Tài liệu Đồ án quản lý kho doc

ĐỀ TÀI
QUẢN LÝ KHO
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ kinh tế toàn cầu như hiện nay việc sản xuất, kinh doanh phải mang
tính tiện lợi, nhanh chóng và chính xác thì mới đứng vững trên thị trường. Trong bối
cảnh chung đó, Việt nam cũng không ngoại lệ, và đặc biệt nước ta đang trong thời kỳ
đặt nền móng để vào năm 2020 cơ bản thành một nước công nghiệp. Với hàng loạt khu
công nghiệp, hàng loạt nhà máy xí nghiệp được xây dựng để chuẩn bị cơ sỡ vật chất,
hàng hoá phục vụ cho mục tiêu trên.
Chính vì lẻ đó hàng hoá trên thị trường Việt Nam ngày càng nhiều, đòi hỏi chúng ta
phải dự trữ, phân loại, quản lý thật tốt, không để hàng hoá bị thất thoát, do đó ta cần
phải lập các kho hàng và cần người quản lý các kho hàng đó. Tuy nhiên việc quản lý
kho là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ
phức tạp. Với cấp độ doanh nghiệp nói riêng không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ
chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế.
Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương
pháp quản lý kho truyền thống, và với thực tế tình hình kinh doanh như hiện nay đời hỏi
mọi hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh phải thật sự nhanh chóng, chính xác
mới đáp ứng được nhu cầu thực tế.
Với yêu cầu công việc như vậy, người quản lý phải có một công cụ hổ trợ thật tốt để
đảm bảo về mặt thời gian, đồng thời có tính chính xác cao. Thật may, thời kỳ công nghệ
thông tin như hiện nay thì việc đáp ứng những yêu cầu trên không quá khó khăn, với
công cụ MS Access chúng ta có thể tạo được một chương trình đơn giản, gọn nhẹ để
quản lý kho một cách hiệu quả, nhanh chóng và đặc biệt là tính chính xác vẫn được đảm
bảo. Như vậy chúng ta đã có một chương trình quản lý kho để giúp doanh nghiệp nắm
bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác
kịp thời, từ đó người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định
đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản

xuất kinh doanh.
Với đòi hỏi ngày càng nhiều những chương trình quản lý như trên thì phải có thật dồi
dào đội ngũ lập trình, và tại các trường ĐH-CĐ cũng đã nắm bắt đựơc nhu cầu nên đã
đào tạo cho sinh viên những kiến thức cơ bản để làm cơ sỡ phát triển thành một lập
trình viên thực thụ phục vụ cho nhu cầu xã hội. Tại trường CNTT Hữu nghị Việt Hàn
cũng không nằm ngoài mục tiêu đó nên đã đưa môn Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản vào
chương trình giảng dạy và sinh viên đã nắm bắt được những kiến thức mà giảng viên đã
truyền thụ. Để thực tế hoá những kiến thức đó, nhóm 7 của lớp MM02A đã làm chương
trình quản lý kho, với chuyến đi thực tế tại Công ty CP XM Hải Vân, và đây cũng là sản
phẩm đầu tay của sinh viên do đó những thiếu sót trong chương trình sẽ không tránh
khỏi. Tuy nhiên qua những công việc cụ thể như thế này sẽ giúp sinh viên ngày càng
nắm vững những kiến thức đã được học hơn.
2
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

MỤC LỤC
Trang
I. Giới thiệu đồ án 3
1. Mục đích đồ án 3
2. Phạm vi ứng dụng 3
3. Nhật ký khảo sát 3
4. Các hồ sơ 4
a. Phiếu yêu cầu vật tư 4
b. Phiếu nhập kho 5
c. Phiếu xuất kho 6
d. Sổ chi tiết 7
e. Thẻ kho 7
II. Bảng phân tích xác định 8
1. Nhóm chức năng theo mạch công việc 8
2. Sơ đồ phân cấp chức năng 8

3. Mô tả chức năng lá 9
III. Cơ sỡ dữ liệu 9
1. Danh mục chứng từ 9
2. Danh mục kho 9
3. Danh mục nhà cung cấp 10
4. Danh mục nhân viên 10
5. Danh mục nhập xuất 10
6. Danh mục tồn đầu kỳ 10
7. Danh mục vật tư 10
8. Danh mục yêu cầu vật tư 11
IV. Sơ đồ quan hệ 11
V. Một số giao diện của chương trình 12
VI. Kết luận 27
3
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

