Đề cương môn Nghiệp vụ hành chính văn phòng

ĐỀ CƯƠNG
MƠN NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Câu 1: Phân tích khái niệm hành chính; trình bày chức năng, nhiệm vụ của văn
phịng?
Câu 2: Trình bày khái niệm, ngun tắc tổ chức quản lý văn bản đi? Nêu quy trình tổ
chức quản lý văn bản đi, từ đó trình bày cụ thể quy định hiện hành về ghi số, ngày,
tháng văn bản và đăng kí văn bản đi (theo thơng tư 07)? Anh/chị hãy liên hệ thực tế
việc tổ chức QL văn bản đi tại cơ quan anh/chị đi kiến tập hoặc anh/chị biết?
Câu 3: Phân tích khái niệm quản trị văn phịng? Trình bày cơ cấu tổ chức và ngun
tắc hoạt động của văn phịng?
Câu 4: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến. Nêu quy trình
tổ chức, quản lý văn bản đến.Từ đó trình bày quy định hiện hành về đóng dấu đến, ghi
số, ngày đến và đăng kí văn bản đến (thơng tư 07).Anh (chị) hãy liên hệ thực tiễn việc
tổ chức quản lý văn bản đến tại cơ quan anh/chị kiến tập và cơ quan anh/chị biết?
Câu 5: Trình bày khái niệm, nội dung và phân tích các yêu cầu của cơng tác văn thư?
Câu 6: Trình bày khái niệm, ngun tắc tổ chức quản lý văn bản đến. Từ đó trình
bày quy định hiện hành việc giải quyết; theo dõi, đôn đốc, xử lý giải quyết văn bản
đến (thông tư 07). Anh (chị) hãy liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn bản đến tại
cơ quan anh/chị kiến tập và cơ quan anh/chị biết?
Câu 7: Bằng lý luận và thực tiễn anh (chị) hãy làm sáng tỏ vấn đề: "Cơng tác văn thư
đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ"?
Câu 8: Anh (chị) hãy phân tích nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi. Nêu quy trình
tổ chức quản lý văn bản đi. Từ đó trình bày cụ thể quy định hiện hành việc sắp xếp,
bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu (thông tư 07).Tại sao khi kí 1 văn bản quan
trọng lại phải có hồ sơ trình kí? Anh (chị) hiểu thế nào là hồ sơ trình kí? Cho ví dụ
minh hoạ?


Câu 1: Phân tích khái niệm hành chính; trình bày chức năng, nhiệm vụ của văn
phịng?
a,Phân tích khái niệm hành chính:

- Hiểu đơn giản, HC là việc tổ chức, quản lý và điều hành hoạt động của: 1 quốc gia,
một nhà nước (HC nhà nước); 1 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan); một
đơn vị, một tập thể người lao động.
- Ở đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến HC. HC là khoa học về tổ chức và
kiểm soát hoạt động của một tập thể và từng cá nhân. HC hướng các hoạt động của
từng cá nhân đến mục tiêu chung thống nhất.
=> Từ những quan niệm nói trên thì HC được coi là một loại hoạt động chung nhất
của các nhóm người hợp tác với nhau để hồn thành các mục đích chung. Nó được
hiểu là sự phối hợp những nỗ lực của các nhóm, các cá nhân trong tổ chức nhằm thực
hiện các chính sách cơng. HC cơng chủ yếu bào trùm lên các hoạt động hàng ngày của
chính phủ và cả bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương và cơ sở
dưới sự quản lý thống nhất của chính phủ. HC có thể được xem là hoạt động của bộ
máy hay đưa ra sự điều tiết đối với tổ chức. Nếu tổ chức được xem là cơ cấu thì hành
chính là tiến trình.Tổ chức liên quan tới những khía cạnh hình thức và cơ cấu của
hành chính cơng thì HC là một tiến trình được vận hành trong khuôn khổ thiết chế
nhất định.
b,Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
*Chức năng:(3)
- Tham mưu tổng hợp: Tổng hợp xử lý, cung cấp thơng tin mọi mặt về tình hình hoạt
động cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
- Chức năng giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý):
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
+ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.


+ Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan (chức năng
hậu cần)
- Chức năng đại diện: là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan.
* Nhiệm vụ:(5)

- Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để tham mưu
cho lãnh đạo.
+ Tổ chức và triển khai thực hiện công tác văn thư lưu trữ (Nguồn TT VB).
+ Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng (Nguồn
thông tin bằng lời).
+ Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tập chí, ứng dụng cơng nghệ thơng tin (Thơng tin
đại chúng).
+ Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin (theo từng vấn đề, lĩnh vực
hoạt động).
- Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý.
+ Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị và toàn cơ quan (giao ban).
+ Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều động và
giải quyết các vấn đề.
+ Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành.
+ Theo dõi, tham mưu về đánh giá kế quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng.
- Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị.
+ Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc.
+ Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện kế hoạch.
+ Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội và các hoạt động giao lưu.
+ Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ cơ quan.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan.
+ Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa, nâng cấp cơ sở hạ tầng.
+ Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cơ quan.
+ QL tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ lãnh đạo và cán bộ cơ quan.


+ Quản lý thu, chi tài chính cho hoạt động của văn phòng.
- Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp.
+ Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách.
+ Hướng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp.

+ Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép.
+ Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu.
+ Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách.

Câu 2: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi? Nêu quy
trình tổ chức quản lý văn bản đi, từ đó trình bày cụ thể quy định hiện hành về
ghi số, ngày, tháng văn bản và đăng kí văn bản đi (theo thông tư 07)? A/c hãy
liên hệ thực tế việc tổ chức QL văn bản đi tại cơ quan a/c đi kiến tập hoặc a/c
biết?
a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi:
- Khái niệm: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Nhằm gửi đi các cơ quan, đơn
vị khác để giải quyết hay có liên quan đến chức năng nhiệm vụ.
+ Ví dụ: Báo cáo tổng kết tình hình kinh tế, xã hội năm 2016 và phương hướng,
nhiệm vụ năm 2017 của tỉnh BG gửi lên Chính phủ.
- Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi:
+ Tính chính xác – Kịp thời – Tiết kiệm.
+ Thống nhất, tập trung.
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ
quan để làm thủ tục đăng ký .


+ Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi phải được hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
+ Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
+ Cá nhân được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm lập hồ sơ về cơng việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b,Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi:
- Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản:
+ Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Bước 2: Đăng ký văn bản đi:
+ Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao văn bản đến và các đối tượng có liên quan.
+ Đăng ký bằng mt và ghi số.
- Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
- Nhân bản: Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định để cơ
quan ban hành kịp thời và chính xác.
+ Theo nguyên tắc văn thư, số lượng bản ban hành là N+2 (N là số văn bản gửi đi, 1
bản lưu cơ quan là bản gốc, 1 bản lưu nội bộ bộ phận chuyên môn là bản gốc)
- Đóng dấu: Thể hiện, khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.


+ Dấu được đóng vào Vb khi có chữ ký hợp lý, khơng được đóng dấu khống.
+ Dấu đóng rõ ràng, đúng mẫu mực theo quy định của NN.
+ Dấu chỉ trùm 1/3 chữ ký bên trái.
- Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi:
+ Nguyên tắc: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
+ Mục đích: Tránh nhầm lẫn, chậm trễ, gửi văn bản đúng quy định.
+ Yêu cầu: Gửi và sao văn bản
- Bước 5: Lưu văn bản đi:
+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ
sơ theo dõi, giải quyết công việc. Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.

c,Quy định hiện hành về ghi số, ngày, tháng văn bản và đăng kí văn bản đi:
*Ghi số: Yêu cầu: không đánh máy sẵn phần số ký hiệu vb mà văn thư viết tay trực
tiếp khi thực hiện thủ tục đăng ký vb.
*Ghi số văn bản:
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ
quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành và đăng ký riêng.


- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo số của văn bản được ghi bằng chữ số
Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
- văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
*Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Văn bản QPPL: được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Văn bản hành chính:
+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; dùng chữ số Ả-rập; đối
với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
*Đăng ký văn bản đi:
- Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản.
- Yêu cầu: + Ghi đầy đủ, chính xác thơng tin.
+ Khơng sử dụng mực đỏ, bút chì, tẩy xóa.
+ Dưới 500 văn bản nên lập 2 sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), Sổ đăng
ký văn bản mật đi.
- Theo Điều 9: Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản
đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ:
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được
hướng dẫn tại Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù
hợp.


+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và
văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính:
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực
hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ
chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy
để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
d,Liên hệ thực tế: (tự liên hệ)

Câu 3: Phân tích khái niệm quản trị văn phịng? Trình bày cơ cấu tổ chức và
ngun tắc hoạt động của văn phịng?
a,Phân tích khái niệm quản trị văn phịng:
- Quản trị cũng có nghĩa tư tương tự như hành chính nhưng thường dùng cho các lĩnh
vực, các bộ phận có tính chất chun mơn: QT doanh nghiệp, QT tài chính, QT VP,..
- Quản trị văn phịng: thực chất là hành chính trong bộ phận văn phòng hay cụ thể
hơn là việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận văn phòng hay bộ phận
hành chính.
- Là lãnh đạo văn phịng, quản lý cơng tác văn phịng trong một cơ quan. Khái niệm
trên bao hàm các nội dung dưới đây:
+ Lãnh đạo văn phòng: văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phịng có
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng. Người đứng đầu văn phòng

là Chánh văn phòng. Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành,
kiểm tra của Chánh văn phòng. Hoạt động của Chánh văn phòng là lãnh đạo văn
phòng, là hoạt động quản trị văn phòng.
+ Quản lý cơng tác văn phịng: Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức. Mỗi đơn vị tổ
chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với nhau. Ngồi chức
năng, nhiệm vụ chính ra, mỗi đơn vị tổ chức cịn phải làm những cơng việc khác có
liên quan trong đó có cơng việc Văn phịng. Cơng việc Văn phịng có ở tất cả các đơn
vị trong cơ quan. Cơng việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất. Hoạt động
quản lý, chỉ đạo cơng tác Văn phịng trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn
phòng.
- Quản trị được chia 3 cấp: cao cấp, trung gian, cơ sở.
- Quản trị văn phòng vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật.
b,Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng
*Cơ cấu tổ chức:
- Lãnh đạo văn phòng:
+ Là người chịu trách nhiệm chung cho bộ máy của văn phòng.
+ Là người tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan (Chánh văn phòng, trưởng
phịng hành chính). Giúp việc có các phó chánh văn phịng, phó trưởng phịng.
+ Phó CVP: giúp việc cho CVP
- Các phòng, ban trực thuộc (6): Bộ phận văn thư; Bộ phận tổng hợp; Bộ phận lưu trữ
- tư liệu; Bộ phận quản lý cơ sở vật chất (quản trị); Bộ phận tài vụ (tùy từng cơ quan);
Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ.
*Nguyên tắc hoạt động của văn phòng:
- Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng lãnh đạo: Chánh Văn phòng là người
đứng đầu văn phòng, là thủ trưởng của văn phòng. Trong phạm vi văn phịng, Chánh
Văn phịng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các cơng tác của văn phịng.
- Ngun tắc làm việc kết hợp: Văn phòng cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn,
kiểm tra các nghiệp vụ chuyên mơn của cơng tác văn phịng cơ quan cấp dưới.

- Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và quy định
cơ quan.

