nghiệp vụ hành chính văn phòng

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CÂU 10:Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư?Liên hệ thực tế?
A.Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư:
-Khái niệm công tác văn thư???/
I.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến:
1.Nhận xét chung:
-khái niệm:tất cả các văn bản,tài liệu,thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến gọi chung
là văn bản đến.
-các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến:
+tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhát.
+văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan,chánh văn phòng hoặc thủ trưởng phòng
hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân giải quyết.
+khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao ký nhận rõ ràng
+khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu:nhanh chóng chính xác và giữ gìn bí mật
theo các quy định của nhf nước.
2.quy trình xử lý văn bản đến:
a.bước 1: nhận văn bản đến:
-xem nhanh bì văn bản,kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ ko,có còn nguyên vẹn ko,hay đã bị
bóc trước
-nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản.
b.bước2:sơ bộ phân loại,bao bì văn bản:
có nhiều cách phanloaij văn bản;ở đây văn bản được chia làm hai loại:
-loại ko phải bóc bì:thư riêng,sách báo bản tin,phong bì có ghi rõ họ tên người nhạn,văn bản
mật ,văn bản của Đảng,đoàn thể.loại này được chuyển ngay đến người nhận
-loại phải bóc bì:các văn bản còn lại.
C.bước 3:bóc bì văn bản:
-văn bản có dấu “hỏa tốc”,”thượng khẩn”,”khẩn’ cần được bóc bì trước.
-khi bóc bì ko được làm rách văn bản,ko làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện.cần xoát lại bì
xem đã lấy hết văn bản chưa,có bị sót gì ko.
-đối chiếu số, ký hiệu,số lượng văn bản ghi ngoài bì với cá thành phần tương ứng của văn bản lấy
trong phong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi(trường hợp có văn bản đi kèm theo phiếu gửi).nếu

có điểm nào ko khớp thì phải gửi lại để hỏi cơ quan gửi.
-đối chiếu với những văn bả ko dúng thể thức,ko có ngày tháng,thiếu trích yếu,ko có chữ ký hoặc
chữ ký ko đúng thẩm quyền,bản chụp phootocopy dấu đen,vượt cấp,chữ mờ nhàu nát,…phải trả
lại nơi gửi để thực hiện đúng thăm quyến.
-trường hợp nhận được nững văn bản quant rọng hoặc do yêu cấu của nơi gửi văn bản có kèm
phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu,phải ký xác nhận,đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó
cho cơ quan gửi văn bản.
-đối với những đơn từ khiếu nại,tố cáo,thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra xác minhđiểm gì
đó thì cần giữ laijca r phong bì,đính kèm với vawnbanr để lưu hồ sơ giải quyết sau này.
d.bước 4:đóng dấu đến,ghi sổ đến và ngày đến:
-dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qu văn thư,ghi nhận ngày tháng,số văn bản đến.
-cần quy định :thủ trưởng cơ quan ko xem xét giả quyết những văn bản đến khi chư có dấu đến.
-dấu ddeeens được đóng rõ ràng và thông nhát vào khoảng trống dưới số và ký hiệu,trích yếu(của
công văn)hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn
bản.
dấu đến có mẫu như sau:
ĐẾN TÊN CƠ QUAN
Số:……………………
30m Ngày:………………
Chuyển:…………

50m
-số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bnar đến;ngyaf đến là ngày văn
thư nhận văn bản.số đến ghi liên tục tuwf001 bắt đầu từ ngày 10-01 đến hết ngày 30-12 mỗi
năm.có thể ghi số đến tùy theo từng loại văn bản.
Đ.bước 5:vào sổ đăng ký:
-đăng ký là một bước quant rọng trong tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.đó là sự ghi lại
những thông tincow bản của văn bản,tài liệu như số,ký hiệu,tác giả,ngyaf tháng… của văn
bản.mục đích đăng ký của văn bản là để nắm được số lượng văn bản,nội dung và đối tượng giải
quyết văn bản đến nhằm cung cấp những thông tin này tkipj thời theo yêu cầu.

-khi đăng ký phải đảm bảo những nguyên tắc:ko trùng lặp,bỏ sot,mỗi văn bản đến chỉ đăng ký
mootj lần.
-có thể sử dụng ba hình đăng ký văn bản đến:dùng sổ,dùng thẻ ,dùng máy vi tính.
-hình thức dùng sổ,tùy theo chức năng,nhiệm vụ,quy mô hoạt động,của cơ quan,có thể lập một
hoặc nhiều sổ theo các văn bản khác nhau;van bản cần được đăng ký vào sổ ngay trong ngày
ddeeens.
Việc vào sổ phải đảm bảo:ghi rõ ràng,chính xác đầy đủ,ko viết bút chì,dập xóa hoặc viết tắt
những chữ chưa thông dụng,tránh dùng số hoặc bỏ sót số.
-thông thường có các loại sổ đăng ký cho:
+van bản thường;
+van bản mật;
+các đơn từ khiếu nại,tố cáo
+các van bản ko đúng tuyến được gửi trả lại
hình thức vào sổ có ưu điểm là đơn giản,ít tốn kém,dễ thực hiện.tuy nhiên cũng có nhược điểm
là ko thuận lợi cho việc khai thác,tra tìm, theo dõi và quản lý văn bản.
-hình thức đăng ký bàng thẻ giúp tránh được việc đăng ký nhiều lần,và thuận lợi cho việc tra tìm
theo phương pháp thủ công.
-hình thức đăng ký bằng máy vi tính có nhiều ưu điểm howncar vì hình thức này có thể cung
cấp hiều thông tin vveef văn bản.tuy nhiên việc sử dụng đòi hỏi phải có trình độ nhất định và
trong nhiều trường hợp mất điện hỏng hóc có thể dẫn tới những khó khăn và xáo trộn nhất định
trong hoạt động của cơ quan,đơn vị.
e.bước 6:trình văn bản:
-váo sổ xong.tùy theo chế độ văn thư của cơ quan,văn thư trình chánh văn phòn,trương phòng
hành chính(hoặc người được thủ trưởng ủy nhiệm)xem toàn bộ văn bản đến hay chỉ trình một số
loại nhất định để xin ý kiến phân phối giải quyết.sau khi có ý kiến đó,van bnar được đư alaij văn
thư để vào sổ tiếp và chuyển giao cho các đơn vị(trực tiếp cho người giải quyeetshoawcj qua văn
thư đơn vị)
F,bước 7:chuyển giao văn bản:
khi chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-văn bản phải được chuyển giao đúng,trực tiếp cho đồi tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối

tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.ko nhờ người khác,hoặc ddown vị
khác nhận thay.
-văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó.
-trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết một văn banrthif có
thể lần lượt chuyển đến từng đơn vị cá nhân,hoặc sao gửi cho từng đơn vị cá nhân nhưng bản
chính phải lưu hoặc giao cho đơn vị,cà nhân có trách nhiệm chính,chủ chốt.
g.bước 8.theo dõi giải quyết văn bản đến:
-văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành.khi công việc ddax giải
quyết xong,người thừa hành phải lập hồ sowhoawcj có thông tin phản hồi về việc giải quyết văn
banrcho người có trách nhiệm theo dõi.
II.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:
1.Nhạn xét chung:
-khái niệm:tất cả văn bản,tài liệu,thư từ gửi ra ngoài cơ quan gọi là văn bản đi.
-nhũng nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
+moijvawn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký đóng dấu,làm các thủ tục gửi đi.
+vai trò chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định,sạch sẽ,ko
sửa chữa,tẩy xóa và kiểm tra thủ tục hành chính,đăng ký số,ngày tháng của văn banrtruwowcs khi
chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cấu.
2.quy trình phát hành văn bản:
Việc tổ chức và giải quyết văn bản đi phải tuân theo các quy định của nhà nước:
A,bước 1:soát lại văn bản:
- kiểm tra các phần và thể thức văn bản xem đã đúng theo các quy định của pháp luật chưa.nếu
phát hienj sai sót thì báo với gười có trách nhiệm để sửa chữa bổ sung….
b.bươc 2vaof sổ đăng ký văn bảnđi:
-ghi số của văn bản:số của vawnbnar được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 đến hết ngày 31
tháng 12 mỗi năm(tuy ko nên đề ngày 01-01 nếu ko thực sự cần kíp,vì đó là ngày nghỉ theo quy
định của pháp luật)
Có thể đánh số cho văn bản qppl theo từng loại văn bản hoặc cho tất cả các loại văn bản nếu ko
nhiều .
Các loại văn bản khác tùy theo khối lượng văn bnar đi của mỗi cơ quan hay nhiều cơ quan mà

