LUẬN VĂN Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

LUẬN VĂN:

Thực trạng quy trình nhập khẩu tại
cơng ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong


Chương I
Lý luận chung về quy trình nhập khẩu

I.

1.

Vai trị của nhập khẩu với nền kinh tế quốc dân

Khái niệm

Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hoá và dịch vụ từ nước ngoài để phục vụ cho nhu
cầu trong nước hoặc tái xuất khẩu nhằm mục đích thu lợi. Hoạt động nhập khẩu có các đặc
điểm sau:
Một là, thị trường nhập khẩu rất đa dạng. Mỗi quốc gia có lợi thế về sản xuất một số
loại hàng hoá nhất định, do đó nhà nhập khẩu có thể lựa chọn nhập khẩu hàng hố từ
những quốc gia đem lại lợi ích cao nhất cho hoạt động nhập khẩu của mình.
Hai là, khách hàng đầu vào (nguồn cung ứng), đầu ra (khách hàng) của doanh
nghiệp rất đa dạng nó được thay đổi theo nhu cầu tiêu dùng trong nước. Nguồn cung ứng
hoặc khách hàng đầu ra có thể ổn định hoặc biến đổi, tập trung hoặc đa dạng phụ thuộc
vào điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp, khả năng thích nghi và đáp ứng nhu cầu thị
trường cũng như những biến động của nguồn cung ứng. Với đặc điểm này doanh nghiệp có
thể có cơ hội lựa chọn các đối tác kinh doanh phù hợp để đem lại lợi nhuận cao nhất cho
doanh nghiệp của mình.
Ba là, có nhiều phương thức thanh tốn. Có nhiều phương thức thanh tốn trong kinh

doanh nhập khẩu giữa các bên như : phương thức nhờ thu ( Collection), phương thức
chuyển tiền ( Remitance), phương thức tín dụng chứng từ( Documentary credit),… Việc sử
dụng phương thức thanh toán nào là do hai bên tự thoả thuận và được quy định trong điều
khoản của hợp đồng.

Do vậy, nhà nhập khẩu cần chú ý để lựa chọn phương thức

thanh tốn phù hợp nhất với điều kiện của mình.
Bốn là, hoạt động nhập khẩu chịu sự chi phối của nhiều hệ thống luật pháp, tập
quán. Nhập khẩu là hoạt động có sự tham gia của các đối tác có quốc tịch khác nhau nên
chịu sự chi phối của các hệ thống luật pháp như luật quốc tế, tập quán buôn bán quốc tế,
luật quốc gia.


Năm là, có nhiều phương thức vận chuyển. Hoạt động nhập khẩu liên quan trực tiếp
đến yếu tố nước ngoài, hàng hóa được vận chuyển qua biên giới các quốc gia, hàng hố
thường có khối lượng lớn và được vận chuyển qua đường biển, đường hàng không, đường
sắt, hay đa phương thức.

2. Vai trò của hoạt động nhập khẩu
 Đối với doanh nghiệp:
Hoạt động nhập khẩu làm đa dạng hoá đầu vào cho các doanh nghiệp, góp phần giúp
doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hơn. Đầu vào ở đây có thể là máy móc thiết bị hiện
đại, nguyên phụ liệu, linh kiện cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp; là hàng
hoá, dịch vụ đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ,
nhân viên của doanh nghiệp được nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn của mình, đặc
biệt là trong việc giao dịch, đàm phán, kí kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế.
Nhập khẩu có hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho doanh, giúp doanh nghiệp có thể
đầu tư kinh doanh vào những lĩnh vực khác, mở rộng phạm vi kinh doanh của mình.

 Đối với nền kinh tế quốc dân:
Thứ nhất, nhập khẩu giúp tận dụng năng lực sản xuất của quốc gia khác, làm cho thị
trường hàng hoá dịch vụ trong nước thêm phong phú. Trong nền kinh tế hàng hoá hiện
nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập và phân cơng lao động quốc tế thì nhu cầu về hàng
hoá, dịch vụ phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt của người dân là rất lớn và thường xuyên
biến đổi, sản xuất trong nước tất nhiên không thể đáp ứng đầy đủ cho tất cả các nhu cầu
của nền kinh tế, chính vì vậy nhập khẩu có vai trị rất quan trọng trong việc bổ xung những
hàng hoá mà trong nước chưa sản xuất được, sản xuất được nhưng chưa đủ đáp ứng nhu
cầu, hoặc sản xuất với chi phí quá cao. Nhập khẩu giúp cho cung cầu trở lên trùng khớp
hơn, nâng cao sự lựa chọn cho người dân. Mặt khác, việc nhập khẩu sẽ làm cho tính cạnh
tranh trong việc cung ứng hàng hoá dich vụ tăng lên, thúc đẩy các doanh nghiệp trong
nước phải nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm để
nâng cao khả năng cạnh tranh, điều này làm tăng lợi ích cho người tiêu dùng.
Thứ hai, nhập khẩu giúp chúng ta có thể chun mơn hoá sản xuất, nâng cao hiệu quả
sản xuất, thay thế các máy móc thiết bị lạc hậu bằng các máy móc thiết bị hiện đại, góp


phần vào q trình cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước. Trong điều kiện của nước ta
hiện nay, việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại, nhập khẩu công nghệ là rất cần thiết.
Bởi lẽ, nước ta là một nước chậm phát triển, đang trong giai đoạn đầu của q trình cơng
nghiệp hố, hiện đại hố và tham gia vào q trình phân cơng lao động quốc tế, chúng ta
rất cần các máy móc hiện đại, nguyên vật liệu, linh kiện để phục vụ cho quá trình sản xuất.
Cùng với việc nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đơn thuần là việc nhập khẩu
công nghệ, chuyển giao công nghệ và kinh nghiệm sản xuất.
Thứ ba, nhập khẩu giúp làm lạnh mạnh hoá thị trường trong nước, nâng cao tính cạnh
tranh, giảm độc quyền. Việt nam hiện nay vẫn đang trong q trình đổi mới, do đó vẫn còn
khá nhiều tàn dư mà thời bao cấp để lại như là tình trạng độc quyền của một số tổng công
ty, doanh nghiệp nhà nước, tác phong quản lý mệnh lệnh tập trung và quan liêu, hiệu quả
sản xuất thấp. Hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho hàng hoá dịch vụ ở thị trường trong nước
trở lên phong phú hơn, làm cho các doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải nâng cao khả năng

cạnh tranh của mình về chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ khách hàng.
Cuối cùng, nhập khẩu giúp cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một quốc gia khơng
thể chỉ có xuất khẩu mà không nhập khẩu. Nhập khẩu là một trong hai hoạt động chính của
hoạt động ngoại thương, nó một mặt làm cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một mặt
thúc đẩy xuất khẩu phát triển, đây là hai hoạt động không thể tách rời nhau của một nền
kinh tế.