Câu 4: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến. Nêu quy
trình tổ chức, quản lý văn bản đến.Từ đó trình bày quy định hiện hành về đóng
dấu đến, ghi số, ngày đến và đăng kí văn bản đến (thông tư 07). Anh (chị) hãy
liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn bản đến tại cơ quan a/c kiến tập và cơ
quan a/c biết?
a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý vb đến:
*Khái niệm: Vb đến là tất cả các loại vb, bao gồm vb qppl, vb hc và vb chuyên
ngành (kể cả bản Fax, vb được chuyển qua mạng, vb mật) và đơn, thư gửi đến cơ
quan, tổ chức.
- Gồm các nhóm: Nhóm văn bản đến từ cơ quan cấp trên; Nhóm văn bản đến từ các
cơ quan ngang cấp; Nhóm văn bản từ cấp dưới; Nhóm thư cơng.
*Ngun tắc tổ chức, quản lý vb đến:
- Chính xác – Kịp thời – Tiết kiệm.
- Thống nhất, tập trung (vb đến bằng đường nào cũng phải tập trung tại văn thư mới
chuyển tới đơn vị cá nhân giải quyết, nếu vb đó khơng đc đăng ký tại văn thư thì đơn
vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết).
- Tất cả vb đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan
để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại vb được đăng ký riêng theo quy định
của pháp luật. Những vb đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân
không có trách nhiệm giải quyết.
- Vb đến thuộc ngày nào phải được đăng ký trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo.


- Vb, tài liệu có nội dung mang bí mật được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp

luật hiện hành về bảo vệ bí mật.
- Cá nhân được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm lặp hồ sơ về cơng việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
b,Quy trình tổ chức, quản lý vb đến:
*Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến:
- Tất cả các văn bản dù đến bằng con đường nào chúng ta cũng phải kiểm tra và tiếp
nhận tập trung tại văn thư của cơ quan. Kiểm tra xem có bị bóc bì khơng, lộ thơng tin
khơng. Kiểm tra số lượng văn bản. Kiểm tra nơi nhận (xem có đúng cơ quan, đúng địa
chỉ hay không).
- Trong trường hợp văn bản có dấu hiệu bị lộ thơng tin hoặc bì thiếu, ướt, rách thì phải
lập biên bản (đã có sẵn) và yêu cầu người chuyển giao ký nhận.
*Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
- Phân loại (có hai loại): +Được bóc bì: Những văn bản gửi chung cho cơ quan và văn
bản mật (thực tế văn bản mật thường phải xin ý kiến thủ trưởng cơ quan). Khơng
được bóc bì: Văn bản chỉ đích danh hoặc các cơ quan đồn thể.
- Bóc bì: Được thực hiện theo quy định. Khơng dùng tay bóc mà phải dùng kéo cắt
(cẩn thận, không vào phần chữ, tem,… Đối với đơn thư phải lưu lại mép).
*Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:
- Tất cả vb đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến
và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường
hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”. Mẫu dấu: quy định
tại TT 07/2012 (Phụ lục I).


- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho nơi nhận
mà khơng phải đóng đấu “Đến”. Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào
khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đvs những văn bản có tên loại), dưới phần trích
yếu nội dung (đvs công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.

*Bước 4: Đăng ký văn bản đến:
- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các
loại sổ đăng ký cho phù hợp. Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thơng tin
cần thiết về văn bản; khơng viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ,
cụm từ không thông dụng.
*Bước 5: Trình văn bản đến:
+ Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký cán bộ văn thư đều trình lên thủ trưởng
cơ quan hoặc chánh văn phịng để xin ý kiến, phân phối, chỉ đạo, giải quyết văn bản.
Phiếu giải quyết văn bản đến ( Theo phụ lục IV). Tất cả các văn bản khi trình thủ
trưởng cơ quan cần kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến.
*Bước 6: Sao văn bản đến:
- Sao văn bản đủ số lượng ko sao thừa, cơ quan giải quyết chính giữ bản chính
*Bước 7: Chuyển giao văn bản đến:
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo
đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
*Bước 8: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:


- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời
theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Tất cả
văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn
giải quyết.
c,Quy định hiện hành về đóng dấu đến, ghi số, ngày đến và đăng kí văn bản đến.
*Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến:
- Tất cả các vb đến thuộc diện đăng ký tại văn thưphải đc đóng dấu đến, ghi số đến và
ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
- Đối với vb đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải
sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu đến .
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng lý tại Văn thư (văn bản gửi đích danh

cho tổ chức đồn thể, đơn vị cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng
dấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu
(đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn)
hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Dấu đến được đóng bên dưới địa danh và ngày tháng, văn bản ko có tên gọi thì đóng
dưới số kí hiệu.
- Dấu đến được đóng ngay ngắn, rõ ràng, bằng mực đỏ.
- Dấu có kích thước 30x50mm.
*Ghi số:
- u cầu: khơng đánh máy sẵn phần số ký hiệu vb mà văn thư viết tay trực tiếp khi
thực hiện thủ tục
- Ghi số vb: Đánh số theo thông số chung của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý.
+ Có 2 dạng vb: QPPL và HCTT
+ QPPL: số vb bao gồm STT đăng ký do cơ quan ban hành trong 1 năm ban hành vb


