Tài liệu phần mềm: Quản lý kho dược phẩm

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
1

Tài liệu triển khai phần mềm

Quản lý kho
Dược Phẩm
Version 4.0
Công ty TNHH Dược Kim ðô


Tác giả:
ðào Quốc Vương

www.DaoQuocVuong.Com
Tháng 04 năm 2013

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
2

Lời Nói ñầu & Về tác giả.
ðào Quốc Vương
www.DaoQuocVuong.com
Email:
Facebook: www.Facebook.com/DaoQuocVuong1977
Skype: DayLamChu
Yahoo: QuocVuongABC
Hotline: 091.391.0004
Tốt nghiệp ñại học bách khoa Hà Nội chuyên nghành khoa học máy tính năm 2005
Cử nhân Học viện bưu chính viễn thông Tp. HCM chuyên ngành công nghệ thông tin năm 1999.
Hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành IT, ñã từng dạy về lập trình tại trung tâm máy tính ñại học bách khoa

và nhiều trung tâm khác tại Hồ Chí Minh.
Hơn 8 năm Làm quản lý và xây dựng hệ thống IT công ty TNHH Saigon Precision (Misumi Group) quy mô
10 máy chủ và hơn 300 máy con, quy mô công ty hơn 2000 cán bộ công nhân viên.
Nhiều năm làm kinh doanh phần mềm và giải pháp quản lý
Là chủ tịch sáng lập công ty Nhị Thiên Phú, Vương Anh Bằng.
Người triển khai chính và viết code chính cho dự án triển khai công ty TNHH Dược Kim ðô
Những ai nên ñọc tài liệu này: Chủ các công ty dược, nhà thuốc, các công ty chuẩn bị trang bị phần quản
lý kho, các sinh viên và những người muốn tìm hiểu về lập trình cũng như mong muốn xây dựng một
chương trình tổng thể quản lý doanh nghiệp, Và một số người tham khảo khác.

Tại sao lại dùng phần mềm này? Vì ñơn giản, rỏ ràng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí, xử lý dữ liệu nhanh ñã
ñược kiểm nghiệm và sử dụng thành công thực tế tại ba chi nhánh công ty Dược Kim ðô ( Hồ Chí Minh,
Hà Nội, Cần Thơ)
ðược tư vấn hổ trợ bởi một nhóm chuyên nghiệp có kinh nghiệm thực tế và ñã support cho nhiều


Rất hân hạnh ñược phục vụ và tư vấn miễn phí cho những người có yêu cầu muốn tìm hiểu thông tin và
giải pháp. Chỉ nhận tiền khi ký hợp ñồng triển khai thực tế.
Ưu tiên người ñến trước.
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
3

Các bước triển khai.
a. Cài ñặt trên Server (Máy chủ)
i. Cài Window Server và ñặt tên máy server theo yêu cầu
1. Hanoi: SQL-Server1
2. Hồ Chí Minh: SQL-Server2
3. Cần Thơ: SQL-Server3
ii. Cài SQL Server và ñặt tên máy Server theo yêu cầu
1. Cài SQL Server vào

2. Tạo Database bằng cách gắn file DataSQL vào máy.
Data_Blank_2013
b. Cài ñặt trên Client ( máy người dùng)
i. Cài Windows và các phần mềm khác như Microsoft Office
ii. Copy chương trình vào D:\CTKho2013 bao gồm: Config.dat, Kho_2013.exe,
folder ReportsExcel và các file report *.xlt bên trong


Chi tiết bên trong folder ReportsExcel gồm:
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
4


iii. Copy các thư viện vào trong C:\Windows\System32
Copy vào và chạy file ñăng ký REG_DLL.BAT


Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
5

Có thể chạy file setup.exe ñể cài ñặt tự ñộng.

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
6



2. Cấu trúc xử lý
trong chương trình
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org

7

a. Sơ ñồ liên kết bảng (Diagram)
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
8



Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
9

b. Cấu trúc thư mục lưu trữ


Các hàm xử lý ñược tạo và lưu trữ trong folder Modules
Các form giao diện ñược thiết kế và lưu trữ trong folder Form
Project ñược tạo và lưu trong folder Main cùng với file cấu hình config.dat
Các file dùng làm báo cáo report ñược lưu trong folder ReportsExcel cùng với các file logo hình
Các hình ảnh dung trong chương trình thiết kế và Icon ñược lưu trong folder Pictures
Tài liệu thu thập yêu cầu và các mẫu báo cáo yêu cầu ñược lưu trong folder TaiLieu

c. Các chức năng ñặc biệt.
ðọc số tiền từ số ra chữ.
Chuyển ñổi ñơn vị tính của sản phẩm, quản lý ñược từ ñơn vị tính nhỏ nhất ñến từng viên thuốc.
Thông báo khách hàng trùng.
Lập báo cáo theo yêu cầu, kiểm kê, thẻ kho, tổng hợp xuất nhập tồn, chi tiết xuất, chi tiết nhập.
Thống kê theo sản phẩm, theo lô, theo hãng sản xuất, theo nhóm sản phẩm.
Bảng giá ưu tiên cho từng khách hàng theo từng hợp ñồng.

