(luận văn thạc sĩ) phân tích tình hình cho vay tiêu dùng tại ngân hàng thương mại cổ phần đầu tư và phát triển việt nam chi nhánh đăk lăk h

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ THỊ LAN PHƯƠNG

TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU
TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CƠNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

download by :


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ THỊ LAN PHƯƠNG

TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU
TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CƠNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn

Đà Nẵng - Năm 2015

download by :


LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.

Tác giả luận văn

Võ Thị Lan Phương

download by :


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ....................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................ 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................... 2
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ............................................. 3
6. Bố cục đề tài ......................................................................................... 3
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................. 4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN
XUẤT................................................................................................................. 7

1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP .............................................................................................. 7
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp....... 7
1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp .................................. 8
1.1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp ..................................................................... 8
1.1.4. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo phần hành và chu trình 10
1.2. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN
ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ............................................. 12
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi .......................... 12
1.2.2. Chức năng của chu trình chuyển đổi............................................ 12
1.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình chuyển
đổi

................................................................................................................ 14
1.2.4. Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi................. 20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................. 33

download by :


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CƠNG TY TNHH MTV CƠ
KHÍ CHU LAI - TRƯỜNG HẢI .................................................................. 34
2.1. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI –
TRƯỜNG HẢI ................................................................................................. 34
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .................................................. 34
2.2.2. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh................................................ 36
2.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV Cơ khí

Chu Lai – Trường Hải ...................................................................................... 36
2.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty ................................. 38
2.2.5. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu
Lai – Trường Hải.............................................................................................. 41
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU
TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CƠNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI –
TRƯỜNG HẢI ................................................................................................. 42
2.2.1. Thực trạng tổ chức và mã hóa dữ liệu ......................................... 42
2.2.2. Thực trạng tổ chức thông tin về định mức vật tư phục vụ sản xuất
................................................................................................................ 48
2.2.3. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất .. 50
2.2.4. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư ............ 52
2.2.5. Thực trạng tổ chức thơng tin trong khâu tính và phân bổ chi phí
tiền lương.......................................................................................................... 58
2.2.6. Thực trạng tổ chức thơng tin trong khâu tính và phân bổ chi phí
sản xuất chung .................................................................................................. 64
2.2.7. Thực trạng tổ chức thơng tin trong khâu tập hợp chi phí và tính
giá thành sản phẩm ........................................................................................... 67

download by :


2.3. NHỮNG TỒN TẠI CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TỐN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CƠNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI .............................................................. 72
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................. 73
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠNG TÁC TỔ
CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
TẠI CƠNG TY TNHH MTVCƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI ........ 74
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ

TỐN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CƠNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI .............................................................. 74
3.2. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC DỮ LIỆU VÀ MÃ HÓA DỮ
LIỆU CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI... 74
3.2. HỒN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI ........................................................... 79
3.2.1. Hồn thiện phương pháp tổ chức thơng tin kế tốn về định mức
chi phí sản xuất................................................................................................. 81
3.2.2. Hồn thiện phương pháp tổ chức thơng tin trong khâu lập kế
hoạch sản xuất và Lệnh sản xuất ...................................................................... 82
3.2.3. Hồn thiện phương pháp tổ chức thơng tin trong khâu xuất kho
vật tư ................................................................................................................ 83
3.2.4. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu quản lý
thời gian lao động và chi phí tiền lương .......................................................... 85
3.2.5. Hồn thiện phương pháp tổ chức thơng tin trong khâu tính và
phân bổ chi phí chung ...................................................................................... 87
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................. 88
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 89
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)

download by :


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Ký hiệu

Nội dung

BP

BCTC
BHTN
BHXH
BHYT
CCDC
CK
CNTT
CP
CPSX
CSDL
ĐK
ĐVT
ED
KPCĐ
HTTT
HTTTKT (AIS)
HTTTQL (MIS)
MTV
NCTT
NVL
NVLTT
PX
SL
SXC
SXKD
TK
TNCN
TP
TSCĐ
XCT