đánh số chung cho từng loại văn bản.
-ghi ngày tháng của văn bản:về nguyên tắc văn bản gửi ngày tháng nào thì ghi ngày tháng
đó.ngyaf tháng dduwowcj ghi ở trên đầucủa mỗi văn bản.riêng văn bản qppl và vawnbanr cá biệt
được đề ngày tháng là thời điêmt ký ban hành.
-đóng dấu:văn bản đã có chữ ký hợp lệ mới được đóng dấu.
Ko đóng dấu sẵn(khống)vào giấy trắng.dấu ddongs phải rõ ràng đúng mẫu mực quy định,mặt dấu
chờm lên 1/3;hoặc ¼ chữ ký.những dự thảo chương trình kế hoạch gửi cấp trên xin ý kiến hoặc
dự thảo báo caosdduwa hội nghị, muốn xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu vào
chỗ tác giả của văn bản.
-vào sổ của văn bản đi cần đầy đủ,chính xác rõ ràng từng cột mục trong số những ddieemr cần
thiết về một văn bản như:số,ký hiệu,ngày tháng,trích yếu nội dung nơi gửi,nơi nhận,….,ko viết
bằng bút chì ko dập xoashoawcj viết tắt những chữ chưa thông dụng.ko nên làm nhiều sổ mà chỉ
nên làm một văn bản đi.tuy nhiên nếu khối lượng văn bản nhiều có thể lập sổ riêng cho từng loại
văn bnar.
c.bước 3:chuyển văn bản đi:
-văn banr phải dduwowcj chuyển ngay trong ngày,hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày
vào sổ và đăng ký phát hành.
-riêng văn bản có mức độ khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận được từ các đơn
vị bộ phận.
-văn bản có thể gửi quâ đường bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉ nơi nhận,nhuwnh ddeuf
phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký vào sổ.
-bì đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau,nhung ko vượt quá kích thước quy định của
bưu điện.giấy làm bì là một loại giấy bền daingoaif nhìn ko rõ chữ trong văn bản,khi ướt ko bị
mủn.ngoài bì phải đề rõ và đúng tên cơ quan gửi,tên địa chỉ cơ quan nhận,số và ký hiệu văn
bản,số lượng văn bản nếu có.đối với văn bản khẩn cần chú ý:độ khẩn đóng trên phong bì phải
khopws với độ khẩn đóng trên văn bản(theo quy định của người ký văn bản.
-sau khi viết bì xong,gấp văn bản cho vào bí,kiểm tra lại lần cuối số ghi với văn bản,nơi nhận ghi
trong văn bản và nhận ngoài bifddeer tránh nhaamf lẫn.ko đẻ văn bản vào bì đầy quá ,chật quá,ko
đặt sát mép bì để nơi nhận khibocs bì khoirlamf rách văn bản.khi dán bì hoặc dán tem tránh làm
dây hồ vào văn bản.

-những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật(dù chuyển ra ngoài hay trong nội bộ cơ
quan)cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra theo dõi.
-trên phiếu gửi cần đề rõ tên người hoặc đơn vị nhận,trích yếu nội dung,số lượng bản,mục đích
gửi văn bản,lời ghi như:”xem xong cần trả lại”,”xem xong tiêu hủy ngay”;phiếu gửi cũng phải
đánh ssoos thứ tự và ngoài bì ghi số phiếu gửi ko ghi số văn bản.
-văn bản chỉ gửi cho cơ quan tổ chức cá nhân có tên trong mục”nơi nhận”.nếu là văn bản quy
phạm pháp luật của cơ quan trung ương thì phải đăng công báo theo dúng quy định của pháp luật.
-sau khi phát hành đi văn bản cấn được chuyển qua bộ phận tin học nếu có;để đưa lên mạng tin
học.văn bản vào mạng phải được đảm bảo đủ các yếu tố thể thức như nguyên văn của văn bản
phát hành:riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản được thay bằng chữ “đã ký”
d.xắp xếp bảo lưu văn bản:
mỗi văn bản đi ít nhất phải dduwowcj lưu ít nhất 02 văn bản:một bản để lập hồ sơ và theo dõi
công việc của đơn vị thừa hành,một bản để lưu ở văn thư để tra tìm,phục vụ khi cần thiết.những
bản lưu ở văn thư phải xắp xếp theo từng loại,văn bản của năm nào để riêng của năm đó.bản lưu
phải là bản chính.tùy theo tính chất và nội dung công việc mà có thể lưu thêm một số bản sao nất
định.
-tất cả công chức cán bộ,nhân viên có trách nhiệm quản lý và giữu gìn văn bản,hồ sơ ,tài liệu.ko
cung cấp cho những cơ quan tổ chức,cá nhân ko có trách nhiệm biết những thông tin về văn bản
đang còn trong quá trình xử lý.
III.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ:
-van bản nội bộ là những văn bản,giấy tờ,sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quando chính cơ quan
ban hành.
-văn bản nội bộ bao gồm:các quyết định nhân sự,chỉ thị ,thông báo,giấy công tác,giấy giới
thiệu,sổ sao văn bản,…
-mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng,trong đó nêu rõ:số,ký
hiệu,ngày tháng ký,người ký,trích yếu nội dung,người nhận,nơi nhận,ký nhận,….tương tự như
văn bản đi.
-văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển văn bản.cán bộ các cơ quan
đơn vị trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.các
đơn vị,bộ phận khi nhận được văn bản nội bộ cũng tieens hành giải quyết,xử lý chúng tương tự

như đối với văn bản đến khác.
-văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác.
IV.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:
1.những nguyên tắc chung:
-văn bản đến,văn bản đi,van bản nội bộ có thể có mức độ mật theo quy định của pháp luật.do có
tính chất đặc thù của văn bản mật nên phải được quản lý chặt chẽ theo quy định của các văn bnar
sau:
+pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước(2000)
+…………????????????
-xác định đúng đắn mức độ mật;bao gồm:tuyệt mật,tối mật và mật.
Ko lợi dụng mức độ mật để hạn cheesphamj vi phổ biến của văn bản.người soạn thảo phải đề
xuất và người ký văn bản có trách nhiệm xác định độ mật vầ nơi nhận đối với tài liệu mật;nếu có
đề nghi thay đổi độ mật,giải mật phải báo cáo với lãnh đạo cơ quan.
-thuwch hiện đúng các quy định về phổ biến,lưu hành,tìm hiểu ,sử dụng,vận chuyển,giao nhận và
tiêu hủy văn bản mật:
+chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành
+thực hieenj các quy định về báo cáo thống kê kiểm tra viecj quản lý văn bane mật.
+phải tuyển chọn cán bộ,nhân viên quản lý văn bản mật theo quy định của nhà nước:có phẩm
chất tốt,có trình độ chuyên moonvaf nghiệp vị;năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao,có cam
kết bảo vệ bí mật nhà nước và được hưởng chế độ iteenf lương,phụ cấp,khen thưởng,….
+nơi in ấn,sao chụp tài liệu,nơi họi họp,phổ biến phải được bảo vệ ,an tàn bí mật,….
Thông tin bí mật nhà nước chuyển đi bằng phương tiện thông tin liên lạc vô tuyến,hoặc bất cứ
phương tiện kỹ thuật nào đều phải mã hóa theo quy định của nhà nước,.ko trao đổi bàng bất cứ
hình thức nào ra ngoài cơ quan về thông tin có nội dung bí mật khi còn đang trong quá trình
ddieeeuftra xử lý,…
+ko được truyeenf trục tiếp văn bản,tài liệu mật bằng máy fac đặt tại bộ phận văn thư để quản lý
theo yêu cầu của lãnh đạo và bảo mật.mọi việc sử dụng máy móc,mã số riêng cnf được sự cho
phép của lãnh đạo cơ quan;và phải tuân theo hương dẫn và quản lý của bộ phận cơ quanchuyeen
trạhs về tin học của cơ quan.
+cán bộ công chức ko được tiết lộ bí mạt nhà nước dưới mọi hình thức khi tiếp xúc với người

nước ngoài;phải ghi chép nội dung tiếp xúc và baoscaosvowis lãnh đạo cơ quanvaf nộp lưu bản
báo cáo nội dung tiếp xúc tại bộ phận bảo mật.
+trong chương trình hợp tac quốc tế,khi cung cấp những thông tincos liên quan đến bí mật cho cá
nhân tổ chức nước ngoài thì cần phải cân nhắc,xem xét kỹ lưỡng theo nguyên tắc:ko làm phương
hại đến lợi ích quốc gia và chỉ cung cấp những bí mật đã được các cấp có thẩm quyền xét duyệt
và ràng buộc bên được cung cấp ko được tiết lộ cho bên thứ ba.
+đối với văn bản tuyetj mật,tối mật chỉ có thủ trương cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và
quản lý.chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn
bản này.văn thư nếu ko dược giao phụ trách văn bản mật thì phải vào soorphaanf ghi ngoài bì rồi
chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý văn bản mật của cơ quan.mọi tài liệu
do các cơ quan khác gửi đến bất cứ bàng nguồn naofddeeuf phải qua văn thư vào sổ riêng để theo
doĩ và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.khi tài liệu bí mạt mà bì trong có dấu:”chỉ
người có tên mới được bóc bì”thì văn thư vào sổ số ghi ngoài bifvaf chuyển ngay đến người có
tên nhận.nếu là tài liệu khẩn mà người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách
nhieemjgiair quyết văn thư ko được bóc.tài liệu mật đến ko đúng quy định ,một mặt văn thư phải
chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết,mặt khác phải co ý kiến lại với nơi gửi để thực
hiện đúng quy định.người thực hiện công việc có liên quan đến tài liệu mật(soạn thảo,đánh
máy,ghi sổ,in ấn ,sao chụp,phát hành ,chuyển giao, sử dụng, lưu trữ tài liệu mật)phải có trách
nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật.văn thư có trách niệm theo
dõi,thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi.khi nhận cũng
như khi trả phải kiểm tra đối chiếu xóa sổ.
+bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý các dấu mật của cơ quan,rà soát thủ tục đóng dấu độ
mật,dấu thu hồi vào tài liệu theo quy định của thủ trưởng cơ quantaij quy chế tiếp nhận và xử lý
và ban hành văn bản cơ quan.ko được đánh máy,in,sao,chụp thừa số bản tài liệu mậtđã dduwwocj
quy định,phải hủy ngay nếu thừa.
+Bộ phân đánh máy chịu trách nhiệm đánh máy tài liệu mật.
+người được cơ quan giao nhiệm vụ phổ biến,cung cấp tài liệu mật thì phải thực hiện đúng theo
quy định của pháp luật.
+trong khi giải quyết công việc,ko được ghi chép những điều bí mật và giấy hoặc sổ tay chưa
được cơ quan quản lý vào sổ.sổ tay trong đó ghi những điều bí mật cũng xem như văn bản giấy tờ

