quản lý bán hàng tại công ty cổ phần tmdv vinh hằng

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây Công nghệ thông tin đã phát triển trên mọi lĩnh
vực trong cuộc sống. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thì CNTT
đã đóng góp một cách rất hiệu quả cho việc quản lý kinh tế giúp giải phóng sức
lao động của con người đồng thời nâng cao hiệu quả trong kinh doanh.
Nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả mang lại của việc áp dụng tin học
vào quản lý trong công việc kinh doanh mà khi được tiếp nhận vào đơn vị thực
tập em đã quyết định chọn đề tài “Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần
TMDV Vinh Hằng” với hệ quản trị CSDL Microsoft Access và ngôn ngữ để
xây dựng chương trình này là Microsoft Visual Basic 6.0.
Nội dung của đề tài bao gồm 3 chương
Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần TMDV Vinh Hằng
Chương 2: Phân tích hệ thống
Chương 3: Thiết kế hệ thống
Trong quá trình thực tập, tìm hiểu ngoài sự nỗ lực, rèn luyện của bản thân
em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh, các chị ở phòng bán hàng,
đặc biệt là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Gia Liên. Nhưng do
trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều cho nên báo cáo của em
không tránh khỏi những sai sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự chỉ đạo của
thầy giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây, em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Gia
Liên, tới các anh chị ở phòng bán hàng đã giúp đỡ và chỉ bảo cho em trong suốt
quá trình thực tập để em hoàn thành báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hưng Yên Tháng 03 Năm 2010
Sinh viên Thực Tập
Đặng Thị Thắm
1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ VINH HẰNG
I . Giới thiệu về công ty

1. Giới thiệu chung
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Vinh Hằng
Địa chỉ: 132C Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội
Tên giao dịch quốc tế: Vinh Hang Trading & Service Joint Stock Company
2. Ngành nghề kinh doanh
Công ty Cổ phần thương mại & dịch vụ Vinh Hằng là công ty kinh doanh
chủ yếu các mặt hàng điện tử điện lạnh, thiết bị văn phòng phẩm ( điều hòa nhiệt
độ, tủ lạnh, máy tính…).
Trong suốt thời gian qua, các hoạt động của công ty không ngừng phát
triển. Với sự quyết tâm, công ty đã xây dựng được cơ sở làm việc tương đối tốt,
đội ngũ nhân viên nhiệt tình có trình độ chuyên môn cao năng lực thực sự sẽ
cung cấp đầy đủ những yêu cầu của khách hàng. Công ty đổi mới, đầu tư trang
thiết bị hiện đại và hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho mục
tiêu kinh doanh.
Với năng lực và kinh nghiệm của mình, Công ty Cổ phần Thương Mại &
dịch vụ Vinh Hằng luôn mong được sự ủng hộ và hợp tác của quý khách hàng.
2
3. Bộ máy tổ chức
a . Sơ đồ bộ máy tổ chức

b . Chức năng
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với
đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm: Giám đốc, Phó
giám đốc, Các bộ phận. Mỗi bộ phận đều có chức năng riêng nhưng có quan hệ
chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho các hoạt động
diễn ra nhịp nhàng, thực hiện các mục tiêu công ty đã đề ra.
- Giám Đốc: là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm về mọi mặt hoạt động
của công ty, có quyền hạn cao nhất trong bộ máy của công ty và là người chịu
trách nhiệm trước pháp luật.
- Phó Giám Đốc: là người trợ giúp cho giám đốc có chức năng chỉ huy điều

