ÔN tập kỹ NĂNG QUẢN lí , LÃNH đạo

KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ
Câu 1. Khái niệm, mục tiêu, nguyên tắc, nhiệm vụ của điều hành công sở
(tùy vấn đề được hỏi để trình bày: các mục tiêu, hay các nguyên tắc, hay các
nhiệm vụ, hoặc hỏi tất cả).
* Khái niệm:
Điều hành công sở là 1 nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu và ứng
dụng các kỹ năng, kỹ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo
cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển tốt hơn nữa
công sở một cách bền vững.
* Mục tiêu:
Mục tiêu là cái đích cần phải đạt tới tại một thời điểm nhất định do chủ thể
định trước. Mục tiêu quản lý là căn cứ để các chủ thể quản lý đưa ra những tác động
thích hợp với những hình thức và phương pháp phù hợp.
Điều hành cơng sở trong quản lý nhà nước là nhằm:
- Hiện thực hoá các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước
VD: Thực hiện chính sách “xóa đói giảm nghèo”
Trên cơ sở xác định mục tiêu của chính sách, các cơ quan, các địa phương
tiến hành lập kế hoạch thực thi, thiết lập hệ thống các chương trình, dự án, các kế
hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn; đồng thời dự báo tình hình, những biến động,
thay đổi có thể xẩy ra để dự kiến các biện pháp điều chỉnh, cân đối, nhằm thực hiện
được các mục tiêu và định hướng chủ yếu, có tính chiến lược.
- Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở
Điều hành công sở tốt sẽ kết hợp và sử dụng hiệu quả các yếu tố khách quan
và chủ quan để đạt mục tiêu đề ra à tạo năng suất lao động cao.
VD: Phối hợp công việc giữa các bộ phận khác nhau trong công sở
Tổ chức hoạt động trao đổi thông tin để đảm bảo liên lạc thông suốt
Tổ chức hoạt động giao tiếp hành chính, xây dựng văn hóa cơng sở…
- Tạo nề nếp làm việc khoa học
Điều hành công sở theo đúng nguyên tắc, đúng quy định của Nhà nước, có
chuẩn mực, có kế hoạch sẽ góp phần tạo được nề nếp làm việc khoa học cho cơ
quan, tránh lối làm việc tùy tiện, tự do hay các giải quyết công việc thiếu căn cứ, cơ

sở.
- Phục vụ cho yêu cầu của cơng cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước
Việc nâng cao chất lượng điều hành công sở của các cơ quan Nhà nước sẽ
góp phần đẩy nhanh q trình cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị, hướng
tới thực hiện hiệu quả chiến lược cải cách nền hành chính quốc gia nói chung.
1


* Các nguyên tắc điều hành công sở:
- Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách
nhiệm cá nhân
Nguyên tắc này đòi hỏi phải kết hợp hài hòa giữa việc phát huy vai trò của
tập thể và đề cao trách nhiệm cá nhân trong hoạt động điều hành công sở. Việc đưa
ra các quyết định trong điều hành công sở cần được tiến hành trên cơ sở đảm bảo
tính dân chủ với sự tham gia bàn bạc tập thể, đồng thời đảm bảo yêu cầu cá nhân
phụ trách, người đứng đầu công sở chịu trách nhiệm đối với các quyết định đó.
- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên, sự giám
sát của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp
Hoạt động điều hành công sở phải được đặt trong tổng thể của nền cơng vụ,
theo đó cơ quan cấp dưới cần đảm bảo tuân thủ sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan
cấp trên để tạo sự thống nhất trong hoạt động quản lý. Bên cạnh đó, điều hành cơng
sở cần đặt dưới sự giám sát của Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn
thể nhân dân cùng cấp nhằm góp phần kiểm sốt hiệu quả đối với hoạt động của các
cơ quan nhà nước, vừa đảm bảo công sở tiến hành trong khuôn khổ quy định pháp
luật, vừa tạo cách thức để nhân dân tham gia quản lý nhà nước.
- Giải quyết các công việc theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách
nhiệm; đảm bảo công khai, dân chủ, minh bạch, liên tục, kịp thời, hiệu quả tối
ưu, theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định
Giải quyết các công việc theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách
nhiệm: Hoạt động điều hành công sở phải được tiến hành trên cơ sở tuân theo quy

định của pháp luật. Việc tuân thủ pháp luật nhằm đảm bảo được pháp chế, kỷ luật
cơng sở, lợi ích hợp pháp của mọi thành viên trong công sở; đồng thời cũng tạo ý
thức tự giác cho mọi thành viên, đơn vị trong công sở để hoạt động đồng bộ và
thống nhất. Mọi vi phạm các định chế đó đều bị xem xét theo pháp luật để có biện
pháp xử lý.
Đảm bảo cơng khai, dân chủ, minh bạch: Cơng khai hóa hoạt động công sở
nhằm tạo sự hiểu biết và hợp tác cơng việc, đảm bảo dân chủ hóa hoạt động quản lý
cơng sở, hướng tới tập hợp được trí tuệ của tập thể, cá nhân và tổ chức. Các thông
tin được công khai sẽ phục vụ hiệu quả cho hoạt động kiểm tra, giám sát. Công khai
cũng giúp người dân biết rõ các dịch vụ công mà công sở cung cấp, họ có thể tham
gia góp ý để hồn thiện hoạt động của cơng sở.
Đảm bảo tính liên tục, kịp thời: Điều hành công sở cần đảm bảo thông tin,
mệnh lệnh quản lý phải được truyền đạt kịp thời, nhanh chóng, không bị gián đoạn
2


