Chương trình bảng tính Excel2003

Chương trình bảng tính
Excel2003
Chương 1: Làm quen với Excel
Chương 2: Làm việc với Bảng tính
Chương 3: Định dạng và In bảng tính
Chương 4: Các hàm cơ bản của Excel
Chương 5: Quản trị dữ liệu
Chương 6: Đặt tên và sử dụng tên trong công thức
Chương 7: Đồ thị
Chương 8: Sử dụng PivotTable trong tổng hợp báo
cáo dữ liệu
Chương 9: Một số thủ thuật
TRUNG TÂM TIN HỌC QDC -----o0o----- BIÊN SOẠN: BÙI VĂN DUNG


Chương 1: Làm quen với Excel
Bài 1: Giới thiệu tổng quan về Excel
Bài 2: Một số khái niệm
Bài 3: Các thao tác với tập tin

TRUNG TÂM TIN HỌC QDC

-----o0o-----

BIÊN SOẠN: BÙI VĂN DUNG


Bài 1: Giới thiệu tổng quan về Excel
Chức năng

I.

II.

Khởi động Excel

III.

Giới thiệu màn hình của Excel

IV.

Thốt khỏi Excel

TRUNG TÂM TIN HỌC QDC

-----o0o-----

BIÊN SOẠN: BÙI VĂN DUNG


I. Chức năng
Excel là phần mềm bảng tính điện tử có kích thước lớn, gồm nhiều
cột (Column) và nhiều hàng (Row), lập thành những đơn thể chứa
và xử lý dữ liệu gọi là ơ (Cell).
Các chức năng chính của Excel là:
1- Bảng tính (Worksheet): Nhập, tính tốn và phân tích dữ liệu.
2- Đồ thị (Chart): Tạo ra các biểu đồ liên kết với số liệu của bảng
tính, nhằm nhấn mạnh sự tương quan giữa các số liệu trong bảng
tính với nhau.
3- Cơ sở dữ liệu (Database): Quản trị cơ sở dữ liệu trên Excel bao
gồm các công việc: Sắp xếp, trích rút dữ liệu theo các tiêu chuẩn

khác nhau.


II. Khởi động Excel
C1: Kích
Kích đúp
đúp chuột
chuột vào
vào biểu
biểu tượng
tượng Microsoft
Microsoft Excel
Excel
C1:
trên màn
màn hình
hình nền
nền (Destop).
(Destop).
trên
C2: Kích
Kích chuột
chuột vào
vào biểu
biểu tượng
tượng của
của Excel
Excel ((
trên
C2:

)) trên
thanh Shortcut
Shortcut Bar
Bar ởở góc
góc trên
trên bên
bênphải
phảimàn
màn hình
hình nền.
nền.
thanh
C3:Vào
Vào Start/
Start/ Programs/
Programs/ Microsoft
MicrosoftExcel
Excel
C3:


II. Giới thiệu màn hình của Excel
1.Thanh
Thanhtiêu
tiêuđề
đề(mầu
(mầuxanh
xanhtrên
trêncùng):
cùng):chứa

chứatên
tênchương
chươngtrình
trìnhvà
vàtên
têntệp
tệp
1.
2. Thanh
Thanh thực
thực đơn
đơn (File,
(File, Edit,
Edit, View,
View, ...):
...): chứa
chứa tồn
tồn bộ
bộ các
các lệnh
lệnh của
của
2.
chươngtrình.
trình.
chương
3.Thanh
Thanhcơng
cơngcụ:
cụ:Chứa

Chứacác
cácbiểu
biểutượng
tượngthể
thểhiện
hiệncác
cáclệnh
lệnhthường
thườngdùng.
dùng.
3.
Đểkích
kíchhoạt
hoạtthanh
thanhcơng
cơngcụ:
cụ:
Để
VàoView/Toolbars/
View/Toolbars/Standard
Standard
Vào
4. Thanh
Thanh định
định dạng:
dạng: chứa
chứa các
các biểu
biểu tượng
tượng thể

thể hiện
hiện các
các lệnh
lệnh định
định dạng
dạng
4.
thườngdùng
dùng..
thường
Đểkích
kíchhọat
họatthanh
thanhđịnh
địnhdạng:
dạng:
Để
Xem hình
VàoView/Toolbar/Formatting
View/Toolbar/Formatting
Vào
5.Thanh
Thanhcơng
cơngthức:
thức:Dùng
Dùngđể
đểxem
xemchi
chitiết
tiếtnội

nộidung
dungcủa
củamột
mộtơơhiện
hiệnhành
hành
5.
Đểkích
kíchhoạt
hoạtthanh
thanhcơng
cơngthức:
thức:Vào
VàoView
View//Formular
FormularBar
Bar
Để
6.Worksheet:
Worksheet:làlàcác
cáctrang
trangbảng
bảngtính.
tính.
6.
7.Vùng
Vùngbảng
bảngtính
tính(vùng
(vùngtrắng

trắngởởgiữa
giữamàn
mànhình)
hình)để
đểnhập
nhậpdữ
dữliệu
liệuvà
vàthực
thực
7.
hiệncác
cáctính
tínhtốn.
tốn.
hiện