+ HCTT: số vb là STT đăng ký do cơ quan ban hành vb trong 1 năm
+ Số được đăng ký từ STT đầu tiên vào đầu năm làm việc và chốt vào 31/12
+ Đánh số chữ số Ả rập và ghi theo nguyên tắc văn thư từ 1 tới 9 thêm số 0 ở trước.
- Ghi ngày tháng năm: Vb nhận về ngày nào thì ghi ngày tháng năm đó. Ngày dưới
10, tháng dưới 3 thì thêm số 0 ở trước.
**Đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến trên máy vi tính.
*Đăng ký văn bản đến bằng sổ:
+ Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thơng tin cần thiết về văn bản; khơng
viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II (TT07).

+ Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
*Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính:
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực
hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra
giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.


- Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản
mật đến.
d,Liên hệ thực tiễn: (tự liên hệ)

Câu 5: Trình bày khái niệm, nội dung và phân tích các yêu cầu của công tác văn
thư?
a,Khái niệm: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
b,Nội dung:
- Soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn > duyệt > đánh máy > ký văn bản.
- Quản lý văn bản và các tài liệu: Quản lý văn bản đi; Quản lý văn bản đi và giải
quyết văn bản đến; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Quản lý và sử dụng con dấu: Các loại con dấu; Bảo quản dấu; Sử dụng con dấu.
c,Phân tích u cầu của cơng tác văn thư:(4)
- Nhanh chóng: + Là yêu cầu đối với công tác văn thư.
+ Q trình giải quyết cơng việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của
văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời,

đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc
và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
- Chính xác:
+ Về nội dung: Nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không
trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn
chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành


phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể
thức do Đảng và các tổ chức chính trị – xã hội quy định.
+ Về nghiệp vụ văn thư: Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp
vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản…
- Bí mật: Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang
tính chính trị của cơng tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của
Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo
của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố
trí phịng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,…
- Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật văn phịng hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một trong những
tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu
cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, q
trình hiện đại hóa cơng tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ
chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa
cơng tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Câu 6: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến? Nêu quy
trình tổ chức, quản lý văn bản đến? Từ đó trình bày quy định hiện hành việc giải
quyết; theo dõi, đôn đốc, xử lý giải quyết văn bản đến (thông tư 07). Anh (chị)

hãy liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn bản đến tại cơ quan a/c kiến tập và
cơ quan a/c biết?
a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến:


*Khái niệm: Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
- Gồm các nhóm: Nhóm văn bản đến từ cơ quan cấp trên; Nhóm văn bản đến từ các
cơ quan ngang cấp; Nhóm văn bản từ cấp dưới; Nhóm thư cơng.
*Ngun tắc tổ chức, quản lý văn bản đến:
- Chính xác – Kịp thời – Tiết kiệm.
- Thống nhất, tập trung (vb đến bằng đường nào cũng phải tập trung tại văn thư mới
chuyển tới đơn vị cá nhân giải quyết, nếu vb đó khơng đc đăng ký tại văn thư thì đơn
vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết)
- Tất cả văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ
quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng
theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các
đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo.
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật được đăng ký, quản lý theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật.
- Cá nhân được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
b,Quy trình tổ chức, quản lý vb đến:
*Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến:
- Tất cả các văn bản dù đến bằng con đường nào chúng ta cũng phải kiểm tra và tiếp
nhận tập trung tại văn thư của cơ quan. Kiểm tra xem có bị bóc bì khơng, lộ thơng tin

