Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của 1doanh nghiệp , ưu nhược điểm & điều kiện phạm vi áp dụng

A.Lời Mở Đầu
Ngày nay với nền kinh tế thị trường , bất kỳ nột doanh nghiệp nào , dù
là doanh nghiệp sản xuất , dịch vụ hay kinh doanh thương mại đều phải hoạt
động trong môi trường kinh doanh đaỳy biến động . Môi trường này bao
gồm nhiều yếu tố như luật pháp , văn hoá , chính trị , môi trường kinh doanh
quốc tế , khách hàng ,đói thủ cạnh tranh , nhà cung cấp ...Những yếu tố này
luôn luôn thay đổi và tác động tới mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp tạo ra nhiều cơ hội và nguy cơ mới , vì vậy các kế hoạch ,
chién lược kinh doanh của doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo . Cơ cấu tổ
chức của một doanh nghiệp được tạo lập để thực hiện các kế hoạch , chiến
lược của doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn phải được xây dựng đẻ phù hợp
với nhiệm vụ , yêu cầu mới .Trình độ khoa học ngày càng phát triển nhanh
như vũ bão tạo ra những máy móc thiết bị hiện đại , dây truyền công nghệ
tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời và cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp phải được xây dựng phù hợp với công nghệ mới trên một môi
trường đầy biến động của thời kỳ hội nhập .
Nhìn chung, việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yếu tố khách quan đối với mọi
doanh nghiệp , đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang bước vào hội nhập kinh tế càng cần
phải xây dựng cơ cấu tổ chức để nhanh chóng thích nghi với môi trường mới .
Với những hiểu biết trên nên em xin chọn đề tài :” Phương pháp xây
dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.Ưu nhược điểm và điều
kiện , phạm vi áp dụng. ”
1
1
B. Phần nội dung


I-Cơ sở lý luận chung về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
1. Khái niệm tổ chức ; Tổ chức là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ
máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng ( được hợp thức
hoá ) trong đó các thành viên được thực hiện từng phần việc đuợc phân công

với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung .
Theo Chester I Barnard :” tổ chức là một hệ thống những hoạt
động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách
có ý thức . Nói cách khác , khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận
một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành
những mục tiêu c ên tắ c chung hung thì một tổ chức sẽ được hình thành.
”
1. Nguyên tắc chung về tổ chức.
Mỗi doanh nghiệp khi xây dựng bất kỳ cơ cấu tổ chức nào cũng phải
tuân thủ ,vận dụng các nguyên tắc chung về tổ chức’ những nguyên tắc
này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp voí các quy luật khách
quan.
Nguyên tắc 1: từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng tổ chức ,từ
chức năng mà thiết lập bộ máy quản lý phù hợp : và từ bộ máy mà bố
trí con người đáp ứng yêu cầu .
Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được chia
thành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý , rành mạch cho mỗi
bộ phận ,mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thưc hiện.
Nguyên tắc 3:Nhiệm vụ , trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng .
Nguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng ,
chế độ công tác và lề lối làm việc.
Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ , kịp thời ,
trung thực và có độ tin cậy cao
Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời đẻ kiẻm chưngs việc thực hiện
mọi nhiệm vụ: qua đó xử lý các vấn đề phát sinh , thúc đẩy tiến độ và
đúc kết kinh nghiệm.
Nguyên tắc 7: Tạo sự gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức , giữa
người điều hành với tập thể lao động , hướng vào mục tiêu chung.
2
2

Nguên tắc 8: Tuyển chọn chặt và bố trí sử dụng đúng cán bộ ,nhân viên
, tạo điề kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừng
phát triển về năng lực và phẩm chất.
3.Cơ cấu tổ chức
3.1khái niệm về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau
, có mối quan hệ phụ thuộc nhau ,được chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm ,quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp,những
khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện những chức năng quản lý và
phục vụ mục đích chung toàn doanh nghiệp.
3.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
-Cơ cấu tổ chức trực tuyến
-Cơ cấu chức năng
-Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến- chức năng
-Cơ cấu theo sản phẩm, khách hàng , thị trường .
-Cơ cấu hỗn hợp
II- Phương pháp xây xựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.
Để thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý , các nhà khoa học nghiên cứu về
quản lý tổng kết thành 4 phương pháp chính:
1- phương pháp loại suy : dựa trên cơ sở phân tích các kinh nghiệm
tiên tiến( các mô hình thành công ) mà đưa ra các kiểu mẫu tổ chức
quản lý có thể vận dụng cho các doanh nhiệp hoạt động trong đièu
kiện tương tự .
-Hay nói cach khác phương pháp này suy từ cái có sẵn ( bên ngoài)
để lược bỏ lấy những cái hợp lý và phù hợp nhất.
-Các mô hình thành công là các mô hình thuộc các kiểu có thể vận dụng : Điển hình là mô hình
quản lý của Nhật và mô hình quản lý của Phương Tây
Cả hai mô hình đều có những ưu nhược điểm riêng . Tuy nhiên không
thể đánh giá được mô hình nào hơn mô hình nào bởi đăc điểm kinh tế - văn
hoá- xã hội của mỗi nước là khác nhau .

