TIỂU LUẬN đề tài kĩ NĂNG làm VIỆC NHÓM tính tất yếu của sự hợp tác trong làm việc nhóm bốn yếu tố nền tảng của một nhóm làm việc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG
KHOA: TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC SINH VIÊN
MÔN: KĨ NĂNG MỀM
-oOo-

TIỂU LUẬN

ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 4
Lớp học phần: 212_71SSK020003_56
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phạm Phương Vũ

TP.HCM, ngày 12 tháng 03 năm 2022


Mục Lục

LỜI CẢM ƠN............................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................2
I.Nhóm là gì?..............................................................................................................................3
II. Ý nghĩa của làm việc nhóm...................................................................................................3
1. Phân cơng cơng việc..........................................................................................................3
2. Quản lý và kiểm sốt cơng việc.........................................................................................3
3. Giải quyết vấn đề và ra quyết định....................................................................................4
4. Thu thập thông tin và các ý tưởng......................................................................................4
5. Xử lý thông tin...................................................................................................................4
6. Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết...................................................................4
7. Đàm phán và giải quyết xung đột......................................................................................4
8. Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản thân trong các mối quan
hệ với những người khác........................................................................................................5

9. Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể.............................................5
10. Chia sẻ, thông cảm khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể..............................5
III. Tính tất yếu của sự hợp tác trong làm việc nhóm................................................................5
IV. Bốn yếu tố nền tảng của một nhóm làm việc.......................................................................6
Mục tiêu chung.......................................................................................................................6
Tầm nhìn................................................................................................................................7
Sứ mệnh.................................................................................................................................7
Giá trị cốt lõi..........................................................................................................................7
V. Các giai đoạn phát triển của một nhóm làm việc..................................................................7
a. Giai đoạn hình thành..........................................................................................................8
b. Giai đoạn bão tố.................................................................................................................9
c. Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực.............................................................10
d. Giai đoạn trưởng thành và hoạt động thành công............................................................10
e. Giai đoạn kết thúc / trì hỗn.............................................................................................10
VI. Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả..................................................................11
VII. Các giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm..........................................................12
1. Giai đoạn lập kế hoạch.....................................................................................................12
2. Giai đoạn thực hiện..........................................................................................................13
VIII.Các yếu tố tạo nên hiệu quả làm việc nhóm.....................................................................13
Yếu tố nội tại........................................................................................................................13
Yếu tố ngoại tại....................................................................................................................14
IX. Các yếu tố cản trở hiệu quả làm việc nhóm.......................................................................14
1. Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm..................................................................14
1


2. Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng.....................................................................15
3. Quy chế làm việc nhóm khơng chặt chẽ, sự phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo.......15
X. Kỹ năng lãnh đạo nhóm......................................................................................................16
a. Thúc đẩy sự tận tâm của các thành viên...........................................................................16

Ln khuyến khích động viên..........................................................................................16
Đề cao tinh thần đồng đội................................................................................................16
Ni dưỡng sự hăng hái, nhiệt tình..................................................................................16
Tạo khơng khí vui vẻ.......................................................................................................16
b. Xác định điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại..................................................17
c. Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm........................................................................17
XI. Các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả................................................................18
1. Đối với các cá nhân..........................................................................................................18
a.

Lắng nghe..............................................................................................................18

b.

Chất vấn.................................................................................................................18

c.

Thuyết phục...........................................................................................................18

d.

Tôn trọng...............................................................................................................18

e.

Trợ giúp.................................................................................................................18

f.

Sẻ chia.......................................................................................................................18

g.

Phối hợp.................................................................................................................18

2. Đối với tổ chức nhóm.......................................................................................................19
a. Các kỹ năng chung trong tổ chức nhóm.......................................................................19
b. Một số phương pháp sử dụng trong làm việc nhóm....................................................24
c. Một số điều cần lưu ý khi làm việc nhóm....................................................................24
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................................24
Tư liệu kham khảo...................................................................................................................25
Bảng hiệu suất đóng góp :........................................................................................................25

2


LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, hẳn bạn cũng thường nghe nói rất nhiều đến các thuật

ngữ “làm việc đồng đội”, “xây dựng tinh thần đồng đội”, hoặc các thuật ngữ tương ứng
của tiếng Anh như “team building”, “teamwork skills”,… Ngày nay, khái niệm “làm việc
đồng đội” ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng nhiều ở các cơng ty, tổ chức.
Trên thực tế, có thể rất nhiều người chúng ta nghe nói đến kỹ năng làm việc đồng đội,
nhưng không phải ai cũng được trang bị những hiểu biết cơ bản về làm việc đồng đội, tại
sao phải làm việc đồng đội và nhất là làm thế nào để nâng cao tinh thần làm việc đồng
đội, xây dựng những đội làm việc hiệu quả trong các doanh nghiệp, trường học ?
Khi tìm hiểu và quyết định chọn đề tài này làm tiểu luận, nhóm em khơng chỉ được
học hỏi thêm về những kiến thức mà còn được thực hành các kĩ năng làm việc nhóm

hiệu quả.
Trân trọng!

3


I.Nhóm là gì?
Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầu hết
các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ
của mỗi cá nhân”. Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả
của vốn nhân lực trong một tổ chức. Nhưng làm thế nào để có kỹ năng làm việc nhóm
thành thục nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt
động trên mọi phương diện? Đó chính là vấn đề đặt ra đối với chuyên đề này.
Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người
trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm
hoặc mục đích chung.
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm khơng chính thức:
+ Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường
tập hợp những người cùng chung chun mơn hoặc có chun mơn gần gũi nhau, tồn tại
trong thời gian dài.
+ Nhóm khơng chính thức thường được hình thành theo những u cầu nhiệm vụ đột
xuất, có thể là tập hợp của những người có chun mơn khơng giống nhau và ở nhiều
lĩnh vực khác nhau. Nhóm khơng chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một
số vấn đề trong thời gian ngắn.
Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm khơng chính thức.

II. Ý nghĩa của làm việc nhóm
1. Phân cơng cơng việc

Hoạt động nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức với mục

tiêu để phân công công việc và phối hợp cơng việc. Trong thực tế có những công việc
mà một cá nhân không đủ khả năng giải quyết hoặc giải quyết hiệu quả khơng cao, vì
thế, lựa chọn làm việc nhóm là sự phương pháp thực hiện cơng việc hợp lý nhất. Theo
đó, mỗi thành viên trong nhóm sẽ tham gia đóng góp vào nội dung làm việc chung của
nhóm để đảm bảo hồn thành nhiệm vụ đối với vấn đề và yêu cầu công việc mà nhóm
được giao. Mỗi thành viên khi tiếp nhận phần việc của mình sẽ buộc phải có sự tương
tác với cơng việc của các thành viên khác trong nhóm. Phân cơng công việc không tạo
nên những hoạt động độc lập mà thực chất là sự phân công phối hợp.

2. Quản lý và kiểm sốt cơng việc
Làm việc nhóm cũng để tăng cường quản lý và kiểm sốt cơng việc, bởi vai trị và trách
nhiệm của nhóm sẽ khiến các thành viên của nhóm phải có sự xem xét tồn diện cơng
việc được giao. Đối với những cơng việc địi hỏi phải có quyết định rõ ràng, làm việc
nhóm sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách tối ưu nhất, từ đó giúp tổ chức có những quyết

4


định tốt nhất. Trong nhóm, hoạt động của mỗi thành viên sẽ được kiểm soát bằng những
quy chế làm việc đã được cả nhóm thống nhất. Với tư cách là một cá nhân làm việc
trong một nhóm, mỗi thành viên sẽ chịu sự quản lý của người phụ trách nhóm, điều
chỉnh hành vi giao tiếp, giải quyết vấn đề theo khn khổ quy chế đã đề ra. Cơng việc, vì
vậy, sẽ được tiến hành trơi chảy và đồng bộ, có sự phối hợp nhịp nhàng.

