THỰC TRẠNG XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
-------------------

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN
KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG

Chuyên đề: Xác minh, giám định trong hoạt động công chứng
– Thực tiễn thực hiện và giải pháp hoàn thiện pháp luật

Họ và tên:

Hà Nội, ngày


MỤC LỤC
Trang
Phần 1

MỞ ĐẦU

Phần 2

NỘI DUNG
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
1. Một số khái niệm chung

3

5

5

2. Các trường hợp xác minh, giám định trong hoạt động
công chứng

6

3. Đối tượng xác minh, giám định trong hoạt động công
chứng

8

II. THỰC TIỄN VIỆC XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CƠNG CHỨNG VÀ GIẢI PHÁP
HỒN THIỆN PHÁP LUẬT

10

1. Thực tiễn việc xác minh, giám định của Công chứng
viên trong hoạt động công chứng

10

a. Công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung công
chứng nhưng lại không đương nhiên có quyền thực hiện xác
minh, giám định tất cả nội dung trong hợp đồng công chứng.

10

b. Cam đoan của các bên trong văn bản cơng chứng về tính

xác thực của giấy tờ và không đề nghị Công chứng viên phải
xác minh

11

c. Vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo trong hoạt động công
chứng diễn ra phổ biến, phức tạp

12

d. Thực trạng thiếu trang bị máy móc, cơng nghệ hỗ trợ hoạt
động xác minh, giám định trong hoạt động công chứng

14

e. Hiện tượng bỏ sót, bỏ lọt các hành vi vi phạm liên quan
đến giấy tờ giả, giả mạo người tham gia giao dịch công chứng
của các cơ quan chức năng có thẩm quyền xử lý

14

f. Kỹ năng hành nghề, chun mơn nghiệp vụ của Cơng

15

chứng viên cịn yếu kém
2


3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật

Phần 3

16

a, Nhóm các giải pháp nhằm xây dựng cơ chế pháp lý
đảm bảo cho Công chứng viên thực hiện quyền xác minh
b, Giải pháp đối với các cơ quan, tổ chức hữu quan

16

c, Giải pháp đối với các tổ chức hành nghề công chứng và
Công chứng viên

18

KẾT LUẬN

3

17

20


Phần 1
MỞ ĐẦU
Công chứng là hành vi của Công chứng viên chứng nhận tính xác thực của hợp
đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật buộc phải công chứng
hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mặc dù pháp luật không quy định bắt buộc

nhưng người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu. Đây là hành vi của người đại diện
cho cơ quan công quyền xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng, giao dịch; đem lại sự an
toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn những giao dịch bất hợp pháp,
phòng ngừa hành vi vi phạm.
Tuy nhiên, trong xã hội hiện nay vấn nạn giấy tờ giả nói chung và vấn nạn giấy tờ
giả, giả mạo chủ thể tham gia cơng chứng trong hoạt động cơng chứng nói riêng xảy ra
rất phổ biến.Việc giả mạo giấy tờ, giả mạo người tham gia giao dịch công chứng xảy ra
thường xuyên. Các loại giấy tờ làm giả rất đa dạng: Từ chứng chỉ ngoại ngữ, tin học,
bằng đại học, giấy xác nhận số CMND, CMND và giấy tờ có giá trị lớn như đăng ký xe
máy, ô tô, giấy tờ nhà, đất, sổ đỏ, sổ hồng...Theo thông tin phán ánh thì hầu như ngày nào
cũng có các đơn vị cơng chứng gặp nạn giả giấy tờ. Việc giả mạo giấy tờ, giả mạo người
tham gia giao dịch công chứng nhằm trục lợi hiện nay diễn ra với tính chất tinh vi, phức
tạp. Trong đó nhiều trường hợp khó có thể phát hiện ra vấn đề giả mạo, dẫn đến việc qua
mắt được cơng chứng một cách dễ dàng.
Tình trạng này không chỉ gây thiệt hại lớn về vật chất cho người dân, gây tâm lý
hoang mang cho cả xã hội mà cịn tạo ra sự bất an cho Cơng chứng viên. Kể cả người dân
khi yêu cầu công chứng và cả Công chứng viên khi thực hiện hoạt động công chứng đều
có thể trở thành nạn nhân của vấn nạn này bất cứ lúc nào. Như vậy thì vai trị, chức năng
của hoạt động công chứng nêu trên không thể thực hiện và phát huy để mang lại những ý
nghĩa tích cực của nó cho xã hội.
Do đó, để hồn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm bảo an tồn pháp lý cho các
giao dịch và đảm bảo an toàn pháp lý cho bản thân thì mỗi Cơng chứng viên phải có các
kỹ năng để nhận diện các tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ công chứng; kỹ năng nhận diện
người tham gia giao dịch cơng chứng. Qua đó phát hiện được các tài liệu, giấy tờ nào là
giả, là đối tượng dễ bị xâm hại; phát hiện ra các đối tượng giả mạo chủ thể tham gia giao
dịch công chứng. Tuy nhiên, để phát huy tốt được những kỹ năng đó thì một trong những
hoạt động mà Cơng chứng viên phải thực hiện đó là hoạt động xác minh, giám định trong
quá trình hành nghề. Đây là một hoạt động cần thiết và quan trọng giúp cho Công chứng
viên đảm bảo an toàn cho người tham gia giao dịch cơng chứng, an tồn cho chính bản và
sẽ góp phần phịng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường uy tín hoạt động của ngành công

chứng.
Với những lý do nêu trên, là học viên đang theo học lớp đào tạo nghề công chứng
tại Học viện Tư pháp em lựa chọn đề tài: ”Xác minh, giám định trong hoạt động công
chứng – Thực tiễn thực hiện và giải pháp hoàn thiện pháp luật” làm báo cáo thi kết
thúc học phần. Thông qua báo cáo này, em xin được trình bày thực trạng về việc xác
minh, giám định trong hoạt động công chứng. Đồng thời mạnh dạn đề xuất một số giải
pháp để hoàn thiện pháp luật về cơ chế này trong hoạt động nghề công chứng.


Phần 2
NỘI DUNG
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG
CÔNG CHỨNG
1. Một số khái niệm chung
- Xác minh trong hoạt động công chứng là việc Công chứng viên xem xét, kiểm tra những
thông tin do người yêu cầu công chứng cung cấp và các giấy tờ, tài liệu liên quan tới nội
dung cần công chứng để làm căn cứ đánh giá, kết luận về những thông tin, giấy tờ, tài
liệu và đối tượng của hợp đồng, giao dịch phù hợp với quy định của pháp luật.
Xác minh trong hoạt động công chứng do Công chứng viên thực hiện hoặc có thể
do cơ quan chức năng chuyên ngành thực hiện nhằm thu nhập thông tin, tài liệu từ các
đối tượng cần xác minh. Qua đó, Cơng chứng viên có cơ sở để đánh giá một cách chính
xác người tham gia giao dịch là có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp
đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Tuy nhiên, có một số trường hợp Cơng chứng viên không thể thực hiện xác minh
do tài liệu, giấy tờ hoặc năng lực chủ thể phải do những chuyên gia có chun mơn sâu
của ngành, lĩnh vực thực hiện hoặc phải sử dụng những phương tiện kỹ thuật đặc biệt
thực hiện thì Cơng chứng viên cần phải u cầu giám định. Hiện nay chưa có quy định về
việc giám định trong hoạt động công chứng mà chỉ quy định về giám định tư pháp.