*Ưu điểm của phương pháp này là :đã được kiểm nghiệm qua thực tiễn
quản lý song do thực tế muôn màu muôn vẻ cho nên không phải trường hợp
cụ thể nào cũng có thể sao chép chỉ nên tham khảo đẻ vận dụng sáng tạo ,
chọn lọc các ưu điểm phù hợp với đặc điểm và điều kiện doanh nghiệp của
mình .
*Nhược điểm : dễ dập khuôn (giáo điều)
3
3
2- phương pháp kết cấu hoá các mục tiêu :lập ra môt hệ thống các
mục tiêu của tổ chức , đem kết hợp với cơ cấu cần xây dựng trên
quan điểm hệ thống ( có một phần định lượng ) cho các phương án
cần lựa chọn . Thực chất phương pháp này là: xuất phát từ muc tiêu
để thấy các chức năng cần được thực hiện bằng cơ cấu tổ chức phù
hợp.
Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ :
Một trong những cơ cấu tổ chức áp dụng phưong pháp kết cấu hoá
các mục tiêu là cơ cấu chức năng
Đặc điểm là: mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý
( theo dõi và phân tích tình hình , chuẩn bị các quyết định quản
lý ,hướng dẫn cấp dưới thi hành ). Trong một doanh nghiệp xây
dựng cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng có thể phân ra thành các
phòng ban thể hiện việc kết cấu hoá các mục tiêu như sau :
Phòng cung ứng : nguyên liệu , vật tư.
Phòng kế toán tài chính ( tài vụ ) :tài chính, kiểm tra dự án.
Phòng kinh doanh : marketing , tiêu thụ sản phẩm,kế hoạch sản
xuất.
Phòng tổng hợp ( hành chính tổ chức ) : thông tin quản lý ,tổng hợp
hành chính.
Phòng tổ chức hoạt động: phúc lợi ,khen thưởng.
Qua phân tích có thể thấy việc xây dựng cơ cấu tổ chức theo phuơng pháp

kết cấu hoá các mục tiêu là cách tổ chức tổng thể nhằm hoàn thành mục tiêu
đă định . Mọi việc thực hiện tổ chức phải phục vụ cho cái đích cuối cùng ấy ,
nếu công việc nào không đóng góp cho mục tiêu ấy thì là không cần thiết và
không nên tiến hành . Các tổ chức bộ phận cũng thế . Mỗi ban , xí nghiệp ,
phân xưởng , đơn vị , tổ , nhóm...của công ty đều có mục tiêu cụ thể riêng
và là bộ phận của mục tiêu chung , hoà nhịp vói mục tiêu chung .
Ưu điểm : Xác định rõ chức năng của từng phòng ban, tránh trùng lặp các
nhiệm vụ.
4
4
Từ các mục tiêu đã đề ra có thể xác định , lập kế hoạch một cách
chính xác nhất các nhu cầu phục vụ cho việc hoàn thành các mục tiêu đã đề
ra.
Nhược điểm : Phương pháp này có thể dẫn tơí việc xây dựng co cấu tổ chức
cồng kềnh
Tốn chi phí về nhân công cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
3.Phương pháp chuyên gia :Dựa vào kiến thức của các chuyên gia , qua
nghiên cứu những đặc điểm cơ bản của doanh nghiệp để kiến nghị các
phương án ;trong đó vừa xuất phát từ mục tiêu thực tế vừa dụa vào kinh
nghiệm tiến tiến trong lĩnh vực tổ chuức đã được khái quát . Từ đó lựa chọn
phương án tối ưu . Điều kiện quan trọng là tìm được các chuyên gia có trình
độ , giàu kinh nghiệm và tạo điều kiện cho chuyên gia tìm hiểu kỹ doanh
nghiệp.
Ưu điểm : Các chuyên gia là những người giàu kinh nghiệm trong các lĩnh
vực chuyên môn vì vậy có thể đưa ra các phương án tối ưu phù hợp với
doanh nghiệp
Nhược điểm: tốn chi phí cho việc thuê những chuyên gia giỏi . Các
chuyên gia giỏi thường là những chyên gia nước ngoài , họ dùng ngôn
ngữ nứơc ngoài nên chuyện bất đồng ngôn ngữ là không thể tránh khỏi
dẫn đến thông tin thiếu chính xác .

4. Phương pháp mô hình hoá : sử dụng cách mô tả toán học , bằng hình
mẫu , đồ thị , để nghiên cứu sự phân chia Theo một cách khái quát quyền
hạn và trách nhiệm trong tổ chức , từ đó đánh giá được mức độ hợp lý của
các phương án .
Ưu điểm :
5. Theo một cách khái quát hơn , người ta có thể gộp chung thành hai
phương pháp chính:
a) Phương pháp tương tự : Thừa kế những kinh nghiệm thành công và
gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý trong một số cơ cấu tổ chuức đã tỏ ra
có nhiều ưu điểm . Điều kiện để áp dụng phương pháp này là có những
đặc điểm tương tự giữa doanh nghiệp cần thiế kế tổ chức với doanh
5
5