PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
VÀ MÔ TẢ CÔNG VỆC
Ngô Quý Nhâm
Trưởng bộ môn Quảntrị và Nhân sự,
ĐH NgoạiThương
Email:
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Bài 02
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Nội dung:
 Tầm quan trọng của phân tích công việc
 Thực đơn phân tích công việc
 Bảnmôtả công việcvàbản Tiêu chuẩn
thựchiệncôngviệc
 Lựachọnphương pháp thu thập thông tin
 Thiếtkế công việc
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Phân tích lưu đồ công việc
 Thiếtkế lưu đồ công việc:
… quá trình phân tích các nhiệmvụ cầnthiết đốivới
việctạoramộtsảnphẩmhoặcdịch vụ trướckhi
phân bổ hoặc giao nhiệmvụ cho mộtcôngviệccụ
thể hoặcmộtngười.
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Phân tích và thiết kế công việc
Nguyên liệu đầu vào
Loại vật tư, dữ liệu
và thông tin nào cần
cho công việc?
Thiết bị
Loại phương tiện,

thiết bị và hệ thống
cụ thể nào cần cho
công việc?
Nguồn nhân lực
Kiến thức, kỹ năng và
năng lực cụ thể nào
cần để hoàn thành
nhiệm vụ?
Hoạt động
(quy trình)
Nhiệm vụ cụ thể nào
cần trong việc tạo ra
kết quả mong muốn?
Kết quả
• Sản phẩm, thông tin
hoặcdịchvụgìđược
tạo ra?
• Kết quả được đo lường
như thế nào?
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Phân tích công việc là gì?
 Mộtquytrìnhđượctổ chứcmộtcách
hệ thống nhằm thu thập, phân
tích và tổ chức thông tin về các
công việccụ thể của doanh nghiệp:
 Chứcnăng, nhiệmvụ, hoạt động
 Bốicảnh, điềukiện
 Yêu cầuvề kiếnthứckỹ năng
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Tại sao phải phân tích công việc?

Kết quả phân tích công việc được sử dụng cho:
 Lập kế hoạch nhân lực
 Dự báo nhu cầu và cung về kỹ năng
 Tuyển dụng
 Tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn
 Phương pháp đánh giá và tuyển chọn
 Đào tạo và phát triển
 Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiện tại
 Nội dung chương trình đào tạo
 Đánh giá hiệu quả đào tạo
 Quản lý thành tích
 Xác định tiêu chí/tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá thành tích
 Thiết kế biểu mẫu đánh giá
 Đưa ra kỳ vọng về thành tích cho nhân viên
 Xây dựng hệ thống đãi ngộ:
 Định giá công việc
 Điều chỉnh tiền lương
Thực đơn phân tích công việc
Nội dung công việc
(job-content)
Bốicảnh thựchiện
công việc
(job-context)
Các yêu cầu
đốivới nhân viên
(Worker requirements)
•Cáchoạt động – những gì mà nhân
viên thựctế phảithựchiện
•Những điềukiệntrongđó nhân viên
phảithựchiệncôngviệccủamình

•Những yêu cầumàcôngviệcnàyđòi
hỏi đốivớingườithựchiện
•Kiếnthức, kỹ năng, khả năng, các yêu
cầukháccần để hoàn thành công việc
Kếtquả/đầura
(Output)
•Xácđịnh kếtquảđầuracụ thể cho
mỗi nhiệmvụ
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Nội dung công việc
Cấp độ 1:
Bao quát
Cấp độ 2:
Cụ thể
Cấp độ 3:
Chi tiết
Chứcnăng hoặc nhiệmvụ chung:
các mảng/phạm vi trách nhiệmchủ yếu
Nhiệmvụ (cụ thể)
• Những gì nhân viên phảithựchiệnkhi
triểnkhaimộtchứcnăng củacôngviệc
• Mộthọat động tạoramột sảnphẩm
hoặcdịch vụ cụ thể
Các bước (công đoạn) cần được
triển khai để hoàn thành một nhiệm
vụ cụ thể
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Bối cảnh thực hiện công việc
 Quan hệ báo cáo
 Định vị trong cơ cấutổ chức