và được kiểm sốt chặt chẽ; mọi cơng việc được thực hiện tốt, liên tục, không bị bỏ
dở trên cơ sở các đơn vị gắn bó, hỗ trợ lẫn nhau.
Đạt được hiệu quả tối ưu: Điều hành công sở hiệu quả là việc tối ưu hóa các
nhiệm vụ, làm cho các nhiệm vụ quản lý phù hợp với nguyên tắc thẩm quyền và
trách nhiệm; đảm bảo cách thực thi ngắn nhất nhưng kết quả cao nhất có thể, hài
hịa giữa sự ổn định với sự linh hoạt và khả năng tự chủ.
- Cán bộ, công chức phải sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của
nhân dân, có ý thức học tập, nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với
văn hóa, đạo đức cơng vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện
đại
Điều hành công sở là hoạt động được tiến hành bởi đội ngũ cán bộ, cơng
chức có thẩm quyền. Để hoạt động này có hiệu quả, các cán bộ, cơng chức phải
thực sự gần gũi với nhân dân, bám sát thực tiễn ở cơ sở, biết tiếp thu sự đóng góp ý
kiến của nhân dân. Đội ngũ cán bộ, cơng chức phải “vừa hồng vừa chuyên”, vừa

giỏi chuyên môn nghiệp vụ, vừa có phẩm chất đạo đức trong sáng, có bản lĩnh
chính trị vững vàng. Cán bộ, cơng chức phải khơng ngừng học tập, nâng cao trình
độ mọi mặt để nâng cao chất lượng công vụ.
- Liên hệ thực tiễn:
Căn cứ vào các nguyên tắc đã trình bày, học viên liên hệ thực tiễn để đánh giá
việc thực hiện các nguyên tắc này tại công sở nơi công tác: Những ưu điểm, kết quả
đạt được; Những hạn chế, tồn tại; Tìm ra ngun nhân; Đề xuất một số giải pháp
hồn thiện…
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động;
- Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý;
- Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động;
- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên;
- Giám sát và kiểm tra hoạt động của cá nhân và đơn vị;
- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý;
- Tổ chức hoạt động giao tiếp trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt
là hoạt động tiếp dân;
- Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách;
- Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ;
- Bảo vệ chính trị nội bộ, an tồn và an ninh trật tự trong cơng sở;
- Xây dựng văn hóa cơng sở tích cực; xây dựng cơng sở thành một tổ chức
học tập.
3


- Tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống chính sách cơng, đặc biệt là các
chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động.
* Liên hệ:
- Những kết quả đạt được:
- Những hạn chế:

- Nguyên nhân:
- Giải pháp:
VD: Việc sử dụng những phương thức điều hành hiện đại thông qua việc
dùng các thiết bị hiện đại, đặc biệt là máy vi tính và các thiết bị văn phòng, các thiết
bị truyền tin, các thiết bị xử lý thông tin hiện đại sẽ giúp cho việc thu thập, xử lý và
khai thác thông tin được nhanh chóng và chính xác. Khi được trang bị các phương
tiện kỹ thuật hợp lý thì năng suất làm việc sẽ tăng lên, đồng thời góp phần làm đổi
mới nhận thức của các quản lý và cán bộ, công chức trong các cơ quan, công sở.
Việc điều hành công việc một cách khoa học trong các cơ quan luôn được đặt
ra như một nhu cầu thực tế vì nó sẽ làm cho cơng việc được giải quyết nhanh chóng
và chính xác. Tính khoa học trong q trình điều hành hoạt động của các cơ quan,
công sở thể hiện trước hết ở chỗ mọi quyết định trong q trình đó phải có căn cứ
khoa học, có cơ sở thực tế, được tính tốn một cách cẩn thận, chu đáo tồn diện,
khắc phục cách làm việc tùy tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến
hiện nay trong các cơ quan, cơng sở.
Tính khoa học trong điều hành hoạt động của các cơ quan, cơng sở cũng địi
hỏi phải phân định thẩm quyền giữa các cơ quan, các đơn vị trong một cơ quan và
giữa các cá nhân.
Việc đổi mới kĩ thuật hành chính hiện nay phải tạo ra được những phương
thức điều hành đơn giản và thuận lợi. Phải nâng cao tính thiết thực của q trình
điều hành. Đồng thời, đối với từng loại hình cơng sở khác nhau đang hoạt động
trong điều kiện của nền kinh tế thị trường cần áp dụng những cách thức điều hành
sao cho phù hợp với thực tế.
Hoạt động điều hành công sở, quản lý hành chính là hết sức phức tạp, nhiều
loại cơng việc và trong q trình giải quyết một cơng việc nhất định thường xuất
hiện nhiều cơng đoạn có liên quan với nhau. Chính vì vậy, loại lao động này địi hỏi
tính tự giác cao và những định mức cần thiết. Thiếu những định mức và tiêu chuẩn
cần thiết, việc điều hành cơng sở sẽ gặp khó khăn và không đạt được hiệu q uả
như mong muốn, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn
hiện nay. Ví dụ như khi cơ quan nhận được một văn bản có yêu cầu cần phải trả lời

cho cơ quan gửi đến theo chức năng của mình, thì trong bao nhiêu lâu yêu cầu đó
phải được đáp ứng. Nếu do trả lời chậm hoặc không trả lời mà gây hậu quả xấu, thì
4


về nguyên tắc, cần có cách xử lý. Mức độ xử lý có thể tùy theo mức độ của hậu quả
đã gây ra và nguyên nhân dẫn đến việc chậm trễ.
Cán bộ, cơng chức phải có được những kỹ năng nhất định trong điều hành
công sở. Muốn vậy, họ phải được đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên về kỹ thuật
hành chính và những vấn đề khác có liên quan.
Câu 2. Những kỹ năng cơ bản trong điều hành công sở.
* Khái niệm:
Điều hành công sở là 1 nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu và ứng
dụng các kỹ năng, kỹ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo
cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển tốt hơn nữa
công sở một cách bền vững.
* Kỹ năng cơ bản trong điều hành công sở:
- Kế hoạch hố và thiết kế cơng việc:
Hoạch định là 1 trong bốn chức năng thiết yếu và nền tảng của quản trị (lập
kế hoạch, tổ chức, nhân sự, giám sát). Nó bao gồm quá trình xác định mục tiêu
trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của
hoạch định là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành
động cụ thể mà một cơ quan, tổ chức phải thực hiện.
- Phân cơng cơng việc:
+ Phân tích cơng việc:
Phân tích cơng việc là q trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có
hệ thống các thơng tin quan trọng có liên quan đến các cơng việc cụ thể trong tổ
chức nhằm làm rõ bản chất của công việc, xác định các nhiệm vụ phải làm.
+ Thiết kế công việc:
Thiết kế là việc phân chia các công việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý. Đây là quá

trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm trong việc thi hành công vụ và tham
gia các hoạt động của cơng sở nói chung.
+ Phân cơng cơng việc:
Phân cơng công việc trong công sở HC là một trong những nội dung cơ bản
quan trọng của công tác tổ chức lao động khoa học trong cơ quan HCNN, là biện
pháp có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cả hệ
thống cơ quan HCNN nói chung và mỗi cơng sở HCNN nói riêng.
- Tổ chức và điều hành các cuộc họp:
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết cơng việc, thơng qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp
5


thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công
việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Vai trò của hội họp:
+ Giúp cho nhà quản lý cơ hội để thống nhất nhận thức;
+ Tăng cường dân chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể;
+ Tăng cường phối hợp, ủng hộ;
+ Khuyến khích nhân viên, Đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn
nhau;
+ Tạo áp lực hành động;
+ Thu thập thông tin phản hồi cho quản lý.
- Phối hợp trong quản lý:
Phối hợp trong quản lý HCNN là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp
tác lẫn nhau của các cán bộ, công chức, các cơ quan HCNN nhằm tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể trong QLNN.
Ở cấp xã: Mối quan hệ phối hợp trong công việc được thể hiện thông qua:
+ Với Đảng uỷ xã:
+ Với HĐND:

+ Với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân ở xã:
+ Với Trưởng thôn và tổ trưởng dân phố:
- Kiểm sốt cơng việc:
Kiểm sốt là 1 biện pháp tất yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt động
của cơ quan, cơng sở. Kiểm sốt cơng việc là một trong những chức năng chủ yếu
trong hoạt động lãnh đạo, chỉ huy, điều hành, là hoạt động đo lường, chấn chỉnh
việc thực hiện công việc nhằm khẳng định những mục tiêu của công sở, các kế
hoạch lập ra để đạt tới các mục tiêu đã và đang được hồn thành.
Việc kiểm sốt bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như: giám sát, thanh tra,
kiểm tra, kiểm sát.
- Điều hành theo pháp luật và hệ thống quy chuẩn:
Những yêu cầu điều hành theo pháp luật:
+ Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp về thẩm quyền
+ Bảo đảm áp dụng pháp luật thống nhất
+ Bảo đảm thực hiện đúng các quy định về thủ tục hành chính.
Điều hành cơng sở còn phải tuân theo hệ thống quy chế của tổ chức. Quy chế
làm việc của công sở là một loại văn bản nội bộ quy định cụ thể về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân và thành viên trong công sở, cách thức phối
hợp và một số chế độ công tác quan trọng nhằm xây dựng và duy trì một chế độ làm
việc khoa học.
6