mật và được bảo quản như tài liệu mật.chỉ được ghi chép ghi âm ghi hình quay phimtaif liệu mật
nhà nước sau khi được phép của hủ trưởng cơ quan.việc quản lý,sử dụng các băng ghi âm,,ghi
hình,ảnh có độ mật phải được bảo vệ như chế độ quản lý tài liệu mật.người thuộc cơ quan khác
đến sao chụp tài liệu mật phải có giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản ghi rõ mục đích yêu cầu
nội dungtimf hiểu và phải được thủ trưởng cơ quan có tài liệu cho phép.cá nhân,đơn vị yêu cầu
sao chụp tài liệu,phải đăng ký với bộ phận văn thuwddeer ghi cụ thể vào phiếu đăng ký sao chụp
tài liệu:số,ký hiệu,thời gian,….
+chỉ đóng dấu độ mật vào văn bản,ko đóng ra ngoài bì.người chịu trách nhiệm làm bì trong ghi
đầy đủ số,ký hiệu nơi nhận và đánh dấu đọ mật lên bì trong,sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu
chuyển và làm phong bì ngoài như đối với văn bản thường.dấu độ mật trên bì trong được ghi
bằng các ký hiệu A(tuyệt mật),B (tối mật),C(mật).tài liệu được gửi đi phải thực hiện đúng quy
định của bộ công an theeo quy định pháp luật tài liệu gửi đi phải có bì riêng(loại chuyên dùng
gửi tài liệu mật)+tài liệu”tuyệt mật”,”tối mật”gửi đi phải niêm phong bì dán bằng hồ,phải dán
bằng keoddef lên mép dansvaf niêm phong bằng chirhoawcj xi hay giấy mỏng khó bọc,đè lên các
giao điểm các mối chéo phía sau của bì,dấu niêm phong ở các góc giấy niêm phong,một nửa trên
giáy niêm phong,một nửa tren giấy bì.mực niêm phong dùng loại màu đỏ tươi.
+văn bản maatj phải được chuyển đến tận tay người nhận và phải ký nhận vò sổ chuyển
giaovawn bản mật(có thể làm chung với văn bản đến)việc giao nhận các tài liệu văn bản mật đều
phải vào sổ ký nhận giữa hai bên giao nhận và giao nhận trực tiếp tại phòng làm việc theo quy
định của pháp luật.việc vận chuyển tài liệu mật phải nghiêm ngặt cả về phương tiện lẫn lực lượng
bảo vệ.
+phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật(két hòm tủ khóa thiết bị báo động, )
+văn thư có trách nhiệm tổ chức thống kê tài liệu bí mật nhà nước,cơ quan theo trình tự thời gian
và từng độ mật.tài liệu mật sau khi giải quyết xong phải được chuyên viên phân loại xắp xếp đưa
vào hồ sơ,ngoài giờ làm việc phải cất vào tủ,hòm két có khóa bảo đảm an toàn .đến thời hạn nộp
và lưu trữ phải nộp theo đúng thủ tục giao nhận theo quy định về quản lý tài liệu lưu trữ.
+khi cán bộ phải mang tài liệu mật đi công tác mang về nơi ở phải được thủ trưởng cơ quan cho
phép và phải đăng ký với văn thư để quản lý.
+tài liệu,mẫu vật với”tuyệt mât”,”tối mât”phải được tổ chức cất giữ riêng,có phương tiện bảo
quản,bảo vệ bảo đảm an toàn,nơi cất giữ do thủ trưởng cơ quan quyết định

2.những phạm vi nội dung bí mật nhà nước :
a.những thông tin thuộc độ ‘tuyệt mât”:
Bí mật nhà nước trong phạm vi sau đây thuộc độ Tuyệt mật:
1. Chiến lược an ninh quốc gia; kế hoạch phòng thủ đất nước; kế hoạch động viên đối phó với chiến tranh;
các loại vũ khí, phương tiện có ý nghĩa quyết định khả năng phòng thủ đất nước;
2. Các chủ trương, chính sách về đối nội, đối ngoại của Đảng Cộng sản Việt Nam và Nhà nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam không công bố hoặc chưa công bố.
Những tin của nước ngoài hoặc của các tổ chức quốc tế chuyển giao cho Việt Nam mà Chính phủ xác định
thuộc độ Tuyệt mật;
3. Tổ chức và hoạt động tình báo, phản gián do Chính phủ quy định;
4. Mật mã quốc gia;
5. Dự trữ chiến lược quốc gia; các số liệu dự toán, quyết toán ngân sách nhà nước về những lĩnh vực chưa
công bố; kế hoạch phát hành tiền, khóa an toàn của từng mẫu tiền và các loại giấy tờ có giá trị như tiền; phương
án, kế hoạch thu đổi tiền chưa công bố;
6. Khu vực, địa điểm cấm; tin, tài liệu khác mà Chính phủ xác định thuộc độ Tuyệt mật.
b.những thông tin thuộc độ “tối mật”:
Bí mật nhà nước trong phạm vi sau đây thuộc độ Tối mật:
1. Các cuộc đàm phán và tiếp xúc cấp cao giữa nước ta với nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế về chính
trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác chưa công bố.
Những tin của nước ngoài hoặc của các tổ chức quốc tế chuyển giao cho Việt Nam mà Chính phủ xác định
thuộc độ Tối mật;
2. Tổ chức hoạt động, trang bị, phương án tác chiến của các đơn vị vũ trang nhân dân, trừ tổ chức và hoạt
động được quy định tại khoản 3 Điều 5 của Pháp lệnh này; phương án sản xuất, vận chuyển và cất giữ vũ khí;
công trình quan trọng phòng thủ biên giới, vùng trời, vùng biển, hải đảo;
3. Bản đồ quân sự; tọa độ điểm hạng I, hạng II nhà nước của mạng lưới quốc gia hoàn chỉnh cùng với các
ghi chú điểm kèm theo.
Vị trí và trị số độ cao các mốc chính của các trạm khí tượng, thủy văn, hải văn; số liệu độ cao và số không
tuyệt đối của các mốc hải văn;
4. Số lượng tiền in, phát hành; tiền dự trữ bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ; các số liệu về bội chi, lạm phát
tiền mặt chưa công bố; phương án giá các mặt hàng chiến lược thuộc Nhà nước quản lý chưa công bố;

5. Nơi lưu giữ và số lượng kim loại quý hiếm, đá quý, ngoại hối và vật quý hiếm khác của Nhà nước;
6. Công trình khoa học, phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích, bí quyết nghề nghiệp đặc biệt quan trọng
đối với quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ mà Nhà nước chưa công bố;
7. Kế hoạch xuất khẩu, nhập khẩu các mặt hàng đặc biệt giữ vị trí trọng yếu trong việc phát triển và bảo vệ
đất nước không công bố hoặc chưa công bố;
8. Tin, tài liệu khác mà Chính phủ xác định thuộc độ Tối mật.
c.những thông tin thuộc “mật”
-các bí mật nhà nước trong lĩnh vực công tác của các cơ quan nhà nước,đơn vị vụ trang,đoàn thể
nhân dân,tổ chức xã hội,tổ chức kinh tế ngoài các phạm vi”tuyệt mật” và “tối mật” nêu trên.
V.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt
Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước
-con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mạt của đời
sống xã hội.trong hoạt động của các cơ quan văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể
thức quan trọng là con dấu.con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp.
-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư,bởi lẽ con
dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản,thủ tục hành chính trong quan hệ QLHCNN.
1.sử dụng theo đúng chức năng luật định:
a. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu có hình quốc huy.
1. ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương;
2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;
3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;
4. Văn phòng Chủ tịch nước;
5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, các Viện Kiểm sát quân sự;
6. Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quân sự và các Toà án khác do luật định;
7. Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp;
8. Cơ quan thi hành án dân sự;

9. Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
10. Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện
thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực hiện chức năng đại diện
cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;
11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí
Minh;
12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.
b. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy:
1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân
dân, Toà án quân sự các cấp;
3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;
4. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo
trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp
giấy phép hoạt động;
5. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động;
6. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật
Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi
nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này;
7. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép.
8. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
c. Thủ tục khắc dấu
1. Các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phải có văn bản thành lập, sáp nhập, chia, tách đơn vị hành
chính các cấp của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Việc khắc dấu các chức danh Nhà nước quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phải có công văn đề nghị của Văn
phòng Quốc hội, hoặc Văn phòng Chủ tịch hoặc Văn phòng Chính phủ.
2. Các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cấp có thẩm quyền.
Trường hợp trong quyết định thành lập chưa cho phép sử dụng con dấu thì cơ quan quyết định thành lập phải có văn bản cho phép cơ
quan, tổ chức đó được sử dụng con dấu.
3. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp phải có quyết định hoặc giấy phép thành lập, cho phép sử

dụng con dấu và Điều lệ hoạt động được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đối với hội cấp Trung ương có tổ chức hoạt động trong
phạm vi toàn quốc do Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ quyết định thành lập và quyết định phê duyệt Điều lệ; hội hoạt đọng trong phạm vi
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và quyết định phê duyệt Điều lệ; các tổ
chức hội thuộc hệ thống các tổ chức hội nói trên phải có quyết định thành lập đúng trình tự pháp lý theo Điều lệ của Hội đã được phê
duyệt.
Các tổ chức tôn giáo phải có Điều lệ hoặc Hiến chương đã được chấp thuận bằng văn bản của Ban Tôn giáo Chính phủ hoặc Ban Tôn
giáo cấp tỉnh.
Tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký khoa học do Bộ Khoa học Công nghệ và môi trường hoặc Sở Khoa học Công nghệ
và môi trường cấp.
Tạp chí, Nhà xuất bản phải có giấy phép hoạt động do Bộ Văn hoá Thông tin hoặc Sở Văn hoá Thông tin cấp.
Các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, trừ tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu
tư nước ngoài tại Việt Nam, phải có giấy phép do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
4. Các tổ chức kinh tế
4.1. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật hợp tác xã phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy
chứng nhận đăng ký hoạt động (đối với chi nhánh, văn phong đại diện).
4.2. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam phải có Giấy phép đầu tư, Giấy phép điều chỉnh.
4.3. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật kinh doanh bảo hiểm phải có Quyết định thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép điều
chỉnh (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện) hoặc Giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với doanh nghiệp bảo hiểm nước
ngoài tại Việt Nam) do Bộ Tài chính cấp.
4.4. Đối với doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội và các đơn vị thành viên của
doanh nghiệp này phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Quyết định thành lập của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
4.5. Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã
hội, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam ngoài các giấy tờ nêu
trên, phải có văn bản của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cho phép đặt trụ sở và hoạt động tại địa phương đó.
Đối với đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không được cấp “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” phải có quyết định thành lập và cho phép
sử dụng con dấu cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
5. Trường hợp khắc lại con dấu bị mất, mòn, méo, hỏng phải có công văn của cơ quan, tổ chức dùng dấu nêu rõ ký do và đề nghị cơ
quan Công an khắc lại con dấu. Trường hợp khắc lại con dấu bị mất phải có thêm xác nhận của cơ quan Công an phường, xã nơi xảy ra
mất dấu.
6. Hồ sơ làm thủ tục khắc dấu của các cơ quan, tổ chức xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ.

7. Người được cử đi làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an phải làm thủ tục cáp giấy phép cho cơ quan, tổ chức để
khắc dấu.
d.Trách nhiệm cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập và cho phép sử dụng con dấu
-Thành lập và cho phép sử dụng bằng văn bản các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý được sử dụng con dấu;
Cho phép cơ quan, tổ chức trực thuộc được khắc thêm con dấu có nội dung như con dấu thứ nhất;
Kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý theo quy định của pháp luật;
Quyết định bằng văn bản việc thu hồi con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền mình quyết định thành lập và cho phép sử
dụng con dấu trong các trường hợp cơ quan, tổ chức đó bị giải thể, chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hoặc trong trường hợp phải đình chỉ
việc sử dụng con dấu hoặc khi con dấu hết giá trị sử dụng.
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu
Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu phải thực hiện các quy định như sau:
Phải đăng ký con dấu tại cơ quan Công an và phải thông báo mẫu dấu với các cơ quan có liên quan trước khi sử dụng.
- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng,
cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung,
đóng dấu trước khi
e. Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai
cùng nội dung như con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.
-Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm
dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức
đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất.
-Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký
mẫu dấu. Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, phải đề nghị cơ quan Công an nơi đã cấp cấp lại. Việc đăng ký
mẫu dấu phải nộp lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính. Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung con dấu sau khi đã đăng ký. Cơ quan,
tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới".
-Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa
trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi
cơ quan.

Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy
chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại
con dấu cũ.
Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng
con dấu.
f- Thủ tục mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng
Cơ quan, tổ chức nước ngoài, trừ cơ quan đại diện ngoại giao, hoạt động tại Việt Nam cần mang con dấu vào Việt Nam sử dụng tuân
theo quy định sau:
Có văn bản đề nghị về việc mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng theo mẫu do Bộ Công an quy định.
Văn bản cho phép hoạt động tại Việt Nam của cơ quan có thẩm quyền cấp (phải xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ).
Người làm thủ tục mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng phải xuất trình Hộ chiếu hoặc Giấy chứng minh nhân dân.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an phải làm thủ tục cấp “Giấy phép mang con dấu vào nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam “ cho cơ quan, tổ chức xin phép.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi được phép mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu đó
phải mang Giấy phép và con dấu đến cơ quan Công an cấp tỉnh nơi đóng trụ sở để đăng ký và được cấp “Giấy chứng nhận đã đăng ký
mẫu dấu”. Thời hạn sử dụng con dấu được xác định theo thời hạn ghi trong giấy phép hoạt động do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
của Việt Nam cấp.
g - Thủ tục đề nghị sử dụng con dấu có hình quốc huy hoặc con dấu có nội dung như con dấu thứ nhất
Các tổ chức quy định tại khoản 12 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP khi đề nghị được sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải có
văn bản gửi Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ. Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ phối hợp với Bộ Công an xem xét, để trình Thủ tướng
Chính phủ quyết định bằng văn bản. Sau khi Thủ tướng Chính phủ quyết định, Bộ Công an tiến hành làm thủ tục khắc dấu và quản lý
theo quy định.
Các cơ quan, tổ chức đề nghị sử dụng thêm con dấu có cùng nội dung như con dấu thứ nhất quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số
58/2001/NĐ-CP được thực hiện như sau:
Đối với những cơ quan, tổ chức đề nghị cho sử dụng con dấu có hình Quốc huy thì phải được Thủ tướng Chính phủ quyết định bằng
văn bản.
Đối với những cơ quan, tổ chức đề nghị cho sử dụng con dấu không có hình Quốc huy thì phải được cơ quan có thẩm quyền quyết
định bằng văn bản.

2.nguyên tắc đóng dấu:
-nội dung của con dấu phải trùng với cơ quan ban hành văn bản.
-con dấu chỉ được đóng lên các văn bản ,giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền(cấp
trưởng cấp phó hoặc cấp dưới trực thuộc được ủy quyền của thủ trưởng cơ quan,tổ chức đó)
-không được đóng dấu vò các văn bản ko hợp lệ ;ko được đóng dấu khống chỉ (văn bản chưa có
chữ ký của cấp có thẩm quyền)hoặc văn bản chưa kịp ghi nội dung.
-dấ được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
-trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo.
Dấu đóng mờ phải được đóng lại.
3.thực hiện các chế độ quản lý con dấu:
-con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu,chỉ
sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dáu,cơ quan tổ chức mới được thông báo sử
dụng con dấu mới.khi bắt đầu sử dụng dấu mới phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an.
-con dấu phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giao cho một người giữ;người đó
phải là người có trách nhiệm,đủ tin cậy,có trình độ chuyên môn về văn thư và phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về giữ và đóng dấu
-con dấu phải để lại cơ quan,đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ.có thể mang con dấu đi theo
nhưng phải chịu trách nhiệm về việc đem ra khỏi khu vực của cơ quan,đơn vị.ko được đem con
dấu về nhà.
-ko được làm biến dạng con dấu.khi có hành vi gây hỏng hóc hay mất mát con dấu thì phải chịu
trách nhiệm.khi mất con dấu phải báo cáo ngay cho cơ quan công an cấp giấy phếp đó.khi cần
thiết phải làm con dấu mới thì phải xin phép và nộp con dấu cũ.
-nghiêm cấm sử dụng con dấu giả và con dấu ko đúng quy định.
Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau đây:
Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này chỉ được sử dụng một con dấu.
Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm
quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất;
Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm
dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu phải giống
như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng.

Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi
đã được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con
dấu mới.
Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa
trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi
cơ quan.
Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy
chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại
con dấu cũ.
Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng
con dấu.
VI.công tác lập hồ sơ:
1.nhận xét chung:
-khái niệm:hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề,một sự việc một đối tượng cụ thể hoặc có cùng chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác
giả….dduwodj hình thành trong quá trình giải quyêt công việc thuộc phạm vi chức năng,nhiệm
vụ cụ thể của cơ quan.một cá nhân…
-các loại hồ sơ(dựa trên đặc điểm)
+hồ sơ công việc(hay hố sơ công vụ):tập hợp các văn bản,tài liệu hình thành trong quá trình giải
quyết một công việc cụ thể,sau khi công việc kết thúc hoặc theo quy định của pháp luật đến thời
hạn nhất định,hồ sơ này phải được lưu nộp.
+hồ sơ nguyên tawcslaf tập bản sao các văn bản QLNN (chủ yếu là các văn bản QPPL)về một
mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng đrể làm tra cứu giải quyết công việc hàng ngày.nó có thể
là tập hợp bản sao văn bản của nhiều năm,có thể là mục lục văn bản.ko cần biien mục,đóng
quyển và nộp lưu cơ quan loại hồ sơ này.
+hồ sơ nhân sự:tập các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và công tác của mỗi cán bộ,công

chức của cơ quan.đó là chứng cứ lịch sử và pháp lý.loại hồ sơ náy thuộc dạng tài liệu mật,phải
được khai thác,sử dụng theo chế độ bảo mật và tôn trọng các quyết định cá nhân hiến định.
+hồ sơ trình duyệt:là tập các văn bản dự thảo vafcacs văn bản có liên quan,dùng để trình lãnh đạo
nghiên cứu,xem xét và duyệt ,phê chuẩn.hồ sơ này thuuwowngfcos hai phần:
Phần I:những van bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt;những văn
bản,tài liệu ghi kết luận,nhiên cứu điều tra vveef sự việc đó.
Phần II dự thảo văn bản trình duyệt và các van bản có liên quan(bản thuyết minh,các phụ lục, )
-vai trò của công tác lập hồ sơ:
+lập hồ sơ là khâu cuối cùng,quan trọng của công tác văn thư,là khâu bản lề của công tác lưu
trữ,trong đó hình thành những hồ sơ phản ánh trung thực,đầy đủ hoạt động của cơ quan,tạo can
cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng,đúng đắn có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán
bộ,công chức.
+công tác này góp phần giữ bí mật của Đảng,nhà nước và cơ quan,hạn chế được văn bnar,giấy tờ
vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm
-yêu cấu đối với công tác lập hồ sơ:
+pản ánh đún chức năng,nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan,đơn vị;hoạt động chính của cơ quan, và
trong từng thời kỳ.
+các ăn bản,tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đông đều nhau:
+các văn bản trong từng loại hồ sơ phải logic,liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc hoặc
một người.
+hồ sơ phải được biên mục đấy đủ chính xác.
+hồ sơ phải thuận lợi cho vieecj sử dụng và bảo quản.
2.công tác lập danh muc hồ sơ:
a.khái niệm :
danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan,đơn vị dự kiến cần phải lập trong năm nhằm
hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan,đơn vị lập hồ sơ đầy đủ,thuận lợi giúp cho việc lập hồ sơ đầy
đủ,thuận lợi giúp cho việc lập hồ sơ được thống nhất,chặt chẽ chủ động hợp lý khoa hocjthuaanj
tiện cho việc kiểm tra,đôn đốc công tác lập hồ sowtaoj điều kiện chuẩn bị tốt cho cán bộ và cơ sở
vật chất cần thiết cho công tác này và cuối cùng là chuẩn bị tốt cho việc thu nhập và hồ sơ theo
quy định của nhà nước.như vậy danh mục hồ sơ là bản liệt keecos hệ thống tên gọi các hồ sơ mà

cơ quan cần phải lập trong năm và được duyetj theo một chế độ nhất định.
-danh mục hồ sơ được làm vào tháng cuối năm để thực hiện từ đầu năm mới.các cán bộ văn
thư,lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm giúp thủ truỏng,chánh văn phòng và cơ quan lập văn bản
danh mục hồ sơ.
-danh mục hồ sơ có thể là bản danh mục hồ sơ chung của toàn cơ quan(danh mục hồ sơ tổng
hợp)hoặc là bản danh mục hồ sơ riêng(theo tùng đơn vị,tổ chức độc lập)
b.quy trình lập danh mục hồ sơ:
-bước 1:xác định loại danh mục hồ sơ:
Tùy theo tình hình thực tiễn của cơ quanmaf xác định càn phải lập danh mục hồ sơ tổng hợp hoặc
theo dơn vị ,tổ chức.
-bước 2 :xây dựng đề cương phân loại hồ sơ
+theo vấn đề:mỗi vấn đề là một đề mục lớn bao gồm các vấn đề nhỏ.mỗi hồ sơ có thể bao gồm cả
vấn đề hoặc từng tiểu vấn đề.cách phân loại này thường áp dụng ở cơ quan,đơn vị có cơ cấu tổ
chức ko ổn định và nhiệm vụ công tác ít phức tạp.
+theo đơn vị,tổ chức:mỗi đơn vị tổ chức la fmootj đè mục lớn,các đề mục nhỏ là các hồ sơ hoặc
đơn vị nhỏ hơn.cách phân loại này thường được áp dụng ở cơ quan tổ chức rõ ràng ít thay đổi.
-bước 3: dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ:
Tiêu đề dự kiến phải phản ánh được nội dung hồ sơ ,rõ ràng,ngắn gọn,phản ánh đầy đủ các mặt
hoạt động của cơ quan hình thành theo từng vấn đề,sự việc cụ thể phù hợp với thực tế.cũng cần
tham khảo danh mục hồ sowvaf mục lục hồ sơ của những năm trước.
-bước 4 :quy định ký hiệu hồ sơ:
Các đề mục lớn nhỏ từng hồ sơ trongdanh mục đều phải có số ký hiệu để xác định vị trí của
chúng,thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng.hệ thống ký hiệu này ko cần quy định cứng nhắc.riệng
ký hiệu hồ sơ phải quy định chặt chẽ,hợp ly,tránh trùng lặp và thường có hai phần:phần chữ và
phần số.phần chữ gồm tên của đơn vị,tổ chức lập hồ sơ đó hoặc chứ cái của tên vấn đề mà hồ sơ
phản ánh ghép lại.phần số là số thứ tự của hồ sowthuoocj đơn vị tổ chức hoặc vấn đề mà hồ sơ
phản ánh.
-bước 5:phân công người lập hồ sơ:
Trong danh mục hố sơ phải ghi rõ tên người lập hồ sơ nhằm giúp cho người lập hồ sơ biết được
mình phải lập hồ sơ gì trong nămđể chủ động công tác,đồng thời giúp lãnh đâọ cơ quan đơn vị

nắm được và quản lý công vieecj của cấp dưới.
-bước 6:xác ddinhj thời hạn bảo quản hồ sơ;mỗi hồ sơ phải ghi rõ thời hạn bảo quản trước khi
giao nộp vào bộ phận lưu trữ cơ quan .xác định thời hạn bảo quản cũng chính là việc đánh giá giá
trị của hồ sơ.tuy nhiên đây chỉ là đánh giá dự kiến ,trong quá trình hình thành vầ lưu trữ hồ sơ
cần phải được kịp thời kiểm tra đánh gia lại.thời hạn bảo quản hồ sơ có hai nội dung:
+năm bảo quản :thời hạn lưu giữ hồ sơ tại cơ quan để phục vụ công tác .mốc thời hạn tính năm
bảo quản kể từ năm tài liệu nộp và lưu trữ cơ quan.sau khi năm bảo quản kết thucsnhuwngx hồ sơ
có giá trị lịch sử được thu nhập và bảo quản cố định ở kho luu trử nhà nước:tài liệu hết giá trị
được hủy theo quy định của nhà nước.
+thời hạn bảo quản:thời hanjhoof sơ lưu lại ở kho lưu trữnhà nước.thời hạn này có thể là vĩnh
viễn,lâu dài hoặc tạm thời.
3.quy trình lập hồ sơ công việc:
A.mở hồ sơ:
-mở hồ sơ là việc cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vao fđầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ sowcaanf
lập vào các bìa hồ sơ căn cuwsvaof bản danh mục hồ sơ của cơ quan.têu đề hồ sơ cần ngắn
gọn,rõ, chính ,xác,phản ánh khái quát được nội dung vụ vieecj vấn đề.ngoài việc ghi tiêu đề,bìa
hồ sơ còn phản ánh các yếu tố khác như:thời gian(năm tháng )địa điểm(tên cơ quan địa
phương)và tên người(nếu có),…bìa hồ sơ dduwowcj làm theo mẫu quy định.
b.phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ:
-khi hồ sơ đã mở,có những văn bản giấy tờ gì về việc ấy đang giải quyết(hoặc đã giải quyết
xong)thì đưa vào bìa đó,chú ý ko để sót văn bản,giấy tờ các tài liệu lien quan khác(ảnh,băng ghi
âm,…)
-căn cứ vào đặc truwngc ủa văn bản tài liệu có thể chia thành các hồ sơ;và hồ sơ có thể chia thành
các loại sau đăyy;
+đặc trung tên gọi:các vb có cùng tên goi được xắp cùng vào một hồ sơ
+đặct rưng vấn đề:các văn bản có cùng một nội dung được xắp xếp vào cùng một hồ sơ.
+đặc trưng tác giả:các văn bản có cùng một tác giả được xếp vào cùng một hồ sơ.
+đặc trung thời gian:các văn bản được ban hành trong thời gian nhất định được xếp vào
cungfmootj hồ sơ.
+đặc trưng giao dịch:các văn bản,tài liệu giao dịch với một cơ quan khác được xếp vào cùng một