Bộ phận
Báo cáo tài chính
Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Cơng cụ dụng cụ
Cuối kỳ
Cơng nghệ thơng tin
Chi phí
Chi phí sản xuất
Cơ sở dữ liệu
Đầu kỳ
Đơn vị tính
Sơn tĩnh điện
Kinh phí cơng đồn
Hệ thống thơng tin
Hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin quản lý
Một thành viên
Nhân cơng trực tiếp
Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trực tiếp
Phân xưởng
Số lượng
Sản xuất chung
Sản xuất kinh doanh
Tài khoản
Thu nhận cá nhân
Thành phẩm

Tài sản cố định
Xưởng chế tạo

download by :


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số

Tên bảng

Trang

hiệu
1.1.

Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của các chu

11

trình
2.1.

Định mức vật tư thùng FLD800

49

2.2.

Kế hoạch sản xuất tháng 3 năm 2015

51

2.3.

Phiếu xuất kho sản xuất

55

2.4.

Sổ cái TK 621

57

2.5.

Sổ chi tiết tài khoản 621107001

58

2.6.

Bảng chấm công Xưởng hàn - Chuyền Thùng ben

59

2.7.

Bảng lương nhân viên Xưởng hàn – chuyền Thùng ben

60

2.8.

Bảng phân bổ tiền lương

61

2.9.

Bảng phân bổ các khoản trích lương của NCTT Xưởng

62

hàn - Chuyền thùng ben
2.10. Bảng phân bổ các khoản trích lương của NVQL Xưởng

65

hàn - Chuyền thùng ben
2.11. Sổ chi tiết TK 6271107001

66

2.12. Đánh giá sản phẩm dở dang

70

download by :

DANH MỤC CÁC HÌNH
Số
hiệu

Tên hình

Trang

1.1.

Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn

7

1.2.

Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp

8

1.3.

Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ

9

thống thơng tin khác trong doanh nghiệp
1.4.

Các chức năng cơ bản của chu trình trình chuyển đổi

13

1.5.

Mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận trong chu trình

21

chuyển đổi
1.6.

Sơ đồ dịng dữ liệu trong chu trình chuyển đổi

22

2.1.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

37

2.2.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn

40

2.3.

Quy trình sản xuất tại Cơng ty

42

2.4.

Minh họa màn hình nhập liệu phiếu xuất kho

53

2.5.

Minh họa màn hình Tính giá xuất kho tự động

56

2.6.

Minh họa màn hình nhập liệu Phiếu kế tốn

63

2.7.

Minh họa màn hình dữ liệu đánh giá sản phẩm dở dang

68

3.1.

Sơ đồ hệ thống quản lý sản xuất

75

3.2.

Mối quan hệ giữa các tập tin CSDL trong chu trình chuyển

79

đổi
3.3.

Mối quan hệ thơng tin của chu trình chuyển đổi

download by :

80


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong mơi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi các doanh
nghiệp trong tất cả các lĩnh vực phải nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm
chi phí, thay đổi phương thức quản lý kinh doanh cũng như ứng dụng công
nghệ thông tin một cách có hiệu quả. Đặc biệt, đối với ngành cơng nghiệp ơ

tơ, sản phẩm đa dạng, quy trình sản xuất phức tạp đòi hỏi các doanh nhiệp sản
xuất ô tô phải ứng dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất cũng như trong
quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, kiểm sốt tốt chi
phí, tạo ra năng lực cạnh tranh với các nước trong khu vực.
Việc tổ chức tốt Hệ thống thông tin kế tốn, đặc biệt là thơng tin kế tốn
trong chu trình chuyển đổi sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác,
tiết kiệm chi phí, giúp hệ thống thơng tin quản lý của doanh nghiệp đạt hiệu
quả.
Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải là một doanh nghiệp
thuộc Khu phức hợp Sản xuất và Lắp ráp ô tô Chu Lai - Trường Hải. Mặc dù
Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải (sau đây được gọi tắt là
Công ty) đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, nhưng mức độ ứng
dụng còn nhiều hạn chế:
- Các bộ phận chức năng sử dụng các phần mềm quản lý riêng biệt như:
bộ phận kế toán sử dụng phần mềm Bravo, bộ phận nhân sự sử dụng phần
mềm Histaff nhưng phần mềm này cũng chỉ theo dõi biến động về nhân sự;
nhân viên phòng nhân sự tính lương bằng excel, bộ phận kế hoạch sử dụng
công cụ excel…Việc sử dụng rời rạc các phầm mềm quản lý tại các bộ phận
khác nhau trong chu trình chuyển đổi làm cho thơng tin khơng được chia sẻ
cho nhau một cách nhanh chóng, chính xác, có thể gây lãng phí nguồn lực của
Cơng ty.

