Hoàn thiện một bước hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.doc.DOC

Mục lục

Lời mở đầu ........................................................................................ 1
Chơng I:

Những khái quát chung về Ngân hàng Ngoại thơng
Việt Nam........................................................................ 2

1. Lịch sử ra đời ................................................................. 2
2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ .................................. 3
Chơng II: Thực trạng về hoạt động của bộ máy Ngân hàng
Ngoại thơng Việt Nam ................................................. 7
1. Tổ chức hoạt động bộ máy Ngân hàng trong năm 2000 . .
7
2. Những thành tựu đà đạt đợc .......................................... 8
3. Đánh giá tài chính ....................................................... 10
Chơng III: Tổ chức bộ máy văn phòng Ngân hàng Ngoại thơng
Việt Nam ..................................................................... 11
1. Nguyên tắc tổ chức văn phòng .................................... 11
2. Mô hình công tác tổ chức văn phòng .......................... 13
3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ........................... 16
4. Vấn đề nhân sự của văn phòng .................................... 17
5. Trang thiết bị của văn phòng ....................................... 17
Một số giải pháp nhằm thực hiện một bớc .................................. 17
KÕt luËn ........................................................................................... 19

B¸o c¸o thùc tËp


Lời mở đầu

Bớc vào thiên niên kỷ mới trong bầu không khí sôi động của quá
trình toàn cầu hoá và hội nhập. ở Việt Nam, tuy môi trờng đầu t còn
không ít trở ngại, thị trờng tiền tệ còn nhiều bất cập, cung cầu ngoại tệ cha
ổn định, đầu t nớc ngoài cha nh mong muốn. Ngân hàng Ngoại thơng Việt
Nam mong muốn đợc cùng bạn bè trong nớc và quốc tế chia sẻ những
thành tựu đà đạt đợc trong những năm qua. Đặc biệt trong công cuộc đổi
mới hiện nay, khi mà cả nớc đang bớc vào thời kỳ công nghiệp hoá, hiện
đại hoá thì việc xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng là vấn đề hết
sức quan trọng và cần thiết.
Qua quá trình nghiên cứu thực tập tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt
Nam đợc tiếp thu những ý kiến cơ bản và kết hợp với thực tế cho thấy tổ
chức bộ máy văn phòng hợp lý và chặt chẽ góp phần đem lại những thành
công lớn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy tôi đÃ
chọn đề tài: "Hoàn thiện một bớc hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng của
Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam" cho báo cáo của mình.

2


Chơng I
những khái quát về Ngân hàng
Ngoại thơng Việt Nam

1. Lịch sử ra đời của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

* Thành lập ngày 01/4/1963, Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam liên
tục giữ vai trò chủ lực trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam. Ngân hàng
Nhà nớc Việt Nam đợc Nhà nớc xếp hạng là 1 trong 23 doanh nghiệp đặc
biệt, là thành viên Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam thành viên Hiệp hội
Ngân hàng Châu á.

- Là Ngân hàng Thơng mại phục vụ đối ngoại lâu đời nhất ở Việt
Nam. Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam luôn đợc biết đến nh là một Ngân
hàng có uy tín nhất trong các lĩnh vực tài trợ, thanh toán xuất nhập khẩu,
kinh doanh ngoại hối, bảo lÃnh Ngân hàng và các dịch vụ tài chính, Ngân
hàng Quốc tế, kể cả nghiệp vụ thẻ tín dụng Visa, Master Card.
- Đến cuối năm 2000, Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đà phát
triển thành một hệ thống gồm 22 chi nhánh trong nớc, 1 Công ty tài chính
và 3 văn phòng đại diện ở nớc ngoài với tổng số 2800 cán bộ công nhân
viên: đầu t vốn cổ phần vào 14 doanh nghiệp: 3 liên doanh với nớc ngoài;
6 Ngân hàng Cổ phần; 2 Công ty bảo hiểm; 3 Công ty liên doanh bất động
sản. Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đà thiết lập quan hệ đại lý với hơn
1000 Ngân hàng tại 85 nớc trên Thế giới, đợc nối mạng Swift quốc tế, đợc
trang bị hệ thống vi tính hiện đại nhất trong các Ngân hàng Việt Nam. Và
nhất là một đội ngũ cán bộ năng động, nhiệt tình và đợc đào tạo lành nghề.
Với phơng châm luôn mang đến cho khách hàng sự thành đạt, mục
tiêu của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam là duy trì vai trò Ngân hàng
Thơng mại hàng đầu ở Việt Nam và trở thành một Ngân hàng Quốc tÕ ë

