hoàn thiện công tác đấu thầu tại công ty tnhh thương mại việt á

Lời mở đầu
Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nớc, Đảng và Nhà
nớc ta đã đề ra các đờng lối phát triển nền kinh tế với mục tiêu: Dân giàu, n-
ớc mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Sau gần 20 năm thực hiện
các đờng lối đó, nền kinh tế đã đạt đợc một số kết quả ban đầu: kinh tế tăng
trởng, thu nhập bình quân đầu ngời tăng lên, chính trị xã hội ổn định Bên
cạnh đó, Cơ chế quản lý quan liêu bao cấp đợc chuyển đổi sang cơ chế thị tr-
ờng, nền kinh tế mở đã và đang từng bớc đợc kết nối với nền kinh tế khu vực
và thế giới.
Để có đợc những kết quả đó không thể không kể đến vai trò của hoạt
động đấu thầu. Cùng với quá trình đổi mới và mở cửa nền kinh tế, hoạt động
đấu thầu đã thực sự chiếm một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động
đầu t và xây dựng công trình và trở thành một trong những nhân tố thúc đẩy
việc thực hiện quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nớc.
Trong quá trình đổi mới và xây dựng đất nớc, điện năng là ngành công
nghiệp quan trọng, đợc coi nh là dòng máu giúp nền kinh tế vận động. Một
nhu cầu cấp thiết đợc đặt ra là việc cung cấp các thiết bị điện phục vụ cho
ngành điện - một ngành công nghiệp đang phát triển rất mạnh ở nớc ta mà
hình thức thực hiện chủ yếu là đấu thầu mua sắm. Hiện nay ở các nớc có nền
kinh tế thị trờng phát triển, đấu thầu là hình thức đợc áp dụng rộng rãi trong
xây dựng cơ bản. ở nớc ta trớc đây trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, ph-
ơng thức xây dựng cơ bản chủ yếu đợc áp dụng là tự làm hoặc gọi thầu. Từ khi
nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, phơng
thức đấu thầu ngày càng đợc áp dụng rộng rãi với những công trình mà Nhà n-
ớc cấp vốn, những công trình sử dụng vốn nớc ngoài hỗ trợ và cả một số công
trình của t nhân bỏ vốn xây dựng. Tuy nhiên, do hoạt động đấu thầu còn là
một lĩnh vực còn khá mới mẻ với một số các doanh nghiệp Việt Nam, nên trên
thực tế các doanh nghiệp đã gặp phải rất nhiều khó khăn. Điều này do nhiều
nguyên nhân cả khách quan và chủ quan. Nhng trong đó, chủ yếu vẫn là việc
1
thiếu kinh nghiệm, kiến thức và cha chú trọng đúng mức đến tầm quan trọng

của quá trình thực hiện công tác đấu thầu. Bởi vậy, việc nghiên cứu để xây
dựng, củng cố và hoàn thiện công tác đấu thầu đã và đang trở thành vấn đề có
tính cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào hoạt động
đấu thầu trong nớc và quốc tế.
Là một sinh viên thực tập tại Khối Thơng mại thuộc công ty TNHH Th-
ơng mại Việt á, đứng trớc mối quan tâm đó, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu
đề tài
á.
Mục tiêu của đề tài nhằm nghiên cứu, phân tích công tác đấu thầu mua
sắm đợc thực hiện chủ yếu bởi Khối Thơng mại. Từ đó, em đa ra một số giải
pháp góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu mua sắm nói riêng và hoạt động
kinh doanh nói chung của Công ty. Nội dung của báo cáo thc tập chuyên đề đ-
ợc chia làm 3 phần:
Phần I: Giới thiệu chung về Công ty TNHH Thơng mại Việt á.
Phần II: Thực trạng công tác đấu thầu tại Công ty TNHH Thơng mại
Việt á
Phần III: Giải pháp hoàn thiện công tác đấu thầu tại Công ty TNHH Th-
ơng mại Việt á
Với sự hiểu biết và kiến thức thực tế còn hạn chế, em không thể tránh
khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện luận văn. Tuy nhiên, với sự quan
tâm giúp đỡ tận tình của Thạc sỹ Trơng Đức Lực và sự giúp đỡ của cơ quan
nơi thực tập, em đã hoàn thành luậ văn tốt nghiệp một cách tốt nhất trong khả
năng của mình.
Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Thạc sỹ Trơng Đức
Lực cùng các cô chú, anh chị trong Khối thơng mại và cán bộ công nhân viên
của Công ty TNHH Thơng mại Việt á đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập
nói chung và viết luận văn nói riêng.
2
Phần I: Giới thiệu chung về công ty tnhh thơng mại
việt á

Tên công ty: Công ty TNHH Thơng mại Việt á
Tên giao dịch: VIET A COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: VIET A CO ., LTD
Địa chỉ trụ sở chính: Nhà 18/2 ngõ 370 Đờng Cầu Giấy Quận Cầu Giấy
Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 8336096 Fax: 8336095
Email:
!"#$
á
Việt á là Công ty Trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên, đợc thành lập
chính thức ngày 20 tháng 10 năm 1995 theo Giấy phép thành lập số 2117/GP-
UB của UBND Thành phố Hà Nội, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
050372 do Uỷ ban kế hoạch Thành phố Hà Nội cấp ngày 28/10/1995. Tổng
vốn của Công ty (Công ty mẹ) là 55 tỷ đồng. Trụ sở chính đầu tiên của Công ty
đặt tại Nhà 17 - M3 - Láng Trung - Cầu Giấy - Hà Nội.
Việt á đợc thành lập giữa thập kỷ 90 khi đất nớc bớc sang thời kỳ đổi
mới, nền kinh tế Châu á bị khủng hoảng, sự cạnh tranh trong nớc và trên thế giới
vô cùng khốc liệt. Việt á đã chọn cho mình con đờng đi lên lấy chất lợng và uy
tín làm đầu. Việt á cung cấp sản phẩm của các công ty hàng đầu thế giới, các
thiết bị chính đợc nhập từ các hãng uy tín trên thế giới (nh từ các nớc G7), đợc
lắp ráp trên dây chuyền công nghệ tiên tiến nhập từ Nhật Bản, Hoa Kỳ Sản
phẩm của Việt á có các mẫu mã chế tạo phù hợp với môi trờng Việt Nam, đáp
ứng đợc thị hiếu và yêu cầu của khách hàng. Công ty áp dụng tiêu chuẩn quản lý
chất lợng ISO 9001:2000. Môi trờng làm việc đầy sức sáng tạo và năng động với
3
những con ngời có trình độ cao, phần lớn đều tốt nghiệp tại khoa Điện trờng Đại
học Bách Khoa Hà Nội. Việt á áp dụng chính sách hớng tới khách hàng, luôn
tạo ra những sản phẩm mới vừa lòng với khách hàng.
Ngay từ khi mới đợc thành lập, ban lãnh đạo Công ty đã nhìn thấy một
tiềm năng thị trờng rất lớn tại Việt Nam, đó là thị trờng cung cấp vật t thiết bị

(VTTB) cho ngành Điện lực. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở việc cung cấp một
số mặt hàng thông thờng cho ngành Điện lực thì tại Việt Nam đã có một số l-
ợng tơng đối lớn các cửa hàng hay các doanh nghiệp Nhà nớc và t nhân
chuyên về lĩnh vực này. Do đó, ban lãnh đạo Công ty đã đi tới một quyết định
vô cùng táo bạo là mở rộng mạng lới kinh doanh, cung cấp VTTB có đặc tính
kỹ thuật cao và bớc vào sản xuất lắp ráp các loại tủ điện hay trạm biến áp.
Qua nhiều khó khăn ban đầu, hiện Việt á đã chiếm đợc một thị phần t-
ơng đối lớn trong việc cung cấp VTTB cho ngành Điện lực và trở thành một
nhà thầu tên tuổi bên cạnh các nhà thầu nớc ngoài cung cấp VTTB cho các dự
án lới điện quốc gia do Tổng Công ty Điện lực Việt Nam mời thầu. Công ty
cũng đã gây dựng đợc thơng hiệu Việt á - VAPOWER có uy tín và đạt đợc
nhiều giải thởng cao quý: Sao vàng đất Việt, Chất lợng vàng Việt Nam 2004,
là 1 trong 5 doanh nghiệp của cả nớc đợc Thủ tớng Chính phủ trao bằng khen.
Bên cạnh đó, Công ty đang triển khai những dự án đầu t có tiềm năng lớn: xây
dựng nhà máy sản xuất cáp tại Thành phố Đà Nẵng với trang thiết bị hiện đại
nhất Việt Nam, dự án xây dựng nhà cao tầng của Việt á tại Quận Cầu giấy
Do sự cạnh tranh với hàng hoá nhập khẩu và muốn mở rộng thêm mặt
hàng, trong thời gian tới, Công ty sẽ tiến hành cổ phần hoá toàn bộ.
4
%&' ()*+,-$
Là một Công ty sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực công nghiệp
điện, quan điểm của Việt á là luôn đảm bảo uy tín, chất lợng lâu dài. Đây là
một Công ty còn trẻ tập trung nhiều trí tuệ, năng lực cũng nh những kinh
nghiệm trong quản lý của các nớc phát triển và áp dụng có điều chỉnh phù hợp
với nền kinh tế Việt Nam.
Các lĩnh vực hoạt động của Việt á bao gồm: kinh doanh, sản xuất, dịch
vụ (xây lắp, t vấn và thiết kế). Cụ thể trong từng lĩnh vực nh sau:
- Kinh doanh: Việt á cung cấp VTTB điện, điện tử có nguồn gốc trong
và ngoài nớc phục vụ cho ngành Điện lực.
- Sản xuất: sản xuất, lắp ráp các vật liệu, thiết bị điện, điện tử; sản xuất,

gia công các sản phẩm cơ khí.
- Dịch vụ bao gồm:
+ T vấn, thiết kế kỹ thuật máy móc, xây dựng dân dụng, công nghiệp,
thuỷ lợi, bu chính viễn thông
+ T vấn xây lắp các công trình điện đến 110 kV, công trình công
nghiệp, dân dụng
Nh vậy, ngành sản xuất kinh doanh chính của Công ty là công nghiệp
điện, đây là một lĩnh vực lớn đầy tiềm năng.
./0)12"34,56*740)*+
,-$#$á
I.3.1. Lao động.
Nguồn lao động chiếm một vị trí vô cùng quan trọng đến sự tồn tại và
phát triển của Công ty. Lao động có chất lợng là một nhân tố quan trọng ảnh
hởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp đồng thời cũng là yếu tố rất quan trọng
ảnh hởng đến khả năng thắng thầu của các doanh nghiệp hiện nay.
5
8*9:1;<;$0#$=%>>> %>>?



!! "
#$%&'
() " * * * * ! !*"
(+ *" ! * * * *
#$%,-,.
/0,12 ! * *" " *! * ""*
3412 ! * * ! *! " * *
#$%/5
/67, * * ! * " * ! *
867, " "* * * * *

9 *! " * ! * ! "* *"
/,:2 *" * *" ! *! ! *
;$<=,>! !* * "*! !* " *
2; !" * * " !* !* !*
?@A
/<5 "! "* ! "* " !* ! * *
: * * * *" ! *
:2: * *! "* * ! *
Nguồn: Phòng Tổ chức nhân sự.
Nhìn vào bảng số 1 ta thấy:
- Số lợng lao động tăng lên qua các năm thể hiện quy mô của Công ty
ngày càng phát triển.
- Tỷ trọng nam bao giờ cũng lớn hơn tỷ trọng của nữ do lĩnh vực kinh
doanh của Công ty phù hợp với giới nam hơn.
- Công ty có sử dụng lao động thời vụ phù hợp với lĩnh vực sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, trình độ của hầu hết cán bộ công nhân viên đều đã qua
đào tạo, từ cấp công nhân đến cấp lãnh đạo. Điều này chứng tỏ Công ty có
một lợi thế rất lớn trong cạnh tranh với các đối thủ. Mặt khác, Công ty luôn
coi con ngời là nhân tố quyết định cho sự thành bại của doang nghiệp, tạo mọi
6
điều kiện vật chất và tinh thần để cán bộ công nhân viên đem hết tài năng trí
tuệ của mình phục vụ Công ty.
I.3.2. Máy móc thiết bị
Do chức năng của Công ty là cung cấp các sản phẩm theo yêu cầu của
khách hàng thông qua các hợp đồng và đơn đặt hàng cho nên sản phẩm mang
tính đơn chiếc.tại nhà máy của Công ty có 3 dây chuyền công nghệ chính là
dây chuyền cơ khí công nghệ cao, dây chuyền công nghệ đúc nóng và dây
chuyền sơn tĩnh điện.
8*%9-@AB#$

Tên Nớc nhập Năm nhập Giá trị
Dây chuyền cơ khí công
nghệ cao
Nhật Bản 2001 2650000$
Dây chuyền công nghệ đúc
nóng
Đài Loan 1997 1863000$
Dây chuyền sơn tĩnh điện Thuỵ Sỹ 1999 2084000$
Nguồn: Phòng Kỹ thuật.
I.3.3. Vốn và cơ cấu nguồn vốn.
Tình hình vốn và cơ cấu nguồn vốn của Công ty đợc thể hiện trong
Bảng 6 dới đây.
7
8*.9C)1 1,-$#$D$E%>>>F%>>?
Đơn vị tính: Tỷ đồng
Năm Tổng vốn Vốn lu động Vốn cố định Nợ phải trả Vốn CSH
Số tiền Tỷ
lệ(%)
Số tiền Tỷ
lệ(%)
Số tiền Tỷ
lệ(%)
Số tiền Tỷ
lệ(%)
Số tiền Tỷ
lệ(%)
2000 75.334 100% 51.112 67.85% 24.222 32.15% 45.732 60.71% 29.602 39.29%
2001 100.235 100% 80.079 79.89% 20.156 20.11% 65.584 65.43% 34.651 34.57%
2002 120.756 100% 81.346 67.36% 39.410 32.64% 85.347 70.68% 35.409 29.32%
2003 146.722 100% 92.435 63.00% 54.287 37.00% 93.095 63.45% 53.627 36.55%

2004 171.352 100% 125.641 73.32% 45.711 26.68% 79.315 46.29% 92.037 53.71%
Nguồn: Bảng cân đối kế toán từ năm 1999 - 2004
Ta nhận thấy tổng số vốn của công ty tăng lên rất nhanh qua các năm,
Điều này chứng tỏ qua nhiều năm, công ty càng có kinh nghiệm hơn trong
hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh hoạt động huy động vốn. Tỷ trọng vốn
lu động bao giờ cũng lớn hơn tỷ trọng vốn cố định. Điều này hoàn toàn hợp lý
vì chức năng chính của công ty là kinh doanh nên tỷ trọng vốn lu động lớn
hơn là tốt. Mặt khác, qua các năm, tỷ lệ nợ phải trả giảm dần và tỷ lệ vốn chủ
sở hữu tăng lên. Đây là dấu hiệu tốt chứng tỏ hiệu quả hoạt động của Công ty.
Về hoạt động huy động nguồn vốn, công ty đã thực hiện nhiều biện pháp để
huy động thêm các nguồn vốn khác ngoài vốn chủ sở hữu và nguồn vốn vay từ ngân
hàng là huy động vốn từ các cán bộ công nhân viên trong công ty, mua chịu do đó
số vốn của công ty luôn đợc bảo toàn và phát triển.
8
.?)*+ D*G#$á
a). Cơ cấu sản xuất
Cơ cấu sản xuất của Công ty bao gồm các bộ phận đợc thể hiện trong sơ
đồ 1 dới đây.
:H9)*+#$á
I.3.2. Cơ cấu quản trị
Cơ cấu quản trị của Công ty Việt á đợc thể hiện trong Sơ đồ 2.
Nhìn vào sơ đồ số 2, ta thấy cơ cấu quản trị của Công ty là cơ cấu theo
chức năng (dới Tổng giám đốc có 6 giám đốc thực hiện 6 nhiệm vụ riêng biệt)
kết hợp với cơ cấu tổ chức theo đơn vị kinh doanh chiến lợc (là cơ cấu mà
doanh nghiệp đợc tổ chức theo cung đoạn thị trờng sản phẩm, dới Tổng
9
;B
4(C
)4B6DEF
;B

#
;B0
)2%
;B1
<GH
I@.2J
#*
I
K
#*
I1
4
#*
,-,>
C
,'
#*
L=
E
(M*NO'
@P2
#Q*
NO'
@P
2
IC)4B
(M*I1
,:R2
#Q*

R2
#Q*
ST
U
giám đốc có 4 giám đốc của 4 nhà máy sản xuất hoạt động độc lập). Mô hình
này phù hợp với Công ty Việt á là công ty lớn, đa dạng trong hoạt động.
Ưu điểm của cơ cấu này: Hiệu quả tác nghiệp cao, phát huy đầy đủ hơn
những lợi thế của việc chuyên môn hoá, Đơn giản hoá việc đào tạo chuyên gia
quản lý, chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và t cách nhân viên.
Nhợc điểm của cơ cấu này: Thiếu sự phối hợp hành động giữa các
phòng ban chức năng, chuyên môn hoá tới mức có thể làm hạn chế năng lực
quản trị tổng hợp, đôi khi trách nhiệm cá nhân đối với kết quản chung của
doanh nghiệp không rõ ràng.
Xét riêng trong Khối thơng mại, cơ cấu lại đợc tổ chức theo sản phẩm
(6 sản phẩm). Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là: cho phép ngời
giám đốc phân bổ doanh thu và lợi nhuận một cách dễ dàng cho các bộ phận,
quy trách nhiệm chính xác cho các bộ phận để nâng cao trách nhiệm trong
việc thực thi chiến lợc, tạo ra khả năng tốt cho việc phát triển đội ngũ cán bộ
kinh doanh. Nhợc điểm của cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là: sự tranh giành về
nguồn lực dẫn đến nguy cơ kém hiệu quả, một số nhiệm vụ trong chiến lợc bị
coi nhẹ.
Tóm lại, mô hình quản trị của Công ty là sự kết hợp của nhiều dạng cơ cấu tổ
chức khác nhau để phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của Công ty.
:H%9D*G#$á
10
11
DVC@ SOW)4
XG,D8LY
4),
86KHZ6

S[\
SE@:
#]38Y
38C,'
#*C,'
#*I14
388^C
#*I16,
#*3(L
38,-,$
0
#*(
#*DU
38L=E
#*L=E
#*UL
#*1
#*/1
#*D61
38EN)6
#*_H
#**(H2
#*42`#I
#*Ia=
#*1O1
#*(8`#
38Ia=
4,N@GC@ 4,@.2J6KH
#
(

/
D
/
#8C
(b
#DV
'
M
38
B*
(0
)2
%
38
B*
1
<G
H
38
B*

#
38

4
DE
F
I.4. Quy tr×nh thùc hiÖn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh.
C¸c bí thùc hÞªn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®îc thÓ hiÖn trong lu ®å
sè 1.

&H9(D)*+,-$
12
IcO1D8@&
ID
3O16,QId
Te:
LS%
D8
=2O16,QId
0,HD8
SCD8
cD8
3C>H)
LS@&ID
IcD8@&,4,
(W)
LS2A,@A
,D8
I*B;H9
1) Bàn giao hợp đồng (HĐ).
Từ các hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký kết với khách hàng, chủ
nhiệm dự án (CNDA) tiến hành bàn giao hợp đồng cho Phòng kế hoạch tổ
chức thực hiện hợp đồng.
2) Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh (KHSXKD) cho hợp đồng.
Sau khi tiếp nhận hợp đồng, Trởng phòng kế hoạch phân công cho các
cán bộ kế hoạch dự án lập KHSXKD và tổ chức thực hiện hợp đồng.
3) Giao KHSXKD.
Theo sự kiểm tra của trởng phòng kế hoạch và sự phê duyệt của lãnh
đạo Công ty, cán bộ kế hoạch dự án tiến hành giao KHSXKD của hợp đồng
cho từng đơn vị trong Công ty.

4) Thực hiện hợp đồng.
Hàng hoá ký kết trong hợp đồng có thể đợc cung cấp theo 2 cách: đối
với những hàng hoá Công ty có thể sản xuất và lắp ráp thì Phòng kế hoạch sẽ
chuyển xuống cho nhà máy để thực hiện hoạt động sản xuất theo thiết kế của
Phòng kỹ thuật; còn đối với những hàng hoá Công ty không sản xuất thì
doanh nghiệp sẽ tìm nhà cung cấp đáp ứng đợc các nhu cầu về hàng hoá đó
(hoạt động mua hàng).
5) Tổ chức giao hàng và nghiệm thu vật t thiết bị với khách hàng.
Hoạt động này do Phòng kế hoạch thực hiện. Chú ý trong quá trình vận
chuyển giao hàng, vật t thiết bị cần đợc bảo vệ cẩn thận để tránh h hỏng, đổ
vỡ, mất mát.
6) Thanh lý hợp đồng.
Sau khi các bên mua và bán đã thực hiện xong nghĩa vụ đợc quy định
trong hợp đồng, các bên tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng. Phòng tài chính-
kế toán lập hồ sơ thanh toán, theo dõi khách hàng thanh toán cho hợp đồng.
Phòng kế hoạch, công nghiệp, dự án tổ chức công tác dịch vụ sau bán hàng,
xử lý khiếu nại của khách hàng.
13
I.5. Kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu trong 5 năm gần đây
Trong nhiều năm qua, mỗi năm đều đánh dấu một bớc trởng thành của
Công ty Việt á. Mặc dù gặp phải rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt
động nhng tập thể cán bộ công nhân viên Việt á đã đồng lòng chung sức để v-
ợt qua những khó khăn và đạt đợc những thành tựu đáng tự hào.
8*?9 34D*0,-$#$
áJ%>>>F%>>?K
Đơn vị tính: Tỷ đồng
LM
%>>> %>> %>>% %>>. %>>?
Tổng doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ

78,9724 98,3957 168,801 302,393 390,506
Doanh thu thuần 78,1827 97,4117 167,113 299,369 386,6
Giá vốn hàng bán 68,9304 82,9524 137,524 248,218 310,825
Lợi nhuận gộp 9,25228 14,4593 29,5895 51,1515 75,7752
Chi phí bán hàng 2,526 4,6488 6,0108 11,444 16,4021
Chi phí quản lý doanh
nghiệp
1,092 2,7696 3,8196 5,50515 8,23725
Lợi nhuận thuần từ
HĐKD
5,63428 7,04094 19,7591 34,2024 51,1359
Lợi nhuận thuần từ hoạt
động tài chính
1,108 1,582 2,247 3,424 3,879
Lợi nhuận bất thờng 0,123 0,176 0,249 0,38 0,421
Tổng LN trớc thuế 6,86528 8,79894 22,2551 38,0064 55,4359
Thuế TNDN 2,19689 2,81566 7,12163 10,6418 15,5221
Lợi nhuận sau thuế 4,66839 5,98328 15,1335 27,3646 39,9139
Tỷ lệ lợi nhuận/ doanh
thu (%)
5,91 6,08 8,97 9,05 10,22
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2000-2004 (Phòng TC - KT)
Nhìn vào bảng số 4: kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 5
năm (2000 - 2004), ta thấy:
14
Tổng doanh thu của Công ty các năm sau đều tăng so với năm trớc.
Năm 2004, tổng doanh thu đạt 390.506 (tỷ đồng) tuy chỉ đạt 90.81% so với kế
hoạch (430 tỷ đồng) nhng đã tăng so với năm 2003 là 29.14% (302.393 tỷ
đồng). Nh vậy, Công ty đang mở rộng dần thị trờng tiêu thụ để tăng doanh thu
vào các năm tới theo kế hoạch đặt ra.

Hàng năm, Công ty đều hoàn thành vợt mức tổng các khoản nộp ngân
sách Nhà nớc. Các khoản nộp ngân sách Nhà nớc ngày càng tăng tỷ lệ với
doanh thu, điều đó cho thấy Công ty có mức đóng góp ngày càng lớn cho nền
kinh tế quốc dân.
Lợi nhuận của Công ty ngày càng tăng lên qua các năm chứng tỏ hiệu
quả hoạt động của công ty đang có sự chuyển biến rõ rệt.
15
PhÇn II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c ®Êu thÇu t¹i C«ng ty
TNHH Th¬ng m¹i ViÖt ¸
¸
C«ng t¸c ®Êu thÇu t¹i C«ng ty ViÖt ¸ ®îc thùc hiÖn theo quy tr×nh sau:
&H%9#$
16
;K04f;
)?g
I;)

(,-DMf^
21OW)/DM
C)XA,)DM
#$',44f
hB1G)

L1 N Cf ,2B ;  Oa
=f<T@ij,4,(
jB,g)k<TZK0g
,2JI
#$6@C,7(
#$61<G@=E
=2l%E

dm
(=,CCn(f;,
,4,(j,CC
IW)/4,C@CVNOa
=,X(f44@C
;Oa=
8C)244@&(fB,g
j<,4,CH,J1
17
DC,<T4fNK0
gf<TZfOc4Bn
/
o<GVNOa=2EN
44f<TZfCH62@C
Dd
8]K:f)2fK4
\LpqCrOs)E
T)41,]
IW)/Dd/E&,O]
gf^21OW)/Dd
Z6,;BOcKBHf]
K:<T,
F,g2JDU2;;
,2BDd
/Ek2J,-,.OW)
/fj1,]fOc4B
n/
3jf2
Dd
0,7(:2:fOa

=42-E@CDd
t%,
Dd
18
%Kuh4/5eRgf12
ev,f5)W;
=2w2O1hTf<4,4O1
hT)kgf2$',4
O1hT@&,4,8
d0)kgx,%Ku)k
g
#$',B$f
/vOH)f;
<4O1hT,(
ENTD8f,o<GD8f
Oc4Bn/D8
/5Z6OcD8
I1hT
:g
,-,%Ku<TZT
2o)f:BcO1O4,C
,-,<CVN@CD8
,2JID@C,4,2J<
h
=2w2<4,4
#w22JIDfL>Q,-,
0,HD8
E/+
VN
I*B;H9

1. Thu thập thông tin về dự án và thông tin mời thầu.
Thông tin dự án, thông tin mời thầu đợc tìm hiểu thông qua các cách
thức sau:
+ Qua phơng tiện, thông tin đại chúng (báo, đài, internet )
+ Qua tiếp xúc, quan hệ
+ Thông qua Ban lãnh đạo Công ty
+ Báo Việt á: Elec-News.
Chủ nhiệm dự án có trách nhiệm thu thập thông tin đối với lĩnh vực mà
mình đợc phân công, từ những thông tin khi dự án còn đang trong giai đoạn
hình thành đến những thông tin mời thầu đã phát hành.
2. Phân tích, đánh giá dự án.
Chủ nhiệm dự án phân tích, đánh giá thông tin trên cơ sở xem xét:
+ Khả năng cung cấp của Công ty
+ Năng lực thiết kế
+ Năng lực sản xuất của Nhà máy
+ Khả năng cấp hàng của Nhà cung cấp
+ Khả năng thắng thầu đối với dự án này
Từ đó quyết định có tham gia dự án hay không?
3. Làm thủ tục mua hồ sơ dự thầu.
+ Cán bộ dự án lập báo cáo tham dự thầu
+ Lấy ý kiến trởng phòng chức năng
+ Gửi báo cáo tham dự thầu đề nghị GĐTM/TGĐ phê duyệt
4. Nghiên cứu hồ sơ mời thầu (Điền check list hồ sơ mời thầu)
5. Phân loại vật t thiết bị.
+ Phân loại VTTB theo chủng loại vật t thiết bị, theo Nhà cung cấp
+ Nghiên cứu thông số kỹ thuật, các yêu cầu đặc biệt của VTTB.
19
+ Dự kiến và đánh giá Nhà thầu phụ.
6. Phân loại và lựa chọn Nhà cung cấp.
Sau khi phân loại VTTB, Cán bộ dự án tham khảo danh sách NCC và ý

kiến lãnh đạo để lựa chọn NCC phù hợp với từng loại thiết bị (tham khảo danh
sách nhà thầu phụ). Mỗi loại VTTB cần lựa chọn tối thiểu 3-5 NCC để gửi đơn
hỏi hàng. Trờng hợp VTTB mới cha có NCC trong danh sách thì cán bộ dự án
cần tìm NCC mới, kiểm tra xem xét đa vào danh sách NCC.
7. Gửi đơn hàng, yêu cầu mở bảo lãnh
- Gửi đơn hàng: Sau khi xác định đợc các NCC phù hợp, chủ nhiệm dự
án gửi đơn hàng kèm theo thông số kỹ thuật của thiết kế, bản vẽ (nếu có) cho
NCC. Nếu hồ sơ mời thầu bằng tiếng Anh thì khi gửi thông số kỹ thuật cho
NCC nớc ngoài chỉ cần copy phần kỹ thuật liên quan trong hồ sơ mời thầu để
gửi kèm theo. Nếu hồ sơ mời thầu là tiếng Việt thì phải dịch sang tiếng Anh
đê gửi kèm theo. Gửi phiếu yêu cầu kỹ thuật kèm thông số kỹ thuật, bản vẽ
cho Phòng kỹ thuật.
- Gửi phiếu yêu cầu mở bảo lãnh dự thầu: kèm th mời thầu, số tiền bảo
lãnh yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, Form bảo lãnh dự thầu cho Phòng kế toán-
tài chính.
- Lập file lu dự án:
+ Đặt tên file
+ Nội dung bao gồm: các form biểu ISO, đơn hỏi hàng, Tài liệu chào
thầu của NCC, các giao dịch liên quan đến hồ sơ mời thầu, các giao dịch với
khách hàng và các giao dịch khác.
ý nghĩa: File lu dự án là tiền đề để lập hồ sơ dự thầu, tập hợp các tài
liệu của NCC gửi đến trớc khi chuyển vào file hồ sơ dự thầu. File lu dự án
dùng làm tài liệu tham khảo cho các dự án tiếp theo và sẽ đợc chuyển cho
phòng Vật t xuất nhập khẩu nếu có thông tin trúng thầu.
20
8. Nhận chào hàng
Sau khi đã gửi đơn hàng cho các NCC, chủ nhiệm dự án theo dõi nhận
chào hàng từ NCC (đôn đốc các NCC gửi chào hàng, thờng xuyên giữ liên lạc
với các NCC, yêu cầu chào hàng trớc thời hạn).
9. Kiểm tra tài liệu chào hàng

Kiểm tra tài liệu chào hàng của NCC, bao gồm: giá chào và điều kiện
thơng mại, th uỷ quyền, chứng chỉ ISO, danh sách tham khảo, bảng điền kỹ
thuật, bản vẽ, catalogue, chứng chỉ thí nghiệm điển hình, chứng nhận vận
hành thành công.
So sánh giá và thông số kỹ thuật giữa các NCC.
10. Đàm phán giá
Sau khi xem xét các điều kiện chào hàng của NCC, nếu bản chào hàng
nào có thông số kỹ thuật sai cơ bản thì loại bỏ hoặc thông báo cho NCC yêu
cầu chào lại loại phù hợp. Trên cơ sở giá chào của NCC, đàm phán lại giá với
NCC sao cho có đợc giá chào tốt nhất.
11. Lựa chọn NCC, lập hồ sơ dự thầu
Lựa chọn NCC giá tốt nhất, kỹ thuật đáp ứng đa vào hồ sơ dự thầu.
Lập hồ sơ dự thầu, nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu:
+ Các điều kiện dự thầu và thơng mại
+ Hồ sơ pháp lý của Nhà thầu phụ và đối tác liên danh (nếu có)
+ Thông tin về năng lực nhà thầu
+ Thông tin về năng lực kỹ thuật
+ Thông tin chi tiết về thiết bị, nhà sản xuất.
12. Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, phơng án giá đa vào file gốc hồ sơ dự thầu
Trong quá trình chờ các NCC chào hàng, cần chuẩn bị trong máy tính
các form: Biểu giá, đơn dự thầu, bảng điền kỹ thuật. Thờng xuyên cập nhật
thông tin vào các form trong quá trình nhận hồ sơ chào thầu của NCC.
21
13. Hoàn chỉnh bảng giá, đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu.
Cán bộ dự án kiểm tra kỹ một lợt các nội dung, so sánh form biểu và
yêu cầu của hồ sơ mời thầu sau đó ký nháy từng trang trớc khi chuyển cho
GĐTM kiểm tra và lãnh đạo phê duyệt.
14. Kiểm tra hồ sơ dự thầu:
Chủ nhiệm dự án ký nháy từng trang trong hồ sơ dự thầu . GĐTM kiểm
tra hồ sơ dự thầu, sửa đổi (nếu có), ký nháy nếu đồng ý phơng án. Nếu phát

hiện sai sót phải yêu cầu thay đổi ngay.
15. Phê duyệt hồ sơ dự thầu:
Sau khi hồ sơ dự thầu đã đợc cán bộ dự án kiểm tra, GĐTM phê duyệt
kỹ nháy sau đó trình lãnh đạo Công ty xem xét lần cuối và kỹ duyệt các tài
liệu. Sau đó đóng dấu bản gốc.
16. Sao chụp hồ sơ dự án
17. Kiểm tra hồ sơ dự thầu trớc khi đóng thầu.
18. Đóng thầu:
Niêm phong từng file, đóng dấu bộ gốc và bộ sao, niêm phong thùng
kèm theo th giảm giá để ngoài.
19. Gửi, nộp hồ sơ dự thầu:
Hồ sơ dự thầu phải đợc gửi đến địa điểm nộp thầu trớc thời hạn quy
định trong hồ sơ mời thầu. Nếu địa điểm nộp thầu ở xa thì cán bộ dự án phải
tính toán quãng đờng, thời gian, phơng tiện hợp lý để chuyển hồ sơ dự thầu
đến nơi trớc thời hạn. Cán bộ dự án không đợc phép để trễ hạn nộp trong bất
kỳ trờng hợp nào.
20. Dự mở thầu:
Cán bộ dự án tham dự mở thầu, tìm hiểu các thông tin có thể có đợc về
phơng án chào thầu của các đối thủ khác (đơn giá chào cho từng hạng mục,
xuất xứ thiết bị ). Trong trờng hợp mở thầu ở xa, cán bộ dự án không thể đến
đợc, cần theo dõi sát quá trình mở thầu thông qua ngời đại diện của Công ty.
22
Ngời dự mở thầu ký tên vào biên bản mở thầu.
Cập nhật kết quả mở thầu vào sổ theo dõi dự án.
21. Báo cáo kết quả mở thầu
Tập hợp kết quả mở thầu, lập báo cáo kết quả mở thầu, phân tích so
sánh phơng án với các đối thủ cạnh tranh. Rút ra lợi thế và yếu điểm của mình
so với các đối thủ. Gửi báo cáo kết quả mở thầu cho GĐTM, TGĐ và các
NCC. Lu một bản vào file Báo cáo thầu.
22. Theo dõi quá trình xét thầu, tiếp xúc, tìm hiểu thông tin.

Cán bộ dự án tìm hiểu quá trình xét thầu, các bớc xét chọn, các tiêu chí
xét chọn và lập danh sách các Key person tham gia xét duyệt thầu, trực tiếp
lựa chọn những ngời quan trọng tiếp xúc để nắm bắt kết quả xét chọn cũng
nh thông tin những điểm u việt trong hồ sơ dự thầu của mình và tìm hiểu
những điểm yếu của đối thủ cạnh tranh để làm rõ (nếu cần) trong quá trình
xét chọn.
Theo dõi sát tiến trình xét thầu để có đấu pháp thích hợp tại từng thời
điểm. Làm rõ hồ sơ dự thầu nếu có công văn yêu cầu.
23. Nhận kết quả đấu thầu
Chủ nhiệm dự án theo dõi để nhận kết quả đấu thầu:
+ Nếu trợt thầu: phân tích nguyên nhân trợt thầu, rút ra bài học kinhn
nghiệm cho các gói thầu sau. Thông báo kết quả cho các NCC đồng thời gửi
cho các NCC đã chào nhng không đợc đa vào hồ sơ dự thầu lý do không đợc
lựa chọn.
+ Nếu trúng thầu: thực hiện tiếp bớc 24.
24. Soạn thảo hợp đồng:
Sau khi nhận đợc thông báo trúng thầu, chủ nhiệm dự án chuẩn bị nội
dung hợp đồng, lập 1 file hợp đồng và tổ chức thơng thảo hợp đồng. Soạn thảo
hợp đồng trao đổi với khách hàng thống nhất các điều khoản, kiểm tra kỹ lỡng
trớc khi ký nháy từng trang.
23
25. Trình lãnh đạo ký hợp đồng
Chuẩn bị đầy đủ số bản hợp đồng theo yêu cầu, trình lãnh đạo ký hợp
đồng. Sau khi hợp đồng đã đủ chữ ký của 2 bên, giữ lại số bản theo quy định
nh của hợp đồng. Số còn lại chuyển cho khách hàng.
26. Bàn giao hợp đồng
Tổ chức bàn giao hợp đồng và các hồ sơ liên quan cho Phòng kế hoạch
và các phòng ban liên quan để Phòng kế hoạch, Phòng vật t - xuất nhập khẩu,
Phòng kế toán tài chính, Phòng kỹ thuật có thể liên hệ khi cần thiết.
27. Tổ chức thực hiện hợp đồng

Phối hợp Phòng kế hoạch, Phòng vật t - xuất nhập khẩu tổ chức thực
hiện hợp đồng. Gửi hồ sơ phê duyệt, hồ sơ hoàn công cho khách hàng và các
giao dịch cần thiết khác theo quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng.
28. Theo dõi bảo hành sản phẩm
Kết hợp với Phòng kế hoạch theo dõi bảo hành sản phẩm theo hớng dẫn
xử lý khiếu nại của khách hàng. Tổng hợp ý kiến khách hàng, phản hồi ý kiến
khách hàng cho các NCC và lãnh đạo Công ty.
29. Tập hợp báo cáo
Thờng xuyên cập nhật kết quả vào Báo cáo hoạt động sản xuất kinh
doanh. Sau khi kết thúc dự án, tập hợp kết quả báo cáo lãnh đạo.
30. Lu trữ hồ sơ: Mỗi dự án bao gồm các hồ sơ sau: Hồ sơ mời thầu, File lu dự
án, Hồ sơ dự thầu.
6+N AD#$9
Quy trình đấu thầu của Công ty gồm 3 giai đoạn chính:
+ Giai đoạn 1: Giai đoạn tiền đấu thầu:
- Thu thập thông tin, nghiên cứu cơ hội dự thầu, ra quyết định dự thầu.
- Lập kế hoạch tranh thầu
24
+ Giai đoạn 2: Giai đoạn đấu thầu:
- Nộp hồ sơ dự thầu
- Ký kết hợp đồng (nếu trúng)
+ Giai đoạn 3: Tổ chức thực hiện hợp đồng.
Ta thấy, hoạt động đấu thầu của Công ty đợc thực hiện theo một quy
trình cụ thể và rõ ràng, các khâu công việc của quy trình này có quan hệ chặt
chẽ với nhau, bổ sung, hỗ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện. Đồng thời,
quy trình này cũng tuân thủ theo quy định chung của Nhà nớc. Tuy nhiên,
trong giai đoạn lập hồ sơ dự thầu, Công ty nên nên tiến hành một số công việc
sau để đảm bảo những thông tin cần thiết cho việc lập hồ sơ dự thầu một cách
có chất lợng:
+ Trong giai đoạn lập kế hoạch tranh thầu: nên có bớc tiếp xúc ban đầu

với chủ đầu t, bên mời thầu (có đợc các thông tịn chính xác và sự chú ý của
nhà đầu t).
+ Trớc khi lập hồ sơ chính dự thầu chính thức phải tiến hành khảo sát
hiện trờng.
%O@B,4D*#$PE@
Do Công tác đấu thầu mua sắm đợc thực hiện tại Khối Thơng mại cho
nên những kết quả tôi sử dụng để phân tích hiệu quả hoạt động của Công ty là
kết quả hoạt động của Khối Thơng mại.
Để đánh giá hiệu quả hoạt động đấu thầu, chúng ta có thể căn cứ theo
hai loại chỉ tiêu sau:
- Số công trình trúng thầu và giá trị thắng thầu trong năm.
- Tỷ lệ thắng thầu theo số lợng gói thầu trúng hoặc theo giá trị gói thầu
trúng:
25