không. Kiểm tra số lượng văn bản. Kiểm tra nơi nhận (xem có đúng cơ quan, đúng địa
chỉ hay khơng).
- Trong trường hợp văn bản có dấu hiệu bị lộ thơng tin hoặc bì thiếu, ướt, rách thì phải
lập biên bản (đã có sẵn) và yêu cầu người chuyển giao ký nhận.
*Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
- Phân loại (có hai loại): +Được bóc bì: Những văn bản gửi chung cho cơ quan và văn
bản mật (thực tế văn bản mật thường phải xin ý kiến thủ trưởng cơ quan). Khơng
được bóc bì: Văn bản chỉ đích danh hoặc các cơ quan đồn thể.
- Bóc bì: Được thực hiện theo quy định. Khơng dùng tay bóc mà phải dùng kéo cắt
(cẩn thận, khơng vào phần chữ, tem,… Đối với đơn thư phải lưu lại mép).
*Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:
- Tất cả vb đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến
và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường
hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”. Mẫu dấu: quy định
tại TT 07/2012 (Phụ lục I).
- Những văn bản đến khơng thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho nơi nhận
mà khơng phải đóng đấu “Đến”. Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào
khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đvs những văn bản có tên loại), dưới phần trích
yếu nội dung (đvs cơng văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.
*Bước 4: Đăng ký văn bản đến:
- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các
loại sổ đăng ký cho phù hợp. Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin


cần thiết về văn bản; khơng viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ,
cụm từ không thơng dụng.
*Bước 5: Trình văn bản đến:

+ Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký cán bộ văn thư đều trình lên thủ trưởng
cơ quan hoặc chánh văn phòng để xin ý kiến, phân phối, chỉ đạo, giải quyết văn bản.
Phiếu giải quyết văn bản đến ( Theo phụ lục IV). Tất cả các văn bản khi trình thủ
trưởng cơ quan cần kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến.
*Bước 6: Sao văn bản đến:
- Sao văn bản đủ số lượng ko sao thừa, cơ quan giải quyết chính giữ bản chính
*Bước 7: Chuyển giao văn bản đến:
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo
đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
*Bước 8: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời
theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Tất cả
văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn
giải quyết.
c,Quy định hiện hành việc giải quyết; theo dõi, đôn đốc, xử lý giải quyết VB đến
*Giải quyết văn bản đến:
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời
theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.


- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải
quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất
của đơn vị, cá nhân.
- Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải
quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý
kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của

các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Nếu là văn bản có nội dung phức tạp liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều bộ phận
sẽ đưa ra, tập hợp ý kiến tổ chức cuộc họp đưa ra phương án giải quyết hợp lý.
*Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
- Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết
công việc của các cơ quan.
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về
thời hạn giải quyết.
- Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan phải kiểm tra người giải quyết văn bản có đúng
quy định, đúng chế độ chính sách của Đảng, Nhà nước hay khơng.
- Chánh văn phịng và các trường phòng ban:
+ Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan kiểm tra và phối hợp
thực hiện việc giải quyết văn bản đến.
+ Trưởng phòng, ban khác có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đơn đốc nhắc nhở các
cán bộ trong đơn vị mình giải quyết đúng thời hạn.
- Đối với cán bộ văn phòng (văn thư nói riêng) phải có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về
văn bản đến để báo cáo thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng.
+ Tổng hợp số liệu văn bản đến.
+ Tổng hợp các văn bản đã giải quyết (đúng hạn)


+ Tổng hợp các văn bản chưa giải quyết (quá hạn)
- Lập sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến.
d,Liên hệ thực tiễn: (Các bạn tự liên hệ nhé)

Câu 7: Bằng lý luận và thực tiễn anh (chị) hãy làm sáng tỏ vấn đề: "Công tác văn
thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ"?
*Khái niệm:
- Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.