II.

Các phương thức nhập khẩu

Có nhiều phương thức nhập khẩu khác nhau. Mỗi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh
nhập khẩu theo một hay một số phương thức xác định phù hợp với điều kiện và mục tiêu
cụ thể của mình. Dưới đây, là các phương thức nhập khẩu chủ yếu:

1. Nhập khẩu trực tiếp

Hàng hố được mua trực tiếp của nước ngồi không thông qua trung gian. Bên xuất
khẩu giao hàng trực tiếp cho bên nhập khẩu.


Trong phương thức này, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp thực hiện
các hoạt động tìm kiếm đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng ... và phải tự bỏ vốn để tổ chức
kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí giao dịch, nghiên cứu thị trường, giao
nhận, lưu kho bãi, nộp thuế, tiêu thụ hàng hoá. Trên cơ sở nghiên cứu kĩ thị trường trong
nước và quốc tế, tính tốn chính xác chi phí, đảm bảo hiệu quả kinh doanh nhập khẩu,
tuân thủ đúng chính sách, luật pháp quốc gia và pháp luật quốc tế.
Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các
hoạt động của mình. Mức độ rủi ro của hoạt động nhập khẩu trực tiếp cao hơn so với nhập
khẩu uỷ thác nhưng nó đem đến sự chủ động hơn cho nhà nhập khẩu, giảm thiểu những

hiểu lầm khơng đáng có, giảm được chi phí trung gian.

2. Nhập khẩu uỷ thác

Là hình thức nhập khẩu gián tiếp thông qua trung gian thương mại, bên nhờ uỷ thác
sẽ phải trả một khoản tiền cho bên nhận uỷ thác dưới hình thức là phí uỷ thác, cịn bên
nhận uỷ thác có trách nhiệm thực hiện đúng như nội dung của hợp đồng uỷ thác đã được
ký kết giữa các bên.
Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác sẽ không phải bỏ vốn, không phải
xin hạn ngạch, không cần quan tâm nhiều đến thị trường tiêu thụ cho hàng hoá mà chỉ
nhận đại diện cho bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, làm thủ tục
nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thường với đối tác nước ngồi
khi có tổn thất.
Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác
sẽ phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp
đồng nhận uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác.

3. Nhập khẩu liên doanh
Nhập khẩu liên doanh là hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên
kết kinh tế một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp trong đó có ít nhất một bên là doanh
nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nhằm phối hợp các kĩ năng để cùng giao dịch và đề


ra các chủ trương, biện pháp có liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu, hướng
hoạt động này sao cho có lợi nhất cho tất cả các bên tham gia, cùng chia lợi nhuận và cùng
chịu lỗ theo tỷ lệ vốn góp trong liên doanh.
So với hình thức nhập khẩu trực tiếp thì doanh nghiệp sẽ bớt rủi ro vì mỗi doanh nghiệp
tham gia liên doanh nhập khẩu sẽ phải góp một phần vốn nhất định. Quyền hạn và trách nhiệm
của mỗi bên tỷ lệ theo vốn đóng góp. Việc phân chia chi phí, nộp thuế hay chia lỗ lãi đều dự trên
tỷ lệ vốn đóng góp đã được thoả thuận.

Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp trong liên doanh phải ký hai loại hợp
đồng, một hợp đồng với đối tác bán hàng nước ngoài và hợp đồng liên doanh với các
doanh nghiệp khác.

4. Nhập khẩu hàng đổi hàng

Nhập khẩu hàng đổi hàng cùng với trao đổi bù trừ là hai loại nghiệp vụ chủ yếu của
buôn bán đối lưu, nó là hình thức nhập khẩu đi đơi với xuất khẩu, thanh tốn cho hoạt
động này khơng dùng tiền mà chính là hàng hố. Mục đích của nhập khẩu đổi hàng là vừa
thu lãi từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vừa xuất khẩu được hàng hoá trong nước ra
nước ngồi. Hình thức này rất có lợi vì cùng một lúc vừa nhập khẩu lại có thể xuất khẩu
hàng hoá. Hàng hoá nhập khẩu và xuất khẩu có giá trị tương đương nhau, cân bằng về mặt
hàng, giá cả, điều kiện giao hàng cũng như tổng giá trị trao đổi hàng hố. Trong hình thức này
thì người mua cũng đồng thời là người bán .

5. Nhập khẩu tái xuất

Đây là phương thức mà theo Nghị định 57/1998/NĐ-CP và Quyết định
1311/1998/QĐ-BTM quy định: “ tạm nhập tái xuất là việc thương nhân Việt nam mua
hàng của một số nước rồi bán cho một nước khác, có làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá vào
Việt nam và làm thủ tục xuất khẩu chính hàng hố đó ra khỏi Việt nam”. Giao dịch này là
nhằm thu về một lượng ngoại tệ lớn hơn so với số vón bỏ ra ban đầu.


III.

Quy trình nhập khẩu tại các doanh nghiệp

Hoạt động nhập khẩu nói riêng và hoạt động thương mại quốc tế nói chung là những
hoạt động rất phức tạp, hàm chứa nhiều rủi ro địi hỏi người thực hiện phải có trình độ

nghiệp vụ, năng lực chun mơn cao. Do đó, hoạt động nhập khẩu hàng hố muốn có hiệu
quả thì phải tuân thủ một quy trình khoa học, nội dung từng nghiệp vụ trong quy trình phải
được thực hiện thật tốt. Tuy nhiên, số lượng và nội dung các nghiệp vụ trong quy trình mà
các nhà nhập khẩu áp dụng không nhất thiết phải giống nhau. Bởi lẽ, số lượng và nội dung
công việc mà nhà nhập khẩu phải làm chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác
nhau như:
-

Phụ thuộc vào sự quản lý của nhà nước đối với mặt hàng mà doanh nghiệp nhập

khẩu; theo đó, có những mặt hàng phải xin giấy phép xuất nhập khẩu, có những mặt hàng
khơng cần xin giấy phép. Điều này được thể hiện rõ trong quyết định 46/2001/QĐ-TTg
ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ, quy định rõ những mặt hàng nào
thuộc diện: Cấm nhập, cấm xuất; nhập, xuất có điều kiện.
-

Phụ thuộc vào phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế : Mỗi phương thức

thanh tốn quốc tế địi hỏi nhà nhập khẩu phải thực hiện các công việc khác nhau vào các
giai đoạn khác nhau để đảm bảo việc thanh toán được diễn ra trôi chảy.

1. Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là một khâu rất quan trọng trong quy trình nhập khẩu.
Nghiên cứu thị trường sẽ là nền tảng, cơ sở để từ đó cơng ty có kế hoạch, chiến lược nhập
khẩu hàng hóa.
Khi nghiên cứu thị trường, nhà nhập khẩu phải trả lời được các câu hỏi sau:
-

Nhập khẩu mặt hàng gì?

-

Nhập vào thời điểm nào thì tốt nhất?

-

Dung lượng của thị trường , thị phần của Công ty là bao nhiêu?

Việc nghiên cứu thị trường trong hoạt động nhập khẩu khơng những địi hịi phải
nghiên cứu thị trường trong nước để xác định nhu cầu mà còn phải nghiên cứu thị trường
ngồi nước để từ đó lựa chọn nguồn cung ứng tốt nhất.


1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước

Nghiên cứu thị trường trong nước là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm
trước tiến hành hoạt động khẩu hàng hóa. Việc nghiên cứu thị trường trong nước giúp cho
doanh nghiệp xác định nhu cầu thị trường, mặt hàng cần nhập khẩu và giá cả, mức độ cạnh
tranh trong việc cung ứng hàng hoá mà doanh nghiệp muốn nhập khẩu.
Khi nghiên cứu thị trường trong nước, nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: tình hình tiêu
thụ mặt hàng đó ở trong nước; tình hình giá cả mặt hàng đó trong nước; tình hình sản xuất
mặt hàng đó ở trong nước; khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu.

1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài

Nghiên cứu thị trường nước ngoài là công việc giúp nhà nhập khẩu xác định được
nguồn hàng, giá cả và chất lượng nguồn hàng, lựa chọn được nhà cung ứng…Nghiên cứu
thị trường nước ngồi là cơng việc rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt lớn giữa các
nước về kinh tế, chính trị, xã hội, địa lý.

Nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm những nội dung sau:
-

Nghiên cứu đối tác kinh doanh nước ngồi: Đây là một khâu quan trọng địi hỏi

nhà nhập khẩu phải tiến hành nghiên cứu thận trọng và chính xác. Cần tiến hành nghiên
cứu xác định xem tình hình sản xuất, cung ứng mặt hàng này trên thị trường quốc tế như
thế nào. Có bao nhiêu đối tác có thể cung ứng mặt hàng này. Cần phải nghiên cứu kỹ các
đối tác về: tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng cung ứng hàng hóa, uy tín trong kinh
doanh, chất lượng và giá cả hàng hóa. Từ đó, nhà nhập khẩu sẽ lựa chọn một đối tác thích
hợp nhất cho mình.
-

Nghiên cứu về giá cả hàng hóa: Việc xác định đúng giá hàng hóa nhập khẩu có ý

nghĩa rất lớn đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của nhà nhập khẩu.
Giá cả trong hoạt động nhập khẩu là giá cả quốc tế, giá quốc tế có tính chất đại diện
đối với một loại hàng hóa trên thị trường thế giới. Giá đó phải là giá giao dịch thương mại
thông thường, không kèm theo một điều kiện đặc biệt nào và thanh toán bằng ngoại tệ tự


do chuyển đổi được. Giá cả của hàng hoá phụ thuộc vào các nhân tố : nhân tố chu kỳ; nhân
tố cạnh tranh; quan hệ cung cầu; sự biến động của tỉ giá hối đối.
Trên cơ sở phân tích đúng đắn các nhân tố làm ảnh hưởng tới giá cả, nhà nhập khẩu
nắm được xu hướng biến động của chúng. Từ đó, nhà nhập khẩu tiến hành việc xác định
mức giá cho loại hàng mà họ có chủ trương nhập khẩu.

2. Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng

Việc giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng là hết sức quan trọng đối với nhà nhập

khẩu, nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hoạt động nhập khẩu và các nghiệp vụ tiếp theo
trong quy trình. Do vậy, nhà nhập khẩu cần nghiên cứu kỹ càng trước khi thực hiện các
nghiệp vụ này, nó bao gồm các cơng việc chính sau:

2.1 Giao dịch

Giao dịch trong thương mại quốc tế được hiểu là việc trao đổi thông tin về các điều
kiện thương mại giữa các bên tham gia.
2.1.1 Các bước giao dịch
 Hỏi giá ( Inquiry )
Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương
mại cần thiết khác để mua hàng; việc hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý nên
người mua có thể gửi hỏi giá đến nhiều nơi khác nhau. Trên cơ sở thông tin thu được,
người mua sẽ quyết định lựa chọn người cung cấp.
 Chào hàng, báo giá ( Offer )
Chào hàng là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hố với nội dung quy định
về: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh tốn…Chào hàng có thể do
người bán hoặc người mua đưa ra, khi người bán đưa ra thì gọi là chào bán hàng, khi
người mua đua ra thì gọi là chào mua hàng. Có hai loại chào hàng là: chào hàng cố định (
Firm offer ), và chào hàng tự do ( Free offer ).
Trong thư chào hàng cần giới thiệu về hoạt động của công ty mình, khả năng bn
bán kinh doanh mặt hàng gì và uy tín của cơng ty để bên bán, bên mua có sự hiểu biết nhất


định về đối tác kinh doanh. Từ đó tạo được lịng tin và mở ra khả năng giao dịch bn bán
cao hơn.
Thư chào hàng cần xác định giá giao dịch hợp lý, bao gồm tất cả chi phí phát sinh
cùng các điều kiện khác trong giao dịch buôn bán.
 Đặt hàng ( Order )
Đặt hàng là lời đề nghị kí kết hợp đồng thương mại của người mua, về nguyên tắc nó

phải đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết cho việc kí kết hợp đồng. Trên thực tế, người ta
chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên. Do vậy, đặt hàng chỉ nêu: tên
hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng. Những điều kiện khác, hai bên
áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận hoặc theo hợp đồng đã ký trong giao dịch trước.
 Hoàn giá ( Counter- offer )
Khi người nhận chào hàng khơng chấp thuận hồn tồn chào hàng đó, đưa ra đề nghị
mới, thì đề nghị này được gọi là hồn giá. Khi có hồn giá, chào hàng trước đó coi như
hủy bỏ.

