truyền đạt quyết định đến người thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thưc hiện quyết định

Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
Lời Nói Đầu

Trong tổ chức nói chung và tổ chức doanh nghiệp nói riêng, truyền đạt quyết
dịnh luôn đơc coi là một khâu quan trọng của việc thc hiện quyết định. Trong
thực tế, chúng ta thấy rằng, nếu nội dung của nó đã không đợc truyền đạt đầy đủ
đến ngời thừa hành, hoăc làm cho họ hiểu sai, hiểu không đầy đủ, không đúng
đắn và thờ ơ với nội dung của nó, Một quyết định đợc đa ra dù đúng đắn đến đâu
đi nữa cũng quyết không thể đã đem lại hiệu quả nh mong muốn và vẫn cha có
thể góp phần tác động đến ngời thừa hành để cải tạo một cách căn bản tính chất
quản lý. Nói một cách khác truyền đạt quyết định sai lầm hoặc thiếu sót dẫn đến
giảm hiệu lực tổ chức gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh, kết quả là không
đạt đợc mục tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm tới việc truyền đạt
quyết định
Vấn đề này rất rộng và do có ít thời gian nghiên cứu nên còn nhiều thiếu xót. Rất
mong đợc sự góp ý của thầy cô để vấn đề đợc hoàn thiện và tác giả có kinh
nghiệm viết luận văn sau này.

Nội dung
Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định
I . Khái niệm
1. Qyuết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo của ngời lãnh đạo nhằm định
ra mục tiêu, chơng trình và tính chất hoạt động của hệ thống để giải quyết một
Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của
hệ thông và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trờng.
Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả
lời đợc các câu hỏi sau đây: Phải làm gì ? Không làm hoặc khác đi có đợc không
? Làm nh thế nào ? Ai làm ? Khi nào làm ? Làm trong bao lâu ? Làm ở đâu ?
Điều kiện vật chất để thực hiện là gì ? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách

xử lý ? Khó khăn nào sẽ xảy ra và cách khắc phục, triển vọng của viêc thực hiện
quyết định ? Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo nh thế nào ? Hậu quả của việc
ra quyết định ? Quyết định nào trớc đó phải huỷ bỏ ? Quyết định nào sẽ phải đa
ra tiếp theo ?
Mục tiêu là một quyết định lớn, đó là trạng thái mong đợi cần có của nhà quản lý
kinh tế cho hệ thống của mình sau một khoảng thời gian nhất định.
2. Truyền đạt quyết định là viêc chuyển tải các thông tin (thông báo, chỉ thị,
nghị quyết, quyết định) từ ngời lãnh đạo đến các cấp và các khâu trong hệ thống
quản lý nhằm tác động đến ý chí, tình cảm và nhận thức của những ngời thừa
hành qua các kênh thông tin hiện có .
Truyền đạt quyết định đợc hiểu là sự tác động qua lại về mặt tâm lý giữa ngời
lãnh đạo, ngời quản lý và những ngời thừa hành. Do đó, khi truyền đạt quyết
định, ngời lãnh đạo cần phải cố gắng suy nghĩ thận trọng, hết sức khôn khéo, tế
nhị, nhẹ nhàng và thân thiện. Tuỳ theo nội dung của quyết định và tính chất của
nó mà ngời lãnh đạo tìm kiếm nhữnh phơng thức phù hợp để truyền đạt nó tới
ngời thừa hành .
II. Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thực
hiện quyết định
1. Trình tự của việc truyền đạt quyết định
Trớc hết, quyết định cần đợc nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để nó có hiệu lực
của một văn bản hành chính , chuyển xuống cấp dới .
Tiếp theo là tuyên truyền và giải thích cho những ngời thực hiện về ý nghĩa và
tầm quan trọng của quyết định đã đề ra (lợi ích sẽ đạt đợc hoặc hậu quả nếu
không đợc chấp hành tốt). Sau dó vạch chơng trình thực hiẹn quyết định này.
Kế hoạch tổ chức phải xuất phát từ quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định
và phải tuân theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện. Việc tổ chức phải
cụ thể và chi tiết , nghĩa là tuỳ theo tính chất và mức độ phc tạp của nhiệm vụ đề
ra mà phân định toàn bộ khối lợng công việc theo các đối tợng và các khoảng
thời gian nhất định. Trong kế hoạch phải nêu rõ : ai làm và bao giờ thì bắt đầu,
lúc nào thì kết thúc, thc hiện bằng phơng tiện nào .

Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sâu sát, cụ thể và linh hoạt. Cần chú ý đặc biệt đến
vấn đề bố trí cán bộ với số lợng cần thiết và đúng khả năng; giao rõ trách nhiệm
và quyền hạn. Có ba yêu cầu đối với cán bộ :có uy tín cao trong những vấn đề
có liên quan mà họ chỉ đạo giải quyết; đợc giao toàn quyền chỉ đạo thực hiện và
tiến hành kiểm tra; ngời thực hiện việc kiểm tra nhất thiết không đợc dính líu về
lợi ích vật chất với đối tợng bị kiểm tra.
Kiểm tra tình hình thực hiện để kịp thời phát hiện những sai sót và kịp thời đề ra
biên pháp xử lý khắc phục. Kiểm tra sẽ nâng cao trách nhiệm của ngời thừa
hành, động viên và thúc đẩy tiến trình thực hiện quyết định.
Kế hoạch tổ chức cần năng động, sao cho vào thời gian nhất định và tại một
điểm nhất định có thể tập trung đợc lực lợng chủ yếu.
2. Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định
Truyền đạt quyết định phải rõ ràng cụ thể về mục đích, ý nghĩa nội dung phơng
pháp thực hiện, phơng tiện thực hiện , thời gian điều kiện vật chất
Nêu rõ quyền hạn nghĩa vụ, quyền lợi của ngời thc hiện và những bộ phận có
liên quan.
3. Mục đích của việc truyền đạt quyêt định
Phổ biến các mục tiêu của tổ chức; đa ra các kế hoạch để đạt đợc các mục tiêu;
tổ chức nguồn nhân lực và vật lực theo cách có kết quả và hiệu quả và hiệu quả
nhất; lựa chọn và đánh giá các thành viên của tổ chức; lãnh đạo, hớng dẫn, thúc
đẩy và tạo ra một môi trờng mà trong đó mọi thành viên của tổ chức muốn đóng
góp. Đồng thời, hình thành trong nhận thức của những ngời thừa hành một mô
hình của hoạt động trong tơng lai. Mô hình này bao gồm đầy đủ các dữ liệu nh:
mục đích, phơng thc và phơng pháp làm việc, điều kiện làm việc, con ngời làm
việc và chịu trách nhiệm, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc, thời gian làm việc
và các bớc tiến hành Kết quả là ngời thừa hành trong ý thức của mình về hình
ảnh của hoạt động sắp diễn ra và nhận thấy họ sẽ làm gì và làm nh thế nào để đạt
đợc mục tiêu mà lãnh đạo đã dặt ra