I. GIỚI THIỆU ĐỒ ÁN.
1. Mục đích đồ án.
- Đồ án nhằm giúp sinh viên có cơ hộ cọ xác thực tế, phục vụ tốt cho việc học tập, ngoài ra
việc xây dựng một đồ án còn giúp sinh viên hiểu rõ hơn về môn học. Bên cạnh đó nếu việc xây
dựng thành công mô hình quản lý kho bằng chương trình MS Access có thể ứng dụng cho một
số doanh ghiệp vừa và nhỏ, cụ thể:
- Trợ giúp cho việc quản lý thông tin của các kho hàng dễ dàng.
- Thông tin hàng hóa, kho hàng được sử lý tập trung thuận tiện cho các công ty có thể quản
lý sản phẩm của mình cũng như trong vấn đề xuất, nhập, thống kê sản phẩm…một cách nhanh
chóng, chính xác.
2. Phạm vi ứng dụng.
-Tập trung vào việc quản lý các kho hàng, với nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau và tùy
biến theo từng trường hợp cụ thể.
-Dành cho các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ.

-Hệ thống quản lý nhiều kho hàng đặt ở nhiều nơi phục vụ cho 1 cửa hàng.
3. Nhật ký khảo sát.
-Theo như khảo sát thực tế (tại CTCP XM Hải Vân) về nghiệp vụ của một hệ thống quản lý
kho, chúng ta có thể nắm được quy trình công việc của hệ thống như sau:
+ Khi nhận được yêu cầu nhập hàng từ phòng thông tin gửi đến, người quản lý kho có
trách nhiệm làm thủ tục nhập hàng theo hóa đơn, viết phiếu nhập kho. Kiểm tra và xác nhận
các mặt hàng vừa nhập. Đưa số hàng vừa nhập vào kho .
+ Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác nhau, một kho có thể lưu trư
được một hoặc nhiều mặt hàng khác nhau.
+ Khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi đến, người quản lý kho kiểm tra lại số lượng sản
phẩm cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất kho, xuất các mặt hàng theo yêu cầu.
+Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượng cần xuất. Người
quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đề nghị nhập sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1
lần theo yêu cầu. Hoặc có thể xuất số sản phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”,
sau đó tiếp tục xuất trả khi đủ sản phẩm.
+ Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồn kho thì người quản
lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhà cung cấp.
+ Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng cho công ty và công ty nhập hàng từ
nhiều nhà cung cấp khác nhau.
+ Hằng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuất nhập trong ngày.
+ Người quản lý kho có trách nhiệm tổng hợp các phiếu nhập kho - xuất kho hợp lệ để ghi
lại vào sổ. Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất, số lượng hàng tồn.
4
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

4. Các hồ sơ.
a. Phiếu yêu cầu vật tư.
PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ
-Người yêu cầu: Đơn vị yêu cầu:
-Nhu cầu vật tư cho: sửa chữa: -Bảo dưỡng: -Khác:

STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT SLG
Qui cách &
TSKT
Ghi Chú
Lý do yêu cầu vật tư:






Đà Nẵng, ngày… tháng… năm…
PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG KỸ THUẬT PX SẢN XUẤT
5
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

b. Phiếu nhập vật tư.
Mẫu số: 01 –VT-QD số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính
CÔNG TY CP XI MĂNG HẢI VÂN PHIẾU NHẬP KHO NỢ:…………………
**** SỐ: CÓ:…………………

Họ tên người giao hàng:
Theo:. ngày tháng năm :…………………………….……
Người nhập……………………nhập tại kho: …………………………………………
Số
TT
TÊN NHÃN HIỆU
QUY CÁCH
VẬT TƯ
Đơn vị

tính
Mã vật
tư
Số lượng
Đơn
giá
Thàng tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C 1 2 3 4 5
CỘNG
Nhập,ngày thàng năm
Giám Đốc Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho
6
Mẫu số 02-VT-QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

c. Phiếu xuất vật tư.
CÔNG TY CP XI MĂNG HẢI VÂN PHIẾU XUẤT KHO
**** SỐ:

Họ tên người nhận: ……………………………
Lý do xuất kho:
Người xuất…………………………………….Xuất tại kho:
Số
TT
TÊN NHÃN

HIỆU QUY
CÁCH VẬT TƯ
Đơn vị tính
Mã vật
tư
Số lượng
Đơn
giá
Thàng tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C 1 2 3 4 5
CỘNG
Xuất, ngày thàng năm
Giám Đốc Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
7
NỢ:……………………
CÓ:……………………
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

d. Sổ chi tiết.
Tên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá:
Quy cách, phẩm chất:…………………………………………………… Đơn vị tính:
Số lượng tồn đầu kỳ:……………………… Thành tiền: …………………………….
Ngày
tháng
ghi sổ

