Báo cáo kiến tập của một bạn d18

LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành tốt chương trình đào tạo trong nhà trường, mỗi sinh viên khi ra
trường cần phải chuẩn bị cho mình những kiến thức cần thiết, chuyên môn vững
vàng. Thời gian kiến tập là một phần quan trọng khơng thể thiếu được trong
chương trình đào tạo sinh viên nói chung và sinh viên trường Đại học Thủ Dầu
Một nói riêng. Đây là khoảng thời gian cần thiết để mỗi sinh viên củng cố lại kiến
thức, lý thuyết đã được học một cách có hệ thống, đồng thời nâng cao khả năng vận
dụng lý thuyết vào thực tiễn, xây dựng cách làm việc của một cán bộ chuyên
nghiệp.
Được sự đồng ý của Viện quy hoạch và phát triển đơ thị tỉnh Bình Dương (sau
đây tơi xin gọi tắt là Viện), tôi đã được nhận vào kiến tập ở Văn phòng của Viện.
Tuy thời gian thực tập chỉ vỏn vẹn 1 tháng (3/6/2019 đến 30/6/2019), nhưng cũng
phần nào giúp tôi tiếp cận được với thực tế, học hỏi và nắm bắt những kinh nghiệm
quý báu và bổ sung thêm những kiến thức mà trong quá trình học tập lý thuyết
chưa rõ qua sự hướng dẫn tận tình của cơ chú, anh chị tại Viện. Đó là cơ sở giúp tơi
hồn thành bài báo cáo này.
Tơi xin gửi lời cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường cũng như Thầy Cô trong khoa
Khoa học quản lý trường Đại học Thủ Dầu Một đã tận tình giảng dạy tơi trong suốt
thời gian qua và tạo mọi điều kiện để tơi hồn thành tốt thời gian kiến tập của
mình. Tiếp theo tơi xin cảm ơn thầy Nguyễn Trường Sơn (giảng viên ngành Quản
lý nhà nước, khoa Khoa học quản lý Trường Đại học Thủ Dầu Một) là người trực
tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và góp ý về bài báo cáo của tơi tận tình trong suốt thời gian
kiến tập tại Viện để tơi có thể hồn thành tốt bài báo cáo này. Cuối cùng tơi xin
chân thành cảm ơn tồn thể Ban lãnh đạo, cô chú, anh, chị tại Viện quy hoạch và
phát triển đơ thị tỉnh Bình Dương đã nhiệt tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu cần
thiết cho tôi trong suốt quá trình kiến tập và viết báo cáo. Đặc biệt tôi xin gửi lời
cảm ơn tới các chị đang làm việc ở Văn phòng của Viện đã tạo điều kiện, khơng
ngại khó khăn bỏ ra những thời gian q báu của mình để hướng dẫn tơi và giúp tơi
tìm hiểu những vấn đề thực tế, chỉ bảo tôi để hoàn thiện bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!

VIỆN QUY HOẠCH ĐƠ THỊ

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÁT TRIỂN BÌNH DƯƠNG

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Thứ 2, ngày 03 tháng 06 năm 2019

GIẤY TIẾP NHẬN SINH VIÊN THỰC TẬP
Đơn vị tiếp nhận thực tập: Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương
Địa chỉ: Tháp B, Tầng 3, Trung tâm hành chính tỉnh Bình Dương, phường Hồ Phú,
thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
Điện thoại: 0274.2220.202 .................................. Fax: 0274.2220.204
Đồng ý tiếp nhận anh/chị:....................................................... Ngày sinh:
Mã số sinh viên:
Là sinh viên Trường Đại học Thủ Dầu Một thuộc Chương trình Quản lý Nhà nước,
Khoa Khoa học Quản lý.
Ngành, chuyên ngành: Quản lý nhà nước
Thực tập tại bộ phận: Văn phòng của Đơn vị chúng tôi trong thời gian 1 tháng
(3/6/2019 đến 30/6/2019).
Với nhiệm vụ: Phục giúp Đơn vị trong công tác văn thư – lưu trữ
Anh/chị sinh viên thực tập chấp hành đúng nội quy kỷ luật và phân công của Đơn vị.
Xác nhận của Đơn vị
(Ký & ghi rõ Họ - Tên, chức vụ, đóng dấu)


