phân tích và thiết kếí hệ thống quản trị kí túc xá sinh viên

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

Nguyễn Diệp Nam





PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
HỆ THỐNG QUẢN TRỊ KÝ TÚC XÁ SINH VIÊN





KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY

Ngành: Công nghệ thông tin.


Cán bộ hướng dẫn: Ths. Đào Kiến Quốc

HÀ NỘI - 2010

2

Tóm tắt khoá luận

Khoá luận này có nội dung xây dựng hệ thống thông tin Quản lý Ký túc xá của
ĐHQG HN
Phần đầu khoá luận nghiên cứu yêu cầu thông tin của Trung tâm hỗ trợ sinh viên của
ĐHQG HN mà bài toán quản lý KTX là một nội dung.
Do khuôn khổ của một khoá luận tốt nghiệp không thể bao quát được mọi vấn đế đặt
ra của Trung tâm hỗ trợ sinh viên nên khoá luận chỉ giới hạn trong phạm vi xây dựng hệ
thống quản trị Ký túc xác.
Sau phần trình bày yêu cầu, khoá luận phân tích và thiết kế dựa trên ngôn ngữ UML.
Cuối cùng là một thử nghịêm xây dựng một số mô đun của phân hệ này nhằm minh
chứng cho tính khả thi của phần thiết kế. Phần mềm thử nghiệm được viết trên môi trường
windows với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và môi trường lập trình PHP. Một môi
trường thử nghiệm được lựa chọn không chỉ phổ biến, dễ sử dụng, … mà còn vì lý do
kinh tế (môi trường thử nghiệm là miễn phí).

3

Lời cảm ơn


Lời đầu tiên, cho tôi xin gửi lời cảm ơn đến ThS. Đào Kiến Quốc, người thầy đã tận
tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện khóa luận.
Với việc hoàn thành khóa luận, mốc quan trọng đánh dấu chặng cuối cùng của
những năm học đại học, tôi vô cùng biết ơn toàn thể các thầy cô giáo của trường Đại học
Công nghệ, Đại học Quốc Gia Hà Nội, đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu làm
nền tảng để tôi có thể thực hiện khóa luận này và có thể đi tiếp những năm tháng trong
hoạt động nghề nghiệp.
Tôi cũng bày tỏ lòng biết ơn đến các anh chị ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển
Phần mềm, tập thể đang thực hiện các dự án công nghệ thông tin cho Trung tâm Hỗ trợ
Sinh viên của ĐHQG HN đã tạo điều kiện cho tôi cùng nghiên cứu các yêu cầu trong
quản lý KTX.
Tôi cũng muốn cảm ơn công lao to lớn của gia đình đã nuôi dưỡng tôi suốt những
năm học đại học. Cảm ơn những người bạn đã cho tôi những lời khuyên quý giá cũng như
kinh nghiệm trong học tập.

Hà Nội, tháng 5 năm 2010
Nguyễn Diệp Nam

4

Mục lục :
Phần 1. TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN ĐHQG VÀ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 6
1.1. Giới thiệu về Trung tâm hỗ trợ sinh viên ĐHQGHN 6
1.1.1. Cơ sở vật chất của các KTX 6
1.1.2. Cơ cấu tổ chức. 6
1.2. Hiện trạng hoạt động. 8
1.2.1. Một số quy trình quản lý. 8
1.2.2. Về phần mềm trước đây 10
1.2.3. Một vài mảng tin học hoá khác cần được tính đến 11
1.3. Các quy trình nghiệp vụ. Error! Bookmark not defined.
1.3.1. Quản lý KTX 14
PHẦN 2. MÔ HÌNH HỆ THỐNG 20
2.1. Biểu đồ các tiến trình nghiệp vụ 20
2.1.1. Tiến trình sử dụng hệ thống. 20

2.1.2. Tiến trình nhận sinh viên vào KTX 22
2.1.3. Tiến trình loại sinh viên ra khỏi KTX. 27
2.1.4. Tiến trình quản lý thu chi. 29
2.1.5. Tiến trình quản lý điện nước. 30
2.1.6. Tiến trình quản lý tài sản 32
2.2. Biểu đồ Use case. 34
2.2.1. Biểu đồ Use case tổng thể. 34
2.2.2. Biểu đồ phẫn rã các Use case cho sinh viên 34
2.3. Mô tả các luồng sự kiện. 38
2.3.1. Tài liệu luồng sự kiện cho các Use case đối với sinh viên. 38
2.3.2. Luồng sự kiện cho các Use case đối với người quản lý. 42
2.4. Biểu đồ tuần tự 51
2.4.1. Biểu đồ tuần tự cho ca sử dụng hệ thống. 51
2.4.2. Biểu đồ tuần tự cho các ca sử dụng của SV. 53
2.4.3. Biểu đồ tuần tự cho các ca sử dụng của người quản lý. 55
2.5. Thiết kế biểu đồ lớp chi tiết. 64
2.5.1. Xác định các lớp thực thể 64
2.5.2. Biểu đồ lớp chi tiêt 67
2.5.3. Biểu đồ lớp thiết kế đi theo các chức năng. 69
2.6. Sơ đồ mô hình quan hệ 82
PHẦN 3. CÀI ĐẶT THỬ NGHIỆM 83
3.1. Lựa chọn môi trường : 83
3.2. Minh hoạ một số giao diện: 83
PHẦN 4 . KẾT LUẬN 91

Một vài hình ảnh quan trọng.
Hình 1. Sơ đồ tổ chức trung tâm nội trú 7
Hình 2. Mô hình nghiệp vụ Nhận SV vào KTX 14
Hình 3. Mô hình nghiệp vụ SV ra khỏi KTX 16
Hình 4. Mô hình nghiệp vụ Quản lý điện nước 17

Hình 5. Mô hình nghiệp vụ Quản lý tài sản. 18
Hình 6. Mô hình nghiệp vụ Quản lý thu chi 19
Hình 7. Biểu đồ Usecase tổng thể 34
Hình 8. Biểu đồ lớp chi tiết 68
Hình 9. Mô hình quan hệ. 82


5

Mở đầu.