* Liên hệ (có thể liên hệ cụ thể 1 kỹ năng, hoặc liên hệ chung tất cả các kỹ
năng):
- Những kết quả đạt được:
- Những hạn chế:
- Nguyên nhân:
- Giải pháp:
Câu 3. Nhận thức chung về thể thức văn bản của Đảng

* Khái niệm:
Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngơn ngữ viết để
ghi lại hoạt động của các tổ chức đảng, do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm
quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương
* Thể thức văn bản của Đảng:
a. Thành phần thể thức bắt buộc
- Tiêu đề: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
- Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan ban hành văn bản là thành
phần thể thức xác định tác giả văn bản.
- Số và ký hiệu văn bản:
+ Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của
cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, ban tham mưu giúp việc cấp uỷ, đảng đoàn, ban cán sự
đảng trực thuộc cấp uỷ ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp uỷ đó.
+ Số văn bản viết bằng chữ số Ả Rập.
+ Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ
quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản. Ghi đủ tên tắt của cơ quan hoặc liên cơ
quan ban hành; riêng cụm từ "Trung ương" viết tắt là "TW"; giữa số và ký hiệu có
dấu gạch ngang nối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan có dấu gạch chéo (/).
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Địa điểm ban hành văn bản: Văn bản của các cơ quan đảng cấp trung ương
và của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản
là tên thành phố, hoặc thị xã, tỉnh mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở; Văn bản
của các cơ quan đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ghi địa điểm
ban hành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố đó; Văn bản của
cơ quan đảng cấp cơ sở xã, phường, thị trấn ghi địa điểm ban hành văn bản là tên
riêng của xã, phường, thị trấn đó.
- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:
+ Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như nghị quyết, quyết định,
chỉ thị, thông báo...
7

+ Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của
nội dung văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà cấp uỷ hoặc ban thường vụ cấp uỷ
ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn
bản đó. Riêng cơng văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu.
- Phần nội dung văn bản:
+ Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn
bản.
+ Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội
dung.
- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành:
+ Chữ ký, thể thức đề ký: Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của
người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được
bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký.
+ Dấu cơ quan ban hành: Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp
nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng
chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái.
- Nơi nhận văn bản: Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận
văn bản với mục đích như để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành v.v.. và nơi
lưu. Nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.
b. Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung và tính chất từng
văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức
sau đây:
- Dấu chỉ mức độ mật:
+ Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật, tối mật và tuyệt mật.
+ Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía
dưới số và ký hiệu văn bản.
- Dấu chỉ mức độ khẩn:

+ Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ.
+ Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày phía dưới dấu chỉ mức độ mật.
- Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị:
+ Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi
hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "THU HỒI", "XONG
HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI"…
+ Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi ngày tháng năm dự thảo và
có chỉ dẫn "Dự thảo lần thứ..." được trình bày dưới số và ký hiệu; văn bản giao cho
8


các cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào
trang cuối, phía trái văn bản.
c. Bản sao và các thành phần thể thức bản sao:
+ Các loại bản sao:
* Bản sao y bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban
hành bản chính nhân sao và phát hành.
* Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan
ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.
* Bản sao lục: là bản sao lại tồn văn từ bản sao y bản chính.
* Liên hệ: việc ban hành văn bản của Đảng tại cơ quan, đơn vị (hoặc địa
phương) nơi công tác (hoặc cư trú)
- Những kết quả đạt được:
- Những hạn chế:
- Nguyên nhân:
- Giải pháp:
Câu 4. Đặc điểm văn bản quản lý hành chính nhà nước. Quy trình ban
hành văn bản quản lý hành chính nhà nước
* Khái niệm:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thơng tin quản

lý thành văn (được văn bản hố) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức, công dân.
* Đặc điểm (chung) của văn bản quản lý hành chính nhà nước:
(Về đặc điểm: tùy hỏi đặc điểm chung hay đặc điểm riêng của từng loại
văn bản để trình bày)
- Được hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước để thực thi
quyền hành pháp, do đó chủ yếu do các cơ quan hành chính nhà nước ban hành,
đồng thời hầu hết các văn bản đều liên quan đến hoạt động hàng ngày của cơ quan
hành chính nhà nước và thực tiễn đời sống hàng ngày của người dân
- Là phương tiện ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý hành chính nhà
nước và thơng tin quản lý
- Phục vụ điều chỉnh các mối quan hệ hành chính nhà nước giữa các cơ quan
nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
- Thẩm quyền, thủ tục ban hành cũng như thể thức văn bản quản lý hành
chính nhà nước do pháp luật và quy chế hoạt động của cơ quan (phù hợp với pháp
9


luật) quy định. Nếu một văn bản được ban hành khơng đúng với các quy định đó thì
khơng được coi là văn bản quản lý hành chính nhà nước và khơng có giá trị pháp lý.
- Được bảo đảm thi hành bằng các biện pháp khác nhau, kể cả sự cưỡng chế
của nhà nước.
* Văn bản quy phạm pháp luật:
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó các quy tắc xử sự chung
được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Văn bản quy phạm pháp luật có các đặc điểm sau đây:
- Chứa đựng các quy phạm pháp luật (các quy tắc xử sự chung do nhà nước

ban hành hoặc thừa nhận)
- Được áp dụng nhiều lần trong thực tiễn đời sống
- Thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành được pháp luật quy định chặt chẽ
* Văn bản cá biệt:
Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết
những công việc cụ thể. Văn bản cá biệt thể hiện dưới hình thức các văn bản như:
nghị quyết, quyết định, chỉ thị… cá biệt.
Văn bản cá biệt có những đặc điểm sau:
Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành. Về nguyên tắc, mọi
cơ quan đều có quyền ban hành các văn bản cá biệt để điều chỉnh các vấn đề thuộc
thẩm quyền. Văn bản cá biệt cũng có thể được ban hành khơng phải bởi thủ trưởng
cơ quan, tổ chức mà bởi cán bộ, công chức, viên chức được ủy quyền
Thuộc loại văn bản áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy
phạm pháp luật
Nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể; trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay
chấm dứt các quan hệ pháp lý nhất định hoặc đưa ra quy định nội bộ.
Áp dụng một lần đối với đối tượng được chỉ định cụ thể, trong phạm vi
không gian và thời gian nhất định hay được áp dụng trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Mang tính đơn phương và bắt buộc thi hành
* Văn bản thông thường:
Là những văn bản chỉ mang chức năng trao đổi thông tin, hướng dẫn cơng
việc, hoặc để tổng kết, trình bày các dự án cơng tác, giao dịch....
Văn bản hành chính thơng thường có một số đặc điểm sau:
Mọi cơ quan, tổ chức đều có thể ban hành xuất phát từ nhu cầu giải quyết
công việc hàng ngày để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình
Được sử dụng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý, phục vụ việc
ra quyết định hoặc tổ chức triển khai thực hiện quyết định.
10

Các loại văn bản thông thường gồm: thông cáo, thông báo, báo cáo, tờ trình,
chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, công văn, công điện, giấy chứng
nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển...
* Quy trình ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước ở cơ sở:
Bước 1: Nêu sáng kiến và soạn thảo
- Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản
quy phạm pháp luật)
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo
- Dự thảo Quyết định của UBND cấp xã do Chủ tịch UBND cấp xã phân
công và chỉ đạo việc soạn thảo. Cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì
soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản
theo quy định; phối hợp với tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo để
hồn chỉnh văn bản trình xem xét, thơng qua.
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Việc lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo chủ yếu được áp dụng đối với
quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật.
- Việc lấy ý kiến được thực hiện bằng các hình thức thích hợp như thơng qua
các hội nghị, hội thảo; thông qua các phương tiện thơng tin đại chúng hay khảo sát,
phát phiếu thăm dị…
- Đơn vị, cá nhân được giao thực hiện việc lấy ý kiến có trách nhiệm tổng
hợp, xử lý ý kiến để tiếp thu, chỉnh sửa những nội dung cần thiết trong dự thảo theo
chỉ đạo của Chủ tịch UBND cấp xã. Bản tổng hợp ý kiến, giải trình về việc tiếp thu
phải được lưu trong hồ sơ trình HĐND, UBND.
- Đối với văn bản hành chính, trong trường hợp cần thiết, đơn vị, cá nhân
được giao soạn thảo đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc tham khảo
ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan…
Bước 3: Thẩm định, kiểm tra dự thảo
Đối với văn bản QPPL, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã có trách nhiệm

phát biểu ý kiến đối với dự thảo Nghị quyết, quyết định, chỉ thị về những vấn đề sau
đây:
- Sự cần thiết ban hành văn bản
- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản
- Tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của dự thảo với hệ thống pháp
luật.
11


- Ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn bản
Tổ chức, cá nhân được phân cơng soạn thảo có trách nhiệm giải trình, tiếp thu
ý kiến thẩm định để chỉnh lý dự thảo.
Đối với văn bản hành chính, việc kiểm tra trước khi trình ký và ký nháy (ký
tắt) cũng là một dạng thẩm định.
Bước 4: Xem xét, thơng qua
Trình tự xem xét thông qua dự thảo văn bản quy phạm pháp luật:
- Đối với Quyết định của UBND cấp xã:
+ Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyết
định, bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên Uỷ ban
nhân dân chậm nhất là ba ngày trước ngày Uỷ ban nhân dân họp.
+ Việc xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp Uỷ ban nhân dân
được tiến hành theo trình tự sau đây:
* Đại diện tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo trình bày dự thảo
quyết định
* Uỷ ban nhân dân thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định
* Dự thảo quyết định được thơng qua khi có q nửa tổng số thành viên Uỷ
ban nhân dân biểu quyết tán thành.
* Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thay mặt Uỷ ban nhân dân ký ban hành quyết
định.
- Đối với các loại văn bản hành chính:

+ Cơ quan, đơn vị soạn thảo cũng phải lập hồ sơ trình ký và trình hồ sơ dự
thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét và thông qua. Trường
hợp cần thiết, đơn vị soạn thảo có thể trực tiếp tường trình với thủ trưởng ký.
+ Người được giao nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan thực hiện kiểm tra
về thủ tục và thể thức, sau đó xác nhận về việc kiểm tra đó theo thủ tục luật định.
+ Thông qua và ký văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định (theo
chế độ tập thể hoặc theo chế độ thủ trưởng).
+ Trong trường hợp không được thơng qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh
lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.
Bước 5: Công bố
- Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước tùy theo tính chất và nội
dung phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng
ở địa phương.
- Văn bản QPPL của UBND cấp xã phải được niêm yết ít nhất 20 ngày liên
tục tại trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác theo quyết định của
12


Chủ tịch UBND như: nhà văn hóa cấp xã, nhà văn hóa thơn, xóm, các điểm bưu
điện văn hóa xã, các điểm tập trung dân cư khác
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản
- Tất cả các loại văn bản đến, văn bản đi đều phải qua văn phòng HĐND,
UBND xã. Văn phòng chịu trách nhiệm đăng ký văn bản và chuyển phát văn bản
đúng địa chỉ. Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải chuyển ngay sau khi nhận
được.
- Văn bản đi cũng có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển
qua mạng để thông tin nhanh.
- Văn bản QPPL của UBND cấp xã phải được gửi đến các cơ quan cấp trên,
các cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra, các tổ chức, cá nhân hữu quan tại địa
phương…

- Mỗi văn bản của cơ quan ban hành phải lưu ít nhất 2 bản, bản gốc lưu tại
văn thư và bản chính lưu tại hồ sơ giải quyết công việc.
* Liên hệ: việc ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước tại cơ quan,
đơn vị (hoặc địa phương) nơi công tác (hoặc cư trú)
- Những kết quả đạt được:
- Những hạn chế:
- Nguyên nhân:
- Giải pháp:
Câu 5. Những yêu cầu về nội dung của văn bản quản lý hành chính nhà
nước.
* Khái niệm:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản
lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức, công dân.
* Những yêu cầu về nội dung:
- Tính mục đích:
+ Phải xác định rõ mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản.
+ Trước khi soạn thảo văn bản phải trả lời được câu hỏi: Ban hành văn bản để
làm gì? những kết quả có thể nhận được là gì?
+ Sự cần thiết của việc ban hành văn bản. Nội dung văn bản phải thiết thực,
đáp ứng được các nhu cầu thực tế đặt ra.
13


+ Phương diện pháp lý của văn bản: văn bản phải phù hợp với pháp luật hiện
hành, không trái với các văn bản của cấp trên, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.
- Tính phục vụ chính trị:

Văn bản QLNN được ban hành phải phản ánh các mục tiêu trong đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, bảo đảm các mục tiêu,
yêu cầu của công tác lãnh đạo, quản lý của cơ quan, đơn vị.
- Tính khoa học:
+ Văn bản bảo đảm đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần
thiết. Nội dung thông tin trong văn bản phải cụ thể, rõ ràng, chính xác và kịp thời.
+ Phù hợp với các quy luật khách quan và điều kiện thực tiễn
+ Nội dung của văn bản phải rõ ràng, chính xác để có thể hiểu và áp dụng
một cách thống nhất.
+ Cần bảo đảm trình tự lơ gic trong việc diễn đạt ý tứ, sự nhất quán về chủ
đề, chặt chẽ về bố cục trong nội dung của văn bản.
+ Ngôn ngữ sử dụng đảm bảo chuẩn mực, đúng quy định, hạn chế dùng từ cổ,
từ gốc nước ngoài, tránh tiếng địa phương, tiếng lóng, tiếng tục, trình bày đúng quy
tắc ngữ pháp tiếng Việt…
- Tính phổ thơng:
+ Phù hợp với trình độ của đơng đảo nhân dân lao động, nội dung phải rõ
ràng, dễ nhớ, dễ thực hiện.
+ Gắn liền với nhu cầu, lợi ích thiết thực của đại đa số người dân lao động
- Tính thực hiện: Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải phản ánh và thể
hiện quyền lực nhà nước, bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực
của mình, nhằm truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới các đối tượng chịu sự
quản lý. Ý chí đó thể hiện bằng những mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán và cả hướng
dẫn hành vi xử sự.
- Tính khả thi: Nội dung của văn bản phải phù hợp với các điều kiện thực tế
khách quan, có tính đến kinh phí, lực lượng và các yếu tố khác một cách toàn diện
để có thể triển khai có hiệu quả trên thực tế.
* Liên hệ: việc ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước tại cơ quan,
đơn vị (hoặc địa phương) nơi công tác (hoặc cư trú)
- Những kết quả đạt được:
- Những hạn chế:

- Nguyên nhân:
- Giải pháp:
14


Câu 6. Những yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản
quản lý hành chính nhà nước.
* Khái niệm:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản
lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức, công dân.
* Những yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày:
- Thành phần thể thức bắt buộc:
Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn
bản được pháp luật quy định chặt chẽ. Việc trình bày văn bản quản lý nhà nước theo
đúng thể thức đã được quy định là điều kiện pháp lý bắt buộc đồng thời đảm bảo
tính khoa học, hợp lý tạo điều kiện cho việc quản lý và sử dụng văn bản.
Theo quy định tại Nghị định 110 ngày 8/4/2004 của Chính phủ; Thơng tư liên
tịch số 55 ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng chính phủ; Thơng tư số 01
ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ thì thể thức văn bản quản lý nhà nước bao gồm các
yếu tố cơ bản sau đây:
+ Quốc hiệu:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được trình bày ở góc phải, phía trên, trang đầu của văn bản; Quốc
hiệu (và tiêu ngữ) biểu thị tên, chế độ chính trị và các mục tiêu cơ bản của quốc gia.
+ Tên cơ quan ban hành văn bản: Yếu tố này cho biết tên và vị trí pháp lý
của cơ quan ban hành văn bản trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước. Tên cơ

quan ban hành văn bản được ghi ở góc trái, phía trên, trang đầu của văn bản.
+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Phần này được ghi dưới
quốc hiệu, phản ánh địa điểm đặt trụ sở của cơ quan ban hành.
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những
đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì
phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
+ Số và ký hiệu của văn bản:
Số của văn bản được viết bằng chữ số Ả rập và được đánh từ số 01 bắt đầu từ
ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 mỗi năm. Tuỳ theo tính chất và khối lượng ban hành
15


văn bản của mỗi cơ quan mà có thể đánh số cho thích hợp (đánh số riêng hoặc tổng
hợp theo từng nhóm văn bản).
Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, giữa
chúng có dấu gạch nối (-). Số văn bản được viết trước ký hiệu và ngăn cách với ký
hiệu bởi một dấu gạch chéo (/), số và ký hiệu được trình bày dưới tên cơ quan ban
hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trừ cơng văn, tất cả các loại văn bản quản lý nhà nước đều có tên gọi do pháp
luật quy định: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị.... Trích yếu nội dung của
văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ những phải phản ánh được một cách
khái quát nội dung chính của văn bản.
+ Nội dung chính của văn bản
Căn cứ ban hành văn bản: (Chỉ có ở một số loại hình)
Phần này nói lên cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn và tính cần thiết phải ban
hành văn bản. Việc trình bày các loại căn cứ phải tuỳ theo tính chất và nội dung của
từng văn bản, hết mỗi căn cứ cần xuống dịng và có dấu chấm phẩy (tuy nhiên phần

này không nên quá dài).
Phần nội dung chính của văn bản
Phần này có bắt đầu bằng các từ như: Quyết nghị, Quyết định, Nghị định...
Cần căn cứ vào nội dung của từng văn bản để lựa chọn một bố cục phù hợp.
Trong phần nội dung chính này cịn thường nêu ra các điều khoản thi hành như hiệu
lực của văn bản, xử lý văn bản cũ, những chủ thể chịu trách nhiệm thi hành (chính,
phối hợp).
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu theo quy
định
Văn bản chỉ có hiệu lực pháp lý khi có chữ ký của người có thẩm quyền và
con dấu hợp pháp của cơ quan, tổ chức. Có các hình thức ký như:
Ký trực tiếp theo thẩm quyền cá nhân
Ký thay mặt: (TM.)
Ký thay: (KT.)
Ký thừa lệnh: (TL.):
Ký thừa uỷ quyền (TUQ.)
Quyền (Q.)
Phần ghi chức vụ của người ký thường không ghi lại tên cơ quan phía sau
(trừ những văn bản liên tịch)

16


Họ và tên của người ký văn bản phải bao gồm cả tên đệm (nếu có), khơng ghi
học hàm, học vị hoặc các danh hiệu danh dự khác (trừ một số trường hợp xét thấy
cần thiết).
Dấu chỉ được đóng lên những văn bản đã có chữ ký hợp lệ, việc đóng dấu
phải ngay ngắn, rõ nét, đúng chiều, đúng màu mực quy định và đóng trùm lên 1/4
đến 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Nơi nhận

Nơi nhận được trình bày ở góc trái cuối trang (và ở trang cuối cùng nếu văn
bản có nhiều trang) ngang với phần chữ ký và con dấu (đối với cơng văn thì phần
này đã được xác định một phần sau từ Kính gửi ở đầu trang).
Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất là
các địa chỉ nơi nhận được xác định sau từ Kính gửi ở phần đầu văn bản (ô số 9a),
phần thứ hai là ở cuối văn bản (ô số 9b).
- Các thành phần thể thức khác (chỉ được thể hiện trong các văn bản khi
cần thiết)
+ Dấu chỉ mức độ mật: được đóng dưới khoảng giấy trắng dưới phần số và ký
hiệu văn bản. Dấu chỉ mức độ mật gồm 3 mức: Tuyệt mật, tối mật và mật.
+ Dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có) thì được đóng dưới khoảng giấy trắng dưới
phần số và ký hiệu văn bản. Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn bản được
xác định độ khẩn theo bốn mức: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc và hỏa tốc hẹn giờ.
+ Ngồi ra cịn có một số văn bản được thể hiện các chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành (nếu cần) như: Trả lại sau khi họp; xem xong trả lại; lưu hành nội bộ…
+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số
Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website)…
+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng văn bản phát hành
+ Phụ lục văn bản
+ Số trang văn bản
+ Thể thức bản sao: Bao gồm 3 loại hình sao là “Sao y bản chính”; “Sao lục”
và “Trích sao”.
- Liên hệ: việc ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước tại cơ quan,
đơn vị (hoặc địa phương) nơi cơng tác (hoặc cư trú)
(Có thể vận dụng vào Câu 4, 5, 6) VD:
+ Những kết quả đạt được:
Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật được các cấp ủy Đảng, chính
quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện
Các văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính
khả thi cao.

17


Công chức Tư pháp cấp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND
xã ban hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác này.
Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình
thực tế của địa phương.
…
+ Những hạn chế:
Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản được soạn thảo của
Văn phịng nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban
hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của cơng việc, tính giải quyết nhanh một
vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước khơng được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này
cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo.
Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yếu về thế thức của văn
bản là ở các văn bản thực hiện theo văn điều khoản, phần nơi nhận.
Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản…
Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản
lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận
văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ.
Sự nhận thức chưa đầy đủ về công tác quản lý, soạn thảo về vai trò, chức
năng của văn bản và hệ thống các văn bản.
…
+ Nguyên nhân:
+ Giải pháp:
…
Câu 7. Câu bổ sung nếu có (ngồi đề cương)
* u cầu về nội dung văn bản của Đảng
- Văn bản của Đảng phải bám sát nhiệm vụ chính trị của Đảng trong từng thời
kỳ và những đòi hỏi của thực tế. Trên cơ sở nhiệm vụ chính trị của tồn Đảng trong

từng giai đoạn, những yêu cầu của thực tiễn hoạt động lãnh đạo, tổ chức Đảng lựa
chọn nội dung văn bản để ban hành nhằm phục vụ tốt nhất cho nhiệm vụ đó.
- Văn bản phải đảm bảo tính chính xác, cụ thể và khoa học, có khả năng triển
khai trong thực tiễn.
* Quy trình xây dựng văn bản của Đảng
a. Quy trình chung về xây dựng văn bản của Đảng
- Xác định mục đích, nội dung vấn đề, chọn tên loại văn bản. Căn cứ các quy
định của Đảng, tình hình, nhiệm vụ của địa phương, đơn vị; yêu cầu của cấp trên,
18


của quy chế, của chương trình cơng tác để xác định chính xác vấn đề cần ra văn bản
cũng như thể loại
Lựa chọn thông tin cho văn bản, xác định đối tượng đọc văn bản: căn cứ vào
mục đích, nội dung, tên loại văn bản.
Viết bản thảo, tham khảo ý kiến bổ sung: tùy nội dung vấn đề mà phân công
cho bộ phận tham mưu chuyên trách xây dựng bản thảo; căn cứ vào tầm quan trọng
của vấn đề mà xác định phạm vi tham khảo ý kiến.
Hoàn thiện văn bản, thông qua lãnh đạo, xử lý kỹ thuật hành chính: cần xem
xét một cách nghiêm túc những ý kiến đóng góp để hồn thiện dự thảo.
Ký và ban hành văn bản theo thẩm quyền: người ký phải đúng thẩm quyền,
đúng thể thức đề ký, chức vụ người ký, tên người ký…Chú ý việc phổ biến để triển
khai thực hiện.
b. Quy trình soạn thảo văn bản của Đảng
- Bước 1: Lập đề cương
+ Đề cương là dàn ý sắp xếp, bố cục các vấn đề cần trình bày theo một kết
cấu loogic, hợp lý.
+ Tác dụng của lập đề cương: định hướng nội dung soạn thảo đúng mục đích,
yêu cầu; tránh sai sót như: thiếu nội dung, bố cục lộn xộn, không chặt chẽ, thiết
loogic, lạc đề.

- Bước 2: Viết bản thảo:
+ Phần mở đầu: Giới thiệu vấn đề, lý do mục đích của vấn đề
+ Phần nội dung: Các ý có nội dung giống nhau nên sắp xếp thành một đoạn.
Nêu ý quan trọng trước, ít quan trọng sau.
+ Phần kết thúc: Nhấn mạnh ý chính, nêu yêu cầu, đề nghị hoặc động viên
đối tượng thực hiện.
- Bước 3: Kiểm tra và sửa chữa bản thảo
Kiểm tra nội dung, phương pháp trình bày, lời văn, ngữ pháp; phát hiện vấn
đề cần sữa chữa. Cần đọc lại nhiều lần và lấy ý kiến góp ý của cá nhân, tổ chức khi
cần thiết.
- Bước 4: Trình cấp có thẩm quyền để tổ chức lấy ý kiến, xem xét, ký ban
hành.

Lưu ý chung: Các câu hỏi đều có phần liên hệ. Bám vào lý thuyết câu
hỏi để đánh giá: Ưu điểm; Hạn chế; Giải pháp
Đọc kỹ đề hỏi mục nào, có thể cả câu hay một phần trong câu ôn tập.
19