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU NHẬN XÉT SINH VIÊN
CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP, KIẾN TẬP
Họ và tên sinh viên:
Lớp:……; Khóa: 2019-2022 Chương trình Quản lý Nhà nước, Khoa Khoa học Quản
lý, Trường Đại học Thủ Dầu Một.
Trong thời gian từ ngày 03 tháng 06 năm 2019 đến ngày 30 tháng 06 năm 2019
Tại: Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương
Địa chỉ: Tháp B, Tầng 3, Trung tâm hành chính tỉnh Bình Dương, phường Hồ Phú,
thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
Sau quá trình thực tập/kiến tập tại đơn vị của sinh viên, chúng tơi có một số nhận xét
đánh giá như sau:
1. Tri thức, năng lực, chuyên môn, nghề nghiệp:
.........................................................................................................................................
2. Kỹ năng thực hành nghề nghiệp:
.........................................................................................................................................
3. Thái độ:
.........................................................................................................................................
4. Các nhận xét khác:
.........................................................................................................................................
Đánh giá kết quả thực tập
Điểm số:
Điểm chữ:........................................................................................................................
Ngày …..tháng ……năm………


Cán bộ hướng dẫn
(Ký và ghi rõ họ và tên)

Xác nhận của đơn vị thực tập, kiến tập

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ và tên)

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
1. Về hình thức và kỹ năng trình bày báo cáo thực tập
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2. Nội dung báo cáo
2.1. Kết quả đợt thực tập:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2.2. Tính sáng tạo của chuyên đề thực tập:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2.3. Tính thực tiễn của chuyên đề thực tập:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Điểm đạt:
Điểm số
Điểm chữ:........................................................................................................................
……………...ngày …..tháng ……năm…………
Giảng viên hướng dẫn
(Ký và ghi rõ họ và tên)


A.GIỚI THIỆU CƠ QUAN KIẾN TẬP VÀ NHẬT KÝ KIẾN TẬP
1. Giới thiệu cơ quan kiến tập

-Theo Quyết định thành lập tại văn bản số 1292/QĐ-UBND ngày 15/5/2012 của
UBND tỉnh Bình Dương
-Viện quy hoạch phát triển Đơ Thị tỉnh Bình Dương được thành lập theo Quyết định số
1292/QĐ-UBND ngày 15/05/2012 của Ủy Ban nhân dân tỉnh Bình Dương
-Tên đầy đủ: VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ TỈNH BÌNH DƯƠNG
-Trụ sở đặt tại số: Tầng 3, tháp B, Trung tâm hành chính tập trung tỉnh Bình Dương.
-Thẩm qùn của Viện:
+Hoạt động trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được quy định
+Tiếp nhận vốn quy hoạch, vốn đề án, dự án từ ngân sách tỉnh theo kế hoạch hàng năm
+Tiếp nhận, quản lý, sử dụng đứng mục đích, có hiệu quả tài sản và các nguồn vốn do
nhà nước cấp
+Ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác dịch vụ - chuyên gia, hợp đồng kinh
doanh. Góp vốn vào các đối tác kinh doanh, dịch vụ, đầu tư.
+Tiếp nhận sự trợ giúp và hợp tác của của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để
nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc
+Tự chủ về bộ máy, nhân sự, tài chính
+Xây dựng quy chế, quy định nội bộ của Viện theo quy định của pháp luật

2.Nhật ký kiến tập


Tuần

Thời gian

Công việc

1

Từ

3/6/2019
Đến
8/6/2019

- Tham khảo nội dung, quy chế làm việc của Uỷ
ban.
- Làm quen với nhân viên Văn phòng và môi trường
làm việc mới.
- Gặp cán bộ hướng dẫn kiến tập để sắp xếp lịch
làm việc thực tế.
-Đọc Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao
đởi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn
thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài
liệu điện tử trong quá trình xử lý cơng việc của các
cơ quan, tở chức

2

Từ
10/6/2019
Đến
15/6/2019

- Tìm hiểu những cơng việc có liên quan đến văn
thư-lưu trữ.
- Làm quen với các nghiệp vụ tại văn phòng và bắt
đầu học các nghiệp vụ cơ bản.
- Thực hành các nghiệp vụ văn phòng đơn giản với
sự giám sát của cán bộ như đánh máy, nhân bản văn

bản, đóng dấu cơ quan,…

3

Từ
17/6/2019
Đến
25/6/2019

- Tiếp tục các công việc được giao và thực tập thêm
các nghiệp vụ khác soạn thảo các văn bản hành
chính thơng thường, lưu văn bản đi, kiểm tra thể
thức,…
- Gửi một số công văn cho các đợn vị khác

4

Từ
26/6/2019
đến
29/6/2019

-Tiếp tục thực hiện các công việc được giao, luyện
tập các kỹ năng đã học và học thêm các nghiệp vụ
cần thiết khác.
- Tìm kím tài liệu, lấy thơng tin, số liệu phục vụ cho
bài báo cáo thực tập.