Trung tâm hỗ trợ sinh viên của ĐHQGHN là đơn vị quản lý các Ký túc xá (KTX)
trong đó có KTX Mễ Trì và KTX ĐHNN là hai KTX có quy mô lớn, với số lượng sinh
viên khoảng 2000 người mỗi KTX ). KTX không chỉ là nơi cung cấp cho sinh viên nơi ở
mà còn cung cấp cho sinh viên các dịch vụ khác trong đó có dịch vụ văn hóa cũng như
tinh thần như: hoạt động câu lạc bộ, nhu cầu tư vấn việc làm, sinh hoạt, đào tạo kỹ
năng…
Từ thực tiễn quản lý, Trung tâm đã nhận thức được nhu cầu tin học hóa. Một phần
mềm quản lý KTX đã được xây dựng và được áp dụng riêng cho KTX Mễ Trì. Phần mềm
này mới chỉ cung cấp các chức năng về quản lý chỗ và quản lý thu chi về điện nước.
Qua một thời gian sử dụng, phần mềm bộc lộ nhiều vấn đề, đặc biệt là khả năng
quản lý chung tất cả các KTX, tính mềm dẻo của hệ thống, cũng như khả năng kết nối các
dịch vụ một cách tổng thể, khả năng mở rộng và thay đổi sau này. Hệ thống thông tin của
Trung tâm không chỉ quản lý KTX mà còn phải trải rộng trên nhiều khía cạnh phục vụ
sinh viên.
Đây là một vấn đề rất lớn không thể đặt ra trong khuôn khổ của một khóa luận tốt
nghiệp. Vì thế trong khóa luận, sau khi phác thảo một hệ thống thông tin tổng thể, chúng
tôi chỉ đi sâu vào việc phân tích và thiết kế một phân hệ trong hệ thống thông tin này,
phân hệ quản lý KTX.
Trong phân hệ quản lý KTX này chúng tôi hướng đến việc phát triển các ứng dụng

hỗ trợ cho sinh viên qua mạng. Với các hỗ trợ qua mạng từ khâu đăng k ý vào KTX qua
mạng, đến các khâu như: xem thông tin phòng, đăng k ý phòng, xin ra khỏi KTX, xem hóa
đơn điện nước,… không chỉ hỗ trợ cho sinh viên có được sự tiện lợi, tiết kiệm về thời
gian, kinh tế mà còn trợ giúp cho việc quản quản lý của ban quản lý KTX trở nên dễ dàng
và nhanh chóng và chính xác.
Khóa luận sẽ có nội dung như sau:
Phần I – Trung tâm hỗ trợ sinh viên ĐHQGHN và hoạt động nghiệp vụ.
Phần II – Mô hình hệ thống.
Phần III – Cài đặt thử nghiệm.
Phần IV – Kết luận.


6

Phần 1 –TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN ĐHQGHN
VÀ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ.

1.1. Gii thiu v Trung tâm h tr sinh viên ĐHQGHN.
1.1.1. Cơ sở vật chất của các KTX
KTX của ĐHQGHN có 2 đơn vị trực thuộc là KTX Mễ Trì và KTXĐHNN. Đối với
mỗi đơn vị trực thuộc nàycó các khu nhà :
Khu nhà dành cho ban quản lý của KTX: trong đó có các phòng ban, các tổ dịch vụ,
nơi ở dành cho ban quản lý. Ngoài ra còn có các phòng đặc biệt dành cho người nước
ngoài đến học tập và giảng dạy.
Các khu nhà dành cho sinh viên, với các phòng ở được trang bị khép kín và đầy đủ
tiện nghi theo từng loại phòng.
Các khu nhà dành cho các hoạt động khác như:
- Các trạm y tế: phục vụ việc chăm sóc sức khỏe cho người sinh hoạt trong KTX.
- Nhà hội trường: phục vụ cho các buổi gặp mặt, các buổi giao lưu, và nhiều hoạt
động khác, …

- Các phòng đọc: các phòng dành riêng cho sinh viên có thể học tập tại đó (trong
thời gian quy định).
- Các quầy phục vụ nhu cầu sinh hoạt như đồ dùng sinh hoạt, đồ dùng học tập,
…
- Nhà ăn: nơi phục vụ nhu cầu ăn uống hàng ngày của sinh viên.
- Nhà gửi xe: sinh viên có thể gửi xe theo ngày, theo tháng.

1.1.2. Cơ cấu tổ chức.
1.1.2.1. Ban quản lý.
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hỗ trợ sinh viên như sau:
Trung tâm có một ban giám đốc (gồm có: giám đốc và hai phó giám đốc) điều hành
chung các hoạt động.
Trung tâm có các phòng trực thuộc sau: phòng tổ chức – quản trị, phòng tài chính –
kế toán, phòng hành chính và công tác sinh viên, trạm y tế.
Hai đơn vị trực thuộc chính bao gồm KTX Mễ Trì và KTX ĐHNN Mỗi KTX bao
gồm: ban quản lý KTX, phụ trách và điều hành các hoạt động, cùng với đó là các tổ
nghiệp vụ khác nhau: tổ văn phòng, tổ quản lý sinh viên, tổ bảo vệ.
Sau đây là sơ đồ tổ chức của Trung tâm:






7

Hình 1. Sơ đồ tổ chức trung tâm.
1.1.2.2. Hoạt động quản lý chung và các dịch vụ thông tin.
Trung tâm có các hoạt động chính sau:
- Quản lý cơ sở vật chất: bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ cán bộ và đáp ứng nhu cầu
của sinh viên trong sinh hoạt; Nâng cấp, sửa chữa các khu nhà ở cũng như mở rộng các
công trình sinh hoạt công cộng; Bảo đảm để có một cơ sở vật chất đầy đủ để phục vụ sinh
hoạt, học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên.

