hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng dân dụng hà nội

Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Quá trình sản xuất có vai trò vô cùng quan trọng, là cơ sở cho sự tồn tại
và phát triển của xã hội. Bất kỳ một quá trình sản xuất nào cũng cần các yếu
tố như sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu
là đối tượng lao động được biểu hiện dưới dạng vật hoá, là một trong những
điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất. Khác với tư liệu lao động, nguyên
vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào
quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc
thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Hơn nữa, nguồn cung cấp nguyên vật liệu không phải là vô hạn, đòi hỏi chúng
ta phải có những biện pháp sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không
thể thiếu đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra. Mặt khác, trong quá
trình phát triển, xu hướng chung của các doanh nghiệp là mở rộng sản xuất,
nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để đạt được mục tiêu này, một trong những
biện pháp được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu là giảm chi phí đầu vào,
hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tìm được nguồn
cung cấp nguyên vật liệu ổn định, chất lượng đảm bảo và có giá thành hạ. Bên
cạnh đó, các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tổ chức quản lý và sử dụng
nguyên vật liệu. Có như vậy, hiệu quả kinh tế đạt được mới cao, mới góp
phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu cũng là đối
tượng lao động đặc biệt quan trọng. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 70% -
75% trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm nên công tác quản lý nguyên vật
liệu cần được quan tâm hàng đầu.
Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty Xây dựng
Dân dụng Hà Nội, em đã nhận thức sâu sắc và cụ thể hơn về công tác kế toán
nguyên vật liệu, cũng như tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình
sản xuất, thi công các công trình. Em rất yêu thích đề tài về nguyên vật liệu và
muốn được đi sâu tìm hiểu nhiều hơn về đề tài này. Chính vì vậy, em đã lựa

chọn đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng
Dân dụng Hà Nội ” cho luận văn tốt nghiệp của mình.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
1
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 phần:
Phần 1: Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp xây lắp.
Phần 2: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty
Xây dựng Dân dụng Hà Nội.
Phần 3: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng
Dân dụng Hà Nội.
Do thời gian thực tập tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội chưa
nhiều, hơn nữa, kiến thức hiểu biết thực tế còn có hạn, luận văn tốt nghiệp của
em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy
giáo hướng dẫn để luận văn tốt nghiệp của em được sâu sắc và toàn diện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy giáo
Trương Anh Dũng, sự giúp đỡ, tạo điều kiện của các cô chú, anh chị công tác
tại Phòng Kế toán tài vụ Công ty trong thời gian em thực tập tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 5 năm 2006
Sinh viên thực hiện

Hoàng Thị Ngọc Thuý
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
2
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Phần 1
Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu
trong các doanh nghiệp xây lắp