hành cụ thể lĩnh xcjdo mình nắm giữ. Phó Giám Đốc sẽ trực tiếp đưa chỉ thị từ
Giám Đốc xuống các phòng ban, giao nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về các
phòng ban mình quản lý.
Giám Đốc
PGĐ kinh
doanh
PGĐ bán
hàng
Phòng kế
toán
Kế toán
tiền mặt
Bộ phận kinh
doanh
Kế toán
lương
Bộ phận
bán hàng
3
Kế toán
bán hàng
- Phòng kinh doanh: đây là nơi quyết định sự thành công của công ty. Nơi tập
trung đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt, có kỹ năng giao tiếp, nắm bắt nhanh
thị trường, am hiểu khách hàng. Nhiệm vụ chính là nắm bắt thị trường hiện có,
mở rộng thị trường, lĩnh vực kinh doanh. Khai thác hoạt động kinh doanh, kiểm
tra kế hoạch.
- Bộ phận bán hàng: gồm kế toán bán hàng và các nhân viên bán hàng làm
nhiệm vụ bán hàng và lập các chứng từ liên quan. Bộ phận này thực hiện công
việc chính của công ty là thương mại buôn bán hàng hóa.
- Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên. Nhiệm vụ chính là

quản lý tài sản của công ty, kết quả kinh doanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phát
lương, đồng thời thực hiện các công tác kế toán, xử lý chứng từ, lập báo cáo,
phân tích tình hình kinh doanh, tham mưu cho các cấp.Đưa ra chính xác quy
trình hình thành huy động vốn của công ty.
II. Khảo sát hệ thống
1. Thực trạng của hệ thống hiện tại
Công ty Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Vinh Hằng là công ty cổ phần
thương mại kinh doanh các sản phẩm có chất lượng cao. Công ty luôn đáp ứng
nhu cầu của khách hàng, không dừng lại ở đó nhà quản lý muốn đưa tin học hóa
vào lĩnh vực kinh doanh của đơn vị mình. Tuy vậy vấn đề tin học mới được đưa
vào công việc quản lý kinh doanh ở Việt Nam cho nên việc áp dụng còn khó
khăn, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Sau thời gian hoạt động công ty đã đạt được những thành công nhất định.
Hiện nay, danh sách các khách hàng ngày càng mở rộng, công ty kinh doanh
nhiều mặt hàng hơn. Tuy công ty đã quản lý việc bán hàng qua website nhưng vì
website này chỉ giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng còn công việc quản
lý bán hàng hay mọi việc cập nhật hóa đơn chưa được làm bằng máy tính mà
làm thủ công do kế toan kiểm kê xác định.
Tin học được đưa vào trợ giúp cho hoạt động kinh doanh như một tất yếu.
Trên thực tế việc quản lý bán hàng gặp khó khăn, việc cập nhật hóa đơn, xử lý
4
chứng từ chồng chéo. Xử lý thông tin như vậy đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian,
nhân lực,ảnh hưởng đến vấn đề kinh tế của công ty. Việc lưu trữ dễ bị thất lạc
hư hỏng gây khó khăn cho việc quản lý.
2. Quy trình nghiệp vụ bán hàng
Quy trình bán hàng tại công ty Cổ phần Thương Mại & Dịch vụ Vinh
Hằng được bắt đầu diễn ra khi khách hàng gửi Đơn đặt hàng hoặc Fax đến Bộ
phận bán hàng của công ty. Đầu tiên, Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu Bộ phận kho
kiểm tra hàng trong kho xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu
cầu hay không?

Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hay không đảm bảo
chất lượng mà khách hàng yêu cầu:
+ Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho
khách hàng xin thêm thời gian và hẹn ngày giờ cụ thể cho khách hàng biết.
+ Đối trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu.
Bộ phận bán hàng sẽ hỏi xem với chất lượng như vậy thì liệu khách hàng có
chấp nhận mua được không?
Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì bộ phận bán
hàng sẽ thông báo ngay cho khách hàng để giao hàng cho khách.
Lúc này, Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu bộ phận kho xuất kho ra bán cho
khách hàng. Bộ phận kho sẽ viết Phiếu xuất kho giao cho Bộ phận bán hàng.
Khi bán hàng cho khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ viết Hóa đơn bán hàng. Hóa
đơn bán hàng gồm 3 liên. Trong đó, Liên 1: Bộ phận bán hàng sẽ lưu lại, Liên 2:
Giao cho khách hàng. Liên 3: Bộ phận kế toán sẽ lưu lại để cuối kỳ hạch toán
thuế GTGT.Bộ phận bán hàng cũng hoàn thiện phiếu xuất kho và lưu lái phiếu
xuất kho.
Nếu khách hàng không trả tiền ngay mà mua chịu thì bộ phân bán phòng sẽ
vào sổ công nợ phải thu.
Nếu khách hàng trả ngay thì Bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu thu và lưu lại.
Đây là căn cứ để lưu vào Sổ số dư cuối tháng.
5
Quy trình bán hàng của công ty cứ diễn ra như vậy đến cuối tháng. Bộ
phận bán hàng sẽ căn cứ vào Sổ số dư cuối tháng để lạp ra Bảng kê Nhập – Xuất
– Tồn.Bảng kê này thể hiện rõ số lượng nhập, xuất trong tháng và tính ra số
lượng tồn cuối tháng. Bảng kê này sẽ được gửi lên Ban Giám Đốc Công ty đẻ
báo cáo tình hình bán hàng của công ty.
3. Lý do chọn đề tài
Chính vì những bất cập và hạn chế trong quản lý bán hàng, việc phát triển
đề tài “ Xây dựng Hệ thống thông tin Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần
Thương Mại & Dịch vụ Vinh Hằng” là thực sự cần thiết cho công ty để tạo ra

chỗ đứng vững chắc trong thời gian tới hòa mình cùng sự cạnh tranh khốc liệt
trên thương trường và sự phát triển của đất nước. Thực hiện đề tài với mong
muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty. Xây dựng và áp dụng hệ thống tại công ty đồng nghĩa với việc nhà
quản lý sẽ có công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nhân
lực, giúp công tác quản lý nhanh chóng, hiệu quả cao và chính xác.
4. Tài liệu sử dụng
6
Mẫu 01: Đơn Đặt Hàng:
Công ty Cổ phần TMDV Vinh Hằng
Địa chỉ: Số 132C Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội
Điện thoại: 0483622307
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -o0o- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Hà Nội, ngày … tháng … năm…
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Họ và Tên: ……………………………………………………
Khách Hàng: …………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………
Cần mua một số hàng hóa như sau:
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng
1
2
3
Thực hiện giao hàng vào ngày … tháng … năm …
T.M Công ty Cổ phần TMDV Vinh Hằng
(Họ, ký tên)
Mẫu 02: Phiếu xuất kho
7
CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV Vinh Hằng Mẫu số: 01 - VT
132C – Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội

Theo QĐ số: 15/2006/QĐ -BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng BTC
Số……………
Phiếu Xuất kho Nợ:…………
Ngày … Tháng….năm 200… Có:……………
Họ và tên người nhận :……………………………………………………….
Theo…………Số…… Ngày Tháng…… Năm…… Của……………
Nhập tại kho:…………………………………………………………………
STT
Tên, nhãn hiệu,
Quy cách phẩm
chất vật tư, dụng
cụ, sản phẩm
Mã số
Đơn vị
tính
Số Lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
chứng từ
Thực
nhập

Cộng × × × × × ×
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ )
- Số chứng từ gốc kèm theo:

Ngày … tháng… năm 200……
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu 03: Phiếu Thu
Công ty Cổ phần TMDV Vinh Hằng Mẫu số: 02-TT
8
132C Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐ
ĐT: 0483622307 Ngày tháng năm 1955
của Bộ tài chính
PHIẾU THU Số: 01
Ngày 2 tháng 1 năm 2007
Nợ:
Có:
Họ và tên người nộp tiền:
Địa chỉ:
Lý do thu:
Số tiền:
Chứng từ kèm theo: Chứng từ gốc

Ngày tháng năm
*Mẫu 04: Hóa đơn bán hàng
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Mẫu số: 02GTTT-3LL
Ký hiệu:EN/2006B
9
Ngày …tháng …năm… Số:
Họ tên người mua hàng: ………………………………………………
Tên đơn vị: ……………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………

Số tài khoản:……………………………………………………………
Hình thức thanh toán:………… MS: …………………………………
STT
Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
Cộng tiền hàng
Số tiền viết bằng chữ:
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
*Mẫu 05: Thẻ kho
Đơn vị:……………
Địa chỉ:……………
THẺ KHO
Ngày lập thẻ:……
Tờ số:…………
Mẫu số S12 – DN
(Ban hành theo QĐ số
15/2002/QĐ- BTC ngày
20 tháng 3 năm 2006 của
Bộ trưởng BTC)
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:
Đơn vị tính: Mã số:

S
T
T
Ngày
tháng
Số hiệu
chứng từ
Diễn giải
Ngày
nhập,
xuất
Số lượng
Ký xác
nhận
của kế
toán
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
10
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I. Phân tích hệ thống về chức năng
1) Sơ đồ phân cấp chức năng
11
Giải thích sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ phân cấp chức năng của HTTT quản lý bán hàng gồm 4 chức năng chính
và mỗi chức năng chính phân rã thành các chức năng con.
− Xỷ lý đơn hàng: Công ty tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng. Sau đó hệ thống
sẽ kiểm tra khách hàng và kho hàng nếu đủ điều kiện của công ty và đơn đặt
hàng thì công ty lập giấy thông báo chấp nhận đơn hàng, và ngược lại thì hủy bỏ
đơn hàng và báo cho khách hàng biết.
− Lập chứng từ: Khi đã chấp nhận đơn đặt hàng công ty tiến hành xuất kho

hàng hóa, lập phiếu xuất, lập hóa đơn bán hàng, khi giao hàng lập phiếu giao
hàng. Thủ khố ghi sổ kho, kế toán ghi sổ kế toán.
− Thanh toán: Khi khách hàng trả tiền phòng kế toán lập phiếu thu còn nếu
khách hàng nợ chưa thanh toán thì kế toán cập nhật khoản nợ của khách hàng
vào sổ theo dõi công nợ để theo dõi.Ta có thể tìm kiếm nhanh hàng hóa và tên
khách hàng.
− Lập báo cáo: Cuối kỳ hoặc đột xuất ban giám đốc yêu cầu báo cáo. Hệ thống
sẽ đưa ra các báo cáo như: báo cáo công nợ, báo cáo hàng tồn, báo cáo doanh
thu
12
2) Sơ đồ ngữ cảnh
→ Giải thích sơ đồ ngữ cảnh
Sơ đồ ngữ cảnh HTTT quản lý bán hàng có 4 tác nhân:
 Khách hàng: Cung cấp đơn đặt hàng, tiền hàng khi thanh toán và hàng trả lại
do sai quy cách, không đúng đơn đặt hàng. Hệ thống sẽ cung cấp lại cho khách
hàng các thông tin phản hồi, phiếu giao hàng, phiếu xuất, hóa đơn hàng.
 Thủ kho cung cấp cho hệ thống thông tin đơn hàng, các yêu cầu hàng tồn kho.
Hệ thống sẽ trả lại các thông tin yêu cầu, phiếu xuất kho.
13
 Phòng kế toán: Cung cấp các thông tin về đơn đặt hàng, các yêu cầu thông tin
công nợ khách hàng. Hệ thống trả về tình hình công nợ khách hàng, hóa đơn bán
hàng, phiếu giao hàng.
 Ban giám đốc: Đưa ra các yêu cầu báo cáo cho hệ thống và nhận lại các báo
cáo theo yêu cầu
3. Ma trận thực thể chức năng
Hồ sơ dữ liệu
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất
Hóa đơn bán
hàng

Phiếu giao
hàng
Phiếu thu
Sổ kho, sổ kế
toán
Các báo cáo
Các chức năng a b c d e f g
Xỷ lý đơn
hàng R
Lập chứng từ R C, U C, U C, U C, U
Thanh toán R R R C, U C, U
Lập báo cáo R R R R R R C, U
14
4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
15