3


khu vực trong thập kỷ tới. Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam cam kết xây
dựng mô hình tổ chức tiên tiến theo các chuẩn mực quốc tế, đa dạng hoá
hoạt động, đi đầu về ứng dụng công nghệ Ngân hàng hiện đại nhằm cung
cấp những dịch vụ tài chính Ngân hàng chất lợng cao cho mọi thành phần
kinh tế. Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam sẽ giữ vững niềm tin của đông
đảo bạn hàng trong và ngoài nớc.
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

* Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam (gọi tắt là Ngân hàng Ngoại

thơng) là doanh nghiệp Nhà nớc hạng đặc biệt, bao gồm các đơn vị thành
viên có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ
thông tin, đào tạo nghiên cứu tiếp thị trong hoạt động kinh doanh. Ngân
hàng Ngoại thơng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ
tín dụng và các hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính tiền tệ, Ngân
hàng.
Ngân hàng Ngoại thơng đợc thành lập theo Nghị định số 115/CP
ngày 30/12/1962 của Hội đồng Chính phủ và đợc Thống đốc Ngân hàng
Nhà nớc ký quyết định số 286/QĐ-NH5 ngày 21/9/1996 thành lập lại theo
mô hình tổng Công ty Nhà nớc quy định tại quyết định số 90/TTg ngày
7/3/1994 theo uỷ quyền của Thủ tớng Chính phủ nhằm tăng cờng, tích tụ,
tập trung phân công chuyên môn hoá và hợp tác kinh doanh để thực hiện
nhiệm vụ Nhà nớc giao, nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của
các đơn vị thành viên và của toàn Ngân hàng Ngoại thơng, đáp ứng nhu
cầu kinh tế.
* Ngân hàng Ngoại thơng có:
- T cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam.
- Tên giao dịch Quốc tÕ b»ng tiÕng Anh: Bank for Foreign Trade of
Vietnam (Vietcombank).
- Trụ sở chính: Tại Hà Nội

4


* Trụ sở tổng hàng:

198 Trần Quang Khải - Hà Nội
Telex: 411209 VCB - Vietcombank
Swift: BFTVVNVX
Điện tín: VIETCOMBANK

* Văn phòng:

198 Trần Quang Khải - Hà Nội
Tel: 8.251322 - 8.240876
Fax: 8.269067

* Phòng quan hệ Quốc tế: 198 Trần Quang Khải - Hà Nội
Tel: 8.265503 - 8.266150
Fax: 8.265548
* Sở giao dịch:

23 Phan Chu Trinh - Hà Nội
Tel: 9.343137
Fax: 8.241395

- Điều lệ tổ chức và hoạt động, bộ máy quản lý điều hành.
- Vốn và tài sản trong đó vốn điều lệ đợc Chính phủ ấn định là:
1.100.000.000.000 (một nghìn một trăm tỷ đồng Việt Nam) và chịu trách
nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn và tài sản thuộc sở hữu
của Nhà nớc do Ngân hàng Ngoại thơng quản lý.
- Con dấu riêng, tài khoản mở tại Ngân hàng Nhà nớc và tại các
Ngân hàng trong nớc và nớc ngoài.
- Bảng cân đối tài sản, các quỹ tập trung theo quy định của pháp luật.
* Ngân hàng Ngoại thơng có thời hạn hoạt động là 99 năm kể từ
ngày Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc ký quyết định thành lập lại theo mô
hình Tổng Công ty Nhà nớc.
* Ngân hàng Ngoại thơng đợc quản lý bởi Hội đồng quản trị và đợc
điều hành bởi Tổng Giám đốc.
* Ngân hàng Ngoại thơng chịu sự quản lý Ngân hàng của Ngân