 Chấp nhận ( Acceptance )
Chấp nhận là sự đồng ý tất cả các điều kiện của chào hàng. Lúc đó, một hợp đồng
được thành lập.
 Xác nhận ( Confirmation )
Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên ghi lại các kết quả đã
đạt được và trao đổi cho nhau, đó là xác nhận. Xác nhận thường được lập thành hai bản,
được hai bên kí kết và mỗi bên giữ một bản.
2.1.2 Các phương thức giao dịch chủ yếu
Dưới đây là một số phương thức giao dịch thường sử dụng:


Giao dịch trực tiếp: Là giao dịch mà người bán và người mua trực tiếp quan hệ

với nhau bằng cách gặp mặt thông qua thư từ điện tín, để bàn bạc và thỏa thuận với nhau
về các điều kiện giao dịch. Khi sử dụng giao dịch trực tiếp cần chuẩn bị tốt một số cơng
việc: nghiên cứu tìm hiểu kỹ về bạn hàng, hàng hóa định mua bán, các điều kiện giao dịch
đưa ra trao đổi, xác định rõ mục đích và yêu cầu của công việc.




Giao dịch qua trung gian: trong hình thức này, mọi quan hệ giữa người bán với

người mua và việc quy định các điều kiện mua bán phải thông qua một người thứ ba.
Người thứ ba này gọi là người trung gian, thường là đại lý và môi giới.


Giao dịch tại sở giao dịch hàng hóa: Thơng qua người mơi giới do sở giao dịch

chỉ định, người ta mua bán các loại hàng hóa có chất lượng lớn, có tính chất đồng loại, có
phẩm chất có thể thay thế được với nhau.


Giao dịch tại hội chợ triển lãm: tại hội chợ triển lãm, người bán đem trưng bày

hàng hóa của mình và tiếp xúc với người mua để ký kết hợp đồng mua bán.


Gia công quốc tế: là phương thức giao dịch mà trong đó bên đặt gia cơng ở

nước ngồi cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên phụ liệu hoặc bán thành phẩm để bên nhận
gia công trong nước tổ chức quá trình sản xuất thành sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt
gia cơng. Tồn bộ sản phẩm làm ra bên nhận gia công sẽ giao lại cho bên đặt gia công để
nhận về một khoản thù lao ( gọi là phí gia cơng ) theo thoả thuận.

2.2 Đàm phán

2.2.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại, nguyên tắc cơ bản trong đàm phán.
 Khái niệm:
Đàm phán là quá trình đối thoại giữa người mua và người bán nhằm thống nhất
những mối quan tâm chung và giải quyết bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của một

hợp đồng thương mại.
 Đặc điểm:
Một là, đàm phán ngoại thương là q trình khơng ngừng tự điều chỉnh các nhu cầu,
lợi ích của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là đi đến kí kết hợp đồng với
những điều khoản có lợi cho cả đơi bên.
Hai là, đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi
vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng.
Ba là, đàm phán hợp đồng ngoại thương là một môn khoa học, đồng thời cũng là một
nghệ thuật.
 Phân loại:


Dựa vào hình thức đàm phán, ta có thể chia đàm phán thành các loại: đàm phán qua
thư tín, đàm phán qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp để đàm phán.
 Nguyên tắc cơ bản:
Thứ nhất, lợi ích chung của các bên trong hợp đồng ngoại thương phải được quan
tâm hàng đầu.
Thứ hai, đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính cơng khai và bình đẳng.
Thứ ba, người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải là người biết thoả hiệp, biết lập
phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán.

2.3 Ký kết hợp đồng
Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại
thương. Hợp đồng ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh
tại các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán ( xuất khẩu ) có nghĩa vụ
chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua ( nhập khẩu ) một tài sản nhất định
gọi là hàng hố. Bên mua có nghĩa vụ trả cho bên bán một khoản tiền ngang giá trị hàng
bằng các phương thức thanh toán quốc tế. Khi ký kết hợp đồng ngoại thương, các bên cần
lưu ý các vấn đề sau:
-

Hợp đồng phải được xây dựng trên cở sở pháp lý vững chắc, các cơ sở đó là: luật

quốc tế, luật quốc gia, các quy tắc hoặc thông lệ quốc tế.
-

Về hình thức thì Điều 48 Luật Thương mại của Việt nam quy định: hợp đồng

ngoại thương phải được lập thành văn bản, các giao dịch mua bán bằng miệng với nước
ngồi ở Việt nam đều khơng có giá trị pháp lý.
-

Cần có sự thỏa thuận thống nhất về mọi điều khoản trong hợp đồng dựa trên sự tự

nguyện của hai bên trước khi ký kết.
-

Chủ thể của hợp đồng phải có đủ tư cách pháp lý. Hàng hố theo hợp đồng phải là

hàng hoá được phép mua bán theo quy định của luật Việt nam và luật của nước xuất khẩu.
-

Hợp đồng phải đảm bảo nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hố. Đó

là: tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn giao
nhận hàng.
3. Xin giấy phép nhập khẩu


Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu cần chú ý theo dõi và cập nhật thông tin của nhà

nước về danh mục hàng hố cấm nhập, nhập khẩu có điều kiện…để từ đó xem xét xem
hàng hố mình định nhập khẩu có thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu hay khơng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo danh mục hàng hố cấm nhập, nhập có điều kiện tại Quyết
định số 46/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ về về xuất nhập khẩu hàng hoá. Nếu
hàng nhập khẩu thuộc danh mục hàng hoá phải xin phép nhập khẩu thì Cơng ty phải xin
giấy phép nhập khẩu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Thuê phương tiện vận tải

Có nhiều phương thức vận tải quốc tế khác nhau như: Vận tải đa phương thức, vận
tải bằng đường không, vận tải bằng đường biển. ứng với các phương thức vận tải khác
nhau là các phương tiện vận tải khác nhau. Việc thuê phương tiện vận tải nào là tuỳ vào
điều kiện cơ sở giao hàng và sự tính tốn của bên có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải.
 Nghiệp vụ thuê tàu:
Doanh nghiệp nhập khẩu đa phần là người có hàng nhưng lại khơng có phương tiện
vận tải để chun chở. Vì vậy, khi có nghĩa vụ chuyên trở trong việc thực hiện hợp đồng
nhập khẩu, người nhập khẩu phải đi thuê tàu của các tổ chức vận tải biển để chuyên chở
hàng hóa.
Th tàu là nghiệp vụ mà chủ hàng tự mình đứng ra hoặc thông qua người thứ ba,
người môi giới, liên hệ với chủ tàu hoặc người chuyên chở đường biển thuê một phần hay
cả chiếc tàu để chuyên chở hàng hóa từ một hay nhiều cảng này đến một hay nhiều cảng
khác. Thông thường, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ ủy thác việc thuê tàu cho một
công ty giao nhận chuyên nghiệp. Các công ty giao nhận lớn ở Việt nam hiện nay là: Hiệp
hội kho vận giao nhận Việt nam ( VIFAS), Tổng công ty giao nhận và kho vận ngoại
thương ( Vietrans).