Giải thích sơ đồ mức đỉnh
16
Khách hàng đưa đơn đặt hàng thông qua chức năng xử lý đơn hàng hệ
thống sẽ kiểm tra xem khách hàng, kho hàng nếu đạt yêu cầu thì gửi thông báo
chấp nhận đơn hàng. Hệ thống sẽ cập nhật đơn hàng và cập nhật các khách hàng
mới. Nếu không đạt yêu cầu của cả 2 bên sẽ tiến hành hủy đơn hàng và đưa ra
thông báo cho khách hàng
Sau khi đã chấp thuận đơn hàng của khách công ty sẽ làm các thủ tục bán
hàng: lập phiếu xuất, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng sau đó sẽ cập nhật các
phiếu này vào các kho dữ liệu: phiếu xuất, hóa đơn, phiếu giao hàng. Các phiếu
này cũng được giao cho khách hàng.
Nếu khách hàng trả tiền phòng kế toán sẽ lập phiếu thu và cập nhật vào
kho phiếu thu và ghi vào sổ kế toán và cập nhật vào kho sổ kho, sổ kế toán. Nếu
khách hàng nợ sẽ được cập nhật vào kho công nợ để theo dõi tình hình thanh

toán của khách hàng.Trong quá trình diễn ra mua bán và thanh toán có thể thông
qua chức năng tìm kiếm để tìm ra các thông tin liên quan.
Giữa kỳ hoặc tùy vào thời điểm ban giám đốc sẽ yêu cầu báo cáo. Từ các
kho dữ liệu hệ thống tổng hợp và đưa ra các báo cáo cho ban giám đốc
5. Biều đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Phân rã tiến trình “ xử lý đơn hàng”
17
٭
Giải thích tiến trình “ xử lý đơn hàng”
Khách hàng đưa đơn đặt hàng. Qua chức năng tiếp nhận đơn hàng, tiếp nhận
đơn đặt hàng của khách. Hệ thống sẽ kiểm tra đồng thời các thông tin. Thứ nhất
kiểm tra khách hàng đó xem khách hàng đó là mời hay cũ còn nợ hay không,
thông tin lấy từ kho dữ liệu khách hàng, công nợ. Thứ hai kiểm tra kho hàng
xem kho còn hàng hay không, hàng có đủ số lượng và chất lượng, quy cách theo
đơn đặt hàng hay không? Sau khi kiểm tra sẽ lập giấy thông báo để thông báo
cho khách hàng.
Phân rã tiến trình “ Lập chứng từ”
18
٭
Giải thích
Sau khi đã chấp nhận đơn hàng, thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho. Thủ
kho cung cấp thông tin hàng xuất thông qua chức năng lập phiếu xuất hệ thống
trả lại phiếu xuất. Qua chức năng lập phiếu giao hàng từ các thông tin đầu vào
mà kế toán cung cấp, hệ thống đưa ra phiếu giao hàng và cập nhật vào kho phiếu
giao hàng. Lập hóa đơn bán hàng sau đó cập nhật vào kho hóa đơn. Sau đó thủ
kho ghi sổ kho, kế toán ghi sổ kế toán
19
Phân rã tiến trình “ Thanh toán”
٭ Giải thích
Sau khi giao hàng, khách hàng chấp nhận thanh toán. Nếu khách hàng trả tiền

ngay thì phòng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu và cập nhật vào kho phiếu thu.
Nếu khách hàng còn nợ phòng kế toán sẽ cập nhật tình hình công nợ của khách
hàng vào các kho khách hàng, công nợ.Trong quá trình mua bán hàng hóa có thể
sử dụng chức năng tìm kiếm để thuận lợi cho quá trình truy xuất dữ liệu.Ta có
thể tìm kiếm theo tên hàng hóa hoặc tên khách hàng.


20
Phân rã tiến trình “ Lập báo cáo”
٭Giải thích
Định kỳ, ban giám đốc yêu cầu các báo cáo. Các phòng ban tổng hợp dữ liệu, số
liệu từ các kho dữ liệu thông qua chức năng lập báo cáo để đưa ra các báo cáo
cho ban giám đốc
II. Phân tích hệ thống về dữ liệu
21
1. Mô hình thực thể liên kết
2. Mô hình quan hệ
22
Bảng chi tiết đơn đặt hàng
23
Bảng đơn đặt hàng
Bảng hóa đơn
Bảng chi tiết hóa đơn
24
Bảng phiếu xuất
Bảng chi tiết phiếu xuất
Bảng khách hàng
25