- Giám định tư pháp là việc người giám định tư pháp sử dụng kiến thức, phương tiện,
phương pháp khoa học, kỹ thuật, nghiệp vụ để kết luận về chun mơn những vấn đề có
liên quan đến hoạt động điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự, giải quyết vụ việc
dân sự, vụ án hành chính theo trưng cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, người tiến hành tố
tụng hoặc theo yêu cầu của người yêu cầu giám định theo quy định của pháp luật.
Đặc trưng cơ bản của hoạt động giám định tư pháp là hoạt động chuyên môn do
chuyên gia thực hiện. Để phục vụ cho việc giải quyết các vụ án, cơ quan tiến hành tố tụng
có thể sử dụng nhiều biện pháp khác nhau nhằm thu thập chứng cứ và một trong những
biện pháp đó là trưng cầu giám định tư pháp. Theo quy định của pháp luật tố tụng thì
trong một số trường hợp bắt buộc hoặc khi xét thấy cần thiết cho việc giải quyết vụ án, cơ
quan tiến hành tố tụng có thể trưng cầu giám định tư pháp. Cơ quan tiến hành tố tụng có
thể trưng cầu bất cứ chuyên gia nào có kiến thức về lĩnh vực chuyên môn liên quan đến vụ
án để thực hiện giám định. Khi thực hiện giám định, người giám định tư pháp phải sử
dụng những kiến thức nghiệp vụ, phương pháp phù hợp và phải thực hiện đúng các quy
chuẩn chuyên môn của từng lĩnh vực cụ thể để thực hiện giám định và phải chịu trách


nhiệm cá nhân về kết luận giám định do mình thực hiện. Xuất phát từ nguyên tắc chịu
trách nhiệm cá nhân nên khi thực hiện giám định, người giám định khơng phải chịu chi
phối từ phía cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền. Hoạt động giám định tư pháp
khơng mang tính quyền lực nhà nước. Mục đích hoạt động Giám định tư pháp được thực
hiện nhằm cung cấp các chứng cứ để phục vụ cho việc giải quyết các vụ án của các cơ
quan tiến hành tố tụng. Ngoài ra, hiện nay, nhu cầu cần giám định để phục vụ công tác
quản lý Nhà nước, thanh tra, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ, giao dịch dân sự của tổ chức,
cá nhân ngày một nhiều.
Trên cơ sở quy định về hoạt động giám định tư pháp như trên, thì trong hoạt động
cơng chứng khi có những trường hợp mà Công chứng viên thấy cần thiết phải giám định,
sử dụng kết quả giám định làm căn cứ để thực hiện cơng chứng giao dịch thì có thể u
cầu giám định từ cơ quan có thẩm quyền.
2. Các trường hợp xác minh, giám định trong hoạt động công chứng

Trong hoạt động công chứng việc xác minh, giám định là một trong những hoạt
động nghiệp vụ quan trọng của Công chứng viên trong việc chứng nhận các hợp đồng,
giao dịch đúng quy định của pháp luật. Để văn bản cơng chứng có giá trị chứng cứ cần
phải chấp hành đúng các quy định của pháp luật chung và đặc biệt là pháp luật chuyên
ngành về công chứng.
Luật công chứng năm 2014 quy định những trường hợp xác minh, giám định trong
hoạt động công chứng như sau:
- Khoản 5 Điều 40 quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch: “Trong trường hợp có căn
cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng,
giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của
người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mơ tả cụ
thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của
người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định;
trường hợp khơng làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng".
- Khoản 2 Điều 56 quy định về công chứng di chúc: "Trường hợp công chứng viên nghi
ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và
làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị
lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì cơng chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ,
trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối cơng chứng di chúc đó.
Trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người u cầu cơng chứng
khơng phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này nhưng
phải ghi rõ trong văn bản công chứng"


- Điều 57 Khoản 3 quy định về công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản: "Công
chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng
đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng
di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là
khơng đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu
công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.

Tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng
văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc cơng chứng".
Mục đích của việc xác minh trong hoạt động công chứng là để bảo đảm tính xác
thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Các nội dung cần xác minh trong hoạt động cơng
chứng có thể: xác minh về chủ thể (tư cách của chủ thể, tính xác thực của chủ thể), về
năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, về đối tượng của hợp đồng, giao
dịch, về các giấy tờ pháp lý liên quan (giấy tờ chứng minh về quyền của chủ thể, giấy tờ
về tài sản) và các thông tin do các bên tham gia hợp đồng, giao dịch cung cấp.
Như vậy, đối với hoạt động công chứng nhiều trường hợp phải thực hiện xác minh,
giám định do có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa,
cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc
đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mơ tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị
người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Công
chứng viên tiến hành xác minh để bảo đảm được an tồn pháp lý cao cho văn bản cơng
chứng. Xác minh, giám định trong hoạt động công chứng do Công chứng viên hoặc có thể
do cơ quan có chức năng thực hiện nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng cứ từ các đối
tượng cần xác minh. Từ đó, để có cơ sở cho Cơng chứng viên xác nhận chính xác người
tham gia giao dịch có đủ năng lực hành vi dân sự hoặc mục đích, nội dung của hợp đồng,
giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội hoặc đối tượng của hợp
đồng giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người
tham gia hợp đồng, giao dịch. Xác minh, giám định trong hoạt động công chứng là xem
xét những sự việc có thật liên quan tới nội dung cần công chứng để làm căn cứ đánh giá,
kết luận cho hành vi công chứng của Công chứng viên đúng quy định. Việc xác minh,
giám định là để làm rõ tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ
chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, bảo đảm hành lang pháp lý
an toàn, ngăn ngừa các tranh chấp xảy ra.
Trong hoạt động công chứng những sự việc cần xác minh, giám định mà bỏ qua
hoặc xác minh, giám định khơng chính xác sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của những
người liên quan khi tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch. Trong thủ tục, trình tự
cơng chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và xử lý hồ sơ rất quan

trọng, các bước tác nghiệp này cần có nhận định chính xác, cần có kỹ năng nghề nghiệp
mới nhận biết được vấn đề cần xác minh, giám định. Công chứng viên phải xác định
được pháp luật liên quan để áp dụng và yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết để chứng minh.
Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự
hoặc mất năng lực hành vi dân sự một phần, Công chứng viên cần phải kiểm tra bằng
những câu hỏi liên quan đến nội dung của hợp đồng, giao dịch để xác minh năng lực
hành vi dân sự.
3. Đối tượng cần xác minh, giám định trong hoạt động công chứng
Việc yêu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch hết sức đa dạng, cụ thể như:
chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà, thế chấp tài sản, phân chia tài sản chung,
tài sản riêng của vợ chồng, khai nhận di sản thừa kế… Trong mỗi loại hợp đồng, giao dịch
yêu cầu công chứng đều liên quan đến nhiều vấn đề cần phải xác minh, giám định khác
nhau. Kết quả xác minh, giám định để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực, tính
chính xác của hợp đồng, giao dịch. Xác minh, giám định trong hoạt động công chứng có
thể thực hiện theo các biện pháp và kinh nghiệm sau: Biện pháp đơn giản là Công chứng
viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người
yêu cầu công chứng để đạt được mục đích xác minh hoặc Cơng chứng viên phải đến nơi
cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng cứ các vấn đề cần xác minh. Trường hợp phức
tạp phải yêu cầu cơ quan có chức năng giám định sau đó cung cấp thơng tin kết luận việc
giám định cho Công chứng viên.
Thực tế trong hoạt động tại một số tổ chức hành nghề công chứng, những đối
tượng cần phải xác minh, giám định trong quá trình tác nghiệp của Cơng chứng viên, có
thể là:
- Năn lực hành vi của người tham gia giao dịch công chứng
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, thông qua việc trao đổi và nghiên cứu hồ sơ,
nếu Công chứng viên nhận thấy người có liên quan đến nội dung yêu cầu cơng chứng có
những dấu hiệu bất thường về tinh thần, tâm lý, về sự thể hiện ý chí… thì phải dùng kỹ
năng nghề và biện pháp nghiệp vụ để xác định về trạng thái tinh thần và tâm lý của người

đó. Nếu có những dấu hiệu có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc bị hạn chế
hoặc mất năng lực hành vi dân sự … thì phải tạm dừng việc công chứng và yêu cầu giám
định pháp y tâm thần để xác định khả năng nhận thức, làm chủ hành vi và thể hiện ý chí
của người đó.
- Các giấy tờ về tài sản
Việc xác minh, giám định đối với các giấy tờ về tài sản trong q trình thực hiện
cơng chứng là việc Cơng chứng viên xem xét các giấy tờ chứng minh về quyền sở hữu,


quyền sử dụng tài sản có được cấp đúng thẩm quyền hay khơng, hiện trạng thực tế của tài
sản có đúng với tình trạng pháp lý được ghi nhận trong giấy tờ về tài sản hay không?
Con dấu, chữ viết, chữ ký của người có thẩm quyền, thời gian cấp giấy tờ có đúng với
trình tự thủ tục pháp luật quy định hay khơng?
Thực tế cho thấy có rất nhiều trường hợp hiện trạng thực tế của tài sản đã thay đổi
so với hiện trạng được ghi nhận theo giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng cấp
cho chủ sở hữu nhà ở ghi nhận: nhà có 1 tầng, nhưng thực tế chủ sở hữu đã xây dựng, sửa
chữa lại, thêm nhiều tầng nữa. Trong những trường hợp như vậy, Công chứng viên phải
trao đổi kỹ với các bên hoặc tiến hành xác minh về hiện trạng và tình trạng pháp lý của
tài sản, để bảo đảm cho việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch được chính xác, tránh tranh
chấp về sau.
Việc xác minh, giám định có thể được tiến hành tại các cơ quan có thẩm quyền
cấp giấy tờ về quyền sử hữu, quyền sử dụng tài sản như: Phịng Cảnh sát giao thơng
đường bộ (đối với xe oto, mô tô, xe máy …), Sở Giao thông vận tải (đối với phương tiện
thủy nội địa), Văn phòng đăng ký đât đai (đối với nhà ở, quyền sử dụng đất…). Ngồi ra
CCV có thể xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có tài sản hoặc nơi cư trí của người
u cầu cơng chứng.
- Giấy tờ tùy thân, giấy tờ hộ tịch
Đối với giấy tờ tùy thân của người tham gia giao dịch cơng chứng thì chứng minh
nhân dân là giấy tờ quan trọng nhất, nhưng thường xuyên bị các đối tượng làm giả mạo
hoặc tẩy xóa, sửa chữa.

Việc kiểm tra giấy tờ tùy thân là để nhận diện thông tin căn cước của người tham
gia giao dịch công chứng (ngày tháng năm sinh, họ tên, nơi thường trú…) có phù hợp với
các địa điểm ghi trên giấy tờ tùy thân hay khơng hoặc có phù hợp với thông tin trên các
loại giấy tờ khác như hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn … hay không?
Thực tế xảy ra nhiều trường hợp người yêu cầu cơng chứng khơng phải là người
có tên trên giấy tờ tùy thân, nhưng lại sử dụng các thủ đoạn giả mạo, gian dối để thay
hình, chèn hình, chèn đặc điểm nhận dạng vào giấy tờ tùy thân, để qua mặt CCV thực
hiện thành công thủ đoạn giả mạo, gian dối.
Ngoài ra, đối với các giấy tờ hộ tịch của người yêu cầu công chứng như giấy
chứng nhận kết hôn, hộ khẩu, giấy xác nhận tình trạng hơn nhân, giấy khai sinh, giấy
chứng tử … Công chứng viên cũng phải kiểm tra kỹ hoặc tiến hành xác minh tại cơ quan
có thẩm quyền cấp các loại giấy tờ này nếu thấy có những nghi vấn về việc giả mạo giấy
tờ.


- Tài sản
Việc kiểm tra, xác minh tài sản là vấn đề rất phức tạp, liên quan đến nhiều quy
định pháp luật, nhiều cơ quan có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức có liên quan, mất nhiều
thời gian. Nội dung xác minh có thể là: về tình trạng hiện hữu của tài sản, tình trạng pháp
lý của tài sản trong thực tế với các giấy tờ về tài sản.
Có rất nhiều trường hợp thực tế tài sản khơng cịn hiện hữu nữa, mà chỉ còn giấy
tờ chứng minh về quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền sử dụng đất và nhà trên đất
đã bị Nhà nước thu hồi, giải tỏa hoặc bị phá dỡ nhưng chưa thu hồi giấy chứng nhận
quyền sở hữu, quyền sử dụng. Nếu Công chứng viên thấy có căn cứ để nghi vấn nhưng
khơng tiến hành xác minh, dẫn tới việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch khi tài sản khơng
cịn trên thực tế sẽ dễn đến tranh chấp và nếu phát sinh thiệt hại thì Cơng chứng viên có
khả năng phải chịu bồi thường.
Đối với nhà ở, các phát sinh thường gặp là nhà được xây dựng tăng thêm diện tích
sử dụng, làm thay đổi hiện trạng, kết cấu nhà mà phần tăng thêm này không được chứng
nhận sở hữu theo quy định pháp luật.