3. Giải quyết vấn đề và ra quyết định
Làm việc nhóm là dịp để mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng với những phát kiến của mình.
Những vấn đề do một cá nhân khơng thể giải quyết sẽ có sự tham gia đề xuất ý kiến, giải
pháp của nhóm. Từ những ý kiến, quan điểm và giải pháp khác nhau, thơng qua hoạt
động nhóm sẽ thống nhất các nội dung, vấn đề về một mối, tránh được sự chủ quan, độc
đoán. Quyết định cuối cùng của nhóm khơng bao giờ là của một thành viên bởi đó là

thành quả làm việc của cả nhóm.

4. Thu thập thơng tin và các ý tưởng
Làm việc nhóm là q trình thu nạp thơng tin và các ý tưởng hiệu quả nhất. Mỗi thành
viên trong quá trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến cũng tức là cung cấp thông tin
liên quan đến các vấn đề cần giải quyết. các thông tin được chia sẻ sẽ làm được bổ sung
và làm phong phú nguồn tư liệu cần thiết phục vụ cho nội dung vấn đề nhóm cần giải
quyết. Cũng chính trong q trình làm việc nhóm, các ý tưởng khác nhau sẽ được đề
xuất, tạo nên sự đa dạng trong việc kiếm tìm các giải pháp cho vấn đề cần giải quyết.
Nhờ đó nhóm có cơ hội lựa chọn nhiều hơn cho những quyết định cuối cùng.

5. Xử lý thông tin
Thực chất của việc xử lý thông tin là trên cơ sở các nguồn dữ liệu, cứ liệu đã được cung
cấp, nhóm sẽ phải lựa chọn những thơng tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đề
nhóm cần giải quyết. Việc xử lý thông tin sẽ do tập thể nhóm quyết định với cái nhìn đa
chiều, đa diện và đảm bảo tính khách quan. Nguồn thơng tin và các ý tưởng đa dạng địi
hỏi việc xử lý thơng tin phải nhanh chóng và chuẩn xác. Sự tham gia của các thành viên
trong nhóm thực chất hướng tới tiêu chí này.

6. Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết
Một nhóm hiệu quả sẽ là nhóm có sự phối hợp chặt chẽ, tăng cường được sự tham gia
của các thành viên trong nhóm, thậm chí là sự tham gia của những người ngồi nhóm
theo sự thống nhất trao đổi, học hỏi của cả nhóm. Nhóm phối hợp tốt là nhóm phát huy
được tối đa khả năng của các thành viên vì mục tiêu chung của nhóm. Giữa các thành
viên có sự ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ cùng giải quyết vấn đề. Nhóm phối hợp tốt là nhóm
mà các thành viên đều tuân thủ theo những cam kết đã được thơng qua trước cả nhóm,
khơng có quan điểm cá nhân trong quyết định cuối cùng của nhóm.

7. Đàm phán và giải quyết xung đột

5


Làm việc nhóm sẽ tăng cường các mối quan hệ giao tiếp. Mọi ý kiến cá nhân đưa ra đều
được xem xét trên quan điểm của cả nhóm, vì vậy, mọi ý kiến phải tìm kiếm được sự
đồng thuận của các thành viên trong nhóm. Để thuyết phục các thành viên khác, những ý
kiến, giải pháp đưa ra phải dựa trên sự thương thuyết với những luận điểm, luận cứ và
luận chứng xác đáng. Nhờ đó kỹ năng đàm phán được phát huy. Mặt khác trong trường
hợp các quan điểm trái chiều khi xuất hiện trong nhóm cũng sẽ được điều tiết bởi sự
thống nhất cuối cùng của nhóm, tránh nảy sinh xung đột, nhất là xung đột cá nhân có thể
xảy ra.

8. Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản thân trong các mối
quan hệ với những người khác
Làm việc nhóm đáp ứng được nhu cầu quan hệ xã hội. Quá trình làm việc nhóm cũng là
q trình kết nối, tìm hiểu về nhau của các thành viên trong cùng một nhóm, đồng thời
cũng là quá trình tự ý thức của bản thân mỗi người trong mối tương quan với các thành
viên khác của nhóm. Mỗi thành viên nhóm có cơ hội bộc lộ năng lực, trình độ, thậm chí
cá tính của mình, đồng thời cũng có sự nhìn nhận, đánh giá những biểu hiện của người
khác trong nhóm, từ đó điều chỉnh hành vi, ngơn ngữ, thậm chí cả tính cách cho phù hợp
với tập thể nhóm,

9. Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể
Thơng qua nhóm, mỗi cá nhân có cơ hội tự điều chỉnh mình trên cả phương diện giao
tiếp, khả năng phối hợp và kiến thức, nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu
cụ thể. Thế mạnh trong khả năng và trình độ được phát huy, và bên cạnh đó những điểm
yếu của mỗi cá nhân cũng sẽ được khắc phục.

10. Chia sẻ, thông cảm khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể
Nhóm cũng là nơi có thể chia sẻ, thơng cảm và tìm được sự cộng hưởng khi cùng tạo

nên một thành quả lao động cụ thể. Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân
sự, khâu trung gian nên hoạt động của tổ chức linh hoạt hơn trong mọi điều kiện khác
nhau, kể cả trong bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ đó nắm bắt cơ hội và giảm thiểu được
nhiều nguy cơ nguy cơ. Ý thức về trách nhiệm cá nhân trong nhóm, thành quả cơng việc
của nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến từng cá nhân đã tạo nên sự đồng cảm giữa các
thành viên trong nhóm. Các thành viên sẽ có chung niềm vui, nỗi buồn và những bài học
quý giá trong và sau khi làm việc nhóm.

III. Tính tất yếu của sự hợp tác trong làm việc nhóm
Chắc chắn là tất cả chúng ta đều ngưỡng mộ những người thành đạt, những người tiên
phong, những cá nhân dũng cảm và những nhà khoa học đã làm thay đổi cả thế giới
bằng sức mạnh của trí óc.
Dù rất ngưỡng mộ những thành tựu cá nhân, nhưng sự thật là khơng có thành tựu nào
được tạo ra bởi một cá nhân riêng lẻ. Một cá nhân đơn lẻ có thể tự mình làm nên điều vĩ

6


đại chỉ có trong thần thoại. Rambo hay những vị anh hùng một mình chiến đấu chống lại
kẻ thù chỉ là những nhân vật hư cấu, khơng có thực.
Những thành tựu cá nhân thực chất là kết quả làm việc của cả một nhóm. Ngay cả Elbert
Einstein, người đã tạo ra bước đột phá về khoa học thế giới với thuyết tương đối cũng
khơng làm việc một mình. Chính ơng cũng khẳng định điều đó: “Cuộc sống của tơi và
những thành tựu mà tôi đạt được ngày hôm nay là nhờ sự đóng góp của rất nhiều người.
Do đó, tơi phải sống và làm việc sao cho xứng đáng với những gì họ đã làm cho tơi.” Lịch
sử đã được đánh dấu bởi những thành tựu của những nhà lãnh đạo tài ba và những cá
nhân có tư duy đổi mới. Và họ ln là thành viên của nhóm.
Điều đó cho thấy làm việc nhóm khơng chỉ có tầm quan trọng đối với sự phát triển của
từng cá nhân, từng nhóm riêng lẻ mà cịn với cả một đất nước, một dân tộc và nói rộng
ra là cả thế giới.

Nếu muốn khai thác tiềm năng của mình hoặc đạt một thành tựu nào đó, thì bạn nên gia
nhập một nhóm.

IV. Bốn yếu tố nền tảng của một nhóm làm việc
Một nhóm làm việc được gọi là một nhóm thì phải đảm bảo đủ 4 yếu tố như sau: (1) có
mục tiêu chung; (2) có tầm nhìn ; (3) có sứ mệnh; (4) có các giá trị cốt lõi.