 Quan hệ giám sát
 Quyềnhạn
 Tuyểndụng, sa thải, ngân sách
 Quan hệ cá nhân (vớingườikhác)
 Đốitượng và bảnchấtmốiquanhệ
 Điềukiệnlàmviệc
 Những nhân tố gây ra sự không thoảimáihoặc
nguy hiểm
Bốicảnh thựchiệncôngviệc
 Quyềnhạn
 Lậpkế hoạch, tổ chức điềuphối
 Ký kếtvănbản, quyết định, công văn…
 Tuyểndụng nhân sự
 Chi tiêu trong phạm vi ngân sách
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Yêu cầu đối với người thực hiện
Các yêu cầu khác
(Others)
… Yêu cầu về nhân thân hoặc pháp lý
… Yêu cầu về tính cách
… Yêu cầu về sự sẵn sàng bắt đầu làm việc
Năng lực thực hiện các cá nhiệm vụ phi thao
tác. Gồm: trí lực, thể lực, năng lực tư duy,
năng lực tâm lý…
Những năng lực thực hiện một nhiệm vụ cụ
thể. (có thể quan sát được,mang tính thao tác,
và có thể học)
Hệ thống nh
ững hiểu biết hoặc thông tin có

thể áp dụng cho việc thực hiện nhiệm vụ
Khả năng (năng lực)
(Ability)
Kỹ năng
(Skills)
Kiến thức
(Knowledge)
Thông tin quan trọng củabảnMTCV
Mục đích công việc
Chứcnăng A
Nhiệm
vụ A1
Nhiệmvụ A2
Yêu cầu
kếtquả A
Yêu cầu
năng lực
A – các
cấp độ
năng lực
Chứcnăng B
Nhiệm
vụ B1
Nhiệmvụ B2
Yêu cầu
kếtquả B
Yêu cầu
năng lực
B – các
cấp độ

năng lực
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Bản mô tả công việc
 BảnMôtả công việc (Job Description )
…mô tả những nhiệmvụ ngườinắmcôngviệc
phảithựchiện, thựchiệnnhư thế nào, trong
điềukiệnnhư thế nào và tạisao.
 Thông thường, BảnMTCVgồm:
 Phòng ban/nhóm công việc
 Chứcdanh
 Tóm tắtvề công việc
 Các nhiệmvụ và mảng nhiệmvụ
 Bốicảnh thựchiệncôngviệc
 Ngàyphântíchcôngviệc
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Bản Tiêu chuẩn công việc
 BảnTiêuchuẩn đốivớingườithựchiện
công việc
…chỉ ra những yêu cầu đốivớingườithựchiện để
có thể hoàn thành tốtcôngviệc đó
 Các yêu cầu:
 Trình độ
 Kinh nghiệm
 Kiếnthức,
 Kỹ năng,,,
 Chứng nhậnnghề nghiệpvà
 những khả năng
BảnMôtả công việcvàBảnmôtả vị trí
 Bản mô tả công việc mô tả bản chất chung
của công việc xem xét.

 Nó bao gồm các thông tin như trách nhiệm chung,
các nhiệm vụ, các đặc điểm nhân viên phải có.
 Các thông tin này được sử dụng cho việc phân loại và
cơ sở cho việc mô tả vị trí.
 Bản mô tả vị trí cụ thể hóa các trách nhiệm
theo nhu cầu của bộ phận
 Nó tập trung vào kết quả và trách nhiệm cuối cùng
chứ không phải là nhiệm vụ chung.
 Nó xác định các nhiệm vụ cụ thể và được sử dụng để
quản lý thành tích.
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
KỸ THUẬT PHÂN TÍCH VÀ
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Ai nên tham gia phân tích và viết bản
mô tả công việc?
 Ngườithựchiệncôngviệc
 Ngườiquảnlýtrựctiếp
 Chuyên viên phòng nhân sự
 Chuyên gia tư vấn
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Phân chia trách nhiệmgiữabộ phận
Nhân sự và Quảnlýbộ phận
Bộ phận nhân sự Quảnlýbộ phận
Điềuphối quá trình phân tích
công việc
Hoàn chỉnh hoặcphâncông
nhân viên cung cấp thông tin
phân tích công việc
Thiếtkế bảnmôtả công việc để

