Bài 3 phân tích công việc

BÀI 3:
PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC
Học viên hiểu được:

 Nội dung, vai trị, ý nghĩa của phân tích cơng việc
 Thực hiện phân tích cơng việc, xây dựng bảng mơ tả công
việc và tiêu chuẩn công việc

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.1 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH
CƠNG VIỆC
3.1.1 Khái niệm
Phân tích cơng việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nghiệp vụ
và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một doanh nghiệp hoặc
trong một tổ chức.
Phân tích cơng việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn trách nhiệm,
kỹ năng theo yêu cầu của công việc và xác định nên tuyển những người như thế
nào để thực hiện công việc tốt nhất.

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.1 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH
CƠNG VIỆC

3.1.2 Ý nghĩa
Phân tích cơng việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các
nhiệm vụ và trách nhiệm của một cơng việc nào đó, mối tương quan
của cơng việc đó với cơng việc khác; kiến thức, kỹ năng cần thiết
và các điều kiện làm việc.

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.1 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH
CƠNG VIỆC
Phân tích công việc

Tiêu chuẩn công việc

Mô tả công việc

Tuyển dụng

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067

Đào tạo
Huấn luyện

Đánh giá

Xác định giá

Trả công

trị công việc

Khen thưởng


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.1 Những thông tin cần thu thập
Điều kiện làm việc:

 Điều kiện tổ chức hoạt động
 Lương
 Khen thưởng
 Tầm quan trọng của công việc
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.1 Những thông tin cần thu thập (tt)
Hoạt động làm việc của NV:

 Phương pháp làm việc
 Mối quan hệ trong thực hiện công việc
 Cách thức làm việc với khách hàng
 Cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ

PTCV
3.2.1 Những thơng tin cần thu thập (tt)
Phẩm chất cần có của NV:

 Trình độ học vấn
 Kiến thức
 Kinh nghiệm

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.1 Những thông tin cần thu thập (tt)

 Kỹ năng
 Độ tuổi, giới tính
 Ngoại hình
 Sức khỏe

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.1 Những thông tin cần thu thập (tt)
Trang thiết bị:

 Chủng loại, số lượng
 Tính năng

 Cách thức sử dụng

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.1 Những thông tin cần thu thập (tt)
Tiêu chuẩn thực hiện công việc:

 Quy định về tiêu chuẩn hành vi
 Tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.2 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc
Q trình thực hiện phân tích cơng việc thường bao gồm 06 bước:
Bước 1: xác định mục đích của PTCV

 Phân tích để làm gì?
 Hình thức thu thập thơng tin nào là phù hợp nhất?

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV

3.2.2 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc (tt)
Bước 2: thu thập thông tin cơ bản

 Sơ đồ tổ chức
 Quy trình, quy định
 Các văn bản về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
 MTCV cũ

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.2 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc (tt)
Bước 3: lựa chọn các vị trí đặc trưng để thực hiện PTCV

 Vị trí đại diện cho nhóm cơng việc tương đương
 Vị trí quản lý trực tiếp
 Vị trí đồng nghiệp trong quy trình sản xuất

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.2 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc (tt)
Bước 4: áp dụng các phương pháp PTCV

 Quan sát
 Bấm giờ

 Chụp ảnh
 Phỏng vấn
 Bảng câu hỏi

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.2 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc (tt)
Bước 5: kiểm tra, xác minh thông tin
Kiểm tra, xác minh với các vị trí liên quan như quản lý trực tiếp, nhân
viên dưới quyền, đồng nghiệp …

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.2 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc (tt)
Bước 6: xây dựng MTCV và Tiêu chuẩn công việc
Xây dựng MTCV, TCCV dựa trên kết quả phân tích theo mẫu của doanh nghiệp

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.3 Các phương pháp thu thập thông tin
3.2.3.1 Quan sát tại nơi làm việc

 Phù hợp với những cơng việc có thể đo lường, dễ quan sát
 Xác định được thời gian thực hiện, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của công việc
 Xác định được các thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu sử dụng
 Phù hợp với các việc được chuẩn hóa theo dây chuyền cơng nghệ hoặc có tính lặp đi lặp lại

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
Nhược điểm:
Thơng tin có thể thiếu chính xác do NV biết mình đang bị quan sát.
Khắc phục:

 Sử dụng công cụ hỗ trợ: camera…
 Quan sát theo chu kỳ của một việc hoàn chỉnh
 Trao đổi thêm với đối tượng quan sát

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.3.2 Tiếp xúc trao đổi (hoặc phỏng vấn)

 Phỏng vấn cá nhân hoặc nhóm thực hiện cơng việc
 Phỏng vấn cấp trên trực tiếp
Ưu điểm: Có thể phát hiện các thơng tin và mối quan hệ quan trọng mà
PP khác không thực hiện được

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
3.2.3.2 Tiếp xúc trao đổi (hoặc phỏng vấn)
Nhược điểm:

 Người được hỏi có thể cung cấp thơng tin khơng chính xác
 Tốn thời gian và chi phí
 Phụ thuộc vào kỹ năng người phỏng vấn

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PTCV
Khắc phục:

 Nghiên cứu kỹ cơng việc trước khi phỏng vấn
 Có kỹ năng phỏng vấn
 Xác định mục đích và thiết lập mối quan hệ
 Cấu trúc câu hỏi
 Kiểm tra thông tin trong khi phỏng vấn

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3.2.3.3 Bảng câu hỏi

 Phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin.
 Dễ thực hiện hơn PP phỏng vấn
 Một bản câu hỏi có thể áp dụng đối với nhiều vị trí
 Phân tích để có được thông tin cơ bản, đặc trưng.

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
3.2.3.3 Bảng câu hỏi (tt)
Nhược điểm:

 Có thể bị hiểu sai câu hỏi
 Phụ thuộc vào kỹ năng trình bày của người được hỏi
 Phụ thuộc yếu tố tâm lý của người được hỏi

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067


3.2 NỘI DUNG CẦN THU THẬP – TRÌNH TỰ
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
3.2.3.3 Bảng câu hỏi (tt)
Khắc phục:

 Chuẩn bị kỹ bản câu hỏi.
 Thiết kế câu hỏi đơn giản, gọn, rõ ràng

 Giải thích rõ mục tiêu
 Thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức
 Thực hiện tại nơi làm việc

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - 451067