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
10





3. Giao diện và
hướng dẫn sử dụng
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
11


Hướng dẫn chi tiết cho Kim Đô 3 chi nhánh ( Sài Gòn, Hà Nội, Cần Thơ)

I.> Chuẩn bị dữ liệu triển khai cho công ty Kimdo
STT Tên Danh Mục
Tình
Trạng Người đảm nhiệm Ghi Chú
1 Kho OK
2 Phân Loai Kho OK
3 Vị Trí Trong Kho
Ms. Thục, Mr. Liêm, Hiếu,
Thạnh
4 Nghiệp Vụ Kho OK
5 Hình Thức Thanh Toán OK Có thể thêm nhanh
6 Chứng Từ OK
7 Lô Hàng OK
Phải nhập thêm nếu

thiếu
8 Nhóm Sản Phẩm OK
9 Hãng Sản Xuất OK
10 Sản Phẩm OK
11 Danh sách Đơn Vị Tính OK
12 Chức Vụ Theo mỗi chi nhánh
13 Nhân viên Theo mỗi chi nhánh
14 Tỉnh - Thành Phố OK
15 Quận - Huyện OK
16 Phân Looại Khách hàng OK
17 Nhóm Khách Hàng Xuất OK
18 Khách hàng- Nhà Cung Cấp OK
19 Nhập Tồn Đầu Kỳ
Ms. Thục, Mr. Liêm, Hiếu,
Thạnh
Kiểm kho xong nhập
vào
20 Bảng Giá Ưu Tiên

Theo mỗi chi nhánh

II.> Một số tính năng hổ trợ nhanh

21 Cập nhật tồn kho ngày đầu tiên
22 Kiểm tra tồn kho từng ngày

23 Cập nhật tồn kho nhanh

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
12


III.> Một số màn hình tham khảo tính năng và cách cập nhật

1 Kho

Tạo và quản lý Danh Mục kho công ty ñang sở hữu.
Mỗi kho có 1 mã riêng ñể quản lý
New: Tạo mới
Save: lưu thông tin vào database
Delete: Xoá bỏ
Close: ðóng form này lại
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
13


2 Phân Loai Kho

Dùng để phân loại phân nhóm các sản phẩm công ty đang kinh doanh như: Dụng cụ thiết bị y tế, các
loại Thuốc biệt dược, Vaccine các loại.





Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
14




3 Vị Trí Trong Kho

Phân chia các vị trí chi tiết trong từng kho ở mỗi chi nhánh.
Lưu ý: nếu chi nhánh nhỏ không cần phân chia chi tiết thì chỉ cần 1 vị trí là ñược.
Hiện nay chi nhánh Cần Thơ và Hà Nội chỉ dung 1 vị trí kho duy nhất là L2

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
15

4 Nghiệp Vụ Kho






















Các nghiệp vụ xẩy ra tại kho như, Xuất, Nhập, Chuyển vị trí, chuyển ñơn vị tính, …
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
16

5 Hình Thức Thanh Toán























Khai báo các hình thức thanh toán xẩy ra tại chi nhánh
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
17


6 Chứng Từ

Khai báo các hình thức thực hiện chứng từ xẩy ra tại chi nhánh

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
18


7 Lô Hàng

Khai báo tất cả các số lô có trong kho, thông thường thì khi nhập hàng mới cần khai báo số lô
hạn sử dụng trước.
Thông thường số lô là duy nhất tuy nhiên có trường hợp ñặc biệt cùng 1 lô nhưng 2 thể loại
khác nhau, chúng ta cần phân biệt bằng cách them dấu chấm “.” Vào phía sau số lô.
Vd: 0.25.11N và 0.25.11N. là 2 lô dành cho 2 sản phẩm cùng loại nhưng khác quy cách.

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
19


8 Nhóm Sản Phẩm

Phân loại sản phẩm theo nhóm ñể tiện cho việc quản lý.
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
20


9 Hãng Sản Xuất

Khai báo hãng sản xuất trước khi nhập sản phẩm của họ vào phần mềm

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
21


10 Sản Phẩm

Khai báo danh mục sản phẩm mà chúng ta kinh doanh.
Mỗi sản phẩm có 1 đơn vị tính chuẩn, ngoài ra còn rất nhiều đơn vị tính khác chúng ta có thể sử dụng.

Quản lý giá và quy cách của từng sản phẩm thông qua nút “DVT Detail…”

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
22


11 Danh sách Đơn Vị Tính

Liệt kê và khai báo tất cả đơn vị tính mà công ty mình sử dụng để chương trình chọn, chứ không được
nhập trực tiếp vào để hạn chế sai xót trong nhập liệu nên ta dùng mã là những con số.

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
23


12 Chức Vụ

Danh mục chức vụ trong công ty để gán cho nhân viên

Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
24


13 Nhân viên

Danh mục nhân viên và trình dược viên có trong công ty.
Tài liệu triển khai phần mềm quản lý Kho Dược Kim ðô của www.GiaiPhapQuanLy.org
25


14 Tỉnh - Thành Phố

Danh mục thành phố ñể quản lý thống kê khách hàng theo tỉnh, thành phố.