quảnlýbộ phậnxemxét
Kiểmtravàđảmbảo độ chính
xác củabản MTCV/TCCV
Định kỳ kiểmtrabản
MTCV/TCCV
Yêu cầu điềuchỉnh khi công việc
thay đổi
Kiểm tra thôn tin đầuvàocủa
QLBP để đảmbảo tính chính xác
Xác định các tiêu chuẩn đánh giá
thành tích dựa trên thông tin
phân tích công việc
Tìm kiếmsự hỗ trợ hoặctư vấn
từ bên ngoài đốivớitrường hợp
khó khăn
Có thểđóng vai trò là chuyên gia
hoặc thành viên ban đánh giá
MTCV
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ
CHUẨN HÓA CHỨC DANH
Mô tả
Công
việc
Mô tả
Công
việc
Mô tả
Công
việc

Mô tả
Công
việc
công
Tên
chứcdanh
công việc
công
Tên
chứcdanh
công việc
công
Tên
chứcdanh
công việc
công
Tên
chứcdanh
công việc
Chuẩnhóacơ cấutổ chức
Phân bổ chứcnăng, nhiệmvụ cho các phòng
Chuẩnhóachứcdanh
Phân bổ chứcnăng, nhiệmvụ cho chứcdanh
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc
 Hướng dẫn cho ngườithựchiệnbiết được
phảilàmgìvà làm như thế nào
 Cung cấpnhững thông tin có thểđượcsử
dụng trong quá trình tuyểndụng
PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Phương
pháp thu
thập thông
tin
Quan
sát
Bảng
hỏi
Thông
tin có
sẵn
Phỏng
vấn
(cá nhân,
nhóm)
Sắp sếp thông tin phân tích công việc
1. Xác định các nhiệmvụ
 Mỗicôngviệcnêncókhoảng 3 đến7
nhiệmvụ
2. Xác định các hoạt động trong mỗi
nhiệmvụ
 Hành động
 Đốitượng của hành động
 Mục đích hoặckếtquả mong muốncủa
hành động
 Máy móc, thiếtbị, sổ tay, quy tắcvàcác
hỗ trợ khác để hoàn thành mộthoạt động
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Sắp sếp thông tin phân tích công việc

4. Đánh giá các hoạt động
5. Đánh giá bối cảnh công việc
6. Đánh giá năng lực người thực
hiện
 Kiến thức, kỹ năng cơ bản
 Năng lực đặc biệt để đạt được
thành tích vượt trội
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
NGÔ QUÝ NHÂM, MBA
Các đặc điểm khác
(Other job characteristics)
5. Bối cảnh giao tiếp
(Job context)
Phương pháp Bảng hỏi phân tích vị trí
(Position Analysis Questionnaire)
4. Quan hệ với
người khác
(Relationship with others)
Quy trình nào (phân tích, ra quyết định, lập kế
hoạch) cần được sử dụng để thực hiện công việc?
Người thực hiện công việc lấy thông tin từ đâu?
3. Các nhiệm vụ,
hoạt động
(Work output)
2. Các quy trình tư duy
(Mental processes)
1. Thông tin đầu vào
(Information inputs)
Các hoạt động thể chất và công cụ nào được sử
dụng để tiến hành công việc?

Mối quan hệ gì với người khác/bộ phận khác cần
phải thiết lập để hoàn thành công việc?
Bối cảnh vật chất và xã hội trong đó công việc
được thực hiện
Các hoạt động, điều kiện hoặc đặc điểm khác có
liên quan nhưng chưa được mô tả trong phần 1-5?
THÔNG TIN PHƯƠNG PHÁP
Phỏng vấn Quan sát Bảng hỏi
NỘI DUNG CÔNG VIỆC
Chức năng * *
Nhiệm vụ ***
Hành vi làm việc***
Các bước thực hiện công việc * *
Các hoạt động quan trọng * *
BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Quan hệ báo cáo *
Giám sát *
Ra quyết định *
Quyền hạn*
Điều kiện làm việc**
Yêu cầu về thể lực**
Các yêu cầu cá nhân *
YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC
Kiến thức**
Kỹ năng * * *
Khả năng * *
Các đặc điểm cá nhân * *
Bằng cấp*