Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

TIỂU LUẬN:

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống
kế toán tại Công ty cổ phần thương
mại và dịch vụ Hoàng Dương




LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang trong tiến trình phát
triển cùng với quá trình Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước gắn với sự hợp tác
kinh tế với các quốc gia trong khu vực và trên thế giới. Bằng chứng rõ rệt nhất của sự
mở rộng hợp tác kinh tế này là Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ
chức thương mại thế giới WTO vào cuối năm 2006. Đây là cơ hội và cũng là thách
thức lớn đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói
riêng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trước sự thay đổi lớn lao của nền kinh
tế, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng cần phải giữ
vai trò cầu nối trong kinh doanh thương mại, dịch vụ, không ngừng nâng cao chất
lượng hàng hóa, dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, làm chủ được thị trường giá
cả và từ đó góp sức cạnh tranh với hàng nhập ngoại.
Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao đòi hỏi các nhà quản lý phải có
những thông tin kịp thời để ra quyết định kinh doanh. Kế toán được coi như một công
cụ đắc lực trong quản lý kinh tế với nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, cung cấp một
cách kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, làm cơ sở để các nhà quản lý có được các

quyết định kinh doanh đúng đắn, từ đó giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng, tạo hiệu
quả kinh doanh và không ngừng phát triển.
Báo cáo của em gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế, kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản
lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ
Hoàng Dương.
Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần
thương mại và dịch vụ Hoàng Dương.

Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công
ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương.

PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương.
- Tên viết tắt: Hoang Duong, JSC
- Trụ sở chính: 121 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội
Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương tiền thân là công ty
TNHH Hoàng Dương, được thành lập năm 1997 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số
44760 do sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây cấp ngày 28/03/1997. Tại thời điểm này
công ty chuyên sản xuất, kinh doanh hàng len, sợi xuất khẩu.
Nắm bắt được nhu cầu sử dụng sản phẩm len, sợi trên thế giới ngày một lớn,
trong khi đó các làng nghề truyền thống hoạt động trong lĩnh vực này qui mô sản xuất
nhỏ lẻ, kỹ thuật dựa vào kinh nghiệm, quản lý không mang tính tập trung nên không
thể đáp ứng những đơn đặt hàng lớn với yêu cầu kỹ thuật, hoàn tất chất lượng cao.
Quyết tâm xây dựng 1 nhà máy sản xuất với đội ngũ công nhân công nghiệp, xây dựng
hệ thống quản lý chất lượng theo phương pháp chủ động, công ty đã mạnh dạn đầu tư
dài hạn về máy móc, công nghệ và đặc biệt là cử cán bộ đi học tập nước ngoài để nâng

cao trình độ kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý.
Sau những nỗ lực không ngừng của đội ngũ lãnh đạo và toàn thể cán bộ công
nhân viên, năm 2002 công ty đã khánh thành nhà máy sản xuất mới tại khu CN Phố
nối A với tổng diện tích 15.000m2, đưa vào sử dụng hơn 1200 máy chuyên dụng các
loại với số lượng công nhân trực tiếp và vệ tinh lên tới con số 1000 người.
Năm 2001, công ty bắt đầu tham gia thị trường nội địa, sản xuất đồ len phục vụ
cho thị trường trong nước. Cũng trong năm này, nhãn hiệu CANIFA được công ty

đăng ký nhãn hiệu độc quyền và từ đó trở thành nhãn hiệu chung cho các sản phẩm nội
địa.
Năm 2005 Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương được tách
riêng khỏi công ty TNHH Hoàng Dương. Hiện tại công ty TNHH Hoàng Dương hoạt
động mang tính chất một xưởng gia công cho công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ
Hoàng Dương.
Vài năm gần đây, công ty bắt đầu mở rộng kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm
với mặt hàng áo thun mùa hè - thu
Trải qua gần 10 năm hình thành và phát triển, nhãn hiệu CANIFA ngày càng
được nhiều người tiêu dùng trong nước biết đến là một thương hiệu thời trang với mẫu
mã đa dạng, chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Hiện tại công ty có 10 cửa hàng và đại lý
phân phối độc quyền trên địa bàn Hà Nội. Hoàng Dương đã và đang tiếp tục khẳng
định được vị trí của mình trong ngành dệt may nói chung và kinh doanh hàng thời
trang nội địa nói riêng.
1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
1.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Chủ trương hoạt động của công ty là phát triển cả chiều rộng và chiều sâu nhằm
thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm cho người lao động, ổn định thu nhập cho
cán bộ công nhân viên, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển công ty ngày
càng lớn mạnh.
1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Sản phẩm: Chuyên sản xuất và kinh doanh hàng dệt len phục vụ nhu cầu mặc

