Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải – Tuyền Quang

1







Luận văn
Xây dựng chương trình quản
lý thông tin về tổ chức, cỏn
bộ công chức của Sở giao
thông vận tải – Tuyền Quang

2



MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU 6
CHƯƠNG I: ĐẶT VẤN ĐỀ 7
I. Môc đích đề tài 7
II. Phạm vi đề tài 7
CHƯƠNG II :PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT 9
I. Tính cấp thiết của đề tài 9
II. Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức 10
2.1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ. 10
2.3. Yêu cầu về thống kê báo cáo 10
III. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên
Quang 10

3.1 Cấu trúc : 10
3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông
vận tải - Tuyên Quang hiện nay: 11
IV. Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý.11
4.1 Những thông tin hiện đang quản lý: 11
4.2 Cách thức thực hiện: 12
4.3 Trang thiết bị và con người: 13
4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại: 14
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ NHÂN SỰ 16
I. Biểu đồ phân cấp chức năng: 16

1. Quản lý lý lịch: 17

3



a. Cập nhập lý lịch 17
b. Cập nhập danh môc. 17
c. In trích ngang lý lịch 17
2. Tính lương. 17
3. Tìm kiếm: 17
4. Xử lý hưu: 17
II. Biểu đồ luồng dữ liệu: 18
2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. 18
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 19
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: 20
a. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch: 21
b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu: 22

III. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu: 22
3.1. Thực thể: 23
3.2 Liên kết : 23
3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể. 23
CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ 26
DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 26
1. Mô hình dữ liệu của Microsoft access: 26
2. Giao diện của Microsoft access: 28
3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access. 28
3.1. Bảng dữ liệu (Tables): 29
3.2. Bảng truy vấn (Query). 31
3.3. Biểu mẫu (Form): 35

3.5. Macro: 39

4



CHƯƠNG IV : NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH 43
1. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic: 43
CHƯƠNG V: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 46
1. Thiết kế các bảng (Table) 46
1.1_Table_HSNV ( Bảng Hồ sơ nhân viên ) 46
1.2_Table_Chuyenmon (Bảng chuyên môn) 47
1.3_Table_QTCT (Bảng quá trình công tác) 47
1.4_Table_QTDT (Bảng quá trình đào tạo) 47
1.5- Table_Dan_toc (Bảng Dân tộc) 48
1.6- Table_hoc_vấn(Bảng học vấn) 48
1.7- Table_Ngach_cong_chuc(Bảng Nhạc công chức) 48

1.8- Table_Gioi_tinh (Bảng giới tính) 48
1.9_Hợp đồng lao động (Bảng quá trình đi nước ngoài) 49
1.10_Table_Qua_trinhCV (Bảng quá trình chức vô) 49
1.11_Table_TONGIAO (Bảng tôn giáo) 49
1.12_Table_DONVI (Bảng đơn vị) 50
2. Thiết kế Giao diện người dùng: 52
2.1 form chính 52
2.2 Form nhập hồ sơ lý lịch cán bộ: 53
2.3 Form tìm kiếm cán bộ: 55
2.4 Form Danh môc đơn vị: 55
2.5 Form Danh môc chức vô: 56
2.6 Form Danh môc tôn giáo: 56


2.7. Form Danh môc ngoại ngữ:


5



2.8. Form thống kê thâm niên:. 57
KẾT LUẬN 58

6

LỜI GIỚI THIỆU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của xã hội, thông tin
ngày càng trở nên phong phú đa dạng và phức tạp. Công nghệ thông tin ra
đời nhằm đáp ứng những vấn đề to lớn và quan trọng đó.
Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cô trợ
giúp rất đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực, nghành nghề.
Một trong những lĩnh vực mà Công nghệ thông tin thâm nhập vào sâu
và thu được những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm
nối tiếp ra đời nhằm quản lý, xử lý thông tin trên máy tính đối với nhiều vấn
đề như: kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vô, quản lý hàng hoá đến việc bán
hàng. Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công
sức, thời gian chi phí của các tổ chức cá nhân, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa
ra những quyết định chiến lược đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô.
Ở nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được
nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết. Về tin học hoá công tác quản
lý số liệu về cán bộ đã được triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều
bộ nghành, mà xây dựng các phần mềm riêng để quản lý cho phù hợp, trước
xu thế hiện nay, ngoài việc ứng dông công nghệ trong công tác tổ chức quản
lý cán bộ. Sở giao thông vân tải- Tuyên Quang thấy rằng cần thiết phải
nhanh chóng xây dựng một phần mềm nhằm quản lý tổ chức và cán bộ trong
sở. Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài thực tập tốt nghiệp của mình là “Xây
dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở
giao thông vận tải - Tuyờn Quang” là một phần trong kế hoạch trên. Sự
thành công của đề tài này sẽ tạo tiền đề, cơ sở cho việc xây dựng hệ thống
quản lý số liệu về tổ chức và cán bộ của Sở giao thông vận tải tuyên
quang.