1.1.Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp.
1.1.1.Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu.
Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu.
*Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản
phẩm mới.
*Đặc điểm:
Về mặt nội dung: Nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ như: vôi, cát,
gạch, đá, sỏi, xi măng, sắt thép,…Đây là những nguyên vật liệu rất đặc trưng
của ngành xây lắp, khác hẳn với nguyên vật liệu của các ngành sản xuất khác
như: sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong
doanh nghiệp may mặc,…Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác dụng
của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái
vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Về mặt giá trị: Giá trị nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra một sản phẩm
xây lắp thường rất lớn, có thể lên tới hàng chục, hàng trăm triệu hay hàng tỷ
đồng. Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu
được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm.
Về mặt khối lượng: Khối lượng nguyên vật liệu lớn, chẳng hạn khối
lượng của xi măng, sắt thép, cát, đá,… có thể lên đến hàng nghìn tấn trong
một công trình.
Chi phí vận chuyển của nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất thi
công một đơn vị sản phẩm xây lắp cũng khác nhau trong từng giai đoạn cụ
thể, ví dụ với một tòa nhà cao tầng thì chi phí vận chuyển nguyên vật liệu để
xây tầng 1 nhỏ hơn nhiều so với chi phí vận chuyển cùng lượng nguyên vật
liệu đó để xây tầng thứ 15, 16 (chi phí này được tính vào chi phí nhân công).
Vai trò của nguyên vật liệu.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
3
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản
xuất. Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm
một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, từ 70% - 75%.
Trong quá trình sản xuất thi công các công trình, nguyên vật liệu
chuyển dịch toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Có thể nói nguyên vật
liệu là yếu tố cấu thành nên sản phẩm, không có nguyên vật liệu thì sẽ không
có sản phẩm.
Nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và số lượng sản
phẩm. Số lượng nguyên vật liệu nhiều thì số lượng sản phẩm sẽ nhiều và
ngược lại. Mặt khác, muốn sản phẩm có chất lượng tốt thì nguyên vật liệu
cũng phải có chất lượng tốt. Vì vậy, một chính sách quản lý và sử dụng
nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Hơn nữa, trong các doanh nghiệp xây lắp, khối lượng nguyên vật liệu
rất lớn, nếu công tác quản lý không tốt sẽ gây thất thoát, lãng phí một lượng
nguyên vật liệu đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Trong xu thế thị trường hiện nay, với nguồn lực như nhau thì việc tiết kiệm
chi phí nguyên vật liệu đầu vào sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh
nghiệp, quyết định sự thành công trong công tác kinh doanh của doanh
nghiệp.
Tóm lại, nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong các doanh
nghiệp xây lắp. Do vậy, việc tổ chức quản lý nguyên vật liệu là việc làm rất
cần thiết và quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Thực hiện tốt việc này sẽ tạo
điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn.
1.1.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp có đặc điểm là số
lượng lớn, nhiều chủng loại và hay bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài.
Vì vậy, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp thiết và cần được
thực hiện đồng bộ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản và sử
dụng.

Trong khâu thu mua, nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng,
quy cách, chủng loại, giá mua, thuế và chi phí thu mua. Mỗi loại nguyên vật
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
4
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
liệu chỉ được phép hao hụt trong định mức. Bên cạnh đó, quá trình thu mua
cũng cần được quản lý chặt chẽ về mặt thời gian, tiến độ thực hiện.
Trong quá trình bảo quản, để bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu
hư hao, mất mát, các doanh nghiệp cần có hệ thống kho đủ tiêu chuẩn, đảm
bảo cả về số lượng, chất lượng và giá trị của nguyên vật liệu. Doanh nghiệp
cần bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ để quản lý nguyên vật
liệu và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm
chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư.
Trong khâu sử dụng, cần tổ chức tốt việc ghi chép nhằm phản ánh
chính xác tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó, so
sánh với giá thành kế hoạch để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ
đó, tìm biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.
Trong dự trữ nguyên vật liệu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán chính
xác giá thành kế hoạch trên cơ sở giá thành dự toán, từ đó xác định lượng
nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi công trình và dự trữ đầy đủ. Tuy nhiên, cần
nói rõ hơn về vấn đề dự trữ như sau: trong các doanh nghiệp xây lắp, các công
trình ở rải rác các nơi nên doanh nghiệp không thể tiến hành dự trữ nguyên
vật liệu vì chi phí bảo quản và vận chuyển quá lớn. Doanh nghiệp chỉ dự trữ
tại kho công trình đảm bảo việc thi công chính công trình đó được diễn ra liên
tục, không bị ngừng do thiếu nguyên vật liệu.
Với cách thức quản lý nguyên vật liệu như vậy, doanh nghiệp sẽ có đầy
đủ thông tin về giá trị, hiện vật của từng loại khi cần.
1.1.3.Vai trò và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu.
Hạch toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình
thu mua, nhập, xuất và dự trữ nguyên vật liệu lên sổ sách kế toán. Thông qua

tài liệu kế toán nguyên vật liệu, nhà quản lý có thể có được những thông tin
cần thiết về nguyên vật liệu như: vật liệu có đảm bảo chất lượng không, thừa
hay thiếu so với nhu cầu sản xuất, nguồn cung cấp nào tốt, Những thông tin
này giúp cho nhà quản lý có những quyết sách đúng đắn, kịp thời, phù hợp
với thực tế, đảm bảo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Như vậy, hạch toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong quản lý
và sử dụng nguyên vật liệu. Để phát huy được vai trò đó đòi hỏi công tác hạch
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
5
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu nhất định về quản lý và cần
thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế
toán hàng tồn kho, phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời số lượng,
chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị
nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao
nguyên vật liệu.
- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu
tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, có
biện pháp xử lý kịp thời.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu
mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
1.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp.
1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều
thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất thi công. Trong
thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để

phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên
vật liệu trong quá trình sản xuất thi công. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu
được phân ra các loại như sau:
- Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà
sau quá trình sản xuất thi công sẽ cấu thành nên hình thái vật chất của sản
phẩm. Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua
chế biến công nghiệp.
- Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than
bùn, củi, xăng, dầu,…Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại
vật liệu phụ nhưng được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu
dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
6
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn
khác với các loại vật liệu phụ thông thường.
- Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và
nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo
cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu
cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,
bảo dưỡng TSCĐ.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục
vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp
hoặc phế liệu thu hồi.
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh
tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, giúp cho doanh
nghiệp tổ chức tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý và hạch toán

vật liệu. Tuy nhiên, do quá trình sản xuất cụ thể được tiến hành ở các doanh
nghiệp khác nhau nên việc phân loại vật liệu như trên chỉ mang tính chất
tương đối.
Phân loại theo nguồn hình thành: Bao gồm nguyên vật liệu nhập mua
ngoài, gia công chế biến, nhận góp vốn. Phân loại nguyên vật liệu theo cách
này cho biết nguồn nhập vật liệu là từ nguồn nào, từ đó giúp cho công tác tính
giá nguyên vật liệu được chính xác hơn.
Phân loại theo quyền sở hữu: Bao gồm vật liệu của doanh nghiệp, vật
liệu giữ hộ, vật liệu nhận gia công chế biến. Cách phân loại này cho biết vật
liệu nào thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, vật liệu nào không thuộc
quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Phân loại theo các nhu cầu khác nhau: Bao gồm nguyên vật liệu
phục vụ cho công tác quản lý, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, nguyên vật
liệu phục vụ công tác bán hàng. Phân loại theo cách này giúp cho doanh
nghiệp quản lý nguyên vật liệu theo từng nơi sử dụng, từ đó giúp cho việc
phân bổ nguyên vật liệu được chính xác.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
7
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu.
Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những
nguyên tắc nhất định. Thông qua việc tính giá mới có thể tính đúng, tính đủ
chi phí nguyên vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả quản lý và
sử dụng nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu được đánh giá theo nguyên tắc giá phí. Nguyên tắc này
đòi hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải được phản
ánh trong sổ sách kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là
toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó.
*Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng

từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra
NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ từng nguồn nhập.
- Với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế
của NVL
=
Giá mua ghi
trên hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
-
Hao hụt được
bồi thường
Trong đó, giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua không có thuế giá trị gia
tăng (GTGT) đối với doanh nghiệp tính giá theo phương pháp khấu trừ, và là
giá bao gồm thuế GTGT đối với doanh nghiệp tính giá theo phương pháp trực
tiếp.
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi
mua đến kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi trung gian, công tác phí
của cán bộ thu mua, các khoản thuế, lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình
thu mua và hao hụt trong định mức được phép tính vào giá vật liệu.( Cũng
được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp
chọn.)
- Với vật liệu tự chế:
Giá thực tế
NVL
=
Trị giá thực tế
NVL xuất kho

+
Chi phí gia
công chế biến
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
8
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Chi phí gia công chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh
nghiệp đã chi ra để chế biến vật liệu.
- Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho là giá
thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận
chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp, cộng tiền thuê
ngoài gia công.
- Với vật liệu được góp vốn liên doanh: Giá thực tế của NVL là giá trị
NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận.
- Với vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá thực tế nhập
kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.
- Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh
nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên
thị trường.
*Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Để xác định giá thực tế ghi sổ của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ,
tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình
độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp
sau đây:
o Phương pháp giá thực tế đích danh.
o Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
o Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO).
o Phương pháp giá bình quân.
o Phương pháp giá hạch toán.
Phương pháp giá thực tế đích danh.