Sự hình thành các hình ảnh cho ngời thừa hành không chỉ là mục đích của ngời
lãnh đạo mà đồng thời còn là kết quả hoạt động đặc của ngời thừa hành.Về phía
ngời thừa hành hoạt động có những mục đích nh: tri giác và t duy thông tin đợc
truyền từ ngời lãnh đạo đến, ghi nhớ, giữ gìn và tái hiện lúc cần thiết làm phong
phú thêm bằng kinh nghiệm bản thân và những thông tin về tiến trình, điều kiện
và các kết quả trung gian trong thực hiện. Từ đó ngời thừa hành tạo nên cách
nhìn riêng của mình về công việc sắp tới.
4. Hình thức truyền đạt quyết định
Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
4.1. Thông tin bằng văn bản
Loại thông tin này cung cấp các hồ sơ tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lí.
Nó giúp nhà quản lí có thể chuẩn bị kĩ càng, đầy đủ một thông báo, chỉ thị và
chuyển nó đến nhiều ngời nhận tin thông qua đờng bu điện hoặc văn th. Ngoài
ra, thông tin văn bản còn thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách và thủ tục và
giảm chi phí. Tuy nhiên thông tin bằng văn bản lại có thể tạo ra nhiều giấy tờ đ-
ợc thể hiện kém mà không thể cung cấp đợc sự phản hồi ngay lập tức. Nh vậy
ngời lãnh đạo quản lí không nhận đợc kết quả là ngời nhận có hiểu đúng thông
báo đợc chuyển đi hay không. Thông tin bằng văn bản thờng bị ngời viết bỏ sót
kết luận hoặc không làm rõ nó trong thông báo, quá dài dòng, sử dụng ngữ pháp
kém, cấu trúc tồi và sai chính tả.
Một số nguyên tác để cải thiện bằng văn bản nh sau : Sử dụng các từ và thành
ngữ phải đơn giản; sử dụng các từ ngắn và đơn giản; sử dụng các đại từ nhân xng
thích hợp; đa ra các ví dụ minh hoạ, sử dụng biểu đồ; sủ dụng các câu và đoạn
ngắn; các động từ chủ động; hạn chế các tính từ ; thể hiện các ý nghĩ một cách
logic và bằng chán trực tiếp; tránh dùng các từ không cần thiết.
4.2 Thông tin bằng lời
Trong thực tiễn, hoạt động tổ chức thực hiện các quyết định có rất nhiều thông
tin đợc thông báo bằng lời. Sự truyền đạt thông tin bằng lời có thể là một cuộc
gặp gỡ trực diện giữa hai ngời hay một cuộc diễn thuyết của nhà quản lí trớc mọi

ngời; có thể là chính thức hoặc không chính thức, và nó có thể theo kế hoạch
hoặc tình cờ.
Việc truyền đạt thông tin bằng lời mộtt sự trao đổi nhanh với sự phản hồi tức
khắc. Ngời nhận thông báo có thể hỏi để làm rõ các vấn đề trong nhiệm vụ đợc
giao còn ngời quản lí có thể giải thích rõ ràng, chính xác các mục tiêu đã đề ra
và những thắc mắc của họ. Sự trao đổi trực diện với cấp trên nh vậy sẽ làm cho
cấp dới có cảm giác quan trọng và vững tin hơn vào khả năng hoàn thành nhiệm
vụ đợc giao, họ hiểu rõ sự cần thiết phải hoàn thành nhiệm vụ. Tuy vậy, truyền
đạt thông tin bằng lời không tiết kiệm thời gian và những ngơi tham dự các cuộc
họp mà không đạt đợc kết quả nào thì họ chỉ theo dõi nhà quản lí mà không đi
sâu vào thực chất của lời thông báo, không tìm hiểu đúng đắn lời thông báo ,
không muốn hiểu nó .
4.3 Thông tin không lời
Thông tin không lời đợc dùng để hỗ trợ cho thông tin bằng lời. Nó đợc biểu hiện
ở các cử chỉ của cơ thể, tác động, nét mặt
Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
Các hình thức thông tin trên thờng đợc sử dụng phối hợp với nhau sao cho nó có
thể bổ xung cho nhau. Thông tin cần đợc nhắc lại ở cả ba hình thức thì ngời nhận
nó sẽ hiểu chính xác và nhớ hơn. Trong môi trờng doanh nghiệp, đặc biệt là ở
các doanh nghiệp lớn, việc truyền đạt quyết định từ trên xuông dới thờng theo
một chuỗi mệnh lệnh dù là các bài phát biểu, các cuộc họp, điện thoại, loa phóng
thanh, th thông báo, các th từ, sổ tay các thông tin của quyết định thờng bóp
nát hoặc bóp méo, làm cho những ngời quản lí cấp dới và những ngời thực hiện
không đợc hiểu hết một cách chi tiết các nội dung của quyết định. Việc kết hợp
các hình thức truyền đạt quyết định là vô cùng cần thiết để thực hiện có thể hoàn
thành nhiệm vụ đợc giao sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
Phần II : Viêc truyền đạt quyết định của các nhà quản lý