download by :


2
- Các đối tượng kế tốn được mã hóa khơng đồng bộ giữa các bộ phận
chức năng nên khó khăn trong việc chia sẽ thông tin và tổng hợp dữ liệu.
Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: “Tổ chức thơng tin kế tốn
trong chu trình chuyển đổi tại Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai –

Trường Hải” để làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa những lý luận, nghiên cứu về tổ chức thơng tin kế tốn
trong chu trình chuyển đổi trong các doanh nghiệp sản xuất.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thơng tin kế tốn
trong các khâu cơ bản của chu trình chuyển đổi, từ đó xác định những hạn chế
tồn tại trong việc tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi tại
Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức thơng tin
kế tốn trong chu trình chuyển đổi tại Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai
– Trường Hải.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là việc tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình
chuyển đổi tại Cơng ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải.
- Phạm vi nghiên cứu là tổ chức thông tin kế tốn trong các khâu cơ bản
của q trình sản xuất tại Cơng ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải
trong tháng 3 năm 2015.
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong
chu trình chuyển đổi tại Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.
- Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kế tốn và chủ yếu là
thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi, giáo trình ngành kế tốn để tìm
hiểu cơ sở lý luận của đề tài.

download by :


3
- Phương pháp quan sát tổng quát để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
thực hiện của hệ thống thơng tin thực tế và cơng tác kế tốn được áp dụng tại

Công ty mà chủ yếu là công tác kế tốn trong chu trình chuyển đổi.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các bộ phận có liên quan để làm rõ
vấn đề nghiên cứu.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
a. Về mặt lý luận
Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn
theo phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ, dẫn
đến việc chia sẻ, cập nhật thông tin giữa các bộ phận gặp nhiều khó khăn.
Việc ứng dụng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình cịn khá mới
mẽ đối với những người làm cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn
trong các doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Chu trình chuyển đổi trong doanh
nghiệp sản xuất là chu trình biến các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao
động, máy móc thiết bị… thành các yếu tố đầu ra của doanh nghiệp. Tổ chức
tốt thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi sẽ góp phần phát huy được
nguồn lực của doanh nghiệp.
b. Về mặt thực tiễn
Đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức cơ bản về tổ chức thơng tin kế
tốn trong chu trình chuyển đổi tại Cơng ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai –
Trường Hải. Thơng qua việc phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức thơng tin
kế tốn trong chu trình chuyển đổi tại Cơng ty, tác giả rút ra những mặt cịn
tồn tại ở đơn vị, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức
thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi tại Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí
Chu Lai – Trường Hải.
6. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, bố cục đề tài gồm có ba chương:

download by :


4

Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình
chuyển đổi tại các doanh nghiệp sản xuất.
Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình chuyển
đổi tại Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.
Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong
chu trình chuyển đổi tại Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất
định.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và áp lực cạnh
tranh trên thị trường thì việc ứng dụng hệ thống thơng tin quản lý nói chung
và hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng đang được các doanh nghiệp quan
tâm.
Khi thực hiện nghiên cứu này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu có
liên quan đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn nói chung và tổ chức thơng
tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi nói riêng đối với một số doanh nghiệp
như:
- Tác giả TS. Nguyễn Mạnh Tồn và ThS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh
(2011), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, nhà xuất bản Tài chính. Trong
giáo trình này Tác giả đã nêu ra các nội dung của hệ thống thơng tin kế tốn
trong điều kiện tin học hóa, phương pháp xây dựng bộ mã, mối quan hệ giữa
thơng tin kế tốn với các thơng tin khác, mối quan hệ giữa các chu trình trong
doanh nghiệp, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu,

download by :

