qd danh muc ho so theo bÔ gd&Đt 2018

UBND HUYỆN A LƯỚI
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Số: 01/QĐ-PGD&ĐT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
A Lưới, ngày 02 tháng 01 năm 2018

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2018 của Phịng Giáo dục và Đào tạo
TRƯỞNG PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN A LƯỚI
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2010 của
Chính phủ về cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02
năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư;
Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của
Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Quyết định số 2087/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2013 của
UBND tỉnh Thừa Thiên Huế về việc ban hành Danh mục số 1 của các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh;
Xét đề nghị của bộ phận văn thư, vưu trữ Phòng Giáo dục và Đào tạo,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định Danh mục hồ sơ của Phòng Giáo
dục và Đào tạo năm 2018.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Lãnh đạo và các tổ chun mơn Phịng Giáo dục và Đào tạo chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như điều 3;
-UBND huyện;
-Phòng NV huyện;
-Website Phòng GD&ĐT;
-Các bộ phận CM Phịng GD&ĐT;
- Lưu: VT.

TRƯỞNG PHỊNG
Đã kí


DANH MỤC
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ
CỦA NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/QĐ-PGD&ĐT ngày 02 tháng 01 năm 2018
của Phịng Giáo dục và Đào tạo A Lưới)
SốT
T

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

Thời hạn
bảo quản

Đơn vị/Người lập hồ sơ

I. TÀI LIỆU CHUNG VỀ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1

Hồ sơ xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chiến lược,
quy hoạch, kế hoạch phát triển giáo dục và đào tạo dài hạn, 5 năm,
hàng năm

- Thống kê - Kế hoạch
Vĩnh viễn

2

Hồ sơ quy hoạch mạng lưới các cơ sở giáo dục trong hệ thống giáo
dục quốc dân

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ xây dựng, quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, chương trình
mục tiêu, dự án chun mơn về giáo dục và đào tạo

Vĩnh viễn

4

Kế hoạch nhiệm vụ năm học; báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch
nhiệm vụ năm học

Vĩnh viễn

- Thống kê - Kế hoạch
- Các bộ phận

5

Số liệu thống kê giáo dục hàng năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

- Thống kê - Kế hoạch

Vĩnh viễn

- Thống kê - Kế hoạch
- Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh

- Hội nghị sơ kết

10 năm

- Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh

- Hội thảo khoa học

10 năm

- Đ/c Trần Viết Văn

- Hội thảo góp ý xây dựng tài liệu

10 năm

- Đ/c Trần Viết Văn

- Thống kê - Kế hoạch
- Thống kê - Kế hoạch

Hồ sơ hội nghị, hội thảo giáo dục đào tạo
- Hội nghị tổng kết
6

7

Hồ sơ tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhà giáo và cán
bộ quản lý cơ sở giáo dục

10 năm

- Bộ phận: MN, TH, THCS

8

Hồ sơ kiểm tra các hoạt động giáo dục và đào tạo

20 năm

- Bộ phận: MN, TH, THCS

Hồ sơ thanh tra các hoạt động giáo dục và đào tạo
9

- Vụ việc nghiêm trọng
- Vụ việc khác

10

Công văn trao đổi về giáo dục và đào tạo

Đ/c Trần Viết Văn
Vĩnh viễn

Đ/c Trần Viết Văn

20 năm

Đ/c Trần Viết Văn

10 năm

Văn thư

Vĩnh viễn

Bộ phận TCCB

II. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC MẦM NON
1. Tài liệu về quản lý cơ sở giáo dục mầm non và các hoạt động
giáo dục cấp học mầm non
11

Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, cho phép hoạt động giáo

2


dục, đình chỉ hoạt động giáo dục, sáp nhập, chia, tách, giải thể
trường mầm non, trường mẫu giáo, nhà trẻ
12

Hồ sơ chuyển đổi cơ sở giáo dục mầm non bán công sang cơ sở
giáo dục mầm non dân lập, công lập

