Quản lí thẻ sinh viên của thư viện

Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
KẾ HOẠCH LÀM VIỆC
Công việc Ngày Người làm
Khảo sát 01/03/2008 – 02/03/2008
Nguyễn Thị Lĩnh
Nguyễn Thị Minh Ngọc
Phân tích 03/03/2008 – 05/03/2008
Nguyễn Thị Lĩnh
Nguyễn Thị Minh Ngọc
Nguyễn Thị Thanh Tâm
Vũ Hồng Lê
Thiết kế 06/03/2008 – 10/04/2008
Nguyễn Thị Lĩnh
Nguyễn Thị Minh Ngọc
Nguyễn Thị Thanh Tâm
Vũ Hồng Lê
Cài đặt
Kiểm thử
Danh sách thành viên của nhóm:
- Nguyễn Thị Minh Ngọc
- Nguyễn Thị Lĩnh
- Nguyễn Thị Thanh Tâm
- Vũ Hồng Lê
Thời gian dự tính:
- Ngày bắt đầu: 01/03/2008
- Ngày kết thúc: 13/04/2008
Nội dung của dự án:
Xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện
Dự trù thời gian kế hoạch:
- Thời gian khảo sát: 01/03/2008 – 02/03/2008

- Thời gian phân tích: 03/03/2008 – 05/03/2008
- Thời gian thiết kế: 06/03/2008 – 10/03/2008
1
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
I. Đặt vấn đề:
1. Mô tả hiện trạng bài toán:
Bất cứ một sinh viên nào khi bước qua cánh cổng của nhà trường đều phải có thẻ
sinh viên. Thẻ sinh viên có vai trò rất quan trọng đối với cả sinh viên và nhà trường .
Nó như “chứng minh thư” của mỗi “công dân” trong nhà trường
Tại thư viện khi quản lý hồ sơ sinh viên vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ
yếu, khối lượng hồ sơ quản lý sinh viên là rất lớn
Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một sinh viên nào đó là rất khó khăn,
mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất và mới nhất về sinh
viên đó
Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ của mỗi sinh viên cũng rất lớn
Các báo cáo tổng hợp tình hình sinh viên rất chậm so với thời gian quy định. Thêm
nữa là các báo cáo này là không chính xác (thông tin này không phải là thông tin mới
nhất) không đầy đủ và đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng báo cáo
Việc làm báo cáo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra thì càng gặp khó
khăn hơn rất nhiều và thường không thoả mãn được yêu cầu đặt ra bởi thông tin thiếu
chất lượng thời sự
Hầu như không thể theo dõi tình hình sinh viên của các lớp, các ngành, các khoa
A) Thẻ sinh viên
• Đối với sinh viên, nó thay thế cho thế cho giấy chứng nhận sinh viên, thẻ thư viện
…
• Đối với người quản lí (nhà trường)
 Bảo vệ nhà trường: là cơ sở để nhận diện sinh viên của nhà trường
 Quản sinh: là cơ sở để nhận biết sinh viên của mỗi khoa
 Thư viện: là căn cứ để cho mượn tài liệu

 Phòng chính trị và công tác sinh viên: quản lí, cập nhật ,thống kê
 Giám thị : có thể biết được những gian lận trong thi cử …
B)Đặc điểm của thẻ sinh viên:
Bao gồm :
• Họ tên sv
• Giới tính
• Ngày sinh
• Mã số sinh viên
• Lớp
• Khoa
2
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
• Trường
• Hộ khẩu thương trú
• Mã vạch
• Thời hạn có giá trị
C)Phụ trách quản lí thẻ sinh viên:
• Phòng chính trị & Công tác sinh viên
• Trung tâm thông tin tư liệu
D)Các nhiệm vụ của Ban quản lí về thẻ sinh viên
• Phòng chính trị & Công tác sinh viên:
 Đưa ra các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên
• Trung tâm thông tin tư liệu:
 Thi hành các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên
Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chương trình quản lý thẻ
sinh viên của thư viện.
Quản lý thẻ sinh viên của thư viện ta phải nắm được các vấn đề cơ bản sau:
+Ta phải nắm rõ số sinh viên trong trường.
+Ta phải biết được số sinh viên trong mỗi khoa, mỗi lớp

+Quá trình làm thẻ cho sinh viên
+Quá trình cấp thẻ lại cho những sinh viên bị mất thẻ, làm lại thẻ
2. Ưu, nhược điểm của hệ thống cũ:
Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ quản lý thẻ sinh viên bằng sổ
sách có những ưu khuyết điểm sau:
A) Ưu điểm
Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi
phải có trình độ chuyên môn hoá cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây
không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính
B) Nhược điểm:
Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển nhanh và mạnh mẽ của công nghệ
thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính
sau:
+ Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc
+ Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian
+ Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu quả quản lý điều hành của thư viện
3
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
+ Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất
+ Không mang tính thời đại
3 Xác định mục tiêu và phương án giải quyết:
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin việc ứng dụng
những thành tựu của ngành CNTT vào tất cả các ngành khác đặc biệt là trong
lĩnh vực quản lý trở thành một xu hướng tất yếu.
Trong công tác quản lý nếu chúng ta làm mọi việc bằng tay thì sẽ rất khó khăn
và rất có thể mắc những sai sót. Nhưng nếu ứng dụng CNTT thì mọi việc sẽ rất
tiện lợi, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả tri phí.
Bài tập này xây dựng một ứng dụng của ngành CNTT vào công tác quản lý sinh