+ Là tất cả các cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn văn
bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận văn bản (đối với văn bản đến) đến khi
giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu và lưu trữ cơ quan.
- Công tác lưu trữ là hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu
trữ cơ quan.
+ Là tất cả các công việc liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ để phục vụ các yêu cầu xã hội.
=> Văn thư và lưu trữ có mối quan hệ mật thiết, văn thư như đầu vào mang tính hiện
hành và nó thường là văn bản, cịn lưu trữ mang tính q khứ lại có tính tài liệu.
*Nội dung công tác văn thư, lưu trữ:
- Công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản và các tài liệu
khác; Quản lý và sử dụng con dấu.
- Công tác lưu trữ: Sưu tầm, thu thập, bỏ sung tài liệu; Phân loại, chỉnh lý tài liệu; Xác
định giá trị tài liệu; Thống kê, bảo quản tài liệu; Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu.
*Ýnghĩa của công tác văn thư:
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu và tạo điều kiện tốt cho công
tác lưu trữ.


- đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác thông tin cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ
quản lí nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị.
- Góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất
lượng, đúng chính sách chế độ, giữ gìn được bí mật của đảng và nhà nước.
- Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt đọng của cơ quan cũng như hoạt động
của các nhân trong cơ quan
*"Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho
cơng tác lưu trữ" bởi vì:
- Thực hiện tốt cơng tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể
là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực

hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem cơng tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác
văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công
sức và tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy
giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Lập hồ sơ giúp cán bọ tra tìm các văn bản, hồ sơ cơng việc được đầy đủ, chính xác và
nhanh chóng ( Nếu lập hồ sơ tốt thì khi chỉ đạo tìm hồ sơ cán bộ thì cứ tìm theo mã là
thấy. Nếu k lập hồ sơ thì khó, hoặc k tìm thấy)
- Góp phần quản lí chặt chẽ vb hình thành trong hoạt động của cơ quan, từ đó góp phần
bảo vệ bí mật của cơ quan.
- Khi lập hồ sơ là các căn cứ để giải quyết các cơng việc hàng ngày (ví dụ: là Trưởng
ban tổ chức, có nhân viên đề nghị nâng lương thước thời hạn. Nếu nhân viên này đủ
điều kiện thì tài liệu như thế nào? ,nếu k đủ điều kiện thì tài liệu như thế nào)
- Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ. Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt
động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ,
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Nếu lập hs tốt thì sẽ thu dc hs có giá trị mà k mất thời gian, tiền của trong việc tìm tài
liệu. Cán bộ lưu trữ chỉ cần phân loại Hồ sơ lâu dài, vĩnh viễn, lịch sử. Lập hồ sơ tốt sẽ
phục vụ cho việc nghiên cứu, truy cứu, làm chứng cứ khi cần thiết (ví dụ khi có vấn đề


gì xảy ra thì hồ sơ đầy đủ có lợi cho người là VTLT nhất; là nguồn tài liệu có giá trị các
mặt của xã hơi (ví dụ: nếu lập hồ sơ tốt thì cầu Long Biên sẽ k bị mất bản thiết kế gốc,
sẽ thuận lợi cho việc tu sửa cầu bây giờ,...)
+ Nếu không Lập hồ sơ tốt thì Hồ sơ sẽ có giá trị khơng cao, để khai thác được thơng
thì lại mất thời gian chỉnh lý.
- Lập hồ sơ là đầu vào của lưu trữ:
+ Các cán bộ làm Lập hồ sơ tốt thì đầu vào LT là các bộ hồ sơ hoàn chỉnh, để 1 năm ở
đơn vị mình quản lí. Sau 1 năm thì nộp hết xuống văn thư để chuyển thành Hồ sơ lưu
hiện hành- lưu trữ => Cán bộ lưu trữ phân loại theo từng bộ phận ( ví dụ tl lâu dài, tl