13

Vĩnh viễn

Bộ phận TCCB

Hồ sơ công nhận trường mầm non đạt chuẩn quốc gia

20 năm

Bộ phận Mầm non

14

Hồ sơ thành lập hội đồng trường mầm non công lập

20 năm

Bộ phận Kế hoạch

15

Hồ sơ thành lập, sáp nhập, chia, tách, giải thể nhóm trẻ, lớp mẫu
giáo độc lập

20 năm

Bộ phận TCCB

16

Hồ sơ đăng ký hoạt động nhóm trẻ đối với những nơi mạng lưới cơ
sở giáo dục mầm non chưa đáp ứng đủ nhu cầu đưa trẻ tới trường,
lớp

20 năm

Bộ phận TCCB

17

Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục mầm
non

Vĩnh viễn

Bộ phận Mầm non

18

Hồ sơ công nhận tỉnh/huyện/xã đạt chuẩn phổ cập giáo dục mầm
non cho trẻ em năm tuổi

10 năm

Bộ phận Mầm non

2. Hồ sơ phục vụ hoạt động ni dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ
em của cơ sở giáo dục mầm non
19

Hồ sơ quản lý trẻ em của cơ sở giáo dục mầm non

5 năm

Bộ phận Mầm non

20

Hồ sơ quản lý trẻ em học hòa nhập của cơ sở giáo dục mầm non

5 năm

Bộ phận Mầm non

21

Hồ sơ quản lý bán trú của cơ sở giáo dục mầm non

5 năm

Bộ phận Mầm non

22

Hồ sơ quản lý chuyên môn của cơ sở giáo dục mầm non

5 năm

Bộ phận Mầm non

Vĩnh viễn

Bộ phận TCCB

III. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC PHỔ THÔNG
1. Tài liệu về quản lý cơ sở giáo dục phổ thông và các hoạt
động giáo dục cấp học phổ thông
23

Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, cho phép hoạt động giáo
dục, đình chỉ hoạt động giáo dục, sáp nhập, chia, tách, giải thể cơ
sở giáo dục phổ thông

24

Hồ sơ công nhận trường phổ thông đạt chuẩn quốc gia

20 năm

Bộ phận TH, THCS

25

Hồ sơ công nhận trường tiểu học đạt mức chất lượng tối thiểu

20 năm

Bộ phận Tiểu học

26

Hồ sơ thành lập hội đồng trường đối với cơ sở giáo dục phổ thông
công lập

20 năm

Bộ phận Kế hoạch

27

Hồ sơ công nhận tỉnh/huyện/xã đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu
học, trung học cơ sở

10 năm

Bộ phận TH, THCS

5 năm sau khi
giấy phép hết
hiệu lực

Bộ phận THCS

Hồ sơ cấp giấy phép dạy thêm
28
2. Hồ sơ, sổ sách phục vụ hoạt động giáo dục của trường tiểu

3


học, lớp tiểu học, cơ sở giáo dục khác thực hiện chương trình
giáo dục tiểu học
29

Sổ đăng bộ

Vĩnh viễn

Các trường TH

30

Bảng tổng hợp kết quả học tập, rèn luyện của học sinh tiểu học

20 năm

Bộ phận Tiểu học

31

Sổ nghị quyết và kế hoạch công tác của trường

10 năm

Các trường học

32

Sổ khen thưởng, kỷ luật

10 năm

Bộ phận Thi đua

Học bạ học sinh

Trả học sinh khi
ra trường,
chuyển trường

Các trường học

34

Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật

Bàn giao cho cơ

sở giáo dục mới
khi học sinh
chuyển trường,
cấp học

Các trường học

35

Sổ phổ cập giáo dục tiểu học

10 năm

Các trường học

36

Sổ chủ nhiệm

Hết khóa

Các trường học

37

Sổ cơng tác Đội

Hết khóa

Các trường học

33

3. Hồ sơ, sổ sách phục vụ hoạt động giáo dục của trường trung
học cơ sở, trường trung học phổ thông, trường phổ thơng có
nhiều cấp học, trường chun biệt
38

