Tài liệu Báo cáo " Báo cáo và vấn đề soạn thảo báo cáo " ppt

nghiên cứu - trao đổi
tạp chí luật học số 02/2007 9




ThS. Bùi thị đào *
1. Bỏo cỏo v vai trũ ca bỏo cỏo trong
qun lớ nh nc
Bỏo cỏo l loi vn bn dựng phn
ỏnh tỡnh hỡnh thc t, trỡnh by kt qu thc
hin cụng vic trong hot ng ca c quan
nh nc giỳp cho vic ỏnh giỏ tỡnh hỡnh
qun lớ, lónh o v xut nhng bin
phỏp, ch trng qun lớ mi.
Qun lớ nh nc thng c hiu l s
tỏc ng ca ch th mang quyn lc nh
nc ti i tng qun lớ nhm t c
cỏc nhim v, mc tiờu do Nh nc t ra.
Kt qu ca qun lớ nh nc ph thuc vo
kh nng tỏc ng ca ch th qun lớ, cỏc
c trng ca i tng qun lớ (i tng
qun lớ l cỏ nhõn hay t chc, hot ng
trong lnh vc no, kh nng nhn thc ca
h, tớnh tớch cc xó hi cao hay thp, cỏc li
ớch m h quan tõm), iu kin, hon cnh,
mụi trng, nhim v, mc tiờu qun lớ.
Kh nng tỏc ng ca ch th qun lớ liờn
quan trc tip ti thm quyn ca tng ch th

do phỏp lut quy nh nm trong c cu t
chc quyn lc nh nc núi chung. õy l
yu t tng i n nh mi quc gia trong
tng thi kỡ c th. Nhim v, mc tiờu qun lớ
do nh nc t ra phi phự hp vi i tng,
iu kin, mụi trng qun lớ. Trong gii hn
thm quyn, hng vo cỏc mc tiờu cn t,
ch th qun lớ a ra cỏc tỏc ng. Nu tỏc
ng phự hp vi thc t xó hi thỡ hot ng
qun lớ c thc hin d dng, vi kt qu
cao v chi phớ thp; ngc li, nu tỏc ng
khụng phự hp thỡ hot ng qun lớ khú
khn, thm chớ cú th gõy tn hi cho xó hi.
Vi t cỏch l loi vn bn c dựng
phn ỏnh tỡnh hỡnh, vai trũ ca bỏo cỏo cú
th c xem xột hai bỡnh din: trong qun
lớ nh nc núi chung th hin mi quan h
gia ch th qun lớ v i tng qun lớ;
trong mi quan h rng buc ln nhau gia
cỏc c quan trong b mỏy nh nc.
Th nht, vai trũ ca bỏo cỏo trong qun
lớ nh nc núi chung th hin mi quan h
gia ch th qun lớ v i tng qun lớ:
Hot ng qun lớ trờn thc t l mt chui
tỏc ng khụng ngng ca cỏc ch th qun
lớ ti i tng qun lớ trong ú tỏc ng sau
tip ni, da trờn kt qu tỏc ng trc.
Trong qun lớ thng phỏt sinh nhng nhim
v t xut, nhng iu kin, hon cnh bt
thng cn cú s phn ng tng xng t

ch th qun lớ. Nh vy, thc hin mt
s tỏc ng, ch th qun lớ phi cú thụng
tin cn thit v i tng, iu kin, hon
cnh, mụi trng qun lớ. Bn thõn i
tng, iu kin, hon cnh, mụi trng
qun lớ luụn vn ng do s tỏc ng ca
nhiu yu t t nhiờn, xó hi khỏc nhau
trong ú cú c s tỏc ng ca chớnh hot
ng qun lớ. iu ú cho thy thụng tin v
i tng, iu kin, hon cnh, mụi trng
* Gi
ng vi
ờn Khoa hnh chớnh
-
nh n
c