Mục tiêu chung
Mục tiêu chung là điểm quy tụ các các thành viên và họ phải cùng chia sẻ trách nhiệm
để đạt được điều đó. Vì vậy, nếu mục đích càng rõ ràng, khiến mỗi người đều hiểu và
hiểu giống nhau thì sự thống nhất hay tính liên kết trong nhóm sẽ tăng lên mạnh mẽ.
Mục đích càng mơng lung, hay thay đổi càng dễ dẫn đến việc nhóm trở nên rời rạc, chia
rẽ, thậm chí là các thành viên trở nên mất đồn kết, nghi ngờ hay nhiệm vụ chồng chéo
lên nhau.
Ví dụ, một số trường đại học gần đây thành lập “Câu lạc bộ tiếng Anh” nhằm cải thiện
khả năng nói và nghe của sinh viên qua những giờ thực hành ngoại khóa. Có một thực tế
là để duy trì Câu lạc bộ rất khó vì thành viên thường xun thay đổi hoặc sinh hoạt không
đều đặn, thường xuyên. Trong khi những khó khăn về tài chính, nguồn hỗ trợ, người quản
lý là hồn tồn có thể giải quyết được thì khó khăn về duy trì mục đích chính trong từng
thành viên lại khó vơ cùng. Thời gian đầu, sinh viên khi đến tham gia Câu lạc bộ Tiếng
Anh có rất nhiều mục đích khác nhau như cải thiện kỹ năng nghe, kỹ năng nói, tăng
cường sự tự tin, tìm kiếm cơ hội thực hành trình bày hay đơn giản chỉ là tìm kiếm bạn bè,
thử sức … Tuy nhiên, để Câu lạc bộ đi vào hoạt động một cách hiệu quả, những người tổ
chức phải xây dựng được mục đích chung cho tất cả các thành viên tham dự. Và điều
này phải được duy trì thường xuyên để cho mọi người xác định lại mục đích cá nhân của
mình. Từ đó củng cố và phát triển được mục đích chung của nhóm. Sau một thời gian đi
vào hoạt động, với số lượng gần 100 người ban đầu tham gia, chỉ cịn lại hơn 20 thành
viên. Tuy con số ít đi rất nhiều nhưng bạn hồn tồn có thể n tâm vào những người này

7

vì mục đích chung của Câu lạc bộ đã được xác định rất cụ thể trong họ. Những người tổ
chức cịn có nhiệm vụ khơng kém phần quan trọng đó chính là tiếp tục phát triển để duy
trì mục đích chung cho cả nhóm.
Do đó điều quan trọng là làm sao cho mục tiêu chung của nhóm và mục tiêu cá nhân
“ăn khớp” với nhau. Mục tiêu là điểm quy tụ ban đầu nhưng cần được rà sốt suốt q
trình sinh hoạt nhóm vì cuộc sống thay đổi, nảy sinh những vấn đề mới, nhu cầu mới.

Tầm nhìn
Tầm nhìn  tập trung vào tương lai. Nó là nguồn cảm hứng và động lực. Tầm nhìn giúp
thành viên trong nhóm khơng ngừng nỗ lực để hoàn thành mục tiêu chung. Ngoài ra, mỗi
cá nhân sẽ có định hướng nâng cao năng lực bản thân, phát triển tồn diện để ngày càng
thành cơng hơn.

Sứ mệnh
Sứ mệnh  mô tả hành động mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện ra sao để đạt
được Tầm nhìn. Sứ mệnh tập trung vào những việc làm trong hiện tại, trong khi tầm nhìn
hướng về tương lai.

Giá trị cốt lõi
Giá trị cốt lõi (Core Values) có thể hiểu là tập hợp các quan niệm và nguyên tắc cơ bản,
thiết yếu, mang tính lâu dài của một nhóm. Giá trị cốt lõi là tuyên bố xác định điều gì có ý
nghĩa quan trọng đối với nhóm và điều chỉnh cách thức nhóm hoạt động.

V. Các giai đoạn phát triển của một nhóm làm việc
Bất kỳ nhóm nào cũng sẽ trải qua các giai đoạn khai sinh, lớn lên, trưởng thành và kết
thúc. Khi bạn bước chân vào một mơi trường Đại học hồn tồn mới và gặp gỡ những
người bạn xa lạ. Từ những người chưa quen biết nhau, bạn và mọi người trong lớp được
sinh hoạt và học tập cùng nhau. Ban đầu, có thể mọi người chưa hiểu nhau, hiểu lầm

nhau, thậm chí có những xung đột. Dần dần, các bạn biết cách cùng hợp tác, giúp đỡ
nhau học tập và hoàn thành những mục tiêu chung của lớp. Hết bốn năm học, các bạn
có tình cảm với nhau sâu nặng lắm, nhưng đó lại là điểm kết thúc của nhóm (lớp) đại
học. Các bạn ra trường, tìm việc làm, vào các cơng ty khác nhau – tức là gia nhập vào
những nhóm mới, khơng chỉ một nhóm mà sẽ có rất nhiều nhóm sau đó mà chắc chắn
để đạt được thánh công, bạn phải tham gia.
Biết được quy luật phát triển của nhóm, người phụ trách sẽ có những sách lược can thiệp
phù hợp cho từng giai đoạn. Theo nhà Tâm lý học Tổ chức và Cơng nghiệp Bruce
Tuckman (Hoa Kỳ), bất kỳ một nhóm nào cũng trải qua 5 giai đoạn như sau:

8




Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming);



Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming);



Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực (norming);



Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động/ thực thi (performing);



Giai đoạn kết thúc/ trì hỗn (adjourning).

a. Giai đoạn hình thành
Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự
xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân
và hồn tồn là tiêu cực. Do nhóm cịn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý
kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành
viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi
trội lên như một người lãnh đạo.
Trong giai đoạn này, các thành viên tỏ ra giữ ý, khiêm nhường và có phần hơi lạnh nhạt.
Mâu thuẫn hiếm khi bùng phát do chủ yếu mọi hoạt động cịn mang tính chất cá nhân.
Mỗi cá nhân sẽ đều có ý kiến riêng và nhìn chung đều dè dặt. Dường như không ai chứng
tỏ được khả năng làm lãnh đạo của nhóm
Ở giai đoạn này, hai vấn đề chủ yếu là làm sao xác định được mục đích và tạo ra đồng
thuận cao của tồn nhóm về mục đích. Kế đó là xác định những thành viên phù hợp nhất
cho mục đích. Việc khởi đầu này khơng dễ vì nếu cuộc tranh cãi về mục đích khơng đi tới
đâu và kết nạp những thành viên không phù hợp thì nhóm có thể tan rã, giống như là
“chết yểu”.