Sổ đăng bộ

Vĩnh viễn

Các trường học

39

Sổ gọi tên và ghi điểm

Vĩnh viễn

Các trường học

40

Sổ nghị quyết của trường và nghị quyết của hội đồng trường

10 năm

Các trường học

41

Hồ sơ thi đua

10 năm

Bộ phận Thi đua

Học bạ học sinh

Trả học sinh khi
ra trường,
chuyển trường

Các trường học

Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật

Bàn giao cho cơ
sở giáo dục mới
khi học sinh
chuyển trường,
cấp học

Các trường học

42

43

44

Sổ phổ cập giáo dục

10 năm

Các trường học

45

Sổ ghi đầu bài

5 năm

Các trường học

46

Sổ chủ nhiệm

Hết khóa

Các trường học

Hết khóa

Bộ phận TH, các trường

4. Tài liệu về tuyển sinh, công nhận tốt nghiệp
47

Hồ sơ tuyển sinh cấp tiểu học

4


48

Hồ sơ tuyển sinh trung học cơ sở

Hết khóa

Bộ phận THCS, các trường

- Quyết định công nhận tốt nghiệp, danh sách người học được
công nhận tốt nghiệp

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS, các trường

- Các tài liệu khác có liên quan đến xét công nhận tốt nghiệp

2 năm

Bộ phận THCS, các trường

- Hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm

Vĩnh viễn

Các trường THPT

- Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn
tuyển sinh

Vĩnh viễn

Các trường THPT

- Hồ sơ đăng ký dự tuyển

Hết khóa

Các trường THPT

- Bài thi

Hết khóa

Các trường THPT

- Các tài liệu khác có liên quan đến tuyển sinh

Hết khóa

Các trường THPT

- Danh sách thí sinh được cơng nhận tốt nghiệp

Vĩnh viễn

Các trường học

- Bảng ghi thông tin xét công nhận tốt nghiệp, Bảng ghi điểm
thi, Các loại thống kê số liệu

Vĩnh viễn

Các trường học

- Hồ sơ đăng ký dự thi

1 năm

Các trường học

- Bài thi

2 năm

Sở GD&ĐT

- Các tài liệu khác có liên quan đến thi và xét cơng nhận tốt
nghiệp

2 năm

Các trường học

- Danh sách thí sinh đoạt giải

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS, các trường

- Biên bản xét duyệt kết quả thi và xếp giải

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS, các trường

- Quyết định thành lập đội tuyển (lưu tại đơn vị dự thi)

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS, các trường

- Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS, các trường

- Đề thi và hướng dẫn chấm thi đã sử dụng

5 năm

Bộ phận THCS, các trường

- Hồ sơ đăng ký dự thi

1 năm

Bộ phận THCS, các trường

- Bài thi

2 năm

Bộ phận THCS, các trường

- Các tài liệu khác có liên quan đến cuộc thi

2 năm

Bộ phận THCS, các trường

- Bảng ghi tên thí sinh và kết quả thi

10 năm

Bộ phận THCS, TTNN-TX

- Hồ sơ đăng ký dự thi

1 năm

Bộ phận THCS, TTNN-TX

- Bài thi lý thuyết

2 năm

Bộ phận THCS, TTNN-TX

Tài liệu về xét công nhận tốt nghiệp trung học cơ sở
49

Tài liệu về tuyển sinh trung học phổ thông

50

Tài liệu về thi và xét công nhận tốt nghiệp trung học phổ thông

51

5. Tài liệu về thi học sinh giỏi, thi nghề phổ thông, cuộc thi
khoa học kỹ thuật dành cho học sinh trung học
52

53

54

Tài liệu về thi chọn học sinh giỏi trung học phổ thông

Hồ sơ thi nghề phổ thông

5

- Tài liệu khác có liên quan đến cuộc thi

2 năm

Bộ phận THCS, TTNN-TX

- Danh sách dự án, thí sinh đoạt giải

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS

- Quyết định thành lập đội tuyển (lưu tại đơn vị dự thi)

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS

- Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS

Hồ sơ cuộc thi Khoa học kỹ thuật dành cho học sinh trung học

55

- Dự án dự thi: Báo cáo tóm tắt, Báo cáo kết quả nghiên cứu
+ Đoạt giải cấp quốc gia