hồ sơ.
+đặc trung địa dư:các văn bản có cùng một địa dư được xếp cùng vào một hồ sơ
-trên thực tế,thường vận dụng cùng một lúc snhieeuf đặct rung để lập hồ sơ,trong đó đặc trưng
tên gọi,vấn đề được coi là chủ yếu.
c.xắp xếp văn bản ,giấy tờ trong hồ sơ:
-vb, giấy tờ trong hồ sơ phải dược xắp xếp một cách khoa học hợp lý sao cho thể hiện được sự
liên quan giữa các vb giấy tờ trong hố sơ và diễn biến của sự việc.
-hồ sơ có thể xắp xếp theo
+tên vb
+thứ tự thời gian;sớm trước,muộn sau(đối với các văn baane theo vấn đề tên goi,văn bản đi,,.)
+theo trình tự giải quyết vấn đề trong thự tiễn:vb đề xuất khởi xướng,đặt vấn đề,giải quyết
vaansd đề,kết thúc vấn đề.
+tác giả kết hợp với thời gian
+vấn đề kết hợp thời gian
+vần chữ cái của tên người hoặc địa phương(các tập đơn từ,bản khai cá nhân,tập báo khen
thưởng,báo cáo của địa phương, )
+thứ tự của văn bnar:nhỏ trước lớn sau(đối với nghị quyết,nghị định,quyết định,chỉ thị,thông
tú,báo cáo, )của cơ quan ban hành.
+theo mức độ quan trọng của văn bản;
-tùy từng hồ sơ mà vận dụng các cách hợp lý hoặc phối hợp các cách với nhau.
Nếu hồ sơ có ảnh,phim,tư liệu,băng, đi kèm thì phải cho vào phong bì kèm theo hồ sơ,và phải
được bảo quản theo chế độ riêng,nhưng ghi chú và hồ sơ địa điểm bảo quản;khi nộp lưu hồ sơ
cũng phải nộp cả.
d.biên mục hồ sơ:
-đây là một trong những nội dung đặc biệt của công tác lập hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần,nội
dung và các yếu tố khác của hồ sơ để tra cứu,khai thác được nhanhc hóng,thuận lợi vaftaoj điều
kiện để bảo quản hồ sơ được tốt,việc biên mục hồ sơ được tiến hành chính xácđầy đủ.
có 2 loại biên mục hồ sơ:biên mục hồ sơ trong và biên mục hồ sơ ngoài.
-biên mục hồ sơ trong:
+đánh số tờ nhằm cố định trật tự xáp xếp của văn bản,giấy tờ trong hồ sơ;phải rõ ràng chính xác

+viết mục lục văn bản;giới thiệu mootjcachs hệ thống các thành phần,nội dung văn bản,tài liệu vị
trí của chúng trong hồ sơ.
+viết tờ kết thúc:ghi khái quát những điều cần chú ý về hồ sơ đó nhằm kiểm tra,bảo quản tài
liệu,tránh việ bị traó ,đánh cắp,giả mạo,đồng thời theo dõi trạng thái văn bản để có biệ pháp bảo
quản kịp thời thích đáng biên mục ngoài bìa hồ sơ gồm các công việc:
+viết tên cơ quan đơn vị tổ chức;
+ghi ký hiệu hồ sơ theo dự kiến trong danh mục hồ sơ có thể điều chỉnh chính xác hơn;
+ghi ngày tháng bắt đầu kết thúc;
+ghi số lượng tờ
+ghi thời gian bảo quản
d.đóng quyển:
-hồ sơ khi đã biên mục xong,cần đóng quyển để cố định thứ tự xắp xếp tài liệu trong hồ sơ,giữ
cho chúng ko bị mất mát,bảo quản thuận tiện cho việc nộp lưu,khai thác hồ sơ.khi đóng quyển
cần lưu ý:kiểm tra toàn bộ tình trạng hồ sơ,gỡ các vật liệu bằng kim loại đính trên các tài liệu như
đinh ghim,kẹp,…và đóng hồ sơ bằng chỉ bền,ko đóng bằng vật liệu kim loại.
e.nộp hồ sơ lưu:
-lưu hồ sơ là một trong những nhiệm vụ của công tác văn thư được thực hiện theo quy định của
nhà nước nhằm bảo quản tài liệu có giá trị và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu sử dụng lâu
dài.
-bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu phải ddoois chiếu với bản mục lục hồ sơ,kiểm tra thiếu đủ,xem
xét hồ sơ và nếu cần yêu cầu đơn vị đơn vị nộp lưu bổ sung cho đủ,rồi ký nhận vào bản mục
lục,trả lại đơn vị nộp lluwu 1 bản,lưu tại phòng lưu trữ cơ quan và phòng văn thư mỗi nơi một
bản.
-nhưng hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời thì để lại đơn vị,hết hạn thì đánh giá lại.nếu ko cần
lưu thêm thì tiêu hủy theo thủ tục.
-các tài liệu tham khảo hồ sơ nguyên tắc và các hồ sơ liên quan đến công việc của năm tới thì ko
phải nộp lưu trữ cơ quan.đơn vị nào cần giữ lại hồ sơ thuộc diện nộp lưu để nghiên cứu thì làm
thủ tục mượn lại phòng lưu trữ cơ quan.
-cán bộ lưu trữ cần phối hợp với văn thư nghiện cứu danh mục hồ sơ nộp lưu của cục lưu trữ nhà
nước,lập danh sachs cần nộp lưu trữ tại cơ quan.

-khi giao nộp hồ sơ,tài liệu cần phải lập biên bản có kèm theo danh sách hồ sơ,tài liệu nộp lưu trữ
và danh sách hồ sơ,tài liệu còn giữ lại để tiếp tực nghiên cứu.
VII. ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư:
1. nhận xét chung:
Những yêu cầu chung đối với ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư:
-quản lý chặt chẽ hồ sơ,tài liệu gốc ko để mất mát,thất lạc;
-khai thác thông tin trong CSDL được nhanh chóng chính xác,đầy đủ
-bảo vệ được bí mật của tài liệu
-bảo vệ CSDL ,o để thông tin trong CSDL bị mất hoặc sai lệch thong tin
-hồ sơ tài liệu văn thư,lưu trữ của cơ quan,sau khi truy nhập vào máy tính vẫn phải bảo quản an
toàn bản chính
-trong các CSDL văn thư,lưu trữ phải sử dụng bộ mã chữ 8bit theo tiêu chuẩn Việt nam TCVN
5713
-các phàn mềm quản trị các CSDL trong văn thư,lưu trữ do cục lưu trữ nhà nước hướng dẫn
thống nhất các cơ quantrong phạm vi toàn quốc;
-thông tintaif liệu văn thư,lưu trữ còn giá trị mật,giá trị hiện hành ko được kết nối mạng
Internet.thông tin tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử,kết thúc giá trị hiện hành phải đượccơ quan có
thẩm quyền của nhà nước cho phép mới được kết nối mạng internet.
2.các khâu nghệp vụ cơ bản:
a.phân tích và thiết kế hệ thống CSDL quản lý thống kê và tra tìm bản trong văn thư để chuẩn bị
lập CSDL gồm:
-phân tích chức năng,nhiệm vụ mối quan hệ công tác của cơ quan để chonj những văn bản vần
nhập vào CSDL .
-xây dựng bản phân loại thông tin văn bản theo vấn đề
-lập danh mục nhu cầu kai thác thông tin đầu ra của CSDL.
-Lựa chọn hệ quản trị CSDL.
b.Chuẩn bị thông tin đầu vào của CSDL quản lý văn bản đi-văn bản đến gồm có:
-chuẩn bị thong tin đầu vào của văn bản đến bao gồm:
+số đăng ký văn bản đến.
+ngày đến

