PROJECT CHARTER QUỸ DỰ ÁN

PROJECT CHARTER
Project charter giúp đỡ Ban quản lý dự án (QLDA) củng cố, làm rõ


Các mục tiêu



Các ràng buộc (Boundaries)

Trước khi dự án được phê duyệt và công việc được bắt đầu

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

1


PROJECT CHARTER
Bao gồm các nội dung sau:
 Nền tảng/Các nhu cầu (Background/Needs)
 Các mục tiêu (Objectives/Deliverables)
 Báo cáo quy mô (Scope Statements)
 Các ràng buộc (Constraints)
 Các loại trừ (Exclusions)
 Dự án có liên quan (Related Project)
 Các giả định (Assumptions)
 Ngân sách sơ bộ (Master Budget)
 Họp và báo cáo tiến độ
 Các rủi ro
 Các giai đoạn/mốc thời gian
 Tiến độ các cơng tác chính/WBS

 Ma trận trách nhiệm

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

2


PROJECT CHARTER



Các lý do hình thành dự án


Đưa ra các vướng mắc/cơ hội hoặc các nhu cầu kinh doanh
• Nhu cầu của thị trường (Công ty xe hơi thực hiện 1 dự án nhằm tiêu
thụ năng lượng hiệu quả hơn để phù hợp với sự thiếu hụt xăng)
• Nhu cầu kinh doanh (công ty thực hiện 1 dự án đào tạo nhằm gia
tăng doanh thu)
• Yêu cầu của khách hàng
• Social need






Định rõ dự án
Biện minh cho sự hình thành dự án một cách ngắn gọn

Ví dụ: Xây dựng 1 nhà máy mới của Pepsi ở miền
Trung Việt nam



Nhu cầu của thị trường, cạnh tranh khốc liệt và gia tăng
chuỗi cung ứng
Dự án: chi phí lao động thấp, giảm chi phí vận chuyển

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

3


PROJECT CHARTER


Các mục tiêu




Cung cấp chi tiết của những gì mà dự án phải đạt được và những
tiêu chí để hồn thành dự án
Cần phải bao gồm:
• Chi phí
• Thời gian và
• Đo lường chất lượng

Chủ yếu

Các mục tiêu

Dự án

Thứ yếu

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

4


PROJECT CHARTER


Các mục tiêu chủ yếu (Ví dụ)








Năng lực sản xuất của nhà máy là 40,000 tấn/năm để sản xuất các
sản phẩm chất lượng quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường nội
địa. Năng lực sản xuất này có thể nâng lên 80,000 tấn/năm
Để có thể đạt được vị trí cạnh tranh mới, chi phí của dự án cần
phải bé hơn 6 triệu đô la Mỹ
Dự án nên được hồn thành trong vịng 12 tháng bao gồm cả các

gia đoạn từ lúc thiết kế sơ bộ đến đấu thầu

Thứ cấp




Đào tạo các nhân viên
Cam kết an toàn
Vận hành thân thiện với môi trường

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

5


PROJECT CHARTER


Báo cáo quy mô






Cung cấp 1 tài liệu cơ sở cho việc ra quyết định trong tương lai nhằm
xác nhận và phát triển các hiểu biết chung về quy mơ dự án trong vịng
các bên tham gia dự án
Theo tiến trình dự án, các báo cáo quy mơ cần được xem xét lại hoặc

hiêu chỉnh để phản ánh các thay đổi đã được phê duyệt có liên quan
đến quy mô dự án

Xác định quy mô bao gồm sự phân chi các mục tiêu dự án mà
đã được định rõ trong báo cáo quy mô thành những thành
phần nhỏ hơn, dể quản lý hơn (WBS) để:




Dể dàng các phân công trách nhiệm
Cải thiện sự chính xác của các ước lượng về chi phí, thời gian hồn
thành và nguồn lực
Định rõ một cơ sở dữ liệu gốc cho đo lường và kiểm soát sự thực hiện.