4.1 Thuê tàu chợ

Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ ( Bookings Shipping Space ) là phương
thức thuê tàu trong đó người chủ hàng trực tiếp hoặc thông qua môi giới yêu cầu chủ tàu

hoặc người chuyên trở giành cho mình thuê một phần chiếc tàu chợ ( Liner ) để chở hàng
từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và trả giá cước theo biểu phí định sẵn.
Trong vai trị là người thuê phương tiện vận tải, dựa vào các đặc điểm của tàu chợ
như: khối lượng hàng hoá chuyên trở thường khơng lớn, thường là hàng khơ, hàng có bao
bì; tuyến đường, thời gian, cước phí biết trước…thì ta sẽ lựa chọn sao cho việc th tàu có
hiệu quả nhất.
Quy trình nghiệp vụ thuê tàu chợ như sau:
-

Nghiên cứu lịch trình tàu chạy rồi chọn ra tàu phù hợp nhất.

-

Kí đơn xin lưu khoang ( Booking note ) với chủ tàu hoặc hãng đại lý, đóng tiền

cước.
-

Yêu cầu bên bán tập kết hàng tại cảng theo hợp đồng để ta giao cho tàu.

-

Lấy vận đơn ( Bill of Lading- B/L ).

-

Chuẩn bị để nhận hàng tại cảng đích.

4.2 Thuê tàu chuyến

Thuê tàu chuyến ( Voyage Charter ) là việc người thuê chở đề nghị chủ tàu cho thuê
toàn bộ con tàu để chở hàng từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và phải trả một
khoản cước thuê do hai bên thoả thuận.
Khi nhà nhập khẩu thuê tàu chuyến thì họ tận dụng được một số ưu điểm của phương
thức này như: giá cước tàu chuyến rẻ hơn giá cước tàu chợ; người thuê không bị ràng buộc
về những điều kiện ràng buộc sẵn trong B/L mà được tự do thoả thuận trong hợp đồng thuê
tàu; việc vận chuyển hàng nhanh chóng về thời gian và thuận tiện về lịch trình do người
thuê tàu yêu cầu…Tuy nhiên, việc thuê tàu chuyến cũng có một số nhược điểm như:
nghiệp vụ thuê tàu chuyến khá phức tạp; giá cước thuê tàu chuyến biến động theo mùa vụ,
hãng tàu, vùng biển kinh doanh. Do vậy, nhà nhập khẩu cần cân nhắc kĩ trước khi quyết
định lựa chọn phương thức thuê tàu.
Quy trình thuê tàu chuyến:
-

Xác định loại hình tàu để thuê: thuê một chuyến ( Single voyage ), thuê khứ hồi (

Round voyage ), thuê nhiều chuyến liên tục ( Consecutive voyage ), hay thuê bao cả tàu
trong một thời gian ( Lumpsun ).


-

Người thuê tàu ( Charterer ) trực tiếp hoặc uỷ thác cho cơng ty giao nhận đàm

phán kí kết hợp đồng thuê tàu ( Voyage charter party ) với hãng tàu ( Charter ).
-

Yêu cầu bên bán tập kết hàng tại cảng để ta giao lên tàu.

-

Nhận hàng tại tại đích và thanh tốn tiền cho chủ tàu.

5. Mua bảo hiểm

Bảo hiểm chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu là sự cam kết bồi thường về mặt kinh
tế của công ty bảo hiểm cho người được bảo hiểm khi có rủi ro, tổn thất, tai nạn xảy ra đối
với hàng hố trong q trình chun chở. Người được bảo hiểm phải đóng một khoản gọi
là phí bảo hiểm cho cơng ty bảo hiểm.
Hoạt động thương mại quốc tế nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng là những
hoạt động mà hàng hoá được vận chuyển trên một quãng đường dài, đi qua biên giới một
hay nhiều quốc gia. Do vậy, rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển là khá cao. Chính vì
thế, việc mua bảo hiểm cho hàng hố là hết sức cần thiết. Tác dụng chính của việc mua
bảo hiểm là: giảm bớt rủi ro cho hàng hố do có sự phối hợp kiểm tra và đề phịng tổn thất
từ phía cơng ty bảo hiểm; được bồi thường khi có tổn thất, rủi ro.
Khi mua bảo hiểm, người nhập khẩu phải căn cứ vào các đặc điểm sau: tính chất của
hàng hóa, điều khoản của hợp đồng, vị trí xếp hàng, tình trạng của bao bì, loại tàu chuyên
chở, tình hình kinh tế xã hội. Hiện nay, ở Việt nam có các cơng ty bảo hiểm lớn như: Bảo
Việt, Bảo Minh.
 Thủ tục mua bảo hiểm:
-

Đến công ty bảo hiểm làm giấy yêu cầu được bảo hiểm cho hàng hố và kí kết

hợp đồng bảo hiểm.
-

Thanh tốn phí bảo hiểm cho cơng ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy

chứng nhận bảo hiểm.
 Điều kiện bảo hiểm:
Bảo hiểm hàng hoá của Việt nam ( QTBH- 98 ) có ba điều kiện bảo hiểm gốc là: điều
kiện bảo hiểm A, điều kiện bảo hiểm B, điều kiện bảo hiểm C. Ngồi ra cịn có các điều
kiện bảo hiểm khác như: bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình cơng. Các điều kiện bảo