viên của thư viện.
A)Mục đích của bài toán:
• Giúp cán bộ phòng chính trị và công tác sinh viên có thể quản lí dễ dàng, đơn
giản, nhanh chóng về các vấn đề quản lí
• Giúp nhân viên thư viện khi làm thẻ, nhập xuất dữ liệu về sinh viên được dễ
dàng, hiệu quả
• Giúp sinh viên khi đăng ký làm lại thẻ được nhanh chóng hơn
• …..
B)Ưu điểm của hệ thống mói
*Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác
• Khi sinh viên nhập trường, nhân viên thư viện sẽ nhận được thông tin của các
sinh viên mới từ phòng quản lí thông qua hệ thống, và làm thẻ cho sinh viên
• Khi sinh viên bị hỏng hoặc mất và đăng ký lại thì chỉ cần cung cấp thông tin về
tên sinh viên và mã sinh viên (và cung cấp thông tin sai lệch ở thẻ sinh viên nếu
thẻ bị sai)
*Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý
• Nhân viên thư viện sẽ truy cập vào hệ thống để lấy dữ liệu và làm lại thẻ mới
trên cơ sở các thông tin đã có và thông tin sinh viên cung cấp
* Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ
yêu cầu đặt ra
• Để sửa lại thông tin về thẻ sinh viên, nhân viên thư viện chỉ cần nhập vào mã
sinh viên và sửa trên hệ thống
4
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
II. Xác lập dự án:
1. Dự trù trang thiết bị:
Thiết bị dự tính gồm một máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP và hệ quản trị cơ
sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và các phần mềm hỗ trợ đi kèm.
2. Lên kế hoạch:

a)Khảo sát:
-Lên kế hoạch
-Xác định nội dung cần khảo sát
-Thực hiện khảo sát
b)Phân tích thiết kế hệ thống:
-Tổng hợp thông tin khảo sát
-Phân tích,tổng hợp đưa ra các sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng,sơ đồ luồng dữ
liệu…
-Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết về chương trình cần xây dựng
c)Xây dựng,hoàn thiện và thử nghiệm chương trình :
-Xây dựng chương trình, xây dựng các modul , các thư viện đi kèm nếu cần.
-Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi và thử nghiệm các chức năng để xem cét tính khả thi
và tìm ra các chức năng cần bổ sung.
-Thực hiện sửa lỗi sau khi đã kiểm tra và hoàn thiện các chức năng còn thiếu. Công
việc này được lặp lại đến khi đáp ứng yêu cầu.
-Sau khi hoàn thiện sẽ chính thức đưa chương trình vào hoạt động.
-Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục những lỗi xảy ra.
3. Dự trù về nhân lực, kinh phí:
5
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
III. Nội dung khảo sát:
1. Môi trường:
Địa điểm khảo sát: Sinh viên,Thư viện và Phòng CT&CT sinh viên Trường :Đại
Học Hàng Hải Việt Nam )
Tìm hiểu các yêu cầu về cơ sở dữ liệu đầu vào là những thông tin trong hồ sơ
sinh viên. Các thông tin đầu ra là những báo cáo, thống kê theo tháng, năm theo biểu
mẫu quy định của nhà trường
2.Nghiệp vụ:
Sau khi nhận được bài tập, chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại thư

viện , phòng CT&TCSV trường Đại học Hàng Hải
Quản lý hồ sơ sinh viên của Trường Đại Học Hàng Hải Việt Nam:
- Quản lý thông tin về sinh viên dưới dạng “Hồ sơ sinh viên”
- Mọi sự thay đổi liên quan đến sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ sinh viên (theo
các phiếu tương ứng theo mẫu quy định sẵn) để dễ theo dõi quản lý
- Trên cơ sở các thông tin sinh viên được lưu trữ, phòng CT&TCSV và thư viện thực
hiện xây dựng báo cáo tổng hợp theo định kỳ, báo cáo phân tích đánh giá và một số
báo cáo khác theo mẫu chuẩn quy định từ trước. Những báo cáo này rất quan trọng
trong công tác quản lý sinh viên
- Quản lý sự thay đổi của sinh viên trong trường là một vấn đề cực kì quan trọng đối
với công tác quản lý sinh viên. Số lượng sinh viên mới vào trường và ra trường,
thường xuyên thay đổi rất khó quản lý do rất nhiều nguyên nhân
3. Quá trình làm thẻ
• Khi sinh viên nhập trường phòng chính trị và công tác sinh viên sẽ ghi lại các
thông tin trên hồ sơ sinh viên:
 Giấy triệu tập trúng tuyển
 Thẻ dự thi
 Hồ sơ trúng tuyển
 Giấy khai sinh (bản sao)
 Bằng tốt nghiệp (bản sao) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tam thời (bản gốc)
 Học bạ THPT (bản sao)
 Sổ Đoàn hoặc Đảng
 Chứng minh thư nhân dân (bản sao)
 Các loại giấy tờ ưu tiên nếu có
Khi đã vào học trở thành sinh viên của trường nhà trường sẽ làm thẻ cho sinh viên
mới vào trường
6
Project : Qun lớ th sinh viờn ca th vin
Ngy bt u:01/03/2008 Ngy kt thỳc:18/05/2008
Khi sinh viờn b mt th hay th b sai mun lm li th sinh viờn cn lm n