hiện nay ở Việt Nam
1. Đánh giá việc truyền đạt quyết định
Truyền đạt quyết định có hiệu quả hay không đòi hỏi ngời quản lý phải có uy tín
trách nhiệm, nó ảnh hởng trực tiếp tới lợi ích kinh tế (bao gồm lợi ích cá nhân,
lợi ích doanh nghiệp, lơi ích xã hội). Mặt khác, ngời quản lý phải có bản lĩnh
chấp nhận rủi ro (thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ hay bất hơp lý của hệ thống
pháp luật của nhà nớc và thông lệ của thế giới, mâu thuẫn giữa tham vọng và khả
năng có hạn, sự biến động hàng ngày của môi trờng ). Nó đòi hỏi ngời quản lí
phải có nghị lực.
Trong thực tế các nhà quản lí không tuân thủ các bớc, những yêu cầu, những
mục đích của việc truyền đạt quyết định mà họ thờng chỉ có những thông tin
không hoàn toàn thích hợp về bản chất của vấn đề; họ không đủ kinh phí và thời
gian thu thập và xử lí thông tin đầy đủ hơn; những lệch lạc trong nhận thức hoặc
không thể nhớ một khối lợng thông tin lớn. Bởi vậy ngời quản lí thờng phải chấp
nhận vừa đủ mục đích của mình.
Ngời quản lí thờng thực hiện quyết định một cách tự nhiên, dựa trên kinh nghiệm
để dơn giản hoá việc truyền đạt quyết định nên dẫn tới sai lầm quá tin cậy
chúng. Họ quên rằng nếu cấp dới không tự nguyện hoặc không toàn tâm toàn ý
thực hiện kế hoạch triển khai quyết định thì khó đạt đợc hiệu quả mong muốn.
Ngời quản lí không biết đợc sự khác biệt, khoảng cách giữa thực tế và mục tiêu
công việc.
2. Hiệu quả truyền đạt quyết định
Hiện nay, việc truyền đạt nói chung có rât nhiều nhà quản không đạt hiêu quả
nh mong muốn vì họ cha nắm bắt.
Một quyết định đa ra chỉ đơc tổ chức thực hiện nhng kết quả của công việc thc
hiện phải đợc đánh giá cụ thể. Tuy nhiên việc đánh giá kết quả của quyết định đ-
ơc thể hiện ở nhiều mặt. Vì vậy, khi đa một quyết định ngời quản lý phải nghĩ
đến hình thức đánh giá.
Phần III : Các nhà quản lý cần thực hiện yêu cầu
theo tình hình hiện nay

1. Xác định rõ các trở ngại đối với việc truyền đạt thông tin , đặc biệt là những
vấn đề liên quan đến các mối quan hệ giữa cá nhân con ngời để đi tới sự phân
tích các mặt khác nhau của thông tin , qua đó giới thiệu một cách đầy đủ mục
Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
đích của quyết dịnh làm cho ngời thừa hành vững tin rằng , nhiệm vụ đợc giao
không đi ngợc lại các nhiệm vụ chung của tổ chức.
2. Việc truyền đạt quyết định không chỉ đợc tiến hành bằng hình thức thông báo
rõ nội dung cơ bản của quyết định mà ngời quản lí còn cố gắng thuyết phục ngời
thừa hành để họ tin tởng rằng quyết định nh vậy là chính xác đúng đắn , cần thiết
và hợp lí . Để đạt đợc điều đó ngời quản lí cần phải có niềm tin tuyệt đối vào sự
thành công của quyết định mà mình đã đề ra và làm cho nội dung đó đợc lây lan
sang tất cả mọi thành viên của tổ chức. Niềm tin này đợ coi là cơ sở cho việc tạo
lập ý chí ở ngời thừa hành để đảm bảo cho quyết định đợc thực hiện trong hoạt
đông của tổ chức.
3. Khi truyền đạt quyết định, ngời quản lí cần hết sức bình tĩnh, tránh sự biểu
hiện cảm xúc không phù hợp, không đúng chỗ. Thái độ quá vui mừng hoặc quá
lo lắng của ngời quản lí sẽ gây lên sự lạc quan hay do dự, nghi nhờ của ngời thực
hiện quyết định.
4. Để thực hiện quyết đinh có hiệu quả ngời quản lí phải hiểu rõ các phẩm chất,
năng lực và trình độ chuyên môn tay nghề của từng thành viên trong tổ chức,
phải hiểu rõ tính cách và tính khí của từng ngời. Từ đó, có sự lựa chọn cách thức
truyền đạt quyết định sao cho phù hợp với đặc điểm của từng ngời từng nhóm
ngời thực hiện. Có thể đối với ngời này chỉ cần thông báo những nét cơ bản nhất
trong nội dung của quyêt định. Còn đối với ngời khác thì phải hớng dẫn một
cách tỉ mỉ cụ thể, chi tiết, toàn bộ ý đồ, hớng đi và cách tiến hành trong nội dung
cơ bản của quyết định. Về phơng thức truiyền đạt cũng vậy, có thể với ngời này
thì trao đổi nhẹ nhàng, tế nhị và ôn tồn; còn đối với ngời kia phải độc đoán mệnh
lệnh hay ép buộc, thậm chí đối với ngời thứ ba cần phải kiên quyết chuyển sang
công việc khác hoặc giải thích lại một cách kĩ càng những yêu cầu của quyết