hiểm quy định những rủi ro, tổn thất được bảo hiểm và những rủi ro tổn thất ngoại trừ cho
người bảo hiểm.
 Giá trị bảo hiểm:
Giá trị bảo hiểm được tính theo cơng thức: V= C + I + F
Trong đó: + V là giá trị bảo hiểm
+ C là giá hàng được bảo hiểm ( tính theo giá FOB )
+ I là phí bảo hiểm
+ F là cước phí vận tải
 Nội dung hợp đồng bảo hiểm chuyên trở hàng hoá:
Hợp đồng bảo hiểm được in sẵn thành mẫu, thường bao gồm 02 mặt. Mặt sau in sẵn
các quy định về bảo hiểm. Mặt trước bao gồm các nội dung để trống, bao gồm: tên, địa
chỉ, số hiệu tài khoản ở ngân hàng của người bảo hiểm và người được bảo hiểm; tên hàng
hóa được bảo hiểm, số lượng, trọng lượng, loại bao bì, cách đóng gói; loại tàu chuyên chở,
tên tàu hay phương tiện vận chuyển; cách xếp hàng trên tàu; nơi đi, nơi đến, nơi chuyển
tải; ngày gửi hàng; ngày phương tiện vận tải bắt đầu hành trình; điều kiện bảo hiểm; giá trị
bảo hiểm, số tiền bảo hiểm; tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm; nơi thanh tốn bồi thường;
địa điểm, ngày tháng kí hợp đồng; tên công ty bảo hiểm và chữ ký của người phụ trách,
đóng dấu.

6. Đơn đốc bên bán giao hàng

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà nhập khẩu phải ln theo dõi, thơng tin về

tình hình sản xuất, chế biến, chuẩn bị và tiến hành giao hàng của bên xuất khẩu. Bên nhập
khẩu phải luôn đôn đốc bên xuất khẩu giao hàng cho đúng thời hạn thỏa thuận. Việc chậm
trễ của bên bán trong giao hàng sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp
nhập khẩu. Bên bán thực hiện việc giao hàng càng sớm càng tốt vì nó có lợi cho cả hai bên.
Bên mua thường xun khuyến khích bên bán giao hàng sớm bằng hình thức thưởng do
hồn thành hợp đồng sớm, nếu chậm thì sẽ bị phạt. Bên mua phải thường xuyên đôn đốc
nhắc nhở bên bán qua các hình thức như gửi thư, điện thoại, fax.

7. Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu


Hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm
thủ tục Hải quan. Thủ tục Hải quan cho hàng nhập khẩu được quy định tại Điều 16
Chương 3 Luật Hải quan ngày 29 tháng 06 năm 2001 bao gồm:
-

Khai và nộp tờ khai Hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ Hải quan.

-

Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra

thực tế hàng hoá, phương tiện vận tải.
-

Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
Cụ thể nội dung của từng khâu trong thủ tục Hải quan mà nhà nhập khẩu phải thực

hiện là:
 Khai báo Hải quan, nộp hồ sơ Hải quan:

Theo Điều 18 Luật Hải quan thì nhà nhập khẩu phải khai báo và nộp tờ khai Hải quan
trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hoá về đến cửa khẩu.
Tờ khai Hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý. Nó là cơ sở để xác định trách
nhiệm của người khai trước pháp luật về tên hàng, phẩm chất số lượng, trọng lượng hàng,
phương tiện vận tải, đồng tiền và phương thức thanh tốn ... từ đó xác định mức thuế Nhập
khẩu, thuế Giá trị gia tăng hàng nhập khẩu đồng thời nó là cơ sở để Hải quan giám sát khi
hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu qua biên giới.
Khai báo, nộp hồ sơ Hải quan được Hải quan xác định là khâu thủ tục quan trọng
nhất trong ba khâu thủ tục Hải quan mà chủ hàng phải thực hiện. Vì vậy trong khâu này
người nhập khẩu phải thật cẩn thận để tránh sai sót ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành thủ
tục Hải quan.
Khi khai báo phải khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác các cột, mục trong tờ khai Hải quan
như:tên hàng, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế nhập khẩu, đơn giá và giá trị thanh tốn,
số lượng, trọng lượng hàng xuất xứ hàng hóa…
Theo Quyết định số 56/2003/QĐ-BTC ngày 16/4/2003 của Bộ Tài chính, khi khai
báo Hải quan, người nhập khẩu phải nộp các chứng từ thuộc hồ sơ Hải quan, bao gồm:
-

Tờ khai Hải quan hàng hố nhập khẩu: 02 bản chính.

-

Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 01 bản sao.

-

Hoá đơn thương mại ( Invoice ): 01 bản chính.

-

Vận tải đơn ( Bill of Lading ): 01 bản copy.


Ngoài ra tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà các chứng từ phải nộp thêm là:
-

Bản kê chi tiết hàng hóa ( đối với hàng đóng gói khơng đồng nhất ): 01 bản chính

và 01 bản sao.
-

Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu ( đối với hàng hoá phải khai ở tờ khai trị giá ): 02

bản chính.
-

Giấy phép nhập khẩu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ( đối với hàng hoá

thuộc diện cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện ): 01 bản chính ( nếu nhập một lần
).
-

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá ( Certificate of Origin ): 01 bản chính.

-

Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu ( khi nhập khẩu uỷ thác ): 01 bản sao.

Thêm vào đó, khi khai báo Hải quan thì người khai báo phải xuất trình một số giấy tờ
cần thiết như:

-

Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh: 01 bản chính hoặc 01 bản sao.

-

Giấy chứng nhận đăng kí mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản chính hoặc 01

bản sao.
 Xuất trình hàng hóa:
Hàng hóa xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm sốt.
Nhà nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân cơng về việc mở, đóng các kiện hàng. u cầu
của việc xuất trình hàng hóa là sự trung thực của chủ hàng.
 Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế , lệ phí Hải quan và các nghĩa vụ khác:
Nhà nhập khẩu nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng… như trong tờ khai Hải
quan dưới sự kiểm tra của Hải quan. Đồng thời nhà nhập khẩu tiến hành nộp lệ phí Hải
quan.
Sau khi kiểm sốt giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định như: cho
hàng được phép ngang qua biên giới, cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa
chữa, phải bao bì lại...) nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết
định đó.

8. Nhận hàng từ phương tiện vận tải


Theo Nghị định 2073/QĐ-GT và theo Nghị định 200/CP thì: Việc nhận hàng hoá
nhập khẩu tại cảng là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng uỷ thác mà chủ hàng hoặc
người được uỷ thác đã kí với cảng ( Nếu hàng khơng lưu kho tại cảng thì chủ hàng hoặc
người nhận uỷ thác có thể giao nhận trực tiếp với tàu ). Do đó, khi tàu cập cảng, hãng tàu
sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng rồi đưa hàng về vị trí an tồn: kho hoặc bãi.

Đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này đồng thời
thanh tốn mọi chi phí liên quan đến việc nhận hàng cho cảng.
Nhà nhập khẩu xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhập hàng nhập khẩu từng
năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao
nhận.
Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa như vận đơn, lệnh giao
hàng nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.
Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải, cung cấp những biên bản (nếu cần)
về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình.
Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện
trường, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện
pháp xử lý thích hợp. Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phân tích, kết luận số lượng,
chất lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không. Lập “Giấy chứng nhận hàng hư hỏng” (
Cargo outturn Report ) trong trường hợp phát hiện tổn thất rõ rệt. Cuối cùng, khi giao hàng
xong, cần ký “Biên bản kết toán nhận hàng với tàu” ( Report on Receipt of CargoROROC). ROROC chính là căn cứ quan trọng để khiếu nại hãng tàu hay người bán. Do
vậy, khi nhận hàng và lập ROROC cần có đại diện của Hải quan, đại lý tàu biển và người
nhận hàng.
 Thủ tục nhận hàng của nhà nhập khẩu hoặc người nhận uỷ thác:
+ Với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng:
-

Nhận “Giấy báo tàu đến” ( Arrival Notice ), mang B/L gốc đến hãng tàu để đổi

lấy “Lệnh giao hàng” ( Delivery Order - D/O ) ( 03 bản ).
-

Xuất trình biên lai nộp lệ phí, D/O, Invoice, Packing List tại Văn phòng quản lý

tàu tại cảng để kí xác nhận D/O và tìm vị trí hàng; nộp 01 bản D/O tại đây.
-

Xuất tình tiếp 02 bản D/O tại bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho.

-

Hoàn thành các thủ tục Hải quan và đem hàng ra khỏi cảng.


+ Trường hợp hàng khơng phải lưu kho, bãi:
-

Hồn tất các thủ tục Hải quan trước khi dỡ hàng ra khỏi tàu.

-

Trao B/L, D/O cho cảng.

-

Nhận hàng tại tàu sau khi đã nhận được hố đơn thanh tốn cước phí bốc xếp,

“Lệnh giao thẳng” do cảng cấp.
-

Cùng với cảng kí vào bảng tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hố

thực giao nhận. Khi có thừa thiếu, tổn thất thì lập COR…
+ Trường hợp hàng được chuyên trở bằng Container:
-

Mang B/L đến hãng tàu để đổi lấy 03 bản D/O.

-

Đến phịng điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ Container; nộp biên lai

thanh tốn các phí này cùng với D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng ra khỏi
cảng.
-

Nộp hồ sơ xin đăng kí kiểm hố Hải quan.

-

Hồn tất việc nhận hàng.

+ Trường hợp sử dụng dịch vụ “ Door-to-door Service”:
-

Mọi công việc sẽ được bên giao nhận đảm nhiệm, nhà nhập khẩu chỉ cần khai báo

Hải quan và mời Hải quan về kho của cơng ty để kiểm hố.

9. Kiểm tra, giám định hàng hoá

Khi nhận hàng, đơn vị nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra, giám định nếu phát hiện
thiếu thụt, mất mát, tổn thất thì kịp thời có biện pháp xử lý.
Đối với hàng giao lẻ, nếu số lượng, trọng lượng hàng bị thừa thiếu thì cảng (ga) phải
lập “Biên bản thừa thiếu” với đơn vị nhập khẩu. Nếu hàng bị đổ vỡ, phải lập “Biên bản đổ
vỡ hư hỏng”. Hàng chở bằng đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát, phải có “Biên bản kết

tốn nhận hàng với tàu”.
Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập
“Thư dự kháng” ( Letter of revervation, Notice of Claim ) nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy
hàng có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty Bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất
xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu
cơng ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng thư giám định. Tại Việt nam,


các doanh nghiệp thường nhờ Vinacontrol tiến hành giám định. Trong trường hợp này, nhà
nhập khẩu cần gửi cho Vinacontrol các giấy tờ sau:
-

Hợp đồng bảo hiểm.

-

Hợp đồng vận tải hoặc vận đơn đường biển.

-

Biên bản kết toán nhận hàng với tàu ( nếu có ).

-

Tờ khai chi tiết hàng hố, các giấy tờ khác có liên quan.

10. Làm thủ tục thanh tốn

Có nhiều phương thức thanh tốn quốc tế khác nhau như: Phương thức thanh toán
nhờ thu ( Collection ), Phương thức thanh toán chuyển tiền ( Remittance ), Phương thức

đổi chứng từ trả tiền ( Cash Against Documents – CAD ), Phương thức thanh tốn tín dụng
chứng từ ( Documentary Credit ), Phương thức thanh toán ghi sổ ( Open Account )…Mỗi
phương thức đều có những ưu nhược điểm riêng và quy trình áp dụng riêng của nó. Sau
đây, em xin trình bày quy trình áp dụng phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ đối với
nhà nhập khẩu:

10.1 Mở thư tín dụng (Opening Letter of Credit- L/C )

Trong hợp đồng thương mại quốc tế nếu quy định thanh tốn thực hiện bằng phương
thức tín dụng chứng từ, thì nhà nhập khẩu phải viết “Đơn yêu cầu mở thư tín dụng” (
Request for opening Letter of Credit ) gửi đến “Ngân hàng mở L/C” ( Opening bank,
Issuing bank). Cách thức mở L/C tại các ngân hàng Việt nam như sau:
 Điều kiện mở L/C:
Để được mở L/C, nhà nhập phải nộp cho ngân hàng:
-

Giấy đăng kí kinh doanh.

-

Tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng.

 Cách thức mở L/C:
Tuỳ vào việc xin mở L/C trả ngay hay trả chậm mà các giấy tờ doanh nghiệp cần nộp
cũng khác nhau. Tuy nhiên, các giấy tờ chủ yếu là:
-

Giấy phép nhập khẩu ( nếu là hàng hoá nhập khâủ cần giấy phép ).

-

Quota ( nếu là hàng hoá nhập khẩu theo hạn ngạch ).

-

Hợp đồng nhập khẩu ( bản sao ).

-

Đơn xin mở L/C ( theo mẫu in sẵn của ngân hàng ).

-

Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu ( với L/C trả chậm ).

-

Đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ ( với L/C trả chậm) ( theo mẫu của ngân hàng

).
Khi mở L/C, nhà nhập khẩu cần lưu ý các điểm sau:
-

Cơ sở viết đơn xin mở L/C là hợp đồng mua bán đã được kí kết.