đẹp vào mùa thu, đông, xuân. Sản phẩm len của công ty chủ yếu là áo len nam,
nữ, áo len trẻ em bao gồm các chất liệu len, kiểu dáng, độ dày mỏng khác nhau
phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của mùa thu – đông. Ngoài ra còn có khăn
len, mũ len, tất len và túi xách bằng len. Gần đây, công ty đa dạng hóa sản
phẩm sang cả mặt hàng áo thun và đồ kaki cho mùa hè – thu. Tuy nhiên, vì mới
mở rộng mặt hàng này nên đồ kaki của công ty chủ yếu chỉ là quần sooc, quần
ngố và váy. Và trong năm 2009 này, công ty còn mạnh dạn đưa ra các mẫu thiết

kế là áo khoác mùa đông phối giữa chất liệu vải cotton và len với nhiều mẫu
mã, màu sắc đa dạng.
- Đặc điểm yếu tố đầu vào: Là len, vải và các phụ liệu khác như chỉ, cúc áo,
kim tuyến, hạt kim sa, hạt cườm, ngọc trai…
Trong đó: Len và vải công ty chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc, số còn lại mua
từ các nhà cung cấp trong nước.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức thành 2 mảng:
- Sản xuất: Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu dưới hình thức thuê ngoài
gia công. Tức là công ty sẽ mua nguyên vật liệu đầu vào rồi chuyển cho đơn vị gia
công theo đúng mẫu mã, yêu cầu kỹ thuật do bộ phận kỹ thuật của công ty thiết kế và
nhận về sản phẩm hoàn thành. Ngoài ra thì công ty cũng có một xưởng sản xuất nhỏ.
Tuy nhiên hoạt động tự sản xuất chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ và không thường
xuyên.
- Kinh doanh thương mại: Sản phẩm hoàn thành sau khi được kiểm tra chất
lượng tại bộ phận KCS sẽ được phân phối đến các cửa hàng và đại lý độc quyền của
công ty. Ngoài kênh phân phối chủ yếu này thì công ty còn có 1 hình thức phân phối
khác là bán đứt. Đây là các đơn hàng do các cá nhân mua với số lượng lớn để tiêu thụ
tại các vùng lân cận.