Bộ phận THCS
Vĩnh viễn

Bộ phận THCS

+ Đoạt giải cấp trường, tỉnh, huyện

10 năm

Bộ phận THCS

- Các liệu khác liên quan đến cuộc thi

2 năm

Bộ phận THCS

Vĩnh viễn

Bộ phận TCCB

10 năm

Bộ phận THCS

IV. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN
1. Tài liệu về quản lý cơ sở giáo dục thường xuyên và các hoạt

động giáo dục thường xuyên
56

Hồ sơ thành lập, cho phép hoạt động, đình chỉ hoạt động, sáp nhập,
giải thể trung tâm giáo dục thường xuyên

57

Hồ sơ xếp hạng trung tâm giáo dục thường xuyên

58

Hồ sơ thành lập, cấp phép hoạt động, đình chỉ hoạt động đào tạo,
bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học, sáp nhập, chia, tách, giải thể trung
tâm ngoại ngữ, tin học

Vĩnh viễn

Bộ phận TCCB

59

Hồ sơ thành lập, cho phép hoạt động, đình chỉ hoạt động, giải thể
trung tâm học tập cộng đồng tại xã, phường, thị trấn

Vĩnh viễn

Bộ phận THCS

60

Hồ sơ đánh giá, xếp loại “Cộng đồng học tập” cấp xã

10 năm

Bộ phận THCS

61

Hồ sơ cấp phép hoạt động hoặc xác nhận hoạt động giáo dục kỹ
năng sống và hoạt động giáo dục ngồi giờ chính khóa

5 năm sau khi
giấy phép hết
hiệu lực

Các trường học

62

Hồ sơ cơng nhận tỉnh/huyện/xã đạt chuẩn xóa mù chữ

10 năm

Bộ phận THCS, các trường

2. Hồ sơ, sổ sách phục vụ hoạt động giáo dục của trung tâm
giáo dục thường xuyên
63

Sổ đăng bộ

Vĩnh viễn

TTGDNN-GDTX

64

Sổ gọi tên và ghi điểm

Vĩnh viễn

TTGDNN-GDTX

65

Sổ nghị quyết của trung tâm

10 năm

TTGDNN-GDTX

66

Sổ kế hoạch và chương trình hoạt động của trung tâm

10 năm

TTGDNN-GDTX

67

Sổ kiểm tra đánh giá giáo viên về công tác chuyên môn

10 năm

TTGDNN-GDTX

68

Sổ thi đua

10 năm

TTGDNN-GDTX

69

Học bạ học viên

Trả học viên khi
ra trường,
chuyển trường

TTGDNN-GDTX
6


70

Sổ ghi đầu bài

5 năm

TTGDNN-GDTX

71

Sổ chủ nhiệm

Hết khóa

TTGDNN-GDTX

Trả học viên khi
hồn thành
chương trình

TTGDNN-GDTX

3. Hồ sơ, sổ sách phục vụ hoạt động của các lớp xóa mù chữ và
giáo dục tiếp tục sau khi biết chữ
72

Học bạ học viên theo học chương trình xóa mù chữ và giáo dục
tiếp tục sau khi biết chữ

73

Sổ điểm

10 năm

TTGDNN-GDTX

74

Danh sách học viên được xác nhận biết chữ và học viên được xác
nhận hoàn thành chương trình giáo dục tiếp tục sau khi biết chữ

20 năm

Bộ phận THCS,
TTGDNN-GDTX

Vĩnh viễn

Bộ phận Tiểu học
Bộ phận THCS

V. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC DÂN TỘC
75

Hồ sơ chấp thuận việc dạy và học tiếng nói, chữ viết của dân tộc
thiểu số trong các cơ sở giáo dục phổ thông và trung tâm giáo dục
thường xuyên

76

Hồ sơ xét duyệt học sinh nội trú ở trường phổ thông dân tộc nội

trú, học sinh bán trú ở trường phổ thông dân tộc bán trú

10 năm

Bộ phận THCS,
Trường THCS-DTNT

77

Hồ sơ giáo dục học sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ
thông dân tộc bán trú, trường dự bị đại học về chủ trương, chính
sách dân tộc của Đảng và Nhà nước, bản sắc văn hóa và truyền
thống tốt đẹp của các dân tộc Việt Nam