hàng Nhà nớc và qua các Bộ, cơ quan ngang Bộ, c¬ quan thc ChÝnh phđ,

5


Uỷ ban nhân dân tỉnh và Thành phố trực thuộc Trung ơng theo chức năng
quy định, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này với t cách là cơ
quan thực hiện quyền chủ sở hữu đối với doanh nghiệp Nhà nớc theo quy
định tại Luật Doanh nghiệp Nhà nớc và các quy định khác của pháp luật.
* Tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam trong Ngân hàng Ngoại thơng
hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật của Nhà níc Céng hoµ x· héi chđ
nghÜa ViƯt Nam vµ quy định của Đảng cộng sản Việt Nam.
* Danh sách các đơn vị Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam liên
doanh hoặc có cổ phần:
1) Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Xuất nhập khẩu.
2) Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Sài Gòn Công thơng
3) Ngân hàng Thơng mại cổ phần Gia Định
4) Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Quân đội
5) Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Quốc tế
6) Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Phơng Đông
7) Quỹ tín dụng nhân dân Trung ơng
8) Công ty bảo hiểm Xăng dầu
9) Công ty bảo hiểm Nhà Rồng
10) Công ty Cổ phần Đồng Xuân (kinh doanh Văn phòng)
11) Ngân hàng Chohung Vina bank
12) Công ty Vietcombank Tower (198 Trần Quang Khải)
13) Vinalease
14) Công ty Vietcombank Banday (kinh doanh Văn phòng)

6

Chơng II
Thực trạng của hệ thống tổ chức bộ máy
Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

I. Tổ chức hoạt động bộ máy của Ngân hàng Ngoại thơng
Việt Nam

Sau năm 2000, thị trờng tiếp tục có nhiều bớc phát triển khả quan.
Bên cạnh sự hình thành một số thị trờng mới nh thị trờng chứng khoán, thị
trờng mở, các đề án tái cơ cấu hệ thống Ngân hàng Thơng mại Quốc doanh
và củng cố hệ thống Ngân hàng cổ phần đợc khẩn trơng xây dựng và thực
hiện, các chính sách tiền tệ đà tiếp tục đợc cải tiến để ngày càng gần hơn
với các tiêu chuẩn quốc tế.
Sau nhiều năm chuẩn bị, trung tâm giao dịch chứng khoán đầu tiên
của Việt Nam đợc đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh đà ra đời và đi vào hoạt
động. Tuy hàng hoá trên thị trờng chứng khoán cha nhiều, hoạt động mua
bán cha sôi động nhng đây sẽ là một kênh bổ sung vốn quan trọng cho nền
kinh tế. Cũng trong năm 2000 nghiệp vụ thị trờng mở đà đợc khai trơng.
Với t cách là một công cụ quan trọng của chính sách tiền tệ thị trờng này
sẽ góp phần điều hoà tiền tệ trên thị trờng và có tác động tích cực tới vốn
khả dụng của các tổ chức tín dụng, giúp các tổ chức này sử dụng vốn linh
hoạt và hiệu quả hơn.
Các Ngân hàng Thơng mại quốc doanh - bộ phận chủ đạo của hệ
thống Ngân hàng Việt Nam - đà tích cực xây dựng đề án tái cơ cấu để có
thể sớm triển khai năm 2001. Đề án tái cơ cấu các Ngân hàng Thơng mại
Quốc doanh sẽ tập trong giải quyết những khó khăn và điểm yếu về các