3.Đánh giá thuận lợi và khó khăn trong q trình kiến tập
3.1. Thuận lợi:

+Tích lũy kinh nghiệm qua các vụ việc: Kinh nghiệm là điều có nhiều ý nghĩa quan
trọng đối với các bạn sinh viên khi chuẩn bị tốt nghiệp. Với hệ thống đào tạo pháp lý
hiện nay của nước ta, việc “học đi đơi với hành” vẫn cịn hạn chế rất lớn so với hệ
thống giáo dục hiện đại khác. Vì vậy, khi sinh viên ngành quản lý nhà nước được


“hành” trên các công việc cụ thể của các cơ quan, đơn vị sẽ giúp cho các bạn tích lũy
được vốn sống, vốn nghề để tự tin hơn trong tương lai nghề nghiệp của mình.
+Rèn luyện kỹ năng mềm: Để cho ra các sản phẩm pháp lý đáp ứng nhu cầu về chất
lượng và thời gian thực hiện, những người học nghành quản lý nhà nước cần phải có
trong tay rất nhiều kỹ năng mềm như kỹ năng sử dụng các phần mềm (ví dụ như
Microsoft office), ngoại ngữ, giao tiếp hiệu quả, thuyết trình truyền cảm, đặt câu hỏi
tạo ảnh hưởng, làm việc nhóm,…vv
Chỉ khi có cơng việc cụ thể và thời gian phải hoàn thành, bạn mới nhận ra sự cần thiết
và cách thức để bổ sung và hồn thiện kỹ năng mềm hiện có của bạn.
3.2. Khó khăn.
Tơi cảm thấy lo lắng:
Khi những lý thuyết mình được học ở trên trường chẳng vận dụng được gì mấy vào
cơng việc mình đang làm?
Cơng việc bạn đảm nhận thực ra lại yêu cầu nhiều kĩ năng mềm hơn hẳn những b̉i
thực hành ngắn ngủi, làm cho có ở trên trường?
Nhưng hãy dừng những lo lắng ấy lại và cân nhắc những khía cạnh tích cực của vấn
đề. Tơi mới chỉ đang đi kiến tập – đây chính là cơ hội để tôi tiếp cận trực tiếp với môi
trường làm việc bên ngồi để tự mình rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực tế.
Hơn nữa, chính vì tơi đang đi kiến tập, tức là đi làm quen với công việc nên luôn được
thông cảm ở một mức độ nhất định nếu chẳng lỡ làm sai điều gì.
Nhưng điều ấy khơng có nghĩa là tơi nên tiếp tục áp dụng một cách máy móc lý thuyết
hay tệ hơn là thụ động chờ anh chị hướng dẫn cầm tận tay chỉ việc cho tơi. Thay vào
đó, tơi sẽ:
Vận dụng tối đa khả năng quan sát, để ý cách làm việc của những người có kinh

nghiệm xung quanh mình.

B. PHẦN MỞ ĐẦU


1.Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay , cùng với sự đi lên của đất nước , sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế
thị trường là sự ra đời của các cơ quan , tổ chức với những quy mơ lớn nhỏ và các loại hình
kinh doanh đa dạng và phong phú . Mỗi cơ quan , đơn vị, tở chức doanh nghiệp đều có
những cách tở chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội
nhập của doanh nghiệp , tở chức ,
Để đáp ứng nhu cầu của tồn xã hội , để phù với sự thay đổi của đất nước hoạt động của
các Văn phòng trong cơ quan ngày càng được mở rộng và nâng cao . Chính vì vậy cơng tác
văn thư ngày càng trở nên quan trọng là mắt xích khơng thể thiếu được trong hoạt động của
các cơ quan quản lý Nhà nước cũng như hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp .
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý nhà
nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan, đơn vị vì vậy cần phải giữ gìn để tra
cứu và sử dụng khi cần thiết. Bên cạnh đó, cơng việc của một cơ quan, đơn vị, tổ chức được
tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do công văn giấy tờ có làm tốt ha y
khơng, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều đó có tác dụng trực tiếp
đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo. Mặt khác, những thông tin tài liệu
chứa đựng những thông tin bí mật nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ khơng chỉ chú ý đến
góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn sự đánh cắp thông
tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Đó cũng chính là những lý do để em chọn đề tài báo cáo kiến tập là
“Công tác văn thư tại Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương”.
Mặc dù đã cố gắng hết sức và được sự hướng dẫn tận tình của thầy cơ ở trường và các
anh chị ở nơi kiến tập song do điều kiện về thời gian, trình độ người viết cịn hạn chế nên
bài báo cáo của tơi khơng tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của thầy và các anh chị để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.