Đối với các tài sản khác không phù hợp giữa tài sản thực tế và giấy tờ chứng minh
quyền sở hữu như các phương tiện thủy nội địa, tàu biển đã có thay đổi về kích thước,vật
liệu đóng, thay đổi tính năng sử dụng nhưng khơng được chứng nhận quyền sở hữu và
không được cập nhật trên giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
Như vậy việc xác minh, yêu cầu giám định của Công chứng viên khi tác nghiệp là
rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi cho người tham gia giao dịch cơng chứng, tránh chanh
chấp có thể xảy ra và phịng ngừa giả mạo trong hoạt động cơng chứng.
II.THỰC TIỄN VIỆC XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CƠNG
CHỨNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÁP LUẬT
1. Thực tiễn hoạt động xác minh, giám định trong hoạt động công chứng
a. Công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung cơng chứng nhưng lại khơng đương
nhiên có quyền thực hiện xác minh, giám định tất cả nội dung trong hợp đồng công
chứng.
- Luật công chứng năm 2014 – Tại Điều 46 quy định người yêu cầu công chứng phải chịu

trách nhiệm về tính hợp pháp và tính chính xác của các giấy tờ đem đến cơng chứng.
Theo đó, cơng chứng viên phải bảo đảm các nội dung như chứng nhận người tham gia hợp
đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự; mục đích, nội dung của
hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người


tham gia hợp đồng, giao dịch. Trách nhiệm khá rõ ràng, nếu Cơng chứng viên cố tình làm
sai để trục lợi thì xử lý hình sự, vơ ý thì phải bồi thường dân sự.
- Theo yêu cầu của Luật Công chứng 2014, tại cuối mỗi văn bản, hợp đồng được cơng

chứng, đều sẽ có phần đề “lời chứng của cơng chứng viên”. Nội dung lời chứng của công
chứng viên cũng phần nào thể hiện trách nhiệm, phạm vi công việc mà công chứng viên
phải thực hiện. Lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công
chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn tồn tự nguyện, có năng lực

hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch khơng vi phạm pháp luật,
không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là
chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.
- Quy trình thực hiện việc cơng chứng được quy định tại Điều 40 của Luật công chứng năm

2014 còn khá đơn giản, chưa chú trọng khâu xác minh, giám định. Trong quá trình tiếp
nhận và thực hiện u cầu cơng chứng, nếu có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng
chứng có vấn đề chưa rõ thì cơng chứng viên có quyền đề nghị người yêu cầu công chứng
làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác
minh hoặc u cầu giám định. Chứ khơng có những nội dung bắt buộc Công chứng viên
tiếp xúc, hỏi han để thẩm tra, đánh giá về ý chí, nguyện vọng, mục đích giao dịch, năng
lực hành vi của các bên và cũng khơng có nội dung bắt buộc về việc Công chứng viên
đánh giá, xem xét thực tế về giấy tờ, tài liệu do các bên xuất trình hay khơng? Do đó, khi
đối tượng chủ thể (trong các giao dịch luôn là bên bán, bên chuyển nhượng hoặc bên ủy
quyền) qua mặt Công chứng viên ký hợp đồng ủy quyền định đoạt tài sản hoặc hợp đồng
mua bán, chuyển nhượng tài sản và được Công chứng viên chứng nhận, đều phù hợp với
quy trình theo quy định tại Điều 40 Luật công chứng năm 2014.
Như vậy, Luật công chứng cũng như các văn bản pháp lý có liên quan trong lĩnh
vực công chứng chưa thực sự tạo ra một cơ chế pháp lý ổn định, đồng nhất để có thể hỗ
trợ tích cực cho Cơng chứng viên trong việc xác minh, kiểm tra và xử lý giấy tờ giả. Do
đó, các Cơng chứng viên gặp rất nhiều khó khăn, khơng được cung cấp đầy đủ thơng tin
chính xác từ phía các cơ quan chức năng trong q trình hành nghề. Đây chính là một
trong những nguyên nhân thực tế dẫn đến việc còn xảy ra rất nhiều những vụ việc giả mạo
người, giả mạo giấy tờ trong hoạt động công chứng.
b. Cam đoan của các bên trong văn bản cơng chứng về tính xác thực của giấy tờ và
khơng đề nghị Công chứng viên phải xác minh
Trong hợp đồng giao dịch có một điều khoản cam kết giữa các bên: Cam đoan về
hiệu lực của văn bản, không đề nghị Cơng chứng viên phải xác minh. Ví dụ như:Trong
một hợp đồng đặt cọc (đã được công chứng) để bảo đảm thực hiện giao dịch chuyển

nhượng quyền sử dụng đất có nội dung như sau: Bên A và Bên B cam đoan đã xem xét kỹ
tất cả các giấy tờ liên quan, biết rõ về Bên A, biết rõ về tài sản đặt cọc để mua bán và giấy
tờ chứng minh quyền sở hữu là có thật, tình trạng pháp lý - hạn chế quyền sử dụng (tình
trạng bị kê biên, tranh chấp, xử lý nợ…) và không đề nghị Công chứng viên phải xác
minh và yêu cầu giám định.
Hoặc trong một hồ sơ khác liên quan đến việc công chứng hợp đồng chuyển
nhượng quyền sử dụng đất, bên chuyển nhượng ký kết hợp đồng này dựa trên cơ sở nhận
ủy quyền từ người sử dụng đất (thông qua hợp đồng ủy quyền). Trong hồ sơ cơng chứng,
bên nhận ủy quyền có cam đoan rằng “Hợp đồng ủy quyền vẫn còn hiệu lực và tự chịu
trách nhiệm với cam đoan của mình”.
Vấn đề đặt ra là nếu các bên thỏa thuận không đề nghị Công chứng viên phải xác
minh, yêu cầu giám định, hoặc cam đoan rằng văn bản ủy quyền vẫn còn hiệu lực, thì có
đồng nghĩa rằng trách nhiệm của cơng chứng viên sẽ được loại trừ hay không? Nghĩa là
công chứng viên sẽ khơng có trách nhiệm xác minh, giám định, kiểm tra hiệu lực của các
văn bản được dùng làm cơ sở để công chứng hợp đồng? Câu trả lời là: cam đoan của các
bên về tính hợp pháp của giao dịch, về hiệu lực của các văn bản liên quan không phải là
cơ sở để miễn trừ trách nhiệm của công chứng viên. Nếu công chứng viên vẫn thực hiện
công chứng mà dẫn đến thiệt hại cho cá nhân, tổ chức, thì chủ thể bị thiệt hại có quyền
khởi kiện tại Tòa án để yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng bồi thường. Trong vụ việc
nêu trên (cam kết về hợp đồng ủy quyền vẫn còn hiệu lực), Tòa án nhận định rằng việc
công chứng viên công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất do tin tưởng
theo cam đoan của người được ủy quyền để thực hiện công chứng, mà không kiểm tra về
thời hạn ủy quyền thực tế đã hết hay chưa là thiếu sót. Đây là một trong những nguyên
nhân dẫn đến thiệt hại của người mua, khi mà người mua thực tế đã thanh tốn tiền theo
hợp đồng được cơng chứng.
c. Vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo trong hoạt động công chứng diễn ra phổ biến,
phức tạp
Vấn nạn giấy tờ giả nói chung và giấy tờ giả trong hoạt động công chứng nói riêng
đã và đang xảy ra một cách tràn lan, mất kiểm soát. Việc giả mạo giấy tờ, giả mạo người

tham gia công chứng trong thời gian gần đây rất đáng lo ngại và đã gây nên hậu quả nặng
nề cho xã hội. Đã có những trường hợp một người dùng một hoặc nhiều tài sản thật hoặc
ảo với giấy tờ giả, thủ đoạn khác nhau đã lừa được hàng chục lần, chiếm đoạt tài sản của
nhiều cá nhân, tổ chức và đã “qua mặt” được nhiều Công chứng viên của các tổ chức hành
nghề công chứng khác nhau. Các loại giấy tờ làm giả rất đa dạng: Từ chứng chỉ ngoại
ngữ, tin học, bằng đại học, giấy xác nhận số CMND, CMND và giấy tờ có giá trị lớn như