7




CHƯƠNG I
ĐẶT VẤN ĐỀ

I. Môc đích đề tài
Hệ thống quản lý Nhân sự - Lương được phân tích và thiết kế sao cho
gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công thường ngày. Các chỉ
tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công tác quản lý dễ
dàng trong điều hành. Bài toán quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt
sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý Nhân sự - Lương trước đây,
được quản lý bằng phương pháp thủ công. Nhưng hệ thống cũng không có sự
thay đổi về mặt nghiệp vô quản lý Nhân sự - Lương so với quản lý bằng thủ
công, mà nó cho phép thực hiện công tác quản lý nhanh, chính xác, tiết kiệm
thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn .
Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin
của cán bộ, công nhân một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất. Công
việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp
cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao. Hệ thống cũng đảm nhận việc
bảo vệ an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát
thông tin. Bài toán được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống
không cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu
cầu của bài toán.
II. Phạm vi đề tài
Đề tài là một ứng dông tin học với công tác quản lý, cô thể là quản lý
Nhân sự - Lương, giúp cho công tác quản lý Cán bộ, công nhân của phòng
Tổ chức hành chính, quản lý lương Cán bộ, công nhân của phòng Tài vô

được thuận lợi và nhanh chóng khi tra cứu các thông tin có liên quan đến
Cán bộ, công nhân thuộc sở.

8



Công tác quản lý của các phòng, ban hiện nay cô thể là Sở giao thông
vận tải Tuyên quang tuy đã có nhiều cải tiến, song vẫn còn nhiều hạn chế và
mất nhiều công sức.
Trên thực tế ở Sở giao thông vận tải Tuyên quang với số lượng cán bộ,
công nhân viên chức đông do vậy việc đưa máy tính ứng dông vào công tác
quản lý là một điều thiết yếu việc quản lý Hồ sơ, Lương đến xét thưởng, kỷ
luật. . . đều phải được quản lý chặt chẽ, chính xác.
Vì vậy, phạm vi của Đề tài này chỉ nêu ứng dông tin học trong công
tác quản lý Nhân sự - Lương của Cán bộ, công nhân viên Sở giao thông vận
tải Tuyên quang.
Quản lý Nhân sự đã thuyên chuyển công tác, đã nghỉ hưu . . .bao gồm:
Nhập vào và lưu trữ đầy đủ mọi thông tin từ trước và được bổ xung trong
suốt quá trình công tác tại công ty để khi cần tìm hoặc kiểm tra lại thuận tiện
nhất như các thông tin về Quá trình công tác, hồ sơ gia đình, hồ sơ cá nhân,
hệ số lương, khen thưởng kỷ luật . . .
Trong cơ sở phân tích trên đây, kết hợp với yêu cầu hiện tại cùng với
những đặc tính của Sở giao thông vận tải Tuyên quang, Đồ án này sẽ giải
quyết những vấn đề đó: xây dựng chương trình quản lý Nhân sự - Lương của
công ty dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.