- Đảm bảo an ninh trật tự: để sinh viên có một cuộc sống ổn định, an toàn.
- Tổ chức đón tiếp và sắp xếp nơi ở cho sinh viên trong nước và sinh viên nước ngoài.
Hàng năm số lượng sinh viên vào là rất lớn, không chỉ có sinh viên trong nước mà lượng
sinh viên nước ngoài đến học tập và sinh hoạt. Vì vậy công tác chuẩn bị đón tiếp, phục
vụ, cũng như sắp xếp chỗ ăn ở là rất quan trọng.
TTHTSV ĐHQGHN
Ban Giám đốc
Phòng
Tổ chức –
quản trị
Phòng
Tài chính –
kế toán
Trạm
Y tế
Phòng
Hành chính
và công tác
SV
KTX ĐHNN KTX Mễ Trì
Ban quản lý
KTX
Tổ
Quản lý
SV
Tổ
Quản lý
SV
Tổ
Văn

phòng
Tổ
Văn
phòng
Tổ
Bảo
vệ
Tổ
Bảo
vệ
Ban quản lý
KTX

8

- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, nghệ thuật, giải trí, học tập: để tạo
cho sinh viên một cuộc sống với một nề nếp sinh hoạt văn hóa, văn minh. Cũng cần có
các hoạt động khác như tổ chức cho sinh viên được học tập giao lưu giữa sinh viên các
nước.
- Cung cấp các dịch vụ y tế: khám sức khỏe định kỳ cho những người sinh hoạt trong
KTX, khám chữa bệnh, tuyên truyền và hướng dẫn sinh viên về vệ sinh và phòng bệnh.
- Cung cấp các kỹ năng mềm.
- Tư vấn việc làm: tư vấn cho sinh viên kể cả công việc khi ra trường và việc làm
thêm phù hợp với khả năng và điều kiện
- Cung cấp các dịch vụ thông tin: như điện thoại, ti vi, internet cho các phòng giúp
sinh viên nắm bắt được các thông tin cần thiết
1.1.2.3. Một vài thay đổi sắp tới.
ĐHQG có dự kiến xây dựng một khu KTX dành riêng cho những cán bộ, những
giảng viên, cũng như sinh viên của nước ngoài đến công tác, giảng dạy, học tập tại Việt
Nam.

Hiện nay ĐHQG đang xây dựng cơ sở mới tại Hoà lạc, trong đó có một KTX hiện
đại. .
Hệ thống thông tin quản lý KTX cũng phải tính đến tình trạng này để có một giải
pháp có thể sử dụng mở rộng, không bị lạc hậu.

1.2. Hin trng hot đng.
1.2.1. Một số quy trình quản lý.
1.2.1.1.Quản lý sinh viên vào KTX.
Đầu năm học, Trung tâm xét duyệt cho các sinh viên có nhu cầu và đủ điều kiện
vào KTX, đồng thời cũng xem xét việc ở lại của các sinh viên cũ đã ở KTX và có nhu cầu
tiếp tục được ở lại.
Đối với những sinh viên đã ở KTX, có nhu cầu tiếp tục ở lại. Ban quản lý sẽ yêu
cầu sinh viên đó nộp đơn, thẻ KTX và các giấy tờ khác nếu cần thiết, cũng như phải hoàn
tất các khoản chi phí phải thanh toán mà sinh viên này còn phải hoàn trả cho quá trình
sinh hoạt trong KTX. Sinh viên này cũng phải cung cấp đầy đủ xem có nguyện vọng khác
như: thay đổi phòng ở, loại phòng ở hay không . Sau đó, các thông tin này sẽ được ban
quản lý đưa xét cùng với các thông tin sinh viên này có vi phạm kỷ luật nặng, hay sinh
viên năm cuối thì không cho vào diện được ở lại và đưa ra quyết định có cho phép sinh
viên này được phép tiếp tục ở lại hay không và nếu được thì sắp xếp chỗ cho họ.
Đối với các sinh viên mới nhập học, cần có giấy báo nhập học của trường. và phải
làm đơn xin vào ở KTX, với các thông tin cần thiết như: thông tin cá nhân (họ tên, quê
quán, quốc tịch, diện ưu tiên,…), nguyện vọng ở loại phòng (về loại phòng sinh viên sẽ
được giới thiệu và cung cấp các thông tin ),… Sau đó các nguyện vọng của các sinh viên
sẽ được xét với các tiêu chuẩn ưu tiên Công việc xét duyệt cần lưu ý đến các trường hợp
là sinh viên đến từ quốc gia khác. Các tiêu chí theo thứ tự ưu tiên đối với sinh viên Việt
Nam được quy định như sau:

9

- Con liệt sĩ, con thương binh, gia đình có công với cách mạng.

- Sinh viên dân tộc ít người.
- Sinh viên có hoàn cảnh gia đình đặc biệt khó khăn.
- Sinh viên đoạt giải trong các kỳ thi quốc gia, quốc tế.
- Sinh viên thi đỗ vào đại học đạt điểm cao.
Sau đó, ban quản lý sẽ đưa ra thông báo danh sách các sinh không được ở KTX và
danh sách các sinh viên được phép vào hay được tiếp tục ở lại KTX.
Khi nhập KTX, sinh viên phải nộp các giấy tờ và chi phí cần thiết. KTX sẽ bố trí
cho sinh viên được ở lại và ở phòng nào, khu nào, làm thẻ nội trú cho sinh viên và lưu hồ
sơ thông tin.
1.2.1.2.Xử lý sinh viên ra khỏi KTX.
Định kỳ (theo quý, theo học kỳ, theo năm, …) KTX sẽ xét duyệt cho tập thể hay cá
nhân có nguyện vọng ra khỏi KTX. Mặt khác cũng sẽ có những tập thể, cá nhân có
nguyện vọng hay bị bắt buộc phải ra khỏi KTX đột xuất. (ví dụ khi bị kỷ luật )
Đối với việc xét duyệt định kỳ, tập thể cần cử người đại diện. Việc xét duyệt theo
định kỳ này yêu cầu có thông báo trước từ ban quản lý KTX cho toàn thể các tập thể cá
nhân. Sau đó, các cá nhân đại diện cho tập thể và cá nhân sẽ phải thoả thuận với nhau về
việc thanh toán, cũng như hoàn thành các thủ tục khác về giấy tờ. Ban quản lý sẽ xem xét
và gửi thông báo,cùng các hóa đơn kèm theo. Sau khi đã sinh viên đã thực hiện đầy đủ
các yêu cầu, thu lại thẻ KTX của từng cá nhân, và đưa vào danh sách đã rời khỏi KTX.
Đối với các trường hợp trong quá trình cư trú có nguyện vọng ra khỏi KTX, cần
phải nộp đơn lên Ban quản lý. Đối với trường hợp bắt buộc phải rời khỏi KTX thì Ban
quản lý cần gửi thông báo tới tập thể hay cá nhân đó. Sau đó, yêu cầu hoàn tất các thủ tục
để được rời khỏi KTX như: phải thanh toán đầy đủ chi phí sinh hoạt, chi phí lien quan đến
tài sản,…các giấy tờ liên quan. Ban quản lý sẽ đưa ra thông báo và các hóa đơn kèm theo.
Sinh viên hoàn thành thủ tục, nộp lại thẻ của KTX, cùng các yêu cầu khác. Ban quản lý sẽ
lưu các trường hợp này vào danh sách riêng đối với các trường hợp rời khỏi KTX
1.2.1.3.Quản lý điện.
Cứ cuối mỗi tháng KTX sẽ kiểm tra các đồng hồ và chốt số điện. Việc chốt số điện
sẽ tiến hành theo từng phòng.
Chỉ số điện của các phòng trong KTX sẽ được ghi lại và tính toán chi phí. Mỗi sinh