9


Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều lúc nhóm khơng hình thành theo kiểu này. Khi các bạn
bước chân vào một cơng ty hay một lớp học, tức là khi đó bạn đã bước chân vào một
nhóm đã có sẵn. Lúc này, mục đích của nhóm, đơi khi khơng được các thành viên ý thức
một cách rõ ràng. Cùng trong một lớp học, mỗi người chúng ta sẽ có những mục đích rất
khác nhau: có người đến lớp chỉ vì ba mẹ muốn thế; người khác thì chỉ mong “có tấm
bằng đại học” là được và cũng khơng ít bạn muốn có tri thức vững vàng, kỹ năng nghề
nghiệp tinh thơng để có thể thành cơng trong sự nghiệp sau này…. Đối với các nhóm có

sẵn kiểu này thì khi có người lãnh đạo mới, sự thay đổi của nhiều thành viên hay sự thay
đổi của mục đích thì nhóm cũng bàn bạc như khởi đầu lại. Người lãnh đạo mới cũng phải
thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên, v.v …..

b. Giai đoạn bão tố
Ở giai đoạn này, các thành viên đã có thời gian hiểu được nhau ở nhiều khía cạnh: kiểu
cư xử, tính cách, các giá trị, năng lực,… và chính những điều này dẫn đến có rất nhiều sự
khác nhau trong nhu cầu, động cơ, mục đích, quyền lợi và cả cách thức làm việc. Và như
vậy mâu thuẫn xảy ra, hoặc đơn giản là những hiềm khích đủ để cản trở cơng việc như
chính tên gọi.
Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu tìm kiếm tự do trong sự quản lý của cấp trên và các thành
viên trong nhóm bắt đầu bày tỏ những ý kiến khác nhau về mục tiêu chung của nhóm và
tìm cách giải quyết vấn đề thế nào cho tốt. Nhiệm vụ của nhóm trong giai đoạn này là
phát triển mục tiêu chung, thống nhất giá trị và chương trình hành động. Các cuộc tranh
luận nảy lửa không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc và mâu thuẫn thường xảy ra ở
giai đoạn này.
Vấn đề mấu chốt là gia tăng sự đóng góp của các thành viên cho mục tiêu chung của
nhóm. Chính vì vậy, sự trao đổi, liên lạc phải chuyển chiều từ trên xuống dưới sang đối
thoại bình đẳng giữa các cấp độ với nhau. Sự chuyển tiếp lên giai đoạn 2 có thể được
xem là giai đoạn khó khăn, thách thức nhất của nhà quản lý. Cách cư xử lịch sự và sự
tôn trọng trong các buổi họp nhóm trước đây nhường chỗ cho những tranh cãi về sự bất
đồng quan điểm dường như khơng có hồi kết. Mọi người có vẻ như khơng cịn hợp tác
với nhiều thách thức cũng đặt ra cho nhà quản lý. Do đó, nhà quản lý phải có các biện
pháp giải quyết xung đột hơn là cố thiết lập một bầu không khí tin tưởng giả tạo trong sự
bất đồng ý kiến của các thành viên trong nhóm. Nếu mọi chuyện đều suôn sẻ, thuận lợi,
giai đoạn này sẽ kéo dài hai tháng.
Đây là thời kỳ bắt đầu hình thành bè phái, có sự xung đột giữa các tính cách trái ngược
nhau, không ai chấp nhận ý kiến của người khác mà chưa có cuộc tranh cãi gay gắt
trước đó. Đặc biệt là có rất ít sự giao tiếp giữa các thành viên, vì khơng ai sẵn sàng nghe
người khác nói cũng như khơng chịu mở lịng với người khác. Cuộc “chiến tranh ngầm”

này mang tính cực đoan với những lời châm chọc, cơng kích có ý nghĩa sâu xa.
Sau giai đoạn làm quen, các thành viên nhóm bắt đầu bộc lộ ý nghĩ và cảm xúc của
mình. Va chạm khó tránh vì mỗi người một ý, với cá tính thái độ và những giá trị khác
nhau. Mục đích chung tiếp tục được tranh cãi và các phương tiện để đạt tới mục đích

10


phải chi tiết và khả thi hơn. Truyền thông trong nhóm chưa sn sẻ, người ta chưa hiểu
nhau đầy đủ. Một số cá nhân muốn tự khẳng định có thể nổi lên với xu hướng thống trị.
Những người này có thể được xem như lãnh đạo giả hiệu của thời kỳ đầu.
Ở giai đoạn này, nếu người lãnh đạo nhóm khơng cương quyết hoặc ít “độc đốn” thì tập
thể/nhóm sẽ lâu ổn định để bước vào giai đoạn phát triển tiếp sau. Đây là một giai đoạn
phát triển tất yếu, nhóm khơng nên nản lịng hay đốt cháy giai đoạn.

c. Giai đoạn ổn định hay xây dựng các chuẩn mực
Nếu một nhóm được quản lý tốt, vượt qua được những xung đột không thể tránh khỏi
trong giai đoạn 2, các thành viên tin tưởng nhau thì sự hợp tác, gắn bó giữa các thành
viên ngày càng tăng lên. Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở hơn và hướng đến
công việc nhiều hơn. Sự xung đột sẽ giảm xuống khi các thành viên tập trung vào công
việc và giảm bớt sự quan tâm vào địa vị, quyền lực và sự ảnh hưởng lẫn nhau. Giai đoạn
phát triển thứ 3 của một nhóm được định hình bởi các cuộc thương lượng, đàm phán
nghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong nhóm, cách thức tổ chức nhóm và quy
trình làm việc. Đây cũng là giai đoạn các thành viên trong nhóm củng cố mối quan hệ với
nhau.
Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau
và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên
bắt đầu cảm thấy an tồn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này
được thảo luận cởi mở bên với tồn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt
đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và tồn bộ nhóm

đều nhận biết được điều đó.

d. Giai đoạn trưởng thành và hoạt động thành công
Đây là giai đoạn mà mọi thành viên trong nhóm u thích nhất – giai đoạn đạt năng suất
và hiệu quả cao nhất. Những tồn đọng của các giai đoạn trước cịn sót lại đều có thể
được giải quyết và cả nhóm tập trung tồn bộ sức lực hồn thành mục tiêu chung. Các
thành viên rất phấn khích khi làm việc với nhau để cùng đạt mục tiêu chung và tinh thần
đồng đội tăng cao hơn bao giờ hết.
Một khi ổn định về tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu quả để thực hiện kế hoạch đã
đề ra. Những mâu thuẫn giờ đây đã giảm nhiều. Các nhóm viên tập trung vào vai trị và
nhiệm vụ của mình. Họ chí thú với mục đích chung. Mọi thành viên tham gia vào việc xây
dựng nhóm. Các vấn đề nảy sinh được giải quyết trên cơ sở của sự đồng lịng nhất trí, có
khi chưa cần đến qui tắc, luật lệ. Đây là giai đoạn lý tưởng nhất của tập thể/nhóm. Mọi
người tự giác làm việc và đều cảm thấy thỏai mái. Lãnh đạo nhóm cũng bớt “cực khổ”
hơn các giai đoạn trước vì khơng phải lo giải quyết mâu thuẫn và “đau đầu” vì lo sắp xếp
cơng việc. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, lãnh đạo “áp đặt”, “độc đốn” với các thành viên thì
sẽ lại làm khơng khí trong tập thể nặng nề, khơng vui vẻ, thỏai mái. Tốt nhất là duy trì chế
độ “dân chủ” trong nhóm/tập thể.

11


Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao
đổi những quan điểm tự do và thỏai mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi
thành viên và với các quyết định của nhóm.

e. Giai đoạn kết thúc / trì hỗn
Mục đích đề ra cũng đến lúc hồn thành. Nhóm sinh hoạt hè sau mấy tuần vui chơi kết
thúc để chuẩn bị năm học mới. Nhóm nghiên cứu sản phẩm nước giải khát mới của hãng
Coca Cola cũng phải hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Tổ lao động hoàn thành một

đợt sản xuất. Mọi hoạt động đều phải kết thúc với một cuộc lượng giải để rút ra kinh
nghiệm hay chuẩn bị cho một giai đoạn mới. Một nhóm hoạt động khơng hiệu quả có thể
tuyên bố giải thể để bắt đầu lại với những con người mới, chương trình mới.
Như vậy, theo quy trình 5 giai đoạn này, khơng phải nhóm nào lần lượt rồi cũng sẽ kết
thúc theo kiểu giải tán. Có rất nhiều nhóm sau khi kết thúc ở mức độ này, họ quay lại giai
đoạn hình thành ban đầu để thiết lập một nhóm mới với cách thức làm việc chuyên
nghiệp hơn, tổ chức lại nhân sự sao cho phù hợp với mục tiêu chung mới, những chuẩn
mực, quy tắc mới mang tính thiết thực hơn cho đặc điểm nhóm lúc bấy giờ. Các giai
đoạn khơng được phân chia rạch rịi mà tiến triển theo khả năng riêng của từng nhóm.