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

6


PROJECT CHARTER



Báo cáo quy mơ (tiếp theo)


Vai trị then chốt của dự án là phối hợp các công tác khác nhau để thiết
kế và thiết lập một nhà máy mới ở VN. Cụ thể hơn các công tác trải dài
từ thiết kế chi tiết đến đấu thầu và chọn nhà thầu và nhà cung ứng, đến

theo dõi và giám sát tiến trình thực hiện, và đến nghiệm thu cuối cùng.
Ngồi ra, dự án còn bao gồm cả việc đào tạo các nhân viên trong suốt
giai đoạn cung cấp thiết bị

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

7


PROJECT CHARTER


Các ràng buộc là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn
lựa của Ban QLDA


Thời gian
• Các ngày áp đặt có liên quan đến khởi cơng hoặc hồn tất các cơng
tác, khơng sơm hơn, khơng muộn hơn
• Các sự kiện quan trọng hoặc các cột mốc chính







Một ngân sách đã được xác định trước: sẽ giới hạn các chọn lựa
của Ban QLDA về quy mô, nhân sự và thời gian
Một dự án được thực hiện theo 1 hợp đồng: các điều khoản của

hợp đồng nói chung là những ràng buộc
Một dự án có tính xã hội, tính kinh tế, và tính vững bền: sẽ có một
ảnh hưởng trên quy mô, nhân sự và thời gian

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

8


PROJECT CHARTER



Các ràng buộc (tiếp theo)


Các yêu cầu pháp lý



Khí hậu



Sự tuân theo các luật lệ về môi trường của chính quyền



Địa lý



Kinh tế



Lao động có kỹ năng



Các nguồn lực khác: vật liệu và thiết bị
Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

9


PROJECT CHARTER


Các ràng buộc (tiếp theo) – Các ví dụ











Sự cung cấp điện, nước và thông tin của địa phương là khơng đảm bảo
100%. Vì thế, cần phải có thiết bị dự phịng
Khi vị trí đã được lựa chọn và phê duyệt, kích thước và hình dạng là
khơng thể thay đổi
Tổng chi phí của nhà máy mới khơng vượt q 6 triệu đơ la Mỹ
Phải hồn thành trong vịng 12 tháng
Đang thiếu lao động có kỹ năng
Yêu cầu tiêu chuẩn cao về sức khỏe nghề nghiệp và tiêu chuẩn an tồn
(SA 8000)
Các biện pháp để phịng tránh ơ nhiễm mơi trường bao gồm rò rỉ dầu
từ bồn chứa, dường ống và hóa chất độc hại

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

10


PROJECT CHARTER


Các loại trừ: Những việc mà chúng ta sẽ khơng làm bởi vì
chúng nằm ngồi quy mơ





Kiểm tra các bên tham gia dự án
Quay trở lại kỳ vọng của các bên tham gia (Go back to stakeholder

expectations)

Ví dụ:






Hạ tầng giao thơng bên ngồi cho vật liệu thơ và sản phẩm đã hồn
tất
Khơng đóng chai và đóng hộp các sản phẩm
The project is not involved in the operating of this facility
Nhà tài trợ cung cấp các vật liệu thô yêu cầu cho thử nghiệm và
nghiệm thu

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

11


PROJECT CHARTER


Các giả định:


Các giả định là những nhân tố mà trong hoạch định được cân nhắc
để là thực, đúng và chắc chắn (PMBOK)



Ban QLDA thường xuyên nhận dạng, tư liệu hóa và hiệu lực hóa
các giả định như là 1 phần của quá trình hoạch định



Ban QLDA đề ra các giả định để nhằm đảm bảo dự án thành công

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

12


PROJECT CHARTER


Các giả định (tiếp theo) – Ví dụ


Các đặc điểm kỹ thuật sẽ không thay đổi hoặc sự chắc chắn của
một số thông số dự án



Nghiên cứu khả thi và phân tích tài chánh đã được thực hiện bởi
các Sở/ban ngành tương thích



Nhà tài trợ cung cấp 1 ngân quỹ 6 triệu đơ la Mỹ



Vị trí đã phê duyện trong khu công nghiệp dẫn đến các giả định
liên quan đến các con đường và sự cấp nước của chủ đầu tư khu
cơng nghiệp đó

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

13


PROJECT CHARTER


Các dự án có liên quan (Related projects): là các dự án
khác sẽ được thực hiện trong mối quan hệ với tiến trình
của dự án này. Chúng quan hệ tương hỗ lẫn nhau



Ví dụ




Đóng chai và đóng hộp
Giao thơng bên ngoài
Đào tạo

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

14


PROJECT CHARTER


 

Giao tiếp
Nhận dạng kênh giao tiếp và sau đó là phương pháp với các nhà tài
trợ, các nhà thầu phụ, và trong vòng Ban QLDA
 Tần suất giao tiếp: họp và báo cáo
- Phân công ma trận giao tiếp – Phương pháp, khi nào, khi nào, ai là
chịu trách nhiệm, ai cần được thông báo


Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

15


PROJECT CHARTER



Các rủi ro dự án


Danh mục các rủi ro
• Các nguồn lực (lao động có kỹ năng, vật liệu, hoặc các thiết
bị)
• Các thay đổi trong các yêu cầu của các khách hàng
• An tồn trên cơng trường
• Các thay đổi của tổ chức
• Các giao tiếp
• Mơi trường
•
•
•
•




Khí hậu
Địa chất
Kinh tế (lạm phát)
Luật (thuế, các yêu cầu môi trường và xã hội)

Xếp hạng các rủi ro theo 3 mức độ: cao (H), trung bình
(M), thấp (L) dựa trên khả năng xảy ra và tác động
Đưa ra chiến lược giảm nhẹ
Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

16

PROJECT CHARTER


Ngân sách dự án (Project budget): tại giai đoạn này ngân
sách là một con số gần đúng. Một con số chính xác hơn sẽ
được xác định sau khi hồn thành kế hoạch dự án. Phải
chắc rằng ngân sách đã bao gồm:






Lao động
Phần cứng, phần mềm
Đào tạo
Thiết bị, thiết bị văn phòng
Khác (tư vấn, du lịch, bảo dưỡng)

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

17


PROJECT CHARTER

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

18

PROJECT CHARTER


Các giai đoạn


Danh mục các giai đoạn kỳ vọng của dự án, tức là:
•
•
•
•

Nghiên cứu khả thi
Kế hoạch dự án
Thực hiện kế hoạch dự án
Xem xét và đánh giá
(Thiết kế, Cung ứng, Xây dựng, Nghiệm thu and Bảo hành)


Đưa ra các thời điểm

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

19


PROJECT CHARTER





Work Breakdown Structure (WBS): là quá trình
của sự chia nhỏ một dự án thành những công tác
dể quản lý và dể đo lường hơn về phương diện chi
phí, thời gian và khối lượng
Mục đích của WBS










Định rõ trách nhiệm trong vòng dự án
Xác định nguồn nhân lực
Xác định cấu trúc tổ chức của dự án
Trở thành những phần nhỏ dể quản lý
Khởi đầu q trình ước lượng chi phí và ngân sách dự
án
Cấu trúc chi phí và ngân sách
Khởi đầu nhận dạng rủi ro
Là cơ sở của kiểm soát
Nhận dạng và phối hợp các mục tiêu
Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

20


PROJECT CHARTER


Work Breakdown Structure (WBS) (tiếp theo): Các quy
tắc cho WBS







Những mảnh lớn đến các mảnh nhỏ
Khơng có ưu tiên. Nếu 1 cơng tác chỉ có 1 cơng tác phụ, nó có thể
khơng đúng
Mỗi cơng tác trên WBS phải mơ tả cơng việc (khơng phải chức
năng)
Mỗi cơng tác phải có khả năng phân cơng cho ai đó thực hiện
(trách nhiệm)

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

21


PROJECT CHARTER

Các ví dụ về WBS

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

22


PROJECT CHARTER

Các ví dụ về WBS

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

23


Các ví dụ về WBS

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

24


PROJECT CHARTER


 

Các trách nhiệm: Phân công các công việc đến các nhóm
các cá nhân

 

1

 

2

Trách
nhiệm

 

 

 

4

Thơng báo

 

 

5

Phê duyệt

 

 

 

 

Hổ trợ
 

3
Tư vấn

 

 

 

 

 

PIP

CNS
L

Tổ chức/cơng ty

Cơng tác
TFPT

CVL

Biên soạn: TS. Lưu Trường Văn

MECH

ELINS

25