Sơ đồ 1-1
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY

Bộ
phận
thiết
kế
Bộ
phận
kỹ
thuật
Bộ phận
mua

Bộ phận
cung ứng
Bộ phận
đặt hàng
Phòng
cung ứng
Phòng quản lý

chủng loại sản
phẩm
Thi
ế
t
kế
phong
cách
sản
phẩm
Ra m
ẫ
u, thông s
ố

k
ỹ

thuật
Đinh m
ứ
c,
loại NVL
Cửa hàng
Đơn vị
gia công
NVL, Đ.m
ứ
c,
số lg sp

Sp hoàn thành

KHO
Ki
ể
m tra ch
ấ
t
lượng sản phẩm
Đại lý
Bán buôn




Trong công ty, một trong những nhiệm vụ của phòng Marketing là tìm hiểu
nhu cầu, thị hiếu của khách hàng. Từ đó, phòng Marketing sẽ phối hợp với phòng
quản lý chủng loại sản phẩm mà cụ thể là bộ phận thiết kế để đưa ra các ý tưởng về
sản phẩm.
Bộ phận thiết kế, sau đó sẽ có nhiệm vụ thiết kế phong cách sản phẩm, lựa
chọn chất liệu phù hợp với thị hiếu của khách hàng cũng như xu hướng thời trang của
từng mùa, từng năm. Mẫu thiết kế này sẽ được đưa ra một hội đồng xét duyệt gọi là
“duyệt mẫu”. Hội đồng này thường gồm giám đốc, cán bộ của các phòng Marketing,
phòng cung ứng, phòng bán hàng và phòng quản lý chủng loại sản phẩm.
Nếu mẫu thiết kế được duyệt, nó sẽ được chuyển sang cho bộ phận kỹ thuật.
Các nhân viên trong bộ phận này là những người có khả năng sử dụng thành thạo
các loại máy dệt len cũng như cách tạo các loại họa tiết khác nhau trên đồ len. Bộ
phận kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ làm ra một sản phẩm mẫu hoàn chỉnh, cùng với các
thông số kỹ thuật liên quan đến sản phẩm đó được thiết kế trên 1 tấm bìa cứng. Đây
có thể coi như một bản vẽ thiết kế cho đơn vị gia công làm căn cứ để sản xuất theo

đúng yêu cầu.
Các thông số kỹ thuật về khối lượng sản phẩm, chất liệu, màu sắc, cách phối
màu sẽ được chuyển đến phòng cung ứng. Phòng cung ứng sẽ dựa vào các thông số
kỹ thuật trên cùng với số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất để xây dựng định mức
về khối lượng nguyên vật liệu cũng như các loại nguyên vật liệu, phụ liệu cần mua.
Bộ phận mua chỉ đơn giản thực hiện nhiệm vụ mua đúng yêu cầu.
Tiếp đó, khi hợp đồng với đơn vị gia công được ký kết, nguyên vật liệu, sản
phẩm mẫu, bản thiết kế trên bìa cứng sẽ được chuyển cho đơn vị gia công. Như vậy,
công ty không tiến hành khâu trực tiếp sản xuất mà chỉ nhận về sản phẩm hoàn
chỉnh khi đơn vị gia công hoàn thành đơn hàng.
Sản phẩm của công ty trước khi nhập kho được kiểm tra chất lượng kỹ càng
bởi một số nhân viên gọi là KCS. Nếu sản phẩm không đạt đủ tiêu chuẩn theo đúng
yêu cầu kỹ thuật sẽ bị trả lại cho đơn vị gia công. Từ kho, sản phẩm sẽ được phân
phối tới tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối đã được trình bày ở trên.

1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 1-2
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

BAN GIÁM ĐỐC
Phòng
hành chính
nhân sự
Phòng
chủng loại
sản phẩm
Phòng mua
và cung
ứng

Phòng tài
chính kế
toán
Phòng bán
hàng
Bộ
phận
thiết
kế
Bộ
phận
kỹ
thuật
Bộ
phận
mua
Bộ
phận
đặt
hàng
Phòng
Marketing
Bộ
phận
cung
ứng

1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận.
- Ban giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có quyền hạn lớn nhất, có trách
nhiệm chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời

cũng là người chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ hoạt động của công ty.
- Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng quản lý hành chính, quản trị,
quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty.
- Phòng quản lý chủng loại sản phẩm: Có chức năng định hình và định dạng
nhóm sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống, xây dựng tác
nghiệp kỹ thuật, định mức, định lượng quy trình hoàn thiện sản phẩm. Phòng quản
lý chủng loại sản phẩm có 2 bộ phận:
+ Bộ phận thiết kế: Chịu trách nhiệm chính trong việc định hình phong cách
sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống dựa trên nghiên cứu thị
trường và khả năng đáp ứng thị trường của công ty.
+ Bộ phận kỹ thuật: Có chức năng hiện thực hóa ý tưởng của bộ phận thiết kế
thành sản phẩm hoàn chỉnh, ra được mẫu cho bộ phận đặt hàng để tiến hành sản
xuất, phối hợp cùng các bộ phận khác thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao và mục
tiêu chung của công ty.
- Phòng mua và cung ứng: Có chức năng đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng yêu
cầu về chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu. Phòng mua và cung ứng có 2 bộ
phận:
+ Bộ phận đặt hàng: Có nhiệm vụ triển khai đặt hàng gia công để có được sản
phẩm hoàn thành đúng tài liệu kỹ thuật của bộ phận kỹ thuật.
+ Bộ phận mua: Có nhiệm vụ mua đúng giá cả thị trường, đúng chất lượng,
đúng chất lượng, tiến độ do bộ phận đặt hàng yêu cầu, cung cấp các thông tin phản
hồi về thị trường, nguyên phụ liệu hoặc thông tin về sản xuất đến bộ phận cung ứng.
+ Bộ phận cung ứng hàng hóa: Quản lý, kiểm tra hàng hóa đúng chất lượng,
cung ứng hàng hóa đúng định mức, thời gian theo đề nghị của phòng Marketing,
xây dựng và thực hiện quy trình xuất – nhập đảm bá xuất – nhập hàng hóa chính
xác, thực hiện đúng yêu cầu của phong kế toán.