Trng i hc Lut H Ni


nghiên cứu - trao đổi
10 tạp chí luật học số 02/2007

qun lớ, v quỏ trỡnh hin thc hoỏ cỏc tỏc
ng trc ú trờn thc t l yu t c bit
quan trng m ch th qun lớ cn quan tõm
trong ton b quỏ trỡnh qun lớ. Cỏc thụng tin
ny c chuyn ti ch th qun lớ bng
nhiu con ng nh ch th qun lớ t mỡnh
tỡm hiu, kho sỏt thc t; i tng qun lớ

phn ỏnh thụng qua kin ngh, yờu cu,
khiu ni, cỏc c quan nh nc bỏo cỏo
trc c quan cú trỏch nhim kim tra, giỏm
sỏt hot ng ca mỡnh, trong ú bỏo cỏo ca
cỏc c quan nh nc l ngun thụng tin y
, ton din, thng xuyờn hn c. Chớnh vỡ
vy, bỏo cỏo úng vai trũ quan trng trong
vic cung cp thụng tin cho cỏc quyt nh
qun lớ, cú ý ngha c bit i vi cht
lng ca hot ng qun lớ.
Th hai, vai trũ ca bỏo cỏo th hin
trong mi quan h rng buc ln nhau gia
cỏc c quan trong b mỏy nh nc: B mỏy
nh nc dự c t chc theo nguyờn tc
phõn quyn hay tp quyn cng u cú c ch
kim tra, giỏm sỏt ln nhau gia cỏc c quan
m bo cho cỏc c quan thc hin ỳng v
chc nng, nhim v, quyn hn, thy rừ
trỏch nhim ca cỏc c quan trong trng hp
cú vi phm phỏp lut hay hot ng khụng
hiu qu. Ngoi ra, bỏo cỏo cũn l vn bn
c dựng t ỏnh giỏ quỏ trỡnh hot ng
ca c quan trong mt khong thi gian nht
nh. Qua ú, mi c quan thy rừ u im,
nhc im, thun li, khú khn, thnh tớch,
hn ch trong hot ng ca mỡnh rỳt kinh
nghim, lm c s ra phng hng hot
ng trong thi gian ti. Chớnh vỡ vy, bỏo
cỏo c s dng thng xuyờn trong hot
ng ca cỏc c quan nh nc.

2. Cỏc loi bỏo cỏo v vai trũ ca chỳng
* Xột theo thi hn ban hnh, bỏo cỏo
gm cú:
- Bỏo cỏo thng kỡ (nh kỡ) l bỏo cỏo
c ban hnh sau mi kỡ hn c quy
nh. Kỡ hn cú th l hng tun, hng thỏng,
hng quý, hng nm hay nhim kỡ. õy l
loi bỏo cỏo dựng phn ỏnh ton b quỏ
trỡnh hot ng ca c quan trong thi hn
c bỏo cỏo. Thụng thng loi bỏo cỏo
ny l c s quan trng c quan cú thm
quyn kim tra, ỏnh giỏ hot ng ca cp
di, phỏt hin nhng khú khn, yu kộm v
t chc, nhõn s, c ch hot ng, th ch,
chớnh sỏch, t ú a ra nhng ch trng,
bin phỏp qun lớ phự hp.
- Bỏo cỏo bt thng (t xut) l bỏo
cỏo c ban hnh khi thc t xy ra hay cú
nguy c xy ra cỏc bin ng bt thng v
t nhiờn, v tỡnh hỡnh chớnh tr, kinh t, xó
hi, an ninh, quc phũng, ngoi giao. C
quan nh nc cú th bỏo cỏo theo yờu cu
ca cp cú thm quyn hoc khi xột thy
vn phc tp vt quỏ kh nng gii
quyt ca mỡnh, cn cú s h tr ca cp
trờn hay cn phi phn ỏnh tỡnh hỡnh ti c
quan cú thm quyn c quan cú thm
quyn cú nhng bin phỏp gii quyt kp
thi. Loi bỏo cỏo ny c dựng thụng
tin nhanh v nhng vn c th lm c s

cho cỏc quyt nh qun lớ nhanh nhy phự
hp vi tỡnh hung bt thng trong qun lớ.
Yờu cu v tớnh chớnh xỏc v kp thi ca
cỏc thụng tin núng trong loi bỏo cỏo ny
c c bit coi trng.
* Xột theo mc hon thnh cụng vic
cn bỏo cỏo, bỏo cỏo gm cú:


nghiªn cøu - trao ®æi
t¹p chÝ luËt häc sè 02/2007 11

- Báo cáo sơ kết là báo cáo về một công
việc đang còn được tiếp tục thực hiện. Trong
quản lí có những công việc đã được lập kế
hoạch, lên chương trình từ trước, có những
công việc được thực hiện ngoài kế hoạch khi
phát sinh những tình huống không dự kiến
trước. Cho dù là công việc nào thì trong quá
trình thực hiện cũng có thể nảy sinh các vấn
đề không thể dự liệu được hoặc đã được dự
liệu không chính xác. Để hoạt động quản lí
có kết quả cao, việc thường xuyên nắm bắt
tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó
khăn, rút kinh nghiệm, đề ra những biện
pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lí theo
hướng phù hợp hơn với thực tế là cần thiết.
Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm
quyền chỉ đạo sát sao, kịp thời, thiết thực đối
với hoạt động của cấp dưới.

- Báo cáo tổng kết được ban hành sau
khi đã hoàn thành hoặc đã hoàn thành một
cách căn bản một công việc nhất định. Mục
đích của loại báo cáo này không phải là để
tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt
nhất như báo cáo sơ kết mà là đánh giá lại
quá trình thực hiện một công việc, so sánh
kết quả đạt được với mục tiêu, nhiệm vụ đã
đề ra, rút kinh nghiệm cho các hoạt động
quản lí cùng loại hoặc tương tự về sau từ
việc lập kế hoạch hoạt động cho đến việc tổ
chức thực hiện các hoạt động đó trên thực tế.
* Xét theo nội dung báo cáo, báo cáo
gồm có:
- Báo cáo chung là báo cáo nhiều vấn đề,
nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong
phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
Mỗi vấn đề, mỗi mặt công tác được liệt kê,
mô tả trong mối quan hệ với các vấn đề, các
mặt công tác khác tạo nên toàn bộ bức tranh
về hoạt động của cơ quan. Thông qua báo cáo
này có thể đánh giá năng lực, hiệu quả hoạt
động của cơ quan một cách toàn diện.
- Báo cáo chuyên đề là báo cáo chuyên
sâu vào một nhiệm vụ công tác, một vấn đề
quan trọng. Các vấn đề, các nhiệm vụ khác
không được đề cập hoặc nếu có thì chỉ được
thể hiện như các yếu tố ảnh hưởng đến vấn
đề cần được báo cáo. Báo cáo chuyên đề chỉ
cho phép đánh giá một mặt hoạt động cụ thể

của cơ quan.
3. Mục đích, yêu cầu của báo cáo
Mặc dù có nhiều loại báo cáo khác nhau
nhưng nói chung báo cáo là loại văn bản
dùng để mô tả thực tế nhằm cung cấp thông
tin phục vụ cho hoạt động quản lí nhà nước.
Tất cả các quyết định quản lí của cơ quan
nhà nước có thẩm quyền đều phải dựa trên
những thông tin nhất định mà các thông tin
từ cơ sở, thông tin phản hồi từ đối tượng
quản lí được phản ánh trong báo cáo là
nguồn quan trọng. Tuy thông tin trong báo
cáo không có giá trị pháp lí rõ rệt như thông
tin trong biên bản (nhất là biên bản một vụ
việc cụ thể) nhưng độ chính xác hay sai
lệch của chúng cũng ảnh hưởng mạnh mẽ
tới giá trị của các quyết định quản lí, đặc
biệt khi cần quyết định nhanh trong các tình
huống bất thường mà chủ thể có quyền ra
quyết định ở cách xa nơi xảy ra tình huống
thực tế. Điều đáng lưu ý là báo cáo cung
cấp thông tin cho các quyết định quản lí
nhưng báo cáo lại là sự tự phản ánh của
chính cơ quan ban hành báo cáo. Vì vậy, để
thực sự có giá trị cung cấp thông tin thì báo
cáo phải đảm bảo trung thực, chính xác, cụ