2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:


-Làm rõ về những cơ sở lý luận của công tác văn thư
-Phân tích đúng về thực trạng thực hiện công tác văn thư từ thực tiễn ở Viện quy hoạch
phát triển đơ thị Bình Dương
-Đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện công tác văn thư ở Viện quy hoạch
phát triển đơ thị Bình Dương
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
Nhân viên phụ trách văn thư tại Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
3.2.1. Phạm vi khơng gian:
Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương, tháp B, tầng 3, Trung tâm hành chính tỉnh
Bình Dương, phường Hòa Phú, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
3.2.2. Phạm vi thời gian:
Tởng hợp tấy cả các thông tin và tài liêu về hoạt động công tác văn thư tại Viện từ ngày
1/1/2018 đến ngày 31/5/2019
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
5.1. Cơ sở lý luận:
Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các văn bản quy phạm
pháp luật sau :
Pháp lệnh số 34 / 2001 / PL - UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban
thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia .


Nghị định số 110 / 2004 / NĐ - CP ngày 08 / 4 / 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư .
Nghị định số 111 / 2004 / NĐ - CP ngày 08 / 4 / 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi

hành một số điều của pháp lệnh lupu trữ quốc gia .
Thông tư liên tịch số 55 / 2005 / TTLT - BNV - VPCP ngày 06 / 5 / 2005 của Liên tịch
Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn . bán .
Nghị định số 09 / 2010 / NĐ - CP ngày 08 / 02 / 2010 của Chính phủ sửa đổi , bổ sung
một số điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ - CP ngày 08 / 4 / 2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư .
Nghị định số 13 / 2008 / NĐ - CP ngày 04 / 02 / 2008 của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh , thành phố trực thuộc Trung Ương .
Ngồi ra cịn hệ thống các văn bản liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu , bảo vệ bí
mật Nhà nước
5.2. Phương pháp nghiên cứu:
Các phương pháp được nghiêm cứu trong tiểu luận gồm: phương pháp phân tích tởng
hợp, diễn dịch, quy nạp, phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp so
sánh, kết hợp phương pháp tra cứu tài liệu từ các bài viết chính thống có chọn lọc trên các
phương tiện thơng tin đại chúng.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
6.1. Ý nghĩa lý luận:
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thơng tin cần thiết
phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Cơng tác quản lý
Nhà nước địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết. Thơng tin phục vụ quản lý được cung cấp
từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng
tin bằng văn bản. Về mặt nội dung cơng việc có thể sắp xếp cơng tác văn thư vào hoạt động
bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn:


Giúp cho các nhà lãnh đạo, các cơ quan chức năng liên quan có tư liệu hữu ích về các vấn
đề trong công tác văn thư. Hầu như các nội dung nghiên cứu đều xoay quanh việc đánh giá
quản lý, giữ gìn các hồ sơ sao cho hợp lý và đúng quy tắc. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp

phần giải quyết cơng việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng,
đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để
làm những việc trái pháp luật
7. Kết cấu của báo cáo
Bài báo cáo gồm 3 chương chính:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ
Chương 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TỪ THỰC TIỄN Ở
VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ BÌNH DƯƠNG
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ
Ở VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ BÌNH DƯƠNG
C. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1.Khái niệm cơ bản về công tác văn thư
Công tác văn thư là tất cả các cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, bắt đầu từ khi
thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải
quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phịng, tủ
kín…)
1.2.Các u cầu cơ bản cần phải đảm bảo trong cơng tác văn thư
1.2.1.Nhanh chóng


Q trình giải quyết cơng việc của các cơ quan,đơn vị, tổ chức phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải
xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản
nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải
quyết, khơng để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa
thủ tục giải quyết văn bản.
1.2.2.Chính xác

Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái
với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải
trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể
loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ
chức chính trị – xã hội quy định.
Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ
thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản…
1.2.3.Bí mật
Biểu hiện tập trung mang tính chính trị của cơng tác văn thư. Trong nội dung văn bản
đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng
các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng
máy tính, bố trí phịng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,…
1.2.4.Hiện đại
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật
văn phịng hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Tuy nhiên, q trình hiện đại hóa cơng tác văn thư phải được tiến
hành từng bước, phù hợp với đơn vị, tở chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan,
đơn vị, tở chức. Nói đến hiện đại hóa cơng tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.


1.3.Nội dung công tác văn thư
1.3.1.Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản
1.3.1.1. Thể thức văn bản
Việc chấp hành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Sở đã
triển khai áp dụng Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của liên Bộ Nội
vụ và Văn phịng Chính phủ và Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vào việc soạn thảo văn bản.

1.3.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
– Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thơng tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
– Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
– Đánh máy, nhân bản văn bản;
– Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
– Ký văn bản.
– Ban hành văn bản
1.3.2.Quy định về quản lý văn bản
1.3.2.1. Quản lý văn bản đến
– Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
– Trình, chuyển giao văn bản đến;
– Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1.3.2.2. Quản lý văn bản đi
– Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
– Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);


– Đăng ký văn bản đi;
– Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
– Lưu văn bản đi.
1.3.3.Quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
1.3.3.1. Lập hồ sơ hiện hành
– Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức
đối với việc lập hồ sơ hiện hành.

– Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng
việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
1.3.3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
– Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong
việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
– Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị, tổ
chức.
– Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị, tở chức.
1.4. Vị trí cơng việc của công tác văn thư
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ
chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn
bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao
đởi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động
hàng ngày.
1.5.Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm
tốt cơng tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, tổ chức chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu quả, khơng
để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của


Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ
gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư,
quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, khơng để mất mát, thất lạc là góp

phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Nội
dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức cũng như của các cán bộ
lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt
động của các cơ quan, đơn vị, tở chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của
cơ quan.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, đơn vị, tổ là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ
cấp ủy, lưu trữ tở chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc
của cơ quan, đơn vị, tổ chức đều được văn bản hố; giải quyết xong cơng việc, tài liệu được
lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác
lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo
quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Tiểu kết chương1
Ớ chương 1 của bài báo cáo tơi đã trình bày những cơ sở lý luận chung nhất, các quy định
pháp luật hiện hành về công tác văn thư. Tôi đã có nững khái qt và tồn diện về hoạt động
cơng tác văn thư. Do đó, những nội dung tơi trình bày ở phần 1 sẽ là tiền đề lý luận cho
việc nghiên cứu chương
Chương 2
THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TỪ THỰC TIỄN Ở VIỆN
QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ BÌNH DƯƠNG
2.1.Tổng quan về Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương
2.1.1.Qúa trình hình thành và phát triển
Viện quy hoạch phát triển Đơ Thị tỉnh Bình Dương được thành lập theo Quyết định số
1292/QĐ-UBND ngày 15/05/2012 của Ủy Ban nhân dân tỉnh Bình Dương
Tên đầy đủ: VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ TỈNH BÌNH DƯƠNG


Trụ sở đặt tại số: Tầng 3, tháp B, Trung tâm hành chính tập trung tỉnh Bình Dương.
Điện thoại số: (0274) 2220202

Fax: (0274) 2220204

Email:
VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ BÌNH
DƯƠNG

HỘI ĐỒNG KHOA HỌC

PHỊNG CHUN MƠN

ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
HOẠCH TỐN PHỤ
THUỘC

ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
HOẠCH TỐN ĐỘC
LẬP
XÍ NGHIỆP
QUẢN LÝ

PHỊNG
HÀNH
CHÍNH KẾ
TỐN

HỘI ĐỒNG
KHOA HỌC

TRUNG

TÂM QUY
HOẠCH 1

TRUNG TÂM
QUY HOẠCH
2

BAN QUẢN
LÝ DỰ ÁN

Hình 2.1: Cơ cấu hoạt động của Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương
2.1.2.Chức năng của Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương
- Nghiên cứu, tư vấn giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng, rà soát, triển khai đồng bộ các
loại quy hoạch xây dựng đô thị, nông thôn.
- Thực hiện chức năng Ban Quản lý khu vực phát triển đô thị quy định tại Điều 13, Nghị
định số 11/2013/NĐ-CP ngày 14/01/2014của Chính phủ đối với các khu vực phát triển đô
thị do Uỷ ban nhân dân tỉnh giao.
- Nghiên cứu, phản biện khoa học về quy hoạch, kiến trúc, xây dựng.
- Thực hiện các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật chuyên ngành quy hoạch, kiến trúc, xây
dựng.
2.1.3.Nhiệm vụ của Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương
- Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của Viện dài hạn, 05 năm và hàng năm.


- Nghiên cứu định hướng, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội,
nguồn nhân lực và môi trường; dự báo xu hướng phát triển để tham gia xây dựng quy hoạch,
kế hoạch phát triển tỉnh Bình Dương. Phân tích tởng hợp thơng tin về hoạt động kinh tế -xã
hội về quy hoạch, kế hoạch phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
- Nghiên cứu các đề án, quy hoạch, kế hoạch, văn bản,quy phạm pháp luật của tỉnh,

huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh về lĩnh vực quy hoạch phát triển đơ thị và nơng thơn để
góp ý, đề xuất cơ quan có thẩm qùn điều chỉnh, bở sung phù hợp với thực tiễn. Kết nối
đảm bảo sự đồng bộ các loại quy hoạch, quy định, quy chế quản lý quy hoạch – kiến trúc,
thiết kế đô thị - nông thôn; Triển khai các loại quy hoạch xây dựng, đô thị, nơng thơn theo
tiêu chí đơ thị xanh.
- Nghiên cứu khả thi trình Uỷ ban nhân dân tỉnh giao làm Ban Quản lý khu vực phát triển
đô thị đối với một số khu vực theo quy định của Chính phủ.
- Nghiên cứu, phản biện khoa học về quy hoạch đô thị, nông thôn, kiến trúc, xây dựng.
-Quản lý vốn quy hoạch, vốn doanh nghiệp, vốn xây dựng cơng trình và hạ tầng kỹ thuật
đô thị do Uỷ ban nhân dân tỉnh giao.
- Thu thập, tập hợp các loại quy hoạch của các Sở, ngành và địa phương để xây dựng hệ
thống thông tin địa lý (GIS). Cung cấp thông tin quy hoạch theo yêu cầu của tổ chức và cá
nhân.
- Dịch vụ tư vấn tổng hợp trong lĩnh vực xây dựng, kiến trức và hạ tầng kỹ thuật đô thị.
Thẩm tra thiết kế xây dựng cơng trình và dự tốn xây dựng cơng trình theo u cầu của các
cơ quan Quản lý Nhà nước và chủ đầu tư.
- Thí nghiệm, kiểm định, cấp giấy chứng nhận trong lĩnh vực tưu vấn kiểm định xây dựng
(LAS – XD).
- Quản lý và kinh doanh Nhà ở thuộc sở hữu Nhà nước.
- Hợp tác, triển khai ứng dụng cơng trình kiến trúc xanh, sử dụng công nghệ vfa vật liệu
xây dựng mới – vật liệu xây khơng nung.
- Hợp tác bảo trì, quản lý tồ nhà.
- Ấn hành tạp chí, bản tin, trang tin điện tử (website) theo quy định.


- Quản lý về tở chức, cán bộ, tài chính, tài sản nhà nước được giao, quản lý các hoạt
động có thu, thực hiện chế độ, hợp đồng lao động, tiền lương đãi ngộ, khen thưởng, kỹ luật
và các chế độ chính sách khác.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân tinht giao.
2.1.4.Quyền hạn của Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương

- Hoạt động trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao;
- Tiếp nhận vốn quy hoạch, vốn đề án, dự án từ ngân sách tỉnh theo kế hoạch hàng năm;
- Tiếp nhận, quản lý, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả tài sản và các nguồn vốn do
nhà nước cấp;
- Ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác dịch vụ - chuyên gia, hợp đồng kinh
doanh;
- Tiếp nhận sự trợ giúp và hợp tác của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để nâng
cao hiệu quả và chất lượng công việc;
- Tự làm chủ về bộ máy, nhân sự, tài chính;
- Xây dựng quy chế, quy định nội bộ của Viện theo quy định của pháp luật.
2.2.Thực tiễn thực hiện công tác văn thư tại Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình
Dương
2.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình
Dương
2.2.1.1. Thể thức văn bản được áp dụng tại Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình
Dương
Việc chấp hành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Sở đã
triển khai áp dụng Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của liên Bộ Nội
vụ và Văn phịng Chính phủ và Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vào việc soạn thảo văn bản .
Viện đã chấp hành và làm theo như đúng quy định.
2.3.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Viện quy hoạch phát triển đơ thị
Bình Dương


– Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thơng tin có liên quan;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
– Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
– Đánh máy, nhân bản văn bản;
– Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
– Ký văn bản.
– Ban hành văn bản
2.3.2.Về quản lý văn bản tại Viện quy hoạch phát triển đô thị Bình Dương
2.3.2.1. Quản lý văn bản đến
Tính từ đầu năm 2018 đến hết năm 2018 số văn bản đến của Viện khá nhiều tởng cộng Viện
đã có 519 văn bản đến
Tiếp tục tự đầu năm 2019 đến ngày 31/5/2019 số văn bản đến của Viện là 173
Quy trình quản lý văn bản đến của Viện cũng được nhân viên chuyên trách làm đúng theo
quy định của Nhà nước:
– Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
– Trình, chuyển giao văn bản đến;
– Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.3.2.2. Quản lý văn bản đi
Đối với văn bản đi tổng số văn bản đi của Viện từ đầu năm 2018 đến cuối năm 2018 có tởng
cộng 357 văn bản
Tính từ đầu năm 2019 đến hết ngày 31/5/2019 tởng cộng có 120 văn bản đi. Số văn bản đi ít
hơn so với số văn bản đến
Quy trình quản lý văn bản đi của Viện cũng được nhân viên chuyên trách làm đúng theo quy
định:


– Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số,
ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản
– Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
– Đăng ký văn bản đi;
– Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

– Lưu văn bản đi.
2.3.3.Về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại Viện quy hoạch phát
triển đơ thị Bình Dương
2.3.3.1. Lập hồ sơ hiện hành
– Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, nhân viên tại Viện đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
– Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng
việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
2.3.3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
– Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân đang làm việc tại Viện trong việc giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
– Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Viện.
– Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Viện.
2.2.4.Nhiệm vụ của nhân viên văn thư tại Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương
- Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giúp Chánh văn phịng theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản đến.


- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký ban hành.
- Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày tháng và đóng dấu
mức độ khẩn, mật lên văn bản.
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
- Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ;
làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho nhân viên đang làm việc tại Viện.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm.
2.3.Đánh giá công tác văn thư tại Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương
2.3.1.Ưu điểm
- Cơng tác Văn thư - lưu trữ của Viện đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được
giao. Mối quan hệ giữa Lãnh đạo Viện với các phịng chun mơm được thiết lập tốt.
Việc thực hiện đúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động
văn thư lưu trữ có xu hướng đi vào nề nếp. Có định biên cán bộ văn thư - lưu trữ có
trình độ chun mơn, nhiệt tình cơng tác, thuận tiện cho việc cụ thể hố công việc và
tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
- Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ. Việc chuyển giao
các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để
chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành tương đối tốt
nhiệm vụ được giao và bước đầu đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản,
giấy tờ. Việc quản lý con dấu đảm bảo đúng nguyên tắc và quy định.
2.3.2.Nhược điểm
Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ nhưng đến nay nó vẫn cịn tồn tại những nhược điểm sau:
Nhân viên văn thư của Viện thực chất là nhân viên hành chính, tở chức kiêm nhiệm
thêm cơng tác văn thư. Như vậy, công tác văn thư chỉ là công việc phụ nên thời gian trau
dồi nghiệp vụ còn hạn chế


Lãnh đạo không thường xuyên tổ chức những lớp học nghiệp vụ chuyên về công tác
văn thư
Cá nhân nhân viên cũng hiếm khi tự mình trau dồi thêm một số kiến thức mới về công
nghệ văn thư hiện đại hiện nay
Các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư - lưu trữ chưa đáp
ứng được so với yêu cầu hiện nay.
2.3.3.Nguyên nhân
 Chưa

có kinh phí dành cho hoạt động văn thư, chưa có chế độ chính sách đối với
nhân viên văn thư.
Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa được tở chức thường xun.
Nếu tở chức thì số lượng lại quá đông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải được hết
những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu...
Việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ còn hạn chế
Tiểu kết chương 2

Ở chương 2 của bài báo tôi đã trình bày những thực trạng thực hiện chung nhất
về cơng tác văn thư tại Viện, các quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn bản,
quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, ưu và nhược điểm của cơng tác văn thư.
Cơng tác văn thư có vai trị rất quan trọng đối với một tổ chức hiện nay. Việc tuyển
chọn nhân viên đảm nhiệm công tác văn thư một cách trung thành khơng tiếc lộ bí
mật ra bên ngồi rất quan trọng. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo phải cân nhắc và
đưa ra quyết định sáng suốt khi tuyển dụng nhân viên đảm nhiệm công tác ấy.
Chương 3:
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở
VIỆN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ BÌNH DƯƠNG
3.1. Nâng cao nhận thức nhân viên phụ trách văn thư của Viện về vai trị, vị trí,
tầm quan trọng của cơng tác Văn thư.
- Nhận thức chiếm vai trị quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận thức đúng thì
hành động đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành động sẽ sai. Do đó, điều đầu tiên
phải làm là để mọi người, nhất là Văn thư cơ quan phải nhận thức đúng về tầm quan


trọng của công tác Văn thư, hiểu rõ hơn về vị trí, vai trị của cơng tác Văn thư trong hoạt
động của cơ quan.
- Muốn nhân viên có nhận thức đúng thì phải tuyên truyền, thể hiện ở các tin bài viết
về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn thư đăng trên Trang thông tin điện tử
Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương; thể hiện ở niềm tin của Lãnh đạo Viện đối

với công tác Văn thư; sự quán triệt thực hiện nghiêm túc công tác Văn thư để nâng cao
chất lượng công tác Văn thư.
- Công chức Văn thư phải tự đánh giá về hoạt động của công tác Văn thư, yên tâm
công tác, xem cơng tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt trong quá trình
hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị đình trệ. Văn thư là nơi
quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm làm việc của một cơ quan, tở chức. Muốn sản phẩm
có chất lượng, đạt u cầu thì Văn thư phải góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân
cơng lao động riêng, mỗi nhiệm vụ đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết với
nhau thành một tở chức có sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác Văn thư thì
Văn thư cơ quan và tồn thể cán bộ, nhân viên, công chức sẽ nổ lực phấn đấu để hoàn
thành nhiệm vụ.
3.2. Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác Văn thư của
Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình Dương để tồn thể nhân viên trong cơ quan
nắm một cách hệ thống về công tác Văn thư, những việc cần làm để bảo đảm hoạt
động của công tác Văn thư đi vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng cao.
- Rà soát lại hệ thống văn bản quy định về công tác Văn thư cịn có hiệu lực của các cơ
quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phở biến văn bản.
Ngồi những văn bản của Viện đã quán triệt, yêu cầu các đơn vị thực hiện như: Quy chế
Văn thư, Quy chế Lưu trữ, Hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản áp dụng thống
nhất trong Viện cần phổ biến thêm một số văn bản liên quan đến danh mục bí mật nhà
nước trong ngành quy hoạch đô thị, văn bản về ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan của Viện quy
hoạch phát triển đô thị Bình Dương.
3.3. Nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cho công chức Văn thư cơ quan;
rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của cơng chức Văn thư.