đăng ký xe máy, ô tô, giấy tờ nhà, đất, sổ đỏ, sổ hồng...Hầu như ngày nào cũng có thơng
tin


các đơn vị công chứng gặp nạn giả giấy tờ. Có rất nhiều trường hợp Cơng chứng viên là
nạn nhân, khơng phải chỉ riêng các Văn phịng cơng chứng mà kể cả Cơng chứng viên của
các Phịng cơng chứng nhà nước. Địa bàn không chỉ tập trung ở các đô thị mà các tỉnh
cũng đều có. Về thiệt hại vật chất, tuy chưa có thống kê chính thức, nhưng qua báo chí, có
ngân hàng đã bị lừa cả ngàn tỷ đồng với “ đống giấy tờ giả”, có cá nhân đã bị chiếm đoạt
hàng chục, hàng trăm tỷ đồng với hình thức giả mạo giấy tờ hoặc chủ thể “qua mặt” được
cơng chứng.
- Vụ việc giả mạo giấy tờ: Ơng Lại Văn X sinh năm 1950 và vợ là Bà Hoàng Thu L sinh

năm 1955 muốn chuyển nhượng quyền sử dụng đất của mình tại tỉnh Bắc Ninh cho ơng
Trần Trọng Y sinh năm 1977 và vợ là Bà Nguyễn Lan A sinh năm 1980 và có đến Văn
phịng cơng chứng V, tỉnh Bắc Ninh và gặp công chứng viên Nguyễn Văn H yêu cầu soạn
thảo và công chứng “Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất”, sau khi Công chứng
viên yêu cầu xuất trình bản sao giấy tờ tùy thân, đăng ký kết hôn, giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất, sau khi thụ lý hồ sơ Công chứng viên H tiến hành kiểm tra chứng minh nhân
dân và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn.
Sau khi kiểm tra công chứng viên H thấy bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất của vợ chồng Ông X, Bà L tại mặt sau trang bổ sung giấy chứng nhận có những đường

nét của chữ viết tay không đường liền mạch, chỗ mờ chỗ nét, công chứng viên H đã hỏi
Ơng X về nguồn gốc, tình trạng nhà, thì Ơng X có dấu hiệu lúng túng, ngập ngừng khi trả
lời câu hỏi, nghi ngờ Ông X là có dấu hiệu khả nghi, nên cơng chứng viên đã kiểm tra kỹ
giấy tờ bản gốc thì phát hiện giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của Ông X đã chuyển
nhượng hết phần diện tích đất ở và một phần đất nông nghiệp nhưng trên trang bổ sung
giấy chứng nhận đã có dấu hiệu cạo và tẩy xóa ghi bằng tay là đất ở cịn lại diện tích là 75
m2, sau một q trình trao đổi thì Ơng X đã kể lại do đã bán cho gia đình khác trước đây
nhưng khơng biết họ cắt hết đất ở chỉ cịn lại đất vườn và trang bổ sung đã bị tẩy xóa ghi
lại nên khơng biết. Sau đó cơng chứng viên đã từ chối cơng chứng, giải thích quyền lợi và
nghĩa vụ của hai bên.
- Vụ việc giả mạo người tham gia giao dịch cơng chứng: Ngày 23/4/2018, Phịng
Cơng chứng số 1 tỉnh Gia Lai thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng thế chấp tài
sản giữa bên thế chấp là bà A và bên nhận thế chấp là Ngân hàng B. Sau khi kiểm tra,
đối chiếu chứng minh nhân dân, cơng chứng viên nhận thấy có nhiều điểm nghi vấn như:
Ảnh trong chứng minh nhân dân khơng có dấu giáp lai nổi, ảnh bị dán vào không trùng
khớp với ơ vng trên chứng minh nhân dân. Do đó, công chứng viên đã lăn tay điểm
chỉ và qua đối chiếu dấu vân tay của người yêu cầu công chứng trên hợp đồng thế chấp
và dấu vân tay trên chứng minh nhân dân của bà A thì khơng trùng khớp. Tuy nhiên,
người yêu cầu công chứng không thừa nhận hành vi giả mạo, cứ khẳng định mình là bà A


và đã bỏ về. Sau đó, cơng chứng viên ngừng thực hiện giao dịch hồ sơ và tiến hành lập
biên bản tạm thu giữ các giấy tờ của bà A, gửi Phịng Kỹ thuật hình sự, Cơng an tỉnh Gia
Lai để yêu cầu giám định. Hôm sau, bà A (chủ thể thật) mới lên Phịng Cơng chứng và
thừa nhận hành vi là nhờ người cùng làng, giả đi công chứng để vay tiền. Gia Lai là địa
phương có nhiều dân tộc thiểu số cùng sinh sống, các đối tượng đã lợi dụng sự thiếu hiểu
biết và hồn cảnh khó khăn của bà con người dân tộc thiểu số để lừa đảo. Điều đáng nói
ở đây là, các đối tượng sẽ không trực tiếp giả mạo chủ thể là người yêu cầu cơng chứng
mà sẽ thơng đồng, móc nối với người làm chứng để làm chứng sai sự thật. Người làm
chứng mà đối tượng giả mạo lợi dụng là người có uy tín trong làng, sau mỗi lần làm

chứng vậy sẽ được chia một khoản tiền; đa số các vụ lừa đảo là người không biết chữ, chỉ
biết lăn tay, đối tượng dẫn lên văn phịng cơng chứng ký hợp đồng chuyển nhượng quyền
sử dụng đất nhưng nói dối là làm thủ tục vay vốn ngân hàng.
d. Thực trạng thiếu trang bị máy móc, cơng nghệ hỗ trợ hoạt động xác minh, giám định
trong hoạt động cơng chứng
Với trình bày nêu trên là hiện nay vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo trong hoạt
động công chứng diễn ra rất phức tạp. Đặc biệt, giấy tờ giả được tạo ra rất tinh vi và hiện
đại; bằng kỹ năng quan sát thông thường thì rất khó phát hiện ra. Do đó, chuyện các Công
chứng viên cũng như các bên tham gia giao dịch công chứng bị qua mặt là chuyện rất dễ
xảy ra trên thực tế. Do vậy, để phát hiện ra các dấu hiệu giả mạo trong giấy tờ đó cũng cần
phải sử dụng đến một số các thiết bị máy móc, cơng nghệ hiện đại, tinh vi.
Tuy nhiên, các trang thiết bị, cũng như máy móc được sử dụng tại các tổ chức hành
nghề công chứng hiện nay đa số chỉ có các thiết bị văn phịng cơ bản, có sử dụng công
nghệ thông tin. Các tổ chức hành nghề cơng chứng trang bị các thiết bị, máy móc chun
dụng trong việc phát hiện các dấu hiệu giả mạo trong giấy tờ hiện nay cịn rất thơ sơ và
hạn chế. Hầu hết là các tổ chức hành nghề công chứng cịn thiếu các thiết bị, máy móc
hiện đại hỗ trợ cho việc phát hiện giấy tờ giả mạo trong hoạt động cơng chứng. Đây cũng
chính là một trong những ngun do mà các Cơng chứng viên khó khăn trong việc phát
hiện các dấu hiệu giả mạo trong giấy tờ công chứng.
e. Hiện tượng bỏ sót, bỏ lọt các hành vi vi phạm liên quan đến giấy tờ giả, giả mạo người
tham gia giao dịch công chứng của các cơ quan chức năng có thẩm quyền xử lý
+ Trên thực tế các trường hợp Công chứng viên phát hiện ra hoặc nghi ngờ giấy tờ
giả mạo hoặc người giả mạo thì cũng chỉ dừng ở cấp độ từ chối công chứng, mà khơng có
quyền giữ người giả mạo hay thực hiện việc thu giữ giấy tờ.
Đối với những trường hợp phát hiện ra việc giả mạo giấy tờ, mạo danh người khác