VI. Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả


Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm có sự đồng thuận cao trong cả nhóm. Mỗi thành
viên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân và nguyên tắc làm việc;



Các thành viên trong nhóm đều có chun mơn phù hợp với nội dung và yêu cầu
làm việc của nhóm;

12




Kết quả cuối cùng của nhóm thỏa mãn được mục tiêu cơng việc, đúng tiến độ, chi
phí tiết kiệm nhất;



Kết thúc chương trình làm việc, các thành viên đều thu nhận được nhiều giá trị
tích cực từ sự tham gia hoạt động nhóm của mình.

Dựa trên những u cầu cơng việc cụ thể với các điều kiện khác nhau sẽ hình thành
những tiêu chí khác nhau. Trong phạm vi chun đề này chúng tơi chỉ giới thiệu một số
tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả cơ bản sau:


Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự cam kết làm việc
hiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thể trong nhóm. Các thành
viên chủ động hồn thành nhiệm vụ của mình trong nhóm, chủ động đưa ý kiến
và ra quyết định;



Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thơng qua nhất trí hoặc biểu
quyết, hạn chế ý kiến cá nhân. Trường hợp có xung đột phải được giải quyết dựa
trên sự nhất trí của đa số các thành viên. Xung đột và sáng tạo đảm bảo lành
mạnh. Xung đột là sự thúc đẩy sáng tạo. Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn
đến tác động tiêu cực;



Mọi quyết định và chiến lược hành động không bị chi phối bởi một cá nhân. Nhóm
hiệu quả là nhóm ln tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao;



Giao tiếp trong nhóm hiệu quả phải nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm và

cách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động
của nhau. Chấp nhận cả những ý kiến tiêu cực và tích cực. Sẵn sàng cộng tác dựa
trên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin;



Nhóm hiệu quả ln có sự chia sẻ quyền lực. Các thành viên đều nhận thức được
vai trị của mình, đều có cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên
ra quyết định và thực thi quyết định. Nhờ đó kích thích phát triển năng lực, cá
nhân và sở thích;



Một tiêu chí quan trọng nữa để xác định nhóm làm việc hiệu quả là giữa các
thành viên có sự chia sẻ tầm nhìn, chia sẻ trách nhiệm, chia sẻ mức độ đáp ứng.

VII. Các giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm
1. Giai đoạn lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cần thiết cho việc thực
hiện làm việc nhóm. Kết quả làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp vào giai đoạn lập kế
hoạch. Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng. Đây là việc rất quan trọng bởi vai
trò điều tiết của trưởng nhóm. Trong thực tế các tổ chức khi xây dựng các nhóm chính
thức, ổn định, trưởng nhóm sẽ được chỉ định. Nhưng cũng nhiều nhóm bầu trực tiếp
trưởng nhóm.

13


Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu. Mục

tiêu phải có sự định lượng để có thể đánh giá. Mục tiêu đạt được bằng chính khả năng
của của nhóm, phù hợp với thực tế chứ khơng viển vơng. Phải có thời hạn để đạt được
mục tiêu. Lập kế hoạch chính là việc cụ thể hóa các mục tiêu về các nguồn lực, phương
pháp, thời gian tiến hành, yêu cầu công việc…. Có thể gợi ý một bảng xây dựng kế hoạch
công việc của giai đoạn này như sau:

STT

Tên việc

Nhân lực

Phương
pháp làm việc

Phương
tiện thực hiện

Thời
gian thực
hiện

Yêu cầu c
đạt được

1
2

2. Giai đoạn thực hiện
Để thực hiện làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm

hiểu về nhau. Dưới sự điều hành của trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm sẽ chủ
động tiếp cận, làm quen với nhau. Có thể đặt câu hỏi, hoặc nghe giới thiệu trực tiếp.
Càng nắm bắt được nhiều thông tin về nhau, nhất là những thơng tin liên quan đến hoạt
động nhóm sẽ giúp các thành viên hiểu nhau hơn, từ đó phối hợp làm việc tốt hơn. Nâng
cao hiệu quả làm việc nhóm. Tiếp đó mỗi thành viên sẽ thể hiện bản thân, nhất là khả
năng đóng góp về cơng việc của nhóm. Để làm việc hiệu quả, nhóm cũng cần xây dựng
các nguyên tắc làm việc, tạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp cận và thực hiện các
nhiệm vụ, đồng thời, cũng xác định trách nhiệm của mỗi thành viên đối với kết quả
chung.
Kết quả làm việc nhóm được đảm bảo thơng qua hoạt động chung và hoạt động của mỗi
thành viên trong nhóm. Trước nhiệm vụ được giao, trưởng nhóm cùng các thành viên
trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tưởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Sau khi có
sự thống nhất về phương án thực hiện, các thành viên trong hóm sẽ phân cơng, thảo
luận cơng việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ. Nhóm
cũng thảo luận đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký cơng tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành
và chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm cần thường xuyên trao
đổi, phối hợp với nhau, bổ sung ý kiến và giải quyết các vấn đề vướng mắc trong quá
trình thực hiện. Quá trình thực hiện làm việc nhóm cũng địi hỏi cần có sự giám sát, đánh
giá định kỳ, đột xuất để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và mục tiêu.
Nhóm cần động viên, khích lệ các cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại về những
vướng mắc một cách trực diện, bảo đảm các thành viên hiểu và phối hợp hiệu quả trong
suốt tiến trình thực hiện cơng việc.
Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại tồn bộ phần việc của mỗi thành viên,
bảo đảm công việc được thực hiện đúng lịch trình và có kết quả. Sau khi kết thúc nhiệm

14


vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, có thể khen thưởng hoặc quy trách nhiệm đối với

các thành viên.

VIII.Các yếu tố tạo nên hiệu quả làm việc nhóm
Nhóm làm việc hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu
tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài).

Yếu tố nội tại: Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và sự hợp tác của các thành

viên trong nhóm, sự tuân thủ những quy chế làm việc nhóm của các thành viên, khả năng
điều hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…

Yếu tố ngoại tại: Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều kiện làm việc, quy mơ

nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối với kết quả làm việc của nhóm, những thuận lợi và
khó khăn từ yếu tố khách quan đối với cơng việc của nhóm… (xem sơ đồ)

Các yếu tố tạo nên hiệu quả làm việc nhóm

IX. Các yếu tố cản trở hiệu quả làm việc nhóm
Có nhiều yếu tố là rào cản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu quả cơng việc. Có
thể kể ra đây một số yếu tố sau:

15


1. Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm

Đây là mơ hình thể hiện những trạng thái khác nhau của các thành viên khi bắt đầu hình
thành nhóm. Theo đó sẽ có những biểu hiện sau:
– Sự thỏa mãn:  Những thành viên có sự thỏa mãn thường có biểu hiện:

+ Tự ý thức cao về bản thân;
+ Cho rằng những ý kiến mình đưa ra là đúng;
+ Khơng để ý đến những ý kiến của người khác.
– Sự từ chối: Biểu hiện của những người này là:
+ Ngại đưa ra ý kiến;
+ Ngại giao tiếp;
+ Tự ti mặc cảm về bản thân.
– Sự do dự với những biểu hiện cụ thể:
+ Dễ bị chi phối vì ngoại cảnh;
+ Hồi nghi về ý kiến của chính mình và của những người khác;
+ Quá thận trọng trước những ý kiến khác;
+ Thiếu dứt khoát trong sự lựa chọn và quyết định, thường phải có sự tác động mạnh.