9




CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT

I. Tính cấp thiết của đề tài.
Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cô trợ
giúp rất đắc lực cho con người rất nhiều trong nghiên cứu khoa học và ứng
dông trong thực tế. Tin học ứng dông đang được triển khai rộng rãi trong các
ngành học kỹ thuật, kinh tế, giáo dôc, quản lý.
Tuy nhiên hiện nay tại Sở giao thông vận tải Tuyên quang việc quản lý
nhân sự vẫn còn được thực hiện theo cách làm thủ công truyền thống, hồ sơ
của mỗi cán bộ được thiết lập tách rời nhau, các số liệu thiếu chính xác, trải
qua thời gian và quá trình luân chuyển, nhiều hồ sơ bị mất, thất lạc. Khi tìm
kiếm, xử lý, lưu giữ thông tin về một cán bộ mất rất nhiều thời gian và công
sức mà độ tin cậy và chính xác không cao. Vì vậy, để khắc phôc những
nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần
thiết về chính xác, đầy đủ, nhanh chóng. Ta thấy rằng việc cải tiến quản lý
nhân viên trong hình thức tin học hoá sẽ đáp ứng được yêu cầu của Sở đặt ra.
Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nhằm các môc đích sau:
+ Cung cấp hệ thống thông tin liên quan tới mỗi cá nhân, (họ tên, quê
quán, trình độ, chức vô ) mỗi phòng ban (chuyên môn của phòng, số lượng,
chất lượng cán bộ nhân viên của phòng….).
+ Dựa vào đặc điểm của mỗi cán bộ để sắp xếp hệ thống những thông

tin cùng loại trên cơ sở đó sẽ giúp cho cơ quan đánh giá đúng đội ngũ cán bộ
của mình. Các số liệu sau khi xử lý được lưu giữ sẽ giúp cho cơ quan giảm
bớt thời gian nắm bắt thông tin đối với từng cán bộ, có thể phù hợp cho việc
bồi dưìng, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan.
+ Thiết kế chương trình quản lý cán bộ công chức dựa trên cơ sở chủ

10



yếu là:
+ Những quy định của Chính phủ đối với Cán bộ viên chức Nhà nước.
+ Quyết định phân cấp quản lý cán bộ công chức của uỷ ban nhân dân
tỉnh.
+ Tình hình thực tế của cơ quan.
+ Khả năng sử dông các lượng thông tin.
+ Năng lực và vốn hiểu biết của bản thân.
II. Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức.
2.1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ.
Là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của chương trình gồm các chức
năng sau:
- Cập nhập lý lịch.
- Cập nhập danh môc (cập nhập những thông tin về quá trình công tác,
quá trình đào tạo, trình độ ngoại ngữ… của cán bộ nhân viên).
- In lý lịch của một cán bộ.
2.2. Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu.
Tìm kiếm cán bộ công chức theo các tiêu chí (tìm kiếm theo các phòng ban,
theo chức danh, nam, nữ, đảng viên, trình độ chuyên môn, học vị…).
2.3. Yêu cầu về thống kê báo cáo.
- Thống kê danh sách cán bộ công nhân viên theo các tiêu chí: Đảng

viên, cán bộ công chức đề nghị nâng lương, chuẩn bị nghỉ hưu.
- Báo cáo về chất lượng cán bộ công chức.
III. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên
Quang.

3.1 Cấu trúc :
Bao gồm:
- Ban giám đốc Sở giao thông vận tải-Tuyên quang
- Các phòng ban nghiệp vô: Phòng Tổ chức - Hành chính - Tổng
hợp, phòng Quản lý giao thông vận tải, phòng Kỹ thuật, Ban quản lý các

11



công trình giao thông, ban quản lý dự án WB, ban Quản lý dự án cầu, Đội
quy hoạch công trình giao thông.
3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông vận
tải - Tuyên Quang hiện nay:
Chức năng nhiệm vô của hệ thống quản lý:
 Về cán bộ công nhân viên:
- Quản lý, xử lý các công việc về điều động, bổ nhiệm, luân chuyển
cán bộ.
- Quản lý hồ sơ cán bộ.
- Thống kê số liệu về các vấn đề nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo.
 Về chế độ chính sách:
- Quản lý, xử lý các công việc về :
+ Xét nâng Lương.
+ Tuyển dông, nâng bậc, nâng nghạch công chức.
+ Chế độ nghỉ hưu.

+ Khen thưởng kỷ luật.
- Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của ban Giám đốc
Quản lý về tổ chức bộ máy và biên chế:
Xử lý các công việc liên quan đến xây dựng, điều chỉnh sửa dổi các
chức năng, nhiệm vô của các tổ chức.
 Quản lý việc thành lập, sát nhập giải thể của các tổ chức theo thẩm quyền.
Theo dâi biên chế của các phòng ban đơn vị.
Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo.
IV. Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý.