7

mặt tài chính, tổ chức, công nghệ và nhân lực v.v... của các Ngân hàng
này.
Từng bớc đa hai bộ luật (có hiệu lực từ 01/10/19980 vào cuộc sống,
đề án thành lập các Ngân hàng chính sách nh Ngân hàng phục vụ ngời
nghèo và các đối tợng chính sách, quỹ tín dụng hỗ trợ xuất khẩu, cũng đợc
tích cực triển khai trong năm 2000. Ngoài ra, một số Công ty tài chính
thuộc các Tổng Công ty của Việt Nam đà đợc thành lập. Với phơng châm
ngày càng hoàn thiện hoạt động Ngân hàng năm 2000, Ngân hàng Nhà nớc
Việt Nam (Ngân hàng Trung ơng) đà ban hành nhiều chính sách tiền tệ
mới nh điều hành lÃi suất theo cơ chế lÃi suất cơ bản, điều hành tỷ giá hối
đoái chủ động linh hoạt, phù hợp với diễn biến vĩ mô của thị trờng tiền tệ
trong và ngoài nớc và đa thị trờng đấu thầu tín phiếu kho bạc vào hoạt
động thờng kỳ hơn nữa. Một bớc tiến đáng kể khác của hệ thống Ngân
hàng Việt Nam nhằm bảo vệ khách hàng là sự ra đời của bảo hiểm tiền gửi
Việt Nam vào tháng 7 năm 2000.
Trong năm 2000, Ngân hàng Nhà nớc cũng đà ban hành nhiều văn
bản pháp lý mới quan träng vỊ cho vay, thÕ chÊp, tÝn chÊp b¶o lÃnh, thanh
toán, ngoại tệ...
Tất cả những diễn biến này đà làm cho môi trờng hoạt động của các
Ngân hàng ngày càng hoàn thiện và đa tiến trình cải cách hệ thống Ngân
hàng tài chính Việt Nam tiến thêm một bớc quan trọng.
2. Những thành tựu đà đạt đợc của Ngân hàng Ngoại thơng
Việt Nam trong năm qua

- Hoà nhịp cùng đất nớc và thế giới bớc vào thiên niên kỷ thứ ba của
loài ngời. Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam mong muốn đợc cùng bạn bè
trong nớc và quốc tế chia sẻ những thành tựu đà đạt đợc trong thời gian

8


qua cũng nh những thời cơ và thử thách trong năm 2001 - năm đầu của
Thiên niên kỷ mới.
* Năm 2000 tuy con đờng phát triển kinh tế còn gập ghềnh trắc trở,
song Việt Nam rất vui mừng trớc những thành tựu đáng khích lệ đà đạt đợc:
Tổng sản phẩm quốc nội (GDP) tăng 6,7%, xuất khẩu tăng 24%, nhập khẩu
tăng 27%, tổng d nợ tín dụng tăng 17% so với năm 1999.
Chung sức xây dựng đất nớc năm 2000 Ngân hàng Ngoại thơng
cũng đà gặt hái đợc những kết quả tích cực và đầy hứa hẹn. Tổng tài sản
tăng 45% đạt trên 65.600 tỷ VNĐ giữ vị trí hàng đầu trong hệ thống Ngân
hàng Việt Nam. Tín dụng tăng 54,70% so với năm trớc, thị phần thanh
toán xuất nhập khẩu chiếm 31%. Bên cạnh đó, Ngân hàng Ngoại thơng
Việt Nam tiếp tục duy trì vai trò chủ đạo trên thị trờng liên Ngân hàng về
tiền tệ, vừa là ngời mua, ngời bán chính trên thị trờng vừa là trung tâm
thanh toán bù trừ cho các Ngân hàng Thơng mại Việt Nam. Ngân hàng
Ngoại thơng tiếp tục duy trì vai trò làm đầu mối thu xếp vốn đồng tài trợ
cho những dự án dài hạn có giá trị lơns và có ý nghĩa quan trọng đối với
Công ty cuộc phát triển kinh tế trong những năm tới.
Trong tiến trình hội nhập của khu vực và quốc tế, năm 2000 thị trờng tài chính Việt Nam đà có bớc phát triển mới. Cơ chế điều hành tiền tệ,
lÃi suất đà đợc nới lỏng hơn nh việc áp dụng các nghiệp vụ thị trờng mở,
lÃi suất cơ bản... Trung tâm giao dịch chứng khoán đầu tiên tại Thành phố
Hồ Chí Minh đà đi vào hoạt động sau nhiều năm chuẩn bị và trung tâm thứ
hai tại Hà Nội dự tính sẽ khai trơng hoạt động trong thời gian tới.
Năm 2000 cũng là năm đề án tái cơ cấu hoạt động Ngân hàng Ngoại
thơng - đề án trong chơng trình tổng thể tái cơ cấu ngành Ngân hàng Tài
chính Việt Nam - đà đợc tích cực triển khai xây dựng.
3. Đánh giá tài chính kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