Thanh tiêu đề

Thanh thực đơn

Thanh
công cụ

Thanh định dạng
Thanh công thức
Vùng bảng tính

các work sheet

III. Thốt khỏi Excel
C1:Ấn
Ấntổ
tổhợp
hợpphím
phímAlt+F4
Alt+F4
C1:
C2:Kích
Kíchchuột
chuộtvào
vàonút
nútClose
Close
C2:
làmviệc
việccủa
củachương
chươngtrình.
trình.
làm

góctrên
trêncùng
cùngbên
bênphải
phảicửa
cửasổ

sổ
ởởgóc

C3:Vào
Vàomenu
menuFile
File//Exit
Exit
C3:
Chúý:
ý:Khi
Khithốt
thốtkhỏi
khỏiExcel,
Excel,nếu
nếudữ
dữliệu
liệutrong
trongbảng
bảngtính
tínhchưa
chưađược
được
Chú
ghilại,
lại,Excel
Excelsẽ
sẽmở
mởhộp
hộpthoại

thoạivới
vớinhững
nhữngthơng
thơngbáo
báonhư
nhưsau:
sau:
ghi

Yes ::Thốt
Thốtvà
vàghi
ghilại
lại
Yes
(nếuTệp
Tệpbảng
bảngtính
tínhchưa
chưađược
đượcđặt
đặttên
tênthì
thìExcel
Excelmở
mởcửa
cửasổ
sổcho
cho
(nếu

phépđặt
đặttên
tênrồi
rồimới
mớithốt)
thốt)
phép
No
No
Cancel
Cancel

Thốtra,
ra,khơng
khơngghi
ghidữ
dữliệu
liệu
::Thốt
Trởlại
lạibảng
bảngtính,
tính,huỷ
huỷbỏ
bỏlệnh
lệnhthốt.
thốt.
::Trở

Bài 2: Một số khái niệm
I.

Các kiểu dữ liệu trong bảng tính

II.

Các tốn tử và một số biểu tượng thường dùng

III.

Cấu trúc Bảng tính

TRUNG TÂM TIN HỌC QDC

-----o0o-----

BIÊN SOẠN: BÙI VĂN DUNG


I. Các kiểu dữ liệu trong Bảng tính
Qui tắc
tắc chung
chung về
về cách
cách bố
bố trí
trí dữ
dữ liệu
liệu trong

trong Excel
Excel là:
là: Trong
Trong một
một ơơ
Qui
chỉcó
cóthể
thểchứa
chứamột
mộtkiểu
kiểudữ
dữliệu.
liệu.
chỉ
Khi làm
làm việc
việc với
với bảng
bảng tính
tính ta
ta phải
phải làm
làm quen
quen với
với rất
rất nhiều
nhiều kiểu
kiểu dữ
dữ

Khi
liệu, nhưng
nhưng tất
tất cả
cả các
các kiểu
kiểu dữ
dữ liệu
liệu đó
đó đều
đều dựa
dựa vào
vào 33 kiểu
kiểu cơ
cơ
liệu,
bản:Kiểu
Kiểu số,
số,Kiểu
Kiểuchữ
chữvà
vàKiểu
Kiểucông
côngthức.
thức.
bản:
1. Dữ
Dữ liệu
liệu kiểu
kiểu số:

số: Bao
Bao gồm
gồm các
các số
số được
được đánh
đánh từ:
từ: 00 đến
đến 9;
9; Các
Các
1.
giá trị
trị ngày
ngày tháng,
tháng, thời
thời gian,
gian, tiền
tiền tệ,
tệ, phần
phần trăm…
trăm… đều
đều là
là dữ
dữ liệu
liệu
giá
kiểusố
số(có
(cóthể

thểtính
tính tốn
tốn cộng,
cộng,trừ,
trừ,nhân,
nhân,chia).
chia).
kiểu
Dữ liệu
liệu kiểu
kiểu này
này nếu
nếu đánh
đánh đúng
đúng sẽ
sẽ nằm
nằm bên
bên phải
phải của
của ô,
ô, khi
khi dùng
dùng
Dữ
trongcông
côngthức
thứckhông
khôngphải
phảibỏ
bỏ trong

trongdấu
dấu nháy
nháy kép.
kép.
trong
2. Dữ
Dữ liệu
liệu kiểu
kiểu chữ:
chữ: bao
bao gồm
gồm các
các chữ
chữ cái,
cái, chữ
chữ số
số và
và các
các ký
ký tự
tự
2.
đặcbiệt.
biệt.
đặc
Dữ liệu
liệu kiểu
kiểu này
này nếu
nếu đánh

đánh đúng
đúng sẽ
sẽ nằm
nằm bên
bên trái
trái của
của ô,
ô, khi
khi dùng
dùng
Dữ
trongcông
côngthức
thức phải
phảibỏ
bỏ trong
trongdấu
dấu “nháy
“nháy kép”.
kép”.
trong


I. Các kiểu dữ liệu (2)
3. Dữ
Dữ liệu
liệu kiểu
kiểu công
công thức:
thức:

3.
bắt
bắt đầu
đầu bởi
bởi dấu:
dấu: =,
=, ++ (thông
(thông thường
thường nhất
nhất là
là sử
sử

dụng dấu
dấu =)
=)
dụng
sau
sau đó
đó là:
là: các
các hằng
hằng số,
số, địa
địa chỉ
chỉ ô,
ô, hàm
hàm số
số được
được


nối với
với nhau
nhau bởi
bởi các
các phép
phép toán.
toán.
nối
Các
Các phép
phép toán:
toán: ++ ,, -- ,, ** ,, // ,, %,
%, ^^ (luỹ
(luỹ thừa)
thừa)

Ví dụ:
dụ: == 10
10 ++A3
A3
Ví
B3*B4 ++ B5/5
B5/5
== B3*B4
2*C2 ++ C3^4
C3^4 ––ABS(C4)
ABS(C4)
== 2*C2
SIN(A2)

== SIN(A2)
=SUM(B1:B4)
=SUM(B1:B4)


II. Các toán tử & một số biểu tượng thường dùng
Cáctốn
tốntử
tửtrong
trongmột
mộtbiểu
biểuthức
thức
1.1.Các
Tốntử
tửsố
sốhọc
học
--Tốn
Cộng
((++))
Cộng
Trừ
((--))
Trừ
Nhân
((**))
Nhân
Chia
((// ))

Chia
Tốntử
tử xâu
xâukí
kítự
tự
--Tốn
&
Nốixâu
xâu
&
Nối
Tốntử
tửso
sosánh
sánh
--Tốn
Lớnhơn
hơn
(( >> )) Lớn
Nhỏhơn
hơn
(( << )) Nhỏ
Bằng
(( == )) Bằng
Lớnhơn
hơnhay
haybằng
bằng
((>>==)) Lớn

Nhỏhơn
hơnhay
haybằng
bằng
((<<==)) Nhỏ
Luỹthừa
thừa
((^^)) Luỹ


II. Các toán tử & một số biểu tượng
thường dùng (2)
2. Một
Mộtsố
số biểu
biểutượng
tượng thường
thườngdùng
dùng
2.

Xem hình

-Sắp xếp tăng dần
-Sắp xếp giảm dần
-Tạo dấu phân nhóm
-Hịa nhập các ơ được chọn lại thành một ô
-Tăng phần thập phân
- Giảm phần thập phân

sắp xếp giảm dần

sắp xếp tăng
dần

tạo dấu phân nhóm
tăng phần
thập phân

giảm phần
thập phân


III. Cấu trúc Bảng tính
1. Workbook:
Workbook: Là
Là tệp
tệp tài
tàiliệu
liệu của
của Excel,
Excel, mỗi
mỗi Workbook
Workbook có
có thể
thể có
có từ
từ
1.

đến 255
255 bảng
bảng tính
tính (Worksheet).
(Worksheet). Trong
Trong một
một Workbook
Workbook thì
thì các
các
11 đến
Worksheet,các
cácđồ
đồthị
thịthường
thườngcó
cóliên
liênhệ
hệvới
vớinhau.
nhau.
Worksheet,
2. Worksheet
Worksheet (bảng
(bảng tính):
tính): Mỗi
Mỗi bảng
bảng tính
tính là
là một

một trang
trang trong
trong
2.
Workbook,mỗi
mỗibảng
bảngtính
tínhcó
cótrên
trên16
16triệu
triệu ơơdùng
dùng để
để nhập
nhập dữ
dữ liệu
liệu
Workbook,
vàthực
thựchiện
hiệncác
cácphép
phéptính
tínhtốn.
tốn.Mỗi
Mỗibảng
bảngtính
tínhđược
đượcđặt
đặttên

tênmặc
mặc
và
định theo
theo mẫu
mẫu là
là Sheet
Sheet i,i, với
với i i là
là số
số thứ
thứ tự
tự của
của bảng
bảng tính
tính được
được
định
tạo.(Sau
(Saunày
nàyta
tacó
cóthể
thểđổi
đổitên
tênbảng
bảngtính
tínhsao
saocho
chothích

thíchhợp).
hợp).
tạo.
3. Cột
Cột (Columns):
(Columns): Là
Là tập
tập hợp
hợp các
các ơơ trong
trong bảng
bảng tính
tính theo
theo chiều
chiều
3.
đứng. Có
Có tổng
tổng cộng
cộng 256
256 cột
cột trong
trong một
một bảng
bảng tính,
tính, mỗi
mỗi cột
cột được
được
đứng.

gán một
một kíkí tự
tự theo
theo thứ
thứ tự
tự chữ
chữ cái
cái (bắt
(bắt đầu
đầu từ
từ AA đến
đến Z,
Z, AA
AA đến
đến
gán
AZ,BA
BAđến
đếnBZ,
BZ,....
....và
vàkết
kếtthúc
thúclà
làIV).
IV).
AZ,


III. Cấu trúc Bảng tính (2)

4. Dịng
Dịng (Rows):
(Rows): Là
Là tập
tập hợp
hợp các
các ơơ trong
trong bảng
bảng tính
tính theo
theo chiều
chiều
4.
ngang. Có
Có tổng
tổng cộng
cộng 65536
65536 dịng
dịng trong
trong một
một bảng
bảng tính
tính và
và mỗi
mỗi
ngang.
dịngđược
đượcgán
gánmột
mộtsố

sốthứ
thứtự
tự(bắt
(bắtđầu
đầutừ
từ11đến
đến65536).
65536).
dịng
5. Ơ
Ơ (Cells):
(Cells): Là
Là giao
giao điểm
điểm của
của một
một cột
cột và
và một
một dòng.
dòng. Ô
Ô được
được xác
xác
5.
định bởi
bởi toạ
toạ độ
độ (địa
(địa chỉ)

chỉ) dựa
dựa theo
theo tên
tên cột
cột và
và số
số thứ
thứ tự
tự của
của dịng
dịng
định
(Vídụ:
dụ:Ơ
ƠA1
A1làlàgiao
giaođiểm
điểmcủa
củacột
cộtAAvà
vàdịng
dịng1).
1).
(Ví
6. Vùng
Vùng (Range):
(Range): Là
Là tập
tập hợp
hợp các

các ôô xếp
xếp liền
liền nhau,
nhau, trong
trong một
một vùng
vùng
6.
có dạng
dạng hình
hình chữ
chữ nhật.
nhật. Địa
Địa chỉ
chỉ của
của vùng
vùng được
được xác
xác định
định bởi
bởi địa
địa
có
chỉcủa
củơgóc
góc trên
trênbên
bêntrái
tráivà
và ơơ góc

góc dưới
dướibên
bên phải,
phải, giữa
giữa địa
địa chỉ
chỉ22
chỉ
dấuhai
haichấm
chấm(:)
(:)
ơơlàlàdấu
Vídụ:
dụ: A2:B6
A2:B6(là
(làvùng
vùngdữ
dữliệu
liệutừ
từơơA2
A2đến
đếnơơB6).
B6).
Ví


Bài 3: Các thao tác với tập tin
I. Tạo một File bảng tính mới
II. Lưu File bảng tính

III. Lưu File bảng tính với một tên khác
IV. Mở một File bảng tính đã có trên đĩa

TRUNG TÂM TIN HỌC QDC

-----o0o-----

BIÊN SOẠN: BÙI VĂN DUNG


I. Tạo một File bảng tính mới
C1: Kích
Kích chuột
chuột vào
vào biểu
biểu tượng
tượng New
New
C1:
trên cơng
cơng cụ.
cụ.
trên
C2: Ấn
Ấn tổ
tổ hợp
hợp phím
phím Ctrl+N
Ctrl+N
C2:

C3: Vào
Vào File
File // New…/
New…/ Blank
Blank Workbook
Workbook
C3:
Xem hình



II. Lưu File bảng tính
C1:Kích
Kích chuột
chuộtvào
vào biểu
biểu tượng
tượng Save
Save
C1:
C2:Ấn
Ấn tổ
tổhợp
hợpphím
phím Ctrl+S.
Ctrl+S.
C2:

trênthanh
thanh cơng

cơngcụ
cụ
trên

C3:Vào
Vàomenu
menu File
File // Save.
Save.
C3:
Khiđó
đósẽ
sẽxuất
xuấthiện
hiện hộp
hộpthoại
thoạicho
chophép
phépta
tađặt
đặttên
têncho
choFile
File
Khi
bảngtính:
tính:
bảng
Save in:
in:chọn

chọnổổđĩa,
đĩa,thư
thư mục
mục cần
cần lưu
lưu File
Filebảng
bảngtính
tính vào.
vào.
Save
File name:
name:gõ
gõvào
vàotên
tên File
Filebảng
bảngtính
tính
File
Save: Thực
Thựchiện
hiệnghi
ghi
Save:

Xem hình

Chú ý:
ý: khi

khi ta
ta ra
ra lệnh
lệnh lưu,
lưu, nếu
nếu bảng
bảng tính
tính đã
đã được
được đặt
đặt tên
tên thì
thì
Chú
những nội
nội dung
dung sửa
sửa đổi
đổi trên
trên bảng
bảng tính
tính sẽ
sẽ lưu
lưu vào
vào tên
tên File
File
những
đó.
đó.

chọn ổ đĩa, thư
mục để lưu File

gõ vào tên File
bảng tính

thực hiện ghi


III. Lưu File bảng tính với một tên khác
Khi lưu
lưu File
File bảng
bảng tính
tính với
với 11 tên
tên khác
khác thì
thì File
File
Khi
cũ vẫn
vẫn tồn
tồn tại,
tại, File
File mới
mới được
được tạo

tạo ra
ra có
có cùng
cùng
cũ
nội dung
dung với
với File
File cũ.
cũ. Cách
Cách thực
thực hiện
hiện như
như
nội
sau:
sau:
Nhấn phím
phím F12
F12 
 vào
vào tên
tên bảng
bảng tính
tính mới
mới
-- Nhấn
(Hoặc vào
vào File
File // Save

Save As
As sau
sau đó
đó vào
vào lại
lại
(Hoặc
tên File
File mới)
mới)
tên


IV. Mở một File bảng tính đã có trên đĩa
Để mở
mở một
một File
File bảng
bảng tính
tính đã
đã có
có trên
trên đĩa,
đĩa,cần
cần phải
phải biết
biết File
File bảng
bảng
Để

tính đó
đó được
được lưu
lưu giữ
giữ ởở đâu,
đâu, (ổ
(ổ đĩa
đĩa nào,
nào, thư
thư mục
mục nào).
nào). Cách
Cách
tính
thựchiện
hiện như
nhưsau:
sau:
thực
C1:Vào
VàoFile
File// Open
Open
C1:
Xem hình
C2:Bấm
Bấmtổ
tổhợp
hợpphím
phím Ctrl

Ctrl++O
O
C2:
C3:Bấm
Bấmchuột
chuộtvào
vàobiểu
biểu tượng
tượng
trên thanh
thanh cơng
cơngcụ
cụ
C3:
trên
Khiđó
đóExcel
Excelsẽ
sẽmở
mởcửa
cửasổ
sổcho
chophép
phéptìm
tìmFile
File bảng
bảngtính:
tính:
Khi
B1: Look

Look in:
in: chọn
chọn ổổ đĩa,
đĩa, thư
thư mục
mục chứa
chứa File
File bảng
bảng tính
tính cần
cần
B1:
mở
mở
B2: Chọn
Chọn File
File bảng
bảng tính
tính cần
cần mở
mở ởở cửa
cửa sổ
sổ bên
bên dưới
dưới 
 chọn
chọn
B2:
Open để
đểmở

mở
Open
(Hoặc bấm
bấmđúp
đúpchuột
chuột vào
vàoFile
Filecần
cần mở
mở ởởcửa
cửasổ
sổ bên
bên dưới).
dưới).
(Hoặc


1. Chọn nơi chứa File
2. Chọn File cần mở

3. Bấm nút Open để
mở File

Bấm nút Cancel
để hủy lệnh mở
File


Chương 2: Làm việc với Bảng tính
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Các loại địa chỉ
Tham chiếu ơ
Các phím dịch chuyển con trỏ ơ
Chọn vùng-hàng-cột-bảng
Nhập-Sửa-Xóa dữ liệu
Cách thức tính tốn và sao chép cơng thức trong Excel
Sao chép khối
Điều chỉnh chiều cao của hàng-chiều rộng của cột
Chèn hàng-chèn cột
Xóa hàng-Xóa cột-Xóa khối
Các thao thác với Worksheet

TRUNG TÂM TIN HỌC QDC

-----o0o-----

BIÊN SOẠN: BÙI VĂN DUNG