4.1 Những thông tin hiện đang quản lý:
Trong những năm gần đây, do thực hiện chủ trương của Đảng nhà
nước về tinh gọn bộ máy tổ chức, giảm thiểu biên chế trong các cơ quan
hành chính sự nghiệp, nên các thông tin về tổ chức và cán bộ nhân viên

12



trong toàn Sở có nhiều biến động.
- Thành lập tổ chức mới (sát nhập tổ chức), giải thể một số tổ chức
không cần thiết.
- Sắp xếp bố trí điều động cán bộ lãnh đạo, cán bộ công chức thừa
hành trong nội bộ của từng tổ chức.
- Chuyển xếp nghạch, bậc lương công chức phù hợp với trình độ đào
tạo và chức danh công việc.
Đồng thời vẫn có sự gia tăng của thông tin thường kỳ phải quản lý và
xử lý:
- Thông tin về công chức mới được tuyển dông vào biên chế (do được
bổ xung, do còn biên chế trống: chết, thôi việc, ra khỏi nghành…) bao gồm

hồ sơ ban đầu: Quyển lý lịch công chức, các văn bản khác có liên quan đến
cá nhân công chức).
- Thông tin cần cập nhật thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ
đào tạo, nâng lương thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo,
nâng lương thường xuyên, nhận xét, bổ nhiệm, miễm nhiệm cán bộ nhân
viên…
Thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý cán bộ công chức không chỉ cần
chặt chẽ về mặt số lượng mà còn phải theo sát những biến động nhân sự,
những thay đổi của mỗi cán bộ công chức trong quá trình làm việc công tác.

4.2 Cách thức thực hiện:
Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, cung cấp số liệu
thống kê về tổ chức và nhân sự ở các phòng ban, bộ phận ở Sở giao thông
vận tải-Tuyên Quang thực hiện chủ yếu bằng quản lý chủ yếu dựa trên sổ
sách, giấy tờ. Việc theo dâi số liệu thống kê chưa được thường xuyên, chủ
yếu dựa vào các biểu mẫu do các phòng ban, bộ phận báo cáo theo định
kỳ.

13



Về những thay đổi của cá nhân nhân viên: Định kỳ 6 tháng, 1 năm, cán
bộ nhân viên phải khai bổ xung lý lịch theo mẫu hoặc khi có sự thay đổi đột
biến về gia đình, chức vô, bậc lương… phôc vô cho việc điều động, bổ
nhiệm mà cần thiết phải bổ xung ngay thì cán bộ phòng tổ chức yêu cầu cá
nhân khai lại lý lịch theo mẫu và bổ xung thêm thông tin mới. Sau đó lại phải
lưu vào hồ sơ. Vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, dẫn đến sự khó khăn
cho công tác quản lý.
- Định kỳ hàng tháng hàng quý, hàng năm .đơn vị thu thập, xử lý các

số liệu về nhân sự bao gồm thông tin về biên chế, tổ chức bộ máy, chất
lượng đội ngũ công chức, và các chế độ chính sách khác có liên quan đến
cán bộ nhân viên để tổng hợp thông tin, đề xuất xử lý giải quyết, hoặc đề
nghị lên cấp trên giải quyết.
Việc tổng hợp thông tin sẽ do cán bộ thống kê tính toán để đưa ra các
biểu tổng hợp chung. Có nhiều loại biểu, cán bộ thống kê phải thực hiện tính
toán thủ công, do đó thời gian xử lý kéo dài, đôi khi gặp phải nhầm lẫn sai
sót. Đôi khi số liệu thống kê còn không thống nhất theo mẫu quy định, gây
khó khăn cho việc tổng hợp và phân tích số liệu của cán bộ thống kê.
- Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, khi lấy ra một hồ sơ cán bộ
do cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ tra sổ, sau đó
tìm trên ngăn, giá tư liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm.
Đồng thời việc lưu trữ hồ sơ cũng còn rất thủ công, thô sơ, gây khó
khăn chậm trễ và tốn nhiều thời gian, phương tiện, công sức cho việc tra cứu
thông tin phôc vô quản lý cán bộ công chức.

4.3 Trang thiết bị và con người:
Trong những năm vừa qua Sở giao thông vận tải đã trang bị cho tất cả
các phòng ban, bộ phận bộ ít nhất một máy vi tính gồm nhiều chủng
loại, nguồn gốc khác nhau: Vấn đề đặt ra ở đây là đội ngũ những người

14



sử dông máy vi tính của các phòng chưa đồng đều và đa số chưa được đào
tạo bài bản. Do đó việc đào tạo cũng như việc khai thác những ứng dông của
công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức làm một vài thao tác kỹ thuật
đơn giản như : Soạn thảo văn bản thông thường,… Chưa phát huy được tính
tích cực của công nghệ thông tin cũng như chưa có đủ trình độ, khả năng

khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bài toán
trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lương, tổ
chức bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phôc vô
cho nhiệm vô của công tác quản lý nói riêng.

