Excel là phần mềm dùng để làm bảng tính và nó cũng hỗ trợ nhiều
hàm từ cơ bản đến chuyên sâu. Các hàm về cơ sở dữ liệu được Excel hỗ trợ nhiều như
là Dsum, Daverage, Dcount, Dcounta, Dmax, Dmin. Bên cạnh đó, các công cụ dùng
để thao tác với cơ sở dữ liệu là sắp xếp, lọc, vẽ biểu đồ cũng được tích hợp đa dạng.
Mục tiêu:
-

Hiểu được ý nghĩa và ghi nhớ các cú pháp của các hàm Dsum, Daverage, Dcount,
Dcounta, Dmax, Dmin,

-

Vận dụng được các hàm Dsum, Daverage, Dcount, Dcounta, Dmax, Dmin để giải
các bài tập.

-

Hiểu được ý nghĩa của Sort, Filter và Chart,

-

Sử dụng được công cụ Sort, Filter và Chart vào bài tập.

Nội dung chính:

2.1 Một số hàm cơ bản
2.1.1 LEFT, RIGHT, MID
a. Công thức
LEFT(text, [num_chars])
RIGHT(text, [num_chars])
MID (text, start_num, num_chars)
Tham số có nghĩa là:


text: Chuỗi chứa các ký tự muốn rút trích.



num_chars: Số ký tự được rút trích.



start_num: Vị trí của ký tự đầu tiên được rút trích.

[ ]: ký hiệu này cho biết đây là tham số tùy chọn.
b. Ý nghĩa
Hàm LEFT dùng để trích một chuỗi từ bên trái.
Hàm RIGHT dùng để trích một chuỗi từ bên phải.

25