Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Ưu, nhược điểm và điều kiện phạm vi áp dụng.doc.DOC

Lời Mở Đầu.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, các doanh
nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình,
phải tự quyết định từ khâu sản xuất cho đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Bên cạnh đó,
trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển do đó nó ngày càng tạo ra các loại
máy móc, thiết bị hiện đại, các loại dây chuyền sản xuất với công nghệ tiên tiến đòi
hỏi các nhà quản lý phảI nắm bắt kịp thời và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đ-
ợc xây dựng phù hợp với một nền kinh tế thị trờng đầy biến động .Vì vậy yêu cầu đòi
hỏi đặt ra cho doanh nghiệp là phải xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh
nghiệp mình sao cho phù hợp để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng
đầy những khó khăn và biến động. Bộ máy quản lý của một doanh nghiệp đợc coi là
một bộ phận đầu não cho sự ra đời những chủ trơng, chiến lợc, chính sách của doanh
nghiệp đó. Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp đợc tạo lập để thực hiện các kế
hoạch , chiến lợc của doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn phải đợc xây dựng để phù
hợp với nhiệm vụ, yêu cầu mới. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp
mà hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó sẽ
góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp Quá
trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý không phải là một việc
làm đơn giản mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu một cách kỹ lỡng nhất là đối với
các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang trong quá trình hội nhập với nền kinh tế
khu vực và thế giới. Chính vì những lý do đó nên em xin chọn đề tài : Phơng pháp
xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Ưu, nhợc điểm và điều kiện phạm
vi áp dụng.
Vì tầm hiểu biết còn hạn chế nên trong bài em không thể không tránh khỏi
những thiếu sót nhất định. Em mong các thầy cô của khoa quản lý doanh nghiệp giúp
em nhận ra những thiếu sót đó để sửa chữa. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô !
1
Nội Dung
I- Cơ sở lý luận chung về cơ cấu tổ chức.
1- KháI niệm cơ cấu tổ chức.
+ Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các hoạt động chính thức bao gồm nhiều

công việc riêng lẻ cũng nh những công việc chung, sự phân chia các công
việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai là ngời làm việc gì ? và
họ có mối quan hệ với nhau nh thế nào ?, và chỉ rõ họ sẽ phải cùng nhau hợp
tác bằng những phơng thức nào ?.
+ Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng thành của sự bố trí các bộ phận gắn
bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống; và khi các bộ phận hoạt động
thì cả bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự đIều khiển thống nhất của một
trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung.
+ Cơ cấu tổ chức phảI hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc
ra các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó, đIều
hoà phối hợp các hoạt động.
2- Đặc đIểm, vai trò của cơ cấu tổ chức .
2.1 Đặc đIểm của cơ cấu tổ chức.
+ Đảm bảo sự chuyên môn hoá: Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công
việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã đợc huấn luyện thích
hợp nhằm đẩm nhiệm chúng. Chính vì vậy cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đẩm bảo
đợc mỗi cá nhân hay nhóm lam việc có thể chuyên sâu vào công việc nhất định trong
chu trình sản xuất.
+ Đảm bảo tính tiêu chuẩn hoá: Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của
tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách
thức thống nhất và thích hợp. Do đó, cơ cấu tổ chức đảm bảo cho các nhà quản trị
theo dõi thành tích của các nhân viên theo một tiêu chuẩn nhất định, đồng thời cùng
với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên
của tổ chức.
+ Xác định rõ đợc sự phối hợp: Phối hợp bao gồm những thủ tục chính thức và phi
chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm
2
nhiệm. Vì vậy cơ cấu tô chức của một doanh nghiệp đảm bảo cho sự phối hợp một
cách linh hoạt trong việc giảI quyết những vấn đề của toàn công ty, đòi hỏi sự sẵn
lòng chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thông một cách hiệu quả giữa các thành viên

của tổ chức.
+ Xác định rõ đợc dòng quyền lực: Quyền lực là quyền ra quyết định và đIều khiển
hoạt động của ngời khác. Cơ cấu tổ chức xác định rõ quyền lực thuộc về tay ai, phân
bổ nh thế nào trong một tổ chức, một doanh nghiệp để từ đó đảm bảo công việc
của tổ chức đợc thực hiện một cách tốt nhất.
2.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức.
+ Một là phân bổ các nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ
thể: Mỗi một công việc đều đòi hỏi những nguồn lực khác nhau, do vậy cơ cấu tổ
chức của một doanh nghiệp đợc xây dựng nhằm đảo bảo cho các nguồn lực đợc phân
công cho đúng các công việc của nó từ đó giúp cho công việc đợc hoàn thành một
cách có hiệu quả nhất.
+ Hai là xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên
theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn
trong tổ chức: Cơ cấu tổ chức xác định rõ mỗi một thành viên đều phảI định rõ công
việc và trách nhiệm của mình trớc công việc đợc giao để từ đó chịu trách nhiệm trớc
những hậu quả mà mình gây ra đảm bảo cho công việc hoàn thành mang tính tối u
nhất.
+ Ba là làm cho nhân viên hiểu đợc những kỳ vọng của cấp trên cũng nh của tổ chức
đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành
tích của mối công việc: ĐIều đó giúp cho mỗi nhân viên sẽ càng tích cực hơn trong
công việc của mình vì họ cảm thấy đợc cấp trên cũng nh tổ chức trân trọng họ từ đó
đem lại hiệu quả tốt nhất trong công việc cho doanh nghiêp, cho tổ chức.
+ Bốn là xác định quy chế về thu thập, xử lý thông tin nội bộ từ đó đề ra quyết định
và giải quyết các vấn đề của tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp giúp cho
việc thu thập thông tin nội bộ một cách nhanh chóng nhất, chính xác nhất để từ đó
3
các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đa ra cách thức giảI quyết các vấn đề một cách
nhanh chóng, hiệu quả, chính xác.
II- Các phơng pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.
Ưu, nhợc đIểm và đIều kiện, phạm vi áp dụng.