viên hiện nay được KTX hỗ trợ 10 Kw/người. KTX căn cứ vào số phụ trội để lập hóa
đơn thanh toán tiền điện cho phòng.
Sau khi tổng hợp số điện của tất cả các phòng, KTX sẽ tính ra số điện hao hụt trên
cơ sở so sánh với điện năng tiêu thụ trên công tơ tổng đo được.
Các thông tin liên quan đến điện sẽ được báo cáo lại với Ban quản lý KTX.
1.2.1.4.Quản lý nước (tương tự quản lý về điện).
Cứ cuối mỗi tháng KTX sẽ kiểm tra các đồng hồ và chốt số nước. Việc chốt số
nước sẽ thực hiện theo từng phòng.

10

Danh sách tiêu thụ về nước của các phòng trong KTX sẽ được ghi lại và tính toán
chi phí mà phòng đó phải thanh toán. Mỗi sinh viên cũng được hỗ trợ 10 m3/người/tháng.
KTX căn cứ vào mức phụ trội để lập hóa đơn thanh toán tiền nước cho phòng.
Sau khi tổng hợp số nước của tất cả các phòng, KTX sẽ tính ra số nước hao hụt trên
cơ sở so sánh với tổng số nước tiêu thụ trên công tơ tổng đo được.
Các thông tin liên quan đến nước sẽ được báo cáo lại với Ban quản lý KTX.
1.2.1.5.Quản lý tài sản
Tài sản trong KTX được chia làm tài sản sử dụng chung và tài sản sử dụng riêng.
Tài sản sử dụng riêng là tài sản được giao riêng cho từng cá nhân. Cá nhân có trách
nhiệm sử dụng và quản lý tài sản riêng này.
Tài sản sử dụng chung là tài sản giao cho một tập thể sử dụng và phải chịu trách
nhiệm về tài sản được sử dụng đó.
Sau mỗi lần phân phòng cho sinh viên, hay mỗi lần nhập mới tài sản thì các tài sản
sẽ được phân chia theo phòng, loại phòng.
Trong quá trình sử dụng có thể xảy ra hư hỏng hay bị mất. Khi đó Ban quản lý làm
việc tới các tập thể cá nhân phải chịu trách nhiệm.để xử lý sự cố.
KTX thường phải sửa chữa, nâng cấp định kỳ, đưa ra các quyết định thanh lý tài sản,
cũng như các khấu hao về tài sản.
1.2.1.6.Quản lý thu chi.

Việc thu chi sẽ được tổng hợp theo đầu kỳ (6 tháng, 1 năm, ) và lập ra báo cáo về
số dư được chuyển sang kỳ trước.
Trong quá trình hoạt động, nếu có những khoản thu chi phát sinh cần lưu rõ số
chứng từ, ngày thu chi, lý do thu chi.
Tổng hợp đưa ra các báo cáo định kỳ hoặc đưa ra báo cáo trong trường hợp cần đột
xuất.
1.2.2. Về phần mềm trước đây.
Phần mềm trước đây đã được xây dựng và sử dụng gần 4 năm qua. Phần mềm đã hỗ
trợ tương đối ổn hoạt động quản lý KTX với những yêu cầu trước đây. Tuy nhiên đã có
nhiều thay đổi liên quan đến sự phát triển của KTX, trong đó có hoạt động thông tin của
Trung tâm và môi trường thông tin tổng thể. Hiện nay mới chỉ xây dựng được phần mềm
chuyên dụng sử dụng cho viêc quản lý với các nghiệp vụ (được nêu ở phần 1.2.1 trên)
cũng như việc mới áp dụng được đối với KTX Mễ trì. Sự thay đổi của môi trường quản trị
và cách điều phối tài nguyên của các KTX nên được đặt chung trong một tổng thể.
Sự liên kết tổng thể còn nảy sinh vấn đề tích hợp hệ thống và quản trị hệ thống một
cách nhất quán từ xa với phân quyền chặt chẽ.
Ngoài ra có một số yêu cầu khác như:
- Khả năng khai thác trực tuyến. Mặc dù các phòng trong KTX đã được trang bị
việc kết nối Internet xong chưa có phương tiện khai thác trực tuyến, để đáp ứng như:
- Khả năng đăng ký phòng hay khi sinh viên muốn chuyển phòng mà tìm hiểu
thông tin trên mạng nội bộ.
- Tìm kiếm thông tin về hiện trạng của KTX.