+cơ quan gửi văn bản
+số và ký hieeujj văn bản
+ngày ,tháng văn bản
+tên laoij văn bản
+trích yếu nội dung
+phân loại theo vấn đề
+họ tên,chức vụ người ký
+mức đọ mật
+mức đọ khẩn
+văn bản gử kem theo
+ko xử lý
+có xử lý
+|lưu hồ sơ số
-chuẩn bị thông tin đầu vào của văn bản đi bo gồm:
+số ký hiệu văn bản
+ngày văn bản
+trích yếu nội dung ván đề
+loại văn bản
+người thảo luận
+đơn vị thảo văn bản
+người ký
+độ mật
+độ khẩn
+số lượng bản
+văn bản gửi kèm
+trả lời văn bản:số….ngày….của….
+quá trính xử lý
+các cơ quan nhận văn bản
+lưu hồ sơ số
-chuẩn thông tin đầu racủa CSDL quản lý văn bản đi-văn bản đi bao gồm thông tin của một văn

bản hoặc thông tincuar một yếu tố trong nhiều văn bản
-một số lưu ý:
+ngoài các chuẩn thông tinđầu vào va fđầu ra đã nêu trên các cơ quan có thể bổ sung vào CSDL
những thông tincaanf thiết cho phù hợp với ddawcj ddieeemr của văn thư cơ quan
+CSDL quản lý văn bản đi-văn bản đến sử dụng phần mềm LOTUS NOTES hoặc các phần mềm
quản trị CSDL có chuẩn dữ liệu ODBC(OPEN DATABASE CONNECTIVITY)
+văn bản đi,văn bản đến đã được dăng ký vào máy trong ngày cần tổng hợp in ra giấy phục vụ
yêu cầu chuyển giao,ký nhận giải quyết văn
+cuối năm ,các văn bản đăng ký van bản đi và đóng thành hai quyển sổ với tên gọi:
Sổ đăng ký văn bản đi đã nhập vào máy
Ssoor đăng ký văn bản đến đã nhập máy
Chúng được lưu tại văn thưcơ quan để tra cứu khicanf thiết
-CSDL văn bản đến –đi dược lưu trữ trong máy vi tính và bảo quản theo chế đọ mật.
CÂU 3 :THÔNG TIN:VAI TRÒ;QUY TRÌNH;PHAN LAOIJ;THỰC TIỄN:
-Khái niệm: +Thông tin: là những tin tức được tiếp nhận về một sự kiện, một vấn đề,một tình
hình của đời sống tự nhiên – xã hội.
+ Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy
ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về
những thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp
tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
I.Vai trò của công tác thông tin trong hoạt động QLNN:
1.vai trò của thông tin nói chung:
-Thông tin giúp con người có được tri thức thu nhận được từ thế giới xung quanh và tích lũy
được qua kinh nghiệm sống của bản thân;phục vụ vào đời sống.
-Thông tin giúp cho con người ta tiếp nhận và phân tích các tình huống cụ thể, tạo ra khả năng
đánh giá tổng hợp nguyên nhân xuất hiện và phát triển tình huống đó để lựa chọn quyết định
thích hợp để đạt được mục tiêu đề ra.
-Thông tin thể hiện nội dung thế giới bên ngoài qua nhận thức của con người. Từ đó mà người ta
có thể lưu trữ lại những gì cần thiết.
2.vai trò của thông tin trong hoạt động QLNN:????????????????///

-Thông tin là công cụ đắc lực đề ra các quyết định đúng đắn.???????????/
-Thông tin là cơ sở để kiểm tra đánh giá hoạt động của tổ chức.?????????
-Thông tin là đối tượng hoạt động của cán bộ công chức???????????????
II.Các tiêu chí để phan loại thông tin(các cách phân loại)
-Thông tin không đơn thuần là quá trình trao đổi các thông báo, mà nó còn là
quá trình xử lý các thông điệp, tiếp nhận hoặc loại bỏ chúng trong quá trình quản lý để đi tới một
quyết định quản lý phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quản lý.
-Để xử lý tốt các thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học.
-Việc phân loại thông tin trong hoạt động quản lý cần thống nhất, nhất quán và dựa trên những
cách tiếp cận có hệ thống và tổng hợp. Tính hệ thống và tổng hợp đòi hỏi phải xác định và xem
xét tất cả mọi hình thức,mọi dạng thông tin quany lý – xã hội có thể có được.
Do đó việc phân loại cần hướng tới sự nghiên cứu toàn diện và phan tích tổng thể nhũng vấn đề
quản lý xã hội.
-Thông tin có thể được phân loại theo các tiêu chí sau:
1. Phân loại theo kên tiếp nhận:
Gồm có hai loại:
-Thông tin có hệ thống:
+Là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ, hệ thống đã định sẵn.
+Là các bản tin hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo hàng năm của các
quân, huyện, gửi về Uỷ ban nhân dân tỉnh….
+Đặc điểm: Thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống
nhất, và tuyệt đại đa số là của cấp dưới gửi cho cấp trên.
-Thông tin không hệ thống:
+Là những thông tin không định ký được cập nhật ngẫu nhiên.
+Có thể là những thông tin từ cấp trên xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch chỉ đạo hặc sự
điều chỉnh ứng phó mang tính chất tình thế trong một hoang cảnh bất ngờ nhất định.
+Cũng có thể là thông tin từ dưới báo cáo lên hoặc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên về những sự
kiện bất ngờ nằm ngoài tầm kiểm soát và xử lý của cấp dưới.
2. Phân loại theo tính chất , đặc điểm sử dụng thông tin:
Gồm có hai loại:

-Thông tin tra cứu:
+Là những thông tin đưa đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có tính quy ước, những
căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt đông của họ
+Ví dụ: Thông tin pháp lý;
Thông tin về thành tựu khoa học – kỹ thuật;
-Thông tin báo cáo:
+Là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy ra liên quan đối với
đối tượng để đảm bảo điều kiện cho họ chủ động xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn
xảy ra.
+Đặc điểm: Thường mang tính hệ thống.
Có thể là ngẫu nhiên, bất chợt.
3. Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động:
Gồm có hai loại:
-Thông tin kinh tế:
Phản ánh các quá trình hoạt động mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế như công nghiệp, nông
nghiệp,thương mại, giao thông van tải, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng,giá cả, thị trường….
-Thông tin chính trị - xã hội;
Phản ánh tình hình văn hóa, giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh, trật tự, quốc phòng, ngoại
giao…
4.Theo tính chât thời điểm nội dung:
Gồm có ba loại:
-Thông tin quá khứ:
Là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giả quyết trong quá trình hoạt động đã
qua của các cơ quan quản lý.
-Thông tin hiện hành:
Là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong cơ quan thuộc hệ
thống bộ máy quản lý Nhà nước.
-Thông tin dự báo:
+Là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai,các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy
quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình.

+Ví dụ: Các kế hoạch, các đề án, dự án phát triển, các loại chương trình công tác dài hạn,….
5. Theo nguồn thông tin:
Gồm có hai loại:
-Thông tin chính thức:
-Thông tin không chính thức:
6. Theo quan hệ quản lý:
Gồm có bốn loại:
-Thông tin từ trên xuống dưới;
-Thông tin từ dưới lên trên;
-Thông tin ngang;
-Thông tin liên lạc đan chéo;
7. Theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý:
Gồm có hai loại:
-Thông tin trực tiếp;
-Thông tin phản hồi;
8. Theo nội dung logic của thông tin:
Gồm có ba loại:
-Thông tin về các chủ thể quản lý;
-Thông tin về đối tượng quản lý;
-Thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý.
9. Theo hình thức thể hiện thông tin:
Gồm có bốn loại:
-Thông tin qua văn bản tài liệu;
-Thông tin biểu hiện qua lời nói;
-Thông tin biểu thị bằng sơ đồ,đồ thi;
-Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, tín hiệu.
III.QUY TRÌNH CÔNG TÁC THÔNG TIN: (QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN):
-Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật
hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức,khai thác và sử dụng có
hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong lĩnh vực hoạt động của

con người và xã hội.
-Tổng quan quy trình công nghệ thông tin gồm các bước sau:
1. Xây dựng và tổ chức nguồn tin:
-Cơ sở căn cứ là yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin,tiến hành xây dựng và tổ chức
nguồn tin.
-Cần tìm hiểu va phân loại nhu cầu thông tin của cơ quan và lãnh đạo, theo các tiêu chi:
+Nội dung thông tin;
+Thời gian thông tin;
+Loại hình thông tin.
-Đây là khâu có tính quyết định đối với khâu tiếp theo cũng như toàn bộ quy trình công nghệ
thông tin.
-Nếu khâu này thực hiện không chính xác,sai lệch sẽ dẫn tới những sai lầm không thể tránh khỏi
trong các khâu tiếp theo.
2.Thu thập thông tin:
-Xác định nguồn thông tin:
+Nơi sinh ra thông tin:Cơ quan, tổ chức, cá nhân).
+Kênh truyền thông tin: công báo,báo chi,truyền hình, phát thanh, mạng, con người…
+Nơi lưu trữ thông tin.
- Phương pháp thu thập thông tin:
+Tiếp nhận từ bưu điện hoặc sưu tầm;
+Nghe, đọc, ghi chép, tính toán.
+Sao chụp, tra tìm qua mạng…
-Được tiến hành theo các kênh, các hệ thống phân loại ổn định.
-Thông tin có thể được thu thập từ các nguồn khác nhau:
Ví dụ: Qua hệ thống thông tin báo cáo định kỳ theo quy chế;
Qua hội họp giao ban;
Qua việc đi nắm trực tiếp cơ sở
-Thông tin được thu thập qua một số công đoạn nhất định:
+Bắt đầu tra tìm;
+Tiến hành tra tìm;