5 năm

Bộ phận THCS,
Trường THCS-DTNT

78

Hồ sơ giáo dục kỹ năng sống và kỹ năng hoạt động xã hội cho học
sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú,
trường dự bị đại học

5 năm

Bộ phận THCS,
Trường THCS-DTNT

79

Hồ sơ giáo dục lao động, hướng nghiệp và dạy nghề truyền thống
cho học sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc
bán trú, trường dự bị đại học

5 năm

Bộ phận THCS,
Trường THCS-DTNT

Hồ sơ tổ chức công tác nội trú, bán trú cho học sinh trường phổ
80 thông dân tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trường dự bị đại
học

5 năm

Trường THCS-DTNT

Hồ sơ theo dõi, thống kê số lượng học sinh trường phổ thông dân
tộc nội trú, phổ thông dân tộc bán trú, trường dự bị đại học đã tốt
81
nghiệp hằng năm tiếp tục học ở cấp học, trình độ cao hơn hoặc trở
về địa phương tham gia công tác, lao động sản xuất

5 năm

Bộ phận THCS

VI. TÀI LIỆU VỀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC

82 Hồ sơ đào tạo và cấp chứng chỉ đào tạo kiểm định viên kiểm định
chất lượng giáo dục
- Danh sách cấp chứng chỉ đào tạo kiểm định viên kiểm định
chất lượng giáo dục

- Thống kê - Kế hoạch
Vĩnh viễn

- Thống kê - Kế hoạch

7


- Hồ sơ đăng ký tham dự khóa đào tạo kiểm định viên

2 năm

- Các tài liệu khác có liên quan đến đào tạo và cấp chứng chỉ
kiểm định viên

5 năm

Hồ sơ tuyển chọn và cấp/cấp lại thẻ kiểm định viên kiểm định chất
lượng giáo dục

- Thống kê - Kế hoạch
- Thống kê - Kế hoạch

Vĩnh viễn

- Thống kê - Kế hoạch

- Hồ sơ đăng ký tuyển chọn

5 năm

- Thống kê - Kế hoạch

- Các tài liệu khác có liên quan đến tuyển chọn và cấp/cấp lại thẻ
kiểm định viên

5 năm

Hồ sơ thẩm định kết quả đánh giá chất lượng giáo dục và cấp giấy
84 chứng nhận kiểm định chất lượng giáo dục đối với cơ sở giáo dục,
chương trình đào tạo

20 năm

83

- Danh sách tuyển chọn và cấp/cấp lại thẻ kiểm định viên

20 năm

- Thống kê - Kế hoạch

- Thống kê - Kế hoạch

- Thống kê - Kế hoạch

VII. TÀI LIỆU VỀ VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ
Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

89 Sổ cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp từ sổ gốc

Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

90

Sổ gốc cấp chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân

Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

91

Sổ cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc

Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

92

Hồ sơ công nhận văn bằng tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học,
thạc sĩ, tiến sĩ do cơ sở nước ngoài cấp

Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

93

Hồ sơ công nhận văn bằng tốt nghiệp các cấp học phổ thông do cơ

sở nước ngoài cấp

Vĩnh viễn

Đ/c Bùi Thị Ngọc Ánh
(Bộ phận THCS)

85
86

Hồ sơ chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ
Hồ sơ cấp phôi bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, trung học phổ
thông, trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ

87 Hồ sơ cấp phôi chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân
88

Sổ gốc cấp văn bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, trung học phổ
thông, trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ

VIII. TÀI LIỆU VỀ HỌC PHÍ, HỌC BỔNG, CHÍNH SÁCH
HỖ TRỢ NGƯỜI HỌC
94

Hồ sơ xét cấp học bổng khuyến khích học tập đối với học sinh,
sinh viên

10 năm

Đ/c Đồn Cơng Sơn

(Bộ phận THCS)

95

Hồ sơ xét cấp học bổng chính sách đối với học sinh, sinh viên hệ

10 năm

Đ/c Đồn Cơng Sơn
8


cử tuyển

(Bộ phận THCS)

96

Hồ sơ xét cấp học bổng chính sách đối với học sinh trường phổ
thông dân tộc nội trú, trường dự bị đại học