nghiên cứu - trao đổi
12 tạp chí luật học số 02/2007

th, kp thi, cú trng tõm, trng im.
4. Cỏc yu t nh hng n ni dung,
cht lng ca bỏo cỏo
Nh trờn ó núi, thụng tin trong bỏo cỏo
cng chớnh xỏc cng cú ý ngha tớch cc
trong vic ban hnh cỏc quyt nh qun lớ.
thụng tin trong bỏo cỏo cú tin cy cao,
ngi vit bỏo cỏo cn hiu rừ nhng yu t
nh hng n ni dung, cht lng ca bỏo
cỏo trỏnh kh nng vụ tỡnh hoc c ý lm
bỏo cỏo b sai lch thụng tin.
- Quan im ch o vit bỏo cỏo ca
lónh o: phn ln cỏc trng hp, bỏo cỏo
l s t phn ỏnh tỡnh hỡnh hot ng ca c
quan qua ú cỏc cp cú thm quyn ỏnh giỏ
c nng lc hot ng ca c quan bỏo cỏo
trong quỏ trỡnh thc hin chc nng, nhim
v ca mỡnh. Mt s trng hp khỏc, bỏo
cỏo phn ỏnh vn m vic gii quyt chỳng
cú liờn quan n li ớch ca a phng,
ngnh, c quan bỏo cỏo. Chớnh vỡ vy, bỏo
cỏo cú th c ch o son tho phc v
cho li ớch ca a phng, ngnh, c quan
nhiu hn li ớch chung ca qun lớ. Chng
hn, khi cú khuyt im khụng th che giu,
ln trỏnh hoc gim bt trỏch nhim, bỏo
cỏo ch nờu khuyt im mt cỏch chung
chung, nhn mnh vo tớnh ph bin ca
khuyt im ú c quan, n v, a phng

khỏc hay ch ra nguyờn nhõn chớnh l yu
kộm trong t chc b mỏy hay th ch; khi
cn s h tr ca cp trờn, ca cỏc c quan, t
chc khỏc thỡ tụ m cỏc khú khn, thit hi
m c quan, a phng ang gp phi
Trong nhng trng hp nh vy, thụng tin
trong bỏo cỏo khụng cú chớnh xỏc cn
thit cho cỏc quyt nh qun lớ. C quan
nh nc cú thm quyn khi ú tt nht l so
sỏnh, i chiu, s dng nhiu ngun thụng
tin khỏc nhau cho cỏc quyt nh ca mỡnh.
- Tõm lớ, tớnh cỏch ca ngi vit bỏo
cỏo: mc dự bỏo cỏo l loi vn bn phi cỏ
tớnh nhng khi nhn nh tỡnh hỡnh, ngi
vit rt khú thoỏt hon ton quan im, cỏch
nhỡn nhn ca bn thõn mỡnh. Cựng mt s
kin, mt hin tng, ngi bi quan v
ngi lc quan, ngi thiờn v lớ trớ v ngi
thiờn v tỡnh cm s ỏnh giỏ khỏc nhau,
theo ú mi ngi s mụ t s vic, d oỏn
tỡnh hỡnh theo cỏch ỏnh giỏ ca mỡnh.
trỏnh tỡnh trng ny, ngi vit bỏo cỏo cn
thy rừ u th v hn ch ca bn thõn cú
th bỏo cỏo mt cỏch khỏch quan nht.
- Th t v mc cỏc s kin cn bỏo
cỏo, n tng ca s kin quan trng nht,
s kin cui cựng: quỏ trỡnh hot ng ca
c quan hay cụng vic cn bỏo cỏo thng
gm nhiu s kin ni tip nhau. Nu cỏc s
kin din ra theo mt chiu tng i n

nh d gõy nờn s ỏnh giỏ ca ngi vit
theo cựng chiu hng ú. Vớ d, cỏc s kin
din ra theo hng xu dn i thng to
tõm lớ bi quan cho ngi bỏo cỏo, ngi bỏo
cỏo s nhỡn thy vn vi khú khn nhiu
hn, trm trng hn, kh nng gii quyt
phc tp hn; ngc li, cỏc s kin din ra
theo hng tt dn lờn d to tõm lớ lc quan,
ngi bỏo cỏo cú th khụng thy ht hoc
coi nh nhng khú khn cn khc phc. S
kin quan trng nht, s kin din ra gn
nht thng li n tng mnh m, rừ
rng, chi phi nhn nh ca ngi vit v
ton b quỏ trỡnh cn bỏo cỏo. Trong nhng
trng hp ny, ngi vit bỏo cỏo thng