ký kết hợp đồng, giao dịch xảy ra tại tổ chức cơng chứng, thì Cơng chứng viên chỉ có thể
lập biên bản tạm giữ giấy tờ để tiến hành ngay mà thông thường nhanh nhất cũng phải
mất nhiều ngày làm việc. Tổ chức hành nghề cơng chứng cũng khơng có thẩm quyền tạm

giữ người bị tình nghi. Khi tiến hành lập biên bản để tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo,
đa số các trường hợp người vi phạm từ chối ký biên bản và tự ý bỏ về. Do khơng khẳng
định chính xác và chắc chắn về thân nhân cá nhân vi phạm, địa chỉ của cá nhân vi phạm
nên sau khi có kết quả xác minh tại cơ quan có thẩm quyền, tổ chức hành nghề cơng
chứng cũng chỉ dừng ở mức độ trình báo tin về tội phạm và chuyển hồ sơ vụ việc cho cơ
quan có thẩm quyền để xử lý.
+ Cơ quan tiến hành tố tụng rất ít khi khởi tố các đối tượng liên quan đến giấy tờ
giả nói chung và cả các vụ việc do các tổ chức hành nghề công chứng phát hiện và báo
cáo nói riêng với lý do chưa gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Điển hình có thể nói đến hoạt động của Phịng cơng chứng số 7 TP Hồ Chí Minh.
Tháng 12/209 trong q trình hoạt động phát hiện một vụ việc sử dụng hợp đồng ủy
quyền giả để mua bán nhà đất. Vụ việc này cũng được Phịng cơng chứng số 7 chuyển hồ
sơ đến Cơ quan CSĐT Công an quận 6 để điều tra từ tháng 12-2018 và sau đó tiếp tục có
cơng văn nhưng vẫn chưa nhận được thông tin giải quyết từ cơ quan này.
Một vụ việc mới nhất cũng xảy ra tại Phòng công chứng số 7. Cụ thể, ngày 19-7,
Công chứng viên tạm giữ sổ đỏ của bà NTN (trú Bình Tân) để xác minh giấy tờ giả. Vụ
này, bà N. đến phịng cơng chứng làm thủ tục ký bán thửa đất hơn 300 m2 tại quận Bình
Tân với giá 1,5 tỉ đồng. Qua đối chiếu, Công chứng viên phát hiện các giấy tờ khác như
CMND, trước bạ, hồ sơ thừa kế… là thật nhưng sổ đỏ có dấu hiệu giả nên chuyển đến Chi
nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai quận Bình Tân để xác minh thơng tin. Ơng Hồng
Mạnh Thắng, Trưởng Phịng cơng chứng số 7, cho biết phải chờ văn bản trả lời kết quả
xác minh giấy chứng nhận của cơ quan cấp giấy thì mới có cơ sở để chuyển hồ sơ qua cơ
quan điều tra công an quận để đề nghị điều tra và khởi tố theo đúng quy định. Tuy nhiên
các cơ quan chức năng có thẩm quyền xử lý ln trong tình trạng khơng trả lời công văn
báo cáo từ tổ chức hành nghề công chứng.
Chính vì khơng có sự xử lý nghiêm khắc, triệt để từ các cơ quan chức năng có thẩm
quyền nêu trên mà tình trạng làm giả giấy tờ xảy ra tràn lan, mất kiểm sốt. Điều này
khơng chỉ gây nguy hại lớn cho người dân, cho xã hội mà còn là một nỗi ám ảnh đối với
Công chứng viên, tâm lý bất an có thể bị “lừa” bất cứ khi nào.
f. Kỹ năng hành nghề, chuyên môn nghiệp vụ của Cơng chứng viên cịn yếu kém

Ngồi những ngun nhân khách quan do ra thì việc để xảy ra những vi phạm, sai
sót trong việc xác minh, giám định dẫn đến tình trạng giấy tờ giả, người giả lọt qua cửa
công


chứng chính là do kỹ năng hành nghề, chun mơn nghiệp vụ của nhiều Cơng chứng viên
hiện nay cịn yếu kém, kiến thức cũng như khả năng nhận biết về tài liệu, giấy tờ giả còn
thiếu và yếu.
Khi tác nghiệp, Công chứng viên ở một số địa phương hầu như chỉ biết dựa vào hệ
thống mạng liên kết nội bộ của ngành tư pháp địa phương, có thể gọi là “mạng ngăn
chặn” và “mạng thông tin giao dịch công chứng”, mà không được liên kết và truy cập
thông tin của hệ thống dữ liệu đất đai của cơ quan công an nơi cấp giấy tờ tùy thân, để
xác minh xem các giấy tờ đó có thơng tin phù hợp hay không.
Một số Công chứng viên khi tác nghiệp không thực hiện việc xác minh tại UBND
phường, xã, thị trấn nơi có bất động sản và nơi thường trú của người chủ tài sản để kiểm
tra thông tin liên quan hay về hiện trạng có thay đổi giữa thực tế và chứng từ pháp lý hay
không mà chỉ dựa vào cam kết của các bên ghi nhận trong hợp đồng, giao dịch. Đặc biệt
hoạt động công chứng tại một số địa phương đang gặp vấn nạn người mạo danh, giấy tờ
giả mạo rất phức tạp, gây những hậu quả pháp lý không hề nhỏ cho cư dân và xã hội.
3. Một số giải pháp hoàn thiện pháp luật về xác minh, giám định trong hoạt
động công chứng
Từ những thực trạng nêu trên cho thấy, vấn đề xác minh, giám định trong hoạt
động cơng chứng hiện nay cịn gặp rất nhiều khó khăn. Dẫn đến nhiều vụ việc sai phạm
xảy ra trong lĩnh vực công chứng, đặc biệt là vấn nạn giấy tờ giả và người giả mạo khi
tham gia giao dịch cơng chứng. Từ đó dẫn đến rất nhiều những thiệt hại về vật chất cho
cả người tham gia giao dịch cơng chứng lẫn Cơng chứng viên. Để khắc phục tình trạng
này tác giả xin được đề xuất một số giải pháp sau đây:
a, Nhóm các giải pháp nhằm xây dựng cơ chế pháp lý đảm bảo cho Công

chứng viên thực hiện quyền xác minh
Vấn đề xác minh, giám định trong hoạt động cơng chứng hiện nay cịn gặp nhiều
khó khăn, bất cập do hệ thống pháp luật còn nhiều chồng chéo, không thống nhất, các văn
bản hướng dẫn chưa kịp thời dẫn đến khi công chứng hợp đồng, giao dịch các giấy tờ
không hợp lệ, thiếu, không đầy đủ. Vấn đề này do nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có
sự không đồng bộ của hệ thống pháp luật làm cho việc xác minh, giám định trong công
chứng phải tốn kém, mất nhiều thời gian, công sức.
Thứ nhất, xây dựng quy trình cơng chứng trong Luật cơng chứng năm 2014 theo
hướng chi tiết và cụ thể hơn. Đặc biệt tạo ra cơ chế cho Cơng chứng viên có thẩm quyền
được tiến hành hoạt động xác minh, giám định tất cả những vấn đề trong nội dung được
cơng chứng. Vì hiện tại Luật Công chứng quy định Công chứng viên phải chịu trách
nhiệm với nội dung của giao dịch công chứng nhưng chưa mặc nhiên cho Công chứng


viên quyền được xác minh, giám định những nội dung trong giao dịch công chứng.
Thứ hai, Xây dựng bổ sung quy chế phối hợp và xử lý tin báo, cung cấp tài liệu
chứng cứ liên quan đến các hành vi vi phạm trong hoạt động công chứng giữa các tổ chức
hành nghề công chứng với các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Trên cơ sở đó các cơ
quan có trách nhiệm, nghĩa vụ xử lý thông tin, tiến hành kiểm tra xác minh các hành vi vi
phạm để xử lý theo quy định của Pháp luật.
Thứ ba, đẩy nhanh tốc độ, cách thức, giải pháp, xây dựng quy chế khai thác, sử
dụng cơ sở dữ liệu công chứng để nâng cao hiệu quả việc quản lý, khai thác, sử dụng,
cung cấp và cập nhật dữ liệu thông tin công chứng được kịp thời. Một khi đã phát hiện
được chủ thể giả mạo thì đưa lên hệ thống cơ sở dữ liệu để các tổ chức hành nghề công
chứng ở địa phương biết được đối tượng, ngăn chặn, tránh tình trạng đối tượng không giả
mạo chủ thể được ở tổ chức hành nghề cơng chứng này thì đi đến tổ chức hành nghề công
chứng khác để tiếp tục hành vi giả mạo.
b, Giải pháp đối với các cơ quan, tổ chức hữu quan
- Các cơ quan có thẩm quyền liên quan tới việc cần xác minh, giám định trong
hoạt động cơng chứng cần có cơ chế để phối hợp và tạo điều kiện cho Cơng chứng viên

thực hiện có hiệu quả việc tiến hành xác minh, giám định của mình.
- Tăng cường công tác phát hiện, điều tra, xử lý các tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm

các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động cơng chứng nhằm phịng ngừa và
ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật này.
- Việc xử lý trách nhiệm các đối tượng làm giả giấy tờ, hồ sơ tài liệu công chứng, giả mạo

chủ thể khi tham gia giao dịch trong lĩnh vực hình sự hoặc hành chính cịn tương đối nhẹ,
khơng đủ tính phịng ngừa, răn đe, trừng phạt. Lợi dụng vấn đề này, hoạt động của các
đối tượng nêu trên ngày càng tinh vi và gia tăng về số lượng. Vì vậy, cần có những quy
định chế tài nghiêm khắc hơn đối với các hành vi vi phạm của các đối tượng làm giả giấy
tờ liên quan đến hoạt động công chứng và hành vi giả mạo chủ thể. Đặc biệt, Cơ quan có
thẩm quyền cần nhanh chóng và quyết liệt hơn trong việc thực hiện việc điều tra, khởi tố
vụ án, bị can để xử lý nghiêm minh, truy cứu trách nhiệm hình sự đối với những hành vi
làm giả, sử dụng giấy tờ, tài liệu giả, giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài
sản, giả mạo người khác để tham gia ký kết các hợp đồng.
- Hậu quả từ việc giả mạo giấy tờ, giả mạo người trong hoạt động công chứng là rất nặng

nề. Do đó các ban, ngành chức năng cần tích cực, quyết liệt trong q trình giải
quyết nguồn tin tội phạm. Có biện pháp xử lý nghiêm minh hành vi xuất trình giấy tờ giả,
đưa người giả khi tham gia hoạt động công chứng, hành vi làm giả giấy tờ, tài liệu của cơ
quan tổ chức để tăng cường tính giáo dục, răn đe và phịng ngừa vi phạm. Cơ quan chức
năng, đặc biệt là báo chí cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền để người dân có sự cảnh


giác đối với loại tội phạm này
- Các cơ quan có chức năng tuyên truyền, phổ biến pháp luật cần tăng cường tuyên truyền,

phổ biến sâu rộng cho người dân, tổ chức biết được các quy định của pháp luật về xử lý vi
phạm hành chính, xử lý hình sự về giả mạo giấy tờ, chủ thể, thông tin về các thủ đoạn giả

mạo, mạo danh; nâng cao ý thức cảnh giác, tinh thần phát giác và tố giác các vi phạm
- Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, Hội Công chứng viên các địa phương cùng phối
hợp xây dựng phần mềm nhận diện giấy tờ, tài liệu có dấu hiệu giả mạo, trên cơ sở và
cách thức nhận diện những đặc điểm bảo an của giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD, hộ
chiếu…) và giấy tờ về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản. Phần mềm sẽ sử dụng đầu
đọc (mắt thần) sẽ soi chiếu, định dạng những đặc điểm bảo an của giấy tờ và xử lý thông
tin đã đọc để cho ra kết quả tương thích cho giấy tờ tài liệu được soi chiếu;
c, Giải pháp đối với các tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên
- Đối với các tổ chức hành nghề công chứng:
+ Cần trang bị đầy đủ hơn các máy móc, cơng cụ hỗ trợ cho Cơng chứng viên có
thể thực hiện việc kiểm tra, xác minh phát hiện ra những giấy tờ giả mạo trong hoạt động
công chứng một cách dễ dàng hơn. Từ thực tế nêu trên cho thấy ngày nay cơng nghệ càng
hiện đại thì các thủ đoạn, kỹ thuật làm giả giấy tờ càng hết sức tinh vi. Nếu chỉ dựa vào
“mắt thường” của Công chứng viên khó nhận biết được. Một số trường hợp sử dụng cơng
cụ thơng thường như dùng kính lúp Cơng chứng viên cũng có thể nên đã phát hiện ra.
Tuy nhiên, cách phân biệt này cũng mang tính tương đối.
Vì vậy cần đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại đáp ứng kịp thời phát hiện
những giấy tờ giả mạo trong hoạt động công chứng. Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp
chính đáng của người yêu cầu công chứng, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng
viên phải tuân thủ các quy định của pháp luật khi hành nghề, phải trang bị kiến thức sử
dụng máy móc, thiết bị hiện đại như kính hiển vi, phần mềm, … để vận dụng trong quá
trình kiểm tra giấy tờ, chứng nhận nội dung hợp đồng, giao dịch.
+ Ứng dụng công nghệ thơng tin, cơng nghệ trình độ cao cho các tổ chức hành
nghề công chứng, như sử dụng các máy quét dấu vân tay, máy soi, hệ thống camera giám
sát toàn bộ hoạt động công chứng như một số nơi đã áp dụng và cũng đã mang đến một số
hiệu quả nhất định trong việc phịng ngừa.
+ Các tổ chức cơng chứng có thể mời cán bộ cơng an phụ trách cấp giấy CMND về
tập huấn cách phân biệt thật, giả cho Cơng chứng viên, Chun viên trong tổ chức mình.
Sở tư pháp cần tham mưu cho UBND Tỉnh, Thành phố các địa phương thường xuyên tổ
chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác công chứng, chứng thực cho cán bộ