Theo phương pháp này, vật liệu xuất kho sẽ được sử dụng giá nhập để
xác định (nhập giá nào xuất theo giá đó). Vật liệu sẽ được quản lý riêng cả về
hiện vật và giá trị theo từng lô, từng lần nhập. Xuất vật tư của lô nào sẽ tính
theo giá thực tế của lô đó. Phương pháp giá thực tế đích danh thường sử dụng
trong các doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổn định, có tính tách
biệt và nhận diện được. Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại NVL với
số lượng lớn thì không nên áp dụng phương pháp này.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
9
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện
kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi
được thời hạn bảo quản của từng lô NVL.
Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là
hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô NVL
nhập kho.
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập
trước thì xuất trước, xuất hết đợt nhập trước mới đến đợt nhập sau theo giá
thực tế của từng đợt hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là
giá thực tế của nguyên vật liệu và giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập
kho trước sẽ được sử dụng làm giá để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất
trước. Và do vậy, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của
số nguyên vật liệu nhập kho sau cùng.
Phương pháp này có ưu điểm là nó gần đúng với luồng nhập - xuất
NVL trong thực tế. Không kể trường hợp đặc biệt, việc nhập - xuất NVL
trong thực tế gần như là nhập trước - xuất trước. Hơn thế nữa, trong trường
hợp NVL được quản lý theo đúng hình thức nhập trước - xuất trước, phương
pháp này sẽ gần với phương pháp giá thực tế đích danh, do đó sẽ phản ánh
tương đối chính xác giá trị NVL tồn kho và xuất kho. Tuy nhiên nhược điểm

của phương pháp nhập trước - xuất trước là phải tính giá theo từng danh điểm
NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều
công sức. Phương pháp nhập trước - xuất trước chỉ thích hợp với những
doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm
không nhiều
Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO).
Phương pháp này giả định lô nguyên vật liệu nào nhập sau sẽ được xuất
trước, xuất hết đợt nhập sau mới sử dụng đến đợt nhập trước đó. Xuất của đợt
nhập nào thì lấy theo giá nhập của đợt nhập đó.
Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp
nhập sau - xuất trước cũng giống như phương pháp nhập trước - xuất trước,
nhưng sử dụng phương pháp nhập sau - xuất trước giúp cho chi phí kinh
doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
10
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Phương pháp giá bình quân.
Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và
nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL, căn
cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực
tế NVL xuất trong kỳ.
Giá thực tế của
NVL xuất kho
=
Số lượng NVL
xuất kho
x
Đơn giá
bình quân
Trong đó, đơn giá bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:

+Theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ:
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm
NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều.
Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là giảm nhẹ
được việc hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp nhập trước - xuất trước
và nhập sau - xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng
danh điểm NVL.
Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá NVL xuất
kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán
khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo
từng danh điểm NVL.
+Theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước.
Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên
giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình
quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế
NVL xuất kho theo từng danh điểm.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
11
Đơn giá bq
cả kỳ dự trữ
Giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Đơn giá bq
cuối kỳ trước
Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước
Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán,
nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động
giá cả NVL, trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc

tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có
trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm).
+Theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập:

Trong phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá
bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và
lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế
NVL xuất kho.
Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời
nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo
từng danh điểm NVL.
Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh
điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
Phương pháp giá hạch toán.
Ngoài các phương pháp cơ bản trên, trong thực tế công tác kế toán, để
giảm nhẹ việc ghi chép cũng như để bảo đảm tính kịp thời của thông tin kế
toán, để tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng, kế toán còn sử dụng phương
pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ nguyên vật liệu biến
động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn
định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang
giá thực tế theo công thức:
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
12
Gía thực tế của
NVL nhập kho
trước đợt nhập đó
+
Giá thực tế của
NVL nhập kho
thuộc đợt nhập đó

Số lượng NVL tồn
kho trước đợt
nhập đó
+
Số lượng NVL
nhập kho thuộc
đợt nhập đó
Đơn giá bq
sau mỗi lần
nhập
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Giá thực tế của
NVL xuất kho
=
Giá hạch toán
NVL xuất kho
x Hệ số giá
Trong đó:


Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên
biến động, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch
toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không
thực hiện được. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.
Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và
hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá
được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm
NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít.
1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp.
1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng.