5
cung cấp thơng tin kế tốn và kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn. Tác giả
cũng đã cụ thể hóa cơng tác tổ chức kế tốn theo chu trình nhằm phục vụ cho
các đối tượng sử dụng thông tin kế tốn một cách nhanh chóng, chính xác trên
nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin.
- Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lê Nhân (2012) về đề tài “ Hoàn thiện
hệ thống thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi tại Công ty Gạch men
Cosevco – Đà Nẵng”. Tác giả Nguyễn Lê Nhân đã sử dụng phương pháp
quan sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan và sơ đồ dòng dữ liệu để
nghiên cứu vấn đề, phân tích hệ thống, xem xét các mối quan hệ của chu trình
chuyển đổi với các chu trình khác trong hệ thống thơng tin kế tốn, từ đó đưa
ra giải pháp hồn thiện. Tuy nhiên, bài nghiên cứu nghiêng về cơng tác tính
giá thành hơn là tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ cho việc tính giá thành.
- Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) về đề tài “Tổ
chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần
Thương mại Nguyễn Kim”. Tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên đã sử dụng các
nguồn tài liệu trên mạng kết hợp với phương pháp điều tra, phỏng vấn, quan
sát thực tế để tìm hiểu cụ thể về phương pháp tổ chức thơng tin kế tốn tại
một doanh nghiệp thương mại trong điều kiện ứng dụng ERP. Từ đó tác giả
đã nêu ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào
việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại doanh nghiệp. Tuy nhiên tác giả
chưa đi sâu vào hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình tại Công
ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim.
- Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) về đề tài “Tổ
chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật thủy
sản (SEATECCO)”. Trong bài nghiên cứu này, tác giả Nguyễn Hoàng Thiên
Kim đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như quan sát thực tế, so sánh,
đối chiếu để nêu lên thực trạng và nhu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị

download by :


6
tại SEATECCO, từ đó khẳng định vai trị của hệ thống thơng tin kế tốn đối
với doanh nghiệp. Song bài nghiên cứu mới chỉ đề cấp đến việc ứng dụng hệ
thống thơng tin kế tốn trong việc quản lý của doanh nghiệp.
Sau khi tìm hiểu, nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn
và những đề tài luận văn có liên quan, tác giả nhận thấy việc ứng dụng hệ
thống thơng tin kế tốn vào trong quản lý là cần thiết đối với tất cả loại hình
doanh nghiệp. Khi tìm hiểu về doanh nghiệp sản xuất, việc tổ chức tốt thơng
tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi là quan trọng nhưng rất ít đề tài quan
tâm nghiên cứu về vấn đề này.
Đề tài “Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi tại Cơng ty
TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải” là đề tài nghiên cứu riêng về tổ
chức thông tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi trong ngành sản xuất ơ tơ. Do
đặc điểm của chu trình sản xuất kéo dài, phức tạp nên việc tổ chức quản lý tốt
hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề cần quan tâm. Tác giả đã nghiên cứu thực
tiễn cùng với việc kế thừa kết quả từ các cơng trình nghiên cứu nói trên để tìm ra
giải pháp hữu hiệu hồn thiện cơng tác tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình
chuyển đổi nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần tạo ra hệ thống thơng
tin kế tốn hồn chỉnh phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý.

download by :


7
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN

TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế tốn trong doanh nghiệp
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống
thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện,
các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp
thơng tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết
quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định. Hai chức
năng của hệ thống thơng tin kế tốn là thơng tin và kiểm tra. [8, tr.22]
Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa hệ thống kế toán và hệ
thống thơng tin. Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng CNTT
tạo ra một hướng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thông tin kế tốn.
Ta có thể hiểu “Hệ thống thơng tin kế toán là một tập hợp các nguồn lực
bao gồm con người và các máy móc thiết bị nhằm biến đổi dữ liệu kế tốn
thành các thơng tin kế tốn”, được minh họa qua Hình 1.1.