Chứng từ
Diến giải Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Ghi
chú
Số hiệu
Ngày
tháng
Số
lượng
Thành
tiền
Số
lượng
Thành
tiền
số
lượng
Thành
tiền
e. Thẻ kho.
CÔNG TY CP.XI MĂNG HẢI VÂN Mẫu số S12-ĐN
Địa chỉ: 65 Nguyễn Văn Cừ-Liên Chiểu TP Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngỳa 20/03/2006 của BTC)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ:………….
Tờ số:………………….
Tên vật tư:
Đơn vị tính:
Mã số:
SỐ

TT
Ngày
tháng
Số hiệu chứng
từ
Diễn giải Ngày
nhập xuất
Số lượng Ký xác nhận
của kế toán
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Ngày…….tháng… năm…….
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
8
Quản lý kho
Nhập Kho
Kiểm tra hàng
Viết phiếu nhập
Lưu thông tin
phiếu nhập
Phân loại
Giám sát
Nhập kho
Quản lý thông tin
Tổng kết báo
cáo
Loại hàng
nhập mạnh
Lập báo cáo
Xác nhận hàng

Lập phiếu xuất
Lưu thông tin
phiếu xuất
Kiểm soát sau
Xuất kho
Hàng xuất kho
Hàng tồn kho
Lập báo cáo
Hàng nhập kho
Thống kê hàng hóa
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

II. BẢNG PHÂN TÍCH XÁC ĐỊNH.
1.Nhóm các chức năng theo mạch công việc:
Các chức năng Gộp nhóm chức năng Gộp nhóm chức năng
đỉnh
Kiểm tra hàng
1.Nhập kho
Quản Lý Kho
Viết phiếu nhập
Ghi thông tin phiếu
nhập
Nhập hàng vào kho
Xác nhận hàng cần
xuất 2.Xuất kho
Kiểm tra hàng
Lập phiếu xuất
Lưu thông tin phiếu
xuất
Thống kê nhập kho

3.Thống kê hàng hóa
Thống kê xuất kho
Thống kê tồn & hỏng
Lập báo cáo
Tổng kết báo cáo
4.Quản lý thông tin
Phương án nhập hàng
Lập báo cáo
2. Sơ đồ phân cấp chức năng.
9
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

3. Mô tả chức năng lá.
a.Nhập kho
-Khi có hàng nhập theo yêu cầu nhập hàng từ công ty, người quản lý kho có trách nhiệm
kiểm kê, xác nhận các mặt hàng, viết phiếu nhập. Sau đó lưu thông tin các mặt hàng vừa nhập
vào cơ sở dữ liệu.
-Các nhân viên kho phân loại theo từng sản phẩm để lưu trữ tại kho chỉ định.
-Các phiếu nhập được lưu lại để báo cáo thống kê .
b.Xuất kho
-Xác nhận các mặt hàng theo phiếu yêu cầu xuất.
-Kiểm tra số lượng, chất lượng của các sản phẩm.
-Tạo phiếu xuất và lưu thông tin các mặt hàng vừa xuất trong cơ sở dữ liệu để báo cáo thồng
kê.
-Xuất hàng chuyển cho bộ phận thu ngân làm hóa đơn .
c.Thông kê hàng hóa
-Thống kê số lượng nhập
-Thống kê số lượng xuất
-Thống kê số hàng tồn kho.
Có thể thống kê theo ngày hay theo một khoảng thời gian theo yêu cầu.

d.Quản lý thông tin
-Tổng kết các báo cáo nhập, xuất kho.
-Đưa ra phương án nhập hàng hợp lý
-Lập báo cáo.
III. CƠ SỞ DỮ LIỆU.
1.Danh mục chứng từ.
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
SOCT Text Số chứng từ
LoaiPhieu Text Loại phiếu
MaNV Text Mã nhân viên
MaKho Text Mã kho
NgayCT Date/Time Ngày chứng từ
HotenNNH Text Họ tên người nhập hàng
HotenNGH Text Họ tên người giao hàng
LyDo Memo Lý do
2. Danh mục kho.
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
MaKho Text Mã kho
Tenkho Text Tên kho
DiaChiKho Text Địa chỉ kho
DienThoai Text Điện thoại
Website Hyperlink Địa chỉ Website
Email Hyperlink Thư điện tử
10
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

3.Danh mục nhà cung cấp.
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
MaNCC Text Mã nhà cung cấp
TenNCC Text Tên nhà cung cấp

SoDienThoaiNCC Text Số điện thoại nhà cung cấp
Website Hyperlink Địa chỉ Website
4.Danh mục nhân viên.
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
MaNV Text Mã nhân viên
Holot Text Họ lót
Ten Text Tên
Ngaysinh Date/Time Ngày sinh
Phai Text Phái
Ghichu Text Ghi chú
5.Danh mục nhập xuất.
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
SoCT Text Số chứng từ
MaVT Text Mã vật tư
Dongia Number Đơn giá
Soluong Number Số lượng
6.Danh mục tồn đầu kỳ.
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
MaVT Text Mã vật tư
SLTonDK Number Số lượng tồn đầu kỳ
DonGia Number Đơn giá
7.Danh mục vật tư.
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
MaVT Text Mã vật tư
TenVT Text Tên vật tư
DVT Text Đơn vị tính
MaNCC Text Mã nhà cung cấp
QuyCach Memo Quy cách
11
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