9


Năm tài chính

Năm 1998

Năm 1999

Năm 2000

Tổng thu nhập

2.221.064

2.023.959

2.429.871

Thu lÃi

1.965.811

1.828.336

2.164.885

1.245.163

1.452.018

Trả lÃi
Thu nhập ròng từ lÃi

442.379

583.173

712.867

Lợi nhuận trớc thuế

186.592

187.480

212.385

33.682.728

45.269.564

65.633.108

9.464.955

9.322.018

14.421.355

26.197.354

33.213.221

43.748.348

1.618.248

2.062.533

2.051.580

Lợi nhuận/Vốn chủ sở hữu

11,47%

9,09%

10,35%

Lợi nhuận/Tổng tài sản có

0,55%

0,41%

0,32%

1,55%

1,17%

Tổng tài sản có
D nợ tín dụng
Tiền gửi
Vốn chủ sở hữu

Chênh lệch lÃi suất ròng

10


Chơng III
Tổ chức bộ máy văn phòng
của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

1. Nguyên tắc tổ chức văn phòng

Văn phòng là bộ phận làm việc của cơ quan, giúp giải quyết công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và
tổ chức các hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có
hiệu quả. Tổ chức khoa học văn phòng là một trong các nhiệm vụ quan
trọng trong các cơ quan. Nếu tổ chức một cách khoa học, nó sẽ giúp thủ trởng cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, giúp
cho các bộ phận, phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ của mình. Hơn thế
nữa, việctổ chức khoa học văn phòng sẽ tránh đợc cách làm tuỳ tiện không
đúng thẩm quyền của cán bộ, nhân viên trong văn phòng nói riêng và trong
cơ quan nói chung.
Văn phòng có hai chức năng chính là tham mu tổng hợp chothủ trởng và đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc. Chính vì vậy mà tổ

chức khoa học bộ máy văn phòng phải xuất phát từ hai chức năng nhiệm
vụ đó. Phải có qui định bằng văn bản về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
phạm vi công việc cụ thể rõ ràng cho từng bộ phận. Và để tổ chức tốt bộ
máy văn phòng, ngời ta cần phải thực hiện một số nguyên tắc nh sau:
- Nguyên tắc về mục tiêu: Phải xác định mục tiêu rõ ràng khi định ra
một bộ phận nào đó. Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách
tiết kiệm và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác đợc dễ dàng.
- Nguyên tắc về chức năng: Mục tiêu quyết định chức năng. Chức
năng đợc xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công ®Ó

11


thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng và khó khăn nhất là giữ cho các bộ
phận chức năng cân bằng với nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ
với sự đóng góp của nó vào kết quả chung của tổ chức; nó phải thực hiện
chức năng củanó một cách thích hợp và không quá rộng. Nếu một bộ phận
chức năng phát triển quá mức hay quá kém so với bộ phận khác thì công
việc sẽ bị cản trở.
- Nguyên tắc về nhân viên: Chức năng trở thành trách nhiệm khi
công việc đợc ấn định cho từng nhân viên cá biệt. Nói cách khác, từng
nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó (tất nhiên
với phơng tiện vật chất nhất định).
- Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền
hạn gắn liền với nhau. Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ
quyền hạn. Trách nhiệm và quyền hạn bổ xung và tăng cờng lẫn cho nhau,
nhng không nên vợt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào nhằm tránh hiện tợng:
có trách nhiệm mà không có quyền hạn hoặc ngợc lại. Trách nhiệm phải đợc quy định rõ ràng trớc khi phân công công việc và phải đợc phân công
cụ thể.
- Nguyên tắc về uỷ quyền: Thủ trởng bất kỳ một đơn vị tổ chức nào

không thể làm hết mọi việc trong đơn vị, nên điều quan trọng là phải biết
uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lý của mình. Uỷ
quyền đúng đắn có hai điều lợi: ngời lÃnh đạo dành nhiều thời gian cho
trách nhiệm quản lý, nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển.
- Nguyên tắc duy nhất của mệnh lệnh: Bất kỳ một cá nhân nào trong
một tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ mét ngêi cÊp cao
duy nhÊt, nghÜa lµ mèi quan hƯ báo cáo nên đi theo chiều dọc nh một
chuỗi mệnh lệnh thứ bậc. Nguyên tắc này bảo đảm tất cả các nguồn lực
trong một tổ chức đợc hút theo một hớng, mọi sự tiết kiệm thu đợc là do
những thủ tục chung và tiêu chuẩn hoá. Các nhân viên cũng biết đợc vị trí
và quyền hạn của họ, vì họ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất.