- Phòng bán hàng: Thực hiện chức năng tổ chức hoạt động bán hàng trên các
kênh phân phối, chăm sóc khách hàng, thu thập thông tin phản hồi của khách hàng.
- Phòng Marketing: Có nhiệm vụ khuếch trương hình ảnh, thương hiệu sản

phẩm, đề xuất triển khai các chương trình, hoạt động nhằm phát triển thương hiệu,
hình ảnh của công ty, nghiên cứu, khảo sát thị trường, thu thập thông tin về đối thủ
cạnh tranh để xây dựng các chương trình hỗ trợ bán hàng hiệu quả.
- Phòng tài chính kế toán: Đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo
tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng
thời có nhiệm vụ quản lý toàn bộ số vốn, tài sản, các khoản thu, chi của công ty,
kiểm tra số liệu chứng từ làm căn cứ cho việc ghi chép sổ sách, báo cáo quyết toán,
báo cáo tài chính của công ty theo quy định của Bộ tài chính.
1.4. Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
1.4.1. Kết quả kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây
(Xem bảng trang sau)
1.4.2. Tình hình tài chính của công ty.
Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty là khá khả quan, thể hiện, kết quả
kinh doanh năm 2007 tăng đáng kể so với năm 2006. Có được kết quả tốt như vậy
là do thương hiệu của công ty trong những năm gần đây càng được thêm nhiều
người biết đến. Hơn nữa, trong năm 2007, mặt hàng áo thun mùa hè- thu của công
ty tiêu thụ khá mạnh so với thời điểm chủng loại hàng này bắt đầu được công ty đưa
vào năm 2006. Năm 2008, các chỉ tiêu của công ty nhìn chung đều tăng so với 2007
nhưng chỉ với tỷ lệ thấp. Điều này cũng không đi ngược lại tình hình chung khi mà
nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang chịu một sự
khủng hoảng rất lớn.



Bảng 1-1:
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2006-2008
ST
T
Chỉ tiêu Năm 2006

Năm 2007

Năm 2008

2007 so 2006 2008 so 2007
Chênh
lệch (+/-)

% Chênh
lệch (+/-)