định cho đến khi họ hiểu và sẵn sàng tiếp nhận thông tin và thực thi công việc.
Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn

Kết luận
Việc truyền đạt quyết định sẽ phụ thuộc vào trình độ phát truển của tổ chức, vào
phẩm chất và năng lực của ngời thừa hành và các điều kiện vật chất, tinh thần
khác. Do đó, để đảm bảo cho những ngời thừa hành có thể nhận thức một cách
đầy đủ, đúng đắn và chính xác nội dung của quyết định, ngời quản lý cần phải
hiểu rõ việc truyền đạt quyết định. điều đó có nghĩa là ngời quản lý cần làm rõ ý
trớc khi đợc truyền đạt thông tin, xem xét kỹ nội dung cũng nh những ý nghĩa
phụ của thông báo, nêu nhiệm vụ ngắn gọn, dễ hiểu, dùng những từ thông thờng
nếu nh điều đó không ảnh hởng đến việc truyền đạt nội dung, hiểu rõ môi trờng
vật chất và con ngời trong tổ chức. Có khi cần phải giúp đỡ cho ngời nhận để họ
chú ý.
Rõ ràng việc truyền đạt quyết định là khâu quan trọng. Ngời quản lý cần phải
hiểu đợc nó, để truyền đạt đợc hiều quả trong công việc.
Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
Tài liệu tham khảo
1.Tổ chức và điều hành doanh nghiệp nhỏ (CLIFFORD BAUMBACK/Vũ THIếU DịCH).
2.Quản lý kinh tế nhà nớc (MAI VĂN BƯU,PHAN KIM CHIếN).
3.Giáo trình khoa học quản lý (TậP 1-Đỗ HOàNG TOàN).
4.Giáo trình quản lý kinh tế nhà nớc (mai văn bu,đoàn thị thu hà).
5.Giáo trình quản lý kinh tế (tập 1-đỗ hoàng toàn, mai văn bu, đoàn thị thu hà).
5.Tạp chí tâm lý học-số 7 tháng 10 năm 2001.
6.Các tạp chí kinh tế tiếp thị.
Khoa Quản lý Doanh nghiệp
Tiểu luận Khoa học và Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn
Mục lục

Lời nói đầu 1
Nội dung 2
Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định 2
I . Khái niệm 2
1 . Quyết định quản lý 2
2 . Truyền đạt quyết định 2
II . Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thc hiện
quyết định 3
1 . Các bớc truyền đạt quyết định 3
2 . Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định 3
3 . Mục đích việc truyền đạt quyết định 4
4. Hình thức truyền đạt quyết định 4
Phần II : Việc truyền đạt quyết định hiện nay ở Việt Nam 7
1 .Đánh giá việc truyền đạt của các nhà quản lý 7
2 .Hiệu quả truyền đạt quyết định 7
Phần III : Các nhà quản lý cần thực hiện yêu cầu theo tình hình hiện nay 8
Kết luận 10
Tài liệu tham khảo 11
Khoa Quản lý Doanh nghiệp