16


– Sự thay đổi:  Là những người có biểu hiện sau:
+ Quyết đốn với quan điểm đã được nhóm đồng thuận;
+ Nhận ra thiếu sót trong quan điểm của mình và chấp nhận thay đổi;
+ Thích tiếp cận cái mới.
Trong 4 yếu tố trên, ba trạng thái đầu nếu không nhanh chóng chuyển sang trạng thái
thứ tư chắc chắn hoạt động nhóm sẽ khơng đạt được hiệu quả như mong muốn.

2. Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng
Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà nhóm hướng tới để thực hiện cơng việc. Nhóm làm
việc mà khơng có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự mơ hồ, cảm tính trong giải quyết vấn
đề. Theo đó khó có sự đồng thuận của nhóm, hiệu quả làm việc nhóm hoặc không đạt,
hoặc đạt được nhưng không cao. Mục tiêu của nhóm cần được xây dựng theo 5 tiêu chí;
Rõ ràng, cụ thể; Có định lượng;Thực tế; Có khả năng thực thi; Có hạn định về thời gian.

3. Quy chế làm việc nhóm khơng chặt chẽ, sự phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo
Điều này cũng sẽ là rào cản ảnh hưởng xấu đến kết quả làm việc của nhóm. Khi quy chế
làm việc nhóm khơng chặt chẽ sẽ dễ xuất hiện tình trạng lộn xộn trong quá trình làm
việc. Không đảm bảo quy chuẩn theo những nguyên tắc bắt buộc của q trình làm việc
nhóm, dễ biến buổi làm việc nhóm trở thành hình thức, qua qt, tầm phào. Bên cạnh đó
việc phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo sẽ khiến kết quả làm việc của nhóm không
đạt được kết quả là quyết định và sự thống nhất của tập thể. Trong thực tế nhiều khi kết
quả cuối cùng rất có thể là do sự chi phối của một hoặc một vài cá nhân có tầm ảnh
hưởng lớn trong nhóm.

X. Kỹ năng lãnh đạo nhóm
Kỹ năng lãnh đạo nhóm là khả năng dẫn dắt, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên
làm việc, tạo ảnh hưởng đến cách làm việc và thúc đẩy, nâng cao tinh thần làm việc hiệu
quả, nhanh chóng đạt mục tiêu. Nhóm là một tập hợp nhiều thành viên khác biệt, vì vậy
để thống nhất nhóm và thúc đẩy nhóm đạt mục tiêu được giao là một nhiệm vụ đòi hỏi
người lãnh đạo nhóm phải có nhiều kỹ năng, quan trọng nhất là kỹ năng lãnh đạo nhóm.
Khi lãnh đạo nhóm, người nhóm trưởng cần lưu ý thực hiện các hoạt động sau:

a. Thúc đẩy sự tận tâm của các thành viên
Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan trọng là tạo nên được sự tận tâm đối với công
việc của các thành viên trong nhóm. Trách nhiệm có thể được phân định rõ ràng và đánh
giá cụ thể, nhưng sự tận tâm của mỗi thành viên là điều rất khó kiểm sốt. Vì vậy, người
lãnh đạo cần biết cách khéo léo thúc đẩy sự tận tâm của các thành viên trong nhóm.
Những phương pháp gây dựng sự tận tâm đó có thể là những yếu tố sau:

17


Ln khuyến khích động viên:  Sự động viên của người quản lý là động lực làm việc mạnh
mẽ của người thực hiện bởi họ cảm nhận được sự quan tâm và khích lệ của người giám

sát cơng việc của mình. Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần mời gọi sự tham gia và đóng
góp của mọi người trong mọi trường hợp cụ thể; động viên họ học hỏi thêm những kỹ
năng mới nếu cần thiết để phát huy những điểm mạnh ở mỗi người; kêu gọi tinh thần
trách nhiệm ở từng thành viên; nhận biết ưu thế của từng cá nhân và sẵn sàng hỗ trợ
những khi cần thiết.
Đề cao tinh thần đồng đội:  Một nhóm hoạt động hiệu quả khi tinh thần đồng đội được chú
trọng phát triển, ở đó tất cả các thành viên đều hướng sự quan tâm đến cái chung của
nhóm. Vì vậy, để xây dựng và phát triển tinh thần đồng đội, người lãnh đạo cần: thường
xuyên tổ chức các hoạt động mang tính tập thể; khen thưởng thành tích chung chứ
khơng phải của một cá nhân nào đó; loại bỏ tính vị kỷ cá nhân trong cơng việc; ln xác
định sức mạnh tính đồng đội, đánh giá cao những thành công cũng như sự cống hiến
của tồn bộ các thành viên trong nhóm mang lại cho cơng ty.
Ni dưỡng sự hăng hái, nhiệt tình :  Trong hoạt động nhóm, sự hăng say nhiệt tình của
người này rất dễ tác động đến người kia. Người lãnh đạo nhóm cần nhận ra điều này và
nắm bắt để khuấy động nên sự hăng hái nhiệt tình cho toàn đội. Niềm tin của người lãnh
đạo dành cho thành viên trong nhóm cũng là tác nhân tạo sự tích cực, nhiệt tình hoạt
động của các thành viên. Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần làm cho các thành viên nhận
thấy rõ sự tin tưởng họ được nhận thông qua các nhiệm vụ được giao và những mong
đợi về kết quả cụ thể sẽ đạt được.
Tạo khơng khí vui vẻ:  Sức mạnh tập thể có thể mang đến những hiệu quả bất ngờ. Bầu
khơng khí vui vẻ, cởi mở sẽ củng cố mối quan hệ giữa các thành viên và góp phần tạo
nên sức mạnh tập thể. Người lãnh đạo cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả để có thể dẫn
dắt và xây dựng một bầu khơng khí tích cực trong nhóm. Khi ấy, mỗi người trong nhóm
sẽ cảm thấy tất cả họ là những cá nhân không thể thiếu của một tập thể, họ sẽ cảm thấy
thoải mái và hăng say làm việc hơn.

b. Xác định điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại
Trưởng nhóm ln là người hướng các thành viên của mình vào những điều quan trọng
nhất để tạo nên thành công. Trong các giai đoạn hoạt động của nhóm, sẽ khơng ít lần
các thành viên nhóm đi xa rời mục tiêu ban đầu hoặc lung lay ý chí do tác động bởi các

yếu tố bên ngồi. Trưởng nhóm phải là người tỉnh táo để loại trừ được các hoạt động
không cần thiết và là chỗ dựa cho cả nhóm tránh những sao lãng từ bên ngồi.

c. Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm
Làm việc theo nhóm là hoạt động ln được cơng nhận và đánh giá cao. Sự công nhận,
thăng tiến và tiền thưởng …phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác cũng như đóng góp và
thành tựu đạt được của từng cá nhân. Những vấn đề và nghiên cứu quan trọng được
thảo luận trong các công ty đều nhấn mạnh hoạt động đội nhóm.

18


Cơ cấu quản lý hoạt động rất chú trọng và đánh giá cao tầm quan trọng của những đội
nhóm. Thường thì các thơng tin phản hồi thống nhất trong tồn bộ hệ thống; tất cả các
phản hồi từ đồng nghiệp, từ các báo cáo trực tiếp và từ cấp lãnh đạo đều có những ảnh
hưởng mạnh mẽ đối với những hành xử trong công việc của mỗi thành viên.
Làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả trong các doanh
nghiệp hiện nay. Để nhóm hoạt động tích cực, vai trị của việc xây dựng một tinh thần
chung cho nhóm là vơ cùng quan trọng. Trước khi triển khai công việc, mọi thành viên
trong nhóm đều phải hiểu rõ mục tiêu mà nhóm hướng đến, cách thức quản lý và hoạt
động cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên. Có như vậy, tất cả thành viên mới
có cùng đích đến và biết cách định hướng cho việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
Trong q trình phân cơng nhiệm vụ, người lãnh đạo nhóm cần lưu ý phân cơng phù hợp
với khả năng và động cơ của từng thành viên. Đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các
nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, trao
cho họ vũ khí sở trường, công việc đảm bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc.
Người lãnh đạo nhóm cần phải sâu sát mọi hoạt động của nhóm để có những điều chỉnh
hợp lý. Khơng chỉ điều chỉnh cơng việc, trưởng nhóm cịn phải điều chỉnh mối quan hệ
giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa giải, khơng để
chúng ảnh hưởng đến công việc. Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thơng tin cho

cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công. Tập thể nhóm cần được thơng tin về
bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những va chạm làm ảnh hưởng đến công
việc và nhiệm vụ của họ. Người lãnh đạo nhóm cần chắc chắn rằng các thành viên có sự
nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hồn thành và mọi người ln gắn kết với
nhau. Bên cạnh đó, trưởng nhóm ln phải cập nhật những thông tin phản hồi từ các
thành viên khác để kịp thời điều chỉnh. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự
mang lại hiệu quả tối ưu.