12


- Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát: Phạm vi kiểm soát còn đợc gọi
là phạm vi quản lý là một trong các yếu tố chủ yếu đợc xem xét khi quyết
định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay theo chiều ngang và nên phát
triển theo hớng nào. Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý có hiệu quả, cần
hiểu biết nớc yếu tố ảnh hởng đến phạm vi kiểm soát. Những yếu tố đó
bao gồm: các hoạt động có liên quan, kỹ năng của ngời đợc kiểm soát, cấp
tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ chức.
- Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức: Tính linh hoạt của tổ
chức thể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo
nhân viên để họ cóthể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm điều động khi
cần.
Nói tóm lại, các nguyên tắc trên giúp cho doanh nghiệp, cơ quan
xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp, bảo đảm cho bộ máy văn phòng
tinh gọn, hiệu lực, đúng chất lợng.
2. Mô hình tổ chức công tác văn phòng, tổ chức làm việc

tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đợc bố trí theo
kiểu hiện đại. Các phòng đợc tách biệt với nhau bởi các phòng xây có tờng
khép kín. gồm các phòng sau:
+ Phòng kiểm tra nội bộ.
+ Phòng tổng hợp thanh toán
+ Phòng quản lý tín dụng
+ Phòng tổng hợp và phân tích kinh tế
+ Phòng thẩm định đầu t và chứng khoán
+ Phòng vốn
+ Phòng công nợ
+ Phòng quan hệ quốc tế
+ Phòng khách hµng

13


+ Phòng quản lý vốn và liên doanh cổ phần
+ Phòng kế toán tài chính
+ Phòng tín dụng quốc tế
+ Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo
+ Phòng quản lý thẻ
+ Phòng quản trị
+ Phòng báo chí
+ Phòng pháp chế
+ Phòng quản lý các đề án công nghệ
+ Phòng thông tin tín dụng
+ Văn phòng
* Cách bố trí này cũng có nhiều u điểm cho công việc của Ngân hàng

- Mỗi văn phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêngbiệt, công việc
của từng ngời độc lập với nhau, do đó ít phải chịu sự tác động khách quan
từ các yếu tố bên ngoài.
- Do hoạt động của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam mang tính
đặc thù nên những thành viên trong Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam cần
phải tiếp xúc với lÃnh đạo cơ quan và với những ngời đến quan hệ công tác
tại cơ quan cần phải bí mật.
* Ngoài những u điểm do cách tổ chức mô hình văn phòng kín thì
việc áp dụng mô hình văn phòng này cũng có một số hạn chế.
- Các phòng làm việc hầu hầu hết ở xa nhau, phải mất nhiều thời
gian di chuyển, dẫn đến việc giải quyết công việc không đợc nhanh
chóng.
* Hiện nay trên thế giớingi ta thờng tổ chức Văn phòng theo kiểu
mở, Văn phòng mở đợc bố trí thành một phòng lớn nhng đợc chia nhỏ
thành nhiều ngăn phù hợp với điều kiện làm việc của từng bộ phận, chỗ
làm việc đợc ngăn bằng nhôm vật liệu nhẹ cách âm có mối lắp ghép, các
14


vách ngăn có khi đợc làm bằng kính hay vật liệu trong suốt. Có các lối đi
vào chỗ làm việc giữa các bộ phận. Bố trí văn phòng theo kiểu này có thể
tận dụng đợc mặt bằng, có các vách ngăn di động, dễ dàng điều chỉnh
cho phù hợp với ®iỊu kiƯn lµm viƯc cđa tõng bé phËn khi bỉ xung ngời.
Bố trí văn phòng mở tạo nên một không khí làm việc tập thể giữa bộ phận
này với bộ phận khác nhng đồng thời lại có sự ngăn cách.
- Tuy nhiên, Văn phòng đợc bố trí theo mặt bằng mở cũng có hạn
chế nhất định và đó cũng là mặt tích cực của Van phòng kín của Viện. Văn
phòng viện đà tạo đợc khả năng thích ứng với hoạt động độc lập, trong công
việc đồng thời hạn chế đợc sù ¶nh hëng cđa tiÕng ån hay sù c¶n trë công
việc của một số nhóm khi họ cần bàn bạc kín với nhau.