%
1

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ
20,161,31
4

23,977,26
6

24,335,24
9

3,815,95
2

18.93%

357,983

1.49%

2

Các khoản giảm trừ doanh thu 1,950

2,040

2,350

90

4.62%

310

15.20%

3

Doanh thu thuần 20,159,36
4

23,975,22
6

24,332,89
9

3,815,86
2

18.93%

357,673

1.49%

4

Giá vốn hàng bán 15,702,35
8

18,292,67
9

18,433,50
0

2,590,32
1

16.50%

140,821

0.77%

5

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung
cấp dịch vụ
4,457,006

5,682,547

5,899,399

1,225,54
1

27.50%

216,852

3.82%

6

Doanh thu hoạt động tài chính 70,376

97,203

93,230

26,827

38.12%

-3,973

-4.09%

7

Chi phí tài chính 85,224

76,203

77,304

-9,021

-10.59%

1,101

1.44%

8

Chi phí bán hàng 1,902,668

2,321,230

2,454,772

418,562

22.00%

133,542

5.75%

9

Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,012,115

1,023,335

1,047,225

11,220

1.11%

23,890

2.33%


10

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh
1,527,375

2,358,982

2,413,328

831,607

54.45%

54,346

2.30%

11

Thu nhập khác 8,223

10,884

12,485

2,661

32.36%

1,601

14.71%

12

Chi phí khác 8,114

10,443

12,987

2,329

28.70%

2,544

24.36%

13

Lợi nhuận khác 109

441

-502

332

304.59
%

-943

-

213.83%

14

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1,527,484

2,359,423

2,412,826

831,939

54.46%

53,403

2.26%

15

Thuế thu nhập doanh nghiệp 412,421

637,044

651,463

224,624

54.46%

14,419

2.26%

16

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp
1,115,063

1,722,379

1,761,363

607,315

54.46%

38,984

2.26%


PHẦN 2.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.1.1. Mô hình tổ chức

Sơ đồ 2-1
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG.











2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành kế toán
- Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về
toàn bộ công tác kế toán của công ty, giám sát chỉ đạo về vấn đề tài chính, tổng hợp
các báo cáo của kế toán viên và đưa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quá
trình hoạt động của công ty.

- Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ và ngân hàng: có nhiệm vụ:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
THỦ QUỸ KIÊM KẾ

TOÁN CÔNG NỢ,
KẾ TOÁN NGÂN
HÀNG
KẾ TOÁN THANH
TOÁN, HÀNG HÓA,
VẬT TƯ, GIÁ

THÀNH, LƯƠNG
KẾ TOÁN TỔNG
HỢP KIÊM KẾ
TOÁN TSCĐ

+Quản lý quỹ tiền mặt, vào sổ kế toán hàng ngày.
+Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi từng khoản nợ phải trả, nợ phải thu nhằm
đôn đốc việc thanh toán kịp thời, chi tiết cho từng đối tượng nợ.
- Kế toán thanh toán, vật tư, hàng hóa, giá thành, lương: Có nhiệm vụ:
+Theo dõi tình hình tăng, giảm của vật tư, hàng hóa, căn cứ vào chứng từ nhập kho,
xuất kho để vào sổ sách kế toán.
+Tính và thanh toán các khoản tiền lương cho công nhân viên, kiểm tra và phân tích
tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí
công đoàn.
+Tính giá thành thành phẩm theo đúng quy trình đã được quy định
+Theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, viết hóa đơn bán
hàng, kiểm kê hàng hóa thanh toán với người mua, lập báo cáo tiêu thụ và xác định
số thuế phải nộp của công ty.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định:
+Theo dõi biến động của tài sản cố định trong kỳ, lập kế hoạch trích khấu hao tài
sản đồng thời theo dõi sự biến động về chi phí trong toàn công ty. Trong kỳ có
những khoản chi phí phát sinh sẽ được tập hợp để có kết quả kinh doanh chính xác
và tìm hướng giải quyết, điều chỉnh cho cân đối với doanh thu.
+Kiểm tra các sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ thu thập số liệu tổng hợp của kế toán các
phần hành để lập báo cáo kế toán, báo cáo thuế.

2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty
2.2.1. Các chính sách kế toán chung.
- Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo
quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.

- Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm
- Kỳ kế toán: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 của
tháng đến hết ngày cuối cùng của tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: VNĐ

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương
pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ.
- Phương pháp kế toán HTK:
+ Phương pháp kế toán tổng hợp HTK: Theo phương pháp kê khai thường
xuyên
+ Phương pháp kế toán chi tiết HTK: Áp dụng phương pháp thẻ song song.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính
ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ
tài chính.
Các chứng từ tại công ty được tổ chức quản lý theo cách thức là người nào chịu
trách nhiệm về phần hành nào thì sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ vào
các file liên quan. Các chứng từ trong 2 năm gần nhất được lưu tại phòng kế toán,
số chứng từ cũ của các năm trước được lưu tại kho lưu trữ riêng của công ty theo
quy định của chế độ hiện hành.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính
ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ
tài chính. Từ đó xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động
kinh doanh của công ty. Các tài khoản được mở chi tiết tại công ty chủ yếu là TK
112, 211, 641, 642. Cụ thể:
- TK 112 được mở chi tiết theo ngân hàng mà công ty mở tài khoản:
+ TK 11211: Tài khoản tiền gửi Việt Nam Đồng tại NH Đầu tư phát triền

Việt Nam
+ TK 11213: Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Sacombank
+ TK 11214: Tài khoản tiền gửi Việt Nam đồng tại ngân hàng Đông Á.
+ TK 11215: Tài khoản tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng Đông Á.