4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại:
Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thống thông tin quản lý cán
bộ nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang hiện nay vẫn còn bị
động, thủ công, chưa chuẩn xác, chưa khoa học. Chưa xây dựng được một cơ
sở dữ liệu thường xuyên để dữ liệu luôn được tươi sống. Vì vậy dù cán bộ tổ
chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiến phương pháp làm việc thì vẫn luôn
tồn tại một số vấn đề sau:
Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn. Khi có thông tin cần thiết thì do
tính phức tạp của mẫu biểu cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu dài,
không đáp ứng được yêu cầu.
- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, do thông tin đến từ nhiều
người sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn.
- Nhiều khoản môc thông tin và ghi chép không thống nhất.
- Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc.
Đứng trước thực trạng nêu trên, được sự quan tâm của lãnh đạo, phòng
tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việc xây
dựng chương trình ứng dông tin học trong công tác quản lý nhân sự cho
Sở.

15

V.Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới:
Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cô trợ giúp
hữu ích cho các nhà quản lý cũng như giúp cho các nhân viên phát huy tốt
năng lực của mình trong công việc.
Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệ
thống cao.
Hệ thống mới được xây dựng trên nguyên tắc cũ nhưng hầu hết công
việc quản lý được tự động hoá, do vậy nó khắc phôc được tối đa các nhược
điểm của hệ thống cũ. Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ được thay thế bằng
các số liệu trên máy tính sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức giúp cho
việc tính toán tìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin được nhanh chóng, dễ
dàng, chính xác.
Giải pháp: KHẢO SÁT - PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ - CÀI ĐẶT, SỬ DỤNG.
Giới hạn của chương trình :
Bài toán QL CÁN BỘ CÔNG CHỨC của Sở giao thông vận tải - Tuyên
Quang chỉ đi sâu vào công tác quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch của
cán bộ công chức trong sở.









16

CHƯƠNG III:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I. Biểu đồ phân cấp chức năng:
Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự của Sở giao
thông vận tải Tuyên quang
- Phôc vô các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những người có liên
quan.
- Đầu vào của hệ thống gồm có.
+ Lý lịch cán bộ nhân viên.
+ Kê khai bổ xung lý lịch cán bộ nhân viên.
+ Quyết định tăng lương.
+ Quyết định chuyển công tác (đi, đến).
- Đầu ra của hệ thống gồm có:
+ Trích ngang lý lịch.
+ Danh sách cán bộ nhân viên các phòng.
+ Danh sách cán bộ lãnh đạo.
+ Danh sách cán bộ là nam, nữ.
+ Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu.
+ Bảng lương của cán bộ nhân viên.
Những thông tin chính cần lưu trữ trong chương trình là:
Hồ sơ gồm có:


17

Hồ sơ nhân viên
+ Manv
+ Họ tên
+ Giới tính
+ Năm sinh
+ Nơi sinh
+ Dân tộc
+ Tôn giáo
+ Nơi thường trú
+ Nguyên quán
+ Nơi ở
+ Số CMND
+ Nơi cấp
+ Ngày vào Đảng
+ Ngày vào cơ quan
+ Trình độ văn hoá
+ Trình độ chuyên môn
+ Hệ số lương
+ Trình độ ngoại ngữ

Quá trình công tác

+ Từ năm
+ Đến năm
+ Nơi công tác
+ Chức vô
Thông tin v
ề đ

ơn v
ị

+ Mã đơn vị
+ Tên đơn vị


Quá trình đào tạo
+ Từ ngày
+ Đến ngày
+ Trường đào tạo
+ Hình thức đào tạo
+ Nghành
+ Trình độ

Hồ sơ lưu
+ Họ tên
+ Năm sinh
+ Địa chỉ
+ Quê quán
+ Năm ra khỏi ngành
+ Lý do ra khỏi ngành
+ Trình độ chuyên môn
+ Học vị
+ Mã ngành công chức
+ Chức danh