- Trong Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam có các
phòng chuyên môn, nhiệm vụ, chức năng không giống nhau. Mỗi phòng
phụ trách một công việc riêng biệt để tránh tình trạng giải quyết công việc
một cách chồng chéo hoặc trùng lặp, hay nói cách khác là tránh trờng hợp
một ngời nhiều công việc còn ngời khác thì không có việc gì làm. Vì vậy,
mỗi công chức trong phòng đợc quy định và phân công công việc một cách
cụ thể.
- Thực tế cho thấy Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thơng Việt
Nam không có tình trạng một ngời kiêm nhiệm nhiều công việc khác
nhau, vì nếu nh vậy nó sẽ ảnh hởng rất lớn đến công việc chung của toàn
Ngân hàng: Quan hệ giữa các bộ phận thuộc Văn phòng là quan hệ ngang
cấp trong cùng một thệ thống nên vừa có sự phân định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn rõ ràng vừa có sự phối hợp, hoạt động hỗ trợ lẫn nhau để
hoàn thành tốt nhiệm vụ của văn phòng.
3. Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

- Giúp Tổng Giám đốc xây dựng chơng trình công tác của toàn hệ
thống theo định kỳ, 6 tháng, hàng tháng theo dõi ®«n ®èc viƯc thùc hiƯn

15


chơng trình công tác. Bố trí sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, hàng
tháng của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc. Truyền đạt ý kiến chỉ
đạo của ban lÃnh đạo tới các chi nhánh, Công ty, phòng, ban tại Hội sở
Trung ơng.
- Tổ chức thực hiện công tác th ký cho ban lÃnh đạo trong các buổi
giao ban, họp, làm việc v.v...
- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho ban lÃnh đạo làm việc tiếp
khách làm việc theo lịch đà định. Đón tiếp khách uỷ quyền của Tổng Giám

đốc liên hệ và báo cho phòng quản trị bố trí phơng tiện đa đón khách đến làm
việc, hội nghị hoặc tham quan (đà đợc ban lÃnh đạo phê duyệt).
- Tổ chức việc mua vé máy bay hoặc các phơng tiện giao thông khác
cũng nh làm các thủ tục cần thiết (kể cả hộ chiếu và Visa) cho cán bộ đi
công tác trong và ngoài nớc.
- Tổ chức công tác văn th lu trữ đúng theo các văn bản quy định của
Nhà nớc và của Ngành Ngân hàng. Cung cấp các tài liệu lu trữ theo yêu
cầu của các phòng nghiệp vụ hoặc các đơn vị khác theo đúng quy định về
bảo mật hồ sơ lu trữ.
- Làm đầu mối để phối hợp với các phòng ban theo phê duyệt của
ban lÃnh đạo trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo, các buổi họp mặt do
Ngân hàng Ngoại thơng Trung ơng tổ chức.
- Cấp giấy giới thiệu xác nhận ngày đi đờng cho cán bộ nhân viên đi
công tác, đi phép.
- Đặt và phân phối cho các phòng theo phê duyệt của ban lÃnh đạo.
- Ký thừa lệnh Tổng Giám đốc trên những công văn liên quan đến
công tác văn phòng khi đợc uỷ quyền.
- Tham gia với t cách là thành viên xét duyệt thi đua khen thởng của
Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.
- Tham mu cho ban lÃnh đạo và theo dõi việc thực hiện quy định về
trang phục, thực hiện nếp sống văn minh tại Héi së Trung ¬ng.