Trong các doanh nghiệp xây lắp, khối lượng nguyên vật liệu cần thiết
cho quá trình thi công rất lớn. Do vậy, công tác hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu khá phức tạp và tốn nhiều công sức, đòi hỏi phải theo dõi cả giá trị, số
lượng cũng như chất lượng của từng danh điểm nguyên vật liệu. Vì thế, mọi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải
được lập chứng từ. Theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998,
chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống là hệ thống chứng từ bắt buộc và
hệ thống chứng từ hướng dẫn. Để hạch toán nguyên vật liệu cần sử dụng các
chứng từ sau:
Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT)
Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 01 - BH)
Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT)
Thẻ kho (Mẫu 06 - VT)
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
13
Hệ số
giá NVL
Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ
và nhập trong kỳ
Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ
và nhập trong kỳ
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT)
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc như trên, căn cứ vào nhu
cầu quản lý thực tế của mình, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các
chứng từ hướng dẫn như:
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 - VT)

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT)
Về nguyên tắc, chứng từ dùng để hạch toán nguyên vật liệu phải được
lập đầy đủ, ghi chép đúng quy định, trung thực, rõ ràng. Tất cả chứng từ gốc
đều phải tập trung về bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ các
chứng từ đó trước khi ghi sổ.
1.3.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu
để ghi số lượng nguyên vật liệu vào “Thẻ kho”. “Thẻ kho” được mở theo từng
danh điểm NVL trong từng kho.
Tại phòng kế toán: kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ
nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập,
xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với từng “Thẻ kho”).
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Thẻ kế toán chi tiết vật
liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kế
toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập xuất
tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với
số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn
Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm
tra. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm đối với kế toán thủ công là
khối lượng ghi chép lớn, ghi trùng lặp. Mặt khác, việc kiểm tra đối chiếu
được thực hiện vào cuối tháng nên có sự hạn chế trong việc kiểm tra các
trường hợp bất thường xảy ra.
Phương pháp này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít danh
điểm nguyên vật liệu.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
14
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Sổ kế toán

chi tiết NVL
Bảng
tổng
hợp
nhập
xuất tồn
NVL
Sổ kế
toán
tổng
hợp về
NVL
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
1.3.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu
luân chuyển.
Tại kho: Thủ kho theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập xuất tồn trên
“Thẻ kho”.
Tại phòng kế toán: cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất kế
toán lập “Bảng kê nhập vật liệu” và “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào các
Bảng kê này để vào “Sổ đối chiếu luân chuyển”. Sổ đối chiếu luân chuyển
theo dõi số lượng, giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho.
Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập xuất của
từng thẻ kho với “Sổ đối chiếu luân chuyển”, đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân
chuyển” lập “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn” để đối chiếu với số liệu kế toán
tổng hợp
Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ được khối lượng công việc

ghi chép của kế toán. Tuy nhiên, công việc ghi sổ , kiểm tra đối chiếu bị dồn
vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh
điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều
khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Phương pháp này thích hợp đối với những doanh nghiệp có nhiều danh
điểm nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
15
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp
sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
1.3.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
Tại kho: Thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên
thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ “Thẻ kho” vào “ Sổ
số dư”.
Kế toán dựa vào số lượng nhập xuất tồn của từng danh điểm nguyên
vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi
kiểm tra các kho theo định kỳ và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật
liệu nhập, xuất, từ đó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn” (Bảng này được
mở theo từng kho). Cuối kỳ, tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho
chuyển đến và đối chiếu tồn kho trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng luỹ
kế nhập xuất tồn”. Từ “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn” kế toán lập “Bảng tổng
hợp nhập xuất tồn vật liệu” để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.
Ưu điểm của phương pháp này là tránh được việc ghi chép trùng lặp và
dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ. Tuy
nhiên, phương pháp này có nhược điểm là việc kiểm tra đối chiếu gặp nhiều
khó khăn.

Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
16
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Sổ kế
toán
tổng
hợp về
nguyên
vật liệu
Bảng
tổng
hợp
nhập
xuất tồn
nguyên
vật liệu
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh
điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại
khá nhiều, đặc biệt thuận tiện khi doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán.
Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu

1.4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến
động về mặt giá trị nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp.
Để hạch toán tổng hợp NVL có thể áp dụng một trong hai phương pháp
là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.
Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế
toán. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp xây lắp, do đặc điểm sản phẩm là
những công trình xây dựng, vật kiến trúc, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp,
mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài, nên chế độ kế toán Việt Nam
quy định chỉ được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường
xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh
thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế
toán. Giá trị vật tư trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
17
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ số dư
Phiếu nhập kho
Bảng luỹ kế nhập
xuất tồn
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Sổ kế
toán
tổng

hợp về
vật
liệu
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
trong kỳ do các tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có,
tình hình biến động tăng, giảm vật tư. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu kiểm kê
thực tế vật tư tồn kho so sánh đối chiếu với số lượng tồn trên sổ kế toán xác
định số lượng vật tư thừa ,thiếu và xác định nguyên nhân để có biện pháp xử
lý kịp thời.
Phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn
kho kịp thời. Doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp,
nghiệp vụ nhập xuất nhiều thì dùng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức.
Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai
thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm
nguyên vật liệu theo giá thực tế
Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
+ Giá trị nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
Bên Có: + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán
+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho
TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 như: TK 1521 “Nguyên
vật liệu chính”, TK 1522 “ Vật kết cấu”, TK 1523 “Nhiên liệu”, TK 1524 “
Phụ tùng thay thế”,
- TK 151 “Hàng mua đang đi đường”
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà
doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về

nhập kho của doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường đã về nhập kho.
Bên Nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường
Bên Có: Giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển
giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
18
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho
Ngoài các tài khoản trên, doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản liên
quan như: TK 111, TK 112, TK 113, TK 331, TK 621, TK 623, TK 627, TK
642,…
Phương pháp hạch toán:
Nguyên vật liệu thường xuyên biến động tăng, giảm trong quá trình sản
xuất thi công. Trong đó, nguyên vật liệu tăng chủ yếu do mua ngoài, do nhận
vốn góp, nhận cấp phát, ; giảm chủ yếu do xuất dùng cho sản xuất thi công ,
xuất đi góp liên doanh với đơn vị khác, Việc hạch toán nguyên vật liệu
ngoài việc căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn phải căn cứ
vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì
giá mua và giá bán của nguyên vật liệu là giá không bao gồm thuế GTGT.
Đối với các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc nguyên
vật liệu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá mua và giá bán
nguyên vật liệu là giá bao gồm cả thuế GTGT.
Có thể tóm tắt quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo
phương pháp KKTX như sau:
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
19
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D

20
NVL thừa khi kiểm kê
TK 111,112,331
TK 154
TK 632
TK 128,228,222
TK 411
TK 1381
TK 128,228,222
TK 621
TK 3381
TK 111,112,331…
TK 152 TK 621,623,627,642
NVL mua ngoài nhập kho
TK 133
Thuế GTGT
được khấu trừ
TK 151
NVL mua đang
đi đường
NVL đi đường
nhậpkho
TK 154
NVL tự sản xuất nhập kho hoặc
nhập kho phế liệu thu hồi
TK 711
Nhập kho NVL từ thanh lý TSCĐ
TK 411
NVL được cấp phát, nhận vốn
góp liên doanh

Nhận lại vốn góp
liên doanh
Nhập NVL đã xuất nhưng
chưa sử dụng hết
Trị giá NVL xuất kho
NVL xuất thuê ngoài gia công
Giá vốn NVL xuất bán
Xuất NVL để góp vốn
liên doanh
Xuất NVL trả góp vốn
liên doanh
CKTM, giảm giá hàng mua
hoặc trả lại NVL cho người bán
TK 133
Thuế GTGT của
hàng trả lại
NVL thiếu khi kiểm kê
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Các hình thức sổ kế toán
Theo quy định hiện hành, có 4 hình thức sổ kế toán áp dụng đối với các
doanh nghiệp xây lắp. Trong mỗi hình thức có những quy định cụ thể về số
lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế
toán. Các doanh nghiệp xây lắp căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản
xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều
kiện trang bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và
phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế toán đó về các mặt:
Loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình
tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.
* Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ Cái.
Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng
tổng
hợp
chứng
từ gốc
Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết
Nhật ký - Sổ cái
Báo cáo kế toán
Bảng
tổng hợp
chi tiết
21
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự
thời gian và theo nội dung kinh tế( Theo TK kế toán ) trên cùng một quyển sổ
kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái.
Căn cứ để ghi vào Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng
hợp chứng từ gốc.
Hình thức này áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, trình độ
quản lý nghiệp vụ của cán bộ kế toán ở mức trung bình, số lượng tài khoản sử
dụng trong doanh nghiệp ít và thực hiện kế toán bằng thủ công.