- Nhân viên Văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản
quy phạm pháp luật mới về cơng tác Văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần
thiết để đảm bảo thực hiện tốt các u cầu của cơng tác Văn thư, đó là kỹ năng sử dụng

thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ
năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất
đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc. Một trong những yêu cầu của
công tác Văn thư là phải bảo đảm bí mật văn bản. Do đó ngồi việc nắm vững các danh
mục tuyệt mật, tối mật, mật trong ngành quy hoạch đơ thị để xử lý đúng quy trình, Văn
thư cơ quan cịn phải cẩn thận khi phát ngơn.
3.4. Nghiên cứu, tham mưu cho Lãnh đạo Viện tiếp tục tổ chức tập huấn công tác
Văn thư – Lưu trữ cho toàn Ngành.
Trong năm 2017, Viện đã phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Dương
tập huấn về công tác Văn thư – Lưu trữ. Tuy đã đạt được những kết quả nhất định nhưng
vì cơng chức Văn thư của Viện chưa đáp ứng về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Văn thư
nên việc áp dụng vào thực tiễn vẫn gặp nhiều khó khăn, chưa đạt kết quả như mong
muốn. Do đó, qua sự đánh giá thực trạng, những mặt còn hạn chế, Viện vẫn đang tiếp tục
phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh tổ chức tập huấn, chủ yếu đề cập sâu vào
những cơng việc làm chưa tốt, cịn vướng mắc, khó khăn. Tập huấn có thể được thực hiện
hàng năm cho đến khi công tác này đạt yêu cầu.
Đồng thời, Viện cần quan tâm hơn nữa công tác này, thường xun tở chức tập huấn
cho Viện để có sự thống nhất thực hiện trong ngành quy hoạch.
3.5. Nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý của Phó Chánh văn phịng đối với công
tác Văn thư.
Muốn công tác Văn thư đạt chất lượng thì vai trị quản lý rất quan trọng, việc định
hướng, chỉ đạo đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao.
Phó Chánh văn phịng cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác Văn thư, học
tập rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay của các cơ quan, ban, ngành để
tham mưu cho Lãnh đạo Viện vận dụng trong đơn vị.


Phó Chánh văn phịng sâu sắc hơn trong việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân
viên Văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để Văn thư hiểu rõ hơn vai trị,
vị trí cơng tác mình đang đảm nhiệm. Theo dõi chặt chẽ công tác Văn thư, quan tâm

khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh
nghiệm.
3.6. Văn thư cơ quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản chặt
chẽ hơn, cương quyết khơng đóng dấu đối với những văn bản đi khơng đúng thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ, Văn thư đơn vị ngoài việc phải nắm vững thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản được Viện đã hướng dẫn áp dụng thống nhất trong Ngành cịn
phải có bản lĩnh, phải đặt mục đích chất lượng văn bản lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với
Phó Chánh văn phịng để được xử lý những vướng mắc, khó khăn.
3.7. Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn TCVN
9001:2000 về công tác Văn thư.
Hệ thống quản lý chất lượng 9001:2000 đang được áp dụng rộng rãi và hiệu quả ở
nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hành chính. Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ
đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Công tác Văn thư là hoạt động không thể thiếu và có vai trị quan trọng trong nền hành
chính nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của
công tác Văn thư là một tất yếu khách quan, trong tương lai không xa sẽ bắt buộc áp dụng
đồng loạt trong các cơ quan Nhà nước.
Đây là vấn đề không mới nhưng là mới của Viện quy hoạch phát triển đơ thị Bình
Dương nên chắc chắn sẽ gặp khó khăn trong việc nghiên cứu, áp dụng. Văn phịng tởng
hợp phối hợp với phịng Thống kê trên cơ sở nghiên cứu quy định của Tiêu chuẩn, thực
tiễn áp dụng của một số cơ quan, ban ngành, thực tiễn của đơn vị để tham mưu xây dựng
một hệ thống quản lý chất lượng công tác Văn thư trong cơ quan gồm các quy trình cụ
thể như: Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản; quy trình quản lý văn bản
đi, đến; quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó có việc xác định
giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu.