Tài liệu Luận văn: Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Phơng Đông docx

Luận văn
Đặc điểm tổ chức kế tốn
tại Cơng ty TNHH Phơng
Đông

1


Lời mở đầu
Từ khi nước ta thực hiện công cuộc đổi mới, phát triển nền kinh tế
thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đến nay,các doanh nghiêp vừa và
nhỏ Việt Nam ngày càng có vai trị quan trọng trong nền kinh tế quốc dân,
đóng góp trên 30% GDP cả nước,tạo việc làm cho hơn 25% tổng số lao
động trên tồn quốc.Cùng với việc đóng góp cho xã hội khối lượng hàng
hóa và giải quyết việc làm cho người lao động, các doanh nghiệp vừa va
nhỏ Việt Nam còn tạo nên nguồn thu nhập ổn định cho một bộ phận dân
cư, khai thác các nguồn lực và tiềm năng tại chỗ của các địa phương trên
các vùng cả nước.
Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới , các doanh nghiệp này
cũng đóng góp vai trị quan trọng . Để nâng cao tính cạnh tranh và vị thế
của các doanh nghiệp Việt Nam trên trường quốc tế thì trong quá trình hoạt
động của mình yêu cầu các doanh nghiệp phải ln hồn thiện cơng tác tổ
chức , quản lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Trong đó việc xây
dựng và hồn thiện cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn là một vấn đề quan
trọng hàng đầu.
Cơng tác giảng dạy và học tập kế toán cũng đang được hồn thiện
trong đó tổ chức cho sinh viên tìm hiểu thực tế tại các công ty là một
phương thức hiệu quả nhằm cung cấp kiến thức thực tế cho nguồn nhân lực
kế toán tương lai . Để phục vụ cho q trình học tập về kế tốn , em đã xin
kiến tập kế tốn tại cơng ty TNHH Phương Đơng . Trong q trình thực tế
tại cơng ty , em đã được tìm hiểu về cơng việc sản xuất kinh doanh , cơng

tác tổ chức quản lý trong đó trọng tâm là cơng tác tổ chức kế tốn . Được
tìm hiểu về các cơng việc kế tốn cụ thể từ tổ chức chứng từ ,vận dụng hệ
thống tài khoản , hệ thống báo cáo , hệ thống sổ sách tương ứng với các
phần hành cụ thể và sự vận hành của bộ máy kế toán .

2


Phần một : Khái quát chung về công ty
TNHH Phương Đông

1.1.Lịch sử phát triển của công ty TNHH Phương Đông
Công ty TNHH Phương Đông được thành lập theo giấy phép đầu tư
số 052807 được UBND tỉnh Hưng Yên phê duyệt ngày 20/11/1998.Nhờ sự
đóng góp tích cực của Ban lãnh đạo Cơng ty cùng tồn thể cán bộ cơng
nhân viên trong nhà máy cho đến nay công ty đã đạt được những thành quả
đáng kể trong sản xuất kinh doanh. Công ty hiện có đội ngũ cán bộ cơng
nhân viên giàu kinh nghiệm, tay nghề giỏi, có kỷ luật lao động tốt và môi
trường làm việc chuyên môn với đầy đủ trạng thiết bị hỗ trợ an tồn sản
xuất… Cơng nhân có thể hồn tồn n tâm với tất cả các chế độ, chính
sách áp dụng tại nhà máy cũng như mơi trường làm việc an tồn, ổn định,
chun nghiệp sẽ tạo điều kiện cho mỗi công nhân phát huy khả năng và
tính sáng tạo của mình trong q trình sản xuất và làm việc.
Tuy mới thành lập là một doanh nghiệp cịn non trẻ nhưng cơng ty đã
có những bước phát triển đáng ghi nhận . Công ty TNHH Phương Đông đã
xây dựng xơ sở hạ tầng khang trang với hệ thống máy móc thiết bị văn
phịng , các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất ln được đầu tư đổi mới ,
công ty xây dựng hệ thống mạng Lan và Internet , sử dụng và bảo dưỡng
định kì đảm bảo đủ các phương tiện máy móc cho sản xuát . Do đặc điểm
sản xuất kinh doanh là giặt mài cơng nghiệp nên một lượng lớn nước có lẫn

hóa chất sẽ được thải ra sau quá trình sản xuất .Do đó , hiện nay cơng ty đã
đầu tư xây dựng nhà máy xử lí nước thải trên nền diện tích của cơng ty, nhà

3


xuởng điện nước được cung cấp đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành
thông suốt cũng như thiết bị đầy đủ các phương tiện chữa cháy ...
Địa chỉ của công ty : Xã Xuân Dục –huyện Mỹ Hào- tỉnh Hưng Yên
Công ty hoạt động trong lĩnh vực giặt mài công nghiệp . Công ty thực
hiện việc cung cấp dịch vụ sản xuất giặt , mài , nhuộm công nghiệp theo
các đơn đặt hàng của khách hàng .
Mới thành lập ,công ty vẫn là doanh nghiệp non trẻ , quy mô hoạt
động của công ty tương đối nhỏ ,tuy nhiên cơng ty đang trong q trình xây
dựng và phát triển đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình .
Hiện nay công ty đã xây dựng hệt hống quản lý tích hợp IMS (Intergrated
Manegement System) với mục đích thực hiện duy trì và khơng ngừng phát
triển các hoạt động quản lý chất lượng , môt trường và các trách nhiệm xã
hội . Hệ thống quản lý tích hợp được công ty TNHH Phương Đông xây
dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000.

4


Qui mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong
những năm gần đây được phản ánh qua các chỉ tiêu sau :

Chỉ tiêu

Đơn vị tính

Năm 2004

Năm
2005

Chênh lệch
+-

%

1.Vốn

Triệu đồng

13535

14000,6

465.5

3,44

2.Tổng doanh thu

Triệu đồng

68 985

85 696

16711

24,22

3.Tổng lãi từ hoạt

Triệu

1 500

1 750

250

16,67

động sản xuất kinh

đồng

Người

350

374

24

6.8

Đồng/người

1 457100

1 534200

77100

5,29

doanh
4.Tổng số lao động

5.Thu nhập bình
quân đầu

/tháng

người/tháng

Nhìn vào một số chỉ tiêu ta thấy :
Tổng doanh thu đạt được của công ty năm 2005 là 85696 triệu đồng ,
tăng 16711 triệu đồng so với năm 2004 là 68985 triệu đồng tương ứng là
tăng24,22 % .
Lợi nhuận của công ty đạt được năm 2005 là 1750 triệu đồng , tăng
250 triệu đồng so với năm 2004 , tương ứng tăng 16,67 %

.

Về nguồn vốn của doanh nghiệp cũng ngày càng tăng qua các năm , từ
13535 triệu đồng năm 2004 , năm 2005 đã tăng lên đến 14000,6 triệu đồng
Do công ty mở rộng sản xuất kinh doanh nên chỉ tiêu lao động cũng
tăng cả về quy mô và chất lượng . Tiền lương bình qn tháng của cơng
5


nhân viên tăng cao hơn qua các năm . Đây là chỉ tiêu đảm bảo đời sống vật
chất tinh thần của cán bộ cơng nhân viên , nó cũng là yếu tố quan trọng góp
phầnkhuyến khích cơng nhân làm việc tăng năng suất lao động .
Hiện nay công ty đang đẩy mạnh phát triển nhằm khẳng định vị trí
của mình nhằm kịp thời hội nhập với xu thế phát triển kinh tế mới của thời
đại chuẩn bị kĩ càng tất cả những tiềm năng cho thời kì hội nhập kinh tế thế
giới.
1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý,tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty TNHH Phương Đông
1.2.1..Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình
cơng nghệ
Cơng ty TNHH Phương Đơng là đơn vị hạch tốn độc lập và có đầy đủ
tư cách pháp nhân .
Quy trình kinh doanh của cơng ty bắt đầu bằng việc tìm kiếm thơng tin
về khách hàng thơng qua các sách báo,tạp chí,Internet hay từ nhân viên
trong cơng ty . Sau khi có được thơng tin về khách hàng , cơng ty tiến hành
tiếp cận khách hàng với những hình thức như gọi điện , fax thư chào hàng,
gửi E-mail, gửi tài liệu hay gặp trực tiếp khách hàng ...Căn cứ trên các
thông tin thu được về khách hàng và kết quả tiếp cận khách hàng phòng
kinh doanh đánh giá xác định nhu cầu , kế hoạch sản xuất của khách hàng.
Sau đó tiếp nhận mẫu của khách hàng gửi tới , thực hiện việc giặt mẫu và
gửi trả mẫu cho khách hàng kiểm tra . Khách hàng duyệt mẫu nếu đạt yêu
cầu phòng kinh doanh sẽ gửi báo giá tới khách hàng và hai bên tiến hành

thoả thuận hợp đồng và đi đến kí kết hợp đồng .Sau khi hợp đồng được kí
kết cơng ty tiến hành giao nhận hàng từ khách hàng gửi đến nhập kho và
phòng kĩ thuật cùng các tổ sản xuất bắt đầu thực hiện quá trình sản xuất sản
phẩm .Việc sản xuất tiến hành xong tổ kho tiến hành nhập kho thành phẩm
và bộ phận giao hàng thực hiện giao hàng cho khách hàng và làm các thủ
tục thanh toán.
6