10 năm

Đ/c Hoàng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

97

Hồ sơ xét hỗ trợ tiền ăn, tiền nhà ở và gạo cho học sinh trung học
phổ thông ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn

10 năm

Đ/c Hồng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

98

Hồ sơ xét miễn, giảm học phí cho học sinh, sinh viên

10 năm

Đ/c Hồng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

99

Hồ sơ xét cấp kinh phí hỗ trợ chi phí học tập đối với trẻ mẫu giáo,
học sinh và sinh viên

10 năm

Đ/c Hồng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

10 năm

Đ/c Hồng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

Vĩnh viễn

Đ/c Đồn Cơng Sơn
(Bộ phận THCS)

10 năm

Bộ phận THCS

100 Hồ sơ xét cấp hỗ trợ ăn trưa cho trẻ em trong độ tuổi năm tuổi
IX. TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC HỌC SINH, SINH VIÊN
101

Báo cáo đánh giá, tổng hợp tình hình đạo đức, lối sống của học
sinh, sinh viên theo từng thời kỳ và năm học

102

Hồ sơ theo dõi, tổng hợp, thống kê và đề xuất công tác phát triển
Đảng trong học sinh, sinh viên

Đ/c Lê Thị Diệp
(Bộ phận Thi đua)

Hồ sơ khen thưởng và công nhận các danh hiệu đối với học sinh,
sinh viên
- Cấp Bộ, cấp tỉnh

20 năm

Đ/c Lê Thị Diệp
(Bộ phận Thi đua)

- Cấp huyện, trường

10 năm

Đ/c Lê Thị Diệp
(Bộ phận Thi đua)

- Hình thức kỷ luật khiển trách

10 năm

Đ/c Lê Thị Diệp,
Các trường học

- Hình thức kỷ luật cảnh cáo

15 năm

Đ/c Lê Thị Diệp,
Các trường học

- Hình thức đình chỉ học tập có thời hạn

20 năm

Đ/c Lê Thị Diệp,
Các trường học

Vĩnh viễn

Đ/c Lê Thị Diệp,
Các trường học

105 Hồ sơ tổ chức, theo dõi các hoạt động liên quan đến hình thành đạo
đức, lối sống trong học sinh, sinh viên

5 năm

Đ/c Đồn Cơng Sơn,
Các trường học

106

Hồ sơ theo dõi, xử lý các vấn đề về an ninh, chính trị liên quan đến
học sinh, sinh viên

10 năm

Đ/c Đồn Cơng Sơn,
Các trường học

107

Hồ sơ tổ chức tuần sinh hoạt công dân - học sinh, sinh viên đầu

5 năm

Đ/c Đồn Cơng Sơn,

103

Hồ sơ kỷ luật học sinh, sinh viên

104

- Hình thức buộc thơi học

9


khóa, đầu năm, cuối khóa học

Các trường học

108

Hồ sơ tổ chức tư vấn học tập, nghề nghiệp, việc làm cho học sinh,
sinh viên

5 năm

- Bộ phận THCS,
Các trường học

109

Hồ sơ cơng tác chăm sóc sức khỏe học sinh, sinh viên

5 năm

- Các trường học

110

Hồ sơ quản lý học sinh, sinh viên nội, ngoại trú

5 năm

- Các trường học

Trả người học
sau khi ra
trường

- Các trường học

111

Hồ sơ học sinh, sinh viên

112

Hồ sơ chuyển trường đối với học sinh, sinh viên

113

Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến

Hết khóa
5 năm

- Các trường,
- Bộ phận TH, THCS
Đ/c Đồn Cơng Sơn
(Bộ phận THCS)

Hồ sơ Hội khỏe Phù Đổng, các giải thi đấu thể dục thể thao, văn
nghệ trong học sinh, sinh viên

114

- Các trường,
- Bộ phận TH, THCS

- Danh sách thí sinh đoạt giải

Vĩnh viễn

Đ/c Đồn Cơng Sơn
(Bộ phận THCS)

- Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải

Vĩnh viễn

Đ/c Đồn Cơng Sơn
(Bộ phận THCS)