Dữ liệu
kế tốn
(Chứng
từ,
từ)sổ
sách)

Phần
cứng

Phần
mềm

Con
người

Cơ sở
dữ liệu

Quy
trình

Thơng
tin kế
tốn
(Báo cáo
tài chính,
Báo cáo
kế tốn
quản trị)

Hình 1.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn

download by :


8
1.1.2. Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp
Việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý kế tốn và cung cấp thơng tin
trong doanh nghiệp thường tn theo các bước như ở Hình 1.2.
Các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh

Ghi nhận

Xử lý

Chứng từ
kế toán

Kế toán chi tiết

Sổ nhật ký

Các sổ chi tiết

Sổ cái

Các bảng
tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối
tài khoản

Báo cáo

Báo cáo
tài chính

Kế tốn tổng hợp
Hình 1.2. Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp
1.1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức

download by :


9
tạp với nhiều chức năng khác nhau được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau,
có mới quan hệ ràng buộc, chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm
bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. [8, tr 25]
Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thơng tin tài chính, hệ
thống thơng tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cung
ứng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin bán hàng đều có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thơng tin
kế tốn tạo nên một hệ thống thơng tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu
quản trị của doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế tốn (AIS) và các hệ thống thơng
tin khác được thể hiện qua sơ đồ ở Hình 1.3.

MIS

Hệ thống
thơng tin
sản xuất

Hệ thống
thơng tin
cung ứng

Hệ thống
thơng tin

bán hàng
Hệ thống
thơng tin
Kế tốn

Hệ thống
thơng tin
Maketing

Hệ thống
thơng tin
tài chính
Hệ thống
thơng tin
nhân sự

Hình 1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ
thống thông tin khác trong doanh nghiệp

download by :


10
1.1.4. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo phần hành và chu
trình
a. Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành
Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kế toán
bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tượng kế toán nhất định. Mỗi phần
hành do một nhân viên kế tốn phụ trách độc lập. Trong doanh nghiệp thường
có các phần hành kế toán chủ yếu như: kế toán vốn bằng tiền, kế tốn vật tư,

kế tốn cơng nợ, kế tốn TSCĐ, kế tốn chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm…
b. Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình
Trong q trình hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc lặp
đi lặp lại một các thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất
định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham
gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế tốn. Để
đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận,
cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần phải tổ chức trao
đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được
tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm của
từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai
sót. [8, tr.60]
Mỗi doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh vực khác
nhau. Tuy nhiên, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ
chức thành 4 chu trình cơ bản bao gồm: Chu trình doanh thu, chu trình cung
ứng, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính. Chức năng và hoạt động chủ
yếu của các chu trình này được mơ tả trong Bảng 1.1.

download by :


11
Bảng 1.1. Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của các chu trình
Chu trình
1. Chu trình
doanh thu

Chức năng

- Bán hàng
- Thu tiền

Hoạt động chính
- Nhận ĐĐH và trả lời khách hàng
- Kiểm tra tín dụng và tồn kho
- Lập lệnh bán hàng
- Chuẩn bị hàng và giao hàng
- Xuất hóa đơn cho khách hàng
- Theo dõi cơng nợ phải thu
- Nhận tiền thanh toán
- Ghi sổ và lập báo cáo
2. Chu trình - Mua hàng
- Nhận biết nhu cầu vật tư, hàng hóa,
cung ứng - Thanh tốn tiền
dịch vụ
- Đặt hàng
- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản
hàng
- Xác nhận nghĩa vụ thanh tốn và
theo dõi cơng nợ phải trả
- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
- Xử lý các nghiệp vụ bất thường
- Ghi sổ và lập báo cáo
3. Chu trình - Biến đổi các - Lập kế hoạch sản xuất
chuyển
yếu tố đầu vào - Cung ứng và quản lý nguyên vật
đổi
thành các yếu tố liệu
đầu ra