vĩnh viễn, tl lịch sử...)
- Nếu làm công tác tác lưu trữ tốt thì được coi là 1 ngành du lịch (ví dụ: Lưu trữ tốt thì
thu hút được đến xem và nghiên cứu, như lịch sử hồ sơ Hoàng Sa, Trường Sa).
- đối với tất cả các cơ quan tổ chức nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lí dc hồ sơ, tài
liệu cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình, và giữ dc bí
mật cho cơ quan.
- xây dựng nều nếp kế hoạch về lưu trữ hồ sơ thì sẽ tránh dc tình trạng lưu tài liệu vào
lưu trữ là những tài liệu bó gói hoặc tài liệu trong bao tải.
=> Hạn chế của công tác VTLT : Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ còn
bộc lộ một số hạn chế như: một số cơ quan, đơn vị chưa bố trí kho lưu trữ, tài liệu cịn
để phân tán, tồn đọng ở dạng bó gói, chưa được sắp xếp, chỉnh lý, gây khó khăn trong
việc tra cứu, khai thác, sử dụng; việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản chưa thống
nhất; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ thiếu về số lượng và chưa đáp ứng
yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; các trang thiết bị bảo quản tài liệu cịn sơ sài. Cơng
tác bảo mật tài liệu chưa được quan tâm đúng mức, việc quản lý, sử dụng tài liệu mật
chưa đúng quy trình. Vì vậy, địi hỏi các cán bộ làm việc cần có ý thức trong chính
cơng việc lập hồ sơ, lưu trữ của mình, phải có chế tài mạnh, khen thưởng, kỷ luật rõ
ràng. Sử dụng công nghệ thông tin hiện đại trong việc lập hồ sơ như lập hồ sơ điện tử…
- Thực tiễn: Văn phòng Huyện ủy Bắc Quang nơi em kiến tập. ở đó họ làm rất tốt
cơng tác văn thư và lưu trữ, tổ chức thực hiện rất khoa học, phòng và thiết bị lưu trữ
tốt... Nhưng trong vấn đề cho mượn văn bản họ chưa làm tốt, ko yêu cầu những người


trong cơ quan ký khi mượn hay nghiên do họ nghĩ là các cán bộ trong cùng cơ quan
nên ko nhất thiết phải làm sổ cho mượn cho tốn thời gian... Ví dụ: lưu điện tử file 01
là quyết định, file 02 là cơng văn... vì cơng tác văn thư rất khoa học, nên việc lưu trữ
rất dễ dàng, tiện lợi. Lưu sổ cũng khoa học và chi tiết riêng từng sơ đối với từng loại
văn bản.

Câu 8: Anh (chị) hãy phân tích nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi? Nêu quy

trình tổ chức quản lý văn bản đi? Từ đó trình bày cụ thể quy định hiện hành việc
sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu (thơng tư 07)? Tại sao khi kí 1
văn bản quan trọng lại phải có hồ sơ trình kí? A/c hiểu thế nào là hồ sơ trình kí?
Cho ví dụ minh hoạ?
a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi:
*Khái niệm: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Nhằm gửi đi các cơ quan, đơn
vị khác để giải quyết hay có liên quan đến chức năng nhiệm vụ.
- Ví dụ: Báo cáo tổng kết tình hình kinh tế, xã hội năm 2016 và phương hướng, nhiệm
vụ năm 2017 của tỉnh BG gửi lên Chính phủ.
*Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi:
+ Tính chính xác – Kịp thời – Tiết kiệm.
+ Thống nhất, tập trung.
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ
quan để làm thủ tục đăng ký .
+ Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi phải được hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.


+ Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
+ Cá nhân được giao giải quyết, theo dõi cơng việc của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
b,Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi:
- Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản:
+ Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Bước 2: Đăng ký văn bản đi:
+ Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao văn bản đến và các đối tượng có liên quan.
+ Đăng ký bằng mt và ghi số.
- Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
- Nhân bản: Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định để cơ
quan ban hành kịp thời và chính xác.
+ Theo nguyên tắc văn thư, số lượng bản ban hành là N+2 (N là số văn bản gửi đi, 1
bản lưu cơ quan là bản gốc, 1 bản lưu nội bộ bộ phận chuyên mơn là bản gốc)
- Đóng dấu: Thể hiện, khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
+ Dấu được đóng vào Vb khi có chữ ký hợp lý, khơng được đóng dấu khống.
+ Dấu đóng rõ ràng, đúng mẫu mực theo quy định của NN.
+ Dấu chỉ trùm 1/3 chữ ký bên trái.