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc,
kế toán ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ chi tiết. Cuối tháng,
phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ
Cái và Bảng tổng hợp chi tiết. Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối
kỳ của các TK trên sổ Nhật ký - Sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên Bảng
tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng.
*Hình thức Nhật ký chung.
Hình thức Nhật ký chung có một đặc trưng cơ bản là tất cả các nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm
là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán
của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu kế toán trên các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ
Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này phù hợp cho mọi loại hình
doanh nghiệp thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán và sử dụng kế toán
bằng máy vi tính.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký chung,
sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các
TK kế toán phù hợp. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng Nhật ký đặc biệt thì
từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ NK đặc biệt và từ đó vào Sổ Cái TK liên
quan. Với các đối tượng cần mở chi tiết, cuối tháng tổng cộng sổ kế toán chi
tiết ghi vào sổ tổng hợp chi tiết, sổ này được đối chiếu với sổ cái TK liên
quan.
Cuối tháng căn cứ vào Sổ Cái các TK để ghi vào Bảng cân đối số phát
sinh. Cuối quý từ Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán
tiến hành ghi vào hệ thống Báo cáo kế toán.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
22
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
* Hình thức Chứng từ ghi sổ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: căn cứ trực
tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ do kế
toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng
loại có cùng nội dung kinh tế.
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để
đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm
tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ kế toán chi tiết, sổ
quỹ. Từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán ghi vào
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
NK đặc
biệt
NK chung
Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Sổ tổng hợp chi tiết
Bảng CĐ số
phát sinh
Báo cáo kế
toán
23
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
Chứng từ ghi sổ, từ Chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi
sổ. Từ sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán ghi vào Bảng tổng hợp
chi tiết, bảng này sẽ được đối chiếu với Sổ Cái TK liên quan và là cơ sở ghi

vào Báo cáo kế toán.
Từ Chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán ghi vào Sổ Cái, từ Sổ Cái ghi
vào Bảng cân đối số phát sinh, bảng này được đối chiếu với Chứng từ ghi sổ
và là cơ sở để ghi vào hệ thống BCKT
Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
* Hình thức Nhật ký chứng từ.
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Sổ tổng hợp chi tiết
Bảng CĐ số
phát sinh
Báo cáo kế
toán
Sổ cái
Sổ đăng ký
chứng từ
ghi sổ
24
Đại học Kinh tế Quốc dân Luận văn tốt nghiệp
tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Hình thức này áp dụng phù hợp với

những doanh nghiệp có quy mô lớn, trình độ quản lý và kế toán tương đối
cao, thực hiện công tác kế toán chủ yếu bằng thủ công.
Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng
từ
Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Hàng ngày từ chứng từ gốc hoặc các bảng phân bổ kế toán ghi vào sổ
chi tiết, các Bảng kê và các sổ chi tiết khác. Định kỳ hàng tháng từ các sổ chi
tiết, các Bảng kê kế toán tiến hành vào các Nhật ký chứng từ, Sổ Cái các TK.
Từ các sổ sách kế toán đó cuối kỳ tổng hợp thành báo cáo kế toán cung cấp
thông tin cho việc quản lý và xây dựng kế hoạch kinh doanh tiếp theo.
Hoàng Thị Ngọc Thuý Lớp: Kế toán 44D
25
Chứng từ gốc và
các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng
từ
Thẻ và sổ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo kế toán
Sổ cái tài
khoản