1- Bốn phơng pháp thiết kế cơ cấu tổ chức của các nhà khoa học nghiên cứu
về quản lý.
1.1- Phơng pháp loại suy (hay còn gọi là phơng pháp ngoại suy): Là phơng
pháp dùng những kinh nghiệm tiên tiến đIển hình, từ đó suy luận và loại bỏ những
đIều kiện bất hợp lý rồi từ đó áp dụng cho các mục tiêu của doanh nghiệp. Hay nói
cách khác phơng pháp này suy từ cáI có sẵn (bên ngoàI) để lợc bỏ và lấy những cáI
phù hợp, hợp lý nhất.
+ Ưu điểm: - Chi phí thấp.
- Đã đợc kiểm nghiệm trên thực tế.
- Đảm bảo tính hợp lý trong cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp.
+ Nh ợc đIểm: - Không phù hợp với thời thế .
- Dễ bị dập khuôn máy móc.
- Không phù hợp với đặc điểm nghành nghề và quy mô
của doanh nghiệp Việt Nam.
+ Phạm vi áp dụng: Vì phơng pháp này có những u đIểm cũng nh
những hạn chế đã nêu ở trên nhng trong thực tế muôn màu, muôn vẻ cho nên không
phải trong trờng hợp cụ thể nào cũng có thể sao chép, chỉ nên tham khảo để vận dụng
cho sáng tạo, chọn lọc các u đIểm phù hợp với đặc điểm và điều kiện của doanh
nghiệp mình. Thực tế cho thấy phơng pháp này đợc áp dụng nhiều ở Việt Nam vì có
chi phí thấp ( trong xây dựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp thì vấn đề về chi
phí xây dựng là một vấn đề khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam), hơn nữa
phơng pháp này lại đợc kiểm nghiệm trên thực tế, từ đó có thể rút ra đợc các kinh
nghiệm trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đẩm bảo cho bộ máy
của doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả nhất.
4
1.2- Phơng pháp kết cấu hoá các mục tiêu: Là phơng pháp dựa trên các
mục tiêu của doanh nghiệp để đề ra cơ cấu tổ chức theo nội dung của nguyên tắc 1về
tổ chức ( Từ mục tiêu hoạt động mà định ra các chức năng của tổ chức, từ chức năng
xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức, từ cơ cấu bộ máy mà bố trí con ngời) . Thực chất

của phơng pháp này là xuất phát từ để thấy các chức năng cần đợc thực hiện bằng cơ
cấu tổ chức phù hợp.
Ưu điểm : - Xác định rõ chức năng của từng phòng ban, tránh trùng lặp
các nhiệm vụ.
- Từ các mục tiêu đã đề ra có thể xác định , lập kế hoạch
một cách chính xác nhất các nhu cầu phục vụ cho việc hoàn thành các mục tiêu đã đề
ra.
- Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và phù hợp với
đIều kiện hiện tại.
Nh ợc điểm : - Phơng pháp này có thể dẫn tơí việc xây dựng co cấu tổ
chức cồng kềnh
-Tốn chi phí về nhân công cho bộ phận quản lý doanh
nghiệp.
Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và
nhỏ :
Một trong những cơ cấu tổ chức áp dụng phong pháp kết cấu hoá các mục tiêu
là cơ cấu chức năng
Đặc điểm là: mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý ( theo dõi và
phân tích tình hình , chuẩn bị các quyết định quản lý ,hớng dẫn cấp dới thi hành).
Trong một doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng có thể phân ra
thành các phòng ban thể hiện việc kết cấu hoá các mục tiêu nh sau :
+ Phòng cung ứng : Nguyên liệu , vật t...
+ Phòng kế toán tài chính ( tài vụ ) :tài chính, kiểm tra dự án.
+ Phòng kinh doanh : marketing , tiêu thụ sản phẩm,kế hoạch sản xuất.
+ Phòng tổng hợp ( hành chính tổ chức ) : thông tin quản lý ,tổng hợp hành
chính.
+ Phòng tổ chức hoạt động: phúc lợi ,khen thởng.
5