- TK 211 được mở chi tiết theo các loại TSCĐ
+ TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc: Tài khoản này dùng để theo dõi một
sốTSCĐ sử dụng cho các cửa hàng như cửa kính, nội thất cửa hàng
+ TK 2112 – Máy móc, thiết bị: Tài khoản này dùng để theo dõi các TSCĐ
dùng để sản xuất ra sản phẩm mẫu như máy dệt, máy may, máy linking.
+ TK 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý: Tài khoản này dùng để theo dõi các
TSCĐ phục vụ chủ yếu cho quản lý như điều hòa, máy tính.
- TK 641 được chi tiết theo từng nhóm chi phí phục vụ cho hoạt động bán
hàng
+ TK 6411: Chi phí thuê cửa hàng
+ TK 64111: Quỹ thúc đẩy doanh số bán hàng: Tài khoản này dùng để phả
n
ánh các khoản chi trả cho NVKD, được tính là 3% trên doanh số bán hàng.
+TK 6412: Chi phí lương cứng nhân viên bán hàng
+TK 6413: Chi phí giảm giá cho nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để
phản ánh lượng tiền giảm giá (20% giá niêm yết của sản phẩm) cho các nhân viên
khi mua hàng tại các cửa hàng của công ty
+TK 6414: Chi phí hoa hồng đại lý
+TK 6415: Chi phí phục vụ cửa hàng: bao gồm các chi phí như nước lau sàn,
nước lau kính, chổi, giấy vệ sinh…
+TK 6416: Chi phí giảm giá, khuyến mại
+TK 6417: Chi phí Marketing
+TK 6418: Chi phí khác
+TK 6419: Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 642 được chi tiết theo từng nhóm chi phí phục vụ cho hoạt động quản lý

+TK 6421: Chi phí lương nhân viên quản lý
+TK 6422: Chi nghiên cứu phát triển sản phẩm: Bao gồm các chi phí liên
quan đến việc ra mẫu như chi phí mua vật liệu mẫu, mẫu màu hoặc sản phẩm
mẫu tham khảo
+TK 6423: Chi quảng cáo

+TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
+TK 6425: Chi phí thuê văn phòng
+TK 6426: Thưởng lễ tết, chế độ, hội họp
+TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
+TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
+TK 6429: Chi công tác phí, tiếp khách
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên cơ sở sử dụng
phần mềm kế toán Augges.
Sơ đồ 2-2
QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC SỔ NKC








Ghi chú:

Chứng từ kế
toán
Bảng tổng hợ
p
chứng từ kế
toán
PHẦN MỀ
M
KẾ TOÁN
Sổ kế toán:
-Sổ tổng hợp
-Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính

Báo cáo quản trị

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
: Nhập số liệu hàng ngày
: Đối chiếu, kiểm tra


Theo sơ đồ trên, hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán như
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT… hoặc các bảng tồng hợp
chứng từ kế toán để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu
vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Sau đó, theo quy trình đã được lập trình sẵn trong phần mềm, các thông tin
sẽ tự động được nhập vào các sổ kế toán tổng hợp như Nhật ký chung, Sổ cái
các tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng hoặc bất cứ thời điểm nào, kế toán muốn cộng sổ hoặc muốn biết