gi cho qun sinh ca khoa mỡnh xỏc nhn, sau ú em lờn th vin lm li
th sinh viờn. n xin cp th v i th theo biu mu sau:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hải Phòng, ngày....... tháng....... năm 200.....
Đơn xin cấp thẻ- đổi thẻ sinh viên
Kính gửi: - Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên.
Tên Em là: ..............................................Sinh ngày:.........................Giới tính:...................
Sinh viên Lớp........................Thuộc Khoa:........................................Mã SV:.....................
Lý do cấp thẻ, đổi thẻ:.........................................................................................................
.............................................................................................................................................
Kèm theo giấy tờ gồm: 1- Bản sao CMTND + ...................................................................
Đề nghị Quý Phòng tạo điều kiện giải quyết. Em xin trân trọng cảm ơn./.
HP, ngày.........tháng.......năm 200.......
1-Ngời viết đơn
( Ký, ghi rõ họ tên)
2- Phòng ĐT&CTSV
Chuyển Bộ phận làm thẻ (Trung tâm TTTL)
Đề nghị cấp giấy hẹn; trả thẻ trong vòng 07 ngày.
1) Khi sinh viờn nhp trng phũng chớnh tr v cụng tỏc sinh viờn s thụng qua h
thng qun lớ sinh viờn nhp vo cỏc thụng tin trờn h s sinh viờn tin hnh
lm th cho mi sinh viờn
2) Khi sinh viờn lm li th do sai sút thỡ sinh viờn lờn trung tõm t liu lm li
th :
Sinh viờn np li th b hng
a ra thụng tin sai ln trờn th
Nhõn viờn th vin thụng qua mó sinh viờn ca sinh viờn ú truy nhp vo h
thng kim tra:
Nu h thng cho kt qu ỳng nh sinh viờn cung cp thỡ nhõn viờn thu li th

c v lm th mi cho sinh viờn.
Nu sinh viờn a ra thụng tin sai lch vi thụng tin cú sn trong h thng thỡ
nhõn viờn th vin s gi thụng tin n phũng CT&CTSV yờu cu kim tra li
h s sinh viờn. V gi kt qu tr li cho nhõn viờn . Sau ú nhõn viờn th vin
tin hnh lm li th cho sinh viờn
3) Khi sinh viờn lm li th do b mt nhõn viờn th vin s truy cp vo h thng
ly thụng tin sinh viờn v lm li th cho sinh viờn.
7
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
III. Phân tích thiết kế hệ thống:
1. Sơ đồ phân cấp chức năng:
Quản lý thẻ
sinh viên
Quản lý danh
mục dùng chung
Cập nhật và làm
thẻ
Thống kê,
Tìm kiếm
Danh mục Khoa
Danh mục Ngành
Danh mục Lớp
Cập nhật hồ sơ SV
Làm mới
Làm lại
Số thẻ SV làm mới
Số thẻ SV làm lại
Số thẻ SV bị sai
lệch

Tổng số thẻ sinh
viên đã làm
Làm lại do sai
Bị mất thẻ
8
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
2. Biểu đồ luồng dữ liệu:
a) Sơ đồ ngữ cảnh:
b) Sơ đồ mức đỉnh:
Phòng
CT&CTSV
Nhân viên Thư
viện
Quản lý
thẻ SV
Ra quyết định
làm thẻ
Sinh Viên
Yêu cầu
làm thẻ
Đáp ứng
thông tin
Làm thẻ
Cập nhật
Tìm kiếm,
thống kê
Quản lý danh
mục dùng chung
Cập nhật và làm

thẻ
Thống kê, tìm
kiếm
Nhân viên
thư viện
Danh mục
1.Nhập danh mục
3. Thống kê, tìm kiếm
D/l
danh
mục
D/l danh mục
Cập nhật,
làm thẻ
D/l cập nhật,
làm thẻ
D/l cập nhật,
làm thẻ
2. Cập nhật,
làm thẻ
D/l cập nhật,
làm thẻ
9
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008
c) Sơ đồ mức dưới đỉnh
• Quản lý danh mục dùng chung:
Danh mục Khoa
Danh mục Ngành
Danh mục Lớp

Khoa
Ngành
Lớp
Nhân viên thư viện
1.1 Nhập sửa danh mục Khoa
D/l Khoa
D/l Ngành
D/l Lớp
1.3 Nhập sửa
danh mục Lớp
1.2 Nhập sửa
D/m Ngành
D/l Khoa
D/l Ngành
Hồ sơ SV
Hồ sơ SV
10