11

- Việc khai thác thông tin không tin không chỉ liên quan đến chỗ ở mà còn nhiều
dịch vụ khác nữa mà sinh viên cần như: tư vấn trực tuyến, tư vấn và dịch vụ việc
làm, diễn đàn trao đổi dành cho sinh viên, …
- Cải thiện giao diện.Giao diện của phần mềm đã sử dụng còn nhiều bất tiện đối
với người sử dụng. Hầu hết việc chọn lựa người ở buộc phải bắt đầu từ việc phân

loại gây phản cảm cho người sử dụng bởi sự rườm ra của quy trình tác nghiệp.
- Mối liên kết giữa các công việc trong phần mềm cũ không tự nhiên theo đúng
quy trình bình thường.
- Các trợ giúp chưa đủ mạnh, thiếu các hướng dẫn trực quan.

1.2.3. Một vài mảng tin học hoá khác cần được tính đến
Như đã nêu, Trung tâm hỗ trợ sinh viên không chỉ có việc quản lý ăn ở của sinh
viên trong Ký túc xá. Một hệ thống thông tin cho phép hiện đại hoá các hoạt động hỗ trợ
sinh viên và hoạt động điều hành của Trung tâm còn phải có:
1.2.3.1. Portal
Ngày nay, portal đã trở thành một môi trường để tích hợp mọi ứng dụng quản lý và
điều hành có tính nhất quán và mở. Hệ thống thông tin của KTX phải hướng đến mô hình
thông tin trên portal trong đó có website điều hành tác nghiệp nội bộ mà các ứng dụng
như quản lý KTX, quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý văn bản và điều hành công
việc và chính hệ quản trị website (CMS) được tích hợp trên nền tảng chung.
Website trên Internet là một mặt của portal được truy cập từ Internet là nơi cung cấp
các thông tin, các dịch vụ hướng ra Internet
Có thể tính đến các hệ thống thông tin sau:
1.2.3.3. Phân hệ giới thiệu việc làm.
Nhu cầu tìm kiếm việc làm của sinh viên là rất lớn. Sinh viên có thể tìm kiếm việc
làm thêm, cũng như cần những công việc phù hợp với ngành nghề của họ học. Rồi hàng
năm số lượng sinh viên sắp ra trường là rất lớn và họ cần tìm cho mình một công việc sao
cho phù hợp. Và rất nhiều thông tin tuyển dụng từ các nhà tuyển dụng sẽ đáp ứng được
nhu cầu cho sinh viên. Ngược lại, cũng giúp cho các nhà tuyển dụng có thể tuyển dụng
được lực lượng nhân sự tin cậy.
Đối với phân hệ giới thiệu việc làm này, cần quan tâm tới các đối tượng sau đây:
- Các loại công việc.
- Các hình thức công việc (full time, part time,…).
- Các nhà tuyển dụng và những cá nhân có nhu cầu tuyểndụng.
- Các yêu cầu tìm việc.

Từ các nhu cầu thực tiễn cho ta thấy cần phải xây dựng một hệ thống cần có các
chức năng như dưới đây để có thể phục vụ nhu cầu về thông tin việc làm cho người sử
dụng.
- Cập nhật các loại công việc:
- Cập nhật các công việc.
- Cập nhật các nhà tuyển dụng.

12

- Thông báo việc làm.
- Đăng thông báo tìm việc.
- Thống kê.
Trường hợp Trung tâm muốn triển khai dịch vụ môi giới có thu phí sẽ thêm các
chức năng tự động tìm kiếm ghép nối giữa nhà tuyển dụng với người có yêu cầu tìm việc.
1.2.3.4. Tư vấn trực tuyến.
Vấn đề tư vấn trực tuyến không còn lạ đối với mọi người. Có nhiều dịch vụ tư vấn,
cũng như có nhiều phương thức để tư vấn như: tư vấn qua các trung tâm, qua mạng điện
thoại, …và tư vấn trực tuyến qua mạng Internet ngày càng phát triển rộng rãi cùng với
cách thức hoạt động một cách đa dạng.
Vấn đề xây dựng một trung tâm tư vấn trực tuyến với mục đích phục vụ cho đối
tượng chính là sinh viên trong KTX là cần thiết. Hệ thống cần xây dựng của trung tâm tư
vấn trực tuyến cũng là một phân hệ quan trọng trong hệ thống tổng thể.
Để xây dựng được một hệ thống tư vấn trực tuyến, chúng ta cần phải nắm bắt được
các đối tượng liên quan, tác động trực tiếp đến hệ thống. Các đối tượng cần được quản lý
bao gồm:
Các chuyên mục tư vấn như: sức khỏe, tình yêu, tình bạn, cách giao tiếp - ứng xử,
Các chuyên gia tư vấn: các chuyên gia tư vấn về một hay nhiều lĩnh vực, những
chuyên gia thường xuyên và là thành viên lâu dài của trung tâm,…
Các yêu cầu tư vấn.
Các ý kiến tư vấn của các chuyên gia.

Các ý kiến thảo luận của người dùng.
Các chức năng của hệ thống tư vấn có thể như sau.
Tiếp nhận các yêu cầu. Duyệt các yêu cầu để công bố nếu cần thiết.
Đăng các ý kiến tư vấn trực tuyến của các chuyên gia.
Tiếp nhận các ý kiến đóng góp của người đọc. Duyệt các ý kiến xem có công bố hay
không.
1.2.3.5. Giới thiệu nhà trọ.
Với số lượng sinh viên rất lớn, KTX không thể phục vụ hết được chỗ ở cho tất cả
các sinh viên của trường. Cũng như một lượng không nhỏ sinh viên muốn chuyển ra
ngoài trong quá trình sinh hoạt, và một lượng sinh viên năm cuối ra trường không còn ở
trong KTX nữa. Họ cần tìm cho mình một môi trường sinh hoạt mới, đó là tìm các phòng
trọ.
Chính vì vậy mà nhu cầu tìm kiếm nhà trọ là cần thiết và việc xây dựng một trung
tâm giới thiệu nhà trọ là việc cần làm.
Hệ thống giới thiệu chỗ ở là hệ thống được cung cấp thông tin từ hai phía
- Các chủ nhà trọ có như cầu giới thiệu cơ sở cho thuê trọ
- Sinh viên có như cầu thuê.
Website của Trung tâm sẽ là nơi gặp gỡ nhu cầu của sinh viên và khả năng của các
chủ trọ
Các đối tượng cẩn quản lý chính là :