số dư trên các tài khoản hoặc lập báo cáo tài chính, chỉ cần một cái nhấp chuột là
có kế toán có thể có được các dữ liệu cần thiết.
Sự đối chiếu giữa các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết được thực hiện một cách
tự động do vậy đảm bảo tính chính xác rất cao.
Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in
ra giấy, đóng thành quyển và được lưu trữ theo đúng quy định.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
- Kỳ lập báo cáo: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01
đến hết ngày cuối cùng của tháng. Các báo cáo kế toán được lập chậm nhất là ngày
20 của tháng sau.
- Các loại báo cáo tài chính: Công ty lập các loại báo cáo tài chính theo đúng
quy định của chế độ kế toán hiện hành bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Bên cạnh các loại báo cáo tài chính trên, công ty còn có thêm báo cáo kết quả
kinh doanh theo mặt hàng để theo dõi chi tiết hơn về doanh thu, chi phí của từng
mặt hàng kinh doanh để có kế hoạch sản xuất phù hợp. Các chỉ tiêu trong báo cáo
kinh doanh theo mặt hàng được sắp xếp theo hàng ngang như mẫu dưới đây:


BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH DÒNG HÀNG: A
Mặt
hàng
Doanh
thu
Giá vốn

LN gộp CPBH CPQL CP khác

LN
thuần
1
2
…

Các sản phẩm của công ty được chia thành các dòng hàng khác nhau. Mỗi
dòng hàng lại chia thành các ngành hàng. Trong mỗi ngành hàng lại có rất nhiều mã
hàng khác nhau. Cụ thể công ty có các dòng hàng và mặt hàng như sau:
- Dòng Len được chia thành các ngành hàng: Cộc – Mỏng, Mỏng – Dài tay,
Cộc – Dày, Dày – Dài. Và trong mỗi ngành hàng lại chia thành mặt hàng
dành cho Nam và dành cho Nữ.
- Dòng Trẻ em: Chia thành 2 ngành hàng len và vải
- Dòng Phông: Chia thành 2 ngành Nam và Nữ
- Dòng Kaki
- Dòng Body
2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể:
2.3.1. Tổ chức hạch toán vật tư, thành phẩm
2.3.1.1. Đặc điểm vật tư, thành phẩm tại công ty.
a. Đặc điểm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại Hoàng Dương rất đa dạng
chia thành 2 loại chính là: hàng len và hàng vải. Trong đó mỗi loại lại có rất nhiều
chất liệu cũng như màu sắc khác nhau.
-Len: Thường có các loại như len 100% cotton: đây là loại len rất dai và
bền, không bị xù lông, nhưng có một nhược điểm là không ấm lắm. Loại len này
thường thích hợp để sản xuất các kiểu áo mỏng, len cotton pha nilon: loại len này có

ưu điểm là ấm nhưng có nhược điểm nhỏ là bị xù lông, loại len này thích hợp với
việc sản xuất các loại áo len dày và ấm.

-Vải: Thông thường công ty sử dụng là chất liệu cotton. Vì đây là chất liệu
thấm mồ hôi, mát, rất thích hợp cho sản xuất các kiểu dáng áo thun phục vụ cho
mùa hè – thu.
Ngoài len và vải là các nguyên liệu chính, công ty còn sử dụng các loại phụ liệu
đi kèm như chỉ, kim tuyến, cúc áo, hạt kim sa, ngọc trai, hạt nhựa, khóa, mác,…
Các nguyên vật liệu này chủ yếu được công ty nhập khẩu từ Trung Quốc
hoặc mua từ các nhà cung cấp trong nước. Do công ty có đội ngũ cán bộ cung ứng
giàu kinh nghiệm, hiểu biết về các loại chất liệu và các nhà cung ứng đều là đối tác
lâu năm, có uy tín, nên nguyên vật liệu của công ty có chất lượng rất tốt. Đây là lý
do hết sức quan trọng đóng góp vào việc xây dựng và củng cố thương hiệu sản
phẩm cho công ty.
b. Đặc điểm CCDC
Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là thuê ngoài gia công nên
CCDC tại công ty chủ yếu chỉ là các máy móc, thiết bị dùng cho văn phòng nhưng
chưa đủ điều kiện là TSCĐ như: Kệ, tủ, bàn ghế, máy tính, máy in…Các CCDC
này được theo dõi tương tự như TSCĐ, tức là, khi CCDC được đưa vào sử dụng, kế
toán sẽ xác định thời gian trích khấu hao, nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ
tự động tính khấu hao cho từng tháng . Tuy nhiên, mức khấu hao này không được
cho vào TK 214 mà ghi giảm TK 153. Đây thực tế là 1 cách phân bổ dần CCDC
vào chi phí nhưng không sử dụng thông qua tài khoản 142 và 242.
c. Đặc điểm thành phẩm
Thành phẩm tại công ty là các sản phẩm hoàn thành sau quá trình gia công
được nhập kho của đơn vị bao gồm có các loại áo len, khăn len, mũ len, áo thun, áo
trẻ em, quần kaki…
2.3.1.2. Tổ chức hạch toán
a. Quy trình nhập – xuất vật tư, thành phẩm.