- Hồ sơ đăng ký dự thi

1 năm

Đ/c Đoàn Cơng Sơn
(Bộ phận THCS)

- Các tài liệu khác có liên quan đến Hội khỏe Phù Đổng, các giải
thi đấu thể dục thể thao, văn nghệ trong học sinh, sinh viên

2 năm

Đ/c Đồn Cơng Sơn
(Bơ phận THCS)

X. TÀI LIỆU VỀ CƠNG TÁC NHÀ GIÁO, CÁN BỘ QUẢN
LÝ CƠ SỞ GIÁO DỤC
115

Hồ sơ xây dựng và ban hành quy hoạch, kế hoạch phát triển viên
chức, nhà giáo, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục

Vĩnh viễn

Đ/c Trần Viết Văn
(Bộ phận KH-TH)

116

Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình bồi dưỡng
nghiệp vụ sư phạm

Vĩnh viễn

Đ/c Trần Viết Văn
(Bộ phận KH-TH)

117

Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu dùng chung, sách
hướng dẫn giảng dạy, tài liệu bồi dưỡng, học liệu phục vụ công tác
bồi dưỡng viên chức, nhà giáo và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục

20 năm

Đ/c Trần Viết Văn
(Bộ phận KH-TH)

118

Hồ sơ Hội đồng cấp cơ sở thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu
nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú

Vĩnh viễn

Đ/c Lê Thị Diệp
(Bộ phận Thi đua)

119

Hồ sơ Hội đồng cấp huyện thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu
nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú

Vĩnh viễn

Đ/c Lê Thị Diệp
(Bộ phận Thi đua)

Vĩnh viễn

Đ/c Lê Thị Diệp

120

Hồ sơ Hội đồng cấp tỉnh thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu nhà
giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú

10


(Bộ phận Thi đua)
121

Hồ sơ Hội đồng cấp Bộ thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu nhà
giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú

Vĩnh viễn

Đ/c Lê Thị Diệp

(Bộ phận Thi đua)

122

Hồ sơ Hội đồng Nhà nước thẩm định, trình cấp có thẩm quyền
quyết định tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú

Vĩnh viễn

Đ/c Lê Thị Diệp
(Bộ phận Thi đua)

123

Hồ sơ của cá nhân đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân,
nhà giáo ưu tú

20 năm

Đ/c Lê Thị Diệp
(Bộ phận Thi đua)

124

Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm

Vĩnh viễn

Bộ phận: MN, TH, THCS

125

Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dưỡng và cấp chứng chỉ bồi dưỡng
nghiệp vụ quản lý giáo dục

Vĩnh viễn

Bộ phận: MN, TH, THCS

126

Hồ sơ giao lưu cán bộ quản lý, giáo viên giỏi các cấp học toàn
quốc, giáo viên tiêu biểu dạy trẻ khuyết tật, Tổng phụ trách Đội
giỏi

5 năm

Bộ phận: MN, TH, THCS

Hồ sơ thi giáo viên dạy giỏi, giáo viên chủ nhiệm giỏi, cán bộ quản
lý giỏi cấp trường, huyện, tỉnh

Vĩnh viễn

Bộ phận: MN, TH, THCS

- Quyết định công nhận, danh sách giáo viên, cán bộ quản lý đạt
danh hiệu

Vĩnh viễn

Bộ phận: MN, TH, THCS,
Thi đua

10 năm

Bộ phận: MN, TH, THCS,
Thi đua

1 năm

Bộ phận: MN, TH, THCS,
Thi đua

2 năm

Bộ phận: MN, TH, THCS,
Thi đua

2 năm

Bộ phận: MN, TH, THCS

10 năm

- Các trường học

129

Hồ sơ xây dựng phương hướng, chính sách đầu tư phát triển cơ sở

vật chất, thiết bị trường học, các khu đại học, phịng thí nghiệm
trọng điểm, đồ chơi trẻ em trong ngành

Vĩnh viễn

Đ/c Hoàng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

130

Hồ sơ xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm về
cơ sở vật chất, thiết bị trường học, các khu đại học, phòng thí
nghiệm trọng điểm, đồ chơi trẻ em trong ngành