13

- Các thông báo cho thuê nhà trọ.
- Các yêu cầu thuê nhà trọ.
- Các chủ cho thuê nhà.
- Các sinh viên có nhu cầu
Có thể xây dựng một hệ thống giúp tìm kiếm theo khu vực, theo tiện nghi, theo giá
giúp cho sinh viên nhanh chóng tìm thấy các thông tin cần thiết. Các chức năng của hệ
thông bao gồm

- Đăng ký trực tuyến các thông báo cho thuê nhà.
- Đăng ký trực tuyến yêu cầu tìm nhà.
- Tìm kiếm thông tin
Trường hợp Trung tâm đóng vai trò là người môi giới có thu phí thì có các chức
năng tự động ghép nối giữa người thuê và người có yêu cầu thuê để Trung tâm có thể tư
vấn hiệu quả nhất.
1.2.3.6. Phân hệ quản trị các khóa học trực tuyến.
Hiện nay, đã có nhiều trung tâm dạy học trực tuyến được xây dựng và tương đối
thành công. Nhằm phục vụ cho các nhu cầu học hỏi, cũng như nâng cao hiểu biết cho toàn
thể sinh viên, đặc biệt là các kỹ năng sống, Trung tâm nên xây dựng một hệ thống thông
tin đào tạo qua mạng, không chỉ phục vụ cho các sinh viên đang ở KTX mà còn cho sinh
viên của trường ĐHQGHN nói chung
Đây cũng là một phân hệ quan trọng của hệ thống hỗ trợ sinh viên với các đối tượng
cần được quản lý sau
Các khóa học.
- Các tài liệu dành cho các khóa học.
- Những người đăng ký.
- Những giáo viên giảng dạy.
Các chức năng của phân hệ này bao gồm :
- Đăng ký học.
- Duyệt cho phép học.
- Cập nhật các khóa học.
- Thông báo và liên lạc.
- Quản lý thu chi học phí.
1.2.3.7. Diễn đàn sinh viên.
Diễn đàn là nơi có thể cho sinh viên trao đổi, thảo luận trực tiếp với nhau, cũng là
nơi mà có thể giúp cho ban quản lý có thể thu được những ý kiến đóng góp qua những
chuyên mục trên diễn đàn. Diễn đàn sinh viên là cần thiết phải xây dựng. Đây cũng là một
phân hệ nằm trong hệ thống tổng thể.
Khi xây dựng diễn đàn này ta cần quan tâm đến các đối tượng chính sau:

- Các mục của diễn đàn
- Phân quyền.
- Thành viên.
- Các ý kiến.

14

Xét duyệt.
Hồ sơ
được xét.
Thông báo
danh sách
SV không
được ở
KTX.

Lưu hồ sơ được xét.
Thông báo danh sách
SV được ở KTX.
In hóa đơn thu tiền.
SV nộp tiền vào
KTX.
Phân phòng cho SV
In thẻ nội trú và sơ
yếu lý lịch.
K
ết thúc.

Không
B

ắt đầu

Có

Nhận hồ sơ đăng ký.
Các chức năng cần thiết bao gồm:
- Quản trị các chuyên mục
- Đăng các ý kiến tham gia.
- Cập nhật một chuyên mục.
- Kiểm soát các phân quyền.
- Duyệt các ý kiến
1.3. Các quy trình nghip v.
Như đã nêu, trong khuôn khổ của khoá
luận này, chúng ta không thể phân tích và
thiết kế tất cả các hệ thống thông tin của
Trung tâm hỗ trợ sinh viên. Sau đây phần
này sẽ tập trung vào các nghiệp vụ quản lý
KTX.
< Các mô hình thể hiện các quy trình nghiệp
vụ được tham khảo từ: “Tài liệu yêu cầu
người sử dụng” của MCSOFT JOINT
STOCK COMPANY(Địa chỉ: Trung Hòa-
Nhân Chính – Cầu Giấy- Hà Nội) >
1.3.1. Quản lý KTX.
1.3.1.1. Quy trình tiếp nhận sinh viên vào
KTX.
Từ mô hình nghiệp vụ như hình 2. Ta sẽ
phân tích các bước của quy trình tiếp nhận
sinh viên vào KTX như sau:
1.3.1.1.1. Đăng ký vào KTX.

Sinh viên có thể đăng ký xin vào ở
KTX thông qua việc đăng ký qua mạng.
Sinh viên sẽ sử dụng mẫu khai báo có sẵn
để điền thông tin vào đó. Với biểu mẫu đăng
ký có sẵn này sẽ có 2 loại: một loại giành
cho sinh viên mới vào KTX, một loại giành
cho sinh viên (hoặc tập thể) muốn tiếp tục ở
lại KTX. Sau khi thông tin được người dùng
gửi lên, hệ thống sẽ thông báo lại cho người
dùng rằng họ đã gửi được hay chưa. Gửi
thông báo lại cho người đăng ký.
1.3.1.1.2. Thông tin phòng.
Với chức năng này, sẽ giúp cho sinh
viên hay ban quản lý nắm bắt được tình
trạng phòng của KTX. Hệ thống sẽ hiển thị
Hình 2. Mô hình nghiệp vụ Nhận SV vào KTX.