nghiªn cøu - trao ®æi
t¹p chÝ luËt häc sè 02/2007 13

vô ý phản ánh sự việc không đúng như thực
tế. Khắc phục tình trạng đó, khi viết báo cáo,
người viết cần phân biệt hiện tượng và bản
chất, vấn đề chủ yếu và vấn đề thứ yếu, các
yếu tố tạm thời, cục bộ với các yếu tố ổn
định, phổ biến. Báo cáo cần được lấy ý kiến
các cá nhân, đơn vị có liên quan để có cái
nhìn khách quan, toàn diện quá trình diễn
biến của vấn đề cần báo cáo.
5. Nâng cao chất lượng của báo cáo

Chất lượng của báo cáo gián tiếp ảnh
hưởng tới hiệu lực, hiệu quả quản lí do chúng
có khả năng ảnh hưởng tới năng lực hoạt động
của bộ máy nhà nước, tới chất lượng của các
quyết định quản lí. Vì vậy, nâng cao chất
lượng của báo cáo có ý nghĩa thiết thực trong
quản lí nhà nước. Để đảm bảo chất lượng của
báo cáo cần quan tâm đến hai khía cạnh:
Về thực tiễn: các cơ quan nhà nước cần
nhìn nhận đúng vị trí, vai trò của báo cáo
trong quản lí nhà nước để tránh khả năng
báo cáo sơ sài, qua loa mang tính đối phó
hay lạm dụng báo cáo để phục vụ những lợi
ích cục bộ của cơ quan, đơn vị, ngành. Đồng
thời tạo khả năng thu hút nhiều người, nhiều
đơn vị tham gia vào quá trình soạn thảo báo
cáo để có cách đánh giá khách quan, chính
xác về các vấn đề cần báo cáo.
Về pháp luật: hiện nay các quy định của
pháp luật về báo cáo rất ít và tản mạn. Bao
gồm một số quy định trong Nghị định số
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày
8/4/2004 về công tác văn thư, Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ
nội vụ, Văn phòng Chính phủ ngày 6/5/2005
hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày
văn bản, các văn bản về tổ chức và hoạt
động của một số cơ quan nhà nước như Luật
tổ chức Chính phủ, Luật tổ chức hội đồng
nhân dân và ủy ban nhân dân… Thường thấy

là các quy định về chế độ báo cáo: cơ quan
nào phải báo cáo công tác trước cơ quan nào,
thời hạn báo cáo, trình tự xây dựng báo cáo,
ví dụ, Chính phủ, ủy ban nhân dân phải thảo
luận tập thể báo cáo trước khi trình Quốc
hội, hội đồng nhân dân. Lẽ dĩ nhiên không
nên đòi hỏi và cũng không cần thiết phải có
những quy định chi tiết về báo cáo như đối
với các văn bản pháp luật nhưng cũng cần có
thêm những quy định đủ để đảm bảo chất
lượng của báo cáo, như quy định về quy trình
soạn thảo báo cáo, trách nhiệm của cơ quan
soạn thảo báo cáo. Về quy trình soạn thảo báo
cáo nên có sự phân biệt giữa quy trình soạn
thảo báo cáo định kì và báo cáo đột xuất. Về
chế độ trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo
cáo nên đặc biệt lưu ý trường hợp nội dung
báo cáo là cơ sở thực tế trực tiếp của các
quyết định quản lí về các vấn đề tương ứng và
trường hợp báo cáo không đúng thời hạn gây
hậu quả bất lợi cho quản lí nhà nước.
Tóm lại, báo cáo là loại văn bản hành
chính được sử dụng phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan nhà nước. Để báo cáo
phát huy hết vai trò, tránh chủ nghĩa hình
thức, bên cạnh việc bổ sung các quy định
cần thiết trong pháp luật, khi soạn thảo báo
cáo cần xác định loại báo cáo, phạm vi các
vấn đề cần báo cáo, phản ánh trung thực các
thông tin cần thiết, sử dụng ngôn ngữ khách

quan, lập luận logic giúp cho cơ quan có
thẩm quyền hiểu rõ, hiểu đúng thực tế để có
được các biện pháp, chủ trương quản lí thích
hợp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lí./.