Tài liệu 10 KỸ THUẬT ĐỂ THÀNH CÔNG TRONG DỰ ÁN docx

10 KỸ THUẬT ĐỂ THÀNH CÔNG TRONG DỰ ÁN
1. Bắt đầu (Starting out): Đảm bảo rằng khi bạn bắt đầu, khách hàng
của bạn xác định yêu cầu tốt nhất. Bạn cần phải hiểu chính xác phải thực
hiện điều gì, ai làm và làm khi nào. Hãy cụ thể nó, hãy viết ra và yêu cầu
khách hàng ký tên vào. Tài liệu này chính là cơ sở để đo kết quả thực hiện
dự án.
2. Khách hàng (Customers): Hãy tìm cách kéo khách hàng của bạn vào
trong toàn bộ chu kỳ sống dự án. Đưa họ vào trong giai đọan phân tích và
lập kế hoạch, cũng như lúc thi hành. Bạn không cần tìm sự chấp thuận từ
khách hàng, hãy để họ thông báo. Càng để họ tham gia nhiều, mức độ thành
công và dễ dàng đạt được mong đợi của họ gia tăng.
3. Khung thời gian (Timeframes): Hãy đưa ra khung thời gia ngắn và thực
tế. Đừng bao giờ đồng ý một khung thời gian quá dài. Chia nhỏ dự án thành
các dự án con “mini-projects” nếu bạn cần. Mỗi dự án con nên nhỏ hơn 6
tháng. Điều này giúp mọi người dễ tập trung hơn và có động cơ hơn.
4. Cột mốc (Milestones): Chia nhỏ khung thời gian dự án thành các cột mốc
để dễ dàng quản lý các công việc. Đưa deadline vào mỗi cột mốc và cố gắng
đạt được từng deadline đó, không cần biết lý do gì. Nếu không kịp, hãy nói
với khách hàng sớm nhất có thể.
5. Truyền thông (Communications): Đảm bảo rằng bạn truyền nhận thông
tin với mọi người chính xác và đúng lúc. Thực hiện các báo cáo hàng tuần
và thường xuyên tổ chức meeting toàn đội.
6. Yêu cầu (Scope): Thay đổi yêu cầu không được làm ảnh hưởng đến thời
gian. Hãy để khách hàng chấp thuận những thay đổi yêu cầu quan trọng, sau
đó thương lượng để gia hạn ngày deadline nếu bạn cần.
7. Chất lượng (Quality): Giữ chất lượng của các deliverables ở mức cao
nhất có thể. Xem xét chất lượng liên tục và đừng bao giờ để sơ xuất. Hiện
thực việc xem xét theo cặp “peer reviews” vì thế các thành viên trong đội có
thể xem deliverables của những người khác. Sau đó tiến hành để người
ngoài đội xem xét “external reviews” để đảm bảo đạt yêu cầu của khách
hàng.

8. Vấn đề (Issues): Nhảy ngay đến các rủi ro và vấn đề ngay khi xác định
được chúng. Lập thứ tự ưu tiên và giải quyết chúng trước khi chúng ảnh
hưởng đến dự án. Nỗ lực kiểm soát rủi ro và vấn đề tốt nhất có thể.
9. Kết quả (Deliverables): Mỗi khi kết quả hoàn thành, đưa chúng chính
thức đến khách hàng. Hãy để họ ký vào và chấp nhận điều đó đạt yêu cầu
của họ. Chỉ như vậy bạn mới đảm bảo rằng mỗi kết quả lúc đó đã 100%
hoàn thành.
10. Đội của bạn (Your team): Dự án thành công được thực hiện với đội
thành công “Great projects are run by great teams”. Hãy tuyển những người
tốt nhất có thể. Hãy bỏ thời gian tìm kiếm đúng người. Điều đó giúp bạn tiết
kiệm thời gian để trong dự án. Nhớ rằng, những người tốt thường dễ có động
cơ hơn. Hãy chỉ cho họ tầm nhìn “Vision” và cách thức để đạt được điều đó.
Tạo niềm tin và tin tưởng họ. Làm họ cảm thấy có giá trị.