15

các thông tin phòng (loại phòng, số lượng phòng trống,…).
1.3.1.1.3. Đăng ký phòng.
Với chức năng này, sẽ giúp cho sinh viên sau khi nắm bắt được tình trạng phòng của
KTX. Sinh viên có thể đăng ký phòng phù hợp hoặc có nguyện vọng đổi phòng ở. Thông
tin được gửi lên hệ thống và hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về việc đăng ký phòng này.
1.3.1.1.4. Duyệt danh sách.
Với danh sách đăng ký đã được lưu trữ trong CSDL. Hệ thống sẽ duyệt danh sách
với các mức độ ưu tiên đã quy định. Sau đó, hệ thống sẽ đưa ra danh sách sinh viên được
ở và danh sách sinh viên không được ở trong KTX. Đối với danh sách sinh viên không
được ở, sẽ in và dán thông báo, đồng thời sẽ gửi thông tin này tới sinh viên theo địa chỉ
của họ, hoặc đường link họ đăng ký. Với danh sách sinh viên được vào ở KTX, sẽ in danh

sách và Ban quản lý ký duyệt và công bố, đồng thời gửi thông tin hẹn gặp, kèm theo nhắc
nhở sinh viên chuẩn bị giấy tờ và kinh phí cần thiết. Với danh sách được ở lại này, hệ
thống sẽ lưu trữ lại.
1.3.1.1.5. Duyệt đăng ký phòng.
Khi đã có danh sách sinh viên được ở trong KTX. Hệ thống sẽ tự động so sánh
những sinh viên được vào ở trong KTX với thông tin trong danh sách mà sinh viên đăng
ký chọn phòng để đưa ra danh sách chọn phòng của các sinh viên được ở trong KTX.
1.3.1.1.6. Sắp xếp phòng.
Với danh sách sinh viên được ở lại và danh sách đăng ký phòng được lấy ra trong
CSDL, hệ thống sẽ tự động sắp xếp theo ưu tiên đã định và đưa ra kết quả sắp xếp. Người
quản lý xem xét kết quả và xem có chấp nhận hay chỉnh sửa không rồi lưu lại.
1.3.1.1.7- Làm thẻ.
Với danh sách sắp xếp phòng đã có. Hệ thống sẽ hiển thị mẫu thẻ phù hợp. Người
quản lý sẽ xác nhận xem có quyết định in thẻ hay không.
1.3.1.1.8- Thông tin sinh viên.
- Tìm kiếm.
Người quản lý có thể tìm kiếm thông tin về một sinh viên nào đó bằng cách nhập
mã số thẻ (hay nhập tên và ngày sinh,…) và hệ thống sẽ tìm kiếm thông tin về sinh viên
này. Nếu không có thì đưa ra thông báo. Nếu có thì đưa ra kết quả là các thông tin liên
quan đến sinh viên này.
- Cập nhật.
Người quản lý có thể thay đổi thông tin của một sinh viên hay thêm một sinh viên
cùng các thông tin. Cán bộ quản lý nhập thông tin cần cập nhật và lưu lại thông tin mới
trong hệ thống (đồng thời xóa bỏ thông tin cũ).




16

B
ắt đầu.

Xác nhận cá
nhân hay tập
t
h
ể?

Ủy quyền cho
cá nhân làm
thủ thục cho
tập thể.
Làm thủ tục cho cá nhân.
Thu thẻ KTX của cá nhân,
t
ập thể v
à các gi
ấy tờ li
ên
Trưởng ban KTX ký duyệt.
Nộp / nhận tiền tại bộ phận
thu ngân.
In hóa đơn ghi phiếu thu
chi.

K
ết thúc.

Xác nhận tiền điện, nước,

ti
ền bảo đảm t
ài s
ản, tiền
Cá nhân
Tập thể
Hình 3. Mô hình nghi
ệp vụ SV ra khỏi KTX.

1.3.1.2. Quy trình cho sinh viên
ra khỏi KTX.
Từ mô hình nghiệp vụ như
hình 3. Ta sẽ phân tích các bước
trong quy trình xin ra khỏi KTX
của sinh viên như sau:
1.3.1.2.1. Xin ra khỏi KTX.
Các cá nhân hoặc tập thể
(yêu cầu có cá nhân đại diện) có
mong muốn chuyển ra khỏi
KTX. Họ sẽ viết đơn và gửi trực
tiếp lên Ban quản lý hoặc gửi
qua mạng. Với các đơn gửi qua
mạng, hệ thống sẽ thông báo tới
người dùng đã gửi thành công
hay chưa. Các đơn nộp trực tiếp
sẽ được người quản lý nhập
thông tin vào.
1.3.1.2.2. Buộc phải ra khỏi
KTX.
Người quản lý sẽ nhập

thông tin về sự vi phạm của các
cá nhân hay tập thể.Hệ thống sẽ
đưa ra danh sách các cá nhân
tập thể vi phạm kỷ luật đến mức
độ buộc phải rời khỏi KTX.
Danh sách này sẽ được lưu vào
danh sách Tạm. Đồng thời in
danh sách này, cùng vào đó là
gửi thông báo hẹn gặp trực tiếp
tới các cá nhân hay tập thể này.
1.3.1.2.3. Thanh toán ngay.
Các cá nhân trươc khi ra
khỏi KTX phải thanh toán đầy
đủ các khoản (tiền phòng, tiền
đặt cọc,…). Người quản lý tìm
thông tin sinh viên này trong
danh sách tạm. Hệ thống đưa ra
các khoản thanh toán mà sinh
viên này cân hoàn tất (sinh viên
bị buộc rời sẽ không được nhận
lại tiền cược, tiền phòng đã

17

đóng và phải hoàn thành thanh toán các khoản khác). In ra hóa đơn và tổng số tiền sinh
viên thanh toán.
1.3.1.2.5. Loại bỏ SV.
Sau khi sinh viên hoàn thành các thủ tục yêu cầu. Đưa sinh viên này vào danh sách
Loại khỏi KTX. Đồng thời xóa bỏ thông tin về sinh viên này trong danh sách Tạm. Người
quản lý sẽ cập nhật (loại bỏ) thông tin về sinh viên này trong CSDL.

1.3.1.2.6. Hiển thị toàn bộ danh sách.
Người dùng có thể là sinh viên hay cán bộ quản lý có thể xem toàn bộ danh sách
sinh viên. Danh sách này được sắp xếp có thể được thống kê theo trường, theo khu nhà,
theo phòng.
điện, nước được phụ cấp cho phòng. Hệ thống sẽ tính toán và đưa ra số phụ trội
cũng như thành tiền của các phòng và đưa ra danh sách các phòng có phụ trội. Thông tin
này sẽ được cập nhật vào CSDL.