H
ệ

th
ố
ng qu
ả
n lý nhân s
ự

Quản lý lý lịch

Tìm kiếm

Xử lý hưu

Thống kê báo cáo

Cập nhập lý lịch
In trích ngang lý lịch

Cập nhập danh mục
Dân tộc
Đơn Vị
Tính lương

Danh sách CBNV chuẩn bị
Nghỉ hưu
Danh sách CBNV
Đã Nghỉ hưu
Lưu hồ sơ CBNV
Đã Nghỉ hưu
Đảng viên

Thuộc phòng
ĐƠN VỊ
Báo cáo lương

Tìm kiếm theo Mã

Tìm kiếm theo Tên

Tìm kiếm theo phòng ban

Tìm kiếm theo chức vụ

Là Đảng viên

Đã có gia đình

Theo dân tộc

Theo Tôn giao

Chức vụ
Học Vấn
Tôn giáo

Chuyên môn

Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống.


17

 Nhiệm vô các chức năng
1. Quản lý lý lịch:
A. CẬP NHẬP LÝ LỊCH.
Cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như tiếp nhận cán bộ nhân

viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển công tác.
B. CẬP NHẬP DANH MỤC.
Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như thông tin về lãnh
đạo, ngoại ngữ, bậc lương, hệ số lương…
C. IN TRÍCH NGANG LÝ LỊCH.
In trích ngang lý lịch của cán bộ nhân viên khi có yêu cầu.
2. Tính lương.
Căn cứ vào hệ số lương của từng cán bộ nhân viên kết hợp với phô cấp
trách nhiệm cũng như các khoản bảo hiểm lương thực lĩnh của mỗi người sẽ
được tính toán.
3. Tìm kiếm:
Tìm kiếm thông tin về phòng hay cán bộ nhân viên nào đó với các điều
kiện như: Mã nhân viên, tên, ngày sinh, đơn vị, quê quán, trình độ ….
4. Xử lý hưu:
a. Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu
b. Danh sách cán bộ nghỉ hưu
c. Lưu hồ sơ cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu.
5. Thống kê báo cáo:
a. Báo cáo chất lượng cán bộ nhân viên.
b. Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo.
c. Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ.


18

II. Biểu đồ luồng dữ liệu:
2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Ở mức này coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và được bao
bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ
nhân viên.

Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp sẽ cộng nhất, tra cứu và hỏi đáp
các thông tin cần thiết đến mỗi cán bộ, một phòng nào đó và gửi kết quả đến
chủ thể yêu cầu.











Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:











Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đã thể hiện được mối quan hệ của
các tác nhân ngoài đối với hệ thống bao gồm Cán bộ nhân viên, Phòng tổ chức,
Ban lãnh đạo trong đó Cán bộ nhân viên là đối tượng của hệ thống còn hai tác
Các xử lý

Tác nhân bên ngoài

Kho dữ liệu
Luồng thông tin
CÁN B
Ộ

NHÂN VIÊN

BAN LÃNH
ĐẠ
O

PHÒNG T
Ổ

CH
Ứ
C

H
Ệ
TH
Ố
NG
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Bổ xung

Kết quả

Lý lịch

Yêu cầu

Quyết định

Báo cáo



19

nhân kia là các tác nhân trực tiếp tác động vào hệ thống để nhập vào và lấy ra
những thông tin về đối tượng Cán bộ nhân viên.

2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hệ thống bao gồm 5 chức năng sau:
Danh m
ụ
c


Phòng
t
ổ

ch
ứ
c

Quyết định

Quản lý
lý lịch
Tính
lương
Tìm
ki
ế
m

Báo
cáo

Xử lý
h
ư
u

CBNV CBNV
Lý lịch


Hồ sơ
l
ư
u


Hồ sơ

Danh mục

Yêu cầu
Báo cáo

BAN LÃNH
ĐẠ
O

Báo cáo

Y
êu cầu

Quyết định

Lý lịch

Danh sách nghỉ hưu

Bổ xung

Yêu cầu



20

+ Quản lý lý lịch: Chức năng này cho phép cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ hồ
sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên trong cơ quan bao gồm các thông tin về Họ
tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo …và quá trình công tác
cũng như là qúa trình đào tạo của nhân viên.
+ Tính lương: Chức năng này sẽ tính lương thực lĩnh được cho các cán
bộ, nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang dựa trên hệ số lương, phô
cấp trách nhiệm, phần trăm bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội.
+ Tìm kiếm: Chức năng này giúp người sử dông có thể tìm nhanh được
thông tin về nhân viên nào đó.
+ Xử lý hưu: Hệ thống quản lý trực tiếp hồ sơ, lý lịch của các nhân viên
đang công tác trong Sở giao thông vận tải Tuyên quang, còn đối với các nhân
viên khi nghỉ hưu thì hồ sơ, lý lịch của họ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ.
+ In ấn, báo cáo: Chức năng này cung cấp cho người sử dông các báo cáo
thống kê theo yêu cầu.