XI. Các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả
1. Đối với các cá nhân

Đối với mỗi cá nhân phải hình thành một số kỹ năng cơ bản sau:
a. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong
nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng
(hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên. Thực hiện kỹ năng lắng nghe trong
nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề nhóm cần giải quyết. Lắng
nghe khơng chỉ tiếp nhận ý kiến mà cịn thanh lọc, phân tích và lựa chọn ý kiến.
Cần thể hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử chỉ, ánh mắt và tư thế. Khi người trình
bày ý kiến cảm nhận được cử tọa đang chú ý sẽ cảm thấy tự tin và phấn khích
hơn; Cần thể hiện thái độ lắng nghe với sự quan tâm thực sự.

19


b. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ
tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác
của họ. Nguyên tắc chất vấn phải trên tinh thần tôn trọng đối tác, giàu thiện chí;
khơng chất vấn q dài; khơng chất vấn bằng thái độ gay gắt; mội dung chất vấn
cần rõ ràng, không mơ hồ.
c. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng

thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của
mình. Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong trường hợp có những ý kiến
khác nhau khi giải quyết vấn đề của nhóm. Sức thuyết phục không chỉ ở ngôn
ngữ, cử chỉ, hành vi mà cịn cả ở sự chân thành, thân thiện.
d. Tơn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tơn trọng ý kiến của những người khác
thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Thực
chất tơn trọng người khác cũng tức là tơn trọng chính mình. Tơn trọng cũng là
một hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợ cho lịng nhiệt tâm đối với cơng việc.
e. Trợ giúp:  Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và biết cách tiếp
nhận sự giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá nhân, tạo mối
liên kết giữa các thành viên trong nhóm.
f. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày, chia sẻ những suy nghĩ của
mình cho nhau. Việc tham khảo ý kiến của người khác và sẵn sàng nhận sự sẻ
chia của các thành viên khác trong nhóm là điều tối cần thiết. Sẻ chia khiến mỗi
thành viên trong nhóm có cơ hội tự hồn thiện chính mình. Sẻ chia là yếu tố dễ
dẫn đến sự gắn kết mọi người với nhau;
g. Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. Thiếu khả
năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm sẽ khơng thể thực hiện.
Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Sự
phối hợp đòi hỏi phải biết rõ cơng việc của mình và mối quan hệ tương tác giữa
mình với các thành viên trong nhóm. Phối hợp cần đồng bộ và nhất quán.

2. Đối với tổ chức nhóm
Trước hết cần xây dựng nguyên tắc làm việc của nhóm với những nội dung sau:


Cần chia sẻ thơng tin và nguồn lực;



Thống nhất về phương thức thực hiện;



Tôn trọng và khích lệ nhau;



Cộng tác chứ khơng cạnh tranh;



Nhận diện xem nhóm hoặc cá nhân mình đang ở đâu, nhanh chóng chuyển sang
sự thay đổi.

20


a. Các kỹ năng chung trong tổ chức nhóm
a.1. Thiết kế nhóm làm việc
Muốn đảm bảo sự thành cơng của một nhóm, tiến hành thiết kế nhóm làm việc cũng tức
là sự bao quát toàn bộ hoạt động với những khâu cốt lõi nhất trong qúa trình làm việc.
Các bước thiết kế nhóm làm việc được cụ thể hóa như sau:
+ Xác định mục tiêu, quyền hạn và thời gian tồn tại nhóm. Khi nhóm đang hình thành, nó
cần những mục tiêu để tập trung vào nỗ lực của mình. Như trên đã nêu, các mục tiêu
cần cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn và phù hợp với tầm nhìn và giá trị của tổ
chức. Cần có hạn định rõ ràng về thời gian để nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo
việc thực hiện theo mục tiêu và kết quả công việc đã đề ra;
+ Xác định vai trò và trách nhiệm. Đây là bước tiếp theo cần được tiến hành để đảm bảo
cho mỗi thành viên trong nhóm thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao và phối

hợp hiệu quả vì mục tiêu chung của nhóm; Cần có sự cam kết của các thành viên về việc
thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu tuân thủ quy chế trong quá trình làm việc.
+ Xác định tiêu chí đánh giá. Các thành viên trong nhóm cần phải biết và thống nhất các
tiêu chí đánh giá công việc trên cả phương diện năng lực, phẩm chất và hiệu quả công
việc. Điều này rất quan trọng trong việc đảm bảo sự công bằng đối với từng thành viên.
Đồng thời có tác dụng khích lệ, động viên, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho khả
năng cống hiến của mỗi thành viên;
+ Chọn thành viên cho nhóm. Đây được coi là khâu quan trọng nhất trong việc thiết kế
nhóm làm việc. Sự thành bại của nhóm chính là ở bước lựa chọn các thành viên có phù
hợp với nhiệm vụ của nhóm hay khơng. Nhìn chung, những người có các phẩm chất sau
đây phù hợp với hoạt động nhóm:

o

Thẳng thắn, trung thực;

o

Biết từ chối những lời đề nghị khi quỹ thời gian làm việc của họ đã bị sử
dụng hết;

o

Chuyển giao và nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, cả đối với những ý
kiến tích cực hay tiêu cực;

o

Mạnh dạn đưa ra đề xuất với lãnh đạo cấp trên những vấn đề cần thiết để
hỗ trợ nhóm;

o

Có khả năng thương lượng;

o

Chịu trách nhiệm về hành động của mình;

o

Có trình độ và năng lực chun mơn phù hợp hoặc tôn trọng chuyên môn
theo yêu cầu công việc của nhóm.

21


Tùy theo mục tiêu và u cơng việc của nhóm để hạn định số thành viên trong nhóm.
Thơng thường đối với nhóm nhỏ tối đa là 10 thành viên gắn với những nhiệm vụ phức tạp
và đòi hỏi kỹ năng cụ thể. Các nhóm lớn hơn khoảng trên 20 thành viên phù hợp với
những nhiệm vụ đơn giản. Khó khăn đối với nhóm lớn là sự phối hợp, sự đồng thuận của
tất cả các thành viên.

a.2. Kỹ năng giải quyết xung đột
Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc. Lý do của xung đột xuất phát
từ sự khác biệt về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, nền tảng văn hóa, hay bất đồng về
quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm.
Xung đột có thể tạo động lực, nhưng cũng có thể là nhân tố phá hoại hoạt động nhóm.
Chính vì vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn ra thuận chiều, cần nhanh chóng và
tích cực giải quyết xung đột. Tránh việc đẩy những xung đột nhỏ lên thành xung đột lớn,

hoặc phát sinh thêm những xung đột mới.
Cách giải quyết xung đột tốt nhất là tất cả các thành viên đều “gặp nhau ở điểm giữa”.
Chia sẻ và thơng cảm với nhau vì một mục tiêu chung. Khơng tìm cách xốy sâu vào
điểm khác biệt. Trong thực tế có nhiều cách giải quyết xung đột:
+ Bằng biện pháp áp đảo: Thể hiện sự cứng rắn, cương quyết của số đơng hoặc số có uy
tín trong nhóm, áp đặt các thành viên cịn lại theo quan điểm, hướng giải quyết của mình.
Biện pháp này dễ dẫn tới hai kết quả:

o

Khiến các thành viên bị áp đảo khơng thoải mái, ấm ức, thậm chí dẫn đến
thù địch.

o

Có một giải pháp rõ ràng, tạo sự thay đổi; thậm chí tiến bộ vượt bậc.

+ Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung hịa cho các
bên mà khơng ảnh hưởng đến quyền lợi của bên nào, không quan tâm đến chất lượng,
hiệu quả của vấn đề được đưa ra giải quyết. Thực chất biện pháp này các bên tham gia
đều khơng hài lịng nhưng đành chấp nhận.
+ Biện pháp nhường nhịn: Đây là biện pháp mà quyết định cuối cùng được đưa ra nhằm
xoa dịu sự căng thẳng, giải quyết căn bản mối quan hệ hơn là đáp ứng yêu cầu công việc
ở mức cao nhất. Biện pháp này thường được thực hiện khi một bên chấp nhận hi sinh,
thiệt thịi phần mình. Thực tế có những trường hợp bên “thua” nhận thấy giải pháp của
mình là tối ưu, tuy nhiên vì sợ mất quan hệ nên họ đành nhường nhịn. Dẫn tới tình trạng
hoạt động nhóm khó đạt được kết quả tốt nhất.
+ Biện pháp hợp tác “cộng hòa”: Xung đột nảy sinh khi các bên không đồng quan điểm,
nhưng trong trường hợp các bên đều cùng một mục tiêu chung là đạt được hiệu quả
công việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá và đồng thuận với những giải pháp cho kết

22


quả tốt nhất. Đây là biện pháp lý tưởng mà mọi xung đột diễn ra trong nhóm đều mong
muốn đạt được. Thắng lợi cuối cùng thuộc về tập thể nhóm làm việc.
Giải quyết xung đột là một vấn đề khá phức tạp. Đòi hỏi trước hết là khả năng điều hành
hoạt động nhóm của người nhóm trưởng. Tiếp đó là sự hưởng ứng tích cực của chính
các thành viên trong nhóm vì một mục tiêu chung. Để quản lý xung đột cần tiến hành các
bước sau:

o

Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột là gì? Thuộc loại xung đột nào?
Những ai tham gia vào xung đột đang diễn ra;

o

Tiên liệu về xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy cơ về gia
tăng xung đột;

o

Tìm biện pháp giải quyết xung đột: Trưng cầu những ý kiến khác nhau để
giải quyết xung đột. Huy động sự tham gia của mọi người vì một mục tiêu
chung? Tránh đề cập quan điểm cá nhân. Tránh định kiến hoặc áp đặt với
các nhóm xung đột;

o

Nếu có thể huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hòa các bên xung đột
để làm dịu xung đột. Tiếp đó tìm điểm tương hợp giữa các bên và động
viên, khích lệ các bên cùng tập trung giải quyết nhiệm vụ của nhóm.

a.3. Kỹ năng tổ chức cuộc họp nhóm.
– Chuẩn bị cho cuộc họp: Xác định nội dung và mục tiêu cần đạt được của cuộc họp bao
gồm:
+ Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Khi nào cuộc họp kết thúc?
+ Các thành viên sẽ đóng góp ý kiến như thế nào?
+ Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào?
+ Mong đợi những gì từ mỗi thành viên?
Chuẩn bị những điều kiện cần thiết để tiến hành cuộc họp như: địa điểm, thời gian, các
phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển
khai cuộc họp (có thể thơng tin trước bản kế hoạch và nội dung tiến hành cuộc họp cho
các thành viên trong nhóm trước khi cuộc họp diễn ra để họ có thời gian suy nghĩ).
– Triển khai cuộc họp: Để tạo khơng khí hợp tác trong cuộc họp, tốt nhất nên có bước
giới thiệu các thành viên của cuộc họp với nhau. Có nhiều cách giới thiệu:

23


+ Trưởng nhóm hoặc người điều hành giới thiệu lần lượt từng thành viên;
+ Để các thành viên tự giới thiệu về mình;
+ Đề nghị các thành viên tự tìm hiểu người bên cạnh mình và giới thiệu cho các thành
viên khác.
– Tiếp đó cần thống nhất cách thức làm việc: yêu cầu mà cuộc họp cần đạt được; lần
lượt triển khai từng nội dung đã được xây dựng trong bảng kế hoạch.
– Thảo luận và ra quyết định trong nhóm: Đây là bước quan trọng nhất quyết định kết
quả của cuộc họp. Những nội dung cần được giải quyết sẽ được đưa ra để mọi người

đóng góp ý kiến. Điều quan trọng là phải huy động được sự tham gia của tất cả các
thành viên với một tinh thần tích cực, hợp tác. Tránh tình trạng ý kiến chỉ tập trung vào
một số thành viên, còn những thành viên khác không quan tâm. Việc tranh luận, những
quan điểm trái nhau, thậm chí xung đột nhau có thể diễn ra, đòi hỏi người điều hành
cuộc họp phải rất linh hoạt. Cần tôn trọng những ý kiến chất vấn cũng như đóng góp của
các thành viên. Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt. Đề nghị mọi người
đưa ra những quan điểm của mình để bảo vệ những ý tưởng mới. Cần sử dụng và phát
huy tối đa những kỹ năng “động não” như kích thích tư duy, khích lệ sự sáng tạo; phát
huy ý tưởng.
Chú ý ghi chép lại cẩn thận những ý kiến đóng góp, nếu có thể hiển thị bằng bảng, biểu
hoặc hình ảnh minh họa cho mọi người dễ quan sát. Đưa ra những câu hỏi mở để khích
lệ sự tham gia ý kiến của mọi người và hình thành những ý tướng mới. Cần kiểm soát kế
hoạch đã xây dựng và tập trung vào chủ đề cuộc họp, tránh lệch hướng, lan man, nhưng
cũng không cứng nhắc dễ dập tắt những ý tưởng sáng tạo. Sau mỗi nội dung được triển
khai cần có sơ kết. Đảm bảo rằng các thành viên đều nắm được diễn biến của cuộc họp
cũng như mục tiêu cuộc họp và mục tiêu của từng vấn đề.
– Công đoạn ra quyết định thường diễn ra một số tình trạng sau:
+ Quyết định được đưa ra rất nhanh chóng vì mọi thành viên tỏ ra thờ ơ, khơng quan tâm.
Tình trạng này thường dẫn đến nguy cơ bỏ qua nhiều ý kiến có giá trị, hoặc khơng ai chịu
đào sâu suy nghĩ, các quyết định thường hời hợt, thiếu chất lượng.
+ Ra quyết định kiểu áp đặt: Những quyết định cuối cùng thường bị chi phối bởi các lãnh
đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm hoặc người trưởng nhóm. Thường kiểu ra quyết định
này được tiến hành không thông qua thảo luận, hoặc thảo luận chỉ mang tính hình thức.
Chính vì vậy ra quyết định theo kiểu này thường mang tính chủ quan. Trong trường hợp
người ra quyết định khơng có đủ thơng tin đầy đủ, chính xác dễ dẫn đến cảm tính, sai
lệch, thậm chí gây hậu quả đối với kiểu quyết định áp đật.
+ Ra quyết định theo nguyên tắc đa số: Trong thực tế, ra quyết định căn cứ vào sự đồng
ý hoặc biểu quyết của số đơng khơng hồn tồn cho ý nghĩa tích cực. Bộ phận thiểu số
cịn lại trong nhóm cảm thấy bị yếu thế sẽ rơi vào tình trạng mâu thuẫn, xung đột với

24