1.3.1.3. Quy trình quản lý điện nước.
Từ mô hình nghiệp vụ như hình 4. Ta sẽ phân
tích các bước trong quy trình quản lý điện nước như
sau:
1.3.1.3.1. Tính số điện nước phụ trội.
Cứ cuối tháng người quản lý về điện sẽ báo cáo
thông tin về điện,nước. Thông tin về điện này là số
điện, nước tiêu thụ của các phòng trong tháng. Người
quản lý sẽ nhập số điện tiêu thụ này, nhập số
1.3.1.3.2. Thống kê và in danh sách phụ trội.
Từ dữ liệu có trong hệ thống. Người quản lý sẽ
lấy ra danh sách về các phòng phụ trội và in phiếu
thu từ danh sách này.
1.3.1.3.3. Tính số hao hụt.
Từ số liệu về lượng tiêu thụ điện của tất cả các
phòng cộng lại và lượng tiêu thụ điện của toàn KTX
(Đồng hồ tổng) hệ thống sẽ đưa ra lượng điện hao
hụt trong quá trình sử dụng.
1.3.1.3.4. Thanh toán ngay.
Với chức năng này, khi có sinh viên chuyển ra
khỏi KTX sẽ cho phép cập nhật số điện của phòng có
sinh viên này ở. Hệ thống sẽ tính tiền điện cho sinh

viên này (số điện dùng trừ đi số cũ và chia theo đầu
người của phòng, sinh viên này cũng không được
hưởng lượng điện phụ cấp trong tháng sinh viên này
ra.)
1.3.1.3.5. Hiển thị hóa đơn điện nước.
B
ắt đầu.

Chốt số điện nước
đ
ầu kỳ.

In danh sách tiền
điện nước theo
phòng.
Thu tiền.
Cập nhật tiền điện đã
n
ộp.

K
ết thúc.

Chốt số điện nước
cu
ối kỳ.

Hình 4. Mô hình nghiệp vụ Quản lý điện nước.

18

B
ắt đầu.

Nhập mới tài sản cố
đ
ịnh.

Phân tài sản cố định
theo phòng.

Theo dõi tài sản cố
định.
Yêu cầu
sửa chữa,
thanh lý.
Bồi
thường tài
sản do SV
làm hỏng,
mất.
Sửa
chữa.
Thanh lý.
Tăng giảm trong
năm.

K
ết thúc.

Với chức năng này, người quản lý sẽ gửi hóa đơn thanh toán điện nước của các
phòng trong KTX. Từ Danh sách phòng bị phụ trội, hóa đơn sẽ được người quản lý gửi
qua mạng. Đối với sinh viên khi sử dụng có thể xem được thông tin tiêu thụ điện của
phòng cũng như biết được số tiền phải thanh toán cho Ban quản lý.
1.3.1.5. Quy trình quản lý tài sản.
Từ mô hình nghiệp vụ như hình 5.
Ta sẽ phân tích các bước trong quy trình
quản lý tài sản như sau:
1.3.1.5.1. Cập nhật thông tin tài sản
phòng.
Mỗi khi phòng được nâng cấp, hư
hỏng, mất mát và khi có sinh viên có tài
sản mới. Các thông tin này sẽ được
người quản lý cập nhật thông tin này vào
hệ thống.
1.3.1.5.2. Cập nhật thông tin tài sản khu
nhà.
Mỗi khi KTX nâng cấp hay sửa
chữa, hay hư hỏng, mất mát thì các thông
tin này sẽ được cập nhật và hệ thống sẽ
lưu trữ lại. Cũng như sẽ cập nhật theo
định kỳ về tài sản này.
1.3.1.5.3. Cập nhật tài sản chung.
Các tài sản của KTX được sử dụng
chung cũng sẽ được người người quản lý
cập nhật các thông tin mỗi khi có sự thay
đổi như bị hư hỏng, bị mất hay khi có sự
nâng cấp của KTX. Các thông tin này sẽ
được cập nhật vào hệ thống và hệ thống
sẽ lưu trữ lại.

Hình 5. Mô hình nghi
ệp vụ Quản lý t
ài s
ản.


19




1.3.1.6. Quy trình quản lý thu chi.
Từ mô hình nghiệp vụ như hình 6. Ta sẽ phân tích các bước trong quy trình quản lý
thu chi như sau:
1.3.1.6.1. Cập nhật danh mục thu chi.
Cứ cuối tháng thì người phụ trách về kế toán sẽ cập nhật thông tin thu chi trong
tháng. Hệ thống sẽ tính toán đưa ra tổng thu, chi và cập nhật kết quả.
1.3.1.6.2. Báo cáo thu chi.
Từ dữ liệu đã có trong hệ thống, người quản lý về kế toán khi cần báo cáo, họ sẽ lấy
thông tin này. Thông tin về tổng thu, chi và tổng thu/chi để in ra báo cáo. Các báo cáo này

sẽ được hệ thống cập nhật lại.



Ghi các khoản thu /
chi phát sinh.
Báo cáo tổng hợp thu
chi.
Kết thúc.
Tổng hợp số dư đầu kỳ.
B
ắt đầu.

Hình 6. Mô hình nghiệp vụ Quản lý thu chi.


20

PHẦN 2. MÔ HÌNH HỆ THỐNG
Mô hình hệ thống được trình bày trong chương này bao gồm
- Biểu đồ hoạt động,
- Biểu đồ usecase,
- Mô tả các luồng sự kiện,
- Biểu đồ tuần tự,
- Biểu đồ lớp,
- Biểu đồ quan hệ.
2.1. Biu đ các tin trình nghip v.
2.1.1. Tiến trình sử dụng hệ thống.
2.1.1.1. Đăng ký tài khoản người dùng.

2.1.1.2. Đăng nhập hệ thống.



21

2.1.1.3. Lấy lại mật khẩu.

2.1.1.4. Đổi mật khẩu.



22

2.1.2. Tiến trình nhận sinh viên vào KTX.
2.1.2.1. Đăng ký vào KTX.

2.1.2.2.Thông tin phòng.


23

2.1.2.3. Đăng ký phòng.

2.1.2.4. Duyệt danh sách.


24

2.1.2.5. Duyệt đăng ký phòng.

2.1.2.6. Sắp xếp phòng.


25

2.1.2.7. Làm thẻ.

2.1.2.8. Thông tin sinh viên.
2.3.2.8.1. Tìm kiếm.