Vĩnh viễn

Đ/c Hồng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

Hồ sơ xác định cơ cấu đầu tư, các chính sách đầu tư cơ sở vật chất,
131 thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em đảm bảo chất lượng giáo dục và
đào tạo

Vĩnh viễn

Đ/c Hoàng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

132 Hồ sơ xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở về cơ sở vật chất,

Vĩnh viễn

Đ/c Hoàng Thị Hương

- Sáng kiến kinh nghiệm đạt giải
127
- Hồ sơ đăng ký dự thi
- Bài thi, bài thực hành
- Các tài liệu khác có liên quan đến cuộc thi
128

Hồ sơ kiểm tra, đánh giá, xếp loại giáo viên theo chuẩn nghề
nghiệp
XI. TÀI LIỆU VỀ CƠ SỞ VẬT CHẤT, THIẾT BỊ TRƯỜNG
HỌC, ĐỒ CHƠI TRẺ EM

11


thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em phù hợp với yêu cầu giáo dục và
tâm sinh lý lứa tuổi trẻ em
Hồ sơ xây dựng và đề nghị cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn
133 quốc gia về cơ sở vật chất, thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em phù
hợp với yêu cầu giáo dục và tâm sinh lý lứa tuổi trẻ em
134
135

(Bộ phận Tài chính)

Vĩnh viễn

Đ/c Hồng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

Vĩnh viễn

Đ/c Hồng Thị Hương
(Bộ phận Tài chính)

20 năm

- Các trường và bộ phận
TH, THCS

- Các loại sổ sách: Sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đăng
ký sách giáo khoa, tạp chí; sổ mượn sách, cho thuê sách, thống
kê bạn đọc…

5 năm

- Các trường học

- Biên bản kiểm kê, thanh lý sách, ấn phẩm thư viện

5 năm

- Các trường học

Hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu về đầu tư phát triển cơ sở vật chất,
thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em

Hồ sơ kiểm tra và công nhận thư viện trường học đạt chuẩn
Hồ sơ của cơ sở giáo dục về quản lý thư viện

136

Hồ sơ của cơ sở giáo dục về quản lý, theo dõi, sử dụng thiết bị giáo
dục, đồ chơi trẻ em

- Các trường học

- Sổ quản lý thiết bị giáo dục, đồ chơi trẻ em:

- Các trường học

+ Sổ đăng ký/danh mục thiết bị giáo dục, đồ chơi trẻ em; Sổ
nhập tài sản, công cụ, dụng cụ

20 năm

- Các trường học

+ Sổ cho mượn và sử dụng đồ dùng dạy học; Sổ theo dõi tài sản
các lớp, phòng học bộ môn

5 năm

- Các trường học

20 năm

- Các trường học và bộ phận
Tài chính Phịng GD

20 năm

- Các trường học và bộ phận
Tài chính Phịng GD

Vĩnh viễn

Đ/c Trần Viết Văn
(Bộ phận KH-TH)

139

Hồ sơ tuyển chọn, thẩm định, ban hành danh mục sản phẩm công
nghệ thông tin dùng trong ngành giáo dục: giáo trình tài liệu, sách
tham khảo, chương trình giảng dạy, chương trình đào tạo và bồi
dưỡng giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục, nội dung và chương
trình học trực tuyến

10 năm

Đ/c Trần Viết Văn
(Bộ phận KH-TH)

140

Hồ sơ xây dựng thư viện giáo trình điện tử, sách giáo khoa điện tử,
thư viện đề thi, học liệu mở, phần mềm dạy học, thí nghiệm ảo và

phần mềm mơ phỏng, khai thác sử dụng và dạy học dùng mã
nguồn mở và công nghệ học điện tử

5 năm

Bộ phận TH, THCS

137

- Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định
- Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý thiết
bị giáo dục, đồ chơi trẻ em
XII. TÀI LIỆU VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ GIÁO DỤC, DẠY VÀ HỌC
138

Hồ sơ xây dựng chiến lược, chính sách, kế hoạch dài hạn, hàng
năm về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục và
trong dạy học

12


13