Từ việc tìm kiếm khách hàng , tiếp cận khách hàng cho đến khi kí kết
hợp đồng , lên kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất , giao hàng cho khách
hàng và hồn tất hợp đồng được phân cơng cho các phịng ban chun trách
đảm nhiệm . Mọi cơng việc tại các phịng ban tuy mang tính độc lập song là
một thể thống nhất liên kết như một mắt xích mang tính liên tục và tập
trung cao.
ở cơng ty hiện nay gồm có 29 quy trình cơng nghệ nhằm phù hợp với
những tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000. Như quy trình
kiểm sốt tài liệu , quy trình kiểm sốt hồ sơ , quy trình tuyển dụng , quy
trình đào tạo , quy trình quản lý thiết vị và thiết bị đo , quy trình mua hàng ,
quy trình vận hành lị hơi , quy trình giặt đại trà , quy trình phun hố chất ,
quy trình bắn cát , quy trình giặt hàng mẫu , quy trình kiểm tra sản phẩm ,
quy trình giám sát và đo , quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp ,
quy trình xác định khía cạnh mơi trường , quy trình xử lý nước thải...
Có thể khái qt một số quy trình công nghệ chủ yếu thể hiện qua sơ
đồ sau:
Sơ đồ 1 : Sơ đồ Quy trình nhuộm sản phẩm
Chuẩn bị ban
đầu : máy móc
, nhân lực ...

Xuất trả
khách hàng

Bỏ hàng vào
máy

Nhập kho
thành phẩm

Tiến hành
nhuộm

Kiểm tra

7

Kiểm tra

Sấy theo quy trình
đã định mức


Sơ đồ 2 : Sơ đồ Quy trình giặt sản phẩm

Chuẩn bị ban
đầu : máy móc
, nhân lực ...

Bỏ hàng vào
máy

Xuất trả
khách hàng

Tiến hành
giặt

Nhập kho
thành phẩm

Kiểm tra

Sấy theo quy trình
đã định mức

Kiểm tra

Trên cơ sở nắm chắc quy trình cơng nghệ của quá trình sản xuất sẽ
giúp cho việc tổ chức quản lý, hạch toán các yếu tố đầu vào của công ty
được xác định một cách hợp lý .Từ đó, góp phần vào việc giảm chi phí ,
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phương
Đơng
Cơng ty bao gồm cả khối văn phịng và phân xưởng sản xuất. Tổ chức
bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến với chức
năng từ công ty đến tổ sản xuất và đến người lao động theo tuyến kết hợp
với các phòng ban chức năng.
Sơ đồ 3:

Sơ đồ tổ chức công ty

Hội đồng thành viên

Ban giám đốc

8
Phòng kế

Phòng tổ

Phòng kế

Phòng kỹ


9


Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc: là mức lãnh đạo cao nhất của công ty , chỉ đạo và chịu
trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tồn cơng ty ; xem xét
đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp ; đề ra các chính sách chất
lượng mơi trường ,xã hội .
Phòng kinh doanh : bao gồm bộ phận kinh doanh và bộ phận kế
hoạch
Trong đó bộ phận kinh doanh có chức năng nắm bắt thông tin thị
trường, điều tiết giá cả , tổ chức mạng lưới dịch vụ cung ứng nhằm đáp ứng
nhu cầu khách hàng và là cơ quan trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản
phẩm theo kế hoạch sản xuất của công ty .
Bộ phận kế hoạch có chức năng là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc

công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng , quý , năm và
xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh , thực hiện các nhiệm vụ chun
mơn nghiệp vụ .
Phịng tổ chức nhân sự : gồm bộ phận nhân sự và bộ phận hành
chính
Bộ phận nhân sự là đơn vị quản lý nghiệp về nhân sự , tiền lương ,và
thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động theo đúng quy định
nhà nước tham mưu Giám đốc công ty thực hiện các chế độ như lao động ,
tiền lương , các chính sách xã hội ; thực hiện chức năng quản lý về chun
mơn nghiệp vụ .
Bộ phận hành chính là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty triển
khai các cơng việc phục vụ hành chính , văn phịng ; quản lý các phương
tiện xe máy , phương tiện làm việc trang thiết bị dụng cụ văn phòng .
Phòng kỹ thuật : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc cơng ty quản lý
kỹ thuật-cơng nghệ , máy móc thiết bị ,an toàn vệ sinh lao động ;nghiên
cứu ứng dụng kỹ thuật-công nghệ vào sản xuất . Nhiệm vụ của phòng kỹ
thuật là xây dựng và chỉ đạo thực hiện các phương án kỹ thuật được giao
10


tại các phân xưởng nhà máy ; nghiên cứu và ứng dụng các mẫu mã mới ;
nghiên cứu kỹ thuật sản xuất sản phẩm chính để đưa vào sản xuất ; quản lý
chất lượng vật tư , nguyên liệu ,chất lượng sản phẩm ; lập kế hoạch An toàn
lao động- vệ sinh lao động ; tham gian lận biên soạn tài liệu phục vụ giảng
dạy và đào tạo công nhân kỹ thuật ; tiến hành đánh giá tác động môi trường
...
Phịng tài chính kế tốn : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công
ty trong việc quản lý tài chính và hạch tốn kinh doanh ; thực hiện nhiệm
vụ chun mơn , nghiệp vụ về Tài chính –kế tốn .
Bộ phận vật tư : tham mưu giúp lãnh đạo công ty trong công tác bảo

quản , cấp phát , sử dụng vật tư hàng hoá đúng chế độ theo quy định của
Cơng ty & pháp lệnh kế tốn thồng kê hiện hành , tham mưu trong công tác
mua săm vật tư hàng hoá , đảm bảo về chất lương , số lượng , chủng loại ;
xây dựng những quy định cụ thể chống lãng phí , thất thoat trong việc mua
sắm cũng như sử dụng vật tư hàng hoá , tổ chức đúng những nội dung các
văn bản , các quy định hướng dẫn nghiệp vụ của công ty trong công tác
quản lý vật tư .
Phân xưởng sản xuất : trực tiếp quản lý máy móc , thiết bị , lao động
, nhà xưởng ; sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh .
Nhiệm vụ của phân xưởng sản xuất là : tổ chức sản xuất các loại sản phẩm
theo kế hoạch ; thực hiện bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ ; quản lý lao
động , phòng chống và hạn chế tai nạn lao động , tham gian lận đào tạo bồi
dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và tay nghề cho người lao
động ; tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất ; chăm lo cải thiện
đời sống vật chất-tinh thần và sức khỏe cho người lao động ; tiến hành
đánh giá tác động môi trường ở bộ phận ; thực hiện các công việc nhằm
làm giảm và hạn chế ảnh hưởng tới mơi trường khi có sự cố .

11


Phần hai : Đặc tổ chức kế tốn tại cơng ty
TNHH Phương Đơng
2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ
chức bộ máy quản lý , bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình
thức tập trung. Với hình thức này thì tồn bộ cơng việc kế tốn được tập
trung tại phịng kế tốn của cơng ty .Tại phịng kế tốn tài chính hàng ngày
nhật , cập nhật , kiểm tra, kiểm soát hồ sơ , chứng từ ở tất cả các phòng ban
.Nghiệp vụ kinh tế tồn cơng ty cung cấp cho phịng theo quy chế về chế độ

báo cáo luân chuyển chứng từ một cách có hệ thống , giám sát tài chính
kinh tế; hoạt động kinh tế ở từng thời điểm . Tạo thành mối liên kết chặt
chẽ và phải tuân thủ một thể thống nhất về hoạt động kinh tế .
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty được thể hiện ở sơ đồ sau
Sơ đồ 4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại cơng ty
TNHH Phương Đơng
Kế tốn trưởng
(Kiêm kế tốn tổng hợp)

Kế tốn
cơng nợ

Kế tốn
vật tư

Kế tốn tiền
lương và BHXH

12

Thủ quỹ


Chức năng của bộ máy kế toán : là cơ quan tham mưu giúp Giám
đốc công ty trong việc quản lý tài chính và hạch tốn kinh doanh , thực
hiện nhiệm vụ chun mơn , nghiệp vụ Tài chính-kế tốn.
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán :
- Quản lý vốn , tài sản , công nợ phải thu , công nợ phải trả .
- Tính tốn tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán phục vụ cho hạch toán
giá thành sản xuất .

- Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn,dài hạn, bao gồm kế hoạch về
nguồn vốn tham gian lập các dự án đầu tư , xây dựng và vay các nguồn vốn
cho đầu tư-xây dựng .
- Nghiên cứu xây dựng các quy định về tài chình và triển khai thực
hiện các quy định . Tổ chức thực hiện các quy định , hướng dẫn theo dõi
kiểm tra về nghiệp vụ đề xuất các biện pháp quản lý uốn nắn các sai lệch
trong quản lý tài chính .
- Tổng hợp đáng giá tình hình quản lý tài chính , phân tích hoạt động
kinh tế , đánh giá việc sử dụng và bảo toàn , tăng trưởng vốn cố định . Các
biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lưu động , đề xuất các biện pháp hợp
lý sử dụng các nguồn vốn , các phương án sửa đổi , điều chỉnh cơ chế quản
lý các nguồn vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả .
- Kiểm tra các thủ tục thanh tốn ( Tính hợp lý , hợp pháp của chứng
từ trước khi trình Giám đỗc ký duyệt )
-Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đối với các cơ quan quản lý cấp trên
- Tham gia biên soạn tài liệu giảng dạy nghiệp vụ , hướng dẫn nghiệp
vụ tài chính-kế tốn cho các đơn vị thực hiện .
Chức năng nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế tốn :
Phịng kế tốn của cơng ty gồm 5 người được phân công như sau :
13


Kế tốn trưởng : Phụ trách cơng tác phịng tài chính –kế tốn,hướng
dẫn chỉ đạo , phân cơng kiểm tra, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện
các cơng việc theo chỉ tiêu ,báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính
hàng tháng ,q, năm của cơng ty . Đồng thời kiêm kế toán tổng hợp theo
dõi và làm cơng việc kế tốn tổng hợp như tập hợp chi phí tính giá thành,
xác định kết quả kinh doanh , lên báo cáo tài chính.
Kế tốn cơng nợ : Theo dõi , định khoản và ghi chép các khoản vay
ngắn hạn, dài hạn của công ty ở Ngân hàng cũng như theo dõi , định khoản

cà ghi chép các khoản cơng nợ của cơng ty.
Kế tốn vật tư kiêm kế tốn TSCĐ : Theo dõi tình hình vật tư , tình
hình tăng giảm TSCĐ ghi sổ kế tốn kịp thời khi có sự thay đổi .
Kế tốn tiền lương và BHXH : thực hiện việc tính tiền lương dựa vào
bảng chấm cơng , lập bảng thanh tốn tiền lương cho cán bộ công nhân
viên trong công ty . Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán
tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện hành .
Thủ quỹ : Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của cơng ty , theo dõi các khoản
thu chi và định khoản vào các sổ sách kế tốn có liên quan .
2.2.Chế độ kế tốn đang áp dụng tại cơng ty
 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc ngày 31/12/N
 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VN
+Nguyên tăc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác :
quy đổi thành VNĐ
 Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ
 Phương pháp kế toán TSCĐ
+ Nguyên tăc đánh giá TSCĐ : theo giá thực tế
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ áp dụng : TSCĐ được khấu hao
theo phương pháp đường thẳng . Tỷ lệ khấu hao hàng năm được xác định
phù hợp với quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 Bộ tài
chính ban hành .
14


 Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá : theo giá thực tế
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : theo phương
pháp nhập trược –xuất trước ( NT-XT )
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : theo phương pháp kê khai
thường xuyên

 Phương pháp tính và nộp thuế GTGT : Theo phương pháp khấu
trừ
2.3.Tổ chức bộ sổ kế toán
2.3.1.Hệ thống chứng từ của cơng ty
Hệ thống chứng từ kế tốn của cơng ty là hệ thống chứng từ kế tốn áp
dụng cho doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các loại sau :
Chứng từ kế toán sử dụng cho thu chi tiền mặt
Để tạm ứng cho công nhân viên đi công tác hoặc thu mua nguyên vật
liệu công ty sử dụng 2 chứng từ sau :
+ Giấy đề nghị tạm ứng

( Mẫu số 03-TT )

+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Khi bán hàng , khách hàng thanh toán bằng tiền mặt , kế toán phải lập
phiếu thu để phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào nhập quỹ :
+ Phiếu thu

( Mẫu số 01-TT )

Khi phát sinh các nghiệp vụ cần phải chi tiền mặt , kế toán phải lập
phiếu chi để phản ánh việc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ :
+Phiếu chi

( Mẫu số 02-TT )

Kèm theo cịn có các chứng từ :
+ Biên lai thu tiền

( Mẫu số 05-TT )

+ Bảng kiểm kê quỹ

( Mẫu số 07a-TT )

Chứng từ sử dụng cho thu chi không bằng tiền mặt
Khi công ty chuyển khoản trả nợ người bán , công ty phải phát hành
“Séc chuyển khoản “ và “ Uỷ nhiệm chi “ (gồm 3 liên )
15


Khi ngân hàng đã chuyển tiền chi trả hộ công ty thì ngân hàng sẽ có
thơng báo cho cơng ty bằng “Giấy báo Nợ” . Khi đó , kế tốn sử dụng làm
căn cứ để ghi giảm trên TK 112.
Trường hợp công ty bán hàng cho một doanh nghiệp khác đã có hợp
đồng hoặc là khách quen mà cả hai bên cùng có tài khoản trong ngân hàng
thì cơng ty nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ.
Khi cơng ty bán sản phẩm, công ty viết giấy ủy nhiệm thu nhờ ngân
hàng nơi có tài khoản thu hộ.
Đơn vị mua căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để có quyết định
thanh tốn. Nếu đồng ý trả, cơng ty viết giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân
hàng để nhờ chuyển thanh toán cho bên bán. Khi nhận được tiền, ngân
hàng sẽ thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Có”. Căn cứ vào giấy báo
có, kế tốn ghi tăng trên tài khoản 112.
Chứng từ thanh toán ( Mua và bán hàng)
Khi mua hàng hóa, ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ..... cơng ty nhận
được các hóa đơn mua hàng đó là:
+ Hóa đơn GTGT

(Mẫu số 01/GTKT - 3LL)

+ Hóa đơn GTGT

(Mẫu số 01/GTKT - 2LN)

+ Hóa đơn bán hàng

(Mẫu số 02/GTKT - 2LN)

Các hóa đơn mua hàng là các chứng từ gốc, kế tốn căn cứ vào đó để
vào các sổ kế tốn
Khi bán hàng, cơng ty sử dụng hai chứng từ như sau:
+ Hóa đơn GTGT

(Mẫu số 01/GTKT - 3LL)

+ Hóa đơn GTGT

(Mẫu số 02/GTKT - 2LN)

Chứng từ sử dụng cho hàng tồn kho
Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về không sản xuất ngay
mà nhập kho, hoặc khi sản xuất và tính giá thành sản phẩm xong khơng
xuất bán ln mà nhập kho thì kế toán lập phiếu nhập kho để phản ánh:
+ Phiếu nhập kho

(Mẫu số 01 - VT)
16

Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất
hoặc xuất kho sản phẩm đi bán thì kế tốn lập phiếu xuất kho để phản ánh:
+ Phiếu xuất kho

(Mẫu số 02 - VT)

Để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư, sản
phẩm hàng hóa ở từng kho, kế tốn sử dụng chưng từ:
+ Thẻ kho

(Mẫu số 06 - VT)

Chứng từ về tài sản cố định
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ để theo dõi tình hình biến động
của tài sản cố định (TSCĐ), bao gồm:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ

(Mẫu số 01 - TSCĐ)

+ Thẻ TSCĐ

(Mẫu số 02 - TSCĐ)

+ Biên bản thanh lý TSCĐ

(Mẫu số 03 - TSCĐ)

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ

(Mẫu số 05 - TSCĐ)

Hệ thống chứng từ về lao động tiền lương
Công ty áp dụng các loại chứng từ sau:
+ Bảng chấm công

(Mẫu số 01 - LĐTL)

+ Bảng thanh toán tiền lương

(Mẫu số 02 - LĐTL)

+ Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH

(Mẫu số 03 - LĐTL)

+ Bảng thanh toán tiền thưởng

(Mẫu số 05 - LĐTL)

+ Danh sách người lao động hưởng BHXH (Mẫu số 04 - LĐTL)
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành

(Mẫu số 05

- LĐTL)
Biên bản và các loại chứng từ khác
+ Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà Nước

17

(Mẫu số 02/TNS )


2.3.2.Hệ thổng sổ sách tại công ty
Đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh
doanh của cơng ty phịng tài chính kế tốn áp dụng hình thức kế tốn Nhật
ký-chứng từ .
Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế tốn sau :
- Nhật ký chứng từ
- Bảng kê
- Sổ Cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết các tài khoản TSCĐ ,
thanh toán với người mua , thanh toán với người bán , tiền mặt , chi
phí ...
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chứng từ :
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu
ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, Sổ chi tiết có
liên quan .
- Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê , Sổ
chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán , bảng kê, Sổ
chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, Sổ chi
tiết vào Nhật ký chứng từ .
- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần
hoặc mang tính chất phân bổ , các chứng từ gốc trước hết được tập
hợp và phân loại trong các bảng phân bổ , sau đó lấy số liệu kết quả
của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan .
- Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ , kiểm
tra , đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán
chi tiết , bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng
của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái .

- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế tốn chi tiết
thì được ghi trực tiếp vào các thẻ sổ có liên quan . Cuối tháng , cộng
18


các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu
với Sổ Cái .
- Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký
chứng từ , Bảng tổng hợp chi tiết , Bảng kê được dùng để lập Báo
cáo tài chính.

19


Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các
bảng phân bổ

Bảng kê

Nhật ký chứng từ

Sổ Cái

Thẻ và sổ kế
tốn chi tiết

Bảng tổng hợp
chi tiết

Báo cáo tài
chính

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu , kiểm tra

2.3.3. Vận dụng hệ thống tài khoản tại cơng ty
Tài khoản kế tốn là một phương pháp kế toán dùng để phân loại đối
tượng kế toán theo một dấu hiệu riêng nhằm phản ánh và giám đốc một
cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình hiện có, sự biến động
của mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn.
Đối tượng chủ yếu của hạch toán kế toán là tài sản và nguồn vốn, nó
ln ở trạng thái vận động. Do vậy, tài khoản kế toán được mở cho từng
đối tượng cụ thể của kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở ra để tập hợp
những nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế như nhau nên mỗi tài
khoản có nội dung kinh tế và có tên gọi riêng.
20


Căn cứ vào thực tế của hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty, kế
tốn trưởng đã mở 54 tài khoản trong bảng và 2 tài khoản ngoài bảng:
+ Loại I: Tài sản lưu động, gồm 15 tài khoản: 111, 112, 113, 131,
138, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157.
+ Loại II: Tài sản cố định, gồm 5 tài khoản: 211, 213, 217, 214, 241,
242, 244.
+Loại III: Nợ phải trả, gồm 9 tài khoản: 311, 315, 331, 333, 335,
338, 341, 342, 344.

+ Loại IV: Vốn chủ sở hữu, gồm 8 tài khoản: 411, 412, 413, 414,
415, 421, 431, 441.
+ Loại V: Doanh thu, gồm 5 tài khoản: 511, 515, 521, 531, 532.
+ Loại VI: Chi phí sản xuất kinh doanh, gồm 7 tài khoản: 621, 622,
627, 632, 635, 641, 642.
+ Loại VII: Thu nhập khác, gồm 1 tài khoản: 711.
+ Loại VIII: Chi phí khác, gồm 1 tài khoản: 811.
+ Loại IX: Xác định kết quả kinh doanh, gồm 1 tài khoản: 911.
+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng, gồm 2 tài khoản: 007, 009.
2.3.4. Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính tại cơng ty
Báo cáo tài chính là phương pháp dùng hệ thống biểu mẫu quy định
để tổng hợp một cách có hệ thống mọi tài liệu, số liệu hạch toán hàng ngày
ở các tài khoản và sổ sách kế toán
Theo yêu cầu của cơng việc thì cơng ty sử dụng các loại báo cáo sau:
+ Bảng cân đối kế toán

(Mẫu số B01 - DN)

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

(Mẫu số B02 - DN)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

(Mẫu số B09 - DN)

+ Bảng cân đối tài khoản

(Mẫu số F01 - DN)

+ Tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN (Mẫu số F02 - DN)
2.4.Tổ chức kế toán các phần hành tại cơng ty TNHH Phương Đơng
2.4.1.Tổ chức kế tốn tại phần hành nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
21


Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức hạch toán vật tư là phân loại và đánh
giá thống nhất , đúng chế độ các lại vật tư trong đơn vị ; tổ chức hệ thống
chứng từ ,sổ chi tiết ,sổ tổng hợp theo phương pháp hạch tốn hàng tồn kho
thích hợp trong điều kiện thức tế của đơn vị hạch toán cũng như đặc điểm
vật tư của đơn vị và tổ chức hệ thống báo cáo vật tư theo các chỉ tiêu nhập
,xuất, tồn để phục vụ công tác quản lý .
Đặc thù sản xuất của công ty là chuyên giặt mài nhuộm công nghiệp
theo các đơn đặt hàng nên NVL chủ yếu là vật liệu phụ như phẩm màu
Asudel các loại đen ,hồng,đỏ..,nhiên liệu ; vật liệu khác ; (Vật liệu đặc
chủng của doanh nghiệp ). Nguyên vật liệu được cung cấp từ thị trường
trong nước và cả nhập khẩu từ nước ngoài . CCDC gồm loại xuất dùng một
lần và loại phân bổ nhiều lần .
Chứng từ sử dụng trong phần hành này bao gồm các chứng từ phản ánh
việc xuất kho ,nhập kho , kết quả kiểm kê kho như : Phiếu nhập kho , Biên
bản kiểm nghiệm vật tư , Phiếu xuất kho , Thẻ kho, Phiếu báo vật tư cịn lại
cuối kì ,Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Tài khoản sử dụng :
-TK 152 : “Nguyên liệu ,vật liệu “
-TK 151 : “Hàng mua đi đường “
-TK 153 : “ Công cụ dụng cụ “ .
-TK 159 : “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “ .
Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần của nguyên vật liệu có thể thực
hiện được nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho .
Khi ký kết xong hợp đồng với khách hàng , sẽ xuất nguyên vật liệu.

Quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là căn cứ vào
phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Kế toán tiến hành định khoản và ghi sổ
kế tốn .
Ví dụ theo phiếu xuất kho số AS0259 ngày 7/3/2006 cho một đơn đặt
hàng trong tháng ( Biểu 1).Khi xuất kho kế toán tiến hành định khoản
22


Nợ TK 621ĐN45 : 64128274 đ
Có TK 152

: 64128274 đ

Đồng thời kế toán cũng tiến hành vào Sổ chi tiết TK 152 trong phần
hành và vào Sổ chi tiết TK 621 ĐN45 trong phần hành tập hợp chi phí và
tính giá thành sản phẩm .
Từ các chứng từ gốc về phần hành kế toán tiến hành lập các bảng kê
4,6 và các nhật kí chứng từ liên quan 1,2,3,4,5,6,9,10 .Cuối tháng lập nhật
kí chứng từ số 7 và vào Sổ Cái TK152,TK153,TK151.
Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê
,nhật kí chứng từ và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài
chính về các chỉ tiêu hàng tồn kho như : Nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ
, hàng mua đang đi đường ..
2.4.2. Tổ chức hạch tốn phần hành tiền mặt
Tiền mặt của cơng ty chủ yếu được hình thành từ việc bán hàng. Cơng
ty bán hàng với 2 hình thức thanh tốn: thanh tốn bằng tiền mặt và thanh
toán bằng chuyển khoản tiền gửi ngân hàng. Tại cơng ty, nghiệp vụ thanh
tốn bằng tiền mặt diễn ra khá phổ biến.
Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê
quỹ, báo cáo quỹ …..

Tài khoản sử dụng:
- TK 111 : “Tiền mặt “
Sổ sách ghi chép :
Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào
các chứng từ gốc phản ánh vào các sổ sách có liên quan . Kế tốn tiến hành
lập Bảng kê số 1 , Nhật kí chứng từ số 1, cuối tháng vào Sổ Cái TK 111 .Số
liệu tổng hợp trên các sổ được dùng để lập báo cáo tài chính khoản mục
tương ứng như Tiền mặt tại quỹ trên bảng Cân đối kế tốn .
Ví dụ ngày 10/3/2006 cơng ty thanh toán tiền tạm ứng cho nhân viên
để mua 65000000 để mua 9890 lit thuốc nhuộm , kế toán tiền mặt viết
23


phiếu chi số 165/3 .Phiếu chi được chuyển đến giám đốc cơng ty và kế tốn
trưởng ký duyệt sau đó tới thủ quỹ để xuất chi tiền tạm ứng .Căn cứ vào
giấy đề nghị tạm ứng cùng phiếu chi , kế tốn định khoản
Nợ TK 141 : 65000000 đ
Có TK 111 : 65000000 đ
Sau đó kế tốn tiến hành vào Sổ chi tiết TK 141 , TK 111 cùng số liệu
để lập Bảng kê số 1 cuối tháng vào Sổ Cái TK 111 .
2.4.3.Tổ chức hạch toán phần hành tiền lương và nhân viên
Nội dung hạch toán phần hành bao gồm hạch toán số lượng lao động
,hạch toán thời gian sử dụng lao động , hạch toán kết quả sử dụng lao động
, hạch tốn tiền lương , tính thưởng cho người lao động, hạch toán tổng hợp
về tiền lương và tình hình thanh tốn với người lao động , hạch tốn các
khoản trích theo lương.
Chứng từ sử dụng
Chứng từ phản ánh cơ cấu lao động : các quyết định tuyển dụng ,sa
thải ,nghỉ hưu , nâng bậc ,khen thưởng ...
Chứng từ phản ánh thời gian lao động : Bảng chấm công , biên bản

ngừng việc ,phiếu báo làm thêm giờ,giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng
BHXH...
Chứng từ phản ánh kết quả lao động : Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn
thành, phiếu báo hỏng ...
Chứng từ phản ánh về tiền lương và khoản thu nhập khác của người
lao động :bảng thanh toán tiền lương và BHXH , bảng thanh toán tiền
thưởng ,chứng từ thanh toán chi tiền cho người lao động ,chứng từ bù trừ
thiệt hại hoặc bù trừ công nợ với công nhân viên ...
Tài khoản sử dụng :
- TK 334 :”Phải trả CNV”
- TK 3382 : “ Kinh phí cơng đồn “
- TK 3383 : “BHXH”
24


- TK3384 : “ BHYT”
- Tk 3353 : “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm “
Sổ sách ghi chép
Trong kì kế tốn mở các sổ chi tiết TK 334, TK 335, TK 338 và cuối
tháng lập bảng tổng hợp chi tiết .
Từ các chứng từ ban đầu về lao động và tiền lương lập bảng phân bổ
số 1 ,lấy số liệu để lập bảng kê 4,6 đồng thời lập các nhật kí chứng từ liên
quan .Cuối tháng lấy số liệu để lập nhật kí chứng từ số 7 vào Sổ Cái
TK334, TK335, TK338.
Tại các bộ phận đều có bảng chấm cơng làm căn cứ cho việc lập
bảng thanh tốn tiền lương. Bộ phận kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương
này,chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát
lương . Đồng thời căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương , bảng thanh toán
tiền thưởng kế toán phân loại tiền lương và lập bảng phân bổ tiền lương
,tiền thưởng cho các đơn đặt hàng cùng các bộ phận để tập hợp chi phí ,

tính giá thành và các khoản chi phí khác (Biểu 4 ). Khi phân bổ tiền lương
và các khoản có tính chất lương kế tốn tiến hành định khoản .Ví dụ tại
phân xưởng nhuộm
Nợ TK 622 ĐN45 :

310320042 đ

Nợ TK 622 ĐN46 :

79529905 đ

Nợ TK 627 PXnhuộm : 98174288 đ
Có TK 334 :

488024235 đ

Đồng thời vào Sổ chi tiết tài khoản 334
Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê
,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài
chính tương ứng với chỉ tiêu liên quan như chỉ tiêu"Phải trả công nhân
viên” trên Bảng cân đối kế toán .
2.4.4.Tổ chức hạch toán TSCĐ

25