-

Để tránh việc L/C phải tu chỉnh nhiều lần thì nhà nhập khẩu có thể fax đơn xin

mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước để họ cho ý kiến.
-

Nhà nhập khẩu nên xem xét kĩ lưỡng L/C bản gốc và đề nghị tu chỉnh trong

trường hợp cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho mình.
-

Đơn mở L/C phải được Giám đốc và Kế toán trưởng của đơn vị nhập khẩu kí.

Nếu là nhập khẩu uỷ thác thì phải có đủ 04 chữ kí của: Giám đốc, Kế tốn trưởng của đơn
vị uỷ thác và đơn vị nhận uỷ thác.
 Kí quỹ mở L/C:
Hiện nay, các ngân hàng quy định tỷ lệ kí quỹ ( 100%, dưới 100%, hoặc khơng cần kí
quỹ ), tỷ lệ trên phụ thuộc vào:
-

Uy tín trong thanh toán của doanh nghiệp.

-

Mối quan hệ của doanh nghiệp với ngân hàng.

-

Số dư ngoại tệ trên tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng.

-

Tính khả thi trong phương án kinh doanh của nhà nhập khẩu.

Cách thức kí quỹ mở L/C:
-

Nếu số dư tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp lớn hơn số tiền kí quỹ, doanh

nghiệp yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản tiền gửi để kí quỹ.
-

Nếu số dư tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp nhỏ hơn số tiền kí quỹ, doanh

nghiệp có thể u cầu ngân hàng bán ngoại tệ cho doanh nghiệp để kí quỹ, hoặc cho doanh
nghiệp vay ngoại tệ để kí quỹ.

10.2 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, thanh toán và nhận bộ chứng
từ


Khi thanh toán bằng L/C, trước khi chấp nhận thanh toán cho “Ngân hàng mở L/C”
hay “Ngân hàng phát hành” ( Issuing Bank) , nhà nhập khẩu cần cử người phối hợp với
ngân hàng để kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, thông thường ta áp dụng các điều
khoản trong “Quy tắc chung về thống nhất tín dụng chứng từ” ( UCP-500). Thường ta
kiểm tra các chứng từ sau: Hối phiếu ( Draft- Bill of Exchange ), Vận đơn ( Bill of Lading
), Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice ), Chứng từ bảo hiểm ( Insurance Policy,
Insurance Certificate ), Phiếu đóng gói ( Packing List ).
Sau khi đã kiểm tra kĩ bộ chứng từ, nếu thấy có sai sót, khơng phù hợp với quy định
của L/C thì nhà nhập khẩu có thể từ chối thanh tốn. Nếu chứng từ đã hoàn toàn phù hợp
với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu đến ngân hàng thanh tốn.
Nhà nhập khẩu phải thanh toán cho ngân hàng giá trị của L/C và các khoản phí liên
quan đến việc thanh tốn bằng L/C ( như phí mở L/C, phí tu chỉnh L/C, phí kí hậu vận

đơn.). Các khoản phí này có thể khác nhau tuỳ theo ngân hàng mở L/C, tỉ lệ kí quỹ.
Sau khi thanh tốn, nhà nhập khẩu cần yêu cầu ngân hàng kí hậu bộ chứng từ cho đi
nhận hàng.

11. Khiếu nại, giải quyết khiếu nại ( nếu có )

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu nhà nhập khẩu phát hiện thấy hàng không
được giao, giao chậm, bị tổn thất, đổ vỡ,… thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ
thời gian khiếu nại.
Đối tượng khiếu nại là người bán nếu: người bán không giao hàng; giao hàng chậm
hoặc thiếu; giao hàng không đúng theo quy định của hợp đồng.
Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu: họ không mang hàng đến giao; mang hàng
đến chậm so với quy định của hợp đồng th tàu; hàng hố khơng phù hợp với B/L.
Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đối tượng của bảo hiểm bị tổn
thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này
đã được mua bảo hiểm.


Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể khiếu kiện tại hội
đồng trọng tài theo điều kiện hợp đồng đã kí.
Trong q trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nhiều loại chứng từ kèm theo các
bước thực hiện như: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ giao nhận, chứng từ
bảo hiểm, chứng từ Hải quan, ROROC, COR… Các loại chứng từ này thường là kết quả
xác nhận các bước thực hiện của hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc thanh quyết toán,
giải quyết tranh chấp khiếu nại... Nhà nhập khẩu phải thận trọng đối với từng loại chứng từ
trong quá trình lập chứng từ, trong ghi chép, yêu cầu phải rõ ràng khơng tẩy xóa, nhất là
các hóa đơn thanh toán bà bảng kê chi tiết, vận tải đơn.


Chương II

Thực trạng quy trình nhập khẩu tại
cơng ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

I.

Những vấn đề chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty

Tên Công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thanh Phong.
Tên giao dịch: Thanh Phong Company Limited (viết tắt là: T.P Co., Ltd).
Trụ sở chính: Số 941 đường Giải Phóng, phường Giáp Bát, quận Hồng Mai, thành
phố Hà Nội.
Tổng số vốn Điều lệ: 4.100.000.000 đồng( Bốn tỷ một trăm triệu Việt Nam đồng ).
Giấy phép thành lập: 4557GP/TLDN do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 20
tháng 08 năm 1999.
Mã số thuế: 0100942741.
Điện thoại: (04).864.2469, Fax: (04).861.6998
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thanh Phong( Công ty TNHH Thanh Phong) được
thành lập vào ngày 26 tháng 08 năm 1999 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
072399, được Phịng Đăng kí kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà
nội cấp, với các ngành nghề kinh doanh như sau:
-

Buôn bán tư liệu sản xuất.

-

Kinh doanh, sản xuất, lắp ráp sản phẩm cơ khí phục vụ sản xuất cơng, nơng,

lâm, ngư nghiệp.
-

Kinh doanh, sản xuất, lắp ráp các loại máy móc, thiết bị, linh kiện(điện, điện tử,

tin học, điện lạnh) phục vụ dân dụng và công nghiệp.
-

Đầu tư xây dựng, kinh doanh kết cấu hạ tầng các khu công nghiệp; đầu tư kinh

doanh phát triển nhà và hạ tầng đô thị; đầu tư phát triển du lịch, kinh doanh khách sạn,
nhà hàng; trồng rừng, nuôi trồng thuỷ sản.