- Tổ chức sản xuất
- Kiểm sốt q trình sản xuất
- Hạch tốn và phân bổ chi phí
- Chuẩn bị BCTC và BCQTCP
4. Chu trình - Huy động vốn
- Dự báo nhu cầu vốn
tài chính
- Sử dụng vốn
- Phát hành cổ phiếu, trái phiếu
- Vay ngân hàng, tổ chức thương mại
- Đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ
- Lập BCTC

download by :


12
1.2. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH
CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi
a. Đặc điểm
Chu trình chuyển đổi (cịn được gọi là chu trình sản xuất trong các doanh
nghiệp sản xuất) là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu,
lao động, máy móc thiết bị… thành sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng.
Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi, nhằm ghi chép, xử
lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên
vật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ.
b. Mục tiêu
Tổ chức tốt thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi nhằm mục tiêu:

- Đảm bảo chi phí nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho
quá trình sản xuất là thấp nhất.
- Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn
lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, giảm thiểu sai hỏng trong q
trình sản xuất.
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ.
- Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành sản
phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể.
- Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí trong
doanh nghiệp. [8, tr.170]
1.2.2. Chức năng của chu trình chuyển đổi
Chức năng trung tâm của thơng tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi là
hạch tốn chi phí sản xuất trong q trình sản xuất kinh doanh. Các chức năng
chính của chu trình chuyển đổi được thể hiện qua Hình 1.4.

download by :


13

Kế
hoạch
sản
xuất

Cung
ứng và
quản lý
NVL

Đặt hàng
của KH
và Dự
đốn tiêu
thụ

Tổ
chức
sản
xuất

Kiểm
sốt q
trình sản
xuất

Nhập
kho
thành
phẩm

Báo
cáo

Hạch tốn
CPSX và
tính giá
thành

Hình 1.4. Các chức năng cơ bản của chu trình trình chuyển đổi

- Lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất được xây dụng trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách
hàng hoặc trên cơ sở tình hình thực tế của kỳ trước kết hợp với dự đoán nhu
cầu tiêu thụ trong kỳ hiện tại. Nội dung của kế hoạch sản xuất bao gồm số
lượng hàng hóa mỗi loại cần phải sản xuất, các nguồn lực cần thiết cho quá
trình sản xuất thời gian cụ thể triển khai việc sản xuất tại các công đoạn.
- Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu
Bước tiếp theo sau khi lập kế hoạch sản xuất là xác định nhu cầu nguyên
vật liệu. Yêu cầu đặt ra là nguyên vật liệu mua về nhập kho phải đảm bảo duy
trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn kho mà vẫn đảm bảo cho
hoạt động sản xuất được tiến hành bình thường. Điều đó địi hỏi cẩn phải tăng
cường kiểm soát và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
- Tổ chức sản xuất
Mục tiêu của tổ chức sản xuất là bố trí các cơng đoạn, các khâu trong sản

download by :


14
xuất nhằm tạo ra sản phẩm với chất lượng cao hơn, nhịp độ sản xuất nhanh
hơn, huy động tối đa các nguồn lực vật chất vào sản xuất, giảm giá thành sản
phẩm dịch vụ. Do đó, quyết định lựa chọn tổ chức sản xuất theo chức năng
hay tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị là tùy thuộc vào ngành nghề và đặc
điểm công nghệ sản xuất sản phẩm.
- Kiểm sốt q trình sản xuất
Kiểm sốt tồn bộ hoạt động sản xuất, tiến độ, chất lượng sản phẩm, chi
phí sản xuất.
- Hạch tốn và phân bổ chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trự tiếp, chi phí nhân
cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi

phí nhân cơng trực tiếp thường được tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu
chi phí. Chi phí sản xuất chung thường được tập hợp chung và sau đó phân bổ
cho các đối tượng chịu chi phí.
- Chuẩn bị các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị chi phí
Thơng tin đầu ra của chu trình chuyển đổi rất đa dạng. Ví dụ: Bảng báo
cáo tổng hợp chi phí phát sinh theo đối tượng tính giá thành, báo cáo chi phí
theo yếu tố, báo cáo chi phí theo khoản mục phí, báo cáo sản lượng hồn
thành…
1.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình
chuyển đổi
a. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các tập tin có cấu trúc, được lưu giữ trên
các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin đồng thời của nhiều
người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những
mục đích khách nhau. [11]

download by :


15
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, các thiết bị lưu trữ
thường là các ổ đĩa và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của các tập
tin cơ sở dữ liệu.
Tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình chuyển đổi, tất cả các phần
hành trong phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng
một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Cơ sở dữ liệu đầu ra
của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận khác. Tất cả
các dữ liệu của các phần hành được quản lý tập trung được quản lý theo kiểu
hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các phần hành đều có thể cùng truy cập và sử dụng
chung một nguồn dữ liệu bất kỳ. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc

thu thập và xử lý dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệu được sử dụng hiệu
quả cao.
Cơ sở dữ liệu kế toán là tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ với
nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thơng
tin kế tốn. Có thể hiểu cơ sở dữ liệu kế tốn đóng vai trị như bộ sổ kế toán
trong điều kiện hạch toán trên máy vi tính. Tồn bộ dữ liệu kế tốn đều được
cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán. Mỗi
tập tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi. Mỗi trường ứng với một số thuộc
tính cần quản lý của đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi bản ghi mô tả các
thuộc tính của một đối tượng hay các nghiệp vụ xác định. [8, tr. 41-42]
Tóm lại, hệ thống cơ sở dữ liệu là nơi dùng để lưu trữ, xử lý thông tin.
Việc tổ chức và lựa chọn phương pháp lưu trữ tối ưu, ít tốn kém nhưng phải
đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp là quan
trọng. Thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho việc thu thập đầy đủ các thông tin
cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp, khi cần có thể lấy được
thơng tin một cách nhanh nhất, hữu ích nhất cho nhà quản trị và hỗ trợ q
trình ra quyết định. Ngồi ra, hệ thống cơ sở dữ liệu phải được duy trì đủ dài

download by :


16
và xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, đảm bảo
tính an tồn và mức độ tin cậy cao.
Cấu trúc của một số tập tin cơ sở dữ liệu thường sử dụng trong chu trình
chuyển đổi:
Tên tập tin

Thuộc tính

Danh mục sản phẩm Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, ĐVT, Đặc tính kỹ thuật
Định mức vật tư
Danh mục vật tư
Công đoạn sản xuất
Phân xưởng
Kế hoạch sản xuất
Lệnh sản xuất
Nhân viên

Mã sản phẩm, Mã vật tư, Mã công đoạn, Mã phân
xưởng, Số lượng định mức
Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Vị trí lưu kho, Số lượng
tồn kho tối thiểu, Số lượng tồn kho hiện tại
Mã sản phẩm, Mã phân xưởng, Mã thiết bị, Định mức
thời gian hoạt động, Mã vật tư, Số lượng
Mã phân xưởng, Tên phân xưởng, Mã thiết bị, Tên
thiết bị
Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượng sản xuất, Số
đơn đặt hàng,Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành
Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời
gian bắt đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoàn thành
Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Mã số thuế,
Bộ phận, Lương cơ bản, Phụ cấp, Tổng lương…
Mã nhân viên, Thời gian làm việc bình thường, thời

Nhân cơng

gian tăng ca bình thường, thời gian tăng ca chủ nhật,
thời gian tăng ca ngày lễ…
Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị,

Nhật ký

Diễn giải

Chi tiết nhật ký

Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản
nợ, Tài khoản có, Chi tiết tài khoản chi phí

download by :