Để kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập – xuất NVL, CCDC, thành phẩm, kế toán
trưởng của công ty đã xây dựng quy trình nhập hàng (Sơ đồ 2-3), xuất hàng (Sơ đồ
2-4) rất chi tiết như mô tả dưới đây:

Sơ đồ 2.3
QUY TRÌNH NHẬP HÀNG
Các
bước
Tiến trình Công việc
Người
chịu
trách
nhiệm
Đối
tượng
Tần
xuất

Tài liệu

6.1







-
Nh
ậ
p mua, nh
ậ
p

thành phẩm sản xuất
từ đơn vị cung cấp,
gia công:
+ Trưởng phòng
MVCU thông báo cho
thủ kho về mã hàng, số
lượng và thời gian nhập
hoặc chuyển đơn hàng
được xác nhận trước ít
nhất 3h làm việc.
- Nhập hàng từ đại lý:
+ Thủ kho tiếp nhận
yêu cầu nhập hàng của
đại lý từ nhân viên kinh
doanh.



- TPMV
CU



- NVKD
- Thông
tin nhập
hàng
-
Khi
có

yêu
cầu
-
BM01-
09CU
-
BM03-
09CU
6.2
- Sau khi nhận được
thông tin nhập hàng,
-
THUKH
- Thông
tin nhập
-
Khi
Không
Tiếp nhận
thông tin
nhập hàng

Chuẩn bị
nhập hàng





thủ kho chuẩn bị nhân

lực, vật lực để tiến
hàng nhập hàng.
- Với hàng nhập từ đại
lý, thủ kho lên kế
hoạch để NVVC đến
nhận hàng và báo lại
cho NVKD ngày giờ
đến nhận nhưng không
chậm hơn 2 ngày.
O hàng có
yêu
cầu
6.3
-
Nh
ậ
p mua t
ừ

đơn v
ị

cung cấp:
+ Khi đơn vị cung cấp
chuyển hàng đến, thủ
kho kiểm tra phiếu xuất
của đơn vị cung cấp ,
nếu thấy sai lệch so với
đơn hàng thì thông báo
cho TPMVCU và từ

chối nhận những mã
hàng không đúng với
đơn đặt hàng và nhập
những mã hàng theo
đơn hàng. Nếu số
lượng thực tế sai lệch
so với phiếu xuất kho
của đơn vị cung cấp thì
thủ kho tiến hành lập



-
THUKHO









- Hàng
hoá
- Khi
nhập
hàng

- Phiếu

nhập
-
BM02-
09CU

biên bản và có xác
nhận của người giao
hoặc có ít nhất 3 người
chứng kiến.
Phiếu nhập kho được
lập thành 3 bản: 1
chuyển cho đơn vị
cung cấp, 1 chuyển cho
kế toán hàng hoá, 1 lưu
tại kho.
+ Thủ kho có trách
nhiệm báo cho trưởng
phòng Kinh doanh tiếp
thị các mã hàng nhập.
-Nhập hàng từ đại lý:
+ Nhân viên vận
chuyển có trách nhiệm
đến đại lý nhận hàng và
ký nhận số lượng với
đại lý trong vòng 8 tiếng
làm việc từ khi nhận
được yêu cầu đối với
mùa hè và trong vòng
16 tiếng làm việc từ khi
nhận được yêu cầu đối

với hàng mùa đông.
+Thủ kho tiến hành




-
THUKH
O





- NVVC

-
THUKH
O
Nhập hàng