Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quán Lý Kho Hàng

Những thập kỷ gần đây, công nghệ thông tin đang trở thành nhân tố cốt lõi
của công cuộc hiện đại hố. Là kết quả của cuộc cách mạng cơng nghiệp lần
thứ ba, chỉ sau động cơ hơi nước và năng lượng điện, công nghệ thông tin đã
len lỏi vào hầu hết các lĩnh vực của đời sống mà dường như nếu thiếu nó thì
một đất nước khó có thể phát triển được.
Việc áp dụng công nghệ tân tiến nhất trong đời sống là một điều tất yếu, không
ngừng làm tăng năng suất một cách tối đa mà còn giúp quản lý công việc một
cách dễ dàng. Tuy nhiên trong thực tế, không phải doanh nghiệp, tổ chức nào
cũng áp dụng một cách có hiệu quả.
Một ví dụ cho nhận định trên, có thể thấy ngay trong khâu quản lí kho sữa của
một công ty. Kho sữa là nơi lưu trữ, bảo quản và quản lý các mặt hàng sữa để
nhằm mục đích cho việc đem sữa ra thị trường với số lượng và chủng loại rất đa
dạng. Song, hệ thống quản lý kho sữa của công ty chưa đáp ứng u cầu về độ
chính xác và tính tự động hóa do chưa tận dụng được công nghệ mới, dẫn tới
giảm hiệu quả công việc. Việc sử dụng ứng dụng công nghệ trong số hố mới
chỉ dừng lại ở cơng cụ đơn thuần Excel. Hiện nay, phương pháp quản lý sữa tại
kho của công ty chủ yếu dựa vào phương pháp thủ cơng:
• Thứ nhất, hầu hết các hồ sơ tài liệu của kho đều được ghi chép, lưu trữ
bằng giấy tờ. Do đó, lượng sổ sách lưu trữ rất lớn và cồng kềnh.
• Thứ hai, việc nhập hàng với số lượng lớn dễ gây ùn tắc và khó tránh
khỏi sai lệch, phải sử dụng nguồn nhân lực lớn, điều này địi hỏi chi phí đầu tư
cao.
• Thứ ba, vấn đề tìm kiếm thơng tin về một loại sữa nào đó có thể làm
mất thời gian vì người quản lý phải trực tiếp xuống tận nơi để kiểm tra sổ sách.
• Thứ tư, việc thêm bớt hay chỉnh sửa gặp rất nhiều khó khăn vì khi thay
đổi cần phải hủy tồn bộ hồ sơ cũ thay bằng bộ hồ sơ mới. Khó khăn trong việc
sao lưu khi gặp sự cố về chất lượng giấy hoặc hỏa hoạn.
Để giải quyết khó khăn của công việc trên, việc ứng dụng những thành quả của
tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và cơng cụ để xây dựng các
chương trình quản lý gần như tự động hóa được các cơng việc trên cho nhân
viên. Chúng tôi được giao nhiệm vụ phát triển một hệ thống quản lý kho sữa

Vinamilk để đảm bảo hầu hết các hoạt động lưu trữ, bảo quản và quản lý sữa
trong kho tổng và các kho con, quản lý nhân viên kho cũng như công việc xuất
nhập kho, đồng thời việc vận chuyển sữa đi đến các kho khác cũng được kiểm
soát. Hệ thống được xây dựng trên nền tảng máy tính để bàn, laptop và di động
để mọi nhân viên có thể tham gia vào hệ thống một cách dễ dàng và linh hoạt.
Mỗi người trong cơng ty đều có thể đăng ký để đăng nhập vào phần mềm với


vai trị riêng của mình. Mỗi vai trị sẽ có một giao diện riêng. Đối với những
người quản lý kho, sau khi đăng nhập xong, họ có thể kiểm tra thông tin về các
loại sữa bao gồm ngày sản xuất, hạn sử dụng, tên loại sữa, vị trí sữa, số lượng,
... và các loại sữa đang tồn kho. Họ cũng có thể xem thơng báo sẽ có các mặt
hàng nào sẽ được đưa vào kho trong một ngày cụ thể. Người gửi thơng báo có
thể là bên sản xuất sữa hoặc là người ở các kho khác. Khi nhận được hàng,
người quản lý sẽ xác nhận và thông tin sẽ tự động cập nhật vào hệ thống. Hệ
thống sẽ giúp các nhà quản lý kho tổng có thể quản lý nhiều kho con để giúp
kiểm tra được tồn kho của các kho, ghi chú tình hình biến động tồn kho phát
sinh giữa các kho. Từ đó giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng qt về số lượng
sản phẩm ở các kho và đưa ra được các quyết định về giải phóng kho một cách
hợp lý, có thể trực tiếp kiểm kê điều phối của từng kho.
Tiếp đến là quản lý thông tin các mặt hàng sữa. Phân loại các sản phẩm sữa là
một chức năng không thể thiếu góp phần hồn thiện hệ thống quản lý. Hệ thống
hiển thị được các đặc trưng của sản phẩm cũng như lịch nhập, xuất và số lượng
tồn kho của mặt hàng. Hệ thống cũng hỗ trợ tính năng giao tiếp giữa các nhà
quản lý trong việc chuyển giao sản phẩm giữa các kho. Điều này giúp đơn giản
việc giao tiếp bằng cách tích, nhập số lượng vào các sản phẩm cần chuyển từ
kho tổng về kho con để tiêu thụ. Hệ thống sẽ tự động lưu lại quá trình giao dịch
và cập nhật số lượng các mặt hàng trong kho. Với người quản lý việc nhập xuất
hàng trong kho, họ có thể quản lý việc xuất nhập kho dễ dàng thông qua hệ
thống. Hệ thống sẽ chỉ ra thông tin và số lượng hàng hóa xuất nhập, thơng tin

nơi gửi. Mỗi lần thực hiện xuất nhập sẽ có phiếu xuất nhập dưới sự đồng ý từ
nơi gửi và nơi nhận. Đối với người vận chuyển sữa, họ sẽ lên lịch sau khi đăng
nhập xong (lịch này sẽ do cấp trên và người đó thỏa thuận). Người chở hàng sẽ
được yêu cầu bật định vị để người quản lý có thể quan sát, tối ưu hóa thời gian.
Với người quản lý máy móc, họ có thể cập nhật thơng tin máy móc, tình trạng
máy lên hệ thống để người quản lý có thể nắm bắt một cách dễ dàng. Tất cả
người dùng của hệ thống có thể đăng nhập vào hệ thống để trò chuyện với nhau,
thay đổi hồ sơ của họ và xem báo cáo đã được đăng bởi người quản lý.