8.Danh mục yêu cầu vật tư.
Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tả
STT AutoNumber Số thứ tự
NguoiYeuCau Text Người yêu cầu
DonViYeuCau Text Đơn vị yêu cầu
Suachua Yes/No Sữa chữa
BaoDuong Yes/No Bão dưỡng
Khac Yes/No Bão dưỡng
MaVT Text Mã vật tư
DVT Text Đơn vị tính
NgayYeuCau Date/Time Ngày yêu cầu
SoLuong Number Số lượng
LyDoYeuCau Memo Lý do yêu cầu
GhiChu Text Ghi chú
IV. SƠ ĐỒ QUAN HỆ .
12
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

V. MỘT SỐ GIAO DIỆN VÀ CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH.
1. Giao diện giới thiệu chương trình.
Giao diện này sẽ xuất hiện đầu tiên khi người sử dụng vào chương trình.
13
Hình 1-Giới Thiệu Chương Trình
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

2. Giao diện “Cập nhật thông tin vật tư”.
Giao diện này dùng để cập nhật thêm những vật tư mới phát sinh và cập nhật thông tin tồn
đầu kỳ của từng vật tư.
14

Hình2-Cập Nhật Thông Tin Vật Tư
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

3. Giao diện “Cập nhật thông tin nhà cung cấp”.
Tại giao diện này người sử dụng có thể thêm hoặc xóa một nhà cung cấp .
15
Hình 3-Cập Nhật Thông Tin Nhà Cung Cấp
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

4. Giao diện “Tra cứu thông tin tổng hợp”.
Giao diện này dùng để tra cứu những thông tin chi tiết như vật tư nhập xuất, tra cứu các
chứng từ, tra cứu số lượng vật tư còn lại trong kho.
Hình 4 -Tra Cứu Thông Tin Tổng Hợp
16
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

5. Giao diện “Tra cứu nhập xuất theo mã nhân viên”.
Tại giao diện này người sử dụng có thể xem chi tiết tình hình nhập, xuất của từng nhân viên.
Hình 5-Tra Cứu Nhập Xuất Theo Mã Nhân Viên
17
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

6. Giao diện “ Tra cứu nhập xuất theo mã vật tư".
Tại giao diện này người sử dụng có thể tra cứu tình hình nhập, xuất của từng loại vật tư
riêng biệt.
18
Hình 6-Tra Cứu Nhập Xuất Theo Mã Vật Tư
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

7. Giao diện “Tra cứu chứng từ nhập xuất theo số chứng từ”.

Tại giao diện này cho phép người sử dụng có thể theo dõi chứng từ nhập, xuất một cách chi
tiết thông qua số chứng từ.
19
Hình7-Tra cứu Chứng Từ Nhập Xuất Theo Số Chứng Từ
Hình8-Tra Cứu Vật Tư Tồn Kho
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

8. Giao diện “Tra cứu vật tư tồn kho”.
Tại giao diện này người sử dụng có thể tra cứu số lượng hàng hóa còn lại trong kho của từng
loại vật tư, thông qua việc nhập mã vật tư.
20
Hình9-Báo Cáo Chứng Từ Nhập Xuất
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

9. Giao diện”Báo cáo chứng từ nhập xuất”.
Từ giao diện này người sử dụng có thể đi đến các giao diện khác như: Lập phiếu xuất, phiếu
nhập, lập phiếu yêu cầu vật tư, in sổ chi tiết, in thẻ kho.
21
Hình10-Sổ Chi Tiết VậtTư
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

10. Giao diện “In sổ chi tiết vật tư”
Giao diện này dùng để lập, xem và in sổ chi tiết vật tư thông qua việc nhập mã vật tư.
22
Hình11-ThẻKho
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

11. Giao diện “Lập thẻ kho”.
Giao diện này dùng để lập, xem và in thẻ kho.
23

Hình12-Lập Phiếu Nhập Kho
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

12. Giao diện “Lập phiếu nhập”
Tại giao diện này cho phép người sử dụng lập phiếu nhập kho, xem hoặc in các phiếu nhập
đã lập trước đó.
24
Hình13-Lập Phiếu Xuất Kho
LỚP MM02A - NHÓM 7 ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHO

13. Giao diện “Lập phiếu xuất”
Tại giao diện này cho phép người sử dụng lập phiếu xuất kho, xem hoặc in các phiếu nhập
đã lập trước đó.
25