tư pháp, công chứng viên trên địa bàn thành phố. Trong đó chú trọng bồi dưỡng chuyên đề
về các giải pháp phịng ngừa, xử lý tình trạng giả mạo trong hoạt động công chứng, chứng
thực.
- Đối với công chứng viên:
Việc nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của Công chứng viên là một trong những giải
pháp quan trọng nhất nhằm khắc phục được tình trạng sai sót, vi phạm trong việc xác minh,
giám định trong quá trình hành nghề; đặc biệt là nạn giả mạo giấy tờ, giả mạo người trong
hoạt động công chứng; giúp cho Công chứng viên giảm thiểu được các rủi ro nghề nghiệp.
Để làm được việc này, địi hỏi phải có sự nỗ lực chính từ Cơng chứng viên, khơng ngừng
nâng cao trình độ chun mơn của bản thân thông qua các giải pháp sau đây:
Một là, ln tn thủ thực hiện đúng các trình tự, thủ tục và quy tắc đạo đức hành
nghề công chứng nhằm đảm bảo việc chứng nhận văn bản công chứng không vi phạm
pháp luật, không trái đạo đức xã hội; đồng thời, công chứng viên luôn khách quan, trung
thực, nêu cao tinh thần trách nhiệm trong quá trình hành nghề.
Hai là, không ngừng trau dồi, nâng cao bản lĩnh, tri thức, trách nhiệm nghề nghiệp
trong q trình hành nghề; ln tận tâm với công việc, phát huy năng lực, sử dụng kiến
thức chuyên môn, các kỹ năng nghề nghiệp để bảo đảm tốt nhất tính an tồn pháp lý cho
hợp đồng, giao dịch khi chứng nhận; có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công
chứng của cá nhân, tổ chức một cách nhanh chóng, kịp thời mà vẫn đảm bảo không vi
phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Ba là, nắm vững các quy định của pháp luật, thường xuyên nghiên cứu, cập nhật
những quy định mới của pháp luật, đồng thời yêu cầu về kinh nghiệm thực tiễn nghiệp vụ
cũng là yếu tố quan trọng đòi hỏi công chứng viên phải không ngừng học hỏi và trau dồi
kinh nghiệm thực tiễn.
Bốn là, thực hiện đúng quy trình và thủ tục công chứng, đảm bảo hợp đồng, giao
dịch ln được thực hiện đúng về hình thức và nội dung khi chứng nhận. Công chứng viên
cần kiểm tra, thẩm tra kỹ các giấy tờ pháp lý có trong thành phần hồ sơ u cầu cơng
chứng khi có dấu hiệu nghi ngờ…

Năm là, Công chứng viên cần đăng ký là Hội viên Hiệp Hội ngành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh, thành phố để được thường xuyên tập huấn, cập nhật thông tin
nghề công chứng. Công chứng viên cần tham dự đầy đủ lớp bồi dưỡng, tập huấn về phát
hiện giấy tờ giả do Sở Tư pháp tổ chức. Đặc biệt nên tham gia đầy đủ những buổi tập
huấn do Sở Tư pháp phối hợp với Hội Công chứng viên thành phố mời đại diện Phịng Kỹ
thuật hình sự Cơng an thành phố tập huấn chuyên đề “phương pháp và kỹ năng nhận biết
chữ ký, tài liệu, người giả mạo”.


KẾT LUẬN
Từ những kết quả nghiên cứu ở trên, có thể cho thấy việc xác minh, giám định
trong hoạt động công chứng hiện nay là một trong những hoạt động nghiệp vụ rất quan
trọng của Công chứng viên. Điều này có ảnh hưởng đến sự an tồn pháp lý cho người
tham gia công chứng, giá trị của văn bản công chứng cũng như sự an toàn pháp lý cho
các tổ chức hanh nghề công chứng và Công chứng viên.
Với những thực trạng mà tác giả đã trình bày ở trên, có thể nói vấn nạn giả mạo
trong hoạt động cơng chứng đang diễn ra vô cùng phức tạp và phổ biến. Ngoài thiệt hại
về vật chất, các hành vi giả mạo còn gây ra hậu quả bất ổn cho xã hội, mất lịng tin, ảnh
hưởng đến uy tín của hệ thống công chứng và đã trở thành nỗi ám ảnh, tạo ra tâm lý bất an
cho đa phần các Công chứng viên. Việc tiếp tay của Công chứng viên trong việc giả mạo
giấy tờ, theo báo chí phản ánh là có, nhưng chiếm số ít; cịn việc giả mạo tinh vi, Cơng
chứng viên khơng thể biết được, vơ tình tiếp tay cho việc giả mạo chiếm phần lớn trong
các vụ việc đã được phát hiện. Nhưng hoạt động xác minh, giám định của Công chứng
viên trong hoạt động công chứng lại chưa thực sự phát huy hiệu quả, còn tồn tại một số
hạn chế nhất định. Do đó vẫn cịn xảy ra rất nhiều những sai sót, vi phạm xảy ra liên quan
đến hoạt động xác minh, giám định trong hoạt động cơng chứng.
Vì vậy, trong q trình nghiên cứu đề tài, sau khi chỉ ra được các nguyên nhân còn
tồn tại, tác giả đã mạnh đạn đưa ra đồng thời nhiều giải pháp cần phải thực hiện để hoàn
thiện quy định của pháp luật về cơ chế xác minh, giám định trong hoạt động cơng chứng.
Theo đó, khơng chỉ có những giải pháp đối với Cơng chứng viên mà cịn cịn có những

giải pháp đối với các chủ thể khác tham gia giao dịch công chứng và các cơ quan, tổ chức
hữu quan. Các giải pháp này cần phải thực hiện một cách đồng loạt mới có thể mang lại
hiệu quả cao nhất,
Là một học viên đang theo học nghề công chứng tại Học viện Tư pháp, tác giả
thông qua việc nghiên cứu này đã tích lũy được một số kỹ năng cơ bản cho bản thân, có
thể phục vụ tốt cho việc hành nghề công chứng trong tương lai. Với mong muốn không
chỉ riêng của bản thân tác giả, mà cịn là mong muốn chung của giới cơng chứng, đó là
đảm bảo an tồn pháp lý cho các Cơng chứng viên chân chính đang hành nghề. Hy vọng
đề tài nhỏ này sẽ có giá trị làm tài liệu tham khảo cho các học viên đang theo học nghề
công chứng cũng như các Công chứng viên đang hoạt động trong lĩnh vực nghề công
chứng. Phần nào giúp cho các Cơng chứng viên có thể n tâm và tự tin để thực hiện tốt vị
trí, vai trị và chức năng của mình trong lĩnh vực nghề cơng chứng.