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:
Ở mức dưới đỉnh ta tiến hành phân ra chi tiết các chức năng ở mức đỉnh.
Trong quá trình phân rã phải đảm bảo được giữ liệu ở mức trên và bảo toàn
được các tác nhân ngoài, khi phân rã có thể các luồng dữ liệu nội bộ và các kho
dữ liệu mới.

21

A. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch:

















+ Cập nhập lý lịch: Cập nhập lý lịch cán bộ nhân viên, danh sách các
phòng, cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như: tiếp nhận thêm cán bộ
nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển đi nơi khác.
+ Cập nhập danh môc: Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi
như: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị…
+ In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lượng
cán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viên
theo phòng…

Lý lịch bổ xung

Ban lãnh đạo
Phòng tổ chức
Cán bộ nhân viên
Hồ sơ
Lý lịch

Danh mục
C
ậ
p nh
ậ
t

lý l
ị
ch

In trích

Ngang lý
C
ậ
p nh

ậ
t
danh m
ụ
c

Quyết định Quyết định
Y/c



22


B. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu:

Chức năng quản xử lý hưu bao gồm:
+ Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hưu: Dựa trên quy định của nhà nước
về độ tuổi nghỉ hưu nam giới là 60 và nữ là 55, những người đến độ tuổi nghỉ
hưu sẽ được lựa chọn.
+ Lưu hồ sơ CBNV nghỉ hưu: Khi một CBNV có quyết định nghỉ hưu, hồ
sơ, lý lịch của người này sẽ được chuyển vào kho hồ sơ lưu.
+ Danh sách CBNV đã nghỉ hưu: Chức năng này sẽ liệt kê tất cả các cán
bộ nhân viên đã nghỉ hưu.
III. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu:
Ở mức này ta phải xác lập được mô hình dữ liệu bao gồm: Mô hình thực
thể liên kết và mô hình quan hệ.
Lưu hồ sơ
CBNVđã
ngh
ỉ

h
ư
u

Yêu c
ầ
u

Yêu cầu

Yêu cầu

Ban lãnh đạo
Phòng tổng hợp hành chính
Danh sách
CBNV
chu
ẩ
n
\
b
ị

Lưu hồ sơ

CBNV đã
ngh
ỉ

h
ư
u

Danh sách
đã nghỉ hưu
Danh sách

Danh sách

H

ồ

s
ơ

H
ồ

s
ơ

l
ư
u



23

3.1. Thực thể:
Là đối tượng được quan tâm (có ích) trong quản lý đối tượng đó có thể là
rất cô thể (VD: như một cán bộ , 1 bản lý lịch) hoặc là rất trừu tượng.
Các thực thể chính của hệ thống là:
+ Hồ sơ
+ Thông tin phòng
+ Quá trình công tác
+ Quá trình đào tạo
+ Quá trình lương
+ Trình độ ngoại ngữ
+ Quan hệ gia đình

+ Thông tin lãnh đạo

3.2 Liên kết :
Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể.
Có các loại liên kết sau:
+ Liên kết 1 –1: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác.
VD: 1 nhân viên chỉ có một mã nhân viên.
+ Liên kết 1 – nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiều thực
thể khác.
VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhưng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng.
+ Liên kết nhiều – nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này với
nhiều thực thể khác.
VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rất nhiều
nhân viên biết.
3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể.
Kiểu thuộc tính là một tập hợp các thuộc tính cùng loại: Có 3 loại thuộc
tính sau:
+ Thuộc tính khoá: Một hay nhiều thuộc tính xác định duy nhất đối tượng.
+ Thuộc tính liên kết: Là khoá bên ít và liên kết bên nhiều.
+ Thuộc tính mô tả: Để mô tả thực thể.