+Kết thúc tra tìm.
3. Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin:
-Thông qua việc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của tài liệu, số liệu hệ thống hóa, phân tích
tổng hợp số liệu, tài liệu;
-Phân loại, tập hợp, hệ thống hóa thông tin theo mục đích sử dụng của người dùng tin;
-Phân tích thông tin:
+Tách các thông tin lớn thành các thông tin cụ thể, chi tiết và ngược lại;
+Nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi tách, hợp thông tin.
+Khi lý giải cần nhìn nhận, đánh giá các thông tin từ nhiều chiều, nhiều góc độ.
-Chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình,xác định đúng bản chất của
các sự việc,các hoạt động.
Từ đó đưa ra các giải pháp,phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến
nghị,đề xuất sáng kiến giải quyết,ban hành các văn bản thích hợp.
-Đây là khâu then chốt,phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông
tin, bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
-Các công đoạn của xử lý thông tin:
+Tiếp nhận thông tin;
+Tóm lược thông tin;
+Kiểm tra độ tin cậy của thông tin;
+Lựa chọn thông tin;
+Phân tích tổng hợp thông tin(tìm hiểu nguyên nhân,bản chất,hệ thông hóa thông tin);
+Xác định đối tượng, hình thức truyền tin;
+Kiến nghị giải quyết vấn đề.
-Trong thời đại ngày nay, việc xử lý thông tin không chỉ được thực hiện bằng trí tuệ con người ,
mà còn được trợ giúp bởi nhiều thiết bị kỹ thuật ngày càng hiện đại và :thông minh” hơn.
Điều đó cũng đòi hỏi người xử lý thông tin phải đạt tới những trình độ nhất định và ngày càng
phải tự hoàn thiện mình, nâng cao tri thức chuyên môn.
4. Cung cấp phổ biến thông tin:
-Xác định nội dung và loại thông tin cần cung cấp;

-Cần nhanh chóng, kịp thời,đúng đối tượng bằng các đối tượng bằng các hình thức thích hợp (phổ
biến tại hội nghị, yết thị, qua các kênh thông tin đại chúng…)
-Các cơ quan tổ chức cần áp dụng rộng rãi nhiều hình thức tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho
nhân dân như thông qua các phượng tiện thông tin đại chúng, qua công tác xuất bản, yết thị các
văn bản pháp luật tại nơi công cộng…
-Bên canh đó các cơ quan nhà nước cần tổ chức các hòm thư dân nguyện, tạo điều kiện để nhân
dân cung cấp thông tin cho cac cơ quan Nhà nước.
5. Bảo quản, lưu trử thông tin:
-Những đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và
lâu dài.
-Việc bảo quản, lưu trữ thông tin cần được đảm bảo về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến.
-Cần phải biết tính toán và đầu tư thích đáng cho công tác bảo quản, lưu trữ.
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN(VẼ SƠ ĐỐ)
CÂU I:VĂN PHÒNG:KHÁI NIỆM,CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ,THỰC TIỄN:
I. CÁC CÁCH HIỂU KHÁC NHAU VỀ VĂN PHÒNG:
khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau:
-T1văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục
vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì
thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính.
-T2văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối
nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đú.
-13văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ
như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc …
-T4văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu
nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến
công tác văn thư.
TÓM LẠI:Văn phòng là bộ máy củ cơ quan,tổ chuwcscos trách nhiệm thu thập,xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,đồng thời đảm bảo cho các
điêu fkieenj vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan đơn vị đó.
I.CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG:

1.Chức năng tham mưu,tổng hợp:
-Thực hiện chức năng nay van phòng tiến hành những hoạt động có nội dungnhieeuf mặt và có
tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức,điều hành công việc lánh đạo,chỉ đạo và tổ
chức công việc của lãnh đạo cơ quan,tổ chức
-tham mưu bao hàm nội dung tham vấn
-tổng hợp là thỗng kê xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
-chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng
cơ quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo
về tổ chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất
yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải
quyết. từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự
tách bạch hai nôị dung này là điều không cần thiết.
-có thể thấy hoạt đọng của cơ quan tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau
có tính chủ quan và khách quan
-muốn có được những quyết định đúng đắn,khoa học người lãnh đạo ko chỉ dựa vào ý chí
chủ quan cua rminhf mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia
của các cấp quản lý,của nững người trợ giúp.
-việc thu thập,phân tích va ftoongr hợp những ý kieensd dó thông thường và phần lớn
được thực hiện bởi bộ phận văn phòng.hoạt ddooongj này mang tính chất tham vấn và
chuyên môn sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu
-mặt khác kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học đầy đủ và chính xác thông
tinđầu vào ,đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được.
-như vậy tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu.
2.chức năng hậu cần:
-chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ
quan đơn vị. với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận
hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức. muốn vận hành được các cơ quan tổ chức
phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn
tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ
quan đơn vị.

-các điều kiện vật chát như nhà cửa,phương tiện trang thiết bị tài chính …là một trong
những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thương công việc của mọi cơ quan,tổ
chức.chúng phải dduwowcj quản lý ,sắp xếp phân phối và ko ngừng được bổ sung để cung
cấp kịp thời,đầy đủ cho mọi nhu cấu hoạt động của cơ quan,tổ chức đó.
-đó chính là chức năng hậu cần của văn phòng một hoạt động có ý nghĩa quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt đọng của mỗi cơ quan,tổ chức.
-nguyên tắc hoạt đọng này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho với chi phí thấp
nhất mà đạt hiệu quả cao nhất.
III.NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG:
1-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố
trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan.
2-thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình
hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện
phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ
thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
3-Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trương và chịu trách nhiệm về tính pháp
lý,kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
4-thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và
các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ
trình đó.
5-tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân,
giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chức khác cũng như
với nhân dân nói chung.
6-lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn
mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền
thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng.
7-mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật,
phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công
tác của cơ quan.

8-tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức
phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách
khoa học và văn minh.
9-thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng
bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn
phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề. tình trạng nhân viên
TÓM LẠI:Hiệu quả công ác của văn phòng có ý nghĩa qua trọng nhiều khi có ý nghĩa
quyets định đôi với thành công trong hoạt động của cơ quan,tổ chức bởi lẽ:văn phòng giải
phóng cho lãnh đâọ khỏi tình trạng sự vụ ko đáng có,tập trung vaaof những công việc
chính,quan trọng,chỉ ddaoj điều hành công việc khoa học vafc ó kết quả hơn:bảo đảm sự
hoạt động đồng bộ và thống nhất,liên tục,sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan tổ
chức;đảm bảo hoạt đọng của cơ quan tổ chức tuân thủ phpas luật giữ vững kỷ cương:giữu
dduwwocj vai trò đầu mối quan trọng trong quan hệ công tác với cáp trên,cấp dưới với các
cơ quan,tổ chức và nhân dân noid chung/
IV.LIÊN HỆ THỰC TẾ:
cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề. tình trạng nhân viên
văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối
với công tác văn phòng còn phổ biến. từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham
mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc. chức năng hậu cần được thực
hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý
các phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức.
-????????????
CÂU II.TỔ CHỨC LAO ĐỌNG KHOA HỌC TRONG CƠ QUAN VĂN PHÒNG:
KHÁI NIỆM,LÝ DO,NỘI DUNG:
I KHAÍ NIỆM:
Tổ chức tốt hoạt động văn phòng sẽ phat huy được trình độ năng lực của các cơ quan,tổ
chức và giúp giải quyết được quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức nhân viên.có thể
ví văn phòng là”bộ nhớ”của lãnh đạo là”tai mắt”của cơ quan,tổ chức,do đó tính nền nếp
kỷ cương,khoa học của hoạt động văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng,cần thiết để

hoạt động điều hành quản lý chungdieenx ra thông suốt và đạt hiệu quả cao.do dó tổ
chức lao động công tác hành chính văn phòng còn có tác động trực tiếp tới tổ chức lao
động hoạt động của cơ qaun tổ chức.
-như vậy:tổ chức lao động trong cơ quanhanhf chính nói chung là quá trình nghiên cứu và
áp dụng những kiến thức khoa học,nguyên lý và nguyên tắc phân công lao động,hợp tác
lao đọng,kỷ luật lao động,bảo hộ lao đọng,kích thích vật chất và tinh thần đối với lao đọng
cho hiệu suất cao,hợp lý hóa lao động hành chính.tổ chức lao động là biện pháp chủ yếu
để hoàn thiện và cải tiến công vụ.đây là một công việc phải được tiến hành thuwongf
xuyên,năng động và sáng tạo.
-cồng tác tổ chức lao động hành chính văn phòng cũng ko nằm ngoài những yêu cầu
chung về tổ chức lao động trong cơ quan hành chính nói chung.
II.NỘI DUNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CƠ QUAN,VĂN PHÒNG:
-thường xuyên trang bị,hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán
bộ công chức
-nghiên cứu đánh giá các ảnh huwongr của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ
quan,ddowif sống,tâm tư và nguyện vọng của cán ộ công chức;