16


- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao.
4. Vấn đề về nhân sự của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

- Hầu hết các cán bộ, công chức văn phòng đều có trình độ đại học,
trung cấp đều đợc bố trí công việc đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của

họ.
- Mỗi công việc đợc đặat ra thì ngời lập kế hoạch phải xem xét cụ
thể về thời gian và nội dung thực hiện phân công công việc một cách cụ
thể, hợp lý và đầy đủ. Kế hoạch công tác là cơ sở đánh giá sự tiến bộ năng
lực thực hiện nhiệm vụ đợc giao của công chức, đồng thời là cơ sở để bố
trí nhân lực, đầu t kinh phí, trang bị cho Văn phòng.
5. Trang thiết bị của Văn phòng

Trớc đây, trang thiết bị Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thơng Việt
Nam còn cha thật đầy đủ. Sau khi chuyển về trụ sở tổng hàng tại 198 Trần
Quang Khải đà có điều kiện nâng cấp các trang thiết bị văn phòng mới,
hiện đại, đảm bảo điều kiện làm việc thuận lợi cho cán bộ nhân viên, đáp
ứng phần nào nhu cầu cần thiết để phục vụ công việc. Tuy nhiên, việc tiếp
tục nâng cấp hơn về cơ sở vật chất để ngày càng đáp ứng tốt yêu cầu
côngviệc.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện một bớc hệ thống tổ chức
bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

- Tiếp tục đẩy mạnh việc nghiên cứu Công ty tài chính nhằm huy
động vốn ở bên trong và từ bên ngoài, vừa thực hiện nhiệm vụ huy động
vốn ở bên trong và từ bên ngoài, vừa thực hiện chức năng phân bố các
nguồn vốn vào các mục tiêu trọng điểm vừa khắc phục tình trạng dàn trải
vốn trong đầu t.
- Xây dựng quy chế hoạt động cho các phòng nghiệp vụ để có cơ sở
pháp lý hoạt động có hiệu quả hơn.

17


- Nâng cao năng lực bằng cách chọn lọc, sắp xếp đội ngũ cán bộ có

trình độ vững vàng, am hiểu, vận dụng thành thạo các quy chế để phù hợp
vào những vị trí quan trọng.
- Tổ chức thờng xuyên công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh
doanh tài chính để phát hiện tình hình và nguyên nhân chấn chỉnh kịp thời
những sai sót đồng thời đa ra biện pháp xử lý tạo điều kiện cho các đơn vị
đẩy mạnh công tác kinh doanh.
Một số ý kiến

- Đối với mô hình tổ chức văn phòng có thể áp dụng mô hình văn
phòng kín, xong phải bố trí cho các phòng hay có sự qua lại ở gần nhau, để
tạo điều kiện làm việc đợc nhanh nhẹn thuận lợi hơn.
- Cần nâng cấp thêm một số máy vi tính để tạo điều kiện cho việc
truy cập thông tin và tra cứu đồng thời nâng cao hiệu quả và chất lợng làm
việc cho cán bộ, công nhân viên trong văn phòng.

18


Kết luận

Qua quá trình học tập tại trờng và thời gian đi thực tập tại Ngân
hàng Ngoại thơng Việt Nam tôi đà nhận thức đợc việc học tập tại trờng và
nghiên cứu thực tế là rất quan trọng. Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam là
một Ngân hàng Thơng mại hàng đầu của Việt Nam và trở thành Ngân
hàng Quốc tế ở khu vực trong thập kỷ tới. Ngân hàng Ngoại thơng Việt
Nam đang từng bớc nâng cao trình độ chuyên môn, chú tâm đến việc đào
tạo cán bộ để hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao. Do nhận rõ trách nhiệm
phải đảm đơng nên Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam rất quan tâm đến
công tác quản trị hành chính văn phòng nhằm hỗ trợ các đơn vị thành viên
hoàn thành tốt công việc của mình khi xây dựng bộ máy văn phòng, Ngân

hàng Ngoại thơng Việt Nam đà nghiên cứu và tuân theo các nguyên tắc
quan trọng: Bố trí nhân lực khá hợp lý, phù hợp với chuyên môn. Cán bộ
của văn phòng cũng nh của toàn thể nhân viên của Ngân hàng Ngoại thơng
Việt Nam có tác phong làm việc rất nhanh nhẹn và khoa học. Chính vì
những nỗ lực đó đà giúp cho Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đạt đợc
những kết quả rất khả quan và đang từng bớc khẳng định mình trên thơng
trờng Quốc tế.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình của thầy
giáo

Hà và các cô chú, anh chị tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt

Nam đà tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp tôi hoàn thành bản báo cáo này.

19